Manual de usuario Webex Meeting Center Introducción a Webex Meeting Center Con Cisco WebEx Meeting Center, podrá hacer más tareas, de manera más rápida, y potenciar el rendimiento del personal con la colaboración en línea. Comparta documentos, presentaciones y aplicaciones en cualquier momento y lugar. Organice reuniones periódicas entre miembros del personal que se encuentran en distintos lugares. Mantenga sesiones vívidas y originales con clientes, colegas o equipos internos.
Iniciar sesión de organizador Para iniciar sesión con su cuenta de organizador, diríjase a sitio de Webex. Dentro del portal de Webex, haga clic en el botón “Conexión de organizador”
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Ingrese los datos de acceso y de clic en “Conectar”
Como planificar una reunión Al planificar una reunión puede aceptar las configuraciones predeterminadas que ofrece su sitio Web de Meeting Center, o puede especificar varias opciones para su reunión. Estas opciones permiten personalizar la sesión para adaptarla a sus necesidades.
En la barra lateral izquierda, nos situamos en la sección “Planificar una reunión”
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En la sección del lado derecho, se presentan los parámetros para configurar la reunión, rellenamos estos campos de acuerdo a nuestros requerimientos en las secciones correspondientes:
Información sobre la reunión y acceso
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En la sesión… Pantalla inicial de Meeting Webex
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Iniciar la audioconferencia Hacer clic en el botón “conferencia de voz”, ubicado en la pantalla principal de Webex
Se inicia la sesión de voz y se muestra la ventana para ajustar el volumen de las bocinas y el micrófono.
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Invitar y enviar recordatorios Hacer clic en el botón “invitar y enviar recordatorio”, ubicado en la pantalla principal de Webex.
En la opción, correo electrónico, ingresamos las direcciones de email de los asistentes nuevos a los que queremos invitar. Damos clic en el botón “enviar”, y se mandará una invitación por correo electrónico a los asistentes invitados.
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En la sección “enviar recordatorios” se muestran las direcciones de correo electrónico de los invitados que aún no se unen a la sesión en curso. Dar clic en el botón “enviar recordatorios” y un nuevo recordatorio será enviado vía email para solicitar al invitado se una a nuestra sesión de formación.
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Compartir aplicación Para compartir el escritorio, presentaciones o algún documento a través de Webex, basta con dar clic sobre el botón central “Compartir aplicación” y seleccionar la aplicación que deseamos compartir, o dar clic en la flecha que aparece aún lado de este botón, y seleccionar la aplicación a compartir de la lista desplegable:
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Paneles Para poder llevar a cabo un evento con todas las características de Webex, estas se agrupan por paneles, los cuales podemos visualizar en la barra lateral derecha. Participantes Pasar el micro: Para pasar el micrófono a los participantes, seleccionamos el nombre del participante, damos clic derecho con el mouse y seleccionamos la opción “pasar el micro”.
Activar el mute: situamos nuestro cursor sobre el nombre del participante al que deseamos poner en mute, y damos clic al icono del micrófono que aparece en gris. Cuando el mute está activo este icono se muestra de color rojo. Y en el icono de la diadema se muestra el símbolo “x”.
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Quitar el mute: para quitar el mute de nuestros asistentes seguimos los pasos anteriormente mencionados. Al quitar el mute, el icono del micrófono se muestra en gris. Cambiar a presentador: Para cambiar el rol de presentador, basta con dar clic al icono de Webex, y arrastrarlo hasta el nombre del participante al que deseamos convertir en presentador.
Cuando el sistema pregunte si desea cambiar el presentador, le decimos que si.
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Cambiar a organizador Para cambiar el organizador de la reunión, seleccionamos el nombre del usuario al que queremos convertir en organizador, damos clic derecho sobre su nombre y seleccionamos “cambiar función a”-‐ “organizador”. Cuando aparezca el mensaje “Se asignará todo el control de esta sesión de formación” damos clic en aceptar.
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Transferir control del mouse y teclado Para transferir el control de mouse y teclado a otros participantes, es suficiente seleccionar el nombre del participante, dar clic derecho y seleccionar la opción “transferir control de mouse y teclado”.
Con esta opción, permitiremos que el asistente seleccionado, tome control de nuestros dispositivos y pueda colaborar en línea con nosotros, permitiéndole modificar, editar o eliminar algún documento, aplicación u otra opción que hayamos compartido. Para recuperar el control de nuestro dispositivo basta con hacer doble clic con nuestro mouse en cualquier parte de la pantalla, pero no tendremos el control nuevamente hasta quitar esta opción al asistente desde el panel de participantes.
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Chat El panel de chat nos sirve para comunicarnos de manera escrita en una sesión de formación, y así evitar interrupciones durante esta.
Dentro de este panel podemos enviar mensaje públicos a todos los asistentes, o privados para un asistente en específico.
Grabar El panel “Grabación” nos permite grabar una sesión de formación. Iniciar grabación Para esto tenemos dos opciones:
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1.-‐ Desde la pantalla inicial de Webex, en la parte superior derecha encontraremos el icono “grabar”. Damos clic en este icono y de manera automática se grabará la sesión
2.-‐ Damos clic en el panel “Grabadora” ubicado en la parte superior de los paneles. Enseguida hacemos clic en grabar.
Pausar grabación Hacemos clic en el icono “pausar” del panel de grabación.
Detener grabación Hacemos clic en el icono “detener” del panel de grabación.
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Panel de sondeo El panel de sondeo nos permite realizar encuestas para mandarlas a nuestros participantes, esto para proporcionarnos una visión de la atención prestada por parte de los asistentes o para programas de mejora continua. Este panel lo podemos encontrar en la parte superior del panel de participantes. Para Habilitar el panel de sondeo, en la barra de paneles dar click en el botón de la ventana desplegable
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Posteriormente seleccionar administrar paneles
Y en la siguiente ventana agregar el panel de sondeo al apartado de paneles actuales. Se visualiza en pantalla el panel de sondeo
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Desde este panel se pueden crear sondeos o bien cargar alguno previamente realizado.
Terminar la reunión Para finalizar una reunión: 1.-‐ En la pantalla inicial de Webex Meeting Center, hacer clic en el icono “Terminar la reunión” que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha.
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2.-‐ Desde la barra de menús “Archivo” – “Terminar sesión”
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