IBM Lotus Notes 8.5 메일, 캘린더, 복제, 아카이브

Rev 1.0

2015-02-27

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안내 이 메뉴얼은 IBM Lotus Notes 8.5 를 사용하여 메시징, 스케줄링, 애플리케이션 복제를 하는 방법을 설명합니다. 업무에 필요한 보편적인 기능을 사용하는 방법 위주로 커버하고 있지만, 이해가 필요한 부분은 자세하게 설명하고 있기 때문에 프로그램 최초 사용자가 쓰기에 적합합니다. 메뉴얼에서 쓰고 있는 프로그램의 버전은 8.5.3 영문판 입니다. 한국어판에서 사용하는 메뉴와 용어는 영문판을 번역한 것이기 때문에 한국어판 사용자도 메뉴얼에 나오는 메뉴와 버튼을 어렵지 않게 찾아서 사용할 수 있습니다. (한국어 메뉴가 멀티랭귀지팩으로 설치되어 있으면 환경설정을 통해 영문메뉴로 전환할 수 있습니다.) IBM Notes 9 은 프로그램 인터페이스와 메일박스 디자인이 수정되긴 했지만 기능 구성요소와 환경설정 윈도우는 8.5 와 동일합니다. Lotus Notes®는 IBM®사의 등록상표 입니다. 이 메뉴얼은 크리에이티브 커먼즈 라이선스(www.cckorea.org)를 준수하는 범위 내에서 배포할 수 있습니다. 2015-02-27 최재욱 jwokch.blogspot.com

목차 1

화면구성, 용어설명 ........................................................................................................ 4

2

메시징 .................................................................................................................................. 7

3

개인 연락처 (주소록) .................................................................................................. 19

4

스케줄러 ........................................................................................................................... 23

5

To Do ................................................................................................................................. 29

6

복제, 오프라인 액세스 ............................................................................................... 32

7

아카이브, 컴팩션 .......................................................................................................... 38

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1. 화면구성, 용어설명 가) 워크스페이스, 오픈리스트, 홈페이지 스마트폰이 전화, 메시징 외에도 다양한 애플리케이션을 구동하는 것처럼 로터스노츠는 메시징과 캘린더 기능 외의 다양한 애플리케이션을 직접 개발해서 쓸 수 있는 시스템 입니다. 워크스페이스는 설치된 애플리케이션을 쉽게 파악하고 필요한 기능에 쉽게 접근하도록 하기위해 애플리케이션의 아이콘과 이름, 위치를 블록 형태로 만들고 사용자가 재배치 할 수 있게 만든 화면 입니다. 워크스페이스는 로터스노츠의 첫번째 버전부터 사용해온 전통적인 기능이며 지금도 중요한 역할을 하고 있습니다. 이 화면은 오픈리스트의 Applications > Workspace 메뉴를 실행하면 열 수 있습니다.

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오픈리스트는 Windows 의 시작메뉴처럼 아이템 리스트를 계층형태로 펼쳐서 보여주는 애플리케이션 네비게이터로, 작업중인 화면을 열어놓은 상태에서 필요한 애플리케이션을 찾을 수 있게 해줍니다. 워크스페이스와 오픈리스트는 각자의 장점이 있으므로 한가지만 사용하지 말고 필요에 따라 병행 사용하는 것이 바람직합니다.

홈페이지는 로터스노츠를 실행했을 때 자동으로 열리는 애플리케이션 입니다. 회사 인트라넷 포털을 주로 이 홈페이지로 많이 활용합니다. 로터스노츠 프로그램에 기본 탑재된 홈페이지는 사용자가 직접 디자인을 수정해서 웹사이트와 애플리케이션을 배치할 수 있게 만든 프로그램인데, 효용성은 그다지 크지 않습니다. 회사에 인트라넷 포털이 없으면 기본 홈페이지 대신 워크스페이스를 홈페이지로 지정하는 것을 권장합니다. 오픈리스트의 워크스페이스 항목을 우클릭하고 Set Bookmark as Home Page 명령을 실행하면 워크스페이스가 홈페이지로 지정됩니다.

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나) 네비게이터, 뷰, 액션바 네비게이터는 애플리케이션의 뷰와 폴더를 선택할 수 있게 세로로 모아놓은 메뉴 아이템 리스트 입니다. 뷰(View)는 문서의 제목, 작성자, 날짜 등 선택한 요소를 한 눈에 볼 수 있도록 만든 리스트로, 네비게이터에서 선택할 수 있는 Sent, All Documents 등의 항목이 메일박스의 뷰 입니다.

액션바는 열려있는 뷰, 문서에서 수행할 수 있는 기능을 버튼 형태로 상단에 배치한 부분 입니다.

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2. 메시징 가) 메일박스 열기 메일박스도 다른 애플리케이션과 마찬가지로 워크스페이스에서 오픈할 수 있습니다. 사용자의 이름이 적힌 편지모양 아이콘이 메일박스 입니다. 오픈리스트에는 첫번째 아이템으로 등록되어 있습니다.

나) 메일 읽기 뷰에 리스트된 메시지를 더블클릭하면 메시지를 화면 전체에 열 수 있으며, 미리보기 영역 통해서도 메시지 본문을 모두 읽고 답장을 작성할 수 있습니다. 로터스노츠 메일박스의 기본 설정은 가장 오래된 메시지가 위로 오도록 정렬하고 있으므로 Date 컬럼 헤더를 클릭해서 순서를 반대로 (새 메시지가 위로 올라오게) 정렬해 놓는 것이 작업하기에 편합니다.

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미리보기 영역은 기본값으로 뷰 영역의 아래에 배치되어 있는데, 오른쪽으로 옮길 수도 있습니다. 보기영역 액션 메뉴 오른쪽 끝에 있는 Show 항목을 누르면 Preview on Side 명령이 있습니다.

다) 첨부파일 열기 로터스노츠의 첨부파일은 본문에 삽입되어 있습니다. 파일을 더블클릭하면 아래와 같이 다섯가지 첨부파일 열기 옵션이 나오는데, Open 과 Save 를 주로 사용합니다. Open 은 첨부파일을 임시 저장 폴더에 다운로드해서 열고, Save 는 파일을 사용자의 문서 저장 폴더(내 문서 폴더)에 저장하는 작업까지만 수행합니다.

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Open 명령을 사용하면 Windows 의 임시 저장 폴더에서 파일이 열리기 때문에 이름 변경 없이 저장을 하고 닫으면 사용자의 문서 저장 폴더에서는 파일을 찾을 수가 없습니다. 이 파일을 찾는 방법은 다음과 같습니다. ① Windows 서치 바(Start 메뉴 맨 아래에 있음)에 %temp% 를 입력하고 엔터를 누릅니다. ② 임시파일 저장 폴더가 열리면 notes 로 시작되는 폴더(뒤에 여섯자리 숫자가 붙어 있음)를 찾아서 엽니다. ③ Open 명령으로 열었던 첨부파일은 모두 이 폴더에 저장되어 있습니다. 파일명이 임의로 부여되어 있으므로 파일을 날짜 순으로 정렬해서 작업했던 시간에 저장된 파일을 열어보면 찾을 수 있습니다. 라) 메시지 작성 ① 새 메시지 생성 액션바의 New, Reply, Forward 버튼은 각 이름에 해당하는 기능의 새 메시지를 생성합니다.

② 수신인 지정 로터스노츠에서 메일 사용자의 이름은 Firstname + Last name + OU 의 형태로 되어 있습니다. 수신인의 이름 철자를 알고 있으면 이름을 직접 타이핑하고 엔터를 누르면 됩니다. 입력된 글자와 가장 비슷한 항목을 찾아 수신인 이름이 완성될 것입니다. 수신인의 이름 철자를 모를때에는 주소록을 사용해야 합니다. 수신인란을 나타내는 To 글씨를 누르면 주소를 리스트하고 선택할 수 있는 윈도우가 열리는데, 회사 주소록과 개인 주소록을 모두 이 곳에서 조회할 수 있습니다. 회사 동료의 이름을 검색할 때는 검색 대상을 회사 디렉토리로 선택해 놓으시기 바랍니다.

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위에서 설명한 로터스노츠의 이름 표시형식과 반대로, 주소록은 Lastname + Firstname 의 형식으로 이름을 표시합니다. 따라서 Fistname 이 Tyrion 이고, Lastname 이 Lannister 인 직원을 주소록에서 찾을때는 Lannister 로 시작되는 이름들을 먼저 찾은 후에 Tyrion 을 선택해야 합니다.

규모가 큰 조직에서는 선택한 이름이 내가 찾고있는 사람이 맞는지 확인해 봐야 할 때가 있습니다. 주소록 윈도우 맨 아래의 Details 버튼을 누르면 선택한 주소(이름)의 디테일 윈도우가 열리는데, Work/Home 탭을 열면 식별에 도움이 되는 부서, 근부지 등의 정보를 조회할 수 있습니다.

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③ 메시지 옵션 로터스노츠에서는 작성하는 메시지에 중요도를 표시하거나 암호화 시키는 일반적인 기능 외에도, 메시지를 읽었음을 확인하거나 답변 기일을 지정하는 등의 옵션을 사용할 수 있습니다. 메시지 옵션은 Delivery Options 버튼을 눌러 사용할 수 있습니다.

메시지 옵션 중에서 수신 확인(수신인이 메일을 읽었음을 알려주는 기능) 처럼 자주 사용하는 기능은 작성 폼에 항상 열어놓고 사용할 수 있습니다. Display 메뉴를 누르고 Additional Mail Options 를 누르면 Return receipt 를 포함한 다섯가지 옵션을 메뉴 윈도우를 열지 않고 사용할 수 있습니다.

④ 첨부파일 삽입 첨부파일은 액션바의 클립 아이콘을 사용해서 삽입할 수 있습니다.

문서 작업을 하는 폴더나 파일이 많을 때는 첨부파일 불러오기 창에서 파일을 찾는 것이 수월하지 않습니다. 이럴때는 탐색기를 사용해 파일을 선택하고 아래 그림처럼 새 메시지 본문에 끌어당겨 놓는 방법을 사용하면 편리합니다. (수신한 첨부파일을 저장할 때에도 같은 방법을 쓸 수 있습니다.)

⑤ 표 그리기 로터스노츠의 본문 편집기에서 표를 그리는 기본 기능은 Create 메뉴의 Table 입니다. 이 명령을 실행하면 가로, 세로 칸 수를 입력해서 새 표를 생성할 수 있는데, 대부분의 사람들이 사용하기 11/43

어려운 방법 입니다. 표를 작성할 때에는 다음과 같이 엑셀 프로그램을 사용하는 방법을 쓰시기 바랍니다. 삽입할 표를 엑셀에서 작성하고 복사합니다.

표를 붙여넣을 메시지를 열고 Edit 메뉴의 Paste Special 명령을 실행합니다.

붙여넣는 데이터의 타입을 Rich Text 로 선택하고 OK 를 누릅니다.

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이렇게 붙여놓은 표는 메시지 편집기 안에서 자유롭게 수정할 수 있으며, 메시지 수신인이 필요한 내용을 복사하는 것도 가능하게 해줍니다. (붙여넣기를 할 때 Paste Special 을 쓰지 않고 Ctrl + V 를 하면 그림의 형태로 삽입되므로 이와 같은 작업이 불가능해 집니다.)

작성중인 표에 행과 열을 추가하고 삭제하는 작업은 Table 메뉴 명령들을 사용해서 수행할 수 있습니다.

⑥ 그림 삽입 그림 삽입은 Create 메뉴의 Picture 명령으로 실행할 수 있습니다.

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삽입한 그림의 크기는 오른쪽 아래의 핸들(검정색 네모. 그림을 선택하면 나옴.)을 이동해서 조절할 수 있습니다. 로터스노츠의 그림 크기 조절 기능은 Word 나 Outlook 과는 달리 그림의 종횡비를 유지해 주지 않기 때문에 이 핸들은 급하지 않으면 쓰지 않는 것이 좋습니다.

종횡비를 유지하면서 그림크기를 조절하기 위해서는 Picture Properties 윈도우에서 조절비율을 직접 입력하는 것이 번거롭기는하지만 정확한 방법입니다. Picture Properties 메뉴는 그림을 선택한 상태에서 Picture 메뉴를 열면 볼 수 있습니다.

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마) 시그니처 메시지 본문 밑에 붙이는 연락처 정보를 시그니처(Signature)라고 합니다. 시그니처를 등록하기 위해서는 More 의 서브 메뉴 Preference 로 들어가야 합니다.

Signature 탭을 열고 내용을 입력합니다. Automatically append... 옵션은 시그니처가 새 메시지를 자동으로 삽입해주는 기능 입니다.

바) 위임 위임(Deligation)은 메일박스 액세스 권한을 다른 사람에게 부여하는 기능 입니다. 이 기능의 설정도 위의 Preferences 윈도우에서 할 수 있습니다. ① Access & Delegation 탭을 열고 Add 버튼을 누릅니다.

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② 내 메일박스를 액세스 할 사람, 범위, 수준을 지정합니다. 동료 직원에게 메일박스 위임을 할 경우 대부분 아래 그림과 같이 Components 는 Mail 로, Access 는 Read 로 맞춰 놓습니다.

③ 위임이 설정된 메일박스를 여는 명령은 네비게이터의 맨 아래에 있습니다.

Open Other Mail 명령을 실행하면 메일박스 사용자 리스트가 열립니다. 액세스할 대상을 선택하고 OK 를 누르면 메일박스를 열 수 있습니다. (위임 설정이 되어 있지 않으면 열리지 않습니다.)

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자주 액세스 하는 메일박스는 매번 Open Other Mail 명령을 통해 선택하는 대신 네비게이터에 등록해서 사용할 수 있습니다. 이 기능은 Preferences 윈도우에서 Access & Delegation > shortcuts to Other's Mail 탭을 열면 설정할 수 있으며, 다음 챕터에서 설명할 캘린더(스케줄 관리)에도 사용할 수 있습니다.

사) 부재중 안내 Out of Office 는 메일을 처리하지 못하는 기간을 설정해서 이를 발신인에게 자동으로 알려주는 기능 입니다. 이 메뉴는 More 밑에 있습니다.

Leaving 과 Returning 에 부재 기간을 입력하고 Additional body text 란에 부재중 안내 메시지로 전달될 텍스트를 적습니다. 설정할 부재중 안내 기능이 동작하도록 하기 위해서는 Enable and 17/43

Close 를 눌러서 저장을 해야 합니다.

부재중 안내 기능의 해제는 사용자가 직접 하도록 되어 있습니다 (설정한 기간이 지나도 자동으로 해제되지 않습니다). Out of Office 설정 창을 열고 Disable and Close 버튼을 누르면 부재중 안내 기능이 해제 됩니다.

아) 링크 메시지 웹사이트에 있는 자료를 상대방에게 전달할 때 해당 페이지의 주소를 보내는 것처럼 로터스노츠 애플리케이션에 있는 자료도 주소를 사용해서 상대방에게 전달할 수 있습니다. 로터스노츠 프로그램은 웹브라우저와는 달리 주소창을 사용하지 않으므로 주소를 전달 하려면 Edit 메뉴의 Copy As 명령을 써서 눈에 보이지 않는 주소를 메모리에 복사한 후 메시지에 붙여 넣어야 합니다. 링크 메시지는 이 작업을 쉽게 처리하는 명령으로, Create > Mail > Special 메뉴 밑에서 위치해 있습니다. 링크의 대상이 되는 문서를 리스트에서 선택하거나 화면에 열어두고 Link Message 명령을 실행하면 링크와 안내문을 포함한 링크 메시지 폼이 생성됩니다.

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3. 개인 연락처 (주소록) 가) 개인 연락처 열기 도미노 디렉토리(회사 주소록)에는 직원들의 연락처만 등록되어 있기 때문에 공급사, 고객 등의 외부 연락처는 개인 연락처(My Contact)에 등록해서 사용해야 합니다. 개인 연락처는 오픈 리스트의 세번째 아이템이며, 워크스페이스에는 [Last name]'s Contact 형식으로 이름이 붙어 등록됩니다.

나) 연락처 등록 새 연락처 작성은 액션바의 New 명령으로 수행할 수 있습니다.

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개인 연락처는 회사 동료를 등록하는 용도로도 많이 사용합니다. 규모가 크고 직원들이 여러 사무실에 분산되어 근무하는 조직에서는 담당자의 이름을 기억하기가 힘들고 디렉토리에는 핸드폰 번호, 담당업무 등의 추가 정보를 기록할 수도 없기 때문입니다. 회사 디렉토리의 연락처를 개인 연락처로 복사하는 작업은 액션바의 Browse for Contact 명령으로 할 수 있습니다. 연락처 불러오기 창에서 대상을 선택하고 Add to Contact 를 누르면 선택한 연락처가 개인 연락처에 복사 됩니다.

다) 연락처 그룹 여러 수신인에게 반복해서 메일을 보내야 한다면 대상 연락처들을 그룹으로 지정해서 수신인으로 사용할 수 있습니다. 연락처 그룹은 주로 회사 디렉토리(회사 주소록)에 사용하는 기능으로, 대부분의 회사가 부서나 기능별로 그룹을 생성에 둡니다. 따라서 개인 연락처의 그룹은 회사 디렉토리에 필요한 그룹이 없을 때에만 사용하게 됩니다. 연락처의 네비게이터에서 Groups 항목을 선택하고 액션바에서 New 를 누르면 새 그룹이 생성됩니다.

그룹 이름과 구성원을 입력하고 저장 합니다. Members 버튼을 누르면 연락처의 항목(개인 연락처, 회사 디렉토리)을 불러올 수 있습니다.

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메일 수신인란에 연락처 그룹을 입력하는 방법은 사람 이름을 찾는 방법과 동일합니다. 그룹의 이름을 직접 타이핑 해도 되고, To 버튼을 사용해 불러오기을 하는 것도 가능 합니다.

라) Stationery 스테이셔너리는 반복적으로 작성해야 하는 메일 본문을 저장해 두고 새 메시지를 작성할 때 로드하여 사용하는 기능 입니다. 이 기능은 형식을 갖추는 메시지 작성 효율을 크게 향상시키므로 대부분의 사용자에게 활용가치가 높습니다. 스테이셔너리를 관리하는 뷰는 네비게이터의 Stationery 메뉴로 들어갈 수 있습니다. 액션바의 New Stationery 메뉴를 누르면 Message, Personal 두 가지 서브 메뉴가 출력됩니다. Message 를 선택합니다.

스테이셔너리를 작성합니다. 아래 그림의 벤더마스터 생성 요청 처럼 데이터만 입력해서 바로 보낼 수 있게 텍스트, 테이블, 첨부파일, 제목, 수신인을 자유롭게 작성하고 Save 버튼을 누릅니다.

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스테이셔너리의 이름을 지정하고 OK 를 누릅니다.

저장해 놓은 스테이셔너리 이름을 더블클릭하면 스테이셔너리를 적용한 새 메시지가 생성됩니다. 스테이셔너리를 수정할 때는 Edit 메뉴를 사용해야 합니다.

새 스테이셔너리를 생성할 때 Message 대신 Personal 을 선택하면 아래 그림처럼 본문이 세 부분으로 구분된 폼을 사용할 수 있습니다. 이 폼은 텍스트를 길게 쓰는 메시지에 유용합니다. 22/43

4. 스케줄러 가) 캘린더 열기 로터스노츠에서의 스케줄을 관리는 캘린더에서 수행합니다. 캘린더는 오픈리스트의 두번째 항목 입니다.

캘린더와 To Do(다음 캡터에 설명)는 별도의 애플리케이션처럼 보이지만 메일박스 애플리케이션의 한 부분으로 구성되어 있습니다. 네비게이터 상단의 스위치 버튼을 사용하면 각 기능으로 쉽게 전환할 수 있습니다.

캘린더에 기록하는 일정은 메일 수신함처럼 목록 형태로 볼 수도 있지만 주로 아래 그림처럼 달력 형태로 보거나, 일주일, 하루를 디스플레이 해서 사용합니다. 디스플레이 형식은 Views 메뉴에 있습니다.

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캘린더에 기록할 수 있는 스케줄의 타입는 여섯가지 입니다. 타입별 기능은 다음과 같습니다. Meeting

미팅은 특정 시간을 할애해서 수행하는 대표적인 스케줄 입니다. 스케줄 타입으로 미팅을 선택하면 참석인원에게 초대장을 보내고, 미팅룸을 예약하는 기능을 함께 수행할 수 있습니다.

Appointment

특정한 시간에 해야 하는 업무를 등록할 때 사용합니다.

All Day Event

날짜 단위로 지속되는 스케줄을 등록할 때 사용합니다. All Day Event 에는 시간을 적는 란이 없습니다.

Anniversary

기념일, 생일 처럼 규칙적으로 반복되는 이벤트를 등록합니다.

Reminder

Appointment 와 같이 특정 시간에 해야 하는 업무를 기록하지만 Reminder 는 스케줄된 시간을 Busy 로 표시하지 않습니다. (스케줄러에 빈칸으로 표시되므로, 이 시간에 미팅 일정을 잡는 것이 가능합니다.)

Event Announcement

Meeting 처럼 참석인원에게 시간과 장소를 통지하는 스케줄 입니다. Meeting 과는 달리 참석 여부를 묻지 않습니다.

액션바의 New 버튼을 누르면 Meeting 타입의 스케줄이 생성됩니다. 다른 타입의 스케줄을 작성 하려면 New 옆의 콤보 버튼()을 눌러야 합니다. New 버튼을 눌렀을 때 생성되는 기본 스케줄 타입을 변경하는 방법은 이 챕터 마지막에 있습니다. 이 메뉴얼에서는 Appointment 와 Meeting 사용법을 설명합니다.

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나) Appointment Appointment 폼은 제목, 시간, 내용으로 구성되어 있습니다. 필요한 정보를 입력하고 Save and Close 버튼을 누르면 작성이 완료 되며, 스케줄된 시간에 맞춰 통지를 받고 싶으면 오른쪽의 Notiry Me 를 체크하면 됩니다.

다) Meeting Meeting 은 Appointment 의 구성요소에 참석자 초대와 미팅룸 예약 기능이 추가된 형태 입니다. Who 섹션에 입력하는 참석자들은 스케줄 문서를 저장할 때 초대 메일을 받게되며, 액션 버튼을 눌러서 주최자에게 참석 여부를 알려주게 됩니다.

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미팅룸을 지정하는 방법도 수신인 이름을 불러오는 것과 같습니다. Rooms 글씨를 누르면 회사 디렉토리에 등록된 미팅룸 리스트가 열리는데, 사용할 미팅룸을 찾아 우측의 Rooms 란에 추가하고 OK 를 누르면 됩니다.

이렇게 계획한 미팅을 확정하기 위해서는 미팅 참석자의 스케줄과 미팅룸 가용 여부를 먼저 체크해야 하는데, 이 작업은 미팅 작성 페이지의 제일 아래에 있는 Find Available Times 탭에서 수행할 수 있습니다. 각 구성원의 시간별 스케줄 상태가 표시되므로, 의도한 미팅 시간이 스케줄과 겹치면 변경할 수 있습니다. (미팅 시간을 표시하는 박스를 옮기면 됩니다.) 시간 확인을 마치고 Save and Send Invitations 버튼을 누르면 참석자에게 미팅 초대 메일이 발송되고, 미팅룸이 예약됩니다.

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규모가 매우 작은 회사가 아니면 각 사무실에 산재한 수 많은 미팅룸 리스트에서 내가 찾는 미팅룸을 찾는 것이 수월하지 않습니다. 미팅룸을 선택할 때 볼 수 있는 리스트에는 회사 디렉토리 외에 Preferred Rooms 라는 리스트가 있는데, 말 그대로 내가 선호하는 미팅룸을 이 목록에 저장해서 미팅 예약을 편하게 처리할 수 있게 해주는 기능입니다.

Preferred Rooms 는 미팅룸을 선택해서 예약할 때 자동으로 등록됩니다(등록할 것인지 물어볼 때 OK 를 눌러야 됨). 이 리스트는 캘린더 Preferences 에서 수정할 수 있습니다.

캘린더 Preferences 에서는 캘린더에서 New 버튼을 눌렀을 때 생성하는 스케줄의 기본 타입을 변경할 수도 있습니다. 이 메뉴는 Display > Entries 탭에 있습니다.

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라) 캘린더 위임 메일박스를 위임하는 것처럼 캘린더도 동료가 액세스 할 수 있도록 설정할 수 있으며, 방법도 동일합니다(캘린더 Preferences > Access to Your Mail & Calendar).

위임된 캘린더도 메일과 마찬가지로 네비게이터에 바로가기를 등록해서 쉽게 액세스 할 수 있습니다. (Preference 윈도우의 Shortcuts to Other's Mail 탭에서 설정)

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5. To Do 가) To Do 열기 문서 작성, 상품 구매, 납품 처럼 작업을 하는 시간을 특정하지 않는 업무는 캘린더로 관리할 수가 없습니다. To Do 는 이와 같은 업무 잊지 않게 기록하고, 효율적으로 수행 할 수 있게 관리하는 기능 입니다. To Do 도 캘린더와 마찬가지로 메일박스의 구성요소이므로 스위치 메뉴를 사용해서 열 수 있습니다. 오픈리스트에는 네번째 아이템으로 등록되어 있습니다.

나) To Do 작성 New 버튼을 누르면 새 To Do 를 작성할 수 있습니다.

Subject, Due date, Description 을 입력하고 Save and Close 를 누르면 To Do 등록이 완료 됩니다. 맨 위의 Priority 는 To Do 리스트를 우선 순위별로 정렬할 때 사용하는 값인데, 아이템이 많지 않을 때는 크게 필요하지 않습니다.

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등록된 To Do 는 여러가지 방법으로 리스트 할 수 있습니다. 기본값인 Incomplete 뷰는 아이템을 Overdue, In Progress, Not Started 로 구분해 정렬합니다.

To Do 아이템이 많지 않을때는 All To Do's 뷰가 보기에 더 편합니다. 이 리스트에서도 아이템은 Status, Priority, Due Date 를 비교해서 중요도가 높은 To Do 가 가장 위로 올라오도록 정렬됩니다.

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To Do 의 완료는 Mark Complete 버튼으로 기록 합니다.

다) Group To Do 회사에서 To Do 로 관리하는 업무의 대부분은 다른 사람으로부터 지시받은 것이거나 다른 사람에게 지시하는 것 입니다. 따라서 구두로 전달한 업무 지시를 To Do 에 기록하는 방법 대신 업무지시를 To Do 를 통해 전달하는 것이 가능하다면 이 방법을 쓰는 것이 효율적일 수 있습니다. 이 기능을 구현해 주는 것이 Group To Do 입니다. Group To Do 를 작성하려면 To Do 폼의 Assign to: 스위치를 Others 로 변경해야 합니다. Others 를 선택하면 문서 양식 이름이 Group To Do Entry 로 바뀌고 작업을 수행할 사람을 지정하는 란이 생깁니다.

문서를 작성하고 Save and Send Assignments 버튼을 누르면 수신인에게 To Do 메시지가 전달됩니다. Accept 를 누르면 지시한 To Do 가 수신인의 To Do 리스트에 등록 됩니다.

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접수된 Group To Do 는 업무 담당자의 To Do 리스트에도 등록됩니다.

6. 복제, 오프라인 액세스 가) 복제(Replication) 복제는 두 개 이상의 저장 장치나 컴퓨터에서 데이터를 쓸 수 있게 사본을 만드는 기능입니다. 단순히 파일의 사본을 만드는 복사(copy)와 다른 점은, 원본과 복제본의 연결관계가 지속적으로 유지되면서 한쪽에서 만들어진 변경사항을 다른쪽에도 적용하는 일을 한다는 점입니다. 주로 데이터베이스 시스템에서 많이 사용하고 있는 이 기술은 로터스노츠에서도 핵심 기능으로 역할을 하고 있습니다. 메일박스, 문서 라이브러리, 워크플로우 시스템 등 필요한 모든 애플리케이션을 사용자의 컴퓨터로 복제해서 쓸 수 있으며 이를 통해 자료를 로드하는 시간을 크게 단축시킬 수 있고, 사무실 밖에서도 애플리케이션을 편하게 사용할 수도 있습니다.

나) 워크스페이스 애플리케이션을 복제하지 않고 사용할 때는 오픈리스트만으로도 모든 작업이 가능하지만 복제 기능을 쓰기 시작하면 워크스페이스를 통해 애플리케이션을 실행하는 것이 바람직 합니다. (오픈리스트에서는 애플리케이션의 복제본이 있는지 식별할 수도 없고, 원하는 복제본을 선택할 수도 없습니다.)

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다) 메일박스 복제 메일박스는 용량이 크고, 사용빈도가 높기 때문에 대부분의 사용자가 복제를 해서 사용합니다. 메일박스를 복제해서 쓰는 방법은 다음과 같습니다. (이 작업을 하기 전에 메일박스 복제를 이미 하고 있지 않은지 확인해 보시기 바랍니다. 워크스페이스의 메일박스 아이콘에 복제본 선택 스위치가 붙어 있으면 복제 설정이 이미 되어있는 것입니다.)

① 메일박스 아이콘을 우클릭하고 New Replica 명령을 실행합니다.

② 생성할 복제본의 속성은 기본값을 그대로 사용하면 됩니다. OK 를 누르면 리플리케이터에서 애플리케이션 복제본이 생성되는 과정을 보여줍니다.

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③ 복제가 끝나면 워크스페이스 아이콘에 복제본 선택 버튼이 생성됩니다. 선택 버튼을 눌러 애플리케이션을 로드하는 위치를 Local 로 선택해 놓으면 메일박스를 실행할 때 내 컴퓨터에 복제된 메일박스 복제본이 열립니다. 메일박스 왼쪽 위를 보면 로드한 메일박스의 복제본 위치를 확인할 수 있습니다. (로딩에 시간이 오래 걸리는 다른 애플리케이션도 같은 방법으로 내 컴퓨터에 복제본을 만들 수 있습니다.)

④ 메일을 수신하고 새 메일을 작성할 때 내 컴퓨터에 복제된 메일박스를 사용하기 위해서는 로컬 메일박스 사용환경에 맞게 로케이션 프로필을 수정해야 합니다.

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상태표시줄 오른쪽 끝에 있는 로케이션 스위치를 클릭하고 Edit Locations 메뉴를 실행 합니다.

⑤ 로터스노츠를 설치했을 때 생성되는 로케이션 기본값은 Office 인데, 메일박스를 포함한 모든 애플리케이션을 서버에서 직접 로드하도록 구성되어 있습니다. 이 프로필은 다시 사용해야 할 필요가 있으므로 직접 수정하지 않고 복사본을 만들어서 로컬 메일박스 작업용 프로필을 작성하는 것이 좋습니다. Office 를 선택하고 Copy 를 누릅니다.

⑥ Copy of Office 라는 이름으로 생성된 새 프로필을 선택하고 Edit 를 누릅니다.

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⑦ Basics 탭의 Location name 을 적어줍니다. 어떤 이름을 사용해도 됩니다.

⑧ Mail 탭을 열고 Mail file location 을 Local 로 바꿔줍니다.

⑨ Replication 탭을 열고 아래 그림처럼 세가지 옵션을 변경해 줍니다. Enable replication 과 Schedule 은 체크를 해서 활성화 시키고, Repeat every 에는 원하는 값을 넣어 줍니다. (복제를 수행하는 간격입니다.)

OK 를 눌러 설정을 저장하면 프로필을 사용할 준비가 완료됩니다. 로케이션 스위치를 눌러 새로 만든 프로필로 전환 합니다.

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로컬 메일박스 프로필을 쓰면 메일박스를 열 때 내 컴퓨터에 저장된 복제본이 열리게 되며, 새 메일도 복제본에서 생성되므로 응답속도가 크게 향상되며, 이동을 하며 작업 하기가 편해집니다. 라) 복제 컨트롤 복제 스케줄을 설정하면 리플리케이터 프로그램이 스케줄된 시간에 복제할 애플리케이션의 복제본을 서버의 원본과 비교해서 변경된 내역을 상호간에 업데이트 해줍니다. 적당한 크기의 첨부파일만 주고 받을 때에는 리플리케이터의 작동상태를 보거나 컨트롤을 해야할 필요가 없지만, 급하게 메일을 보내야 하거나 애플리케이션에 업데이트된 자료의 크기가 지나치가 크면 다음과 같은 조치를 취해주어야 합니다. 이 작업은 Replication and Sync 프로그램에서 수행합니다.

① 메일을 긴급하게 보내거나 받아야 할 때 복제본을 사용해 메일박스를 쓰도록 설정했을 때는 새 메시지 수신도 복제 스케줄에 맞춰 진행됩니다. 수신해야 할 메시지를 급하게 열어야 할 때는 복제 스케줄을 기다릴 필요 없이 Replication and Sinc 를 열고 Start Now 버튼을 눌러주면 됩니다.

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② 애플리케이션 복제가 지나치게 오래 걸릴 때 사이즈가 큰 애플리케이션을 처음 복제하거나 복제해서 쓰고 있는 애플리케이션에 매우 큰 자료가 추가되면 복제에 걸리는 시간이 지나치게 길어지는데, 이렇게 되면 정상적으로 복제될 수 있는 다른 애플리케이션 복제가 안되거나 너무 느려지는 문제가 발생할 수 있습니다. 이 때 복제중인 애플리케이션 오른쪽의 Stop 버튼을 누르면 복제를 중단할 수 있습니다.

7. 아카이브, 컴팩션 가) 아카이브 셋업 아카이브는 애플리케이션의 일부분(오래된 자료)을 자료 보관용 서버나 사용자의 컴퓨터로 옮겨서 애플리케이션의 파일 크기를 줄이는 기능으로, 주로 메일박스의 크기를 줄여야 할 때 사용합니다. 메일박스 아카이브도 복제처럼 작동 규칙과 실행 스케줄을 한번 지정하면 자동으로 동작 합니다. 아카이브 셋업을 하는 방법은 다음과 같습니다.

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① 메일박스를 열고(원본, 복제본 상관 없음) Archive Settings 메뉴를 실행 합니다.

② 아카이브 설정에서 가장 중요한 것은 문서(메시지)를 선택하는 기준 - Criteria 를 정의하는 것 입니다. 로터스노츠 메일박스에 기본 정의되어 있는 Criteria 는 Default for Last Modified, Default for Expired 인데, 모두 메일박스의 용량을 줄이는 데에는 쓸 수 없는 기준 입니다. Create 버튼을 눌러 새 Creteria 를 생성 합니다.

③ Criteria 의 이름을 지정하고 Enable this criteria 옵션을 활성화 합니다. Selection Criteria 버튼을 누릅니다.

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④ 선택 기준을 older than 으로 변경하고 메일박스의 용량을 줄이기 위해 필요한 만큼의 메시지가 포함될 수 있는 기간을 가늠해 우측에 입력합니다. 예를 들어, 회사에서 허용해 주는 메일박스 용량이 1.2GB 이며 내 메일박스 크기의 증가량이 한달에 100MB 라면 older than 10 months 조건을 적용했을 때 메일박스에는 지난 10 개월분의 메시지가 보존되며 (10 개월보다 오래된 메시지는 아카이브 파일로 옮겨짐) 메일박스의 용량은 1GB 정도로 유지될 것 입니다. 예상치보다 메일박스 소비량이 크거나 작으면 기간값을 조절하면 됩니다. OK 버튼을 누르면 Selection Criteria 가 완성됩니다.

⑤ Selection Criteria 를 저장하면 Archive Criteria 생성 윈도우로 다시 돌아옵니다. OK 버튼을 눌러 설정을 저장 합니다. (저장 하기전에 윈도우 중간의 Copy documents into my archieve application specified here... 란을 한번 보시기 바랍니다. 이 란에는 아카이브 폴더의 위치와 파일명이 지정되어 있는데, 기본값은 사용자의 컴퓨터 입니다. 컴퓨터의 자료를 백업할 때 이 파일을 포함시키지 않으면 아카이브 파일을 잃어버릴 수 있습니다.)

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⑥ Archive Criteria 를 저장하면 아래 그림과 같이 아카이브 실행 스케줄 생성 질문 윈도우가 열립니다. Yes 를 눌러 스케줄 설정 윈도우로 들어갑니다.

⑦ 기본 아카이브 스케줄은 메일용량 관리에 적당하도록 세팅되어 있습니다. (변경해도 됩니다.) Schedule archiving 옵션을 활성화 하고 OK 를 누르면 아카이브 설정이 끝납니다.

나) 아카이브 열기 아카이브 데이터베이스 파일은 아카이브를 처음 실행할 때 생성되기 때문에, 스케줄로 동작하는 아카이브를 처음 셋업하면 아카이브 파일을 열어볼 수 없습니다. Action 메뉴의 Archive Now 명령을 실행합니다.

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생성된 아카이브 파일은 네비게이터의 Archive 항목을 클릭해서 열어 볼 수 있습니다. 아카이브 파일은 메일박스와 같은 모양을 하고 있습니다. 새 메시지가 수신되는 기본 메일박스와 아카이브 메일박스를 동시에 열어두고 작업할 때는 네비게이터의 노란색 리본과 애플리케이션 제목을 보고 아카이브 파일을 식별해야 합니다. 아카이브 메일박스에서도 Reply, Forward 등의 메시지 생성 작업을 할 수 있는데, 이 때 생긴 메시지는 기본 메일박스에 저장 됩니다.

다) 컴팩션 메일박스 사용이 허용량을 넘으면(경고 단계를 지난 상태) 메일 수신은 가능하지만 새로 작성하는 메일을 보낸편지함(Sent 폴더)에 더이상 저장하지 못하게 됩니다. 이 상황은 아카이브를 하지 않는 사용자에게 주로 발생하지만 스케줄러를 사용해 아카이브를 꾸준히 수행하는 사용자도 지나치게 큰 첨부파일을 받으면 겪게될 수 있습니다. 이 상태가 되면 아카이브를 수행해도 문제가 즉시 해결되지 않습니다. 서버에 있는 메일박스 파일의 크기를 줄여주는 컴팩션(compaction) 작업이 주로 야간에 수행되기 때문입니다. 다음날까지 기다릴 수 없을 때에는 아래의 과정대로 컴팩션을 직접 수행 하는 방법을 사용할 수 있습니다. ① 컴팩션을 하기 전에 아카이브를 하고, 필요없는 메시지, 첨부파일이 큰 메시지를 삭제하여 메일박스 크기가 줄어들 수 있는 공간을 확보 합니다. (메시지를 삭제했을 때는 Trash 폴더를 비워주어야 합니다.)

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② File 메뉴의 Application Properties 메뉴를 실행합니다.

③ 두번째 탭을 열고 % used 버튼을 눌러 애플리케이션의 밀도를 체크합니다. 이 값은 메일박스 파일에서 데이터가 차지하고 있는 용량의 비율을 나타내는데, 아래 그림처럼 값이 낮으면 파일에서 데이터가 삭제되어 필요없는 부분이 많아진 상태가 되었음을 의미합니다. Compact 버튼을 누르면 데이터가 없는 부분이 정리되고 파일 크기가 줄어듭니다. (% used 값이 이미 높은 수준이면 컴팩트를 해도 메일박스 크기가 줄어들지 않습니다. 필요없는 메시지를 삭제하거나 아카이브를 해서 줄어들 수 있는 용량을 먼저 확보해야 합니다.)

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메뉴얼에서 설명한 기능에 대해 궁금하신 점이 있으시면 [email protected] 으로 문의 바랍니다. 업데이트된 문서는 jwokch.blogspot.com 에서 찾을 수 있습니다.

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