@EDW, 20170129
Workshop Penyelenggaraan Konferensi Internasional Terindeks Scopus Menggunakan Open Conference System (OCS) Disusun oleh: Eko Didik Widianto ( http://didik.blog.undip.ac.id ) Disampaikan di: PPJPI-Unair, Surabaya, 1 Februari 2017 -----------------------------------------------------------------------
Setup Fitur Open Conference Systems (OCS) Pengelolaan Naskah Submission - Review Pengelolaan Registrasi Peserta Publikasi Naskah Prosiding Copyright ©2016, JTSiskom, BCREC Training Division, Undip
Tentang Penulis
Portal Konferensi Tunggal
http://siskom.undip.ac.id/citacee
Portal Konferensi Tunggal
http://icitacee.undip.ac.id
Portal Multi Konferensi
http://econference.undip.ac.id
Tentang OCS • Harga Software: Gratis • Download : https://pkp.sfu.ca/ocs/ocs_download/ • Pilih versi terbaru: OCS Versi 2.3.6 (Mei 2014)
Ekosistem OCS
Lisensi Easychair http://easychair.org/licenses.cgi - Free - Professional - Executive
Parra, Lorena, et.al, "Comparison of Online Platforms for the Review Process of Conference Papers", CONTENT 2013 https://www.thinkmind.org/download.php? articleid=content_2013_1_30_60033
Tentang Dokumen ●
Membahas tentang penggunaan Open Conference System untuk Konferensi Internasional ●
●
●
●
Setup Fitur OCS: role OCS, mendaftar konferensi baru, manajemen situs, menjadwalkan dan setup konferensi, timeline, track konferensi, organizing team, membuat pengumuman, template email Pengelolaan Naskah: manajemen user, pengiriman email, penugasan makalah, metadata artikel, menugaskan reviewer, review makalah dan form review, keputusan direktor, Pengelolaan Registrasi Peserta dan Program: registrasi, penjadwalan, pembayaran, akomodasi, program konferensi Publikasi Naskah Prosiding: import/export data, kelengkapan prosiding, penggunaan skrip confproc, prosiding dan galley
Tampilan Awal Portal
Setting yang Perlu Diperhatikan • File Setting: disarankan tidak di bawah folder yang diakses web (/public_html), tetapi diletakkan di bawah folder user (tidak bisa diakses via web), misalnya: /home/demoocs/filesocs ● ●
●
Ubah Konfigurasi di file: config.inc.php Hidupkan smtp: agar bisa mengirimkan email otomatis dari sistem web (smtp: on) Menghidupkan Captcha: tujuan agar user spam tidak bisa membuat user login di portal – – – – –
captcha = on captcha_on_register = on captcha_on_comments = on captcha_on_mailinglist = on font_location = /home/demoocs/FreeSerif.t
Pengelola IT
Role di OCS • Site Administrator: setup situs OCS dan menambah situs konferensi • Conference Manager: mengelola situs konferensi, user, menambah event • Director: mengelola submisi makalah, editing dan proses publikasi serta mengeset timeline • Registration Manager: mengurusi registrasi • Track Director: mengelola submisi sesuai dalam satu track, menerima/menolak makalah • Reviewer: memberikan peer-review terhadap makalah • Author: mengirimkan dan mengedit makalah • Reader: membaca prosiding yang tersedia online (kadang tidak diperlukan)
Setup Fitur Open Conference Systems ➢
Site Administrator ➢ ➢
➢
Setting portal (tunggal atau multi konferensi) Menambah konferensi baru
Conference Manager ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Setup Situs Konferensi Menjadwalkan Konferensi Setup Konferensi Saat ini Mengatur Timeline Track Konferensi OC (organizing) dan TPC Membuat Pengumuman Template Email
Jendela Utama Administrator Situs Site Administrator ➢ ➢ ➢ ➢
Site Settings Hosted Conferences Languages Authentication Sources
http://demoocs.undip.ac.id/index.php/index/index/admin
Setelan Portal Konferensi Site Administrator ➢ ➢ ➢ ➢
➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Site Settings Hosted Conferences Languages Authentication Sources Judul situs: teks / gambar Pengantar: halaman awal Redirect? Tentang situs Kontak portal Style Register site for indexing
http://econference.undip.ac.id/index.php/index/index/admin/settings
Jendela Konferensi Teregister
➢ ➢
Klik Hosted Conferences Konferensi baru dapat didaftarkan
http://demoocs.undip.ac.id/index.php/index/index/admin/conferences
Mendaftarkan Konferensi Baru • Login ke portal yang sudah diinstalasi dengan menggunakan username dan password administrator situs • Klik “Site Administration” “Hosted Conferences” “Create Conference”: – Conference Title: nama konferensi – Conference Description: deskripsi konferensi dan diterbitkan oleh siapa – Path alamat conference: misalnya citacee. Alamat ekonferensi: http://demoocs.undip.ac.id/index.php/citacee
Membuat Akun Konferensi di Portal
➢ ➢ ➢ ➢
Conference Title Description Path Show publicly
Akun Konferensi Teregister
Setup Fitur Open Conference Systems ➢
Site Administrator ➢ ➢
➢
Setting portal (tunggal atau multi konferensi) Menambah konferensi baru
Conference Manager ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Setup Situs Konferensi Menjadwalkan Konferensi Setup Konferensi Saat Ini Mengatur Timeline Track Konferensi OC (organizing) dan TPC Membuat Pengumuman Template Email
OCS Workflow Conference Managers Conference Directors Conference Authors
Setup Website Organize Conference Schedule a Conference
Prepare Call for Papers
Submit A Paper/ Abstract
Select Reviewers
Conduct Review
Manage Registration Enable Presentation
Conference Reviewers
Attendance Registration Adjudicate Submission Conference
Submit Final Full Paper
Halaman Manajemen Situs Konferensi Conference Manager
My Conferences
http://demoocs.undip.ac.id/index.php/demoocs/index/manager
Halaman Manajemen Situs Konferensi
➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Mengelola Situs
➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Website Management Scheduled Conferences Announcements Review Forms Prepared Emails Reading Tools Files Browser Languages Event Log System Plugins
6 Langkah Setup Situs Konferensi ➢
About the Conference akan muncul sebagai deskripsi konferensi di portal multikonferensi
Informasi ini akan ditampilkan di situs konferensi
Setup Website: Step 1 – About the Conference Nama konferensi
Nama konferensi ➢ Deskripsi konferensi Deskripsi konferensi ➢ Nama dan email penanggung jawab ➢ Copyright Notice ➢ Access Policy jawab Nama penanggung ➢ Privacy Statement ➢ Informasi Lain di About the Conference ➢
Email penanggung jawab
Setup Website: Step 1 – About the Conference
Setup Website: Step 1 – About the Conference
Harus Reader untuk membaca arsip
Setup Website: Step 1 – About the Conference
Item tambahan di About Conference
Setup Website: Step 1 – About the Conference
➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Policies (custom) Topics & Scopes Important Dates Registration Fees Conference Venue Contact Us
Setup Website: Step 2 – Additional Website Content
Don't redirect jika Menampung banyak konferensi
➢ ➢ ➢
➢
Redirect conference Homepage Informasi untuk Users: Reader dan Author Announcement
Setup Website: Step 2 – Additional Website Content
Setup Website: Step 2 – Additional Website Content
Setup Website: Step 3 – Website Headers, Footers, Lists and Navigation Bar
➢
➢ ➢ ➢ ➢
Conference Homepage Header Website Header Website Footer Navigation Bar Lists
Setup Website: Step 3 – Website Headers, Footers, Lists and Navigation Bar
Setup Website: Step 3 – Website Headers, Footers, Lists and Navigation Bar
Setup Website: Step 3 – Website Headers, Footers, Lists and Navigation Bar
Footer
Setup Website: Step 4 – Conference Style
Pilih Theme Conference
➢ ➢ ➢
Theme Style sheet (CSS) Block / sidebar
Setup Website: Step 5 – Logging and Auditing
Setup Website: Step 6 – Conference Indexing
➢ ➢
Search Engine Indexing Alamat OAI
Setup Fitur Open Conference Systems ➢
Site Administrator ➢ ➢
➢
Setting portal (tunggal atau multi konferensi) Menambah konferensi baru
Conference Manager ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Setup Situs Konferensi Menjadwalkan Konferensi Setup Konferensi Saat Ini Mengatur Timeline Track Konferensi OC (organizing) dan TPC Membuat Pengumuman Template Email
Menjadwalkan Konferensi
➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Website Management Scheduled Conferences Announcements Review Forms Prepared Emails Reading Tools Files Browser Languages Event Log System Plugins
Halaman Konferensi Saat Ini
➢
Current conference dilakukan dengan sortir daftar schedulled conference
Menjadwalkan Konferensi
➢ ➢ ➢
Judul Konferensi Akronim Path (unik)
Halaman Pengelola Konferensi
3 Langkah Setup Konferensi
Setup Konferensi: Step 1 - Details
➢ ➢
➢ ➢ ➢ ➢
Deskripsi konferensi Theme, Scope dan Focus Lokasi konferensi Kontak Technical Support Identifikasi Email dan Bounce Address
Setup Konferensi: Step 1 - Details
Setup Konferensi: Step 1 - Details
Setup Konferensi: Step 2 - Submissions
➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
➢ ➢
Proses submisi Tipe submisi Notifikasi submisi CFP Author Guidelines Submission Preparation Checklist Submission Indexing Identifikasi Isi Konferensi
Setup Konferensi: Step 2 - Submissions
Setup Konferensi: Step 2 - Submissions
Setup Konferensi: Step 2 - Submissions
Setup Konferensi: Step 3 - Review
➢ ➢
➢
Review Policy Peer Review (guidelines) Director Decision
Setup Konferensi: Step 3 - Review
Setup Fitur Open Conference Systems ➢
Site Administrator ➢ ➢
➢
Setting portal (tunggal atau multi konferensi) Menambah konferensi baru
Conference Manager ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Setup Situs Konferensi Menjadwalkan Konferensi Setup Konferensi Saat Ini Mengatur Timeline Track Konferensi OC (organizing) dan TPC Membuat Pengumuman Template Email
Conference Timeline
Conference Timeline
Conference Timeline
Conference Tracks
Track Konferensi
Membuat Track Konferensi
Setup Fitur Open Conference Systems ➢
Site Administrator ➢ ➢
➢
Setting portal (tunggal atau multi konferensi) Menambah konferensi baru
Conference Manager ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Setup Situs Konferensi Menjadwalkan Konferensi Setup Konferensi Saat Ini Mengatur Timeline Track Konferensi OC (organizing) dan TPC Membuat Pengumuman Template Email
Organizing Team
Membuat Nama Team & Keanggotaan
➢
➢
➢
Technical Program/ Scientific Committee International Advisory Board Organizing Committee
Pengumuman di Situs Konferensi
Membuat Tipe Pengumuman
Jendela Pengumuman
Membuat Tipe Pengumuman
Membuat Pengumuman Baru Klik Create New Announcement
Template Email
Template Email
Mengubah Template Email
Pengelolaan Naskah: Submission, Review ➢
Conference Manager ➢ ➢ ➢
➢
Author ➢
➢
Registrasi dan mengirim naskah
Director & Track Director ➢ ➢ ➢
➢
Mengelola pengguna (user baru, enrollment) Mengirim Email Login as
Menugaskan makalah dan review metadata Menugaskan reviewer dan form Memberikan keputusan
Reviewer ➢
Mereview artikel dan memberikan rekomendasi
Roles di OCS
Roles dalam OCS
Enroll Pengguna ke Konferensi
Enroll as Reviewer
Click Enroll User Check a User
Membuat Pengguna Baru Diisi nama depan Diisi nama belakang
Pilih Role dari User Click Ctrl untuk enrollment Lebih dari 1 Suggest / Isi dengan username Unik Bangkitkan password Dan kirim email
Membuat Pengguna Baru
Diisi dengan Alamat email valid
Membuat Pengguna Baru
Klik aksi yang diinginkan * Simpan * Simpan dan buat baru * Batalkan
Mengirim Email Broadcast ke Pengguna
Send email ke penguna terpilih
Login Sebagai Pengguna
Click Log In As untuk Login sebagai User
Pengelolaan Naskah: Submission, Review ➢
Conference Manager ➢ ➢ ➢
➢
Author ➢
➢
Registrasi dan mengirim naskah
Director & Track Director ➢ ➢ ➢
➢
Mengelola pengguna (user baru, enrollment) Mengirim Email Login as
Menugaskan makalah dan review metadata Menugaskan reviewer dan form Memberikan keputusan
Reviewer ➢
Mereview artikel dan memberikan rekomendasi
Register Sebagai Author ● ●
Register seperti pengguna biasa Waktu registrasi ditentukan oleh Conference Manager di Timeline Misal,http://icitacee.undip.ac.id/index.php/icitacee/ 2014/user/account
Cek Author
Mengirimkan Makalah ●
Setelah login
Makalah baru
Submisi: Step 1 – Starting the Submission
Submisi: Step 2 – Uploading the Submission
Submisi: Step 2 – Entering Submission's Metadata
Submisi: Step 2 – Cont'd
Submisi: Step 4 – Uploading Supplementary Files
Submisi: Step 5 – Confirming Submission
Pengelolaan Naskah: Submission, Review ➢
Conference Manager ➢ ➢ ➢
➢
Author ➢
➢
Registrasi dan mengirim naskah
Director & Track Director ➢ ➢ ➢
➢
Mengelola pengguna (user baru, enrollment) Mengirim Email Login as
Menugaskan makalah dan review metadata Menugaskan reviewer dan form Memberikan keputusan
Reviewer ➢
Mereview artikel dan memberikan rekomendasi
Halaman Director
Halaman Director
Makalah yang masuk Belum ditangani
Makalah Belum Tertangani
Menugaskan Pengelolaan Artikel
Pilih Director
Status Makalah Berubah
Kirim permintaan
Sebelumnya: Waiting assignment
Menolak dan mengarsip makalah
Menolak dan Mengarsip Makalah
Metadata Makalah Dapat dilihat dari Summary suatu makalah Klik untuk mengedit
Mengedit Metadata Makalah
Mengedit Metadata Makalah
Mengedit Metadata Makalah
Upload Galley Artikel (Opsional) ●
Jika makalah sudah diterima, file makalah dapat diupload ke galley untuk ditampilkan di website
Submission in Review ●
Dari Jendela UserHome Direktor atau Track Director
Memilih Reviewer
Klik untuk memilih reviewer
Memilih Reviewer
Tugaskan reviewer
Meminta Review terhadap Makalah
Setelah permintaan review terkirim
Email Permintaan ke Reviewer
Merespon Laporan dari Reviewer
Kirim pesan Acknowledgement Membaca form review
Memutuskan suatu Makalah
Pilih keputusan dan klik Record
Klik Complete jika siap presentasi
Pengelolaan Naskah: Submission, Review ➢
Conference Manager ➢ ➢ ➢
➢
Author ➢
➢
Registrasi dan mengirim naskah
Director & Track Director ➢ ➢ ➢
➢
Mengelola pengguna (user baru, enrollment) Mengirim Email Login as
Menugaskan makalah dan review metadata Menugaskan reviewer dan form Memberikan keputusan
Reviewer ➢
Mereview artikel dan memberikan rekomendasi
Register Sebagai Reviewer
● ●
Register seperti pengguna biasa
Waktu registrasi ditentukan oleh Conference Manager di Timeline Misal,http://icitacee.undip.ac.id/index.php/icitacee/ 2014/user/account
Cek reviewer
Jendela Reviewer
Ada makalah harus direview
Metadata Makalah dan Jadwal Review
5 Langkah Review
●
Langkah harus berurutan
Respon ke Track Director ●
Respon bisa atau tidak bisa mereview makalah
Memberikan Review ●
●
●
Jika disediakan form review Isi form yang harus diisi (ditandai dengan *) Ada konferensi yang menyediakan form review yang hanya berisi isian saja
Memberikan Rekomendasi
Rekomendasi dikirim ke Direktor
Pengelolaan Registrasi Peserta dan Program ➢
Author & Registrant ➢
➢
Registration Manager ➢ ➢
➢
Registrasi Mengelola Registrant Payment
Conference Manager ➢ ➢ ➢
Program Konferensi Akomodasi Penjadwalan
Halaman Pengelolaan Registrasi
Registration
Menambah Tipe Registrasi
Kebijakan & Informasi Registrasi
Pengingat Waktu Akhir Registrasi
Metode Pembayaran
Pembayaran Registrasi
Pengelolaan Registrasi Peserta dan Program ➢
Author & Registrant ➢
➢
Registration Manager ➢
➢
Registrasi dan Pembayaran Mengelola Registrant
Conference Manager ➢ ➢ ➢
Program Konferensi Penjadwalan Akomodasi
Program Konferensi
Program Konferensi Diperlukan saat konferensi siap digelar
Program Konferensi
Penjadwal Waktu dan Tempat Presentasi
Scheduler: Building & Room
Scheduler: Membuat Event Khusus
Scheduler: Penjadwalan Presentasi Makalah
Akomodasi
Publikasi Naskah Prosiding ➢
Conference Manager ➢ ➢ ➢
➢
Import/Export Data Statistik & Report Prosiding dan Galley (ditentukan oleh tujuan artikel)
Organizing Committee ➢ ➢
Kelengkapan prosiding Penggunaan skrip Confproc
Import/Export Data
Stats & Reports
Stats & Reports
File CSV hasil Papers Report: bisa dibuka dengan MS Excel atau Program Spreadsheet lainnya
Publikasi Naskah Prosiding ➢
Conference Manager ➢ ➢ ➢
➢
Import/Export Data Statistik & Report Prosiding dan Galley (ditentukan oleh tujuan artikel)
Organizing Committee ➢ ➢
Kelengkapan prosiding Penggunaan skrip Confproc
Kelangkapan Prosiding
Paket Skrip ConfProc
https://www.ctan.org/pkg/confproc
Terima Kasih Selamat Berkarya Eko Didik Widianto
[email protected] http://didik.blog.undip.ac.id
