SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO
Código: PR-CAP-RH-USS
Versión: 01 CONTROL DE ASISTENCIA Y Hoja: 1 de 13 PERMANENCIA Vigente a partir de: 23/12/15
Elaborado por: Jefe Nómina C.P.C. Ronald Marrufo Quintana Firma:
Revisado por: Lider del SGC-USS Dr. Mario Ramos Moscol Firma:
Aprobado por: Directora de Evaluación, Acreditación y certificación. Ing. Giuliana Chavarría Carbonel Firma:
1. Objetivo:
Este procedimiento documenta las actividades para registro y control de la asistencia y permanencia del personal de la USS.
2. Alcance:
Desde la firma de contratación del colaborador hasta la culminación del mismo.
3. Referencias normativas:
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4. Definiciones.
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D.L 728 Ley de Productividad y Competitividad Laboral. Manual de Organización Funciones. Reglamento Interno de Trabajo. Reglamento Interno de Asistencia y Permanecía del Personal Administrativo, de Apoyo, de Servicio y Docentes de la USS. Manual de Inducción. Ley Universitaria. Ley de Formación y Promoción Laboral. Control de asistencia y permanencia. Es el proceso mediante el cual se regula la asistencia y permanencia de los colaboradores en su centro de trabajo, de acuerdo con la jornada laboral y horarios establecidos. Tardanza. Es el ingreso al centro de trabajo, después de la hora establecida por el dispositivo pertinente. Puntualidad. Es la disciplina de estar a tiempo para cumplir nuestras obligaciones. Jornada laboral. Está formada por el número de horas que el trabajador está obligado a trabajar efectivamente. Horario Laboral. Fija la hora de entrada y la salida del centro de laboral.
Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.
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Versión: 01 CONTROL DE ASISTENCIA Y Hoja: 2 de 13 PERMANENCIA Vigente a partir de: 23/12/15
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Contrato Laboral. Es un acuerdo que se establece entre un empresario y un trabajador por el que éste se obliga a prestar determinados servicios por cuenta del empresario y bajo su dirección, a cambio de una retribución. Licencia. Es la autorización para no asistir al centro de trabajo uno o mas días. Licencia por Maternidad. Toda trabajadora tiene derecho al goce de una asignación familiar por maternidad que consiste en una licencia pagada por noventa (90) días. Para ello, debe notificar de manera fehaciente de su estado al empleador y, desde ese momento, se puede acoger al beneficio. Licencia por Enfermedad. Se otorga a los colaboradores que sufren una enfermedad o accidente y requiere de hospitalización de emergencia. Feriado no Laboral. Día establecido como feriado obligatorio por ley. Marcación Digital. Dispositivo que muestra el control de asistencia mediante huella dactilar. Registro de Marcación. Dispositivo que captura la huella dactilar. Horario Corrido. Horario de trabajo o de atención al público que no tiene interrupción al mediodía. Inasistencia y/o Falta. Ausencia injustificada al centro laboral. Tiempo de Refrigerio. Tiempo estimado que no podrá ser inferior a cuarenticinco (45) minutos y deberá coincidir en lo posible con los horarios habituales del desayuno, almuerzo o cena. Permiso. Es la autorización otorgada por el Director o Jefe inmediato superior correspondiente, para ausentarse por horas del centro de trabajo. El permiso se formaliza mediante papeleta de permiso. Papeleta de Salida. Documento que evidencia en tipo de permiso que puede ser por motivos laborales, personales y atención médica. CITT – EsSalud. Documento emitido por el EsSalud que sustenta la ausencia por enfermedad, accidente y/o subsidios por maternidad 90 días. CITT – Particular. Documento particular emitida por el Colegio médico del Perú que sustenta la ausencia por enfermedad y/o accidente los 20 primeros días. Labor de sobre tiempo. Horas laboradas más allá de la jornada diaria o semanal y puede realizarse antes de la hora de entra o después de la hora de salida establecida. Tiempo de Tolerancia. Tiempo estimado en el cual los colaboradores registran su ingreso a laborar según su horario establecido (5 min tolerancia), y no ser considerados como tardanzas. Horario de Lactancia. Es el derecho de toda madre trabajadora, al término
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Versión: 01 CONTROL DE ASISTENCIA Y Hoja: 3 de 13 PERMANENCIA Vigente a partir de: 23/12/15
• 5 Criterios:
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del período postnatal, y consta de una hora diaria de permiso por lactancia materna, hasta que su hijo tenga un año de edad. En caso de parto múltiple, el permiso por lactancia materna se incrementará una hora más al día. Omisión de Marcado. Omitir registro de entrada en el sistema biométrico. El personal ADM,FUN, debe cumplir el horario asignado de 48 hrs semanales, a excepción del Vicerrector Académico y Vicerrector de Asuntos Estudiantiles, deberán cumplir un horario asignado de 40 hrs el cual se rige por la Ley Universitaria. Los DTC, deben cumplir el horario laboral asignado de 40 hrs semanales, el cual se rige por La Ley Universitaria. Los horarios de los DTP se asignaran según su carga horaria y tendrán como máximo 19 hrs semanales, según el D.S 728. El personal que labora fuera del Campus Universitario y no registra marcación digital, debe registrar en formato de control manual. Para todo el personal, la marcación en el biométrico digital tendrá una tolerancia de 5 minutos solo en jornadas laborales de ingresos y según horario laboral asignado, pasado esta tolerancia se generara una tardanza y sumara al conteo de minutos de tardanza hasta el minuto 15 pasado este minuto se considera una inasistencia según nuestro Reglamento Interno de Asistencia y Permanencia del Personal Administrativo, de Apoyo, de Servicio y Docente de la USS. Las madres lactantes, al término del periodo de licencia post natal tiene derecho a una hora diaria de permiso por lactancia materna hasta que su hijo tenga un año de edad. Este permiso podrá ser fraccionado y es otorgado dentro de su jornada laboral. El control de las horas en sobre tiempo serán remuneradas si es aprobado por la Alta Dirección, caso contrario serán convalidadas con descanso físico. El personal a tiempo completo debe registrar sus cuatro marcaciones según el horario y jornada laboral establecido por la Alta Dirección, de hacer caso omiso a este criterio y rango de marcación se sancionara con descuento. Los practicantes que realizan prácticas pre - profesionales tendrán un horario asignado máximo de 30 hrs y estarán bajo el Régimen de Modalidades Formativas. Las ausencias por enfermedad deberán ser remitidas con un plazo máximo de 24 horas de ocurrido el percance, adjuntando documento sustentatorio (CITT). Los colaboradores que tienen EPS,
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Versión: 01 CONTROL DE ASISTENCIA Y Hoja: 4 de 13 PERMANENCIA Vigente a partir de: 23/12/15
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deberán canjear su Certificado Médico por el CITT pasado los 20 días de ausencia. El beneficio del día libre por cumpleaños es para aquellos cuya fecha de su onomástico es laborable. Si el día de tu onomástico es un día feriado, domingo o estas gozando de tus vacaciones no es acumulable o transferible a otro día. En cuanto a las Papeletas de Salida, éstas deben ser visadas por el Jefe Inmediato y la Dirección de Recursos Humanos para ser entregadas en portería (Recepción) y si no tendrás marcación debes enviar tu justificación al correo. La falta injustificada, debe ser comunicada a Recursos Humanos por el jefe de área a las 24 horas de suscitado el hecho, a fin de tomar las acciones respectivas. Las modificaciones de horario deberán ser enviadas con dos días de anticipación de iniciado el cambio, plazo que permitirá la aprobación de DRRHH y programación en el sistema, caso contrario la Dirección de Recursos Humanos no se responsabiliza por los descuentos que pudieran presentarse. Quedan anuladas las justificaciones por motivos personales (no habrán devolución de horas); salvo casos muy excepcionales sujetos a evaluación y aprobación de la Dirección de Recursos Humanos. La falta injustificada, debe ser comunicada a Recursos Humanos por el jefe de área a las 24 horas de suscitado el hecho, a fin de tomar las acciones respectivas. El descuento en los haberes que corresponda por cualquier incidencia que no sea justificada en los plazos establecidos (hasta la quincena de c/mes), no tendrá derecho a reclamos ni reintegros pasada la fecha. En cada inicio del semestre académico los docentes a tiempo completo y personal administrativo que tiene asignado carga lectiva, se asignará el horario que indique el Vicerrectorado Académico. El abandono del puesto de trabajo antes de la hora de salida constituye por sí mismo una falta de tal gravedad que no requiere de reiteración, será sancionado con descuento. El control de las marcaciones será automático y acumulativo general por minuto de tardanza, el cual se está estableciendo de acorde al rango de fecha de procesamiento de nómina. Las ausencias por motivo de goce de vacaciones serán ausencias remuneradas de acuerdo a ley.
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6. Responsabilidad es:
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7. Requisitos del Producto:
El jefe de nómina es el responsable de asignar los horarios laborales a los colaboradores a tiempo completos. El jefe de nómina es el responsable del control de asistencia y permanencia. El Asistente de nómina es el responsable de registra, licencias, permisos, CITT, CITT particular, papeletas de salida. Las EAP son responsables de asignar el horario laboral de los DTP según su carga horaria y así mismo controlar la asistencia de sus docentes y reportar su control mensual de horas laboras a RRHH. El personal que labora fuera del Campus Universitario y no registra marcación digital, es responsable de hacer llegar un formato de control manual a la oficina de RR.HH. Los colaboradores son responsables de marcar el ingreso y salida diariamente de acuerdo a la jornada laboral y a las políticas estables por la USS. El asistente de nómina es el responsable de ingresar todos los contratos laborales según su modalidad y duración así mismo asígnales a sus respectivos centros de costos. El asistente de Recursos Humanos es el responsable de registrar la huella dactilar de cada trabajador en el biométrico o dispositivo digital. El director de RR.HH es el responsable de dar el visto bueno a licencias permiso y justificaciones. El jefe de nómina es el responsable del seguimiento, control y actualización sistematizada de las marcaciones del personal según los horarios establecidos. El asistente de nómina es el responsable del registro manual y seguimiento automatizado de asistencia de aquellas sedes que no manejan sistema biométrico de asistencias. El jefe de nómina es el responsable de controlar y hacer el seguimiento automatizado del control de asistencia y reporte de horas de los DTP informado por cada Escuela Académica Profesional. El jefe de nómina es el responsable de actualizar masivamente las asistencias, papeletas de salida, justificaciones, licencias, CITT, CITT particular, fecha de cumpleaños, feriados calendarios, todo los 17 de cada mes. •
Debe registrar un resumen de las marcaciones (ingresoy salida de tota la
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Reporte de Control de Asistencia y Permanencia.
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jornada diaria). Contiene la lista de todos los colaboradores hábiles. Debe generar un pre planilla para el control de asistencia personalizado. Debe generar un reporte de asistencia individual. Debe de generar un reporte general de asistencia. Debe de generar un reporte de que personal no cuenta con horario laboral. Debe de generar un reporte de personal sancionado con tardanzas y faltas. Debe de generar un reporte de comparativo mensual de tardanzas y faltas. Debe de generar un informe de escuela por docente y modalidad.
8. Descripción de actividades: 8.1. Descripción textual. 8.1.1 Registrar y controlar la asistencia y permanencia. N °
Actividad
1 Registro de marcaciones.
Responsable
Descripción
Código
Dispositivo donde Sistema Asistente de se registra la huella Biométrico. Recursos Humanos dactilar todos los colaboradores
2 Solicita permisos y licencias. Colaboradores
3 Autoriza el permiso.
Registro
Documento electrónico y físico que evidencia el tipo de licencia o permiso.
Tramite documentario. Papeleta de Salida. Certificados Médicos
Documento Tramite Director de Recursos electrónico y físico documentario. Humanos que sustenta el tipo de permiso.
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4 Registra permisos.
5
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7
8
Importa marcaciones
Procesa asistencia.
Genera archivo de asistencia en días y horas.
Ingresa ausencias.
Sistema electrónico donde se registra todas las justificaciones, Asistente de Nómina licencias, permisos, papeletas de salida de todos los colaboradores.
Sistema SEUSS
Jefe de Nómina
Dispositivo electrónico que evidencia todas las marcaciones del personal.
Jefe de Nómina
Sistema electrónico Reporte detallado en el cual se de control de procesa todas asistencia. justificaciones, licencias, permisos, papeletas de salida de acuerdo al horario laboral y a las políticas establecidas.
Jefe de Nómina
Sistema electrónico Reporte detallado en el cual se genera Excel en días y las faltas y horas. tardanzas del periodo.
Reporte detallado de faltas y/o Asistente de Nómina ausencias a descontar en el periodo.
Sistema SEUSS, Dispositivo biométrico.
Sistema Peoplesoft módulo de Administración de Personal
8.1.2 Controlar la asistencia y reporte de horas de DTP. 1
Informe y Reporte de horas laboradas de DTP por las EAP.
Sistema SEUSS Escuelas Académicas Sistema electrónico WEB, Tramite Profesionales en el cual se Documentario
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evidencia las horas laboradas por los docentes a tiempo parciales y docentes a tiempo completo según la carga lectiva asignada.
2
3
Recepcionar reporte de horas laboradas de DTP de las EAP.
Validar reportes de horas laboradas.
Reportes PDF Tramite detallados donde se Documentario evidencia las horas Director de Recursos laboradas por los Humanos docentes y por Escuela Académico Profesional.
Jefe de Nómina
Sistema electrónico donde evidencia el reporte y control de horas por modalidad y Escuela Académica Profesional
Tramite Documentario. SEUSS WEB. SISTEMA SEUSS
8.1.3 Consolidar la información.
1 Elaborar pre – planilla
Jefe de Nómina
Sistema electrónico Sistema SEUSS/ donde evidencia el Modulo de tipo de colaborador Marcaciones incluido los otros ingresos y faltas y tardanzas.
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8.2 Diagrama de flujo.
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9. Tabla de Control de Registros.
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N°
1
2
3
4
Descripción
Registro
Responsable
Lugar de archivo
Dispositivo donde se registra la huella dactilar todos los colaboradores
Sistema Biométrico. Asistente de Recursos Humanos
Oficina de RRHH
Documento electrónico y físico que evidencia el tipo de licencia o permiso.
Tramite documentario. Papeleta de Salida. Certificados Médicos
Tramite Documentario / Sistema SEUSS
Documento Tramite electrónico y físico documentario. que sustenta el tipo de permiso. Sistema electrónico donde se registra todas las justificaciones, licencias, permisos, papeletas de salida de todos los colaboradores.
Sistema SEUSS
Sistema SEUSS, Dispositivo biométrico.
Asistente de Nómina
Director de Recursos Humanos
Asistente de Nómina
Tramite Documentario / Sistema SEUSS
Tiempo de retención
Indeterminado
5 años
5 años
Sistema SEUSS / Archivo RRHH 5 años
5
Dispositivo electrónico que evidencia todas las marcaciones del personal.
Jefe de Nómina Oficina de RRHH
Indeterminado
6
Sistema electrónico Reporte detallado de Jefe de Nómina Oficina de en el cual se procesa control de RRHH todas justificaciones, asistencia. licencias, permisos, papeletas de salida de acuerdo al horario. laboral y a las políticas establecidas.
indeterminado
7
Sistema electrónico
4 meses
Reporte detallado
Jefe de Nómina Oficina de
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Versión: 01 CONTROL DE ASISTENCIA Y Hoja: 12 de 13 PERMANENCIA Vigente a partir de: 23/12/15
en el cual se genera las faltas y tardanzas del periodo.
Excel en días y horas.
RRHH
8
Reporte detallado de faltas y/o ausencias a descontar en el periodo.
Sistema People Soft Asistente de módulo de Nómina Administración de Personal
Oficina de RRHH
Indeterminado
9
Sistema electrónico Sistema SEUSS en el cual se WEB, Sistema evidencia las horas SEUSS. laboradas por los docentes a tiempo parciales y docentes a tiempo completo según la carga lectiva asignada.
Escuela Oficina de Académico RRHH Profesional / Jefe de Nómina
Indeterminado
10 Reportes PDF detallados donde se evidencia las horas laboradas por los docentes y por Escuela Académico Profesional.
Tramite Documentario
Director de Recursos Humanos
Oficina de RRHH
Indeterminado
11 Sistema electrónico donde evidencia el reporte y control de horas por modalidad y Escuela Académica Profesional.
Tramite Documentario. SEUSS WEB. SISTEMA SEUSS
Jefe de Nómina Oficina de RRHH
Indeterminado
12 Elaboración de pre – planilla
Pre planilla. SISTEMA SEUSS
Jefe de Nómina Oficina de RRHH
Indeterminado
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10. Tabla de control de cambios. Aspecto cambiado Versión
Fecha
Ïtem
Antes
Despues
Razones
Persona que solicitó el cambio
11. Anexos.
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