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GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR Revisado por:
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica – DACA
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Profesional Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica - DACA
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Director(a) Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica - DACA
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS ................................................................................................................ 4 2. ALCANCE ................................................................................................................... 4 3.
DEFINICIONES ........................................................................................................ 4
3.1.
Ministerio de Educación Nacional – MEN ............................................................. 4
3.2.
Consejo Nacional de Acreditación –CNA–............................................................ 5
3.3.
Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (SACES) ..... 5
3.4.
Consejo Académico .............................................................................................. 5
3.5.
Consejo Superior .................................................................................................. 5
3.6.
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica –DACA– ............................... 5
3.7.
Comité Central de Currículo ................................................................................. 6
3.8.
Creación de programas académicos .................................................................... 6
3.9.
Registro calificado................................................................................................. 6
3.10.
Obtención del registro calificado ....................................................................... 7
3.11.
Carencia de registro .......................................................................................... 7
3.12.
Renovación del registro calificado ..................................................................... 8
3.13.
Autoevaluación para renovación del registro calificado..................................... 8
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3.14.
Modificación a programas académicos ............................................................. 8
3.15.
Extensión de programas académicos ............................................................... 9
3.16.
Ampliación del lugar de desarrollo .................................................................... 9
3.17.
Programas activos........................................................................................... 10
3.18.
Programas inactivos ........................................................................................ 10
3.19.
Propuesta de Creación.................................................................................... 10
4.
POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ....................................................... 11
4.1.
Normatividad Externa ......................................................................................... 11
4.2.
Normatividad Interna........................................................................................... 12
4.3.
Condiciones generales ....................................................................................... 13
4.3.1 Aseguramiento de la Calidad. ............................................................................... 13 4.3.2 Generalidades para la creación de programas académicos. ................................ 15 4.3.3 Generalidades para solicitud de registro calificado. ............................................. 17 4.3.4 Generalidades del proceso de renovación del registro calificado ......................... 18 4.3.5 Generalidades del Proyecto Educativo de Programas -PEP- ............................... 21 5.
DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................... 22
5.1.
Creación de programas académicos .................................................................. 22
5.2.
Renovación de registro calificado ....................................................................... 23
5.3. Modificación de cupos, periodicidad de admisión, escenarios de práctica (programas de salud) y aspectos Curriculares de Programas Académicos .................. 24 5.4.
Modificación de la Denominación de Programas Académicos ........................... 25 DEFINITIVA
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5.5. Extensión de Programas Académicos a Sedes, Seccionales y Convenio con otra(s) Universidad(es) .................................................................................................. 26 5.6. Ampliación del Lugar de desarrollo de un Programa Académico a un Municipio Circunvecino .................................................................................................................. 27 5.7. 6.
Estado Inactivo de Programas Académicos ....................................................... 28 PROCEDIMIENTOS ............................................................................................... 29
6.1
Creación de Programas Académicos.................................................................. 29
6.2
Programación de Asignaturas Pregrado y Posgrado .......................................... 36
6.3 Modificación de cupos, periodicidad de admisión, escenarios de práctica (programas de salud) y aspectos Curriculares de Programas Académicos .................. 42 6.4
Modificación de la Denominación de Programas Académicos ........................... 45
6.5 Extensión de Programas Académicos a Sedes, Seccionales y Convenio con otra(s) Universidad(es) .................................................................................................. 48 6.6 Ampliación del Lugar de Desarrollo de un Programa Académico a un Municipio Circunvecino .................................................................................................................. 53 6.7
Estado Inactivo de un Programa ......................................................................... 57
7.
PROCESOS RELACIONADOS ............................................................................. 58
8.
FORMATOS ........................................................................................................... 58
9.
DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................. 58
10.
ANEXOS ............................................................................................................. 58
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1. OBJETIVOS
Describir los procedimientos requeridos para la creación de programas académicos (realizar la solicitud del registro calificado por primera vez), solicitud de renovación de registro calificado, modificaciones de: cupos, periodicidad de admisión, aspectos curriculares, denominación y ampliación de énfasis en programas de maestría o inclusión de la modalidad de profundización o investigación. Igualmente, los procesos relacionados con extensión de programas académicos a sedes, seccionales y convenio con otra(s) universidad(es), ampliación de lugar de desarrollo de un programa académico (municipio), y cambio a estado inactivo de programas académicos.
Identificar en los procedimientos: la secuencia de actividades y sus responsables, las evidencias o registros de su ejecución, la normatividad que lo rige y el alcance.
Servir como punto de referencia documental en la inducción, capacitación y consulta de las personas que lo requieran.
Servir como medio de apoyo para seguir, analizar, revisar y mejorar los procedimientos llevados a cabo.
2. ALCANCE Este manual de procedimientos aplica para todos los programas académicos de pregrado y posgrado que estén en proceso de creación, renovación, extensión, ampliación del lugar de desarrollo o cambio del estado a inactivo; involucra a las unidades académicas, las facultades, institutos, sedes regionales, la Vicerrectoría Académica y la Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica –DACA–. 3. DEFINICIONES 3.1. Ministerio de Educación Nacional – MEN El Ministerio de Educación Nacional es una entidad modelo de gestión y transparencia en el sector público nacional y educativo internacional, capaz de garantizar que los colombianos accedan a una educación pertinente y de calidad que fortalezca las competencias básicas y que contribuya a un desempeño ético y efectivo de los ciudadanos en el mundo globalizado. DEFINITIVA
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3.2. Consejo Nacional de Acreditación –CNA– El Consejo Nacional de Acreditación es un organismo de naturaleza académico que depende del Consejo Nacional de Educación Superior –CESU–, cuya función esencial es la de promover y ejecutar la política de acreditación adoptada y coordinar los respectivos procesos; por consiguiente, orienta a las instituciones de educación superior para que adelanten su autoevaluación; adopta los criterios de calidad, designa los pares académicos para la evaluación externa. El CNA revisa el proceso de acreditación de alta calidad, lo organiza, lo controla y finalmente recomienda al Ministerio de Educación Nacional acreditar los programas e instituciones que cumplan con los estándares de calidad. 3.3. Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (SACES) El Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (SACES), es un sistema de información que cuenta con mecanismos y procesos de mejoramiento y nuevas metodologías que han sido definidos y consolidados con el Viceministerio de Educación Superior; el trabajo que adelantan en éste los diferentes organismos que en él participan, se realiza de forma coordinada gracias a la debida identificación de roles y funciones. 3.4. Consejo Académico El Consejo Académico es la máxima autoridad académica de la Universidad del Valle. Estatuto General de la Universidad. (Art. 19 del Acuerdo 004 de octubre 1 de 1996). 3.5. Consejo Superior El Consejo Superior es el máximo organismo de dirección y gobierno de la Universidad. Estatuto General de la Universidad. (Art. 15 del Acuerdo 004 de octubre 1 de 1996). 3.6. Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica –DACA– El Artículo 8 del Acuerdo No. 004 de febrero 10 de 2003 del Consejo Superior establece que la DACA es la encargada de coordinar los asuntos de autoevaluación y acreditación de la Universidad. De manera particular, lidera la definición, aprobación, ejecución y evaluación de las políticas académicas y curriculares que se concretan en los programas académicos de formación para mantener la excelencia académica de la institución. DEFINITIVA
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3.7. Comité Central de Currículo El Comité Central de Currículo es la instancia colegiada para asesorar al Consejo Académico en la definición de políticas, coordinación de procesos, seguimiento, aprobación, reforma y evaluación de programas. (Art. 6 del Acuerdo 004 de febrero 10 de 2003 del Consejo Superior). 3.8. Creación de programas académicos La creación de programas de educación superior por parte de las instituciones de educación superior requiere, como primera medida, que la institución cuente con personería jurídica otorgada por la autoridad competente conforme a las normas que rigen en nuestro país y como segundo aspecto, que el programa propuesto corresponda a los propósitos de formación, según el carácter académico de la institución. Cumplidos los presupuestos anteriores, seguidos los procesos y requisitos internos de creación del programa, la respectiva institución debe presentar ante el Ministerio de Educación Nacional la solicitud de registro calificado, que constituye el conjunto de condiciones de calidad específicas que deben demostrarse para obtener la autorización que demanda el otorgamiento del referido registro. Actualmente, los requisitos para ofrecer y desarrollar un programa de educación superior están contenidos en el Decreto 1075 de mayo 26 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional, conforme a estas normas, las condiciones de calidad que deben demostrarse para obtener registro calificado, corresponden a condiciones institucionales y a condiciones específicas del programa. Los programas académicos de Licenciatura deberán acreditar ante el Ministerio de Educación Nacional, además de las condiciones establecidas en la sección 11 Capítulo 2, Título 3, Parte 5, Libro 2 del Decreto 1075 de 2015, las características específicas de calidad establecidas en el Decreto 2450 de diciembre 17 de 2015 y la Resolución 2041 de febrero 3 de 2016, para la obtención, renovación o modificación del respectivo registro calificado. 3.9. Registro calificado El registro calificado es condición para la oferta de programas y, por lo tanto, corresponde a requisitos de cumplimiento obligatorio. Por ende, a diferencia de la DEFINITIVA
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acreditación, no responde a una decisión autónoma de las instituciones o programas. El análisis y la contrastación con pautas definidas por las distintas comunidades académicas y profesionales y el análisis del modo cómo se responde a las expectativas sociales es esencial. Se hace, en primera instancia, por la propia institución y el programa y luego, a través del juicio de los pares académicos y de los miembros de las salas de la CONACES en la instancia de la evaluación externa. La Ley 1753 de 2015 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo País” establece en el Artículo 222 que los programas académicos de licenciatura a nivel de pregrado que tuvieran como mínimo cuatro cohortes de egresados y que no contaran con acreditación de alta calidad, deberán obtener tal reconocimiento en un plazo de dos años contados a partir del 9 de junio de 2015; y que los programas de licenciatura que no satisfagan el requisito de cohortes antes mencionado deberán adelantar el trámite de acreditación de alta calidad en un plazo no superior a dos años contados a partir de la fecha en que se cumpla tal condición. 3.10. Obtención del registro calificado Es la licencia que el Ministerio de Educación Nacional –MEN– otorga a un programa de Educación Superior cuando demuestra ante el mismo que reúne las condiciones de calidad que la ley exige. De acuerdo con el Capítulo 2, Sección 1 del Decreto 1075 de mayo 26 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional, para ofrecer y desarrollar un programa académico de educación superior, en el domicilio de una institución de educación superior, o en otro lugar, se requiere contar previamente con el registro calificado del mismo. El registro calificado es otorgado por el Ministerio de Educación Nacional a las instituciones de educación superior legalmente reconocidas en Colombia, mediante acto administrativo en el cual se establece la inscripción, modificación o renovación del programa en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior –SNIES–, cuando proceda. 3.11. Carencia de registro No constituye título de carácter académico de educación superior el que otorgue una institución respecto de un programa que carezca de registro calificado. (Artículo 2.5.3.2.1.2 del Decreto 1075 de mayo 26 de 2015.
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3.12. Renovación del registro calificado La renovación del registro calificado debe ser solicitada ante el Ministerio de Educación Nacional por las instituciones de educación superior con no menos de diez (10) meses de anticipación a la fecha de vencimiento del respectivo registro. Cuando el Ministerio de Educación Nacional resuelva no renovar el registro calificado la institución de educación superior deberá garantizar a las cohortes iniciadas la culminación del correspondiente programa en condiciones de calidad mediante el establecimiento y ejecución de un plan de contingencia que deberá prever el seguimiento por parte del Ministerio de Educación Nacional. (Art. 2.5.3.2.10.3, Decreto 1075 de mayo 26 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional). 3.13. Autoevaluación para renovación del registro calificado Proceso de reflexión interna que llevan a cabo las instituciones de Educación Superior, en el marco de su autonomía, que les permite identificar sus avances, retos y aspectos por mejorar sus procesos académicos, administrativos, logísticos y de proyección con la comunidad. La autoevaluación implica un compromiso con el mejoramiento de la calidad de la Educación Superior. 3.14. Modificación a programas académicos Cualquier modificación de la estructura de un programa que afecte una o más condiciones de calidad, debe informarse al Ministerio de Educación Nacional y en todo caso requerirán aprobación previa las que conciernen a los siguientes aspectos: 1) Número total de créditos del plan de estudios. 2) Denominación del programa. 3) Convenios que apoyan el programa, cuando de ellos dependa su desarrollo. 4) Cupos de un programa académico. 5) Cambio de periodicidad de admisión. 6) Ampliación de énfasis en programas de maestría o inclusión de la modalidad de profundización o investigación. 7) Creación de centros de asistencia a tutoría, para el caso de los programas a distancia. 8) Adopción de la modalidad virtual en un programa a distancia. 9) Cambio de estructura de un programa para incorporar el componente propedéutico. Para tal efecto, el representante legal de la institución hará llegar al Ministerio de Educación Nacional a través del sistema SACES o cualquier otra herramienta que éste disponga, la respectiva solicitud, junto con la debida justificación, y los soportes documentales que evidencien su aprobación por el órgano competente de la institución, acompañado de un régimen de transición que garantice los derechos de los DEFINITIVA
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estudiantes. En todo caso el Ministerio de Educación Nacional podrá requerir información adicional. (Art. 2.5.3.2.10.2, Decreto 1075 de mayo 26 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional). El cambio de la denominación del programa autorizado por el Ministerio de Educación Nacional habilita a la institución de educación superior para otorgar el título correspondiente con la nueva denominación a quienes hayan iniciado la cohorte con posterioridad a la fecha de dicha autorización. Los estudiantes de las cohortes iniciadas con anterioridad al cambio de denominación podrán optar por obtener el título correspondiente a la nueva denominación o a la anterior, según lo soliciten a la institución. 3.15. Extensión de programas académicos La extensión de un programa académico es la ampliación de su oferta y desarrollo a un lugar distinto a aquel para el cual fue autorizado, manteniendo la denominación académica, los contenidos curriculares y la organización de las actividades académicas. La extensión de un programa académico requiere registro calificado independiente. (Artículo 2.5.3.2.1.3, Decreto 1075 de mayo 26 del 2015 del Ministerio de Educación Nacional). 3.16. Ampliación del lugar de desarrollo La institución de educación superior en la solicitud de registro calificado podrá incluir dos o más municipios en los que se desarrollará el programa académico. Para este efecto, la propuesta debe sustentar la relación vinculante de orden geográfico, económico y social entre tales municipios y hacer explícitas las condiciones de calidad relacionadas con la justificación, la infraestructura, el personal docente, los medios educativos y los recursos financieros para el desarrollo del programa en los municipios que abarca la solicitud. La institución de educación superior podrá solicitar en igual forma la ampliación del lugar de desarrollo de los programas con registro calificado a municipios con las características enunciadas, con por lo menos dieciocho (18) meses de antelación al vencimiento del registro calificado. Tal ampliación modificará únicamente el lugar de desarrollo, pero no la vigencia del correspondiente registro calificado. (Artículo
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2.5.3.2.1.4. del Decreto 1075 de mayo 26 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional). 3.17. Programas activos Se entiende por programa académico de educación superior activo, aquel que cuenta con el reconocimiento del Estado del cumplimiento de las condiciones de calidad. (Artículo 2.5.3.2.10.1 del Decreto 1075 de mayo 26 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional). 3.18. Programas inactivos Por programa académico de educación superior con registro inactivo se entenderá aquel respecto del cual la institución de educación superior no puede admitir nuevos estudiantes, pero que puede seguir funcionando hasta culminar las cohortes iniciales en vigencia del registro calificado. La inactivación del registro de los programas académicos en el Sistema Nacional de Información de la Educación –SNIES–, puede operar por solicitud de la institución o por expiración del término del registro calificado. (Artículo 2.5.3.2.10.1 del Decreto 1075 de mayo 26 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional). 3.19. Propuesta de Creación Documento que contiene las condiciones de calidad del Decreto 1075 de mayo 26 de 2015 y se denomina: “Documento Maestro para Solicitar Registro Calificado de Programas Académicos de Pregrado y Posgrado”, el cual debe solicitarse directamente a la DACA. Este documento debe presentarse al claustro de la unidad, el comité de currículo y el comité de posgrados (si se trata de un programa de este nivel) de la facultad o instituto para su aval. Finalmente, si el aval de estas instancias es favorable, debe presentarse en el consejo de facultad o instituto respectivo. La propuesta de creación avalada por la facultad o instituto, debe ser presentada a la DACA (a través de la Vicedecanatura o Subdirección Académica).
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4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1.
Normatividad Externa
Ley 1438 de enero 19 de 2011. “Por medio de la cual se regula la relación docencia servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud.
Ley 1188 de abril 25 de 2008 del Congreso de la República “Por la cual se regula el registro calificado de programas de educación superior y se dictan otras disposiciones”.
Ley 100 de diciembre 23 de 1993. “Sistema de Seguridad Social”.
Decreto 892 de 2017 “Por el cual se crea un régimen transitorio para la acreditación en alta calidad de los programas académicos de licenciaturas a nivel de pregrado que son ofrecidos en departamentos donde se localizan municipios priorizados para la implementación de los Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial (PDET)”.
Decreto 2450 de diciembre 17 de 2015. “Por el cual se reglamentan las condiciones de calidad para el otorgamiento y renovación del registro calificado de los programas académicos de Licenciatura y los enfocados a la educación, y se adiciona al Decreto 1075 de 2015, único reglamentario del sector educación”.
Decreto 1075 de mayo 26 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación”.
Decreto 055 de enero 14 de 2015. “Por el cual se reglamenta la afiliación de Estudiantes al sistema general de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 2376 de julio 1 de 2010 de la Presidencia de la República “Por medio del cual se regula la relación docencia - servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud”.
Resolución 12220 de junio 20 de 2016. “Por la cual se regula la publicidad que realizan las instituciones de educación superior”.
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Resolución 2041 de febrero 3 de 2016. “Por la cual se establecen las características específicas de calidad de los programas de Licenciatura para la obtención, renovación o modificación del registro calificado”.
Resolución No. 1786 de mayo 14 de 2014. “Se crea un comité para conceptuar la pertinencia de los nuevos programas académicos de educación superior en el área de la salud por parte del Ministerio de Salud y Protección Social”.
Resolución No. 5443 de junio 30 de 2010 del Ministerio de Educación Nacional “Por la cual se definen las características específicas de calidad de los programas de formación profesional en educación, en el marco de las condiciones de calidad, y se dictan otras disposiciones”.
Resolución No. 3010 de mayo 22 de 2008 del Ministerio de Educación Nacional “Por la cual se reconoce el registro calificado a programas acreditados de alta calidad”.
4.2.
Normatividad Interna
Acuerdo 025 de septiembre 25 de 2015 del Consejo Superior. “Por la cual se actualiza la Política Curricular y el Proyecto Formativo de la Universidad del Valle”.
Acuerdo 012 del 6 de junio de 2014 del Consejo Superior. “Por la cual se modifican los artículos 72 y 82 del Acuerdo 007 de noviembre 19 de 1996 del Consejo Superior, que reglamenta las actividades académicas de los estudiantes de posgrado.
Acuerdo No. 009 de mayo 26 de 2000 del Consejo Superior. “Por el cual se establecen las políticas, las normas y las instancias para la definición y reforma de los programas de formación de pregrado de la Universidad del Valle y se reforma el Acuerdo No 001 de 1993”.
Acuerdo 005 del 30 de noviembre de 1998 del Consejo Superior. “Por la cual se modifica el artículo 23 del Acuerdo No. 007 de noviembre 6 de 1996 que modifica la reglamentación de los programas académicos de posgrado”.
Acuerdo No. 007 de noviembre 19 de 1996 del Consejo Superior “Por el cual se modifica la reglamentación de los Programas Académicos de Posgrado”. DEFINITIVA
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Resolución No. 031 de junio 13 del 2002 del Consejo Superior. “Por la cual se crea el programa institucional de Autoevaluación y Calidad”.
4.3.
Condiciones generales
4.3.1 Aseguramiento de la Calidad.1 Es el conjunto de acciones desarrolladas por los diferentes actores de la Educación, que buscan promover, gestionar y mejorar permanentemente la calidad de las instituciones y programas de educación superior y su impacto en la formación de los estudiantes. En el Sistema de Aseguramiento de la Calidad, confluyen el Ministerio de Educación Nacional, el Consejo Nacional de Educación Superior (CESU), la Comisión Nacional Intersectorial para el Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CONACES), el Consejo Nacional de Acreditación (CNA), el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior (ICFES) y las instituciones de Educación Superior. Estructura del sistema de aseguramiento. El Sistema de Aseguramiento en el MEN, está conformado por tres subsistemas interrelacionados entre sí:
Subsistema de evaluación. La evaluación institucional y de programas es llevada a cabo con la colaboración de pares académicos y organismos asesores en dos procesos: Registro Calificado y Acreditación de Alta Calidad.
Subsistema de información. El Sistema de Aseguramiento de la Calidad se apoya en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior –SNIES–, el Observatorio del Laboral para la Educación –OLE–, el Sistema para la Prevención de la Deserción de la Educación Superior –SPADIES– y el Sistema de Información para el Aseguramiento de la Calidad –SACES–. Los dos subsistemas anteriores proveen información útil para la evaluación de todas las instituciones y programas del sector con miras al otorgamiento de los registros calificados y de la acreditación de alta calidad.
Subsistema de fomento. A través de éste el Ministerio de Educación Nacional
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desarrolla acciones que promueven el fortalecimiento institucional de los programas e instituciones evaluadas; brinda apoyo a las IES en el desarrollo de sistemas de información y utilización de nuevas tecnologías en sus procesos académicos y de gestión; acompaña planes de mejoramiento de instituciones que tengan inconvenientes con la obtención del Registro Calificado; incentiva la formación técnica y tecnológica en el país y ofrece asistencia técnica en procesos de evaluación, entre otras estrategias orientadas al mejoramiento y aseguramiento de la calidad en la educación superior. Así mismo, los anteriores subsistemas se apoyan en los siguientes sistemas de información:
El Sistema Nacional de Información de la Educación Superior –SNIES– es fuente de información, en relación con las instituciones y programas académicos aprobados por el Ministerio de Educación Nacional; consolida y suministra datos, estadísticas e indicadores.
El Observatorio del Laboral para la Educación –OLE– brinda información acerca del desempeño laboral de los egresados, señala necesidades del mercado y provee las bases para planeación y prospectiva del sector.
El Sistema para la Prevención de la Deserción de la Educación Superior – SPADIES– suministra información especializada para el análisis de la permanencia en la educación superior colombiana, permite el seguimiento a cada estudiante para calcular el riesgo de la deserción y prevenirlo.
El Sistema de Información para el Aseguramiento de la Calidad –SACES–, el cual contiene información para el proceso de Registro Calificado de programas académicos.
El Sistema de Información SACES-CNA, busca sistematizar y agilizar la gestión del proceso de Acreditación en Calidad tanto Institucional como de Programas por parte del Consejo Nacional de Acreditación CNA.
El gráfico No. 1, presenta la articulación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad en la Educación Superior.2 2
http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/article-227111.html DEFINITIVA
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Gráfica Nº 1. Sistema de aseguramiento de la calidad de la educación superior Para la creación de programas académicos, éstos deben cumplir con las 15 condiciones mínimas de calidad que establece el Decreto 1075 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional, requisito que es indispensable para que se les otorgue el Registro Calificado por un periodo de siete años, cuya renovación está sujeta a un proceso de verificación. Si un programa no logra obtener el registro calificado, no puede abrir admisiones; si el programa no logra renovar el registro calificado debe cerrar admisiones inmediatamente y garantizar el desarrollo de las actividades necesarias a las cohortes activas; y si el Ministerio suspende el registro calificado al verificar que las condiciones de calidad no se cumplen, en el marco del ejercicio de inspección y vigilancia, el programa debe cerrar admisiones inmediatamente y garantizar la calidad a las cohortes activas, a través de un plan de mejoramiento que presente la institución de manera inmediata al Ministerio de Educación Nacional, el cual estará acompañado por una institución que tenga el mismo programa o uno similar con acreditación de alta calidad. Entre tanto, y con el desarrollo del plan de mejoramiento integral que subsane las deficiencias encontradas en el proceso de verificación de las condiciones mínimas, podrá solicitarse nuevamente el registro calificado. 4.3.2 Generalidades para la creación de programas académicos.
Para iniciar el proceso de creación de un programa académico, los docentes interesados (gestores) deben realizar la propuesta de creación (teniendo en cuenta las quince (15) condiciones de calidad del Decreto 1075 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional) Se recomienda revisar el catálogo de asignaturas (de tal manera que no se propongan asignaturas existentes en otras unidades o que tengan diferentes créditos), con el objetivo de evitar inconvenientes al momento de DEFINITIVA
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crear las asignaturas de la estructura curricular del nuevo programa. Para facilitar el proceso, la DACA ha elaborado el Esquema “Documento Maestro para Solicitar Registro Calificado de Programas Académicos de Pregrado y Posgrado”, el cual debe solicitarse por correo electrónico.
Para el caso de los programas académicos que sean creados en las sedes regionales y no estén adscritos a una facultad o instituto, la unidad que lo soporta es la Dirección de Regionalización.
La propuesta de creación debe presentarse al claustro del departamento o escuela, quienes avalarán o no la propuesta. En caso positivo, la propuesta debe ser presentada al consejo de facultad o instituto e incorporada al plan de acción institucional.
Paralelamente a la elaboración de la propuesta de creación, se debe solicitar el análisis de sostenibilidad de programas académicos a la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -OPDI-.
Una vez elaborada la propuesta de creación, obtenido el estudio de viabilidad financiera y el aval de la denominación de las asignaturas por parte de División de Admisiones y Registro Académico -DARA-, se debe presentar a la Vicedecanatura o Subdirección Académica o de Posgrados, según sea el caso, para su aval. Finalmente, si el aval de esta instancia es favorable, debe presentarse al Comité de Currículo o Comité de Posgrado de la facultad / Instituto. Posteriormente debe ser llevado por el Vicedecano de Investigaciones y posgrados al Comité Central de investigaciones (si es un programa de posgrado-Doctorado y Maestría en Investigación).
El Documento Maestro de Condiciones de Calidad para creación de un programa académico, debe ser presentado a la DACA (a través de la Vicedecanatura o Subdirección Académica) mediante una (1) copia (impresa digital), adjuntando los anexos correspondientes, el análisis de sostenibilidad, el formato Campo SACES, los proyectos de resolución de Consejo Académico y Superior, y una carta de sugerencia con al menos tres (3) nombres de posibles pares evaluadores, dos (2) externos (se sugiere que uno sea internacional) y uno (1) interno.
Una vez se realicen las evaluaciones de los pares y la revisión por parte de la DACA, se envían las observaciones a los proponentes para sus ajustes. DEFINITIVA
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Los documentos ajustados deben ser presentados a la DACA en archivos digitales para programar la presentación ante el Comité Central de Currículo -CCC-. Una vez avalados por estos comités se presenta ente el Consejo Académico y Superior.
Para el aval del Ministerio de Educación Nacional, los documentos se radican en la plataforma SACES-MEN.
4.3.3 Generalidades para solicitud de registro calificado3.
El registro calificado es condición para la oferta de programas y, por lo tanto, corresponde a requisitos de cumplimiento obligatorio. Se hace, en primera instancia, por la propia institución y el programa y luego, a través del juicio de los pares académicos y de los miembros de las salas de la CONACES en la instancia de la evaluación externa.
Con relación al registro calificado hay dos momentos: 1) la solicitud por primera vez y 2) la renovación.
La solicitud de registro calificado tiene que evidenciar las condiciones de calidad descritas en el Decreto 1075 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional, las cuales serán verificadas por los pares académicos en su visita (para universidades con acreditación institucional vigente, los únicos programas que requieren visita son los de doctorado).
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1075 de 2015 del Ministerio de Educación Nacional, las condiciones de calidad para garantizar el funcionamiento de un programa académico se dividen en dos aspectos: 1) la evaluación de las condiciones de calidad de los programas y 2) la evaluación de las condiciones de calidad de carácter institucional. En total, son 15 condiciones que deben tenerse en cuenta al momento de solicitar el registro calificado de un programa académico. Estas condiciones, traducidas en estándares, establecen criterios y niveles específicos de calidad con los que se hace referencia a las características académicas, de investigación, de relación con el sector externo, de personal docente, de medios educativos, de recursos físicos y humanos disponibles y de la pertinencia social y profesional del programa que se ofrece. El gráfico No. 2,
3
Ministerio de Educación Nacional, Convenio de Cooperación en Asistencia Técnica No. 524 de 2012, con la Secretaria de Ejecutiva del Convenio Andrés Bello. Lineamientos para solicitud, otorgamiento y renovación de registro calificado. Programas de pregrado y posgrado. Pág. 24. 2013.
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presenta las condiciones de calidad que debe contener el documento de registro calificado.
Gráfica Nº 2. Condiciones de calidad con fines de obtención o renovación del registro calificado de programas académicos de pregrado y posgrado. 4.3.4 Generalidades del proceso de renovación del registro calificado4
4
La renovación del registro calificado debe entenderse como un procedimiento que permite evidenciar el cumplimiento de los propósitos planteados en la creación del programa, la existencia de las condiciones adecuadas para su desarrollo, así como el mejoramiento y la madurez de los programas académicos en un periodo de siete (7) años. La renovación del registro calificado implica demostrar el cumplimiento de las promesas formuladas teniendo como punto de partida las condiciones de calidad iniciales del otorgamiento, en el marco de las disposiciones legales vigentes y como producto de la autoevaluación, los planes de mejoramiento y las acciones identificadas para avanzar en su calidad. Se constituye así en un medio para dar cuenta del progreso permanente en el periodo de vigencia del registro.
Ibid, pág. 25 DEFINITIVA
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La renovación del registro calificado debe ser solicitada al MEN por las instituciones de educación superior con no menos de diez (10) meses de anticipación a la fecha de vencimiento del respectivo registro. Cuando el MEN resuelva no renovar el registro calificado la institución de educación superior deberá garantizar a las cohortes iniciadas la culminación del correspondiente programa en condiciones de calidad mediante el establecimiento y ejecución de un plan de contingencia que deberá prever el seguimiento por parte del MEN. (Artículo 2.5.3.2.10.3 del Decreto 1075).
Al solicitar la renovación del registro calificado, el programa académico debe haber elaborado dos informes de autoevaluación (con un periodo de mínimo dos años entre cada uno de ellos) durante el periodo de vigencia de su registro calificado. La autoevaluación es el medio que permite, a través del diseño, la implementación y la evaluación de planes de mejoramiento y verificar las mejoras de un programa académico de cualquier nivel y modalidad. Los informes no deben corresponder a dos autoevaluaciones independientes entre sí, si no a dos momentos de una autoevaluación permanente.
Para facilitar la elaboración de los informes de autoevaluación, la DACA ha elaborado el Esquema “Informe de autoevaluación para renovación de registro calificado”, el cual debe solicitarse directamente en esta dependencia. Este esquema es un documento que propone una pauta para dar cuenta de la existencia de soportes y de los conceptos de los actores sobre las condiciones de calidad contempladas en el Decreto 1075 de 2015, en cumplimiento de la renovación del registro calificado de programas académicos.
En el segundo informe de autoevaluación deben incluirse tanto los avances de las oportunidades de mejoramiento identificadas en el primer informe de autoevaluación, como las nuevas oportunidades de mejoramiento identificadas en el segundo momento.
Para la elaboración de los planes de mejoramiento, se priorizan las oportunidades de mejoramiento identificadas en la autoevaluación, las cuales deben tener aspectos y elementos de evaluación para su cumplimiento; estas estarán articuladas con el plan de acción institucional y/o plan de acción de la facultad o instituto, de tal manera que, al realizar el seguimiento correspondiente de éste, se dé respuesta a las oportunidades de mejoramiento detectadas durante el ejercicio de autoevaluación. DEFINITIVA
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Al realizar el proceso de renovación del registro calificado, es recomendable tener actualizado o actualizar el Proyecto Educativo del Programa, el cual irá como anexo al informe para la renovación del registro calificado. Ver 4.3.5 Generalidades del Proyecto Educativo de Programas -PEP-.
La Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica –DACA-, prestará acompañamiento y/o asesoría, al director de programa que lo requiera para adelantar el proceso de solicitud o renovación del registro calificado.
Para la visita de pares evaluadores, el programa académico deberá entregar en un resumen ejecutivo, aspectos relevantes del programa y del proceso de autoevaluación, con el fin de que los directivos de la Universidad tengan un mayor conocimiento del programa académico que recibirá la visita de pares (programas académicos de doctorado) y sirva de orientación durante la misma.
Una vez el programa académico obtenga la renovación del registro calificado el director de programa académico, el comité de evaluación y el vicedecano académico de la facultad o subdirector académico del instituto deben hacer un seguimiento periódico a las actividades del plan de mejoramiento, teniendo en cuenta los dos (2) informes de autoevaluación durante el periodo otorgado.
Para las sedes regionales el proceso de renovación de registro calificado debe realizarse conjuntamente entre el director del programa académico de la Sede Cali y el coordinador en la sede regional.
Para la renovación del registro calificado, los programas académicos, deben realizar un proceso de autoevaluación y autorregulación continuos durante la vigencia del registro calificado, iniciando en el año uno (1) y terminando en el año siete (7), que permitan evidenciar los aspectos a mejorar y a fortalecer, de tal manera que los documentos sean entregados en la DACA al menos 16 meses antes de ésta fecha.
Para los programas académicos de pregrado y posgrado que obtengan acreditación o renovación de acreditación de alta calidad, se debe solicitar la renovación del registro calificado con base en la acreditación, radicando el documento de acreditación o renovación de acreditación de alta calidad y los anexos respectivos, y elaborando el formato Campo SACES, de acuerdo con el nivel de formación del programa académico.
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4.3.5 Generalidades del Proyecto Educativo de Programas -PEP-5 Un Proyecto Educativo de Programa –PEP-, es un documento que contiene los lineamientos, las políticas y los principios que orientan y dirigen el desarrollo del programa. El PEP guarda la coherencia con el Proyecto Educativo Institucional y la dinámica de las profesiones, opera como un plano referencial que articula una lectura de la sociedad, unos dispositivos de formación y gestión que garantizan que un profesional puede contribuir al replanteamiento del status quo de su sociedad y de la comunidad de su tiempo. Con el PEP se debe demostrar la coherencia entre los objetivos del programa, el currículo y las estrategias pedagógicas y didácticas. Elementos constitutivos del PEP: 1) El sentido de la formación en el programa académico, 2) El propósito de la formación, 3) El enfoque conceptual del programa, 4) Perspectivas analíticas desde las que se abordan los problemas tanto del saber, como de la profesión, 5) La estructura curricular, 6) Las estrategias pedagógicas y didácticas, 7) El sistema de evaluación y 8) Los mecanismos de administración y gestión.
5
Propuesta de Acompañamiento para la Formulación de los Proyectos Educativos de Programa -PEP-. Martha Peñaloza - Myriam Vásquez - Adriana Reyes. 2013.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO 5.1.
Creación de programas académicos
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Renovación de registro calificado
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Modificación de cupos, periodicidad de admisión, escenarios de práctica (programas de salud) y aspectos Curriculares de Programas Académicos
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Modificación de la Denominación de Programas Académicos
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Extensión de Programas Académicos a Sedes, Seccionales y Convenio con otra(s) Universidad(es)
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Ampliación del Lugar de desarrollo de un Programa Académico a un Municipio Circunvecino
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Estado Inactivo de Programas Académicos
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6. PROCEDIMIENTOS ▲: Actividad de Control ▲▲: Actividad Crítica 6.1
Creación de Programas Académicos
ETAPA 1. Propuesta de creación de programas académicos.
2. Solicitud de análisis de sostenibilidad de programas académicos.
3. Presentación de propuesta de creación del programa académico.
ACTIVIDAD A- Solicitar vía correo electrónico a [email protected] el “Documento Maestro para Solicitar Registro Calificado de Programas Académicos de Pregrado y Posgrado”, formato Campo SACES, esquemas de proyectos de resolución del Consejo Académico –CA– y Consejo Superior –CS–. Elaborar la propuesta de creación de programa académico. B- Presentar la propuesta de creación al claustro de Departamento o Escuela para su aval. ▲▲ C- Ajustar el documento de la propuesta de creación con base a las sugerencias y recomendaciones realizadas por las instancias mencionadas anteriormente. A- Descargar y diligenciar el formato de Análisis de Sostenibilidad de Programas Académicos http://planeacion.univalle.edu.co/ y solicitar a la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional –OPDI– el análisis de sostenibilidad del programa académico. B- Realizar estudio de sostenibilidad del programa académico y enviar al solicitante y a la DACA el informe de sostenibilidad. A- Remitir la propuesta de creación a la Vicedecanatura o Subdirección Académica o de Posgrados para su aval. B- Presentar la propuesta avalada al Comité de Currículo o Comité de Posgrado de la Facultad / Instituto. ▲▲
DEFINITIVA
RESPONSABLE
Profesores Proponentes
REGISTROS Documento Maestro de Condiciones de Calidad, Formato Campo SACES y Proyectos de Resolución C.A y C.S. Propuesta de Creación Propuesta de creación
Profesores Proponentes
Análisis de Sostenibilidad de Programas Académicos F-02-04-01
Área de Análisis de la OPDI
Informe Análisis de Sostenibilidad
Profesores Proponentes
Propuesta de Creación
Vicedecanatura o Subdirección Académica o de Posgrado -Profesores Proponentes.
Presentación, Propuesta de Creación
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ETAPA
4. Concepto de los pares evaluadores y la DACA.
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ACTIVIDAD C- Presentar la propuesta avalada al Comité Central de Investigaciones y Posgrados (si es un programa de posgrado-Doctorado y Maestría en Investigación). ▲▲ D- Ajustar el Documento de Condiciones de Calidad con base a las sugerencias y recomendaciones realizadas por las instancias mencionadas anteriormente. E- Enviar a la DACA a través de la Vicedecanatura o Subdirección Académica la propuesta avalada por el consejo de Facultad /Instituto con los siguientes documentos: - Documento de Condiciones de Calidad - Formato Campo SACES - Análisis de sostenibilidad - Proyectos de resolución Consejo Académico y Consejo Superior - Anexos - Carta de remisión con la sugerencia de tres pares evaluadores: dos (2) externos (se sugiere que uno sea internacional) y uno (1) interno. Nota: Para los programas de Salud, que tienen relación docencia-servicio, se deben diligenciar los anexos técnicos según los lineamientos del Decreto 2376 de 2010 del Ministerio de Protección Social, los cuales deben ir adjunto a la propuesta de creación del programa. A- Contactar y remitir la propuesta a los tres (3) evaluadores, quienes tienen un tiempo estimado de un (1) mes para emitir su evaluación, la propuesta puede avanzar con los conceptos de dos (2) evaluadores.
RESPONSABLE
REGISTROS
Vicedecano de Investigaciones y Posgrados
Presentación, Propuesta de Creación
Profesores Proponentes.
Documento de Condiciones de Calidad
Vicedecanatura o Subdirección Académica o de Posgrado, Profesores Proponentes
Documento de Condiciones de Calidad, Formato Campo SACES, Proyectos de Resolución CA y CS, Anexos y Carta de Remisión
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
B- Revisar el Documento de Condiciones de Calidad y enviar sus conceptos a la DACA. ▲
Pares evaluadores
C- Revisar internamente los documentos y enviar las observaciones, anexando los conceptos de los evaluadores. ▲
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
DEFINITIVA
Documento de Condiciones de Calidad, formato de Evaluación, Normatividad del MEN Documento de Condiciones de Calidad Comunicación
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ETAPA
6. Presentación de la propuesta de creación ante el CCC.
7. Revisión del proyecto de resolución del Consejo Académico por la Oficina Jurídica.
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5. Ajuste de la propuesta de creación.
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ACTIVIDAD A- Ajustar el Documento de Condiciones de Calidad con base en las sugerencias y recomendaciones de los pares evaluadores y la DACA. El Comité Central de Currículo ha dispuesto de un tiempo de 15 días como plazo máximo para la entrega del documento ajustado. B- Enviar a la DACA a través de la Vicedecanatura o Subdirección Académica: los documentos ajustados de Condiciones de Calidad, formato Campo SACES, Análisis de Sostenibilidad, Proyectos de Resolución C.A y C.S
A- Verificar que los documentos remitidos cumplan con los requisitos establecidos. ▲ B- Agendar la presentación del programa en creación en el Comité Central de Currículo –CCC– y enviar junto con la citación los documentos respectivos. C- Realizar la presentación del programa académico en creación en el Comité Central de Currículo ▲▲ D- Evaluar la propuesta y proponer los ajustes (si es necesario) para su aval. ▲ E- Ajustar los documentos con las observaciones de los miembros del Comité Central de Currículo y enviarlos nuevamente a la DACA. El Comité Central de Currículo ha dispuesto de un tiempo de 15 días como plazo máximo para la entrega del documento ajustado. A- Remitir el proyecto de resolución del Consejo Académico a la Oficina Jurídica para su revisión legal y visto bueno. B- Revisar y aprobar o solicitar los ajustes al proyecto de resolución del CA. ▲ C- Realizar los ajustes al proyecto de resolución CA.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Profesores Proponentes
Documento de Condiciones de Calidad
Vicedecanatura o Subdirección Académica. Profesores Proponentes
Documento de Condiciones de Calidad, Formato Campo SACES, Análisis de Sostenibilidad y Proyectos de Resolución CA y CS
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Documentación
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Agenda
Profesores Proponentes Comité Central de Currículo y al Comité Central
Profesores Proponentes
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Oficina Jurídica Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Presentación, Proyecto de Resolución CA Presentación, Proyecto de Resolución CA
Documentación
Proyecto de Resolución Consejo Académico Proyecto de Resolución CA Proyecto de Resolución CA
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ETAPA 8. Aprobación de la propuesta de creación del programa académico por el Consejo Académico.
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ACTIVIDAD A- Remitir al Consejo Académico, (a través de la Secretaría General) el Documento de Condiciones de Calidad y el proyecto de resolución del CA con el visto bueno de la Oficina Jurídica. Llevar el informe de análisis de Sostenibilidad de Programas Académicos para su presentación. B- Remitir al Consejo Académico mediante comunicación escrita el proyecto de resolución para su análisis y discusión. C- Presentar la creación del programa académico ante los miembros del Consejo Académico. ▲▲ D- Aprobar o negar la propuesta de creación del programa académico. ▲ E- Una vez aprobada el proyecto de resolución del CA, solicitar a la DACA la versión digital definitiva (realizar los ajustes al proyecto de Resolución, si el Consejo Académico lo solicita), mediante comunicación escrita y correo electrónico. F- Expedir la Resolución. ▲
9. Revisión del proyecto de resolución del Consejo Superior por la Oficina Jurídica.
A- Remitir el proyecto de resolución del Consejo Superior a la oficina jurídica para su revisión legal y Visto Bueno. B- Revisar y aprobar o solicitar ajustes al proyecto de resolución del CS. ▲ C- Realizar ajustes al proyecto de resolución CS.
10. Aprobación de la propuesta de creación del programa académico por el Consejo Superior.
A- Remitir al Consejo Superior, (a través de la Secretaría General) el Documento de Condiciones de Calidad y el proyecto de resolución con el visto bueno de la Oficina Jurídica. B- Remitir al Consejo Superior mediante comunicación escrita el proyecto de resolución para su análisis y discusión. C- Presentar la creación del programa académico ante los miembros del Consejo Superior. ▲▲
DEFINITIVA
RESPONSABLE
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Secretaria General Profesores Proponentes Consejo Académico
REGISTROS Comunicación Escrita, Documento de Condiciones de Calidad, Proyecto de Resolución CA e Informe Análisis de Sostenibilidad Comunicación Escrita y Proyecto de Resolución CA Presentación y Proyecto de Resolución CA Acta y Proyecto de Resolución CA
Secretaria general, Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación Escrita
Consejo Académico
Resolución
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Proyecto de Resolución del CS
Oficina Jurídica
Proyecto de Resolución CS
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Proyecto de Resolución CS
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Secretaría General Profesores proponentes
Comunicación Escrita, Documento de Condiciones de Calidad y Proyecto de Resolución CS Comunicación y Proyecto de Resolución CS Presentación y Proyecto de Resolución CS
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ACTIVIDAD D- Aprobar o negar la creación del programa académico e informar a la Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica. ▲ E- Solicitar a la DACA la versión digital definitiva (realizar los ajustes al proyecto de Resolución, si el Consejo Superior lo solicita), mediante comunicación escrita y correo electrónico. Una vez aprobada la propuesta de Resolución. F- Expedir la Resolución. ▲
12. Notificación para visita de pares académicos.
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11. Entrega de documentos finales y radicación en plataforma SACES.
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A- Entregar mediante comunicación a la DACA un (1) CD con la versión final de los documentos digitales para radicación en plataforma SACES a través de la Vicedecanatura o Subdirección académica. ▲▲ B- Radicar ante el SACES-MEN la documentación digital.
C- Informar por correo electrónico a los profesores proponentes y demás instancias la finalización de la radicación en SACES. A- Notificar a la Rectoría, Secretaria General o por el SACES los posibles pares evaluadores, una propuesta de agenda y fechas para la visita de evaluación externa. (si es un programa de doctorado) B- Informar a los profesores proponentes la fecha programada para la visita y los nombres de los pares académicos designados. C- Informar a la DACA la aprobación o rechazo de los pares. En caso de aprobación de los pares, informar a la DACA para aceptar los pares en el SACES y preparar la visita. D- Comunicar y concertar con los pares evaluadores designados, la agenda de la visita acordada con los profesores proponentes.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Consejo Superior y Secretaría General
Acta y Proyecto de Resolución CS
Secretaria General
Comunicación Escrita
Consejo Superior
Resolución
Profesores Proponentes, Vicedecano o Subdirector Académico
Documentación Digital
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Documentación Digital
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación
Ministerio de Educación Nacional
Comunicación Escrita, Radicación en SACES-MEN
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Profesores proponentes y Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Dirección de Autoevaluación y Calidad Académico; pares académicos
Comunicación
Comunicación, Radicación en SACES-MEN
Agenda para la visita
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ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
13. Preparación de la visita de pares evaluadores para programas de doctorado.
A- Preparar la logística de la visita de pares antes y durante la visita en relación a los aspectos Institucionales. B- Elaborar un resumen ejecutivo del programa académico y entregar a los directivos de la Universidad junto con la agenda propuesta para la visita.
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Profesores Proponentes, Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Resumen Ejecutivo del Programa, Agenda de la visita
Profesores Proponentes
Acta F-02-12-01, Asistencia F-01-1201 y Presentaciones
Directivas Universitarias
Presentaciones
C- Coordinar las presentaciones propuestas en la agenda y el formato de Acta para la visita. D- Realizar la gestión para atender la visita de los pares académicos. Realizar acta de la visita y tomar asistencia en cada reunión de la agenda. 14. Visita de A- Recibir los pares evaluadores y ejecutar el pares evaluadores cronograma de trabajo propuesto. ▲▲ para programas B- Realizar la visita para verificar las de doctorado. condiciones de calidad. C- Elaborar acta final de la visita de pares evaluadores. ▲▲ D- Atender la información adicional o complementaria solicitada por los pares evaluadores una vez terminada la visita E- Realizar evaluación de los pares evaluadores. F- Registrar la evaluación de los pares evaluadores designados durante la visita en el sistema SACES-MEN. G- Rendir informe final acerca del proceso de evaluación externa al MEN. (Máximo 5 días después de realizada la visita). ▲▲ H- Radicar los informes de la evaluación externa de pares evaluadores I- Revisar en la plataforma SACES si se han radicado los informes de pares evaluadores y enviarlos a los profesores proponentes y vicedecanos o subdirectores académicos. ▲ J- Revisar los informes de los pares y enviar las observaciones a la DACA (en medio digital) dentro de los cuatro (4) días calendario a partir de la fecha de notificación. ▲
DEFINITIVA
Presentaciones, Acta F-02-12-01
Pares Evaluadores Acta F-02-12-01 Director de Programa Académico Profesores Proponentes Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Información Adicional o Complementaria
Pares Evaluadores
Informe de Pares
Ministerio de Educación Nacional.
Informes de Pares
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Informes de Pares
Profesores proponentes. Comité de programa
Comunicación
Evaluaciones Radicación de Evaluaciones SACES-MEN
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ETAPA
15. Aprobación de la solicitud de Registro Calificado.
Versión:
MP-04-02-01
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
K- Preparar la respuesta a los informes y radicarla en la plataforma SACES- MEN.
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Respuesta al MENRadicación SACES
Ministerio de Educación Nacional
Documentación
A- Revisar el Documento de Condiciones de Calidad para la obtención del registro calificado y el informe de pares (programas de doctorado). ▲ B- Estudiar el otorgamiento para el Registro Calificado y aprobar, negar o condicionar el otorgamiento del registro calificado. ▲▲ C- Verificar en la plataforma SACES si hay notificaciones al proceso de registro calificado del programa académico. En caso afirmativo, informar mediante comunicación escrita a los profesores proponentes y vicedecanos o subdirectores académicos. ▲ Nota: En caso de notificarse un traslado de concepto, la información requerida debe incorporarse en la plataforma SACES en un plazo máximo de veinte (20) días; de lo contrario pasa a desistimiento. D- Entregar a la DACA los soportes correspondientes solicitados por el MEN (en caso de ser necesario).
E- Dar respuesta al traslado de concepto proferido por el MEN a través de un informe y adjuntar una carta firmada por el Rector (Sólo para los Programas Académicos condicionados). F- Revisar en la plataforma SACES-MEN, la asignación del código SNIES y la Resolución por medio de la cual se otorga el registro calificado. ▲ G- Informar mediante comunicación escrita, sobre la expedición de la resolución del Registro Calificado a la Rectoría, la Vicerrectoría Académica, la Vicedecanatura o Subdirección Académica y los Profesores proponentes.
DEFINITIVA
Ministerio de Educación Nacional
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica, Profesores Proponentes
Vicedecanatura o Subdirección Académica, Profesores Proponentes Profesores Proponentes, Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Notificación en la Plataforma y Comunicación
Documentos
Comunicación
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación y Resolución de Registro Calificado
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Manual de Procedimientos
4.0
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Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD H- Revisar que no hayan errores en los datos del programa contemplados en la Resolución expedida por el MEN y enviar comunicación a la DACA informando de las inconsistencias (si es el caso). ▲ I- Enviar comunicación escrita al MEN, suscrita por el Rector, informando las inconsistencias identificadas. J- Publicar en la página web de la DACA http://daca.univalle.edu.co/ la información del programa nuevo.
6.2
Versión:
MP-04-02-01
RESPONSABLE
REGISTROS
Director de Programa
Comunicación
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación Publicación Página WEB
Programación de Asignaturas Pregrado y Posgrado
ETAPA 1. Reporte de programas académicos.
ACTIVIDAD A- Realizar un análisis de los avances del programa académico en el año uno (1) a la obtención del Registro Calificado y registrar en actas de Comité de Programa o Informes de gestión los desarrollos del programa. Nota 1: Tener en cuenta si el programa fue ofertado o de lo contrario, analizar las condiciones para su ofrecimiento. Nota 2: Actualizar de manera permanente el PEP. B- Solicitar a la DACA la matriz con aspectos a evaluar, encuestas a todos los estamentos, esquema “Informe de autoevaluación para la renovación de registro calificado” e iniciar proceso de autoevaluación del programa. En el año dos (2) a la obtención del Registro Calificado. Consolidar el primer proceso de autoevaluación y realizar el plan de mejoramiento No. 1.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
Director y Comité de Programa Académico
REGISTROS
Acta F-02-12-01 o Informes de Gestión. PEP
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica, Director y Comité de Programa Académico
Documento de Autoevaluación No 1, Encuestas y Plan de Mejoramiento No 1
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Título:
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Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD C- Realizar seguimiento al plan de mejoramiento que corresponde al cumplimiento de las oportunidades de mejora identificadas en la Autoevaluación, En el año tres (3) a la obtención del Registro Calificado. Nota: Tener en cuenta que deben definirse metas alcanzables que el programa académico pueda cumplir durante el periodo de autoevaluación. D- Continuar el proceso de autoevaluación el cual debe ser el análisis de los resultados alcanzados del plan de mejoramiento planteado en la autoevaluación anterior. En el año cuatro (4) a la obtención del Registro Calificado. Como resultado de este análisis se elabora el documento de seguimiento al plan de mejoramiento, que corresponderá a la Autoevaluación No. 2.
2. Elaboración del documento condiciones de calidad para renovación del registro calificado.
Versión:
MP-04-02-01
Esta etapa generara un nuevo Plan de Mejoramiento. A- Iniciar la consolidación del Documento de Condiciones de Calidad para la Renovación del RC, el cual se elabora siguiendo el esquema diseñado por la DACA, que responde a las 15 condiciones (del programa e institucionales) de calidad del MEN. En el año cinco (5) a la obtención del Registro Calificado. Este documento se acompaña del consolidado de los resultados de la Autoevaluación 1 y 2, el formato Campo SACES y los anexos correspondientes. Enviar a la Vicedecanatura o Subdirección Académica los documentos soporte (relacionados en Registros).
RESPONSABLE
REGISTROS
Director y Comité de Programa Académico
Documento de Autoevaluación No. 1. Plan de Mejoramiento No. 1
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica, Director y Comité de Programa Académico
Documento de Autoevaluación No. 2. Plan de Mejoramiento No 2. Encuestas (si es necesario)
Director y Comité de Programa Académico
Documento de Condiciones de Calidad para Renovación RC, Autoevaluación 1 y 2, Plan de Mejoramiento, y Anexos
Nota: El Documento de Condiciones de Calidad debe ser autocontenido, es decir que solo incluya la información relevante para el programa académico.
DEFINITIVA
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Título:
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Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
B- Revisar los documentos, realizar las observaciones correspondientes y remitir al Director de Programa para realizar los ajustes (si es el caso). ▲ C- Enviar a la DACA dieciséis (16) meses antes del vencimiento del registro calificado, los documentos correspondientes impresos y digital (CD) a través de la Vicedecanatura o Subdirección Académica.
Vicedecanatura o Subdirección Académica
Comunicación con Observaciones (si es el caso) Documento de Condiciones de Calidad para Renovación RC. Autoevaluación 1 y 2. Planes de Mejoramiento 1 y 2. Anexos.
Nota: Para los programas de salud, se debe anexar también los documentos que soportan la actividad docencia-servicio. ▲▲
D- Revisar que los documentos cumplan con los requisitos del MEN, realizar las observaciones correspondientes y remitir al Director de Programa para realizar los ajustes (si es el caso). ▲ 3. Entrega de A- Realizar corrección a los documentos de documentación para acuerdo con las observaciones de la DACA. radicación en Enviar la documentación nuevamente a la DACA plataforma SACES. en medio digital (1 CD) a través de la Vicedecanatura o Subdirección académica B- Radicar en la plataforma SACES-MEN la información correspondiente a la renovación del Registro Calificado del programa académico.
4. Notificación para visita de pares académicos para doctorados.
Versión:
MP-04-02-01
C- Informar por correo electrónico a la Dirección de programa y demás instancias la finalización de la radicación en SACES A- Notificar a la Rectoría, Secretaria General mediante comunicación escrita o por el SACES los posibles pares evaluadores, una propuesta de agenda y fechas para la visita de evaluación externa con fines de Renovación del Registro Calificado. (si es un programa de doctorado). B- Informar a la Dirección del Programa la fecha programada para la visita y los nombres de los pares académicos designados.
DEFINITIVA
Vicedecanatura o Subdirección Académica
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Documentos, Comunicación con observaciones
Director de Programa Académico, Vicedecano o Subdirector Académico,
Documentos
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Documentos Digital
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación
Ministerio de Educación Nacional.
Comunicación Radicación en SACES-MEN
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación
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ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
C- Informar a la DACA la aprobación o rechazo de los pares ▲. En caso de aprobación de los pares, informar a la DACA para aceptar los pares en el SACES y preparar la visita.
Director de Programa Académico, Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica, Pares Académicos Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica, Director del Programa Académico Director del Programa Académico, Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
D- Comunicar y concertar con los pares evaluadores designados, la agenda de la visita acordada con la dirección del programa académico. 5. Preparación de la A- Preparar la logística de la visita de pares visita de pares antes y durante en relación a los aspectos evaluadores para Institucionales. programas de doctorado B- Elaborar resumen ejecutivo del programa académico y entregar a los directivos de la Universidad junto con la agenda propuesta para la visita.
C- Coordinar las presentaciones propuestas en la agenda y el formato de Acta para la visita. D- Realizar la gestión para atender la visita de los pares académicos. Tomar acta de la visita y t asistencia en cada reunión de la agenda.
6. Visita de pares evaluadores para programas de doctorado.
Versión:
MP-04-02-01
A- Recibir los pares evaluadores y ejecutar el cronograma de trabajo propuesto. ▲▲ B- Realizar la visita para verificar las condiciones de calidad y entregar el informe al MEN. C- Elaborar acta final de la visita de pares evaluadores. ▲▲ D- Atender la información adicional solicitada por los pares evaluadores una vez terminada la visita.
DEFINITIVA
Dirección de Programa
REGISTROS Comunicación, Radicación en SACES-MEN
Comunicación
Resumen Ejecutivo del Programa, Agenda para la visita Presentaciones Acta F-02-12-01 Acta F-02-12-01, Control de Asistencia F-01-12-01
Directivas Universitarias Pares evaluadores del Ministerio de Educación Nacional Pares Evaluadores
Acta F-02-12-01
Director de Programa Académico
Información Adicional
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4.0
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Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD E- Realizar evaluadores.
evaluación
de
RESPONSABLE los
pares
F- Registrar la evaluación de los Pares evaluadores designados durante la visita en el sistema SACES-MEN. G- Rendir informe final acerca del proceso de evaluación externa al MEN. (Máximo 5 días después de realizada la visita). ▲▲ H- Radicar los informes de la evaluación externa de pares evaluadores. I- Revisar en la plataforma SACES si se han radicado los informes de pares evaluadores y enviarlos a los directores de programas y vicedecanos o subdirectores académicos. J- Revisar los informes de los pares y enviar las observaciones a la Dirección de la DACA (en medio digital) dentro de los cuatro (4) días calendario a partir de la fecha de notificación de éste. ▲ K- Preparar la respuesta a los informes y radicarla en la plataforma SACES- MEN.
7. Aprobación de la Renovación del Registro Calificado del Programa Académico
Versión:
MP-04-02-01
A- Revisar el documento de verificación de condiciones de calidad para la renovación del registro calificado y el informe de pares (programas de doctorado), y proyectar acto administrativo con la Resolución de Renovación de Registro Calificado. ▲▲ B- Estudiar el otorgamiento para el Registro Calificado y aprobar, negar o condicionar el otorgamiento del registro calificado. ▲▲
DEFINITIVA
Director de Programa Académico y Comité de Programa Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
REGISTROS Comunicación Electrónica
Radicación SACES-MEN
Pares Evaluadores
Informe de Pares
Ministerio de Educación Nacional.
Informes de Pares
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Informes de Pares
Director de Programa Académico. Comité de Programa.
Comunicación
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica.
Respuesta al MEN, Radicación SACES
Ministerio de Educación Nacional.
Documentos
Ministerio de Educación Nacional
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Manual de Procedimientos
Versión:
MP-04-02-01
4.0
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Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD C- Verificar en la plataforma si hay notificaciones al proceso de renovación del registro calificado del programa académico. En caso afirmativo, informar mediante comunicación escrita al Director de programa, Vicedecanatura o Subdirección Académica. ▲ Nota: En caso de notificarse un traslado de concepto, la información requerida debe incorporarse en la plataforma SACES en un plazo máximo de veinte (20) días; de lo contrario pasa a desistimiento. D- Entregar a la DACA los soportes correspondientes solicitados por el MEN (en caso de ser necesario).
E- Revisar en la plataforma SACES-MEN la obtención del Registro Calificado, y la asignación de la respectiva resolución de renovación del registro calificado. En el año séptimo (7). ▲ F- Informar mediante comunicación escrita sobre la expedición de la resolución de renovación del registro calificado a la Rectoría, Vicerrectoría Académica, Vicedecanatura o Subdirección Académica, Dirección de programa. G- Revisar que no hayan errores en los datos del programa contemplados en la Resolución expedida por el MEN y enviar comunicación a la DACA informando de las inconsistencias (si es el caso). ▲ H- Enviar comunicación escrita al MEN, suscrita por el Rector, informando las inconsistencias identificadas. I. Actualizar en la página web de la DACA http://daca.univalle.edu.co/ la información del programa académico renovado.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica, Director de Programa Académico
Notificación en la Plataforma SACES
Vicedecanatura o Subdirección Académica, Director de Programa Académico.
Soportes Digitales
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica.
Comunicación y Resolución de Renovación del Registro Calificado MEN
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica.
Comunicación
Director de Programa
Comunicación
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica. Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación Publicación Página WEB
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Manual de Procedimientos
4.0
Página:
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Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
6.3
Versión:
MP-04-02-01
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
Modificación de cupos, periodicidad de admisión, escenarios de práctica (programas de salud) y aspectos Curriculares de Programas Académicos
ETAPA 1. Elaboración de la Propuesta.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
A- Elaborar el Documento de Modificación y el proyecto de resolución del Consejo Académico y enviar a la Vicedecanatura o Subdirección Académica (Solicitar el esquema correspondiente a la DACA dependiendo de la modificación y el esquema de proyecto de resolución.) Nota 1: Se debe anexar un plan de transición. Nota 2: Se recomienda revisar el catálogo de asignaturas (de tal manera que no se propongan asignaturas existentes en otras unidades o que tengan diferentes créditos), con el objetivo de evitar inconvenientes al momento Director de programa de crear las asignaturas nuevas del programa Académico. en modificación. Se debe solicitar a Registro Académico el aval de la denominación de las asignaturas de la malla curricular del programa en modificación.
Documentación de Modificación y Proyecto de Resolución CA
Nota 3: De acuerdo con el tipo de modificación es necesario solicitar el análisis de Sostenibilidad Financiera y eventualmente realizar ajustes en el valor de la matrícula.
2. Presentación de la propuesta a la Unidad Académica.
Para el caso de los programas de salud se debe, elaborar Convenio Docencia-Servicio y/o Adición, elaborar Anexos Técnicos por cada sede de escenario de práctica y justificación de cupos. A- Enviar el Documento de Modificación al Consejo de Facultad o Instituto Académico para su aval. B- Enviar a la DACA el documento de modificación y el proyecto de resolución para su trámite ante el Comité Central de Currículo. C- Programar la presentación de la Modificación Curricular en el Comité Central de Currículo y enviar a los miembros del comité
DEFINITIVA
Vicedecano o Subdirector Académico
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Propuesta de Modificación Propuesta de Modificación y Proyecto de Resolución CA Citación, documentos
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Manual de Procedimientos
Septiembre 2017
ETAPA
4. Envío del proyecto de resolución a la Oficina Jurídica.
Página:
43 de 59
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
los documentos correspondientes. A- Presentar la propuesta de modificación ante Director de Programa el CCC (en caso que sea una modificación Académico, menor, como aumento de cupo o periodicidad Vicedecano o de admisión, podrá ser presentada por el Subdirector Vicedecano o Subdirector Académico. Académico (si es el caso) B- Evaluar la propuesta y proponer ajustes (si Comité Central de es necesario) para su aval. ▲▲ Currículo C- Ajustar documentos con las observaciones de los miembros del Comité Central de Currículo y enviarlos nuevamente a la DACA. Dirección de El Comité Central de Currículo ha dispuesto de Programa Académico un tiempo de 15 días como plazo máximo para la entrega del documento ajustado. A- Remitir el proyecto de resolución del Consejo Académico a la oficina jurídica para su Dirección de revisión legal y aval. Autoevaluación y Calidad Académica B- Revisar y aprobar o solicitar ajustes al proyecto de resolución del CA. ▲▲ C- Realizar ajustes al proyecto de resolución CA.
5. Aprobación de propuesta de modificación por el Consejo Académico.
4.0
Título:
Fecha de Emisión:
3. Presentación de la propuesta ante el CCC.
Versión:
MP-04-02-01
A- Remitir al Consejo Académico, (a través de la Secretaría General) el proyecto de resolución con el visto bueno de la Oficina Jurídica. B- Remitir al Consejo Académico mediante comunicación escrita, el proyecto de resolución para su análisis y discusión. C- Aprobar o negar la modificación curricular del programa académico. ▲▲ D- Solicitar a la DACA la versión digital definitiva mediante correo electrónico (realizar los ajustes al proyecto de Resolución, si el Consejo Académico lo solicita). Una vez aprobada la propuesta de Resolución.
DEFINITIVA
REGISTROS
Presentación, Proyecto de Resolución
Documentos
Documentos
Proyecto de Resolución Consejo Académico CA
Oficina Jurídica
Proyecto de Resolución CA
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Proyecto de Resolución CA
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación, Proyecto de Resolución Consejo Académico
Secretaria General
Comunicación y Proyecto de Resolución
Consejo Académico
Acta
Secretaria General
Comunicación y Proyecto de Resolución CA
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Manual de Procedimientos
Septiembre 2017
ETAPA
8. Aprobación de la modificación.
Página:
44 de 59
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD E- Expedir la Resolución.
7. Notificación del traslado de concepto por parte del MEN.
4.0
Título:
Fecha de Emisión:
6. Entrega de documentos finales y radicación en plataforma SACES.
Versión:
MP-04-02-01
A- Entregar a la DACA el documento de modificación ajustado y la Resolución aprobada en archivos digitales. ▲▲
RESPONSABLE
REGISTROS
Consejo Académico
Resolución
Vicedecanatura o Subdirección Académica
Documento de Modificación y Resolución Aprobada
B- Radicar ante el SACES-MEN la documentación digital. Dirección de C- Informar por correo electrónico a la Autoevaluación y Vicedecanatura o Subdirección Académica y a Calidad Académica la Dirección del Programa sobre la radicación en SACES. A- Notificar a la Dirección del Programa, Vicedecanatura o Subdirección Académica, en caso de traslado de concepto, las Dirección de observaciones realizadas por el MEN (plazo Autoevaluación y máximo de respuesta veinte (20) días para Calidad Académica incorporar en la plataforma SACES, de lo contrario pasa a Desistimiento). B- Entregar los soportes correspondientes Director de Programa solicitados por el MEN. Académico a través de la Vicedecanatura o Subdirección Académica C- Registrar la información de la modificación Dirección de del programa académico en SACES. ▲▲ Autoevaluación y Calidad Académica A- Revisar el documento de modificación y Ministerio de proyectar acto administrativo de aval. ▲▲ Educación Nacional. B- Revisar en la plataforma SACES la Dirección de asignación de la respectiva resolución o Autoevaluación y comunicación con la modificación solicitada. ▲ Calidad Académica. C- Informar mediante comunicación escrita sobre la expedición de la Resolución o Dirección de comunicación con la modificación solicitada a Autoevaluación y la Rectoría, Vicerrectoría Académica, Calidad Académica. Vicedecanatura o Subdirección Académica y Dirección de Programa. D- Revisar que no hayan errores en los datos del programa contemplados en la Resolución o Director de Programa comunicación expedida por el MEN y enviar comunicación a la DACA informando de las
DEFINITIVA
Documentos
Comunicación
Comunicación
Soportes Correspondiente s Radicación SACES-MEN Acto Administrativo MEN -
Comunicación, Resolución
Comunicación
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Manual de Procedimientos
4.0
Página:
45 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
6.4
Versión:
MP-04-02-01
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
inconsistencias si es el caso. ▲ E- Enviar comunicación escrita al MEN, suscrita por el Rector, informando las inconsistencias identificadas. F- Actualizar en la página web de la DACA http://daca.univalle.edu.co/ la información del programa académico modificado.
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica. Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
REGISTROS
Comunicación Publicación WEB
Modificación de la Denominación de Programas Académicos
ETAPA
ACTIVIDAD
1. Elaboración de la A- Elaborar el Documento de Modificación de propuesta. la denominación y el proyecto de resolución del Consejo Académico y enviar a la Vicedecanatura o Subdirección Académica
RESPONSABLE
REGISTROS
Director de Programa Académico.
Documentación de Modificación y Proyecto de Resolución CA
Nota 1: Se debe anexar un plan de transición. 2. Presentación de la A- Enviar el Documento de Modificación al propuesta a la Unidad Consejo de Facultad o Instituto Académico Académica. para su aval. B- Enviar a la DACA el documento de modificación y el proyecto de resolución para su trámite ante el Comité Central de Currículo. C- Programar la presentación de la Modificación en el Comité Central de Currículo y enviar a los miembros del comité los documentos correspondientes. 3. Presentación de la A- Realizar la presentación del programa propuesta ante el académico en modificación en el Comité CCC. Central de Currículo. B- Evaluar la propuesta y proponer ajustes (si es necesario) para su aval. ▲▲ C- Ajustar documentos con las observaciones de los miembros del Comité Central de Currículo y enviarlos nuevamente a la DACA. 4. Envío del proyecto A- Remitir el proyecto de resolución del de resolución a la Consejo Académico a la oficina jurídica para Oficina Jurídica. su revisión legal y aval. B- Revisar y aprobar o solicitar ajustes al proyecto de resolución del CA. ▲▲ DEFINITIVA
Vicedecano o Subdirector Académico
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Director de Programa Académico Comité Central de Currículo Dirección de Programa Académico Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Oficina Jurídica
Propuesta de Modificación Propuesta de Modificación y Proyecto de Resolución CA Citación, Documentos
Presentación Documentos Documentos Proyecto de Resolución Consejo Académico Proyecto de Resolución CA
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Manual de Procedimientos
Septiembre 2017
ETAPA
6. Revisión del proyecto de resolución del Consejo Superior por la Oficina Jurídica.
7. Aprobación de la propuesta de creación del programa académico por el Consejo Superior.
4.0
Página:
46 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
5. Aprobación de la propuesta de modificación por el Consejo Académico.
Versión:
MP-04-02-01
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
C- Realizar ajustes al proyecto de resolución CA.
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica y/o Programa Académico
Proyecto de Resolución CA
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación, Proyecto de Resolución CA
Secretaria General
Comunicación y Proyecto de Resolución CA
Consejo Académico
Acta F-02-12-01
Secretaria General
Comunicación y Proyecto de Resolución CA
A- Remitir al Consejo Académico, (a través de la Secretaría General) el proyecto de resolución con el visto bueno de la Oficina Jurídica. B- Remitir al Consejo Académico mediante comunicación escrita, el proyecto de resolución para su análisis y discusión. C- Aprobar o negar el cambio de denominación del programa académico. ▲▲ D- Solicitar a la DACA la versión digital definitiva por correo electrónico (realizar los ajustes al proyecto de Resolución, si el Consejo Académico lo solicita). Una vez aprobada la propuesta de Resolución. E- Expedir la Resolución. ▲ A- Remitir el proyecto de resolución del Consejo Superior a la oficina jurídica para su revisión legal y visto bueno. B- Revisar y aprobar o solicitar ajustes al proyecto de resolución del CS. ▲▲ C- Realizar ajustes al proyecto de resolución CS. A- Remitir al Consejo Superior, (a través de la Secretaría General) el documento de modificación de denominación y el proyecto de resolución con el visto bueno de la Oficina Jurídica. B- Remitir al Consejo Superior mediante comunicación escrita el proyecto de resolución para su análisis y discusión. C- Aprobar o negar la modificación del Programa Académico. ▲▲
DEFINITIVA
Consejo Académico Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Resolución Proyecto de Resolución del CS
Oficina Jurídica
Proyecto de Resolución CS
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Proyecto de Resolución CS
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Secretaría General Consejo Superior
Comunicación, Documento de Modificación de Denominación y Proyecto de Resolución CS Comunicación y Proyecto de Resolución CS Acta F-02-12-01
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Manual de Procedimientos
Versión:
MP-04-02-01
4.0
Página:
47 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD D- Solicitar a la DACA la versión digital definitiva mediante correo electrónico. (Realizar los ajustes al proyecto de Resolución, si el Consejo Superior lo solicita). Una vez aprobada la propuesta de Resolución. E- Expedir la Resolución
8. Entrega de A- Entregar a la DACA el documento de documentos finales y modificación ajustado ▲▲ radicación en plataforma SACES. B- Radicar ante el SACES-MEN la documentación digital. C- Informar por correo electrónico a la Vicedecanatura o Subdirección Académica y a la Dirección del Programa sobre la radicación en SACES. 9. Notificación del A- Notificar a la Dirección del Programa, la traslado de concepto Vicedecanatura o Subdirección Académica, por parte del MEN. en caso de traslado de concepto, las observaciones realizadas por el MEN (plazo máximo de respuesta veinte (20) días para incorporar en la plataforma SACES, de lo contrario pasa a Desistimiento). BEntregar los soportes correspondientes solicitados por el MEN.
C- Registrar la información de la modificación del programa académico en SACES. ▲▲ 10. Aprobación de la A- Revisar el documento de modificación y modificación. proyectar acto administrativo de aval. ▲▲ B- Revisar en la plataforma SACES, la asignación de la respectiva resolución con la modificación de los aspectos curriculares. ▲
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Secretaria General
Comunicación Escrita
Consejo Superior
Resolución CS
Vicedecanatura o Subdirección Académica
Documentos Documentos
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Director de Programa Académico a través de la Vicedecanatura o Subdirección Académica Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Ministerio de Educación Nacional. Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica.
Comunicación
Comunicación
Soportes Correspondientes
Radicación SACESMEN Acto Administrativo MEN
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Manual de Procedimientos
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MP-04-02-01 Página:
48 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
C- Informar mediante comunicación escrita sobre la expedición de la Resolución con la Dirección de modificación de los aspectos curriculares a la Autoevaluación y Rectoría, Vicerrectoría Académica, Calidad Vicedecanatura o Subdirección Académica, Académica. dirección de programa. D- Revisar que no hayan errores en los datos del programa contemplados en la Resolución expedida por el MEN y enviar comunicación a Director de Programa la DACA informando de las inconsistencias si es el caso. ▲ E- Enviar comunicación escrita al MEN, Dirección de suscrita por el Rector, informando las Autoevaluación y inconsistencias identificadas. Calidad Académica. F- Actualizar en la página web de la DACA Dirección de http://daca.univalle.edu.co/ la información del Autoevaluación y programa académico modificado. Calidad Académica
6.5
4.0
REGISTROS
Comunicación
Comunicación
Comunicación
Publicación Página WEB
Extensión de Programas Académicos a Sedes, Seccionales y Convenio con otra(s) Universidad(es) ETAPA
1. Elaboración de la propuesta de extensión.
ACTIVIDAD A- Solicitar vía correo electrónico a [email protected], el “Documento Maestro para Solicitar Registro Calificado de Programas Académicos de Pregrado y Posgrado”, formato Campo SACES y Proyecto de Resolución del Consejo Académico –CA–. Elaborar la propuesta de extensión del programa académico. B- Presentar la propuesta de extensión al claustro de Departamento o Escuela para su aval. ▲▲ C- Ajustar el documento de la propuesta de extensión con base a las sugerencias y recomendaciones realizadas por las instancias mencionadas anteriormente.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
Profesores Proponentes
REGISTROS Documento Maestro de Condiciones de Calidad, Formato Campo SACES y Proyecto de Resolución CA Propuesta de Extensión Propuesta de Extensión
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Manual de Procedimientos
Septiembre 2017
ETAPA
3. Presentación propuesta de extensión del programa académico.
4. Ajuste de la propuesta de extensión.
4.0
Página:
49 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
2. Solicitud de análisis de sostenibilidad de programas académicos.
Versión:
MP-04-02-01
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD A- Descargar y diligenciar el formato de Análisis de Sostenibilidad de Programas Académicos http://planeacion.univalle.edu.co/ y solicitar a la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional –OPDI– el análisis de sostenibilidad del programa académico. B- Realizar estudio de sostenibilidad del programa académico y enviar al solicitante y a la DACA el informe de sostenibilidad. A- Remitir la propuesta a la Vicedecanatura o Subdirección Académica o de Posgrados para su aval. B- Presentar la propuesta avalada al Comité de Currículo o Comité de Posgrado de la Facultad / Instituto.
C- Ajustar el Documento de Condiciones de Calidad con base a las sugerencias y recomendaciones realizadas por las instancias mencionadas anteriormente. D- Enviar a la DACA a través de la Vicedecanatura o Subdirección Académica la propuesta avalada por el Consejo de Facultad / Instituto con los siguientes documentos: - Documento de Condiciones de Calidad - Formato Campo SACES - Análisis de sostenibilidad - Proyecto de resolución Consejo Académico - Anexos Nota: Para los programas de Salud, que tienen relación docencia-servicio, se deben diligenciar los anexos técnicos según los lineamientos del Decreto 2376 de 2010 del Ministerio de Protección Social, los cuales deben ir adjunto a la propuesta de creación del programa. A- Revisar los documentos y enviar las observaciones correspondientes. ▲
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Profesores Proponentes
Análisis de Sostenibilidad de Programas Académicos F-02-04-01
Área de Análisis de la OPDI
Informe Análisis de Sostenibilidad
Profesores Proponentes
Propuesta de Extensión
Vicedecanatura o Subdirección Académica o de Posgrado -Profesores Proponentes.
Propuesta de Extensión
Profesores Proponentes.
Propuesta de Extensión
Vicedecanatura o Subdirección Académica o de Posgrado Profesores Proponentes
Documento de Condiciones de Calidad, formato Campo SACES, Proyecto de Resolución CA y Anexos
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación
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Manual de Procedimientos
4.0
Página:
50 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD B- Ajustar el Documento de Condiciones de Calidad con base en las sugerencias y recomendaciones de la DACA. C- Enviar a la DACA a través de la Vicedecanatura o Subdirección Académica los documentos ajustados de Condiciones de Calidad, formato Campo SACES, Análisis de Sostenibilidad y Proyecto de Resolución C.A.
5. Presentación de A- Verificar que los documentos remitidos la propuesta de cumplan con los requisitos establecidos. ▲ extensión ante el Comité Central de Currículo. B- Agendar la presentación de la propuesta extensión en el Comité Central de Currículo – CCC– y enviar junto con la citación los documentos respectivos. C- Realizar la presentación de la propuesta en el Comité Central de Currículo D- Evaluar la propuesta y proponer los ajustes (si es necesario) para su aval ▲
6. Revisión del proyecto de resolución del Consejo Académico por la Oficina Jurídica.
Versión:
MP-04-02-01
E- Ajustar los documentos con las observaciones de los miembros del Comité Central de Currículo y enviarlos nuevamente a la DACA. A- Remitir el proyecto de resolución del Consejo Académico a la Oficina Jurídica para su revisión legal y visto bueno. B- Revisar y aprobar o solicitar ajustes al proyecto de resolución del CA. ▲ C- Realizar ajustes al proyecto de resolución CA.
DEFINITIVA
RESPONSABLE Profesores Proponentes
Vicedecanatura o Subdirección Académica. -Profesores Proponentes
REGISTROS Documento de Condiciones de Calidad Documento de Condiciones de Calidad, formato Campo SACES, Informe Análisis de Sostenibilidad y Proyecto de Resolución CA
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Documentos
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Citación
Profesores Proponentes Comité Central de Currículo Profesores Proponentes Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Oficina Jurídica Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Presentación Proyecto de Resolución CA Presentación Proyecto de Resolución CA Documentos Proyecto de Resolución Consejo Académico Proyecto de Resolución CA Proyecto de Resolución CA
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Manual de Procedimientos
Septiembre 2017
ETAPA
8. Entrega de documentos finales y radicación en plataforma SACES.
9. Aprobación de la solicitud de registro calificado.
4.0
Página:
51 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
7. Aprobación de la propuesta de extensión del programa académico por el Consejo Académico.
Versión:
MP-04-02-01
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD A- Remitir al Consejo Académico, (a través de la Secretaría General) el Documento de Condiciones de Programa Académico Calidad y el proyecto de resolución del CA con el visto bueno de la Oficina Jurídica. Llevar el informe de análisis de Sostenibilidad de Programas Académicos para su presentación. B- Remitir al Consejo Académico mediante comunicación escrita el proyecto de resolución para su análisis y discusión. C- Aprobar o negar la propuesta de extensión del programa académico. ▲▲ D- Solicitar a la DACA la versión digital definitiva mediante correo electrónico (realizar los ajustes al proyecto de Resolución, si el Consejo Académico lo solicita). Una vez aprobada el proyecto de resolución del CA, E- Expedir la Resolución. ▲ A- Entregar mediante comunicación a la DACA un (1) CD con la versión final de los documentos digitales para radicación en plataforma SACES a través de la Vicedecanatura o Subdirección académica. ▲▲ B- Radicar ante el SACES-MEN la documentación digital.
RESPONSABLE
Consejo Académico
Comunicación, Documento de Condiciones de Calidad, Proyecto de Resolución CA e Informe Análisis de Sostenibilidad Comunicación Escrita y Proyecto de Resolución CA Acta y Proyecto de Resolución CA
Secretaria General
Comunicación
Consejo Académico
Resolución CA
Profesores Proponentes, Vicedecano o Subdirector Académico
Documentación Digital
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Documentación Digital
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Secretaria General
C- Informar por correo electrónico a los Dirección de profesores proponentes y demás instancias la Autoevaluación y finalización de la radicación en SACES. Calidad Académica A- Revisar el Documento de Condiciones de Ministerio de Calidad para la extensión del programa Educación Nacional. académico. ▲ B- Estudiar el otorgamiento para el Registro Ministerio de Calificado y aprobar, negar o condicionar el Educación Nacional otorgamiento del registro calificado. ▲▲
DEFINITIVA
REGISTROS
Comunicación
Documentos
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Manual de Procedimientos
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MP-04-02-01
4.0
Página:
52 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD C- Verificar en la plataforma SACES si hay notificaciones al proceso de registro calificado del programa académico. En caso afirmativo, informar mediante comunicación escrita a los profesores proponentes y vicedecanos o subdirectores académicos. ▲ Nota: En caso de notificarse un traslado de concepto, la información requerida debe incorporarse en la plataforma SACES en un plazo máximo de veinte (20) días; de lo contrario pasa a desistimiento. D- Entregar a la DACA los soportes correspondientes solicitados por el MEN (en caso de ser necesario).
E- Dar respuesta al traslado de concepto proferido por el MEN a través de un informe y adjuntando carta firmada por el Rector (Sólo para los Programas Académicos condicionados). F- Revisar en la plataforma SACES-MEN, la asignación del código SNIES y la Resolución por medio de la cual se otorga el registro calificado. ▲ G- Informar mediante comunicación escrita, sobre la expedición de la resolución del Registro Calificado a la Rectoría, la Vicerrectoría Académica, la Vicedecanatura o Subdirección Académica, la dirección de programa y profesores proponentes. H- Revisar que no hayan errores en los datos del programa contemplados en la Resolución expedida por el MEN y enviar comunicación a la DACA informando de las inconsistencias (si es el caso). ▲ I- Enviar comunicación escrita al MEN, suscrita por el Rector, informando las inconsistencias identificadas.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Notificación en la Plataforma y Comunicación Escrita
Vicedecanatura o Subdirección Académica. Director de Programa Académico. Profesores Proponentes, Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Documentos
Comunicación Escrita
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica.
Comunicación y Resolución de Registro Calificado
Director de Programa y Profesores Proponentes
Comunicación
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica.
Comunicación
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Manual de Procedimientos
4.0
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53 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
6.6
Versión:
MP-04-02-01
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
J- Publicar en la página web de la DACA http://daca.univalle.edu.co/ la información del programa en extensión.
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Publicación Página WEB
Ampliación del Lugar de Desarrollo de un Programa Académico a un Municipio Circunvecino ETAPA
1. Elaboración de la propuesta de ampliación del lugar de desarrollo.
2. Solicitud de análisis de sostenibilidad de programas académicos.
3. Elaboración y presentación de ampliación del
ACTIVIDAD A- Solicitar vía correo electrónico a [email protected], el esquema para ampliación del lugar de desarrollo, formato Campo SACES y esquema de proyecto de Resolución del Consejo Académico –CA–. Elaborar la propuesta de ampliación del programa académico. B- Presentar la propuesta de ampliación del lugar de desarrollo al claustro de Departamento o Escuela para su aval. ▲▲
RESPONSABLE
Profesores Proponentes
C- Ajustar el documento de la propuesta de ampliación del lugar de desarrollo con base a las sugerencias y recomendaciones realizadas por las instancias mencionadas anteriormente A- Descargar y diligenciar el formato de Análisis de Sostenibilidad de Programas Académicos http://planeacion.univalle.edu.co/ Profesores y solicitar a la Oficina de Planeación y Proponentes Desarrollo Institucional –OPDI– el análisis de sostenibilidad del programa académico. B- Realizar estudio de sostenibilidad del Profesional Área de programa académico y enviar al solicitante y Análisis de la OPDI a la DACA el informe de sostenibilidad. A- Remitir la propuesta a la Vicedecanatura o Profesores Subdirección Académica o de Posgrados Proponentes para su aval.
DEFINITIVA
REGISTROS Documento de Ampliación del Lugar de Desarrollo, Formato Campo SACES y Proyecto de Resolución CA Propuesta de Ampliación del Lugar de Desarrollo Documento de Ampliación del Lugar de Desarrollo Análisis de Sostenibilidad de Programas Académicos F-0204-01 Informe Análisis de Sostenibilidad Documento de ampliación del lugar de desarrollo
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Manual de Procedimientos
4.0
Página:
54 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD
lugar de desarrollo B- Presentar la propuesta avalada al Comité del programa de Currículo o Comité de Posgrado y Consejo académico. de la Facultad / Instituto.
4. Ajuste de la propuesta de ampliación del lugar de desarrollo.
Versión:
MP-04-02-01
C- Ajustar el documento de ampliación con base a las sugerencias y recomendaciones realizadas por las instancias mencionadas anteriormente. D- Enviar a la DACA a través de la Vicedecanatura o Subdirección Académica la propuesta avalada por el Consejo de Facultad / Instituto con los siguientes documentos: - Documento de ampliación del lugar de desarrollo - Formato Campo SACES - Análisis de sostenibilidad - Proyecto de resolución Consejo Académico - Anexos A- Revisar los documentos y enviar las observaciones. ▲ B- Ajustar el Documento de ampliación del lugar de desarrollo con base en las sugerencias y recomendaciones de la DACA. C- Enviar a la DACA a través de la Vicedecanatura o Subdirección Académica los documentos ajustados de ampliación del lugar de desarrollo, formato Campo SACES, Análisis de Sostenibilidad y Proyecto de Resolución C.A.
5. Presentación de A- Verificar que los documentos remitidos la propuesta de cumplan con los requisitos establecidos. ▲ ampliación ante el CCC. B- Agendar la presentación de la propuesta ampliación del lugar de desarrollo en el Comité Central de Currículo –CCC– y enviar junto con la citación los documentos respectivos. DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Vicedecanatura o Subdirección Académica o de Posgrado -Profesores Proponentes
Documento de Ampliación del Lugar de Desarrollo
Profesores Proponentes.
Documento de Ampliación del Lugar de Desarrollo
Vicedecanatura o Subdirección Académica o de Posgrado Profesores Proponentes
Documento de Ampliación del Lugar de Desarrollo, Formato Campo SACES, Proyecto de Resolución CA y Anexos
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación
Profesores Proponentes
Vicedecanatura o Subdirección Académica. -Profesores Proponentes
Documento de Ampliación del Lugar de Desarrollo Documento de Ampliación del Lugar de Desarrollo, Formato Campo SACES, Análisis de Sostenibilidad y Proyecto de Resolución CA
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Documentos
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Citación
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Manual de Procedimientos
Septiembre 2017
ETAPA
ACTIVIDAD
D- Evaluar la propuesta y proponer los ajustes (si es necesario) para su aval. E- Ajustar documentos con las observaciones de los miembros del Comité Central de Currículo y enviarlos nuevamente a la DACA. A- Remitir el proyecto de resolución del Consejo Académico a la Oficina Jurídica para su revisión legal y visto bueno. B- Revisar y aprobar o solicitar ajustes al proyecto de resolución del CA. ▲ C- Realizar ajustes al proyecto de resolución CA. A- Remitir al Consejo Académico, (a través de la Secretaría General) el proyecto de resolución del CA con el visto bueno de la Oficina Jurídica. B- Remitir al Consejo Académico mediante comunicación escrita el proyecto de resolución para su análisis y discusión. C- Aprobar o negar la propuesta de aplicación del lugar de desarrollo del programa académico. ▲▲ D- Solicitar a la DACA la versión digital definitiva por correo electrónico. Una vez aprobada el proyecto de resolución del CA. E- Expedir la Resolución. ▲ 8. Entrega de documentos finales y radicación en plataforma SACES.
Página:
55 de 59
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
C- Realizar la presentación de la propuesta en el Comité Central de Currículo CCC.
7. Aprobación de la propuesta de ampliación del lugar de desarrollo del programa académico por el Consejo Académico.
4.0
Título:
Fecha de Emisión:
6. Revisión del proyecto de resolución del Consejo Académico por la Oficina Jurídica.
Versión:
MP-04-02-01
A- Entregar mediante comunicación a la DACA un (1) CD con la versión final de los documentos digitales para radicación en plataforma SACES a través de la Vicedecanatura o Subdirección académica. ▲▲
DEFINITIVA
RESPONSABLE Profesores proponentes Comité Central de Currículo Profesores Proponentes Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Oficina Jurídica
REGISTROS Presentación, Proyecto de Resolución CA Presentación Proyecto de Resolución CA Documentos Proyecto de Resolución Consejo Académico Proyecto de Resolución CA
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Proyecto de Resolución CA
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación Escrita, Proyecto de Resolución CA
Secretaria General
Comunicación Escrita y Proyecto de Resolución CA
Consejo Académico
Acta y Proyecto de Resolución CA
Secretaria General
Comunicación
Consejo Académico Director de programa académico, Vicedecano o Subdirector académico
Resolución.
Documentación Digital
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Manual de Procedimientos
4.0
Página:
56 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD B- Radicar ante el documentación digital.
9. Otorgamiento del registro calificado.
Versión:
MP-04-02-01
SACES-MEN
RESPONSABLE la
C- Informar por correo electrónico a los profesores proponentes y demás instancias la finalización de la radicación en SACES. A- Revisar el documento de ampliación del lugar de desarrollo del programa académico.
▲
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica Ministerio de Educación Nacional.
B- Estudiar la aprobación de la ampliación del Ministerio de lugar de desarrollo, negar o condicionar el Educación Nacional otorgamiento del registro calificado. ▲▲ C- Verificar en la plataforma SACES si hay notificaciones al proceso de ampliación del programa académico. En caso afirmativo, Dirección de informar mediante comunicación escrita a los Autoevaluación y profesores proponentes y vicedecanos o Calidad subdirectores académicos. ▲ Académica, Director de Nota: En caso de notificarse un traslado de Programa concepto, la información requerida debe Académico incorporarse en la plataforma SACES en un plazo máximo de veinte (20) días; de lo contrario pasa a desistimiento. D- Entregar a la DACA los soportes Vicedecanatura o Subdirección correspondientes solicitados por el MEN (en caso de ser necesario). Académica. Director de Programa Académico. E- Dar respuesta al traslado de concepto Profesores proferido por el MEN a través de un informe y Proponentes, adjuntando carta firmada por el Rector (Sólo Dirección de para los Programas Académicos Autoevaluación y condicionados). Calidad Académica F- Revisar en la plataforma SACES-MEN, la Dirección de Resolución por medio de la cual se permite la Autoevaluación y Calidad Académica ampliación del lugar de desarrollo. ▲ G- Informar mediante comunicación escrita, Dirección de sobre la expedición de la resolución a la Autoevaluación y Rectoría, la Vicerrectoría Académica, la Calidad Vicedecanatura o Subdirección Académica y Académica. la dirección de programa. DEFINITIVA
REGISTROS Documentación Digital Comunicación Escrita Documentos
Notificación en la Plataforma y Comunicación Escrita
Documentos
Comunicación Escrita
Comunicación escrita y Resolución de Registro Calificado
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Manual de Procedimientos
4.0
Página:
57 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD H- Revisar que no hayan errores en los datos del programa contemplados en la Resolución expedida por el MEN y enviar comunicación a la DACA informando de las inconsistencias (si es el caso). I- Enviar comunicación escrita al MEN, suscrita por el Rector, informando las inconsistencias identificadas. J- Publicar en la página web de la DACA http://daca.univalle.edu.co/ la información del programa con ampliación.
6.7
Versión:
MP-04-02-01
RESPONSABLE
REGISTROS
Director de Programa
Comunicación Escrita
Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica. Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica
Comunicación Escrita
Publicación WEB
Estado Inactivo de un Programa ETAPA
1. Presentación del programa
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
A- Analizar la conveniencia o pertinencia de pasar a estado inactivo el programa académico.
Director de Programa Académico. Comité de Programa Académico.
Actas.
B- Presentar al Consejo de Facultad o Director(a) de Instituto, la propuesta de pasar el programa a Programa estado inactivo junto con su plan de Académico transición, para su aval. C- Analizar y avalar el cambio de estado y plan de transición del programa y enviar a la Consejo de Facultad DACA. o Instituto Académico.
2. Solicitud de cambio de estado
D- Enviar comunicación a los estudiantes activos sobre la decisión de cambiar a estado inactivo el programa, dándoles a conocer el plan de transición. A- Proyectar carta al Ministerio de Educación Nacional solicitando la inactivación del programa académico, para firma del Rector.
DEFINITIVA
Propuesta. Plan de Transición Comunicación. Acta F-02-1201, Documentos soporte.
Director de Programa Académico
Carta
Director de Autoevaluación y Calidad Académica
Carta
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Código:
Manual de Procedimientos
4.0
Página:
58 de 59
Título:
Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
ETAPA
3. Cambio de estado
Versión:
MP-04-02-01
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
B- Enviar al Ministerio de Educación Nacional la solicitud.
Director de Autoevaluación y Calidad Académica
Carta
Ministerio de Educación Nacional
Carta
A- Informar a la Universidad el cambio de estado.
7. PROCESOS RELACIONADOS
Formación
8. FORMATOS No.
CÓDIGO
1.
F-02-04-01
DESCRIPCIÓN Análisis de Sostenibilidad de Programas Académicos
9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. 1. 2. 3.
DOCUMENTO Ministerio de Educación Nacional - Formato Campos SACES: Programas Académicos de Pregrado y Especialización Ministerio de Educación Nacional - Formatos Campos SACES: Maestrías y Doctorados Ministerio de Educación Nacional - Formato Campos SACES: Programas Académicos de Especialización en el Área de Salud, Pregrado en el Área de Salud, Maestrías y Doctorados.
10. ANEXOS
No aplica
DEFINITIVA
La impresión y copia magnética de este documento se considera
Código:
Manual de Procedimientos Fecha de Emisión:
Septiembre 2017
Versión:
MP-04-02-01
4.0
Página:
59 de 59
Título:
GESTIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO, OFERTA Y DESARROLLO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR
CONTROL DE CAMBIOS
N°.
DESCRIPCIÓN
FECHA
1.0
Versión inicial del manual
Diciembre 2008
2.0
Se adicionan las definiciones 3.7, 3.8 y 3.9, Se corrige el procedimiento de Creación de Programas Académicos, Se corrige el procedimiento de Modificación de programas académicos, Se corrige el procedimiento de Extensión de programas académicos a Sedes u otros lugares, Se corrige el procedimiento de Renovación del Registro Calificado, Se corrige el procedimiento de Acreditación de programas académicos de pregrado y Se define el procedimiento de Renovación de la Acreditación de programas académicos de pregrado.
Junio 2009
3.0
Cambio general en los procedimientos del manual.
Enero 2011
4.0
Se hacen cambios generales en los procedimientos del presente manual, se realiza cambio de nombre y se elimina los siguientes procedimientos: Acreditación de Programas Académicos de Pregrado, Renovación de la Acreditación del Programa Académico de Pregrado y Acreditación de Programas Académicos de Posgrado.
Noviembre 2015
Se adiciona el procedimiento: Estado inactivo de un programa. 5.0
Cambio generales en los procedimientos del manual.
F-04-MP-12-01-02 V-05-2013
DEFINITIVA
Septiembre 2017 Elaborado por: Área de Gestión de la Calidad Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
La impresión y copia magnética de este documento se considera
