MÉTODO DE EVALUACIÓN 360° ORACLE FUSION HCM CLOUD Estefanía Sánchez García-Velasco 06/05/2015

Índice 1. ¿Qué es una evaluación 360°? ................................................................................. 3 1.1 Concepto general ...................................................................................................... 3 1.2 ¿Qué podemos conseguir con una evaluación 360° en Fusion? ................................ 3 1.3 ¿Qué usuarios pueden participar en una evaluación 360 en Fusion?......................... 4 2. Diferentes roles asociados a un empleado .............................................................. 5 2.1 ¿Cómo crearlos?....................................................................................................... 5 2.2 ¿Cómo asociarlos a un empleado? ........................................................................... 5 2.3 ¿Cómo impacta en la evaluación? ............................................................................. 7 3. Ejemplo de evaluación 360 ....................................................................................... 9 3.1 Fijación ................................................................................................................... 10 3.2 Autoevaluación del empleado .................................................................................. 12 3.3 Feedback de los participantes ................................................................................. 12 3.4 Evaluación del manager .......................................................................................... 16 3.5 Compartir documento .............................................................................................. 17 3.6 Confirmación ........................................................................................................... 18 3.7 Feedback final ......................................................................................................... 19 4. Conclusión .............................................................................................................. 21

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1 ¿Que es una evaluación 360°? 1.1

Concepto general

La evaluación 360°, o también conocida como evaluación integral, es un método para evaluar el desempeño, las competencias, habilidades u objetivos de los empleados de una empresa de una forma más objetiva, ya que considera todas las relaciones representativas que tiene el evaluado a su alrededor. Este método de evaluación, está basado en la colección de información de múltiples fuentes, como pueden ser; manager jerárquico, manager de proyecto, compañeros, reportes directos, etc. De esta forma obtenemos una visión más completa del empleado, con la finalidad de mejorar los resultados del empleado dentro de la empresa y poder diseñar un programa de desarrollo para ellos.

1.2

¿Qué podemos conseguir con una evaluación 360° en Oracle HCM Cloud (en adelante, Fusion)?

La finalidad de una evaluación 360° en Fusion, es permitir a las personas que no sean el manager o el empleado, poder proporcionar información directa en la evaluación de desempeño del empleado. Ellos pueden evaluar a los trabajadores, a través de las calificaciones, comentarios o ambos y responder a un cuestionario para completar la evaluación 360°. Adicionalmente, se podrían incluir valoraciones de compañeros, mentores, clientes dentro de la empresa y otros managers, permitiendo así al manager, obtener una visión más amplia del desempeño del empleado para ayudar a la evaluación. Con la evaluación 360° en Fusion, es posible reunir calificaciones y comentarios de los diferentes participantes para complementar la evaluación del empleado. La siguiente imagen ilustra los pasos para recoger la información de los empleados en una evaluación 360° en Fusion.

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1.3

¿Qué usuarios pueden participar en una evaluación 360 o en Fusion?

El técnico de Recursos Humanos, establecerá en la plantilla de evaluación que roles participarán en la evaluación y para cada una de las secciones de la plantilla, podrá configurar qué roles intervendrán y qué acciones podrán hacer cada uno de ellos. Además, se podrá configurar si los managers, empleados, o ambos, podrán seleccionar otros participantes una vez se haya lanzado la evaluación. Cuando el técnico selecciona en la plantilla de evaluación los roles de manager y empleado, estos datos son alimentados directamente desde el sistema en función de a qué empleados se lance la evaluación, es decir, una vez lanzada la evaluación, automáticamente el sistema detectará al manager jerárquico del empleado, recibiendo una notificación, y el acceso a la evaluación del empleado en su panel de gestión de equipo. Si se marcó la opción de poder incluir otros participantes por el manager y/o el empleado, estos, podrán incluir participantes (otros empleados del sistema) y asignarlos a uno de los roles definidos (compañeros, jefes de proyecto, mentores, reportes directos, etc.). Por ejemplo, si el empleado tiene un jefe de proyecto, que debe evaluarle, el manager o empleado podrán incluirle en la evaluación, estableciendo qué tipo de relación tiene con el empleado.

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2 Roles asociados a un empleado 2.1

¿Cómo crearlos?

Los roles serán creados por un perfil administrador. Se hará desde el menú de configuración y mantenimiento “Setup and Maintenance”, seleccionando la tarea “Manage Performance Roles”. Haremos clic en el botón de crear, y completaremos los campos requeridos.

El campo “Role”, es el nombre que aparecerá en los desplegables de selección para incluir el role en la evaluación. Es importante especificar correctamente las fechas de inicio y fin, ya que estas, determinarán que el rol sea visible o no en el selector de clasificación.

2.2

¿Cómo asociarlos a un empleado?

Para asociar un rol a la evaluación, deberemos ir al menú de configuración y mantenimiento “Setup and Maintenance” en las opciones del menú y seleccionar la tarea “Manage Performance Templates”. Una vez aquí, podremos crear o buscar una plantilla de evaluación, e incluir los participantes que intervendrán en la evaluación. En la siguiente imagen, se muestra la sección de participantes y los roles que participarán en un ejemplo de evaluación 360°.

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En el apartado “Structure”, se configurará para cada sección de la evaluación, qué roles participarán y las acciones que podrán hacer cada uno de ellos. Esto nos permite configurar la plantilla de evaluación a nivel de sección y rol.

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2.3

¿Cómo impacta en la evaluación?

Para realizar una evaluación 360°, es necesario incluir los roles que participarán en la evaluación, utilizando los roles estándar o creando nuevos roles que se ajusten a nuestras necesidades. Cuando el empleado y/o manager seleccionen los participantes, podrán clasificarlos y especificar qué relación guardan con el empleado para que posteriormente sólo inserten información de las secciones que son relevantes para el rol seleccionado.

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3 Ejemplo de evaluación 360o En este apartado, veremos un ejemplo de una evaluación 360°, desde la perspectiva del usuario en los diferentes roles de participación. Se ha configurado un workflow con todas las tareas posibles, excepto: flujo de aprobación y fijación de objetivos para el siguiente periodo de evaluación. Es posible eliminar pasos que no afecten al proceso de evaluación que queremos configurar, así como cambiar la secuencia de determinados pasos del proceso. El workflow que se ha establecido para el ejemplo consta de los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Fijación (objetivos y competencias) Autoevaluación Feedback participantes Evaluación Compartir documento / Confirmar lectura de la evaluación Confirmar reunión de evaluación Feedback final

A continuación, se muestra el esquema de relación sobre el empleado que se ha lanzado la evaluación, John Schneider.

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3.1

Fijación

3.1.1

Empleado

En este primer paso, el empleado revisará sus objetivos y competencias y realizará los cambios necesarios antes de enviar la evaluación a su manager. El sistema nos permitirá definir competencias u objetivos a nivel de plantilla (todos los empleados asociados a la plantilla de evaluación tendrían los mismos criterios), o a nivel de puesto en el caso de las competencias. En el caso de los objetivos, al trabajar con los planes de objetivos podemos identificar aquellos objetivos que van a ser evaluados en el proceso de evaluación, de forma que se carguen automáticamente al lanzar la plantilla. A continuación podrá acceder a su evaluación de la siguiente manera:

Cuando el empleado comience la fijación, visualizará sus objetivos y competencias cargados inicialmente, los cuales podrá modificar antes de enviarlos.

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Una vez examinados, el empleado enviará la solicitud para que el manager la revise y pueda empezar el periodo de evaluación.

3.1.2

Manager

El manager fijará los objetivos del empleado, accediendo al menú “Performance and Career”, y dentro de su equipo, buscará la evaluación del empleado en cuestión.

Revisará que los objetivos y competencias establecidos o modificados por el empleado son correctos y los enviará para comenzar la evaluación.

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3.2

Autoevaluación del empleado

Una vez terminada la fijación, el empleado podrá comenzar la autoevaluación.

Deberá completar todos los campos requeridos, y el resto de campos que considere relevantes. A continuación se muestra una imagen de la plantilla de evaluación.

3.3

Feedback de los participantes

3.3.1

Solicitud del empleado Método de evaluación 360o en Oracle HCM Cloud - Página 11 de 21

Este paso es el principal de la evaluación 360°, ya que en él, es donde se establece al resto de participantes que el empleado quiere que colaboren en su evaluación.

En función de los participantes que se vayan incluyendo, el empleado elegirá el rol que desempeña cada uno de ellos con respecto a él. El manager será quien finalmente autorice la participación y se envíe la solicitud al participante.

3.3.2

Solicitud del manager

El manager recibirá una notificación (que podrá acceder de manera rápida a través del menú de notificaciones), informándole de que el empleado ha solicitado participación de algún empleado.

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A parte, él podrá incluir a más participantes en la evaluación. Por ejemplo en este caso, incluiremos a su jefe de proyecto y un compañero.

El manager, tiene la opción de incluir alguna pregunta adicional en el cuestionario de la evaluación para uno o varios participantes, permitiendo al manager añadir cualquier pregunta que cree conveniente realizar al participante.

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Finalmente, mandará la solicitud a los participantes para incluirles en el proceso.

3.3.3

Participantes

Una vez se haya enviado la solicitud de participación, cada uno de los participantes, podrá ver la plantilla, en la sección de “Performance and Career > My Feedback Request”. A continuación mostraremos cómo un compañero del empleado realiza el feedback.

El participante debe evaluar el rendimiento del empleado y posteriormente cumplimentar el cuestionario que haya sido definido para el rol que ocupa el participante. Como muestra en la siguiente imagen, cada una de las secciones a las que tiene acceso el participante se muestran en diferentes pestañas. La última pestaña corresponde al cuestionario que se ha creado para que sea cumplimentado por los participantes y que servirá como entrada de información al manager del empleado para disponer de toda la información necesaria sobre el rendimiento del empleado.

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3.4

Evaluación del manager

Cuando la autoevaluación y el número mínimo de cuestionarios de feedback (previamente definido en la configuración del proceso) estén finalizados, el manager podrá enviar su evaluación basándose en toda la información recogida sobre el empleado.

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Una vez el manager acceda, podrá ver el feedback del resto de participantes en cada sección y podrá usar la funcionalidad “Suggest Comments” que le facilitará la cumplimentación del campo comentarios. El manager podrá seleccionar comentarios que han sido previamente definidos por Recursos Humanos para facilitar la tarea al manager, o los comentarios insertados por el empleado en la autoevaluación y que el manager tomará para realizar sus anotaciones.

Antes de enviar la evaluación, el manager podrá revisar el resumen de toda la evaluación con la calificación media de los participantes adicionales. Esta página de resumen también puede ser utilizada por el manager para realizar la evaluación de una manera más rápida y visual, mejorando la experiencia del manager.

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Finalmente, el manager confirmará la evaluación y la tarea del paso del workflow quedará marcada como finalizada.

3.5

Compartir documento / Confirmación lectura de la evaluación

Acabada la evaluación, el manager comparte el documento con el empleado. A partir de este momento, el empleado puede visualizar la evaluación de su manager. Posteriormente será el empleado el que confirme la lectura de la evaluación.

Tras este paso, es cuando tiene lugar la reunión de evaluación con el empleado, donde se trabajará sobre el documento de evaluación y el empleado tendrá acceso a los detalles de evaluación de su manager.

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3.6

Confirmar reunión de evaluación

3.6.1

Manager

En el paso de confirmación, el manager es donde refleja la fecha en la que ha tenido lugar la reunión de evaluación con el empleado.

3.6.2

Empleado

Una vez finalizada la reunión, el empleado confirmará que tuvo lugar dicho encuentro con su manager y en el que se le informó de la valoración de la misma.

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3.7

Feedback final

3.7.1

Empleado

Para finalizar el flujo, el empleado puede escribir los comentarios que considere oportunos en la plantilla de evaluación, en la que por ejemplo puede comunicar a su manager su acuerdo o desacuerdo con la valoración obtenida. Esta información será recibida por el manager, el que también podrá escribir un último feedback sobre la evaluación.

3.7.2

Manager

El manager podrá revisar los comentarios informados por el empelado en el paso anterior, y él posteriormente, escribir sus comentarios al respecto.

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Una vez el manager finalice su último feedback, pulsará el botón “Submit”, dando por finalizada la evaluación.

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4 Conclusión Elaborar una evaluación 360° es un proceso más laborioso que realizar una evaluación normal, ya que implica la participación de un grupo más elevado de personas, los cuales deben de ser cuidadosamente elegidos para cada empleado. En este tipo de evaluación se recopila mucha información sobre una persona, sin embargo, es un potente proceso para conocer los puntos fuertes y débiles de un empleado desde diferentes puntos de vista, y cuyo fin es lograr un mejor desempeño laboral del empleado aumentado así su productividad en la empresa. Este caso práctico se ha realizado sobre la release 9 de Oracle HCM Cloud, en la que Oracle ha incluido interesantes mejoras de la solución. Es importante destacar, que en este documento no se muestran todas las funcionalidades de la solución y que de la misma forma que se viene trabajando hasta ahora, en las futuras releases se irán incorporando nuevas funcionalidades en la solución. A continuación se muestran algunas características que podemos encontrar en la release 9: 

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Definición de cuestionarios específicos para cada rol: En la configuración de la plantilla de evaluación, es posible asociar varios cuestionarios y asignar un rol distinto a cada uno de ellos. También hemos podido ver en el ejemplo, la posibilidad de incluir preguntas extra al cuestionario establecido en la evaluación, pudiendo crear preguntas específicas para cada participante de la evaluación. Kudos: Permite la posibilidad de incluir un feedback informal sobre los empleados, que puede verse reflejado en las evaluaciones y en el retrato de cada empleado. Esta información complementa la incluida en la evaluación. Sección de resumen: Como se ha visto en el ejemplo, es posible crear en la plantilla de evaluación una sección de resumen, permitiendo al manager visualizar o calificar de una forma rápida y completa la evaluación. Aprobación en las evaluaciones: Existe la posibilidad de incluir el paso de aprobación al workflow de una evaluación. Este paso permitirá que una evaluación no finalice hasta que otros roles como por ejemplo Recursos Humanos apruebe el proceso. Lista de tareas con acceso directo al siguiente paso: Se genera una lista de tareas en forma de link, permitiendo acceder de manera directa a la tarea. Información de ayuda para evaluar objetivos y competencias: Se muestra un panel de información, sobre las calificaciones posibles de los objetivos y competencias para ayudar al evaluador en su calificación. Aplicación móvil: Oracle dispone de la aplicación Oracle Tap, la cual permite conectarse desde diferentes dispositivos móviles a la solución. En ella, los empleados podrán realizar sus evaluaciones, consultar sus objetivos o notificaciones y ver su lista de tareas. Social Network: Oracle HCM Cloud está integrado con la solución Oracle Social Network, permitiendo la colaboración entre empleados a través de la red social corporativa. De esta forma, es posible mantener una conversación entre empleado y manager u otros participantes para comentar la evaluación del empleado entre otras posibilidades, en tiempo real.

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