Contoh Makalah QCC (Quality Control Circle)
QUALITY (MUTU) 1.1 Definisi Quality (mutu) Mutu adalah sesuatu yang diputuskan oleh pelanggan. Mutu didasarkan pada pengalaman aktual pelanggan terhadap produk atau jasa, diukur berdasarakan persyaratan pelanggan tersebut dan selalu mewakili sasaran yang bergerak dalam pasar yang penuh persaingan (Feigenbaum, 1992). Menurut Feigenbaum (1992,p7) mutu produk atau jasa diartikan sebagai keseluruhan gabungan karakteristik produk dan jasa dari pemasaran, rekayasa, pembuatan dan pemeliharaan yang membuat produk atau jasa digunakan memenuhi harapan – harapan pelanggan. 1.2 Total Quality Control (TQC) Total Quality Control adalah berbagai kegiatan didalam penyelidikan dan pengembangan (R&D), produksi, penjualan dan pelayanan purna jual dengan cara rasional
untuk
mencapai
(Wignjosoebroto, 2003).
kepuasan
tingkat
yang
paling
ekonomis
Sedangkan menurut Feigenbaum (1992, p5) pengendalian mutu terpadu adalah suatu sistem yang efektif untuk memadukan pengembangan mutu, pemeliharaan mutu dan upaya perbaikan mutu berbagai kelompok dalam sebuah organisasi agar pemasaran, kerkayasaan, produksi dan jasa dapat berada pada tingkatan yang paling ekonomis agar pelanggan mendapatkan kepuasan penuh.
Definisi Total Quality Control (Pengendalian Mutu Terpadu) berdasarkan Negara asalnya adalah sebagai berikut :
Tabel 1.1. Definisi TQC
1.2.1 Sistem Pengendalian (Control) dalam TQC Pengendalian (control) dalam manajemen TQC dilaksanakan dengan memutar roda Plan-Do-Check-Action (PDCA) atau biasa juga disebut sebagai deming wheel, karena yang memperkenalkan pertama kali adalah Edward Deming.
1.2.2 Syarat Pokok Suksesnya Penerapan Konsep TQC Agar penerapan Total Quality Control memperoleh hasil yang maksimal maka ada syarat pokok yang harus diperhatikan : 1. Seluruh sumber daya manusia yang turut serta dalam proses produksi mengerti
dan memahami arti TQC dan mau melakukannya dalam proses produksi atau pekerjaan lain yang berkaitan. 2. TQC sebagai totalitas pengendalian terhadap mutu produk, secara bertahap merupakan rangakaian suatu proses produksi yang menjadi tanggung jawab masing –masing kelompok kecil dalam suatu rangkaian yang terpadu dari Gugus Kendali Mutu atau Quality Control Circle yang bekerja dalam satuan tim atau kelompok. 3. Seluruh mata rantai dan sistem tersebut dapat bekerja dan efisien baik disebabkan karena latar belakang pendidikan dan latihan yang baik maupun sasaran produksi yang baik menyangkut segi teknologi, penglaman, kerja karyawan serta adanya sikap mental yang positif dari karyawan. 4. Sikap mental yang positif tersebut adalah ”dengan bekerja produktif dalam suatu semangat kelompok / tim yang kuat akan menjamin mutu produksi yang tinggi, sumber balas jasa yang lebih baik bagi tenaga kerja dan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan karena adanya jaminan pasar yang luas. 1.3 Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) Landasan teori mengenai Quality Control Circle juga merupakan landasan teori Quality Control Project karena Quality Control Project merupakan Quality Control
Circle yang bersifat sebagai suatu project dan anggotanya juga bersifat lintas departemen.
1.3.1 Pengertian Quality Control Circle (QCC) Menurut Sritomo Wignjosoebroto (2003, p297) Quality Control Circle adalah kelompok kecil karyawan pelaksanan, kadang – kadang dipimpin oleh mandor yang secara sukarela akan mencari jalan dan cara untuk memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya – biaya produksi di tempat – tempat manapun kelompok ini berada dalam system produksi. Menurut Olga C. Crocker (2004, p13) definisi Quality Control Circle adalah: • Sekelompok kecil pekerja • Kelompok tersebut mempunyai sorang pimpinan • Dibentuk menurut bidang pekerjaan • Memecahkan persoalan yang terdapat dalam bidang pekerjaan tersebut. Sedangkan menurut Feigenbaum (1992, p192) Quality Control Circle adalah kelompok karyawan yang biasanya terdiri dari satu bidang aktivitas pabrik dan perusahaan, biasanya jumlahnya kecil dan bertemu secara berkala untuk maksud –maksud seperti : • Untuk menandai, memeriksa dan menganalisis serta menyelesaikan masalah seringkali tentang mutu tetapi juga tentang produktivitas, keamanan, hubungan kerja, biaya, pengurusan pabrik dan lain – lainnya.
• Untuk meningkatkan komunikasi antar karyawan dan manajemen. Menurut Kauro Ishikawa (1983, p7) Quality Control Circle adalah suatu kelompok kerja kecil yang secara sukarela bekerja mengadakan kegiatan pengendalian mutu di dalam tempat kerja mereka sendiri.
1.3.2 Pengertian Quality Control Project (QCP) Quality Control Project (Jurnal Agrovaria, 2005) adalah Quality Control Circle yang melakukan suatu pemecahan masalah sebagai suatu project dimana anggotanya berkumpul secara sukarela dan berasal dari bidang kerja yang berbeda yang berkumpul dengan tujuan memecahkan masalah yang terjadi pada lintas departemen yang saling berhubungan 1.3.3 Anggota QCC Idealnya anggota QCC sebaiknya terdiri dari pekerja yang sama agar masalah yang mereka pilih telah dikenal. Anggota QCC berkisar antara tiga hingga sepuluh orang yang penting setiap anggota mempunyai kesempatan untuk berpartisipasi untuk menyumbangkan saran dalam setiap pertemuan. 1.3.4 Anggota QCP Anggota QCP terdiri dari pekerja yang berasal dari lintas bidang pekerjaan yang berkisar dari 3 sampai 10 orang yang bertujuan memecahkan suatu masalah dalam suatu project, biasanya lintas bidang pekerjaannya juga masih berhubungan.
1.3.5 Tujuan GKM Tujuan GKM antara lain: Mengurangi kesalahan-kesalahan dan meningkatkan kualitas. Menggalang kerjasama tim yang lebih efektif. Meningkatkan motivasi karyawan. Meningkatkan keterlibatan dalam pekerjaan. Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah. Menanamkan kesadaran akan pencegahan masalah. Meningkatkan komunikasi dalam kelompok organisasi. Menciptakan hubungan atasan – bawahan lebih harmonis. Meningkatkan anggota dan mengembangkan kepemimpinan. Menciptakan kesadaran akan keselamatan kerja. Meningkatkan cost reduction (efisiensi biaya). 1.3.6 Organisasi GKM Program gugus kendali mutu merupakan sistem yang terintegrasi terdiri atas beberapa bagian: • Anggota gugus kendali mutu itu sendiri. • Ketua gugus kendali mutu
Ketua gugus umumnya juga merangkap sebagai supervisor dalam organisasi, karena mereka telah mampu menjabat sebagai pemimpin dalam tugas seharihari. • Fasilitator Fasilitator bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi dan mengarahkan aktivitas gugus kendali mutu dalam organisasi. Biasanya gugus kendali mutu diadakan sekali dalam satu minggu selama satu jam, namun ada kalanya diadakan sekali selama satu sampai dua jam. Biasanya pada gugus pertama dalam oragnisasi, supervisior merupakan juga ketua dari gugus tersebut dan bila semua anggota sudah dapat berdiri sendiri, maka jabatan ketua dapat diserahkan kepada salah satu anggota. 1.3.7 Kegiatan GKM Dalam setiap pertemuan gugus dapat terjadi kegiatan sebagai berikut: • Mendapatkan pelatihan yang diperlukan oleh anggota gugus agar dapat memecahkan dan menganalisa persoalan. • Menentukan tema atau permasalahan yang akan dipecahkan. • Analisa persoalan. • Partisipasi dalam presentasi manajemen.
Setiap anggota gugus harus menghadapi segala persoalan dengan sikap yang positif yaitu bahwa setiap permasalahan dapat diselesaikan. Setiap gugus sebaiknya menentukan tujuan dan target serta rencana kerjanya, agar dapat diikuti perkembangannya. Dalam pelatihan gugus kendali mutu ini dipelajari juga pemakaian grafik atau peta kendali sehingga setiap perkembangan dapat diikuti dengan seksama. 1.3.8 Management Presentation (Presentasi Manajemen) Pada presentasi manajemen, ketua dan anggota menjelaskan kepada atasannya tentang proyek atau tema gugus kendali mutu, langkah-langkah pemecahan masalah
yang
digunakan,
dan
usulan
tindakan
perbaikan.
Mereka
mempergunakan grafik yang telah dipersiapkan, pada presentasi ini merupakan partisipasi, komunikasi, dan pengakuan bagi semuanya. Presentasi manajemen disampaikan bila: • Proyek atau tema telah diselesaikan. • Telah dibuat suatu rekomendasi. • Menentukan status pada proyek jangka panjang. Umumnya presentasi manajemen disampaikan setiap tiga bulan, ketua melatih anggotanya pada setiap pertemuan gugus selama beberapa minggu pertama,
selanjutnya pelatihan tambahan diberikan sesuai kebutuhan atau sebagai penyegaran. 1.3.9 Sasaran GKM Sasaran dalam gugus kendali mutu adalah: • Menyumbang perbaikan dan pengembangan perusahaan. • Menghormati orang sebagai sesama manusia, serta membangun suatu tempat kerja yang aman, nyaman, dan menyenangkan, yang cukup berarti untuk bekerja di dalamnya. • Memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada karyawan untuk menunjukkan dan menerapkan kemampuannya. 1.3.10 Kebijakan Manajemen Dalam Gugus Kendali Mutu Kebijakan manajemen dalam gugus kendali mutu adalah: • Kebijaksanaan harus terbuka bagi setiap orang dalam perusahaan. • Kebijaksanaan tersebut harus menentukan tujuan-tujuan untuk meningkatkan kualitas,komunikasi, menggalang kerjasama kelompok, mengurangi pemborosan, menentukan total quality control/ QCC dalam struktur organisasi, dan menentukan aturan pokok gugus kendali mutu.
1.3.11 Aturan Pokok GKM Aturan pokok dalam GKM adalah: a. Seluruh karyawan dianjurkan untuk mengikuti gugus kendali mutu di lingkungan kerjanya. b. Manajemen harus mendukung gugus kendali mutu dengan: Mendorong anggota gugus untuk menghadiri pertemuan-pertemuan gugus kendali mutu. Menyediakan tempat untuk gugus kendali mutu. Memberikan bahan-bahan untuk publisitas kegiatan gugus kendali mutu. Memberikan bantuan pendidikan. Melaksanakan pemecahan-pemecahan yang dihasilkan gugus kendali mutu yang telah disetujuinya. c. Tema gugus kendali mutu jangan menyangkut: Kebijakan dalam hal gaji. Kebijakan tentang pribadi.
1.3.12 Teknik dan Cara Dalam GKM 1.3.12.1 Tujuan Teknik dan cara dalam GKM mempunyai beberapa tujuan diantaranya: • Mengetahui kegunaan alat dan sarana untuk pemecahan • Dapat menjadi jiwa/ motor dalam pelaksanaan pengendalian mutu terpadu. • Dapat dipakai pada semua lapisan karyawan. • Untuk pengumpulan data
Bahan Contoh Makalah QCC (Quality Control Circle) Salah satu karakteristik dasar yang membedakan TQM dari sistem manajemen lainnya, adalah dikembangkannya pola pengendalian mutu yang mandiri
dan
terpadu
di
semua
unit
usaha
dan
sektor
kegiatan
perusahaan/organisasi. Dikatakan ”Pengendalian yang Mandiri”, karena pengendalian mutu tidak hanya dilakukan oleh QC Team/QC Managers atau Satuan Pengawas Intern, melainkan menjadi tanggung jawab setiap individu di perusahaan/organisasi untuk mengendalikan mutu kerja dan hasil kerjanya masing-masing, agar tidak menyimpang dari komitmen dan standar yang telah disepakati bersama. Sebagai ilustrasi, sebuah perusahaan Jepang yang memiliki tenaga kerja + 1.000 orang dan telah menerapkan TQM, mempunyai departemen QC (Quality Control) dengan jumlah tenaga pengawas sebanyak 100 orang. Namun, para Eksekutif perusahaan tersebut selalu mengatakan bahwa sesungguhnya mereka mempunyai 1.000 orang tenaga pengawas, karena pengendalian mutu (Quality Control) memang tidak hanya dilakukan oleh 100 orang itu saja, melainkan oleh semua karyawan perusahaan tersebut. Dikatakan juga ”Pengendalian yang Terpadu”, karena pengendalian mutu
disetiap unit kerja dan sektor kegiatan perusahaan/ organisasi dilakukan dengan satu tujuan yang sama, yakni menghasilkan suatu ”Kepastian Mutu” (Quality Assurance), dengan berpedoman pada ”Kebijakan Mutu” (Quality Policy) yang telah ditetapkan oleh perusahaan/organisasi. Pada dasarnya setiap orang yang terlibat dalam kegiatan organisasi sesungguhnya mempunyai ”Fungsi Ganda” dalam pekerjaannya, yang biasa disebut dengan (1) Daily Function dan (2) Improvement Function, yaitu fungsi kerja rutin dan fungsi peningkatan mutu, yang dilakukan secara simultan. Keberadaan ”Improvement Work” inilah yang mendorong tumbuh kembangnya dinamika kelompok pada perusahaan-perusahaan penerap TQM. Secara umum bentuk-bentuk tim tersebut, dapat dilihat dibawah ini: 1. Tim Lintas Fungsi (Cross Functional Team) Yang termasuk dalam kategori ini adalah: a. Tim Manajemen Mutu (kelompok yang terdiri dari para Pimpinan Puncak dan Menengah). b. Projek Kendali Mutu (QC Project yang terdiri dari para karyawan berbagai bagian/divisi).
2. Quality Control Circle Adalah salah satu bentuk pengendalian mutu pada tingkat pelaksana. Bila didefinisikan, maka Quality Control Circles dapat dijelaskan sebagai berikut: Adalah Kelompok yang terdiri dari beberapa karyawan (3-10 orang), pada suatu unit kerja yang sama di sebuah perusahaan, yang melaksanakan program perbaikan atau peningkatan mutu, dengan menggunakan metoda pemecahan ”PDCA Cycle” secara berkesinambungan, dan bertujuan memberikan ”Kepuasan Pelanggan” yang optimal, hal mana juga memberikan kepuasan bagi anggota kelompok itu sendiri.
SASARAN DAN MANFAAT Faktor utama yang menjadi landasan penerapan TQM adalah ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA, maka dasar pemikiran diciptakannya pendekatan QCC ini banyak dipengaruhi oleh teori-teori tentang manusia, seperti misalnya teori X dan Y dari Mc. Gregor, teori motivasi dari Herzberg dan teori Jenjang kebutuahan manusia oleh Abraham Maslow yang terkenal itu. Pembangunan Manusia yang Seutuhnya atau PEOPLE BUILDING, itulah falsafah yang mendasari pembentukan QCC, yakni suatu bentuk penghargaan
terhadap Manusia yang dalam hal ini para karyawan pelaksana. Karena melaksanakan program QCC, berarti memberi kesempatan kepada mereka untuk sejenak mengambil jarak dari pekerjaan rutinnya, dan mencoba mengevaluasi proses dan hasil kerjanya, memikirkan apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki
kinerjanya,
membuat
keputusan-keputusan
penting
yang
berhubungan dengan pekerjaannya. Semua itu menunjukkan bahwa mereka diperlakukan sebagai manusia yang utuh, bukan sebagai robot yang bekerja tanpa pikiran dan perasaan. Disamping itu, penerapan QCC juga merupakan bentuk nyata keterlibatan semua pihak, dalam hal ini mereka yang berada pada manajemen tingkat bawah, dalam peningkatan dan pengembangan perusahaan/organisasi. Hal positif yang juga akan tumbuh bersamaan dengan berkembangnya kegiatan QCC, adalah terciptanya suasana kerja yang sangat kooperatif dan mendorong karyawan untuk terus-menerus menggali kreatifitas dan potensi yang dimilikinya. SASARAN yang ingin dicapai melalui kegiatan QCC, antara lain: 1. Mengurangi kesalahan kerja dan meningkatkan mutu. 2. Meningkatkan kerja sama yang lebih baik.
3. Meningkatkan kepedulian karyawan dalam menjalankan tugasnya. 4. Melatih ketrampilan karyawan dalam memecahkan masalah yang dihadapinya. 5. Menanamkan kesadaran tentang pentingnya pencegahan sejak awal. 6. Mengembangkan hubungan yang lebih harmonis dan komunikatif antara manajer dan karyawannya. 7. Mendorong pengembangan pribadi dan kepemimpinan.
Sedangkan MANFAAT bagi karyawan dengan adanya kegiatan QCC adalah: a. Diperolehnya peningkatan pengetahuan dan kemampuan pribadi. b. Tumbuhnya kemampuan pengendalian diri. c. Mampu berkomunikasi dan berpartisipasi dalam kegiatan kelompok. d. Memahami dan mampu menggunakan teknik-teknik pengendalian mutu. e. Peningkatan kreatifitas. f. Mengembangkan cara berfikir yang kritis, serta kesadaran pentingnya mutu.
QUALITY CONTROL CIRCLE MANAGEMENT Sebelum memulai pembentukan QCC – QCC, sebuah perusahaan/organisasi haruslah terlebih dulu menyediakan sarana yang memadai agar kegiatan QCC dapat terkoordinasi dan berkembang dengan baik, dan tidak menjadi ”fashion” yang hanya digemari sesaat saja. Perlu disadari oleh manajemen, bahwa kesinambungan gerakan ini hanya dapat terjamin bila dikelola secara profesional dan konsisten. Sehubungan dengan hal tersebut, syarat mutlak yang harus dipenuhi agar kegiatan QCC dapat tumbuh dan terus berkembang adalah: 1.
Adanya Struktur Organisasi dan Badan Pembina / Pengelola kegiatan penerapan TQM secara keseluruhan. (lihat gambar contoh struktur organisasi TQM).
2.
Penunjukkan beberapa orang yang mampu menjadi Fasilitator QCC.
3.
Pengadaan fasilitas yang menunjang pengembangan kegiatan QCC, seperti misalnya penyediaan ruang rapat, alat-alat bantu presentasi dan lain sebagainya.
4.
Keterlibatan aktif, baik manajemen yang membawahi langsung para karyawan yang membentuk QCC tersebut, maupun manajemen ditingkat
yang lebih tinggi. 5.
Menciptakan wadah pembelajaran bagi keberhasilan-keberhasilan yang dicapai, maupun pemecahan masalah bila dihadapkan pada kendala dalam kegiatannya. Misalnya dengan menyelenggarakan acara-acara presentasi QCC secara rutin, pertemuan-pertemuan antar QCC, Fasilitator dan Badan Pembina, atau bahkan penyelenggaraan Konvensi tahunan.
6.
Menyusun program pelatihan dan pendidikan TQM, bagi mereka yang memerlukan.
Penyusunan Makalah Quality Control Circle atau Lebih Familliar di sebut QCC. Adapun Langkah langkah Dalam Makalah QCC itu sendiri Terbagi Menjadi 8 Langkah sesuai Dengan Tahapan Langkah PDCA ( Plan Do Check Action ). Sebelum Memasuki Langkah satu Ada beberapa hal yang harus dipersiapkan dalam penyusunan Makalah QCC tersebut ,diantaranya adalah 1. Membuat RISALAH : Risalah adalah berupa Informasi Tentang Team Yang melakukan QCC tersebut.Dari Nama Team ,terbetuknya Team, Struktur Organisasi Team,Informasi Lembaga Atau Instansi Yang Menaungi Team Tersebut,Sampai Adanya MOTTO Team,Dilanjutkan dengan Informasi Tentang Tema yang akan diangkat,dilanjutkan dengan Dengan Aktivity Plan atau rencana Pelaksanaan Pada Makalah yg akan disusun Langkah 1 Langkah 1 adalah Langkah Menentukan Tema, Didalam Langkah menentukan Tema Ini terdapat Latar Belakang Perumusan Kenapa Tema Itu diangkat. Langkah 2 Langkah 2 adalah Langkah Mencari Faktor Penyebab, Faktor Tersebut Bisa diambil Dari Faktor 5 M 1E . Langkah 3
Langkah 3 adalah perumusan Mencari Penyebab Paling Dominan. Langkah 4 Langkah 4 Yaitu Merencanakan Perbaikan dan Target Langkah 5 Langkah 5 yaitu Melaksanakan Perbaikan, Setelah Perbaikan. Langkah 6 Langkah 6 yaitu Meneliti Hasil Perbaikan. Langkah 7 Langkah 7 yaitu Standarisasi Langkah 8 Langkah 8 adalah Menentukan Tema selanjutnya. Demikian, mudah-mudahanan bermanfaat.
