UCD Michael Smurfit Graduate Business School Doctoral Scholarships    Terms and Conditions – November 2014 Round    Terms and Conditions/Assessment Procedures  As  part  of  its  contribution  to  the  further  development  of  the  4th  level  in  Irish  education,  UCD  Michael  Smurfit  Graduate  Business  School  is  proud  to  announce  a  scheme  of  advanced  research  awards.  These  awards  are  intended  to  underline  the  School's  commitment  to  research  excellence  and  to   attract  and to  retain  the very  best  scholars.  1.  The  overall  aim  is  to  attract  applicants  of  the  highest academic  standards to participate, as  full­time students,  in UCD Michael Smurfit Graduate Business School’s PhD Programme.  2.  Applications  will  be  accepted  from  suitably   qualified  applicants  regardless  of  nationality  or  residence.  Applicants,  however,  must  make  their  own  visa/consular  arrangements  to  ensure  that  they are  eligible  to reside  in Ireland for the duration of their studies.      3.  Having  submitted  a  previous  application—whether  successful  or  not—will  not  disallow  a  candidate  from  applying.    4.  Applicants  are   expected  to   have  a  first class honours undergraduate degree (or  equivalent) and/or a master's  degree  from  a  reputable  institution  and  be  qualified  for  direct  admission  to  the PhD programme. If examination  results  are  not  known  at  the  time  of  application,  the  Business  School   may  make  a  provisional  offer  of  a  Scholarship  subject  to  the  student  achieving  a  specified  grade  in  their  degree,  or  such  other  conditions  as  the  School may impose.     5. Successful applicants must be formally enrolled by 28th September 2015.     6.  Successful  applicants  to  this  Scholarship  Scheme  will  be  designated   as  'UCD  Michael   Smurfit  Graduate  Business  School  Doctoral  Scholars’  or  such  name  as  may  from  time  to  time  be  assigned  to  the  scholarships  (hereafter referred to as 'Doctoral Scholars').     7.  UCD  is  committed  to  the  maintenance  of  the  highest  ethical  standards  in  its  research.  Where  ethical  issues  may  arise,  applicants  will  be  required  to  submit a  written statement  to the  effect  that full consideration has been  given  to  the  ethical  implications  of  the  research  proposal.  This  statement  must  further  demonstrate  the  applicant’s  proposed  resolution  of  the ethical issues arising.  Such  applications will be  referred to  the UCD  Ethics  Committee.  All  research   should   be  conducted  in  accordance  with  the  UCD  Code  of  Good  Practice  in  Research.  If  a  research  project  requires  access to  archival material in  private custodianship  or archival  material  with  restricted  access,   written  evidence  of  appropriate  permission  to  consult such  material must be furnished  to  UCD.    8.  Applicants  must  complete  the  appropriate  and  current application form for  the Scheme. Complete  application  packs consist of :  ● PhD Application Form (hard and soft copy)  ● Research Proposal (Word format; .doc or .docx)  ● Statement of Intent (Word format; .doc or .docx)  ● Previous research experience (Word format; .doc or .docx)  ● Transcripts (hard and soft copy)  ● Two References (hard and soft copy)  ● Sample of Scholarly Work (Word format; .doc or .docx)  All  transcripts  must  be  appropriately  stamped  or  endorsed  as  original  copies.  Offers  will  be  conditional  on  receipt of transcripts. 

 

  Soft  copies  of  the  PhD  Application  Form,  transcripts,  and  references  will  be  accepted  for  initial  review,  but  original  hard  copy  versions  should  be  posted  immediately  thereafter  to  facilitate  verification  and  formal  processing. All offers are subject to the receipt of all such documents.  The complete application pack should be sent to:  Jane O'Mara,  Manager,  Centre for Doctoral Research,  The Michael Smurfit Graduate School of Business,  Carysfort Avenue,  Blackrock,  Co. Dublin   Ireland.  All soft copies should be sent to [email protected]     9. Applications will be evaluated and ranked by a Selection Board according to the following criteria:  (a)  Academic excellence and potential of the candidate;  (b)  Originality and potential of the research proposed;  (c)  Potential contribution to or 'fit' with UCD Michael Smurfit Graduate Business School's research  programme or expertise;   (d)  Testament of referees;  (e)  Prior experience and formation in chosen field of study, including prior professional experience and training,  especially where this involved research and equivalent tasks;  (f)  Potential contribution of the research in terms of high­impact publications;   (g)  Candidate’s potential to pursue an academic career in a top­ranked business school.     10. The Chairperson  of the  Selection Board will send  a ranked list  to the  Graduate  School Board in  the form of  a  numerical grade as follows: 

 

90 ­ 100 

An application of exceptional and rare quality in terms of potential, merit and    feasibility of the proposed project, the distinction of the applicant, and the potential  contribution of the project to the research programme of the Business School and to  the development of the applicant's career and research skills. 

80 ­ 90 

An application which is outstanding in terms of potential, merit and feasibility of the   proposed project, the distinction of the applicant, and the potential contribution of the project to the research programme of the UCD Michael Smurfit Graduate Business  School and to the development of the applicant's career and research skills. 

70 ­ 80 

An application which is excellent and shows clear potential but which is not  outstanding in all the above respects. 

 

SCHOLARSHIP  THRESHOLD 

 

 

 

 

 

60 ­ 70  

An application which is very good and has potential but which is not of consistently    high quality. 

 

 

50 ­ 60  

An application which is good and which might be further developed with guidance,    but which is of lesser quality than top­rated proposals. Such proposals are unlikely to have a significant influence on the development of research in the relevant area or  make a significant contribution to the development of the applicant's career or  research skills. 

 

 

>50 (not  recommended) 

An application which is not recommended because it is poor and regarded as  deficient in many respects 

 

    Applications  that  merit  the  award  of  a  UCD  Michael  Smurfit  Graduate   Business  School  Doctoral  Scholarship  must  achieve  a  score  of  70  or  above.  However,  at  all  times  there  will  be  a  limited  number  of  Doctoral  Scholarships available.     11. The Graduate School Board may recommend the award of one of three types of scholarships:  (i)  Full  Scholarships   valued  at  €20,000  per  annum.  Successful  applicants  who  do  not  qualify  for  any  external  fee support will, in  addition,  be  awarded  a UCD Michael Smurfit  Graduate  Business School  grant  to cover fees (EU/non­EU).   (ii) Half scholarships  valued  at  €8000  per annum.  Successful  applicants who do not qualify for any external  fee  support  will,  in addition, be awarded a UCD  Michael  Smurfit  Graduate  Business School  grant to cover  fees (EU/non­EU).  (iii) Fees­only  scholarship  holders  will  be  awarded  a  UCD  Michael  Smurfit  Graduate  Business  School  grant to cover fees (EU/non­EU).    In  addition,  all  successful  applicants  will  also  be   given  one  UCD  Michael  Smurfit  Graduate  Business  School  grant of €2000 towards the cost of consumables purchased during the four years of the PhD programme.    12.  All Students are obliged to pay the Student Centre Levy.      13.  The  Graduate  Studies  Board  will  make  its  recommendation  to  the  Dean  of  the  UCD  Michael  Smurfit  Graduate Business School who has ultimate responsibility for the decision to award a scholarship.    14.  All  applicants  for  UCD  Michael  Smurfit  Graduate  Business  School  Doctoral  Scholarships  must  inform  the  University  of  any  other  scholarship  funding  applied  for.  The  School  reserves  the  right  to  reduce  the  funding  under  the  UCD  Michael  Smurfit  Graduate  Business  School  Doctoral  Scholarship  scheme  in  the  light  of  other  scholarship funding received.    15.  Successful  applicants  will  be  assigned  to   a  specific  principal  investigator/supervisor  or  a  joint  project with a  small  number  of  investigators/co­supervisors.  It  will  be   the  norm   for  the  academic  progress  and  welfare  of  research doctoral students at UCD to be monitored and supported by a Doctoral Studies Panel.    16.  Scholarships  will  be  awarded  only  to  those  who   are  full­time  students  and who engage  full­time in research  during  the  period  of  the Scholarship.  Scholarships will  normally  be  awarded  for a  period of  four  years, subject to  annual  review  and  according  to  the  original  date  of  the  applicant’s  registration.  Where  a  student  withdraws  indefinitely from doctoral study, the Scholarship will terminate.     17.  Scholars  are  expected  to  maintain  a  real  presence  within  the  Business  School  during  the  period  of  their  Scholarships.  However,  the  Business  School  recognises  that  Scholars  may  benefit  from  travel/research  elsewhere, such as:    • taking  courses  which  are  relevant  to  the  Scholar’s  training  and  providing  that  the  case  for  taking  such  courses  has  been  made to  the Scholar’s Doctoral Studies  Panel and  with the  agreement of  her/his Head  of School.  

•

spending  part  of  the  academic  year  resident  at  specialised  labs,  production  facilities,  archives  or  other  appropriate  research  sites. Where such research trips are conducted during the  regular teaching  term of  the  Scholar’s  institution,  Scholars  must  have  the  prior  approval  of   their  Doctoral   Studies  Panel  and  Director of the PhD Programme.  

18.  UCD  Michael  Smurfit  Graduate  Business  School  considers  that   the  PhD   programme  should  normally  be  four  years'  duration  and  will  normally  fund  for  up  to  four  years.   A  formal  review  of  the  Doctoral  Scholar’s 

 

  progress,  in  the  form  of  the   Stage  1  to  Stage  2  PhD   Transfer  Assessment,  will  be  undertaken  after   approximately  12  months.  Satisfactory  progress  must  be  demonstrated  at  the  Transfer  Assessment  before  the  Doctoral  Scholar  is  permitted  to  enter  stage  2  of  the  PhD  programme.  Successful  applicants  under  this  Scholarship  Scheme  must  transfer  to  Stage  2  within  two  years  of  their  registration  as  graduate  research  students. Failure to do so will automatically terminate a Scholarship.    19.  Doctoral  Scholars  will  be  required  to  attend  taught  courses  including  modules  on  generic  and  transferable  skills as recommended by their supervisors, Doctoral Studies Panel or Graduate School Board.    21.  Doctoral  Scholars are afforded the  opportunity  to develop  the practical  application of their academic skills  by  ongoing  academic  training  as  a  Research  Assistant  (RA)  and/or  Teaching   Assistant   (TA)   with  the   intention of  exposing  the  Scholar  to  a  range  of  research  projects  and   methodologies  as  well  as  gaining  experience  in  other  aspects  of  academic  work,  including  exposure  to  teaching  and  examining.  This  process  is  an  important  component  of  the  PhD  programme  of education, and  it also ensures that  students benefit  from  the expertise and  knowledge of high performing PhD students.     21.  Research  Assistants  (RAs)  will be directed by and report  to a research­active member of  staff (referred  to  as a Principal Investigator (PI) who will normally not be their supervisor.  Typical duties will include:  • Assisting the PI in conducting research activities, including planning, organizing, conducting and  communicating the research.  • Coordinating and performing a range of independent and/or team activities involved in collecting,  analyzing, documenting and interpreting literature and data.  • Preparing reports, developing forms and questionnaires, etc.   • Providing information on research progress and outcomes.  • Providing guidance and information to support staff and/or research students.  • Contributing to the publication of the research.  • Performing other incidental related duties.    22.  Teaching Assistants (TAs) will be directed by and report to an ‘academically qualified’ member of the  teaching team (as per AACSB criteria).  Typical duties will include:  • Tutoring  • Invigilating tests or exams  • Preparing examinations  • Preparing module material, research on module topics, etc.  • Grading  • Updating a module’s virtual learning environment (Blackboard)  • Communicating with students  • Holding office hours  • Assisting with the administration of a course  • Lecturing (limited)  • Other incidental related duties.    Doctoral Scholars cannot engage in teaching activities until they have passed the teaching training programme.    23.  Participation  as  an  RA/TA  will  not  be  greater  than  200  hours   in  a  calendar  year  for  a  full  scholarship  holder,  125 hours in a  calendar year for  a half  scholarship holder, and  70  hours in  a calendar year for a fees­only  scholarship  holder.  These  hours   include  reasonable  preparation  time,   actual  contact  time  and  reasonable  assessment  time.  The  details   of  the  participation  are  determined  by the  Director  of the PhD Programme in  the  Business School.    24.  Doctoral  Scholars  are  required  to  submit  to  the Doctoral Research Centre a monthly record of hours spent  on TA/RA duties, signed by the relevant faculty member(s) to whom they are assigned.      25.  The Graduate Studies Board may reassign Doctoral Scholars to different RA/TA duties as it sees fit. 

 

    26.  UCD  attaches  considerable  importance to procedures  for monitoring Scholarships. Doctoral  Scholars will  be  required  to  submit  annually  their  completed­to­date  Research   and  Professional  Development  Plan  (RPDP),  which  has  been  signed  by  their  supervisor,  to   the  UCD   Business  School   Director   of  PhD  Programme.  In  addition, they will be asked to submit a record of their RA/TA duties for the year.     27.  Doctoral  Scholars  are  required  to  give  an  individual  presentation  once  per  year  as  part  of   the  School’s  doctoral  seminar series.   The student’s  Doctoral Studies Panel  will normally attend  this presentation.  In addition,  expected deliverables from Doctoral Scholars are as follows:  o Year  1:  Pilot  project  and  revised  proposal  (this  will  form  the  basis of the student’s  transfer  assessment  – in addition to completed coursework).   o Year  2:  A  completed  paper/chapter of  sufficient quality to  submit  (though not necessarily published) for   conference presentation and a well­regarded academic journal;  o Year  3:  A  completed  paper/chapter of  sufficient quality to  submit  (though not necessarily published) for   conference presentation and a well­regarded academic journal.  o Year  4:  A  completed  paper/chapter  that  is  of  sufficient  quality  to  submit  (though  not  necessarily  published)  for  conference  presentation  and  a  well­regarded   academic  journal.  A  completed  thesis  for  submission, and preparation for a viva voce defence.    28. Scholarships will automatically cease on completion of the Ph.D. Programme.    29.  A student in receipt of a full scholarship is precluded from receiving another internal (UCD) scholarship.  The  terms  do  not  preclude  Doctoral Scholars from applying  for,  or benefiting from, external funding to  support  a  research  project  in  which  the  Doctoral  Scholar  will  participate  during  the  term  of  their  Scholarship,  and  indeed  the  School  encourages  Scholars  to do so.  The value of the  Business School  Scholarship  may be  adjusted  should  such funding be obtained, as may the RA/TA requirements.     30.  Scholars  unable  for  any   reason  (including  medical  reasons)  to  pursue  their  studies  in  accordance  with  the  Terms  and Conditions of  the Scholarship,  must  inform  their Director of PhD Programmes in  the Business School  (via  their  supervisor)  within  two  weeks  of  such  a  situation  coming  to  their  attention.  Given  the  basis  on  which  Scholarships  are  awarded,   UCD  reserves  the  right  to  withdraw,  suspend,  reallocate  or  seek  reimbursement   of  all or part of the Scholarship.    31.  UCD  recognises  that  for  personal,  professional  or  other  reasons;  Doctoral   Scholars  may  wish  to  terminate  their  Scholarship.  This  should  not  be  done  without  prior  consultation   with  the   Director  of  PhD  Programmes  in  the Business School.    32.  All  publicity,  including  public  lectures,   publications,  print  materials  and  press  releases,  television  and  radio  advertisements,  website   content,  film,  video   and  audio  recordings  associated  with  or  arising  from  the  research  undertaken  by  a  Scholar  while  in  receipt  of  a  Scholarship  must  contain  acknowledgment  of  funding  received  from the 'UCD Michael Smurfit Graduate Business School Doctoral Scholarship’.    33.  All  recipients  of  UCD  Michael   Smurfit  Graduate  Business  School  Doctoral Scholarships  must participate in  publicity  and events  associated with the scheme, including  providing information  on  their research for  inclusion  in  the  School's   website.  Scholarship  holders  are  required  to  acknowledge  the  scholarship in  a note accompanying  any publications derived from research done during the term of the scholarship.    34.  It  is  the  responsibility  of  the  Scholar   to  inform  the  University  of  any  change  to the  circumstances  on  which  the  award  of  the  Scholarship  was  based.  The  Scholar  must  also  take  responsibility  for  updating  their  personal  records  including  any  change  of  address,  telephone,  or  e­mail  on  the  UCD  Student  Web  system  within  two  weeks of such a change.    35.  UCD  Michael  Smurfit  Graduate  Business School  Doctoral Scholarships  are held subject to these Terms and  Conditions.  If  any  of  the  above  are  breached  by  a  Scholar,   UCD  reserves  the right to suspend or  terminate the 

 

  Scholarship  and/or  will  require  the  Scholar  to  reimburse UCD  for such  payments as  have already been made to  the Scholar.    36.  Successful  applicants  will  be  required  to  sign  a   form  of  consent  under  the  Data  Protection  Act  1988  in  relation to records on data concerning their registration status and academic record.    37. All issues relating to intellectual property will be subject to the University’s practices and policies.    38. UCD reserves the right to revise the Terms and Conditions of this scheme at any time.    39.  Doctoral  Scholars  will  be  subject  to   the general regulations,  policies and codes of  practice of  the university,  and  the  specific  regulations,  policies  and  codes  of  practice  governing  doctoral  studies  and  research,  as  may  be  amended from time to time by the university.     APPLICATIONS WHICH ARE EITHER LATE OR INCOMPLETE  WILL BE AUTOMATICALLY DISQUALIFIED