Audit Mutu Internal Teknik dan Pemenuhan Dokumen Audit Internal

Mochammad Iqbal - Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Jember

Disampaikan dalam Workshop ke-2

Program ASUH PT, BPM UNEJ

Daftar Isi Landasan Audit Mutu Internal

Tujuan Audit Mutu Internal

Instrumen Audit Mutu Internal

Auditor Audit Mutu Internal

Pelaksanaan Audit Mutu Internal

Etika Auditor Internal

Pelaporan Hasil Audit Mutu Internal

EMI AMI Evaluasi Mutu Audit Mutu Internal Internal Dilakukan oleh Dilakukan oleh pihak luar (secara pihak yang internal) melaksanakan Untuk menilai standar pemenuhan standar Lebih bertujuan yang telah untuk menilai ditetapkan progrès pribadi (misal: Prodi)

Landasan Audit Mutu Internal

Kebijakan mutu yang ditetapkan lembaga

Tujuan Audit Mutu Internal Tujuan Umum Melaksanakan verifikasi kesesuaian antara pelaksanaan dengan standar pendidikan tinggi dalam rangka mendapatkan rekomendasi ruang peningkatan mutu dan menjamin akuntabilitas berdasarkan praktik baik serta temuan atau ketidaksesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan standar pendidikan tinggi.

Tujuan Audit Mutu Internal Tujuan Khusus 1. Untuk memeriksa kesesuaian atau ketaksesuaian pelaksanaan dan standar yang telah ditetapkan. 2. Untuk memeriksa proses dan hasil proses pencapaian mutu sehingga dapat ditentukan keefek9fan pencapaian dari tujuan yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci). 3. Untuk menyiapkan laporan kepada teraudit (auditee) sebagai dasar perbaikan mutu selanjutnya 4. Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem penjaminan mutu. 5. Untuk membantu ins9tusi/program studi dalam mempersiapkan diri dalam rangka audit eksternal atau akreditasi

Siklus Audit Mutu Internal 1. Menetapkan tujuan khusus audit 2. Menetapkan sasaran dan lingkup audit 3. Menunjuk tim audit 4. Menetapkan jadwal audit 5. Melaksanakan audit 6. Menyusun laporan audit 7. Tindak lanjut

Merencanakan Audit Mutu Internal Penentuan Objek dan Lingkup Audit Penentuan objek yang akan di audit dan penentuan lingkup audit yaitu menetapkan standar sebagai area / cakupan dalam audit mutu internal (Siapa dan Apa yang akan di audit)

Penentuan Auditor

Dokumen Audit Mutu Internal

Surat tugas Instrumen Audit Check List Berita acara Draft Laporan (wrap up meeting) Laporan Audit

Penentuan Auditor AMI 1. Berpengetahuan dan berpengalaman 2. Tidak ada konflik kepentingan 3. Memiliki pengetahuan serumpun dengan area yang diaudit 4. Menguasai teknik audit 5. Memiliki karakteristik positif 6. Mampu bekerja secara tim 7. Memahami manajemen Perguruan Tinggi

Pool Auditor

Etika Auditor AMI

1. Integritas 2. Objektifitas 3. Kerahasiaan 4. Kompetensi 5. Independensi

Perilaku Auditor AMI Tidak menggurui Selalu menampilkan sebuah sisi kebenaran dan adil Langsung ke pokok permasalahan dan tidak bertele-tele Perpikir sistematis Selalu mengejar kesesuaian dengan standard Berusaha mencari tahu pemahaman Auditee, bukan pemahaman Auditor Segala sesuatunya selalu dipersiapkan Selalu membantu Auditee Menjalin komunikasi seefektif mungkin dengan Auditee

Contoh Aplikasi Alur Audit Internal

Elemen Temuan Audit (5C)

Elemen Temuan Audit (5C) Condition Criteria Consequence Cause Corrective Action

Condition (Kondisi) Fakta. Tidak boleh selain fakta / opini Didukung bukti audit (didapat dari teknik audit: •Review dokumen •Wawancara •Observasi •Analisis •dll

Criteria (Kriteria) Tolok ukur Undang-undang Peraturan pemerintah Permen DIKTI SK Rektor SK Dekan SOP Kontrak dll

Kondisi

Kriteria

Temuan Jika ada GAP

Consequence (Akibat) Akibatnya bagi lembaga Kerugian Resiko Sedapat mungkin dikuantifikasi

Cause (Sebab) Akar masalah/penyebab Lebih diarahkan kepada kelemahan internal Agar tidak terjadi temuan yang berulang

Corrective Action (Rekomendasi)

Preventive (harus menghilangkan sebab) Korektif Spesifik Harus dapat dilaksanakan Konstruktif membangun kinerja organisasi

Pelaporan Hasil Audit

Memuat temuan, kriteria, sebab, serta rekomendasi tindak lanjut Hanya disampaikan kepada pihak yang berwenang dan berkepentingan

Tujuan Laporan Hasil Audit Menyediakan data dan informasi kpd pimpinan sebagai early warning system Menginformasikan kondisi yang terjadi dan resiko yang mungkin terjadi Memberi alternatif solusi pemecahan masalah

Syarat Laporan Hasil Audit Komprehensif, objektif, lengkap, relevan dan handal Mendorong manajemen untuk mengambil langkah tindak lanjut Temuan harus disampaikan secara wajar sesuai dengan tindak lanjut yang diharapkan

Format LHA (contoh) Ringkasan Eksekutif A. Pendahuluan B. Maksud/Tujuan C. Ruang Lingkup Audit D. Informasi Umum E. Temuan Hasil Audit F. Rekomendasi G. Kesimpulan Lampiran

Syukron Katsir Kalau ada jarum yang patah, jangan simpan di lemari besi Kalau ada kata saya salah, jangan sampai lapor polisi :)