Rectoría
Iván Enrique Ramos Calderón, Rector
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Profesor Luis Carlos Castillo Gómez, Ph.D. Representante de la Dirección Equipo Coordinador del GICUV Profesora Miriam Escobar Valencia, Directora de Extensión y Educación Continua Ingeniera Claudia Milena Muñoz P., Coordinadora del Área de Calidad y Mejoramiento Ingeniera Constanza Gutiérrez, Profesional del Área de Calidad y Mejoramiento Ingeniera Maria Carolina Londoño R. , Profesional del Área de Calidad y Mejoramiento Monitores del Área de Calidad y Mejoramiento Fernando Maya Marco Antonio Salcedo Luis Eduardo Giraldo Juan Carlos Lozano Vanesa Montero EQUIPOS DE TRABAJO POR RESULTADOS DEL GICUV 1.
COMITÉ DE ÉTICA: Preside, Edgar Varela Barrios, Vicerrector Administrativo Representante Profesoral: Beatriz Guzmán, Representante Sindicato: Carlos González, Representante Estudiantil:, Ibis Yanguas, Invitado Ocasional: Profesor de Filosofía: Delfín Gruesso Jefe Oficina Jurídica: Jorge Enrique Arias (Antiguo Coordinador del Comité de Ética). COMISIÓN DE ÉTICA (DICIEMBRE DE 2008- Actual): Representantes de los Profesores: Javier Fayad y Harold Galvis Representantes de los Trabajadores: Carlos González y María Betty López Representante de la Dirección: Profesor Luis Carlos Castillo Gómez
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COMITÉ DE GESTIÓN HUMANA: Edgar Varela Barrios, Vicerrector Administrativo Patricia Jaramillo, Jefe División Recursos Humanos Rodrigo Moreno, Jefe Sección de Relaciones Laborales Ana Milena Sandoval, Jefe Sección de Seguridad Social Juan Carlos Ferro, Jefe Sección de Nómina Álvaro Tadeo Merino, Coordinador de Área de Capacitación Fabio Montoya, Contratista de la Vicerrectoría Administrativa
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Florencio Candelo, Profesor Facultad de Ciencias de la Administración (Hasta Diciembre de 2008) PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO: Luis Carlos Castillo Gómez, Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Ludmila Medina Monroy, Coordinadora Área de Análisis Yolima Montero Gross, Coordinadora de Área de Inversiones
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: Elkin Salcedo – Director del OSSO – participación a partir del segundo semestre del año 2008 Eugenio Rengifo- Jefe Sección de Salud Ocupacional Ludmila Medina – Coordinadora de Área de Análisis – OPDI
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Antiguos colaboradores: Andrés Velásquez – Antiguo Director del OSSO – participación hasta diciembre de 2007 John Jairo Gálvez - Jefe Sección de Presupuesto – Representante de la Vicerrectoría Administrativa Amparo Granada - Directora de Autoevaluación y Calidad Académica – Representante de la Vicerrectoría Académica Álvaro Tadeo Merino, Coordinador de Capacitación María Mercedes Gallego – Jefe de Sección de Servicios Varios Luz Piedad Arrigui – Vicerrectoría de Investigaciones Gonzalo Guerrero – Vicepresidente Sintraunicol Pablo Astroz – Jefe de Oficina de Informática y Telecomunicaciones Jaime Camacho - Asesor Consorcio DELIMA - MARSH WILLIS Colombia COMUNICACIÓN PÚBLICA: Miriam Escobar - Directora de Extensión y Educación Continua Alejandro Ulloa Sanmiguel – Director de la Escuela de Comunicación Social ( a partir del 2° semestre de 2008) Carlos Patiño - Director de la Escuela de Comunicación Social Jairo Canaval – Jefe Oficina de Comunicaciones Oscar Campo - Profesor de la Escuela de Comunicación Víctor Dueñas - Director del Programa Editorial Manuel Llanos - Profesional Comunicación Facultad de Salud Antonio Ramírez - Profesional OTRI – Vicerrectoría de Investigaciones
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PLAN DE SENSIBILIZACIÓN E INTERIORIZACIÓN PARA EL AÑO 2008: Lady Otálora - Comunicadora Contratista Andrés Reina – Profesor Departamento de Diseño Miguel Bohórquez – Profesor Departamento de Diseño Mónica García – Profesora Facultad de Ciencias de la Administración Leonel Leal – Profesor Facultad de Ciencias de la Administración Carlos Franco – Profesor Facultad de Ciencias de la Administración
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El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente. Consúltelo en http://gicuv.univalle.edu.co Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Calidad y Mejoramiento Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 301- Oficina 3016 3er. Piso Tele – Fax: 321 22 23 Cali, Colombia Mayo de 2009 Versión N° 1
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 2. RESEÑA HISTORICA 3. MISIÓN 4. VISIÓN 5. PRINCIPIOS. 6. PROPÓSITOS. 7. POLÍTICA DE CALIDAD 8. OBJETIVOS DE CALIDAD 9. LOS PROCESOS DE CALIDAD EN UNA UNIVERSIDAD PÚBLICA COMO LA UNIVERSIDAD DEL VALLE. 10. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE, GICUV 11. ARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y DE CONTROL 10.1 COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 10.1.1 AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL 10.1.2 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO 10.1.3 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA 10.1.4 SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 11.2 MATRÍZ DE ARTICULACIÓN 12. OBJETO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE –GICUV- 13. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD 14. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. 15. EXCLUSIONES PARA LA NTCGP1000:2004 16. DESARROLLO DE LOS RESULTADOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD – GICUV – A DICIEMBRE DE 2008 17. PLAN DE DESARROLLO DEL GICUV PARA EL AÑO 2009 18. PLAN DE SENSIBILIZACIÓN E INTERIORIZACIÓN PARA EL AÑO 2009
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6 1. INTRODUCCIÓN La Calidad para las Instituciones Universitarias se concibe como la realización óptima de su misión como Instituciones de Educación Superior, visualizada en el cumplimiento de altos estándares de calidad en sus procesos de: • formación, • investigación y generación de conocimiento, • extensión y proyección social, y • desarrollo humano y bienestar y la forma como estos impactan en la sociedad. La Universidad fue acreditada a nivel Nacional a través de la Resolución 2020 de 2005 del Ministerio de Educación por 8 años, en la cual se reconoció su compromiso con la educación y su participación en la contribución de desarrollo de sociedad. Hoy la Universidad debe sostener su compromiso de mejorar continuamente, de contribuir en formar mejores ciudadanos y ante todo reconocer la calidad en la prestación de sus servicios. Es por esto, y entendiendo la dinámica de la Institución, que se generan esfuerzos en crear una cultura de calidad que impacte en cada uno de nosotros, seamos docentes o administrativos, que reconozcamos nuestras fortalezas y trabajemos en subsanar nuestras debilidades. A nivel Nacional existen numerosas iniciativas en materia de mejoramiento de la gestión en las instituciones públicas, unas de obligatorio cumplimiento para la Universidad y otras de adopción voluntaria. La Universidad, reconocida como una institución de alta calidad, no debe ser ajena a las iniciativas que en materia de calidad se formulen, máxime cuando se trata de su compromiso con la sociedad; es por esto que ha decidido adoptar dichas iniciativas (obligatorias y voluntarias) y trabajar por su correcta implantación. El GICUV es la forma como la Universidad ha articulado los elementos de compromiso Institucional con el reconocimiento de Alta Calidad otorgado por el Ministerio de Educación. Integra los componentes y elementos del MECI, (Modelo Estándar de Control Interno) las políticas y directrices del SISTEDA (Sistema de Desarrollo Administrativo) y los requisitos – debes – de la NTCGP1000 (Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública) y las hace compatibles con los factores y características del proceso de Autoevaluación Institucional.
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7 A través de la implantación de cada uno de los productos del GICUV la Universidad demostrará la eficiencia en su gestión y su compromiso con la satisfacción de las necesidades de sus usuarios, sean estos externos o internos. Además creará la conciencia de mejora continua y de reconocimiento de que lo que hacemos lo hacemos de la mejor forma. En el presente documento se establecen las bases de la política de calidad de la Universidad y las diferentes estrategias y acciones que se han formulado para su desarrollo. Primero, a manera introductoria se presenta una reseña histórica de la Universidad la cual ha sido extraída del documento de autoevaluación y acreditación institucional. Segundo, la misión, visión, propósitos, principios, la política de calidad y los objetivos de calidad que enmarcan el Sistema de Gestión Integral de Calidad, GICUV. Tercero, se presenta la conceptualización del sistema de calidad en la Universidad como proceso polisémico, multicontextual, en permanente construcción y sobre todo, como en el caso de las obras de arte, ha estado sujeto a múltiples interpretaciones, y ha sido objeto de severas críticas. Pero ante todo, como un mecanismo que permite mejorar la gestión al servicio de la academia. En los capítulos 9°,10°, 11°, 12°, 13° y 14° se presenta el sistema de gestión con cada uno de sus elementos: MECI, SISTEDA, NTCGP1000:2004 y ACREDITACIÓN, la forma de articulación, las diferentes responsabilidades frente al sistema y las exclusiones frente a la norma por la característica de institución de educación superior. Quinto, a manera de resumen, el capítulo 15° presenta los resultados obtenidos en el año 2008 con base en los 40 productos establecidos en el plan de implantación del sistema. Sexto, el capítulo 16° presenta el Plan de Desarrollo para la vigencia 2009 del Sistema de Gestión Integral de Calidad y la forma de articulación con las Facultades, Institutos Académicos y las Sedes Regionales denominados Nodos dentro del Sistema. Séptimo, como último capítulo, se establece el Plan de Sensibilización e Interiorización para el año 2009 el cual contempla campañas de apropiación de la cultura de calidad.
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8 2. RESEÑA HISTORICA1 “Fue un esfuerzo titánico el que hicieron los creadores de la Universidad del Valle. Pasar de un sueño pastoril, tranquilo y campesino, al mundo moderno en menos de sesenta años, con el único artificio de crear una institución de educación superior, una universidad donde campean las letras, el arte, la filosofía, las ciencias, la tecnología, etc.” Ángel Zapata Ceballos Profesor Jubilado Facultad de Ciencias Antecedentes Generales Durante los años cuarenta, el Valle del Cauca se afianzaba como una región con un cierto nivel de desarrollo, poseía una relativa y eficiente infraestructura de transporte, un incipiente ensamblaje agroindustrial y manufacturero y una gran vocación agropecuaria. En esa época la mayoría de los habitantes del Valle del Cauca tenía una baja preparación académica y profesional, factor que influía negativamente en el crecimiento del sector industrial. El alto volumen poblacional y lo restringido del mercado laboral por su baja preparación técnica y académica, deprimieron los salarios y aceleraron la recuperación de los capitales, permitiendo adelantar nuevas experiencias industriales en asocio con capitales internacionales . Aunque el panorama económico no se mostraba desfavorable, algunos dirigentes vallecaucanos, conscientes de que no bastaba con ampliar las tierras cultivadas, y de que no era conveniente manejar una nueva economía únicamente con los instrumentos que tenían a su alcance, descubrieron que necesitaban toda una infraestructura material, técnica y humana para materializar sus sueños. Cuatro fueron los objetivos que se propusieron: Construir un Plan de Desarrollo para la región. Crear la Corporación Regional del Valle del Cauca (C.V.C.). Capacitar personal para enfrentar la tecnificación de la producción. Crear el Instituto Técnico Industrial Antonio José Camacho de Cali.
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1 Extraído del documento Sipnosis del Proceso de Autoevaluación y Acreditación Institucional (2005)
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Formar personal capacitado para administrar las nuevas empresas, conocer y adecuar nuevas tecnologías e investigar los productos del agro. Se crearon dos instituciones: una de educación superior, la Universidad Industrial del Valle, y otra de investigación agropecuaria, la Estación Agrícola Experimental de Palmira.
El contexto en el que fue creada la Universidad estaba determinado internacionalmente por la coyuntura económica de la posguerra, y nacionalmente por el comienzo de una segunda fase de desarrollo industrial, caracterizada por la producción de bienes intermedios y por la inversión extranjera, especialmente en el eje metropolitano Cali – Yumbo. Dicho contexto explica, al menos en parte, la orientación tecnocrática de la Universidad durante sus primeros años . La idea de fundar un centro de educación superior fue de Don Tulio Ramírez cuando era Rector del Instituto Antonio José Camacho. Se trataba de una necesidad sentida y por lo tanto fue acogida por un grupo de vallecaucanos liderado por el Doctor Severo Reyes Gamboa. Trabajando a la par estaba la Cámara de Comercio de Cali, que el 20 de abril de 1945 solicitó a la Asamblea del Departamento del Valle el estudio de la creación de una Facultad de Enseñanza Comercial e Industrial. El 11 de junio de 1945 la Asamblea Departamental del Valle del Cauca, por Ordenanza No. 12, creó la Universidad Industrial del Valle del Cauca, con un objetivo claro: capacitar al personal que tendría a su cargo la transformación de la ciudad de Cali, ya que ésta crecía desordenadamente al igual que la comarca vallecaucana y sus territorios de influencia. En el proceso evolutivo de la Universidad se pueden identificar diferentes etapas; en cada una de ellas se mencionan los hechos más relevantes para su configuración como institución de educación superior. Primera etapa 1945 – 1957: Doce años Esta etapa corresponde al desarrollo inicial y puede definirse como de gestación del proyecto y orientación de la Institución hacia una política de vinculación de la Universidad con su medio geográfico y social. Las labores empiezan, teniendo como sede el Claustro de Santa Librada, con la intención de dar solución a las demandas del incipiente desarrollo de la comarca vallecaucana; la Universidad se inicia con la Escuela de Comercio Superior y Administración de Negocios, que ya venía funcionando paralelamente con la Escuela de Comercio y que fue suprimida en 1950; la Escuela de Enfermería que había sido
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10 creada en 1920, y la Facultad de Agronomía, cuyo origen se encuentra en la Escuela Superior de Agricultura Tropical; esta última Facultad en 1946 fue incorporada a la Universidad Nacional y trasladada a Palmira. Figuraba también como anexo a la Universidad, el Colegio Femenino de Segunda Enseñanza, posteriormente separado de la Institución. En 1949 existía la Escuela de Enfermería, y las Facultades de Comercio Superior, de Ingeniería Química, creada como Facultad de Química Industrial; de Ingeniería Eléctrica, la cual en 1953 se transformó en Facultad de Ingeniería Electromecánica, y de Arquitectura; dirigía la Universidad su segundo Rector, Dr. Hernán Cruz Riascos. Luego vino una especie de receso en el desarrollo institucional, la entidad sufrió las consecuencias de los cambios en el gobierno; en 1950 se consideró inminente el cierre, afortunadamente impedido por el esfuerzo y la tenacidad de funcionarios y empleados quienes evitaron que se produjera la medida condenatoria; al llegar a la Dirección de Educación, el doctor Diego Velasco Hoyos demostró gran interés por la Institución, a cuyo frente se designó un Rector de indeleble memoria: el doctor Carlos Arturo Cabal. La Facultad de Medicina, fundada en 1950, abre sus puertas en 1951 en el viejo claustro de Santa Librada. Consecuentemente con lo anterior, los estudios de Enfermería, cerrados en 1949, se volvieron a abrir en 1952, hecho éste que propició la disponibilidad de personal que asumiera labores complementarias en el campo de la salud. La tarea siguiente consistió en interesar a las autoridades departamentales y municipales en la obra universitaria y dedicar tiempo y esfuerzo a la búsqueda de un patrimonio y de una sede para la Universidad, pues constantemente los locales de Escuelas, Facultades y oficinas administrativas se tornaban insuficientes. En 1954, se inicia la construcción de los Edificios en la Sede de San Fernando, para las Facultades de Medicina y de Arquitectura, y para la Escuela de Enfermería. La Ordenanza Nº 10 de 1954, que cambió el nombre de la Institución por el de Universidad del Valle, estableció un Consejo Académico y uno Administrativo, con participación en este último de representantes de diferentes sectores de la comunidad vallecaucana; la definición del Consejo Académico facilitó la participación de decanos y profesores para analizar los distintos problemas académicos, conformándose así la espina dorsal de la Universidad del Valle. De este modo, la Universidad contribuyó a crear canales de participación y de convivencia con los distintos estamentos que la conformaban y que tomaban parte en su desarrollo.
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11 En el campo cultural, y como obra trascendente, se creó el Departamento de Publicaciones que comenzó desde el año de 1955 a preparar trabajos de autores colombianos, bajo el nombre de Biblioteca de la Universidad del Valle; gracias a esta iniciativa del Rector Mario Carvajal la cultura colombiana enriqueció su bibliografía. Igualmente en 1955 comenzaron los estudios de posgrado, cuando la Universidad abrió la Escuela de Graduados de Medicina, a la cual acudían en principio médicos graduados en otras universidades del país, que deseaban especializarse en alguna rama de la Medicina. El 4 de noviembre de 1957 el departamento del Valle del Cauca cede a la Universidad las piscinas olímpicas, el Estadio “Pascual Guerrero” y el Gimnasio “Evangelista Mora”, donación ratificada por el Ministerio de Gobierno. Posteriormente, la Nación le adjudica una reserva de 300 Km2 en el sector de Bahía Málaga, para establecer un centro de Biología Marina y para hacer estudios forestales. En ese mismo año se iniciaron estudios de Nivel Intermedio, estableciéndose la Escuela de Técnicos de Laboratorio Médico y la de Auxiliares de Ingeniería en Topografía y Vías. Un aspecto fundamental de esta época es el esfuerzo de la Universidad para incrementar su profesorado y mejorar la calidad y preparación de los docentes; así mismo vale la pena resaltar la labor de los profesores de física, química, matemáticas y biología, los cuales, como germen de la futura Facultad de Ciencias, brindaron su docencia en los aspectos básicos de los programas existentes. Al terminar esta etapa la Universidad contaba con 5 Facultades: Ingeniería Química, Arquitectura, Ingeniería Electromecánica, Medicina y Ciencias Económicas, así como las escuelas de Topografía, Enfermería y Tecnología de Laboratorio; hacían parte de la Universidad 556 estudiantes, 174 profesores y 159 personas en el sector administrativo; se contaba con un presupuesto de $5’725.848.oo y un patrimonio aproximado de $20’000.000.oo. En medio de los cambios políticos en el país durante 1957, las universidades, con el liderazgo de la del Valle, proponen la expedición de un estatuto universitario específico para las universidades del orden departamental.
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12 Segunda Etapa 1958 – 1962: Cuatro años Después del remezón en el campo institucional y político que sufrió la nación en 1957, la junta militar que gobernaba el país expide el Decreto 0277 del 15 de julio de 1958, por el cual se establece el régimen jurídico de las universidades oficiales departamentales, el cual aún cuando sólo introducía cambios específicos mínimos, sirvió de pauta para la estructuración de la educación superior en Colombia. En 1958 comenzaron los planes para la creación de los estudios económicos y sociales, y en 1959 se creó la Facultad de Economía. Para el mismo año, profesores de Matemáticas y Estructuras de la Facultad de Arquitectura elaboraron un anteproyecto de programas de estudio para las Facultades de Ingeniería Sanitaria, Hidráulica y de la Construcción, creándose en 1961 la Facultad de Ingeniería Sanitaria. En 1959, se organizó el Departamento de Extensión Cultural para ofrecer la programación de actividades culturales, artísticas y educativas. Para 1960 la Universidad, con miras a impulsar programas de estudios intermedios y tecnológicos, abrió la Escuela de Comunicaciones cuyo programa tenía una duración de tres años y sus egresados recibían el título de Auxiliar de Ingeniería en Comunicaciones. En ese mismo año se inició el Magíster en Administración Industrial, del cual se avanzó rápidamente hacia las especializaciones en Economía Industrial, Economía Agrícola, Economía General y el Magíster en Economía Agrícola. Durante esta etapa se generó una relación fuerte entre la sociedad de la región y la Universidad. Igualmente, se logró un convenio con la Universidad de Tulane, en Nueva Orleáns, que permitió la creación del Instituto de Investigación y Entrenamiento, para brindar capacitación en Medicina Tropical a alumnos de la Universidad Norteamericana que antes la recibían en Londres. En esta época el programa de Medicina ya aparece fuertemente ligado al Hospital Departamental y la Facultad de Salud figura como pionera en el país en el campo de la salud pública a través de sus programas en Siloé (Cali) y en el municipio de Candelaria, liderados por médicos asociados con profesionales de diferentes áreas: Arquitectos, Enfermeras e Ingenieros Sanitarios, entre otros. La Universidad estaba interesada en la formación de profesionales concebidos como una simbiosis de lo técnico, lo humanístico y lo social, por lo tanto la educación a impartir debería ser integral; de esta forma la Universidad fue avanzando en su proceso de fortalecimiento institucional.
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13 Durante esta etapa también se consigue: • Decantar las políticas y la vinculación de la Universidad con su medio y dar coherencia a toda la tarea académica. • Consolidar un grupo profesoral de tiempo completo y tiempo parcial, y fortalecer las políticas de bienestar estudiantil. • Obtener apoyo económico de instituciones internacionales para las unidades académicas. • Afirmar un concepto federalista en el impulso institucional. • Adelantar la etapa preparatoria para el establecimiento de los estudios generales. Al terminar esta etapa la Universidad contaba con 6 Facultades, 5 escuelas de nivel técnico, 902 estudiantes, 213 profesores (134 de tiempo completo) y un presupuesto anual de $11’890.000.oo. Como parte de la sólida relación de la Universidad con el entorno, se inicia el reordenamiento académico-administrativo, se establecen conceptos de planeación, y se inician los planes para la construcción de la ciudad universitaria. Tercera etapa 1962 – 1971: Nueve años En 1962 se crea la Oficina de Planeación Universitaria con el objetivo de diseñar la planeación general de la Universidad, elaborar los planes para construir una nueva sede con el fin de ampliar cobertura, y avanzar hacia la transformación de la Universidad en un sistema universitario regional, con cubrimiento en las ciudades intermedias del departamento como: Palmira, Buga, Tuluá, Buenaventura, Zarzal, Cartago, Sevilla, con un núcleo central en Cali. Se empieza a gestar el sistema de regionalización, proyecto que no se alcanzó a consolidar en esta época; sólo se hicieron los planes respectivos. Para la construcción de la nueva sede en un terreno cedido por los hermanos Garcés Giraldo de 1’000.000 de m2, se requerían recursos que no se tenían, por ello se decidió solicitar un préstamo al Banco Mundial; aunque el préstamo fue aprobado, su presidente objetó la decisión al considerar que esta sería la primera solicitud de muchas que les llegarían de otras universidades del mundo. Al final el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), aprueba un préstamo de preinversión. La Universidad, para perpetuar el flujo de dinero en la construcción, logra la creación por parte de la Nación de una estampilla regional y, gracias al liderazgo del Concejo de Cali, obtiene un porcentaje del incremento predial que se produciría al valorizarse el sector donde se construyera la ciudad universitaria.
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14 También se intensificó la especialización del profesorado (en el año 1963-64 el 69.5% del profesorado, incluyendo todas las categorías docentes, era especializado), mostrando un ciclo de mayor exigencia científica y un incremento en la labor interdisciplinaria. En el año de 1963 se abre la Escuela de Técnicos de Laboratorio Químico. Así mismo, en 1964 se crea el programa de Administración de Empresas en la Facultad de Ingeniería Electromecánica, el cual en 1965 se traslada a la Facultad de Ciencias Económicas. Este periodo también se caracteriza por la determinación de políticas que surgieron en las etapas anteriores, expresadas en cambios fundamentales de la organización académico-administrativa. En 1964 se fueron agrupando las Facultades y Escuelas en un sistema de Divisiones, departamentalizadas dentro de un concepto de integración de recursos, lo que se tradujo en un incremento de la actividad académica con un mayor número de programas docentes, investigativos y de servicio a la comunidad. Todas las Facultades se convirtieron en Divisiones, así: Ingeniería, Ciencias Económicas, Arquitectura y Salud. Teniendo como base el Departamento de Extensión Cultural surge la Facultad de Educación, con el fin de preparar profesores licenciados en Estudios Sociales y Filosofía, Idiomas, Matemáticas y Ciencias; unos meses más tarde esta Facultad se reemplazó por el Instituto de Humanidades y Educación, el cual dio lugar a las Divisiones de Educación y de Humanidades, creadas en 1964. La nueva División de Humanidades comenzó con cinco Unidades Académicas: los departamentos de Filosofía, de Letras, de Historia, de Idiomas y de Música; por su parte, la División de Educación desarrolló licenciaturas en las siguientes áreas: Matemáticas, Física, Biología y Química. Para 1966, el programa de Magíster en Administración amplió su campo de formación e inició actividades en la modalidad de tiempo completo. La División de Ciencias Económicas, que comprendía Economía Agrícola y Economía Industrial, se dividió en tres departamentos: Economía, Administración y Ciencias Sociales. Este último incluía Ciencias Políticas y Económicas. Economía Agrícola se ubicó en la Universidad Nacional sede Palmira. En ese mismo año se creó la División de Ciencias que agrupaba a los profesores de Física, Química, Matemáticas y Biología y cuya finalidad inicial era servir de soporte a los Estudios Básicos y formar profesionales en esas mismas áreas.
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15 Para 1968, se sentaron las bases del programa de Ingeniería Agrícola en convenio con la Universidad Nacional. Al final de este periodo fue muy importante la internacionalización de la Universidad a medida que fundaciones extranjeras financiaron varios programas de posgrado. Con la apertura de los campos docentes, la investigación comenzó simultáneamente en cada División académica. Avanzada la década 1960 –1970 se establecieron los estudios de posgrado, con programas conducentes a títulos de Magíster en Planeamiento General, en Enfermería Clínica, en Salud Pública, en Fisiología, en Lingüística y Español, y en Administración Educacional. La Universidad recibió en esa época la condecoración Cruz de Boyacá y su Rector, la Orden de San Carlos. En esta etapa, la Universidad contaba con 5.302 estudiantes; un personal docente de 453 profesores tiempo completo, y 174 de tiempo parcial; el 9% con Doctorado, el 20% con Magíster y un 21% como Especialistas. Desde 1968, acontecimientos como la guerra de Vietnam, la agitación estudiantil en Europa, la presencia de los Cuerpos de Paz en Latinoamérica y en particular en Colombia, dieron lugar a una serie de protestas, mítines, marchas y tomas, en los cuales miembros de la comunidad universitaria manifestaban su rechazo a la penetración cultural y al convenio con el BID para la construcción de la ciudad universitaria, exigían un cambio en los consejos Superior y Directivo, así como la renuncia del Rector y se oponían a la presencia en la Institución de fundaciones extranjeras y de la FES. Así mismo, se solicitaba al Gobierno Departamental y a la Asamblea trasladar a la Universidad el porcentaje asignado en el presupuesto regional, dado que el mismo no había sido entregado a la Institución. Cuarta Etapa 1971-1980: nueve años Las protestas estudiantiles que venían desde 1968, se extendieron a temas como la represión académica y el elevado nivel de exigencia a los estudiantes, y se agudizaron a raíz del nombramiento del Decano para la División de Economía y Ciencias Sociales, hecho que fue rechazado por los estudiantes, quienes se tomaron la rectoría el 15 de febrero 1971; acontecimientos que llevaron a que la policía se tomará y allanará por primera vez las instalaciones universitarias, así como a la expulsión de varios docentes y estudiantes; años después la Institución reintegró a algunos de ellos.
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16 La situación se agravó hasta el punto de que el Rector prácticamente se vio obligado a dimitir de su cargo. Desde mediados de febrero de 1971, la Universidad permaneció cerrada hasta que, a raíz del nombramiento de un nuevo Rector, en abril de ese mismo año, la Institución abrió de nuevo sus puertas. Contrastando con los hechos anteriores, para 1971 la ciudad universitaria, que estaba construida en un 63%, sirvió como villa olímpica de los deportistas que participaron en los juegos panamericanos; sus organizadores construyeron las residencias universitarias y la cafetería central como retribución. Este proyecto de construcción hizo gala de una forma arquitectónica novedosa, funcional y diferente; fue elaborado por un grupo de personas pertenecientes a distintas áreas académicas que tenía como coordinador general al arquitecto Jaime Cruz; esta obra fue considerada Premio Nacional de Arquitectura 1972. Después de la crisis universitaria de 1971 las unidades académicas sufrieron diversas transformaciones, ejemplo de ello fue la División de Educación, la cual cambió su estructura en: - Departamento de Administración y Planeación Educativa. - Departamento de Psicología. - Departamento de Currículum y Fundamentos de la Educación. Hacia mediados de esta década se creó el Departamento de Educación Física y Salud. El Departamento de Administración, en ese entonces dependiente de la División de Ciencias Sociales y Económicas, reestructuró sus programas de Magíster en un solo Magíster en Administración Industrial y se hizo cargo de la dirección del programa Técnico de Administración de Empresas. Posteriormente el Consejo Directivo por Resolución 175 de 1973 trasladó transitoriamente el Departamento de Administración y los planes de estudio a su cargo, a la División de Ingeniería. Para 1975 se crea el programa complementario en Administración, que otorgaba un título profesional, y en 1978 se inicia el Plan de Estudios de Contaduría. Hasta 1975 conservaron el nombre de Divisiones las distintas áreas académicas; a partir de este año se volvió a adoptar el nombre de Facultades. En 1975 se inicia una época de desarrollo relevante para la Facultad de Humanidades (que contaba con el Departamento de Música en 1971 como plan de licenciatura), con la creación y puesta en marcha de nuevos planes de estudio como las Licenciaturas integradas en Educación. Además se inicia la discusión en torno a la creación del
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17 plan de estudios de Comunicación Social y la anexión de la Escuela de Trabajo Social. Complementando lo anterior se había creado en 1972 la Revista Lenguaje, como un órgano de difusión de las investigaciones lingüísticas. Así mismo surge el programa de Teatro en el Departamento de Letras. Ante la deserción de profesores por los bajos salarios, el Consejo Directivo, mediante la Resolución 076 de 1977, y posteriormente por la resolución No 115 de septiembre 19 de 1989 (Consejo Superior), reglamentó la carrera profesoral con base en los méritos académico-investigativos y académico-administrativos de los docentes. En 1976 nace el Centro de Investigaciones Socio Económicas CIDSE, adscrito a la Facultad de Ciencias Sociales y Económicas, cuyo objetivo ha sido desde entonces impulsar la investigación en los campos de la Economía y la Sociología; posteriormente, en 1978, en dicha Facultad se crea el Programa Académico de Sociología. El Decreto 80 de 1980 , que modifica la educación superior en el país y organiza el sistema de educación post-secundaria como un servicio público con una función social, marca un hito no sólo en la Universidad, sino en la educación superior del país, impulsando la investigación y el espíritu crítico orientada a generar conocimientos, a crear y adecuar tecnologías. Quinta etapa 1980 – 1990: diez años Para este periodo, la Universidad del Valle mantuvo y consolidó su perfil de universidad moderna, liderando modelos de investigación y de prestación de servicios. Surge en esta época el Plan de Desarrollo 1986- 2000, el cual plantea entre sus concepciones el significado de la planeación y evaluación institucionales, el objetivo o función de la Universidad, y su compromiso con la educación superior en el desarrollo de las tres funciones sustantivas; así mismo proyecta a la Universidad del Valle en el contexto del desarrollo regional, nacional y mundial. Además, muestra los alcances de la Institución en el contexto educativo, el bienestar universitario, los recursos, la informática y la gestión. En 1983 el Departamento de Administración se separa de la Facultad de Ingeniería y constituye la actual Facultad de Ciencias de la Administración. La Resolución 043 de 1984, hizo que las Asociaciones Profesorales como Orgapro, Asprosalud, Asprociencias y el Colegio de Profesores, fueran reconocidas por el Consejo Superior.
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18 Hacia 1985 comenzó a funcionar el Comité de Estatuto Profesoral con el propósito de aplicar las normas referentes al desarrollo de la carrera profesoral, así como revisar y mejorar permanentemente la reglamentación existente. A partir de 1985, por el incremento y desarrollo de investigaciones en diferentes áreas se crearon numerosos grupos de trabajo y se establecieron convenios con organismos nacionales e internacionales para el desarrollo de esta actividad, así como para la divulgación de los resultados y la formación de docentes de educación media; el Ministerio de Educación Nacional, Colciencias, la UNESCO y la OEA son algunos de los organismos signatarios de estos convenios. Numerosos programas de posgrado, entre ellos los Doctorados, aprobados en la década siguiente, tienen su origen en dicha actividad investigativa. En esa época en la Facultad de Humanidades, se crearon los posgrados de Maestría en Historia Andina, Literatura, Filosofía y las Especializaciones en Ciencias Sociales, Gerontología, Desarrollo Comunitario, Derechos Humanos y Filosofía de la Ciencia. La rectoría de ese entonces logró consolidar el desarrollo y estabilizar e impulsar procesos fundamentales como la aprobación de la estampilla mediante una Ley del Congreso y el despegue del proyecto de regionalización, el cual además de representar un cambio sustancial para el Departamento del Valle del Cauca, sirvió para que la Universidad del Valle estableciera vínculos más estrechos con las comunidades con el fin de contribuir al desarrollo económico, social, cultural y científico de la región. Se despierta también en esta época un gran interés por la conceptualización de la autoevaluación institucional, por la formación integral y la flexibilidad curricular, temas éstos que aún son objeto de discusión en diferentes foros académicos. Sexta Etapa 1990 – 1998: ocho años El reconocimiento a la importancia de la investigación, impulsa la Ley 29 de febrero de 1990 para el fomento de la investigación científica y el desarrollo tecnológico, incorporados a los planes y programas de desarrollo económico y social del país, y a la formulación de planes de ciencia y tecnología, tanto para el mediano como para el largo plazo, donde las universidades con trayectoria en investigación, se comprometieron con este campo. Igualmente la Ley 26 del 8 de febrero de 1990, crea la emisión de la estampilla pro Universidad del Valle, lo que permite inversión en la planta física, dotación y compra de equipos para desarrollar nuevas tecnologías, nuevos materiales, comunicaciones y robótica.
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19 Entre 1992 y 1995 se inicia y se consolida la oferta de programas académicos completos en las sedes regionales, contribuyendo a crear condiciones que permitieran retener jóvenes en sus regiones de origen y lograr revertir allí los conocimientos adquiridos. Se adelanta la discusión sobre la reforma curricular y se emite el Acuerdo 001 de febrero 3 de 1993 del Consejo Superior, en el cual se establece el marco general de la estructura curricular de la Universidad del Valle; con el fin de dar soporte a nuevas formas de docencia se dotan con equipos audiovisuales algunas de las aulas ubicadas en la Facultad de Ciencias y se incrementa la dotación de equipos de cómputo, paralelamente con el desarrollo de diferentes sistemas de información. En toda la Universidad se generan múltiples programas de posgrado, tanto Especializaciones como Maestrías y se inician los Doctorados en las Facultades de Salud y de Ciencias, con el apoyo de COLCIENCIAS, entidad que igualmente contribuyó en forma notable al fortalecimiento de los grupos de investigación, proceso en el cual se destacó la Universidad del Valle. La Asamblea General de Profesores realizada el 15 de febrero de 1995, asignó al Comité Profesoral la tarea de elaborar una propuesta de organización única de profesores para la Universidad del Valle; cumpliendo el mandato de la Asamblea General se organizó el Comité Coordinador de las Representaciones Profesorales de la Universidad del Valle, cuyo presidente es el Representante profesoral al Consejo Superior. Se crea en 1994 el Instituto de Educación y Pedagogía y la Escuela de Psicología, esta última dependiente de la Vicerrectoría Académica; se traslada a la Facultad de Salud el programa de Educación Física, el cual se reintegra posteriormente al mencionado Instituto. En 1995 la Facultad de Arquitectura, en asocio con los programas de Comunicación Social, Arte Dramático y Música da origen a la actual Facultad de Artes Integradas. En consonancia con las directrices nacionales, se inician en esta etapa los procesos de acreditación de Programas Académicos. Al comienzo de esta época la Universidad disfrutó de una especie de bonanza financiera por el ingreso de recursos de la Estampilla. Hubo apoyo a las investigaciones, pero sumas muy altas se dedicaron a la construcción de obras y al montaje de centros, institutos y cátedras, para promover la investigación y el desarrollo tecnológico, al margen de la estructura institucional de las Facultades y los Departamentos,
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20 lo cual, unido al déficit presupuestal que la Universidad venía acumulando por el pago pensional a partir del 30 de junio de 1995, contribuyó a la crisis financiera e institucional de 1998. Como resultado de la crisis, la Universidad no funcionó durante el segundo semestre de 1998, los jubilados no recibieron sus mesadas, los profesores, empleados, trabajadores y directivos tampoco recibieron su salario durante cinco meses, y ochenta y dos profesores se jubilaron en ese periodo. Séptima etapa 1999 – 2004: Seis años A comienzos de 1999, la Universidad abrió sus puertas sorteando grandes dificultades. La gestión que hicieron los rectores de esa época dio sus frutos, pues se logró la creación del Fondo Pensional, firmado en diciembre del 2000, por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público; la Gobernación y la Universidad, firmaron el contrato Inter-administrativo de concurrencia para el pago del pasivo pensional y la correspondiente expedición del Macrobono Pensional; desde enero del 2001 estos pagos se están haciendo con cargo al Fondo Pensional; se renegoció la deuda pública con los bancos y se canceló la deuda laboral con la comunidad universitaria. Se consolidó el proceso de regionalización, iniciado en 1985, mediante la regularización de la oferta académica en las nueve sedes regionales: Palmira, Buga, Cartago, Buenaventura, Zarzal, Tuluá, Caicedonia, Yumbo y Santander de Quilichao. Se hizo un ajuste en el Currículo mediante el Acuerdo 009 de mayo 26 de 2000 (Consejo Superior), por el cual se establecen las políticas, las normas y las instancias para la definición y reforma de los programas de formación de pregrado de la Universidad del Valle, así como la reforma al acuerdo 001 de febrero de 1993; se reorganizó la asignación académica mediante la Resolución 022 de mayo 8 de 2001 del Consejo Superior; se consolidaron los procesos de autoevaluación conducentes a la acreditación de los programas, y se incrementó la cobertura mediante el ofrecimiento de programas en horario nocturno (jornada ampliada); se estableció el sistema de investigaciones, se reabrió el Programa Editorial, se adelantó el proceso de negociación con el sindicato (SINTRAUNICOL), e igualmente se realizó el estudió Siglo XXI que sirvió de base para la Modernización Administrativa. En el año 2002 se presentó una situación de anormalidad académica, originada por disposiciones del orden nacional y administrativo, pero a pesar de ello la Universidad pudo terminar los semestres programados.
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21 En el año 2004 la Universidad continúa avanzando en el cumplimiento de las funciones sustantivas, fortaleciendo la investigación, consolidando la academia, trabajando en la ampliación de cobertura y en la autoevaluación y acreditación de programas académicos. Ha fortalecido sus relaciones con el entorno y el trabajo de las nueve sedes regionales, con estrategias como la administración al servicio de las funciones sustantivas, el mejoramiento de la planta física, el avance en las Nuevas Tecnologías de Información y Comunicaciones (NTICs), la red universitaria de alta velocidad y el Programa Editorial. Se ha trabajado en la política de recuperación de sus finanzas, que permite la sostenibilidad financiera, cuidando de no ir en detrimento del patrimonio ni del crecimiento de la Institución. Así mismo, y como parte esencial de su proyección institucional, durante el 2004 el Consejo Académico ha adelantado la reflexión hacia la construcción del Plan de Desarrollo 2005 – 2015. Podemos afirmar que la Universidad del Valle es hoy en día una institución consciente de su pasado y de los esfuerzos adelantados para llegar a ser una de las principales universidades del país, donde la docencia y la investigación se articulan en la búsqueda del conocimiento y en procura del bienestar de la comunidad objeto de su influencia.
3. MISIÓN La Universidad del Valle, como Universidad Pública, tiene como misión educar en el nivel superior, mediante la generación y difusión del conocimiento en los ámbitos de la ciencia, la cultura y el arte, la técnica, la tecnología y las humanidades, con autonomía y vocación de servicio social. Atendiendo a su carácter de Institución estatal, asume compromisos indelegables con la construcción de una sociedad justa y democrática.
4. VISIÓN La Universidad del Valle, como una de las más importantes instituciones públicas de educación superior del país (Colombia) en cobertura, calidad y diversidad de sus servicios, aspira a consolidarse como una universidad de excelencia, pertinente, innovadora, eficiente, competitiva, con proyección internacional y de investigación científica.
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22 5. PRINCIPIOS. Para cumplir con su misión la Universidad del Valle define los siguientes principios y valores como fundamento para el ejercicio de sus tareas y funciones y como guía para la orientación de su desarrollo: • •
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El respeto y la prevalencia del interés colectivo sobre el particular y la defensa de la igualdad de oportunidades. La libertad en la enseñanza, la investigación y la difusión del pensamiento en un ámbito de pluralismo ideológico y diversidad cultural que haga posible la promoción de la crítica y el debate públicos. La integralidad en la formación, entendida como equilibrio entre los aspectos científico, tecnológico, artístico y humanístico en los procesos de aprendizaje. El compromiso con la paz, la democracia, la defensa del interés público, el ejercicio de los derechos humanos, la promoción de los deberes civiles y el desarrollo de la civilidad.
6. PROPÓSITOS. La Universidad en el marco de su misión y en el desarrollo de su visión se propone: • Ofrecer un servicio público de educación superior de acuerdo con los principios, derechos y deberes consagrados en la Carta Política y en las Leyes de la República. • Brindar oportunidades para una formación de excelencia, homologada internacionalmente, que le permita a sus egresados ejercer un liderazgo cultural y ciudadano y cumplir a cabalidad sus funciones profesionales y de servicio a la comunidad. • Propiciar en los estudiantes un desarrollo personal, social y cultural basado en los valores de la razón, el compromiso ético y la sensibilidad estética que les permita desarrollar sus talentos y fortalecer su autoestima.
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23 • Hacer de la investigación un eje central de la actividad universitaria y propiciar su integración con los programas de formación. • Promover la apropiación crítica, la creación y la transferencia responsable del conocimiento y su aplicación al estudio y la transformación del entorno. • Fomentar el estudio y el enriquecimiento del patrimonio cultural de la nación y la defensa, valorización y conservación del medio ambiente y el desarrollo de su biodiversidad. • Promover una cultura de calidad y excelencia en todos las instancias y niveles de la organización y gestión académica, docente, investigativa y administrativa. • Brindar apoyo y asesoría especializada al Estado y a los diversos sectores sociales, conservando su autonomía académica e investigativa. • El ejercicio de la autonomía universitaria basado en la misión de la Institución y en el uso y administración responsables de los bienes públicos. • Fortalecer el desarrollo educativo de la región y del país en todos los niveles y modalidades. • Trabajar porque los grupos en situación de inequidad social puedan acceder a la educación superior en condiciones de igualdad de oportunidades y sobre la base de los méritos propios y del trabajo personal.
7. POLÍTICA DE CALIDAD La Universidad del Valle, a través del compromiso de la dirección y la comunidad universitaria, mediante la adopción de mecanismos de planeación, control y mejoramiento continuo en cada uno de sus procesos y servicios; se compromete con su misión como Institución de Educación Superior, visualizada en el cumplimiento de altos estándares de calidad nacionales e internacionales, brindando una formación integral, fundamentada en la docencia, investigación y la extensión, que beneficie a la sociedad.
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24 8. OBJETIVOS DE CALIDAD La Dirección de la Universidad a través de la Resolución de Rectoría N° 3.042 del 5 de Diciembre de 2008 definió los Asuntos Estratégicos del Plan Estratégico de Desarrollo 2005 – 2015 como Objetivos de Calidad para el Sistema de Gestión Integral de Calidad – GICUV – a los cuales se les hace seguimiento periódico a través de una Matriz de Indicadores que evidencian su ejecución y cumplimiento
1. Calidad y Pertinencia: La calidad de la oferta académica y su pertinencia en la Universidad del Valle depende de la calidad de sus profesores, de sus estudiantes, de los currículos que se ofrecen y de los procesos de gestión académica, administrativa y financiera que se pongan en marcha.
2. Vinculación con el Entorno: Ordenar, concretar y fortalecer la vinculación y comunicación con el entorno social, político y económico para contribuir a la solución de problemas críticos de la región y del país y a la construcción de un proyecto cultural, ético y democrático. 3. Modernización de la Gestión Administrativa y Financiera Asegurar que la comunidad universitaria asuma el compromiso de pensar la Universidad en forma colectiva, continua y permanente y actuar de manera que las decisiones se enmarquen en estrategias compartidas y sostenibles. 4. Democracia, Convivencia y Bienestar Promover el desarrollo de relaciones sociales constructivas entre los miembros de la comunidad universitaria, basado en el respeto por la diferencia, el diálogo, la libertad de pensamiento y la
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25 formación integral fundamentada en valores tales como la solidaridad, la defensa del interés público, la equidad, la responsabilidad y el compromiso social.
5. Fortalecimiento del Carácter Regional Propender por la integración del quehacer universitario al desarrollo armónico e integral de las regiones, traducido en el mejoramiento de la calidad de las diferentes esferas de la vida ciudadana para que la Universidad se convierta en el principal dinamizador social, cultural y artístico de su zona de influencia.
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26 9. LOS PROCESOS DE CALIDAD EN UNA UNIVERSIDAD PÚBLICA COMO LA UNIVERSIDAD DEL VALLE. 2 “La primera tarea de un líder es mantener la esperanza viva” Joe Batten La acentuación de las tendencias globales, la importancia cada vez mayor de la sociedad del conocimiento, las exigencias de la política pública para la educación superior en Colombia y las transformaciones regionales han puesto a la Universidad del Valle ante uno de los retos más importantes de su corta existencia: avanzar, sin tregua, hacia una educación de excelencia y modernizar su gestión, es decir, lograr una gestión de calidad, como uno de los soportes principales, sino el más importante, para cumplir la misión sagrada de la Universidad: acrecentar el conocimiento a través de la investigación y transmitirlo mediante la enseñanza. El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Castellana dice que la palabra calidad proviene de latín qualitas y la define como: “La propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten juzgar su valor. Ejemplo, esta tela es de buena calidad. Como todas las categorías de las Ciencias Sociales y de las Ciencias de la Administración, el concepto de calidad es socialmente construido y responde a condiciones históricas concretas, como la síntesis de múltiples determinaciones. Por ejemplo, en economía se dice que un producto es de calidad cuando satisface las necesidades y expectativas del consumidor. Esta disciplina ha definido la calidad como “el conjunto de características de un producto, proceso o servicio que le confieren aptitud para satisfacer las necesidades del usuario (Asociación Americana para el Control de la Calidad). Sin embargo, algunos economistas han dicho que la relación entre la calidad del producto o el servicio y el precio que se debe pagar, no está contemplada en la definición anterior, por ello surge la relación calidad / precio y es definida la calidad como aquello que el cliente está dispuesto a pagar en función de lo que obtiene y valora. Entre otras, por las anteriores consideraciones, el concepto de calidad aparece y se desarrolla en la industria de producción, luego pasa a los servicios y de allí a las organizaciones públicas. En realidad, el concepto “nace” en el complejo industrial de postguerra japonés y norteamericano y se aplica con mayores desarrollos en las 2 Castillo, Luis Carlos. 12 Dic 2008. Informe final de implantación del GICUV al Comité Coordinador de Control Interno. Universidad del Valle. Cali.
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27 organizaciones post industriales. Aquí la calidad tiene como fin fundamental lograr la excelencia en la producción y en el producto para ser más competitivos en el mercado a través de la satisfacción del cliente. Del campo de la organización industrial, no sin problemas, por las aplicaciones mecánicas, se pasa a las organizaciones de servicios y de allí a las instituciones públicas como la Universidad, lo que no ha estado excepto de conflictos, porque sectores de la Universidad ha reaccionado como si esta categoría fuera un cuerpo extraño al ethos universitario. El concepto de calidad, aplicado a una institución tan compleja y crítica como es la Universidad pública, ha derivado en un concepto relativo, polisémico, multicontextual, en permanente construcción y sobre todo, como en el caso de las obras de arte, ha estado sujeto a múltiples interpretaciones, y ha sido objeto de severas críticas. Estas críticas han provenido de algunos sectores de la academia que ven con recelo cualquier lenguaje que se refiera a la gerencia, a la administración, a la modernización y a la gestión, porque consideran que ello no es más que la presencia del mercado en la Universidad y que las concepciones y prácticas de la organización empresarial se transplantan a la Universidad, una institución que no se rige por la lógica de la empresa privada. Aplicando el concepto de calidad a la educación, El Consejo Nacional de Acreditación (CNA) de Colombia expresa que “la calidad en la educación hace referencia a la síntesis de características que permiten, por un lado, reconocer el modo como un programa académico específico o una institución de determinado tipo están cumpliendo con su misión, y por otro, hacer un juicio sobre la distancia relativa entre dicho cumplimiento y el óptimo que corresponde a su naturaleza”. Variados estudios de la sociología y economía de la educación han llegado a cierto acuerdo de que la calidad en la educación superior está relacionada estrechamente con: los recursos que el Estado y la sociedad destinan a la educación superior, la eficiencia en el uso por parte de los establecimientos educativos, el desarrollo institucional logrado y la consolidación de culturas académicas Adicionalmente, la calidad de la educación superior depende también del nivel cultural de los padres de los estudiantes y de la calidad de los estudiantes que recibe. Es decir, recordando el ya clásico estudio de Bourdieu: Los herederos: los estudiantes y la cultura, la calidad en la educación superior depende también del capital heredado de los estudiantes y de la calidad institucional, lo que podemos traducir, por la calidad de la gestión.
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28 La preocupación por la calidad en la Universidad no es nueva, sin embargo, en términos contemporáneos, dicha preocupación se acentúa a raíz de la ampliación de la cobertura que se produce en las tres últimas décadas y que se incrementa a comienzos del milenio. La Ley 30 de educación superior en Colombia, introdujo un fuerte impulso tanto a la calidad de la educación superior como a la calidad de la gestión. Así, el literal c) del capítulo II dice que a través de estas Ley se busca: “Prestar a la comunidad un servicio con calidad, el cual hace referencia a los resultados académicos, a los medios y procesos empleados, a la infraestructura institucional, a las dimensiones cualitativas y cuantitativas del mismo y a las condiciones en que se desarrolla cada institución”. Por lo tanto, aquí hay una preocupación por la calidad de la formación y la calidad de la gestión, que soporta los procesos de formación e investigación. Igualmente, el capítulo V de la misma Ley, “titulado de los sistemas nacionales de acreditación e información”, sienta las bases para organizar los sistemas de aseguramiento de la calidad. Así el artículo 53 dice: “Crease el Sistema Nacional de Acreditación para las instituciones de Educación Superior cuyo objetivo fundamental es garantizar a la sociedad que las instituciones que hacen parte del Sistema cumplen los más altos requisitos de calidad y que realizan sus propósitos y objetivos”. El Artículo 55 dice . “La autoevaluación institucional es una tarea permanente de las instituciones de Educación Superior y hará parte del proceso de acreditación”. A partir de la Ley 30 de 1992, con el incremento de las coberturas del sistema de educación superior en Colombia y con la aparición de las llamadas “Universidades de garaje” o lo que algunos, entre nosotros, llaman con sorna, “Las Harvard de la sexta” surge y se pone en práctica el sistema de aseguramiento de la calidad. Mediante cuatro estrategias se ha buscado impulsar y evaluar calidad de la educación superior en Colombia: El registro calificado, las condiciones mínimas, los Exámenes de Calidad de la Educación Superior, ECAE y el análisis de la inserción en el mercado laboral de los egresados. Pero estas estrategias no son exclusivas de Colombia, sino que se han convertido en instrumentos generalizados de los sistemas de aseguramiento de la calidad en las universidades en el espacio iberoamericano. La Calidad de la gestión A la par que surge la preocupación por el aseguramiento de la calidad en la educación superior, se busca también una mejor gestión, objetivo que se enmarca en la lógica general de modernización del Estado. La preocupación por mejorar los procesos de gestión en la Universidad se acentúa en la última década porque la ampliación de la cobertura no ha estado acompañado del mejoramiento de los procesos
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29 administrativos y de gestión. Así, de acuerdo con el Sistema de Información de la Educación Superior (SNIES), en la actualidad, Colombia tiene 297 instituciones de educación superior y 1.301.728 estudiantes. Si miramos las cifras con cuidado, esto significa, como lo muestra CINDA, en su estudio sobre la Educación Superior en el Espacio Iberoamericano, que Colombia, entre los año 2000 y 2005, pasó de tener un sistema de educación superior de tamaño mediando (500 mil- a 1 millón de estudiantes) a un sistema de tamaño grande (Más de un millón de estudiantes). Sin embargo, ha mantenido una estructura institucional constante y un aparato de gestión del sistema igual al de la década anterior (Cinda, 2007: 89). La lógica de mejoramiento de la gestión y, en general, de modernización del Estado tuvo un fuerte impulso con la Constitución de 1991. La exigencia constitucional de que todas las entidades territoriales tienen que poseer planes de desarrollo, conformados por una parte estratégica y por un plan de inversión, lo que se hace extensivo a las instituciones oficiales con la Ley 152 de 1993 o Ley Orgánica de Desarrollo; el principio de que se debe introducir la evaluación y la autoevaluación de la gestión; y el reforzamiento de una descentralización que acerque más el ciudadano al Estado, son todas decisiones de política, convertidas en normatividades, que se orientan a la modernización del Estado. Si las constituciones políticas son la suma de los factores reales de poder en un momento dado, que se les da expresión escrita, se incorporan a una hoja de papel y se erigen en derecho, en instituciones políticas, como decía Lasalle, en su famoso libro, ¿Qué es una Constitución?, las relaciones de poder que originaron la Constitución de 1991 apostaron por la modernización del Estado colombiano. Es en este orden de ideas, si se quiere, en esta senda modernizadora, que van surgiendo leyes y decretos orientados a mejorar la gestión de las instituciones públicas. Son ejemplo de ello la Ley 87 de 1993 que establece la autoevaluación en las entidades y organismos del Estado. El Decreto 1599 de 2005 que adopta el Modelo Estándar de Control Interno, El sistema de Desarrollo Administrativo, SISTEDA o Ley 489 de 1998 y Decreto 3622 de 2005, la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000, entre otros. Bajo el principio de la autonomía universitaria y con la orientación filosófica de que lo administrativo está al servicio de lo académico, la Universidad del Valle, desde hace cerca de dos años, integró las anteriores normatividades en un sistema que hemos llamado Sistema de Gestión Integral de la Calidad en la Universidad del Valle, GICUV. El GICUV tiene como objetivos centrales, mejor la gestión de la universidad, hacer más eficiente y transparente el uso de los recursos públicos para cumplir la misión sagrada del Alma Mater: formar e investigar. Este es el principio básico que alienta el GICUV.
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30 10. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE, GICUV3 “El Control Total de Calidad empieza con educación y termina con educación. Para promoverlo con la participación de todos, hay que dar educación en Control de Calidad a todo el personal, desde el presidente hasta los operarios. El Control de Calidad es una revolución conceptual en la administración; por tanto hay que cambiar los procesos de raciocinio de todos los empleados. Para lograrlo es preciso repetir la educación una y otra vez.” Kaoru Ishikawa A nivel Nacional existen numerosas iniciativas en materia de sistemas de gestión en las instituciones públicas, unas de obligatorio cumplimiento para la Universidad y otras de adopción voluntaria. La Universidad, reconocida como una universidad de alta calidad, no debe ser ajena a las iniciativas que en materia de calidad se formulen, máxime cuando se trata de su compromiso con la sociedad; es por esto que ha decidido adoptar dichas iniciativas (obligatorias y voluntarias) y trabajar por su correcta implantación. El Sistema de Gestión Integral de Calidad – GICUV - es la forma como la Universidad ha articulado los elementos de compromiso Institucional, con el reconocimiento de Alta Calidad otorgado por el Ministerio de Educación. El GICUV integra los componentes y elementos del MECI, (Modelo Estándar de Control Interno) las políticas y directrices del SISTEDA (Sistema de Desarrollo Administrativo) y los requisitos – debes – de la NTCGP1000 (Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública) y las hace compatibles con los factores y características del proceso de AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL. A través de la implantación de cada uno de los productos del GICUV la Universidad demostrará la eficacia en su gestión y su compromiso con la satisfacción de las necesidades de sus usuarios, sean estos externos o internos. Además creará la conciencia de mejora continua y de reconocimiento de que lo que hacemos lo hacemos de la mejor forma. 3 Apartes del Modelo Metodológico del Sistema de Gestión Integral de Calidad – GICUV –de la Universidad del Valle. Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, Año 2008. Página 9 – 10.
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31 En la siguiente gráfica se ilustrará los elementos del GICUV. Autoevaluación CNA
SISTEDA
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a) Sistema de Desarrollo Administrativo –SISTEDA-; establecido en la Ley 489 de 1998, como un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional. b) Programa Institucional de Autoevaluación y Calidad, establecido mediante la Resolución Nº 031 del 13 de Junio del 2002, emanada el Consejo Superior de la Universidad del Valle, como dimensión inherente a las funciones académicas, docentes, investigativas, de bienestar y de gestión, en concordancia con el proyecto Institucional de la Universidad. c) Sistema de Control Interno con base en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005: el cual busca unificar criterios y parámetros básicos de Control Interno, procurando construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual existente, permitiendo una mayor claridad sobre la forma de desarrollar la función administrativa del Estado. d) Sistema de Gestión de la Calidad con base en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004: Entendido como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.
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32 11. ARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y DE CONTROL “Al comienzo la gente rehúsa a creer que algo nuevo y extraño se puede hacer, luego comienzan a esperar que se pueda hacer; después, ven que se puede hacer; luego eso se hace y todo el mundo se sorprende de por qué no se hizo desde siglos atrás” Frances hodgson burnett Los sistemas de gestión tienen elementos en común que al ser aplicados de forma sistemática ayudan a alcanzar los objetivos específicos de cada sistema, con procesos de mejoramiento continuo, lo que no sólo va a permitir el cumplimiento de la obligación legal de su implantación, sino que también ayuda a las entidades al cumplimiento de sus objetivos en el marco de las normas constitucionales y legales vigentes, con el fin de lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de sus usuarios y partes interesadas. El Sistema de Autoevaluación y Acreditación Institucional plantea una estructura compuesta por cuatro dimensiones, nueve factores y treinta y tres características; el Modelo Estándar de Control Interno – MECI -, plantea una estructura compuesta por tres subsistemas, nueve componentes y veinte y nueve elementos; la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública – NTCGP1000 – contempla el cumplimiento de 242 requisitos normativos; el Sistema de Desarrollo Administrativo, se estructura en el cumplimiento y desarrollo de cinco políticas de desarrollo administrativo. Todos los sistemas de gestión enfocan su estructura bajo el ciclo PHVA, planear, hacer, verificar y actuar, lo que facilita su implantación en forma articulada. Mejora continua y control continuo del Sistema de Gestión Integral de Calidad y Control Interno
Partes Interesadas (Usuario, Estado) Gestión de los Recursos
Subsistema de Control Estratégico
Prestación del Servicio Subsistemas MECI 1000:2005
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Enfoque NTC GP 1000:2004
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Medición, Análisis y Mejora
Subsistema de Control de Evaluación
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Requisitos
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Partes Interesadas (Usuario, Estado)
Responsabilidad de la Dirección
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Producto o Servicio
Satisfacción, Contribución a los fines esenciales
33 10.1 Componentes del Sistema de Gestión de Calidad
10.1.1 Autoevaluación y Acreditación Institucional Dimensiones, Factores y Características: DIMENSIONES
FACTORES
CARACTERÍSTICAS 1. Coherencia y pertinencia de la Misión
1. MISIÓN Y PROYECTO INSTITUCIONAL
2. Orientaciones y estrategias del P.I. 3. Formación integral y construcción de la comunidad académica en el P.I.
25. Administración, gestión y funciones institucionales 8.ORGANIZACIÓN, GESTIÓN 26. Procesos de comunicación interna Y ADMINISTRACIÓN 27. Capacidad de gestión
LIDERAZGO
30. Recursos Financieros 31. Gestión financiera y presupuestal
10.RECURSOS FINANCIEROS
32. Presupuesto y funciones sustantivas 33. Organización para el manejo financiero 4. Deberes y derechos de los estudiantes 5. Admisión y permanencia de estudiantes 6. Sistemas de estímulos y créditos para los estudiantes. 7. Deberes y derechos del profesorado
2.ESTUDIANTES Y PROFESORES
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
8. Planta profesoral 9. Carrera docente 10. Desarrollo profesoral 11. Interacción académica de los profesores 22. Clima Institucional
7.BIENESTAR INSTITUCIONAL
23. Estructura de bienestar institucional 24. Recursos para el bienestar institucional 12. Interdisciplinariedad, flexibilidad y evaluación del currículo
3.PROCESOS ACADÉMICOS
13. Programas de pregrado, posgrado y educación continua 19. Sistemas de Autoevaluación 20. Sistemas de Información
6.AUTOEVALUACIÓN Y AUTORREGULACIÓN
PROCESOS
21. Evaluación de directivas, profesores y personal administrativo 28. Recursos de Apoyo Académico
9. RECURSOS DE APOYO ACADÉMICO Y PLANTA FÍSICA
29. Recursos Físicos 14. Investigación formativa
4. INVESTIGACIÓN
15. Investigación en sentido estricto
IMPACTO SOCIAL
16. Institución y Entorno 5.PERTINENCIA E IMPACTO SOCIAL
17. Egresados e Institución 18. Articulación de funciones
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34 10.1.2 Modelo Estándar de Control Interno Subsistemas
Componentes Ambiente de Control
1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Direccionamiento Estratégico
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Administración de Riesgo
Actividades de Control 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Información Comunicación Pública Autoevaluación
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
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Elementos •Acuerdos, compromisos o protocolos éticos •Desarrollo del Talento Humano •Estilo de Dirección •Planes y Programas •Modelo de Operación por Procesos •Estructura Organizacional •Contexto Estratégico •Identificación de Riesgos •Análisis de Riesgos •Valoración de Riesgos •Políticas de Administración de Riesgos •Políticas de Operación •Procedimiento •Controles •Indicadores •Manual de Procedimientos •Información Primaria •Información Secundaria •Sistemas de Información •Comunicación Organizacional •Comunicación Informativa •Medios de Comunicación •Autoevaluación de Control •Autoevaluación de Gestión
Evaluación Independiente
•Evaluación del Sistema de Control Interno •Auditoria Interna
Planes de Mejoramiento
•Plan de Mejoramiento Institucional •Plan de Mejoramiento por Procesos •Plan de Mejoramiento Individual
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35 10.1.3 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública 1. Identificacion de los procesos 2. Interaccion y secuencia
4.1 REQUISITOS GENERALES
3.Seguimiento, medicion y analisis
4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
4. Puntos de control 1. Declaración fundamental de Politica de Calidad 2. Manual de Calidad
4.2 GESTION DOCUMENTAL
3. Procedimientos requeridos 4. Registros requeridos
1. Compromiso de la Direecion.Evidencia 2. Determinar la politica de Calidad 3. Establecer Objetivos de Caldad
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
4. Definir responsabilidades y autoridades 5. Designar el Representante de la Dirección 6. Establecer los mecanismos de comunicación 1. Recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema deGestión de Calidad 2. Determinar la competencia necesaria de los servidores Público s
6. GESTION DE RECURSOS
3. Tomar las acciones para mejorar las competencias y evaluar las acciones tomadas 4. Infraestructura ( Mantener la infraestructura necesaria ) 5. Determinar el ambiente de trabajo adecuado para lograr lña co nformidad con los requisitos
a) Objetivos de Calidad y requisitos del servicio
1. Planeación
b) Procesos c) Actividades de verificación, validación, seguimiento e inspección a) Requisitos del cliente
2. Procesos relacionados con el clientes
b) Requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios c) Requisitos legales y reglamentarios a) Determinar el procedimiento para el diseño y desarrollo de nuevos servicios b) Autoridades y Responsabilidades c) Evaluación del cumplimiento con leyes y reglamentos
3. Planificación del diseño y del desarrollo
d) Validación del cumplimiento e) Cambios
7. PRESTACION DEL SERVICIO
a) Evaluación y Selleción de Proveedores
4. Adquisición de Bienes y Servicios
b) Términos de Referencia y Pliegos de Condiciones a) Disponibilidad de información b) Instrucciones de trabajo c) Instrumentos de seguimiento y medición
5. Prestación del Servicio
d) Estudio de riesgo de Mayor Probabilidad e) Revisión y aprobación de procesos f) Identificación y trazabilidad g) Propiedad del cliente
6. Control de dispositivos de Seguimiento y medición
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a) Confirmarse la capacidad de los programas informaticos
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36 1. Satisfacción del Cliente
a) Segiumiento a la percepción del cliente
a) Capacitación de auditores
2. Establecimiento de Proceso de Auditorias Internas
b) Programa de Auditoria Internas
3. Seguimiento y Medición de Procesos 4. Seguimiento y Medición de Servicios a) Acciones tomadas
5. Control de Servicios no conformes
8. SEGUIMIENTO Y MEDICION
b) Autoridades Responsables de Autorizar la Prestación del Servicio
a) Satisfacción del Cliente
6. Analisis de Datos
b) Conformidad con el servicio c) Tendencias de Procesos (Acciones preventivas)
a) Acciones para mejorar la Eficacia, Eficiencia y Efectividad del Sistema de Gestión b) Acción Correctiva ( procedimiento documentado)
7. Mejora
c) Acción Preventiva (Procedimiento documentado) d) M apas de Riesgos
10.1.4 Sistema de Desarrollo Administrativo POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 1. Gestión y Desarrollo del Talento Humano 2. Democratización de la Administración Pública 3. Moralización y Transparencia de la Administración Pública 4. Rediseños Organizacionales 5. Gestión de la Calidad
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11.2 MATRÍZ DE ARTICULACIÓN Ver información de la matriz en la página web: http://gicuv.univalle.edu.co
•NTCGP1000: Acciones correctivas y preventivas •SISTEDA: Gestión de la Calidad
USUARIOS
•AUTOEVALUACIÓN : Autoevaluación y Autoregulación
•MECI: Subsistema de control de la Evaluación •NTCGP1000: Medición, Análisis y Mejora •SISTEDA: Democratización, Gestión de la Calidad •AUTOEVALUACIÓ N: Factor 6
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SATISFACCIÓN DEL USUARIO SERVICIOS QUE IMPACTAN LA SOCIEDAD
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•MECI: Subsistema de Gestión •NTCGP1000: Realización del producto o prestación del servicio •SISTEDA: Gestión de la Calidad •AUTOEVALUACI ÓN: Factor 2 al 10
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•MECI: Subsistema Estratégico •NTCGP1000: Responsabilidad de la Dirección •AUTOEVALUACIÓN : Misión y Proyecto Institucional •SISTEDA: Moralización y Transparencia de la Admón Pública
•MECI: Sistema en General
38 12. OBJETO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE –GICUVAlinear los sistemas de gestión de manera conjunta, con el Plan de Desarrollo Institucional, con el Plan de Acción y con la dirección estratégica de la Universidad del Valle, incorporando y haciendo operativos y complementarios los requisitos de las normas de gestión de la calidad, del control interno, y del desarrollo administrativo; con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y optimizando los recursos y procesos. El Sistema además de mantener el reconocimiento del Ministerio de Educación Superior como una Universidad de Alta Calidad, busca establecer mecanismos que le ayuden a mejorar la gestión, crear conciencia de mejora continua, y medir la equidad, pertinencia y calidad de los servicios de la Institución en términos cuantitativos y cualitativos durante todo el ciclo de obtención y aplicación del conocimiento científico, técnico y humanístico.
13. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD La Ley 872 de 2003 “... Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios...”, señala la obligatoriedad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar un sistema de Gestión de Calidad en las Entidades Públicas Estatales, como herramienta de gestión sistemática y transparente que le permita evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a su cargo. Mediante la Resolución Nº 076 del 12 de Diciembre del 2005, el Consejo Superior de la Universidad adoptó en la Universidad del Valle el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y su estructura establecida en el Decreto N°1599 del 20 de mayo de 2005, emanado de la Presidencia de
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39 la República y delegó en el Rector la expedición de los actos administrativos emanados de su implantación. Así mismo mediante la Resolución N° 847 del 4 de Marzo del año 2008 la Universidad conformo el Sistema de Gestión Integral de Calidad de la Universidad del Valle –GICUV- en donde establece que el Sistema de Gestión será aplicable a nivel Institucional y de cada una de sus dependencias .
14. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. Los Servidores Públicos son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles y parámetros de calidad integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen. El Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional es el representante de la Alta Dirección para efectos de garantizar el desarrollo de las acciones conducentes a la implantación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de Calidad de la Universidad del Valle –GICUV-, quien basado en la normatividad que regula cada uno de sus componentes, actuará bajo las políticas establecidas por el Consejo Superior, el Rector y el Comité de Coordinación de Control Interno de la Institución.
15. EXCLUSIONES PARA LA NTCGP1000:2004 De acuerdo con la naturaleza de la Educación Superior la cual esta organizada por lo establecido en la Ley 30, se excluyen los siguientes numerales: 7.3 y 7.6 de la norma NTCGP1000. El numeral 7.3 se excluye en razón a que la entidad no está dedicada al diseño de productos o servicios, sino que planifica los servicios, de acuerdo con la Ley. Para esta fase del sistema de gestión de calidad, la entidad no está creando servicios nuevos que impliquen un diseño específico.
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40 En el caso de las Nuevas Tecnologías para la Educación Virtual la Universidad si aplica el diseño de software, para la cual cumple con los requisitos establecidos en el capítulo 7.3 De igual forma, se excluye el numeral 7.6 dado que la Entidad, no utiliza dispositivos o equipos de medición, que requieran calibración o verificación frente a patrones especiales; para el seguimiento y la medición de los procesos, así como de los servicios, se manejan otros métodos como evaluaciones de impacto, sondeos de opinión, encuestas e indicadores entre otros. Para los Laboratorios que prestan servicios de extensión, éstos están siendo objeto de certificación bajo la norma 17.025, aquellos laboratorios que prestan servicios de formación e investigación son objeto de alcance del presente manual aunque no se aplica el numeral 7.6.
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41 16. DESARROLLO DE LOS RESULTADOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD – GICUV – A DICIEMBRE DE 2008
La Universidad del Valle al finalizar la vigencia fiscal del año 2008 logró excelentes resultados en la implantación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad -GICUV-, cumpliendo en el avance del MECI en un 93.36%, y en CALIDAD en el 92%, según los últimos registros ante el Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP-, resultados consolidados al diligenciarse el día 19 de diciembre, la última encuesta de Autoevaluación y de Evaluación Independiente, por parte de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, en su calidad de representante de la Alta Dirección y la Oficina Asesora de Control Interno, respectivamente. Para lograr este porcentaje, al 8 de diciembre, plazo fijado por el DAFP. Para cumplir con estos ordenamientos legales fue necesario realizar arduas tareas por parte de los grupos de trabajo conformados por funcionarios de la Universidad que aportaron sus conocimientos y tiempo. Fue así como el 12 de diciembre se realizó un evento para dar por terminado el proceso de este año. El señor Rector acompañó el evento. A continuación se presenta un resumen ejecutivo de los resultados que arroja el sistema de gestión integral de calidad, cada uno de estos resultados presenta un documento explícito.
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42 1 Código de Ética • Se realizaron siete Foros de Socialización y Discusión del Código de Ética. • Se realizó trascripción de las grabaciones de los mismos y consolidación de los comentarios escritos con el objeto de servir de insumo en la elaboración del nuevo documento. • El Rector de la Universidad conformó una Comisión integrada por docentes y representantes de Sintraunicol y presidida por el Jefe de la OPDI con el objeto de revisar los comentarios y proponer una nueva versión en donde se expliciten los valores de ética que constituyen el comportamiento de los funcionarios docentes y administrativos de la Universidad. 2 Manuales de Procedimientos de RRHH • Se documentaron el 100% de los manuales de procedimientos en su primera versión con la firma del Jefe de la División de Recursos Humanos y las personas que intervienen en su ejecución. • Para el año 2009 se trabajará en una segunda versión de acuerdo con las nuevas reglamentaciones que se han planteado: Estatuto de Personal Administrativo, Convención Colectiva, entre otras reglamentaciones. 3 Plan de Capacitación para Empleados Administrativos • El 7 de Noviembre de 2008 se expidió la Resolución de Rectoría N° 2.808 que aprobó el Plan de Capacitación para Empleados Administrativos. Este Plan de Capacitación fue construido con base en los requerimientos dados por los funcionarios administrativos para lo cual se siguió la guía de la Función Pública. 4 Plan de Formación para Empleados Docentes • El día 5 de Diciembre de 2008 se expidió la Resolución de Rectoría N° 3.047 en donde se adopta el Plan de Capacitación Docente.
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Gestión por Competencias • El equipo de trabajo conformado por personal de la División de Recursos Humanos, la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, la Coordinación Administrativa de la Vicerrectoría Administrativa, un Profesor de la Facultad de Ciencias de la Administración y un Asesor Contratista de la Vicerrectoría elaboró el nuevo Manual de Funciones por Competencias asociado a cada cargo de la Universidad. En este Manual se establecieron las Competencias comunes y Comportamentales de cada cargo de la Universidad.
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En el año 2009 se trabajará en un Manual de Funciones por Competencias específico a cada cargo de cada dependencia de la Universidad de acuerdo con los procedimientos.
El día 5 de Diciembre del presente año se expidió la Resolución de Rectoría N° 3.045 en donde se adopta el Manual Único de Funciones por Competencias.
6 Estatuto de Personal Administrativo y Carrera Administrativa • SintraUnicol, Sintraempuv y diferentes funcionarios de la Universidad realizaron comentarios al nuevo Estatuto de Personal Administrativo y de Carrera Administrativa, el cual definirá los procedimientos para el ingreso, permanencia y retiro del personal administrativo de la Universidad. • En el año 2009 el Consejo Superior analizará su contenido con el objeto de adoptarlo formalmente.
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44 7 Clima Organizacional •
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De las 500 personas seleccionadas en la muestra para contestar la encuesta de Clima Organizacional se recibieron 134 diligenciadas; con éstas, la Facultad de Ciencias de la Administración realizó el procesamiento y se obtuvo, en una escala de 1 a 10 un puntaje de 7.3 que coloca al Clima Organizacional en un nivel Aceptable por los funcionarios. Con estos resultados la Vicerrectoría de Bienestar Universitario elaborará un Plan de Mejoramiento que será ejecutado en el año 2009.
8 Estilo de Dirección • La Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional tiene un archivo con todos los documentos que explicitan el compromiso de la dirección con el sistema de gestión de la calidad, igualmente se presenta un documento que contiene el estilo de dirección de la Universidad. 9 Plan Estratégico, Plan de Acción, Plan de Trabajo • La Universidad cuenta con el Plan Estratégico de Desarrollo 2005 – 2015, el Plan de Acción 2008 – 2011 y el Plan de Inversiones 2008. • Así mismo se cuenta con los Indicadores y metas estratégicas asociados a las líneas estratégicas del Plan.
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45 10 Mapa de Procesos •
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El 5 de Noviembre del año 2008 el Rector a través de la Resolución N° 2.770 aprobó el Mapa de Procesos de la Universidad. Se cuenta con 15 Procesos, 40 Subproceso, 328 Procedimientos los cuales están contenidos en 97 Manuales de Procedimientos.
11 Indicadores por Procesos • Cada proceso cuenta con indicadores de eficiencia y eficacia los cuáles deben ser medidos a espacios determinados por cada dueño o responsable del mismo. 12 Caracterización de subprocesos • Los Subprocesos asociados a cada proceso son caracterizados con el objeto de tener un panorama general del mismo. • Así mismo, se establece un Plan de Calidad, una identificación de las posibles no conformidades que se presentan y la forma como se realiza la Trazabilidad de los procedimientos misionales. 13 Matriz de interrelación de procesos y subprocesos • De acuerdo con el Mapa de Procesos se realizó una matriz de la forma como cada uno de ellos se interrelaciona entre sí.
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46 14 Mapa de Riesgos • • •
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La institución cuenta con un Modelo Metodológico propio para el análisis de los riesgos. Así mismo, con el Mapa de Riesgos Institucional, con el tratamiento de mitigación, atención y prevención. El Mapa de Riesgos tiene una matriz de interrelación con cada proceso con el objeto de identificar los riesgos asociados a cada proceso y a su vez subproceso de la institución. A través de la Resolución de Rectoría N° 3.040 se adoptó el Modelo Instrumental para el Tratamiento Integral y la Gestión Apropiada de los Riesgos en la Universidad del Valle - MITIGAR U.V.como Política para la Gestión de Riesgos y parte integral del Sistema de Gestión Integral de Calidad de la Universidad del Valle.
15 Política de Administración de Riesgos • Como resultado del Modelo Metodológico de Riesgos la Universidad cuenta con políticas y principios para la administración de los riesgos. 16 Manuales de Procedimientos • Se cuenta con 328 Procedimientos levantados en la institución los cuáles se encuentran documentados en 97 Manuales de Procedimientos. • Igualmente se cuenta con los procedimientos de obligatorio cumplimiento de acuerdo con los requisitos de la NTCGP1000, los cuales son:
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Control de Documentos y Registros, adoptado por Resolución de Rectoría N° 3.043 del 5 de Diciembre de 2008 en su Versión N°02. • Gestión del Mejoramiento el cual contiene los procedimientos para el tratamiento del servicio no conforme de los subprocesos misionales, los procedimientos para las auditorias internas de calidad, los procedimientos para llevar a cabo las acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento y los procedimientos relativos a la revisión que hace la dirección del sistema de gestión de la calidad. Este Manual de Procedimientos fue aprobado por Resolución de Rectoría N° 2.444 del 17 de Septiembre de 2008. Los Manuales de Procedimientos los pueden encontrar en http://procesos. univalle.edu.co accediendo por el enlace del Mapa de Procesos.
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17 Caracterización de la información de la Universidad • El Área de Análisis de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional cuenta con la caracterización de la información que se recibe y sale de la Institución y la forma como la Universidad hace administración de ella.
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48 18 Política y Estrategias de Comunicación •
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A través de la Resolución de Rectoría N° 3.041 del 5 de diciembre del año 2008 la Universidad adoptó las Políticas y Estrategias de Información y Comunicación. El Comité de Comunicaciones el cual dirige la Secretaria General a través del Profesional de Comunicaciones ha conformado un equipo integrado por los Comunicadores y Comunicadoras de la Institución y la participación de la Dirección de Extensión y Educación Continua con el objeto de elaborar el Plan de Acción de Información y Comunicación.
19 Encuesta de autoevaluación del MECI • A través de la Encuesta de Clima Organizacional se evaluaron algunos puntos de referencia del MECI, con los resultados de la encuesta se elaborará un plan de mejoramiento. 20 .Informe de Avance sobre el Proyecto de Tablas de Retención Documental •
El Proyecto de Tablas de Retención Documental reinició en el mes de Septiembre del año 2008 después de haber presentado algunos inconvenientes de tipo contractual en el primer semestre del mismo año. Este Proyecto presenta un avance del 50% en la elaboración de las Tablas de Retención Documental de toda la Universidad, incluyendo las sedes regionales.
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21 Caracterización de Usuarios • Se cuenta con la información documentada de la caracterización de los usuarios de la Universidad tanto a nivel general como a nivel de cada Facultad e Instituto Académico. 22 Política de Calidad • La Universidad cuenta con una política de calidad, la cual es una manifestación del compromiso de la Institución con la calidad.
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Esta política de calidad puede ser consultada en la página http://gicuv. univalle.edu.co A través de la Resolución de Rectoría N° 3.042 del 5 de diciembre del año 2008 se adoptó formalmente la Política y los Objetivos de Calidad.
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23 Objetivos de Calidad • Asociados a la Política de Calidad y a las líneas de acción del Plan Estratégico de Desarrollo están los objetivos de calidad, éstos pueden ser consultados en la página http://gicuv.univalle.edu.co los cuales fueron aprobado igualmente por la Resolución de Rectoría N°3.042. 24 Matriz de Roles, Responsabilidades y Cargos dentro del Sistema de Gestión de Calidad • Elaboración y entrega de circular a Jefes de Dependencias sobre los roles y responsabilidades con el GICUV en dos ocasiones. 25 Caracterización de los mejoramientos a los cambios en la infraestructura. • El Área de Planeación Física de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional cuenta con una caracterización de los diferentes mejoramientos que se han realizado en materia de infraestructura y ambiente de trabajo. • Esta información puede ser consultada en la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. 26 .Plan de Mejoramiento de las Condiciones de Ambiente de Trabajo en la Prestación de Servicios Misionales • La Sección de Salud Ocupacional es la dependencia encargada de hacer seguimiento a las condiciones de higiene, salubridad y condiciones de trabajo del personal de la Universidad, esta dependencia cuenta con los diferentes informes para su revisión. 27 Planes de Calidad de los Procesos Misionales • Como resultado de la documentación de los procedimientos se cuenta con los Planes de Calidad de los subprocesos misionales del Mapa de Procesos: • Formación • Investigación y Generación de Conocimiento • Extensión y Proyección Social • Desarrollo Humano y Bienestar 28 Procesos de Diseño y Desarrollo de los Procesos Misionales
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Igual al punto anterior, cada subproceso misional cuenta con un diagrama de flujo el cual explícita la forma como la institución realiza el diseño y desarrollo de nuevos servicios. Cuando le aplique el numeral 7.3 de la NTCGP1000 Diseño y Desarrollo.
29 Mejoramiento a los Procedimientos de Contratación • En el año 2008 se conformó un equipo multidisciplinario con el objeto de estudiar un problema diagnosticado en la universidad denominado “Lenta Contratación” el cual ocasionaba traumatismos en la ejecución de los procedimientos administrativos. • Mensualmente se esta llevando a cabo revisión de los avances en la implantación del Plan de Mejoramiento del problema. • En el mes de diciembre del año 2008, en la última sesión del Consejo Superior, se presentó las propuestas de cambio del Estatuto de Contratación y la Estructura que se requiere para operar, con el objeto de ser analizadas por este organismo y presentar los ajustes pertinentes en el año 2009 30 .Instructivos de Trabajo para procedimientos críticos misionales • Cada procedimiento crítico misional en la Universidad cuenta con una detallada descripción de cómo opera en la institución. Estos instructivos pueden ser: boletines, cartillas, volantes, noti-cambios, entre otros.
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51 31 Identificación y Trazabilidad a los Procesos Misionales • Cada Subproceso presenta un diagrama de flujo que ilustra la identificación y Trazabilidad que se realiza en los procedimientos. 32 Política de Propiedad Intelectual • La Institución cuenta con un Estatuto de Propiedad Intelectual el cual esta siendo socializado con los Profesores y Estudiantes de la Universidad con el fin de que no se tengan fallas en el cumplimiento del mismo. 33 Plan de Mejoramiento y Desarrollo de los Laboratorios • La Dirección de Extensión y Educación Continua presentó la Caracterización de los Laboratorios de la Universidad con el objeto de que cada uno de ellos establezca su plan de mejoramiento con el objeto de que cumplan con los requisitos mínimos para su funcionamiento. 34 Disminución de Tramites Administrativos • Propuestas de disminución de tramites para la contratación. • Mejoramiento de la prácticas de manufactura en el Restaurante (Equipo de Mejoramiento de Buenas Prácticas de Manufactura, BPM) • Mejoramiento de los trámites administrativos de la Investigación (Equipo de Mejoramiento en Gestión de Proyectos de Investigación) • Mejoramiento del procedimiento de vinculación de docentes ocasionales y hora cátedra (Equipo de Mejoramiento para la Vinculación Docente). 35 Encuesta de Satisfacción de Usuarios •
Encuesta de Percepción de la Imagen de la Universidad: Proyecto de Investigación interdisciplinario conformado por tres Profesores de Estadística, un Profesor de Psicología, el Profesional de la Oficina de Comunicaciones y la Coordinadora de Área de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. El estudio de Percepción de Imagen se llevará a cabo en el año 2009. Encuesta de percepción a estudiantes de Pregrado y Posgrado de acuerdo con la medición realizada en el año 2004 en el proceso de autoevaluación Institucional. Esta encuesta fue realizada por el CIDSE de la Facultad de Ciencias Sociales y Económicas, él cual presentó el informe de resultados en el mes de diciembre 2008.
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52 36 Auditorias Internas de Calidad • Se dio inicio al primer ciclo de auditorías internas de calidad, en este proceso están participando 20 auditores de calidad formados por la institución y se esta realizando auditoría en 10 dependencias de la Universidad: • División de Admisiones y Registro Académico • Programa Académico de Ingeniería Industrial • Programa Académico de Matemáticas • Escuela de Ingeniería Eléctrica y Electrónica • Programa Académico de Recreación • Oficina de Extensión de la Facultad de Artes Integradas • La División de Administración de Bienes y Servicios en Obras de Construcción • La Vicerrectoría de Investigaciones – Gestión de Proyectos • La Oficina de Informática y Telecomunicaciones • El Área de Servicios al Público de la Biblioteca Mario Carvajal. • En este primer ciclo de auditorias se auditaron 23 procedimientos. 37 .Implantación del Programa de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias • A través de la Resolución N° 3.023 del 5 de diciembre de 2007 la Rectoría emitió el reglamento interno para la recepción y el trámite de peticiones, quejas, reclamos y consultas presentadas ante la Universidad del Valle. • Con la contratación de la persona, adscrita a la Secretaria General, que va a realizar el seguimiento a las respuestas de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias a nivel central de la institución se dio inicio a la implantación de este programa en la Universidad. • A principios del año 2009 se tendrán todos los requerimientos para el funcionamiento óptimo de este programa. • Con folletos de socialización, la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional dio a conocer este programa a la comunidad universitaria en general.
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53 38 Procedimientos para las acciones correctivas y preventivas • Como resultado de las auditorias internas de calidad y del seguimiento a los indicadores de cada subproceso, se establecieron las acciones correctivas y preventivas que se deben implantar para dar solución a los hallazgos encontrados. 39 Plan de Incentivos, Plan de Bienestar, Plan de Inducción y Plan De Reinducción • Con la expedición de la Circular del 20 de Octubre del año 2008 el Ente Asesor del Gobierno Nacional para la implantación del MECI y la NTCGP1000 dio a conocer los productos a evaluar al 8 de diciembre del año 2008 en cada Institución Pública. • De los 38 resultados que la Universidad tenía identificados se relacional el Plan de Incentivos, el Plan de Bienestar, el Plan de Inducción y el Plan de Reinducción que no se tenían en el listado inicial. • Con relación a éstos la Universidad cuenta con cada uno de ellos; la Vicerrectoría de Bienestar Universitario, la Vicerrectoría Académica y la Vicerrectoría Administrativa tienen los informes sobre el desarrollo de estos puntos en la Universidad durante el año 2008. • Estos documentos también pueden ser consultados en la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. 40 Normograma • La Institución cuenta con un compendio de todas las normas externas e internas que le aplican para su correcto funcionamiento. • Este Normograma se encuentra en la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional para su consulta.
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54 17. PLAN DE DESARROLLO DEL GICUV PARA EL AÑO 2009 “Ningún grupo puede actuar con eficacia si falta el concierto; ningún grupo puede actuar en concierto si falta la confianza; ningún grupo puede actuar con confianza si no se halla ligado por opiniones comunes, afectos comunes, intereses comunes”. Edmund Burke Para el año 2009, una vez cumplida la fecha del 8 de diciembre de 2008 y habiendo obtenido un porcentaje amplio en la implantación de los resultados del GICUV es necesario establecer un plan de trabajo que permita desarrollar cada uno de estos. A nivel institucional se ha planteado el desarrollo de las siguientes acciones que den cuenta del avance en la cultura de calidad:
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PLANEAR: Soporte al aseguramiento de los Laboratorios que prestan servicios con la norma 17.025 y para los laboratorios de docencia e investigación con la norma 10.012. HACER: Actualización de la Gestión por Procesos Institucional Desarrollo de acciones para el cumplimiento en cada uno de los resultados del GICUV (38 resultados). Plan de Interiorización del GICUV para el período 2009 VERIFICAR: Programa de Auditorias Internas de Calidad (2° y 3° Programa de Auditorias). ACTUAR: Mejoramiento de Procedimientos Críticos.
Así mismo, para el desarrollo del GICUV en cada una de las unidades de la Universidad y que de respuesta al avance en el cumplimiento con los resultados del mismo, se ha establecido el siguiente esquema de trabajo:
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56 A través de este esquema de trabajo la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, como ente coordinador del Sistema de Calidad, realizará el seguimiento y acompañamiento en la ejecución de las actividades que contempla la fase III de Desarrollo del GICUV. Este seguimiento y acompañamiento se realizará de la siguiente forma: • Realización del 2° y 3° ciclo de auditorias internas de calidad. • Acompañamiento en requisitos o resultados del GICUV de impacto a nivel institucional. • Apoyo a las diferentes dependencias que opten por la implantación de sistemas de calidad propios o despliegue de iniciativas de calidad. • Diseño y desarrollo del Plan de Socialización e Interiorización del GICUV. Las Vicerrectorías y los responsables de los procesos y subprocesos (contemplados en el Mapa de Procesos) serán los responsables por desarrollar y socializar a nivel institucional las actividades definidas en el Plan de Implantación, tales como: • Plan de Mejoramiento de la Medición de Clima Organizacional. • Políticas y Estrategias de Comunicación e Información. • Implantación y Seguimiento al Programa de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias. • Consolidación del Plan de Capacitación para Empleados Administrativos. • Propuesta de Resoluciones Reglamentarias del Estatuto de Personal Administrativo. • Elaboración del Manual de Funciones por Competencias por Puesto de Trabajo. • Elaboración, Desarrollo y Seguimiento del Plan de Inducción y el Plan de Reinducción para Personal Administrativo. • Culminación del Proyecto de Tablas de Retención Documental. • Actualización del Estatuto de Contratación. • Seguimiento a indicadores y aprobación de procedimientos con respecto a la Propiedad Intelectual. • Formulación y Ejecución del Plan de Bienestar Laboral. • Consolidación y Seguimiento del Plan de Formación para Personal Docente para el año 2009. • Elaboración, Desarrollo y Seguimiento del Plan de Inducción y el Plan de Reinducción para Personal Docente. • Apoyo a Laboratorios en el diagnóstico para la certificación: Voluntaria a través de la norma 10.012 y Obligatoria a través de la norma 17.025 (servicios externos).
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Seguimiento a resultados de la Comisión de Ética, Reforma a la Resolución de Adopción del Código de Ética y Socialización del Nuevo Documento de Ética. Documentación del Estilo de Dirección Universitario (Consejos, Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas y Direcciones de Institutos Académicos). Seguimiento al Plan Estratégico de Desarrollo y al Plan de Acciones e Inversiones. Consolidación de Plan de Acción de Riesgos con el Plan de Acciones e Inversiones. Revisión de la Política y Objetivos de Calidad. Consolidación y Seguimiento Plan de Mejoramiento de la Medición de Satisfacción Estudiantil realizada por el CIDSE. Gestión por Procesos: o Actualizaciones y nuevas versiones a Procedimientos o Caracterizaciones de Subprocesos o Definición y seguimiento de indicadores de subprocesos o Listado de Servicios No Conformes por Subprocesos o Planes de Calidad de Procesos Misionales o Participación y mejoramiento en los Programas de Auditorías Internas de Calidad
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Así mismo, las Facultades, Institutos Académicos y Sedes Regionales operarán como Nodos del Sistema de Gestión Integral de Calidad – GICUV – para lo cual podrán designar a un funcionario como Gestor del Sistema de Calidad, el cual será capacitado y recibirá orientación y acompañamiento por parte de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional para ejecutar las actividades inherentes al Plan de Implantación del GICUV cuando así lo decida realizar la Facultad, Instituto o Sede Regional, puesto que esta actividad es voluntaria para las mismas de acuerdo con el grado de interiorización del Sistema de Calidad en sus unidades. Las Facultades, Institutos Académicos y Sedes Regionales que decidan acoger las iniciativas de calidad en sus dependencias podrán elaborar planes de acción para los siguientes resultados o requisitos del GICUV: • Interiorización de los Valores Éticos de acuerdo con los resultados de la Comisión de Ética. • Documentación de Instructivos de Procedimientos asociados a los Procedimientos Institucionales vinculados en el Mapa de Procesos. • Despliegue del Modelo MITIGAR para la Gestión de Riesgos. • Estrategias de Mejoramiento de Procedimientos Críticos en sus Unidades (conformación de equipos de trabajo).
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Mejoramiento de las condiciones de funcionamiento y operación de los Laboratorios. Despliegue del Plan Estratégico de Desarrollo. Implantación del Programa de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias. Definición de Indicadores propios de Eficacia o Efectividad. Medición de Micro Climas Organizacionales. Medición de la Satisfacción de Usuarios propios. Elaboración del Plan de Acción de Información y Comunicación.
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La Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional así como los responsables de los procesos acompañarán y apoyarán las iniciativas que decidan emprender para lo cual se deberá informar sobre la necesidad en particular. Por otro lado, la Dirección Universitaria, a través del Comité Coordinador de Control Interno, realizará seguimiento al cumplimiento en la implantación de los requisitos o resultados una vez por semestre con el objeto de verificar y evidenciar el cumplimiento y mejoramiento en los mismos; quiere decir esto que durante los meses de Junio y Noviembre de cada año se realizará dicho seguimiento.
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59 18. PLAN DE SENSIBILIZACIÓN E INTERIORIZACIÓN PARA EL AÑO 2009 “Aquello que habita en el pasado y aquello que habita en el futuro es solo una pequeña cosa comparado con aquello que habita dentro de nosotros.” (Ralph Waldo Emerson). Teniendo en cuenta que la Universidad del Valle está implantando el GICUV, se ha diseñado una estrategia de comunicación que tiene como objetivo garantizar que la comunidad universitaria tenga un alto nivel de información e interiorización de los avances y esfuerzos realizados sobre los temas del GICUV que incluyen los subsistemas de Autoevaluación, MECI, SISTEDA y NTCGP1000. Etapas del Proceso: Divulgación y Sensibilización: Esta etapa busca divulgar en la comunidad universitaria el significado y la importancia del GICUV, y sensibilizarla para que participe en el proceso de Calidad Institucional. Inicia en el mes de mayo y se llevará a cabo hasta diciembre de 2009. Charlas , seminarios y capacitaciones sobre gestión por procesos, documentación de procedimientos y auditorias internas de calidad. Profundización: Esta etapa busca permear los estamentos universitarios y lograr la apropiación y conocimiento específico de los temas de Calidad Institucional manteniendo un óptimo nivel de información sobre los avances y desarrollos de cada uno de ellos. Inicia en el mes de mayo y se llevará a cabo hasta diciembre de 2009.
Estrategias y Actividades para la Etapa de Profundización Campaña de Señalización Universitaria: Definir acciones que permitan ubicar los espacios en la Universidad. Campaña Cuida Tú Espacio:
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60 Elaboración de carteles alusivos al cuidado de espacios como tableros, salones, puestos de trabajo, sillas universitarias. Mensajes por correo electrónico dirigidos a los diferentes públicos de la Universidad. Campaña de 5´S A través de mensajes dirigidos a estudiantes y empleados (docentes y administrativos) inculcar el cuidado en el aseo. Establecer estrategia con el personal de Servicios Varios para el programa de 5´S. Campaña de Buenas Prácticas de Comportamiento (BPC): Dirigido para estudiantes y empleados de las Facultades. A través de los Coordinadores Administrativos establecer la estrategia de premiar con un separador a aquél estudiante o empleado que tenga una buena práctica. Día de la Calidad por Unidades: Establecer como estrategia de trabajo nombrar a los Coordinadores Administrativos como Gestores de Cambio Organizacional en sus diferentes Unidades. Establecer por las Unidades el día de la Calidad para lo cual ellos deben plantear un programa como foros, charlas, concursos, entre otros. Concurso por Dependencia: Elaborar un folleto con concurso dirigido al personal administrativo de las dependencias tanto centrales como descentralizadas con el objeto de valorar el conocimiento en temas de calidad. En este programa se entregarán los Porta Tacos a la persona de la dependencia que en un tiempo determinado diligencie el concurso. Desarrollo de Video Clips:
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61 Entregar a los gestores de cambio (coordinadores administrativos) para que en las diferentes reuniones pasen los video clips. Colgar los videos clips en la página del GICUV. Crear un video propio. Socialización del Programa de PQRS: Diseñar folleto dirigido a los estudiantes, profesores y empleados con el objeto de motivarlos a utilizar los buzones y la página web para enviar sus sugerencias. Juego Interactivo y Protector de Pantalla : Diseñar un juego interactivo y un protector de pantalla a través de la página web de GICUV que pueda ser descargado. Boletín de Calidad Mensual : Diseñar un boletín de calidad para ser distribuido al personal (docente y administrativo) de forma mensual. Folleto dirigido a los Docentes para Sensibilizar Estudiantes : Diseñar un folleto dirigido a docentes con la estrategia de que a través de las clases sensibilicen a los estudiantes sobre buenos comportamientos.
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“Lo maravilloso de aprender algo, es que nadie puede arrebatárnoslo.” B. B. King
Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Mayo de 2009
