SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS CARACTERIZACION DEL PROCESO
Código: CP-RA-USS
REGISTRO ACADEMICO
Hoja: 1 de 7
Versión: 01 Vigente a partir de: 23/12/15
Elaborado por: Directora de Registros Académicos y Admisión Mg. Noelia Sialer Rivera Firma:
Revisado por: Lider del SGC-USS Dr. Mario Ramos Moscol Firma:
Aprobado por: Representante de la Dirección Ing. Giuliana Chavarría Carbonel Firma:
Objetivo
Supervisar y certificar los resultados de los procesos técnicos académicos generados en la USS.
Alcance
Este proceso alcanza el registro, supervisión y certificación de la admisión, de los estudios y del egreso de los estudiantes de la USS.
Nivel
Apoyo
Responsable
Directora de Registros Académicos y Admisión – Mg. María Noelia Sialer Rivera
PROVEEDORES
Secretaría General
ENTRADAS
ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTO PHVA RESPONSAB LE
SALIDAS
CLIENTE Dir. de Registro Académico y Admisión
Resolución de aprobación de Cronograma lectivo.
Facultad
Docente
• Registro de notas detalladas • Reporte de notas finales • Reporte de asistencias y 01. Firma de acta temas (Sólo asignaturas de nota asignatura de modalidad presencial). • Informe de ejecución
Secretaría Académica de la Formato Facultad validada
de
pre
Solicitud servicios
y
pago
PR-FAA-RA-USS
Directora de Registros académicos y admisión
Acta de nota de asignatura firmada por el docente VRA
Cargo de control de actas de notas firmadas Dir. de Registro Académico y Folder de pre Actas Admisión revisadas y atendidas
acta
de
02. Emisión Estudiante, egresado, Certificado de bachiller o titulado Fotografías actualizadas (2) estudios
PR-ECE-RA-USS
Directora de Registros académicos y admisión
Certificado de estudios
Estudiante, egresado, bachiller o titulado
Cargo de recepción de Archivo de Dir. de Certificado de Estudios Registro
Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.
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Copia de Certificado de Académico estudios emitido Admisión Acta de notas
y
Plantilla de fotografías editadas Registro de Certificado de estudios emitido Expediente de revisión: Solicitud, Record de Notas revisado, Copia simple de DNI, Fotografías, Formato de control de ítems de revisión
Archivo de Dir. Registros Académicos y Admisión Carpeta de Admisión (Repositorio)
Estudiante egresado
Registro de Notas Listado de matriculados por ciclo Sistema informático (SEUSS)
Dir. de Registro Académico y Admisión
Archivo de Dir. de Registro Académico y Admisión Sistema informático (SEUSS)
VRAE
Reporte del estado de abierto/cerrado de asignatura Reporte de Reservas de matrícula
y
Gerencia General
03. Emisión de PR-ECM-RA-USS cuadro de mérito
Directora de Registros académicos y admisión
Cuadro de mérito y listado de orden de mérito por ciclo por Escuela Profesional
Jefatura Finanzas del alumno Facultad
Reporte de emisión de Acta de Notas
Dirección Escuela
Reglamento para la emisión de cuadro de mérito
Archivo de Dir. de Registro Académico y Admisión
Listado de matriculados (Listado de alumnos por ciclo con detalles) Fotografía: Digital o física 04. Carnetización de estudiantes
Estudiante Copia simple del DNI
PR-CE-RA-USS
Directora de Registros académicos y admisión
de
Archivo electrónico de Requerimiento de carnés universitarios según Rectorado-sunedu disposiciones técnicas de SUNEDU.
Carné universitario
Estudiante
Listado de estudiantes para programación de servicio
Dirección Escuela
de
Centros de enlace
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de Listado de estudiantes Dirección sin número de DNI y sin Escuela fotografía Centros de enlace Listado de estudiantes con carné universitario
Dirección Escuela
de
Centros de enlace Unidades académicas administrativas Carpetas de admisión organizadas en el Archivo de gestión de la Dirección de Registros académicos y admisión
Carpeta de Admisión (Repositorio)
Personal de Dirección Registros académicos admisión
y
la de y
Estudiante, egresado, bachiller o titulado
Plataforma de atención al cliente 05. Gestión carpetas documentos
Sistema informático (SEUSS)
de y
PR-GC-RA-USS
Directora de Registros académicos y admisión
Unidades académicas y Archivo digital de los administrativas documentos requisitos de admisión desde el Personal de la semestre de ingreso Dirección de 201100 (No se incluye Registros Traslados internos) académicos y admisión
Documentos requisitos de admisión
Listado de ingresantes validados con las Carpetas de admisión físicas debidamente sellado y firmado por asistente administrativo
Personal de Dirección Registros académicos admisión
la de
Cargo de entrega de carpetas y/o documentos requisitos de admisión
Listado de no ingresantes validados con las Carpetas de admisión físicas debidamente sellado y firmado por asistente administrativo
Personal de Dirección Registros académicos admisión
la de
Personal de Dirección Registros académicos admisión
la de
Listado de ingresantes
Listado de egresados por semestre de culminación validados con las Carpetas de admisión físicas
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y
y
y
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debidamente sellado y firmado por asistente administrativo Listado de bachilleres por semestre de graduación validados con las Carpetas de admisión físicas debidamente sellado y firmado por asistente administrativo
Listado de no ingresantes
Director Archivo Central Formato de Personal de transferencia de carpetas Dirección de admisión de los Registros bachilleres y titulados académicos admisión
Listado de egresados por semestre de culminación. Listado de bachilleres por semestre de graduación.
Secretaría General
Personal de Dirección Registros académicos admisión
Resolución de aprobación de Cronograma de admisión por semestre académico
Listado de carpetas de ingresantes transferidas al archivo pasivo de gestión de la Dir. de Registros académicos y admisión
Resolución de aprobación de otorgamiento de grados académicos y títulos
Personal de Dirección Registros académicos admisión
RECURSOS Recursos humanos: Director(a) de Registros Académicos (1), Asistente (5) Infraestructura: Oficina de la Directora, Equipos de cómputo (Computadoras, impresoras), sistema informático, acceso a internet Material de oficina: Formato especial de actas, folders, papelería, útiles de oficina, sellos, tóner, Bandejas para recepción y entrega de carnés Otros: REQUISITOS LEGALES Ley Universitaria Estatuto de la Universidad Reglamentos: Ingreso y matrícula de estudiantes, Evaluación del aprendizaje Directivas: Emisión de actas Texto único de procedimientos administrativos Lineamientos para la emisión de carnés universitarios de la SUNEDU| Acuerdos de consejo universitario PROCEDIMIENTO PR-FAA-RA-USS: Procedimiento de firma de actas de asignaturas. PR-ECE-RA-USS: Procedimiento de Emisión de Certificado de estudios
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la de y
de la de y
la de y
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PR-ECM-RA-USS: Procedimiento de Emisión de cuadro de mérito PR-CE-RA-USS: Procedimiento de Carnetización de estudiantes PR-GC-RA-USS: Procedimiento de Gestión de carpetas y documentos REGISTROS
CPF-PR-GC-RA-USS CPV-PR-GC-RA-USS DD-PR-GC-RA-USS DD-PR-GC-RA-USS LI-PR-GC-RA-USS FT-PR-GC-RA-USS LEG-PR-GC-RA-USS LB-PR-GC-RA-USS ASD-PR-GC-RA-USS LCE-PR-GC-RA-USS CAF- FAA-RA-USS CM- ECM-RA-USS OM-ECM-RA-USS LC-PR-CE-RA-USS TD-PR-CE-RA-USS FA -PR-CE-RA-USS ADR -PR-CE-RA-USS DVD -PR-CE-RA-USS ERC -PR-CE-RA-USS MCD -PR-CE-RA-USS OMLC -PR-CE-RA-USS OD -PR-CE-RA-USS CRD-FAA-RA-USS
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PA-FAA-RA-USS A-FAA-RA-USS AF-FAA-RA-USS CAF- FAA-RA-USS LA-FAA-RA-USS Boleta de venta OD-ECE-RA-USS FCP-ECE-RA-USS MC- ECE-RA-USS BD-ECE-RA-USS PF- ECE-RA-USS CEE- ECE-RA-USS
RDA- ECE-RA-USS CEF- ECE-RA-USS AEA- ECE-RA-USS CR- ECE-RA-USS VARIABLES DE CONTROL VC-01.01 Número de actas por emitir VC-01.02 Número de actas firmadas VC-02.01 Tiempo de atención VC-02.02 Número de solicitudes recibidas por día VC-02.03 Número de certificados emitidos por día PARAMETROS DE MEDICION NOMBRE DEL INDICADOR
FORMULA
FRECUENCIA
I-01 El Número de actas emitidas corresponde con el número de secciones programadas
NAE = Número de actas emitidas / Número de secciones programadas
1 por ciclo
I-02 Número de actas firmadas por el docente
NAF = Número de actas firmadas por el docente / 1 por ciclo Número de actas emitidas TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS ASPECTO CAMBIADO
VERSION
FECHA
ITEM
RAZONES ANTES
DESPUES
PERSONA QUE SOLICITA EL CAMBIO
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Hoja: 7 de 7
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