CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESOS
RECTORÍA Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Gestión de la Calidad
Código: CS-11-01 Versión: 2.0
Página: 1 de 4 Fecha Implantación: jun-16
SUBSISTEMA:
Apoyo
PROCESO:
Gestión de Recursos Tecnológicos
OBJETIVO: Asegurar que se utilizan procedimientos y métodos estandarizados para el diseño de los servicios, tal que se pueda garantizar la operación de acuerdo a los acuerdos de niveles de servicio que la universidad requiere
SUBPROCESO:
Gestión del Diseño de Servicios OITEL
ALCANCE: Los diferentes servicios existentes, modificados y planeados que estén o vayan a estar a cargo de la OITEL
RESPONSABLE: Jefe Oficina de Informática y Telecomunicaciones
ENTRADA
SALIDA
PROVEEDOR (Subprocesos)
INSUMO
Dirección Universitaria Planeación Institucional
Proyecto Institucional Plan Estratégico de Desarrollo Plan Programático Plan Operativo Anual Plan de Inversiones
Planeación Institucional Subproceso Gestión de Riesgos
Modelo MITIGAR
Gobierno - Entes de Control
Normatividad que rige a la Universidad sobre el Tema
OITEL, Sistema de Gestión de Calidad
ACTIVIDADES
Definición de Estrategias, Proyectos, Acciones, Actividades, Indicadores, Metas
Plan Programático - Plan Operativo Anual - Matriz Riesgos con Acciones, Actividades, Indicadores del Proceso
Nuevas definiciones de servicios o actualización a la Definición y actualización de las metas y forma como se diseñan los objetivos del Procedimiento de la gestión del servicios diseño de los servicios OITEL Procedimiento de Gestión del diseño
Procedimiento de Gestión del Diseño del servicio
USUARIO (Subprocesos)
Dirección Universitaria Planeación Institucional
Proyectos de Inversión
P
Usuarios en General
Solicitudes de Cambio
Registro y análisis para evaluación del impacto y afectación al servicio y a sus componentes
Proceso de Gestión del Diseño/Catálogo de Servicios
Catálogo de Servicios
Se evalúa por parte del CAB y del líder de gestión de cambios, el posible impacto del cambio a otros servicios.
Proceso de Gestión del Diseño/Catálogo de Servicios Acuerdos de niveles de servicio
Acuerdos de Niveles de Servicio
F-07-MP-12-01-02 V-05-2015
ENTREGABLE
Proyecto Institucional Plan Estratégico de Desarrollo Plan Programático Plan Operativo Anual Plan de Inversiones Modelo MITIGAR
OITEL
Solicitudes de cambio Actualizadas, hoja de vida de Líder del Catálogo de los servicios actualizada Servicios, Líder de Gestión de Formato de Solicitud de Cambios, Líder de Gestión de Cambios, Hoja de vida de los Niveles de Servicio servicios
Actas del Comité Asesor de Comité asesor de Cambios Cambios Catálogo de Servicios y Hoja Definición de los acuerdos de Líder de la Gestión de Niveles Se evalúan y negocian los niveles de servicio Niveles de servicio de Servicio Acuerdos de Niveles de H
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
La impresión y copia magnética de este documento se considera
Manual de Procedimiento de Gestión del Diseño de Servicios de la OITEL. MP-11-01-01 Elaborado por: Área de Gestión de la Calidad Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESOS
RECTORÍA Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Gestión de la Calidad
Código: CS-11-01 Versión: 2.0
Página: 2 de 4 Fecha Implantación: jun-16
SUBSISTEMA:
Apoyo
PROCESO:
Gestión de Recursos Tecnológicos
OBJETIVO: Asegurar que se utilizan procedimientos y métodos estandarizados para el diseño de los servicios, tal que se pueda garantizar la operación de acuerdo a los acuerdos de niveles de servicio que la universidad requiere
SUBPROCESO:
Gestión del Diseño de Servicios OITEL
ALCANCE: Los diferentes servicios existentes, modificados y planeados que estén o vayan a estar a cargo de la OITEL
RESPONSABLE: Jefe Oficina de Informática y Telecomunicaciones
ENTRADA PROVEEDOR (Subprocesos) Proceso de Gestión de la Configuración
SALIDA ACTIVIDADES
INSUMO
Base de Datos de Configuraciones
H Se registran los componentes del servicio que deben ser llevados a la base de datos de configuración y sus relaciones para la definición del servicio
ENTREGABLE
USUARIO (Subprocesos)
Base de datos de configuración actualizadas
Líder del Catálogo de Servicios, Líder de Gestión de Cambios, Líder de Gestión de Niveles de Servicio
Programa aprobado de cambios Formato de Gestión del Programa de Cambios
Comité asesor de Cambios, Líder del Catálogo de Servicios, Líder de la Gestión de Niveles de Servicio
Gestión de Cambios
Programa de Cambios
Se evalúan la fecha de inicio del servicio para iniciar su control
Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
Inventario y Clasificación de Activos de Información
Se analiza la definición de los activos y su estado en el inventario
Inventario y Clasificación de Activos de Información
Líder del Catálogo de Servicios, Administrador de un Servicio, Dueño del activo de Información
Gestión de Cambios
Indicadores de Gestión de Cambios
Monitoreo y verificación del cumplimiento de objetivos
Informes a directivos y comunidad universitaria Hoja de Vida de los indicadores
Directivos OITEL y SGC
Planeación Institucional Gestión de Riesgos Gestión del Mejoramiento
Directrices para el seguimiento: Plan Programático Plan Operativo Anual Matriz Riesgos
Realizar seguimiento y medición al Proceso
Resultados del proceso Informes de Seguimiento y de Gestión Resultados de indicadores asociados a los planes y matriz de riesgos
Planeación Institucional Gestión de Riesgos Gestión del Mejoramiento
F-07-MP-12-01-02 V-05-2015
V
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Procedimiento de Gestión del Diseño de Servicios de la OITEL. MP-11-01-01
Proyecto Institucional Plan Estratégico de Desarrollo Plan Programático Plan Operativo Anual Modelo MITIGAR
Elaborado por: Área de Gestión de la Calidad Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESOS
RECTORÍA Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Gestión de la Calidad
Código: CS-11-01 Versión: 2.0
Página: 3 de 4 Fecha Implantación: jun-16
SUBSISTEMA:
Apoyo
PROCESO:
Gestión de Recursos Tecnológicos
OBJETIVO: Asegurar que se utilizan procedimientos y métodos estandarizados para el diseño de los servicios, tal que se pueda garantizar la operación de acuerdo a los acuerdos de niveles de servicio que la universidad requiere
SUBPROCESO:
Gestión del Diseño de Servicios OITEL
ALCANCE: Los diferentes servicios existentes, modificados y planeados que estén o vayan a estar a cargo de la OITEL
RESPONSABLE: Jefe Oficina de Informática y Telecomunicaciones
ENTRADA
V
PROVEEDOR (Subprocesos)
INSUMO
Gestión del diseño
Indicadores de Gestión del diseño
Planeación Institucional Gestión de Riesgos
Retroalimentación seguimiento: Plan Programático Plan Operativo Anual Matriz Riesgos
Entes de Control Entes Certificadores
Resultados de Auditorías Externas
Gestión del Mejoramiento
Disposiciones para la toma de acciones: Procedimientos y formatos Resultados Revisión por Procesos Dificultades en Desarrollo de los Procesos
F-07-MP-12-01-02 V-05-2015
SALIDA ACTIVIDADES
Evaluación del estado del proceso de diseño
A
Analizar los datos del proceso y aplicar planes de mejoramiento, acciones correctivas, preventivas y de mejora
ENTREGABLE
USUARIO (Subprocesos)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Estado del proceso Planes de acción
Líder del Catálogo de Servicios, Líder de Gestión de Niveles de Servicio
Gestión del Diseño de Servicios de la OITEL. MP-11-01-01
Planeación Institucional Gestión de Riesgos Gestión del Mejoramiento
Plan Programático Plan Operativo Anual Modelo MITIGAR Manual de Procedimientos de Gestión del Mejoramiento MP-13-01-01
Plan de Mejoramiento Acciones correctivas, preventivas y de mejora
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Elaborado por: Área de Gestión de la Calidad Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESOS
RECTORÍA Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Gestión de la Calidad
Código: CS-11-01 Versión: 2.0
Página: 4 de 4 Fecha Implantación: jun-16
SUBSISTEMA:
Apoyo
PROCESO:
Gestión de Recursos Tecnológicos
OBJETIVO: Asegurar que se utilizan procedimientos y métodos estandarizados para el diseño de los servicios, tal que se pueda garantizar la operación de acuerdo a los acuerdos de niveles de servicio que la universidad requiere
SUBPROCESO:
Gestión del Diseño de Servicios OITEL
ALCANCE: Los diferentes servicios existentes, modificados y planeados que estén o vayan a estar a cargo de la OITEL
RESPONSABLE: Jefe Oficina de Informática y Telecomunicaciones
ENTRADA PROVEEDOR (Subprocesos)
SALIDA ACTIVIDADES
INSUMO
ENTREGABLE
USUARIO (Subprocesos)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
REQUISITOS
RECURSOS Económicos: Presupuesto para el Funcionamiento de la Oficina de Informática y Telecomunicaciones.
Legislación / Institución: Ver Normograma NS-11-01
Personal: Administradores de red, Técnicos de soporte, Coordinador salas de computo Infraestructura, Equipos y Herramientas: Software y plataformas requeridas para los diseños de Recursos OITEL
Norma: Ver Matriz de Interrelación de Subproceso vs. MECI y NTCGP 1000 Materiales y Suministros de Oficina: Equipos con la capacidad requerida para los diseños de Recursos OITEL
MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL MEDICIÓN
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Plan Estratégico de Desarrollo - Plan de Acción - Plan Programático - Plan Operativo Anual Matriz de Riesgos (Mitigar)
Comités y Reuniones, Revisión por Procesos, Matriz de Riesgos (Mitigar), Procesos de Autoevaluación, Auditorías Externas, Evaluación de Desempeño
Elaborado por: Oficina de Informática y Telecomunicaciones OITEL
F-07-MP-12-01-02 V-05-2015
Revisado por: Nombre: Cesar Augusto Narváez Cargo: Coordinador Área de Infraestructura Fecha: Junio 2016
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Aprobado por: Nombre: Pablo Emilio Astroz Cargo: Director de Oficina de Informática y Telecomunicaciones Fecha: Junio 2016
Elaborado por: Área de Gestión de la Calidad Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
