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CONTRATACIÓN
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Área de Gestión de la Calidad División de Contratación
Profesional División de Contratación
Aprobado por:
Jefe de la División de Contratación
TABLA DE CONTENIDO 1.
OBJETIVO .......................................................................................................................... 3
2.
ALCANCE ........................................................................................................................... 3
3.
DEFINICIONES ................................................................................................................... 3
3.1.
Contratos atípicos o innominados .................................................................................... 3
3.2.
Coordinadores ................................................................................................................. 3
3.3.
Operario – Unidad ........................................................................................................... 4
3.4.
Ordenador de Gastos ...................................................................................................... 4
4.
POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ..................................................................... 4
4.1.
Normatividad y Políticas .................................................................................................. 4
4.1.1. Consideraciones Generales ............................................................................................. 4 4.2.
Modalidades y Cuantía de Contratación .......................................................................... 5
4.3.
Garantías ......................................................................................................................... 6
4.4.
Plan Anual de Adquisiciones.......................................................................................... 10
4.5.
Etapa: Planeación de la Contratación ............................................................................ 10
4.6.
Etapa: Precontractual .................................................................................................... 12
4.7.
Etapa: Contractual ......................................................................................................... 12
4.7.1. Formalidades de los contratos ....................................................................................... 12 4.8.
Etapa: Poscontractual .................................................................................................... 13
4.8.1. Liquidación de Contratos ............................................................................................... 13 4.9.
Subastas........................................................................................................................ 13
4.10.
Modificaciones y Adiciones a los Contratos ................................................................... 14
4.11.
Re-evaluación de los proveedores o contratistas ........................................................... 14
5.
DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................................... 15
6.
PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................... 16
6.1.
Delegación para contratar .............................................................................................. 16
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CONTRATACIÓN
6.2.
Plan Anual de Adquisiciones.......................................................................................... 19
6.3.
Planeación de la Contratación ....................................................................................... 21
6.4.
Precontractual................................................................................................................ 23
6.4.1. Invitación Pública ........................................................................................................... 23 6.4.2. Invitación Privada .......................................................................................................... 26 6.4.3. Menor Cuantía ............................................................................................................... 30 6.4.4. Mínima Cuantía ............................................................................................................. 33 6.4.5. Contratación Directa ...................................................................................................... 34 6.5.
Contractual .................................................................................................................... 36
6.6.
Pos-Contractual ............................................................................................................. 39
6.7.
Subastas........................................................................................................................ 41
6.7.1. Aplicación de la subasta inversa o pública ordinaria en la contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización ..................................... 41 6.7.2. Subasta inversa presencial ............................................................................................ 43 6.7.3. Subasta inversa electrónica ........................................................................................... 44 7.
PROCESOS RELACIONADOS......................................................................................... 46
8.
FORMATOS ...................................................................................................................... 47
9.
DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................................................ 47
10. ANEXOS ........................................................................................................................... 48
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1. OBJETIVO Definir los procedimientos y actividades necesarias para la planeación, administración, ejecución y control de las contrataciones para la adquisición de bienes y servicios en aplicación del Estatuto de Contratación, Acuerdo No. 004 de 2016 del Consejo Superior. 2. ALCANCE Involucra a todas las dependencias (Unidades Ejecutoras y Áreas de Apoyo a la Gestión Contractual) que requieran realizar contrataciones para la adquisición de bienes y servicios. No incluye la contratación en la que la Universidad cumple las funciones de contratista. 3. DEFINICIONES Las definiciones que aplican al presente procedimiento, están contenidas en la Resolución de Rectoría No. 2.898 de Septiembre 02 de 2016 “Por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación Administrativa de la Universidad del Valle”. 3.1. Contratos atípicos o innominados Son aquellos que no tienen en sus aspectos esenciales un régimen jurídico definido por la legislación, tales como: Join venture, Franquicia, Llave en mano, Derivados financieros (Forward, opción y Swap), entre otros. Ver tabla de los contratos que tres obras de la doctrina colombiana consideran atípicos1. 3.2. Coordinadores Corresponden a los cargos de Coordinadores de Áreas Administrativas en Rectoría/ Vicerrectorías/ Facultades / Institutos, que apoyan a los ordenadores del gasto en la verificación de los requisitos y la coordinación del proceso contractual en cada dependencia.
1JUAN
SEBASTIÁN GARCÉS CASTRILLÓN. Contratación atípica en el sector central de la administración pública colombiana (2014). Páginas: 85 – 99. [en línea] [citado en septiembre de 2016]
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3.3. Operario – Unidad Es el funcionario (Profesional, Secretaria, Auxiliar Administrativo, Técnico) encargado de unificar las solicitudes de artículos o servicios realizados por los colaboradores de su dependencia o los productos bajo la responsabilidad de su dependencia y de realizar el trámite administrativo de autorización de la adquisición, recepción, pago al proveedor y archivo que corresponda. 3.4. Ordenador de Gastos Rector, Vicerrector, Decano, Director de Instituto, Director de Sede Regional, Director de Extensión, y otros de acuerdo a delegación, los cuales son encargados de aprobar las adquisiciones y el compromiso presupuestal de los recursos que administra. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Normatividad y Políticas Ley 30 de 1992, por la cual se organiza el servicio público de Educación Superior. Acuerdo 004 de 2016, expedido por el Consejo Superior de la Universidad del Valle. “Por la cual se expide el Estatuto de Contratación Administrativa de la Universidad del Valle”. Resolución No. 2.898 de Septiembre 02 de 2016, expedida por la Rectoría. “Por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación Administrativa de la Universidad del Valle”. Resolución 1057 de 2008, expedida por la Rectoría, por la cual se adopta el Manual de Interventoría o Supervisión de Contratos u Órdenes Contractuales diferentes a Contratos de Obra. Resolución 1648 de mayo 17 de 2005 expedida por la Rectoría, por la cual adopta el Manual de Interventoría de Obras en la Universidad del Valle. Circular 3 -2016 Listado de Documentos a Incluir en Carpetas Contractuales 4.1.1. Consideraciones Generales La Universidad podrá celebrar contratos mercantiles atípicos o innominados en cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Estatuto de Contratación: Acuerdo
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del Consejo Superior 004 de 2016. Ver definición 3.1 Contratos atípicos o innominados del presente procedimiento. Se recomienda a las Áreas de Apoyo a la Gestión Contractual y Unidades Ejecutoras que durante el proceso de contratación, para enviar información a los proponentes y contratistas, hagan uso del correo institucional de la dependencia y/o correo institucional del Jefe de la Unidad Ejecutora. El responsable de la Gestión de la Información es la Unidad Ejecutora, que deberá dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo) y administrar la documentación según las disposiciones de Gestión Documental y demás normas establecidas en el artículo 5 de la Resolución de Rectoría 2.898 de 2016. 4.2. Modalidades y Cuantía de Contratación MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
CUANTÍA S.M.M.L.V.
CARACTERÍSTICAS Se convocará públicamente, a través de su portal institucional y del Secop, a las personas naturales o jurídicas que puedan tener interés en contratar con la Institución. La Universidad seleccionará, entre las ofertas entregadas, la que le sea más favorable, de acuerdo con los parámetros contenidos en la invitación.
Invitación Pública*
> 1300
Con posterioridad al adelantamiento de una invitación Pública que resulte fallida, se podrá contratar directamente cuando medie una sola cotización, bajo los mismos requisitos y condiciones exigidos por la invitación, dentro del plazo que fije la misma.
Cuando se presente o quede una sola cotización que cumpla con la totalidad de los requisitos exigidos por la Universidad, se podrá adjudicar legalmente el contrato. Requiere mínimo a tres (03) personas naturales o jurídicas, bien calificadas y que se encuentren Invitación Privada* >500
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Junio de 2017 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
CUANTÍA S.M.M.L.V.
CARACTERÍSTICAS proveedores y/o contratistas de la Institución y cuya actividad comercial guarde relación con el objeto a contratar. Se podrá indagar por escrito o mediante correo electrónico, si las tres (03) personas naturales o jurídicas, estarían interesados en la invitación a formularse. Cuando se presente o quede una sola cotización que cumpla con la totalidad de los requisitos exigidos por la Universidad, se podrá adjudicar legalmente el contrato.
Se adjudicará el contrato con dos (02) ofertas, de las cuales se seleccionará una entre las personas jurídicas o naturales, que hayan participado para Contratación de ≥200
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cuantía de la contratación, el objeto, el valor, los riesgos y la forma de pago del contrato. Las garantías tienen por objeto cubrir el cumplimiento de todas las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a la Universidad, por razón del proceso precontractual, la celebración, ejecución del contrato y, si hubiese lugar a ella, la liquidación de los contratos. La garantía debe corresponder al formato de póliza única de seguro de cumplimiento a favor de entidades públicas con régimen de contratación privado, expedida por una Aseguradora reconocida y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, la cual debe cumplir con la normatividad vigente. La Universidad tiene un convenio de grandes beneficiarios con CONFIANZA. Se incluirán como riesgos amparados aquellos que correspondan a las obligaciones y prestaciones registradas en el respectivo contrato, así: RIESGO AMPARADO Garantía de Seriedad de la Oferta Monto: Mínimo del 10% del valor de la propuesta. Vigencia: No será inferior a dos (2) meses.
El amparo de Anticipo Monto: Equivalente al 100% del valor del anticipo. Vigencia: Terminación del contrato u orden contractual, incluyendo prórrogas y cuatro (4) meses más. Nota: Ningún anticipo podrá exceder del veinticinco por ciento (25%) del valor total
DEFINITIVA
CARACTERÍSTICA Debe cubrir la seriedad del cumplimiento de los ofrecimientos hechos por el proponente para procesos de invitación pública, con una vigencia no inferior al tiempo estimado que puede tomar el proceso precontractual, desde su apertura hasta la adjudicación, suscripción y legalización del contrato. Nota: La Universidad podrá exigir la constitución de ésta Garantía para procesos diferentes a invitaciones Públicas. Debe constituirse siempre que se entregue anticipo para la ejecución de un contrato u orden contractual, en dinero o en especie para su buen manejo o inversión y adicionalmente una fiducia para su correcta administración.
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Junio de 2017 RIESGO AMPARADO del respectivo contrato, excepto para la importación de bienes. Amparo de Cumplimiento Monto: No será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria y de las multas, ni inferior al 15% del valor total del Contrato u Orden Contractual. Vigencia: Terminación del Contrato u Orden Contractual, incluyendo prórrogas y cuatro (4) meses más. Amparo de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Monto: Será mínimo del 5% del valor total del contrato. Vigencia: Terminación del contrato y tres (3) años más.
Amparo de Estabilidad de la Obra Monto: El valor amparado debe ser mínimo el 15% del valor final de la obra. Vigencia: No podrá ser inferior a tres (3) años y deberá otorgarse simultáneamente con el recibo de la obra.
DEFINITIVA
CARACTERÍSTICA
Debe constituirse para todos los contratos u orden contractual superiores a cincuenta (50) S.M.M.L.V.
Se exigirá en todos los contratos en los cuales el contratista emplee terceras personas para el cumplimiento de sus obligaciones, con excepción de los contratos de ejecución instantánea, así como en los demás en que la Universidad lo considere necesario, en virtud de lo estipulado por el código Sustantivo del Trabajo, al respecto. Debe fijarse de acuerdo con la naturaleza y complejidad de la obra. Esta garantía deberá otorgarse previo recibo a entera satisfacción de la obra.
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Junio de 2017 RIESGO AMPARADO Amparo de calidad y correcto funcionamiento de los equipos suministrados. Monto: No podrá ser inferior al 15% del valor total del contrato. Vigencia: Se fijará teniendo en cuenta las características especiales del bien, y no será inferior a un (1) año contado a partir de la entrega de los bienes. Amparo de calidad de servicio. Monto: No podrá ser inferior al 15% del valor total del contrato. Vigencia: Igual a la vigencia del contrato y mínimo cuatro (4) meses más. Amparo de provisión de repuestos y accesorios. Monto: No podrá ser inferior al 15% del valor total del contrato. Vigencia: Igual al tiempo que se exija del suministro de repuestos para el bien contratado, contado desde la entrega, instalación o inicio del montaje.
CARACTERÍSTICA Deben constituirse para bienes adquiridos. En casos de bienes o equipos, cuyo montaje o funcionamiento no sea de ejecución instantánea, la vigencia de esta garantía deberá comenzar desde el inicio del montaje o instalación.
Responsabilidad Civil Extracontractual. Monto: El amparo de predios, labores y operaciones será no menor a 200 S.M.M.L.V. Vigencia: Se extenderá por la duración del Contrato.
Debe constituirse para contratos de obra, y en los demás que considere necesario la Universidad. Protege contra daños causados por el contratista a terceros por la ejecución del contrato.
Debe constituirse para servicios.
En los casos en que el análisis de riesgos previsibles determine que se requiere este amparo. Cuando se requiera asegurar el suministro de repuestos y accesorios para equipos de poca presencia en el mercado y/o cuyo no funcionamiento afecte gravemente el cumplimiento de la misión de la Universidad.
Esta póliza deberá contemplar, como mínimo, los siguientes amparos: a) Predios, labores y operaciones; b) Contratistas y Subcontratistas independientes, si aplica; c) Patronal; d) Gastos Médicos, sin aplicación de deducible, ni requerimiento de fallo judicial.
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La anterior relación de garantías es meramente enunciativa y no limitativa; de suerte que en función de la naturaleza del contrato, puede proceder que en el mismo se estipulen a cargo del contratista otras garantías, a discreción de la Universidad del Valle. Ver otras generalidades sobre las Garantías en los parágrafos 1° a 7° descritos en el Artículo 36 del Estatuto de Contratación Administrativa de la Universidad del Valle Acuerdo 004 de 2016 del Consejo Superior. 4.4. Plan Anual de Adquisiciones El Plan Anual de Adquisiciones consiste en la programación que debe elaborar la Universidad del Valle para la adquisición de los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de su objeto misional. El Plan Anual de Adquisiciones deberá elaborarse teniendo como término de referencia el Presupuesto General de la Universidad y el específico de cada Dependencia para la respectiva vigencia fiscal. Para el efecto, todas las Dependencias de la Universidad deberán adjuntar a su proyecto de presupuesto la relación de contrataciones de bienes y servicios proyectadas. Ver manual de procedimientos: Administración del Presupuesto MP-09-01-01. 4.5. Etapa: Planeación de la Contratación La planeación es una responsabilidad de todos los actores de la Gestión Contractual pero corresponderá al Ordenador del Gasto o Jefe de la Unidad Gestora del contrato, coordinar y vigilar las acciones requeridas para el cumplimiento de la etapa de la planeación. La gestión contractual de la Universidad del Valle, en la etapa de planeación, debe estar precedida por el desarrollo de los estudios, análisis, diseños y demás gestiones que permitan definir con certeza las condiciones del contrato a celebrar y del proceso de selección pertinente, con el fin de que la necesidad que motiva la contratación sea satisfecha de manera eficiente. La etapa de la planeación comprende las siguientes actividades: 1. Verificación de la inclusión de la Contratación en el Plan Anual de Adquisiciones. 2. Estudios previos consignados en los anexos de la Ficha Técnica. La elaboración de los estudios previos es responsabilidad de la Unidad Ejecutora, con la participación de las Dependencias de Apoyo a la Gestión Contractual.
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En el caso de contrataciones corporativas y descentralizadas, en las que la necesidad va a ser satisfecha para varias dependencias, la responsabilidad de que se elaboren dichos estudios y de que se diligencie la Ficha Técnica será del Jefe de la Unidad Ejecutora. Cuando su complejidad lo amerite, los estudios previos podrán ser contratados con terceros dependiendo del objeto contractual y las circunstancias de su ejecución. Los Estudios Previos contendrán todos o algunos de los siguientes elementos: 1) La necesidad; 2) La forma más conveniente de satisfacer la necesidad (ej. Compra, construcción, alquiler); 3) Los pre-diseños y diseños (ej. Estrategia de medios); 4) Las licencias o permisos de carácter interno (ej. Visto Bueno para intervención de Planta Física), o de carácter externo (ej. Licencias de importación, Licencias de construcción); 5) La necesidad de adquirir o modificar otros bienes y servicios antes o simultáneamente con la contratación objeto de estudio (ejemplo: Adecuación de instalaciones eléctricas previa a la adquisición de equipos, contratación de interventoría externa); 6) La forma de calcular el presupuesto destinado al objeto a contratar (ejemplo: precio histórico, consulta de los sistemas de Contratación Estatal, catálogos, precotizaciones). Para el caso de la contratación directa, durante la elaboración de los estudios previos, se debe evaluar los precios de mercado, para que durante la etapa precontractual se realice la comparación con la oferta recibida. La Ficha Técnica debe contener todos o algunos de los siguientes elementos: 1) El código de la necesidad: el cual hace referencia al código del eje, estrategia y programa incluido en el Plan Estratégico de Desarrollo. Para proyectos registrados en el Banco de Proyectos debe contener el objeto del gasto y el código del Proyecto; 2) El objeto contractual y su alcance; 3) La justificación; 4) Las especificaciones técnicas mínimas; 5) El plazo estimado de duración del contrato; 6) El valor Presupuestado; 7) La forma de pago; 8) Los criterios de evaluación, cuando no sea sólo el precio; 9) La exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del contrato. Lo anterior, si tales garantías son requeridas. Si la contratación requiere estudios previos con información adicional a la aquí relacionada, podrá incluirse en la misma ficha técnica o relacionar los estudios previos como anexos. En todas las modalidades de contratación, el Jefe de la Unidad Ejecutora verificará, incluirá o anexará los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección y
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el análisis de asignación de riesgos. La información contenida en la Ficha Técnica y sus documentos anexos servirán de soporte para la elaboración del pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Universidad, así como el de la distribución de riesgos previsibles que la Universidad propone. Para todas las modalidades de contratación, salvo la urgencia manifiesta, se requerirá la elaboración del Estudio Previo y de la Ficha Técnica. 4.6. Etapa: Precontractual Es el lapso que se inicia a continuación de la elaboración de los estudios previos y el diligenciamiento de la ficha técnica, y que fundamenta la efectiva satisfacción de una necesidad propia del servicio público institucional a cargo. Esta etapa es primordial para la gestión del proceso de contratación ya que es aquí donde se determinan puntualmente sus características, requisitos, elementos y condiciones. 4.7. Etapa: Contractual En esta etapa se busca alcanzar el cumplimiento integral del objeto contractual y de las obligaciones pactadas conjuntamente por la Universidad y por los contratistas seleccionados. Nota: Considerando que para las actividades de las etapas: Precontractual y Contractual se han determinado unos tiempos de gestión, cuando una etapa o una actividad presenten un atraso en su gestión, el Operador Contractual informará de inmediato de tal evento al respectivo Ordenador de Gasto; en la herramienta que disponga la División de Contratación, se deberán controlar los tiempos de gestión establecidos, en caso de presentarse desviaciones y están sean muy significativas o de alto impacto, se deberán tomar planes de mejoramiento a través de las disposiciones establecidas en el Manual de Procedimientos: Gestión del Mejoramiento MP-13-01-01 y Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora F-08-MP-13-01-01 y demás disposiciones establecidas por el Área de Gestión de la Calidad de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. 4.7.1. Formalidades de los contratos El contrato con formalidades plenas procederá en aquellos casos en que la cuantía de la contratación exceda el valor equivalente a doscientos (200) S.M.M.L.V.
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Se entiende por contrato con formalidades plenas la elaboración de un documento escrito suscrito por las partes en el que, además de establecer los elementos esenciales del contrato, se incluye la obligación de constituir a favor de la Universidad las pólizas de garantía con los amparos, y las demás cláusulas a que haya lugar, de acuerdo a la naturaleza de cada contrato. El contrato sin formalidades plenas procederá en aquellos casos en que la cuantía de la contratación no exceda el valor equivalente a doscientos (200) S.M.M.L.V. Ver definición de Orden Contractual en la Resolución No. 2.898 de Septiembre 02 de 2016, expedida por la Rectoría. 4.8. Etapa: Poscontractual Se desarrolla desde el vencimiento del término de duración pactado en el contrato hasta el acto de su liquidación, que podrá ser realizado de común acuerdo (bilateral) por las partes, dentro de los cuatro (4) meses subsiguientes, o unilateralmente por la administración a través de la expedición de un acto administrativo que deberá ser notificado en legal forma al Contratista, dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término precedente (cuando la bilateral no prospera), hasta el plazo máximo de dos (2) años que es el término de caducidad de la acción contractual. La importancia de esta etapa radica, en que se debe finiquitar el negocio jurídico suscrito entre las partes, a fin de que mutuamente se declaren a paz y salvo respecto de todas las obligaciones pactadas. 4.8.1. Liquidación de Contratos Las obligaciones del Supervisor o Interventor sólo culminan con la formalización del Acta de Liquidación del contrato; dicha formalización consiste en la suscripción del Acta de Liquidación por las partes o la culminación de las acciones por parte de la Universidad en el evento que sea necesario liquidar el contrato de manera unilateral. En principio, los contratos susceptibles de liquidarse son los de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo y en los demás que lo requieran, por ejemplo aquellos que sin ser de tracto sucesivo, no han terminado de una manera normal, han sido objeto de cesión, o se les ha declarado la caducidad, o aquellos que han terminado unilateralmente por parte de la entidad. 4.9. Subastas Para la aplicación de subasta inversa o pública ordinaria en la contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, se deben realizar
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de acuerdo a lo estipulado en la Resolución No. 2.898 de Septiembre 02 de 2016, expedida por la Rectoría. “Por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación Administrativa de la Universidad del Valle”, en sus artículos 34, 35, 36 y 37. Modalidades de subasta inversa. La subasta inversa podrá adelantarse bajo las siguientes modalidades: a) De forma electrónica, caso en el cual la subasta tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos (ej.: Internet, fax), y b) Subasta a través de Bolsa de Productos, la cual funcionará de acuerdo con los mecanismos y reglamentos establecidos por la respectiva Bolsa. 4.10. Modificaciones y Adiciones a los Contratos Los contratos podrán modificarse o adicionarse previo el cumplimiento de los requisitos contemplados en el Artículo 39 del Acuerdo 004 de 2016 del Consejo Superior. Los contratos de la Universidad podrán adicionarse en todos los casos pero no podrá modificarse su objeto, ni prorrogarse su plazo, si estuviere vencido, so pretexto de la celebración de contratos adicionales, ni pactarse prórrogas automáticas. Cuando se requiera adicionar un contrato por un valor mayor al 25% de su valor inicial, debe existir previamente un estudio técnico y económico así como la autorización de la Junta de Contratación; y si el valor por adicionar del contrato supera el 50% de su valor inicial, tal adición debe tener autorización del Consejo Superior Universitario. 4.11. Re-evaluación de los proveedores o contratistas La re-evaluación de los proveedores o contratistas, la cual se hace para evaluar el seguimiento al desempeño de los mismos, deberá realizarse según lo dispuesto en el manual de procedimientos: Reevaluación de Proveedores MP-08-01-01.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
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Junio de 2017 6. PROCEDIMIENTOS ▲: Actividad de Control 6.1. Delegación para contratar ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
1. Delegación para A- Delegar total o parcialmente su competencia contratar contractual en los Ordenadores del Gasto, mediante acto administrativo, hasta por un monto máximo de mil trescientos (1.300) S.M.M.L.V., siempre y cuando la obligación de pago se efectúe con cargo a rubros de la respectiva dependencia. Nota 1: La responsabilidad del funcionario delegatario, con respecto de la materia delegada, estará sometida al régimen establecido en la normatividad vigente aplicable. Nota 2: La delegación podrá ser general o específica. Ver las clases de delegación en el Acuerdo 004 de 2016, expedido por el Consejo Superior – Artículo 15. 2. DelegaciónA- Elaborar acto administrativo (Resolución) de General paradelegación general y realizar la respectiva notificación. contratar Nota 1: La resolución de delegación debe indicar los cargos de dirección, el nombre completo del titular del cargo de dirección; según sea el caso, las atribuciones, las facultades, los actos, los límites, las prohibiciones y la cuantía de la delegación. Todo ello conforme a la normatividad superior, aplicable al Estatuto de Contratación. Nota 2: La Delegación General podrá recaer sobre los siguientes cargos: Vicerrector, Decano, Director de Regionalización, Director de Extensión, Director de la de Dirección de Infraestructura Universitaria - DIU y Coordinador de Proyectos de la Vicerrectoría de Investigaciones, o quienes hagan sus veces.
Rector
Rector Secretario General
Resolución Acto administrativo
Nota 3: La cuantía por delegar será hasta por mil trescientos (1.300) S.M.M.L.V. y la cuantía delegada a los Decanos y Directores de Instituto Académico será hasta quinientos (500) S.M.M.L.V.
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
2. Delegación A- Evaluar la competencia técnica y administrativa del Decano, Director Especifica para Servidor para el ejercicio de la delegación. Evaluación / de Instituto contratar Estudios de Académico y/o Nota: La cuantía que se delegue será hasta por Justificación Vicerrector doscientos (200) S.M.M.L.V. B- Elaborar solicitud de delegación específica a los servidores que ejerzan alguno de los siguientes cargos: Director de Instituto de Investigación, Director Decano, Director de Escuela, Director de Centro de Investigación, Jefe de Instituto Solicitud de de Departamento, Jefe de Sección, Director de Grupo Académico y/o Delegación de Investigación, Coordinador de Laboratorio y Director Vicerrector de Programa de Posgrado, o quienes hagan sus veces. C- Formalizar solicitud con visto bueno y enviar para Decano, Director Solicitud de autorización del Rector. de Instituto Delegación con Académico y/o Vo.Bo Vicerrector D- Autorizar o no, la delegación solicitada, en caso de Respuesta de la Rector que sea negada informar al solicitante de la decisión. solicitud E- Elaborar y aprobar la Resolución de delegación específica y realizar la respectiva notificación, solo en caso de que haya autorizado la delegación especifica solicitada. Rector Nota: La resolución de delegación debe indicar los Resolución cargos de dirección, el nombre completo del titular del Secretario Acto administrativo cargo de dirección; según sea el caso, las atribuciones, General las facultades, los actos, los límites, las prohibiciones y la cuantía de la delegación. Todo ello conforme a la normatividad superior, aplicable al Estatuto de Contratación. 3. Delegación para A- Delegar, total o parcialmente, su competencia para celebrar los celebrar los contratos de obra pública y/o civil, contratos de obra construcciones nuevas y obras que modifiquen los pública y/o civil espacios ya existentes o la estructura de los edificios de la Universidad o cuando se contraten Rector modificaciones en la planta física, tales como realización de adecuaciones, construcciones e Acto administrativo Secretario intervenciones en las acometidas de las redes de gas, General hidrosanitarias y de telecomunicaciones. Nota: Tal delegación podrá recaer en el Vicerrector Administrativo hasta por 1.300 S.M.M.L.V y en los Ordenadores del Gasto hasta por 100 S.M.M.L.V.
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MP-08-01-02
4.0
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
B- Gestionar las actividades contempladas en los procedimientos: 6.3 Planeación de la Contratación, 6.4 Precontractual, 6.5 Contractual y 6.6 Pos-contractual, según la modalidad de contratación. Nota: Una vez se haya determinado la necesidad y la financiación, se deberá proceder a gestionar las siguientes actividades: Dar el visto bueno al proyecto; Dependencia asegurar la elaboración y autorización de los diseños, interesada Registros Proceso los estudios previos de carácter económico y técnico; de Contratación obtención de las autorizaciones y apropiaciones Unidad Ejecutora requeridas; consecución de las licencias, permisos y/o certificaciones; establecer si es necesaria la interventoría externa para la ejecución del contrato; determinar los riesgos previsibles; y elaborar la invitación, la publicidad del procedimiento y demás trámites contractuales en el caso de que así se requiera. C- Determinará si, por el monto de hasta 100 S.M.M.L.V. asume completamente la ejecución del proceso pre-contractual o autoriza su realización a Dependencia través de la dependencia que requiera la obra. interesada Nota: En todo caso, la supervisión o la interventoría Unidad Ejecutora del contrato, si se requiere, estará bajo la responsabilidad de la dependencia interesada o de la Dirección de Infraestructura Universitaria - DIU. 4. Redición informe A- Rendir informes mensualmente sobre la gestión Ordenadores de de delegación encomendada, las contrataciones celebradas y sobre Gasto el ejercicio de la delegación a su superior inmediato. Informe mensual de delegación Servidor Público Ver Artículo 23 de la Resolución de Rectoría No. 2.898 delegado de 2016 B- Presentar al Consejo Superior un informe mensual sobre las contrataciones realizadas que superen los 1.300 S.M.M.L.V, en caso de que aplique. Informe mensual de Rector delegación Nota: En caso de requerirse el Rector podrá rendir informes sobre la contratación de urgente al Consejo Superior, en caso de que aplique.
Nota: En los procedimientos del presente manual, dentro de los responsables de las actividades descritas, donde mencione: Servidor Público delegado, se referirá a Vicerrector, Director de Regionalización, Director de Extensión y Educación Continua - DEEC, Director de la
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4.0
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017
Dirección de Infraestructura Universitaria - DIU y Coordinador de Proyectos de la Vicerrectoría de Investigaciones, o quienes hagan sus veces, siempre y cuando tenga la autorización de delegación general hasta por mil trescientos (1.300) S.M.M.L.V o Decanos y Directores de Instituto, siempre y cuando tenga la autorización de delegación general hasta por quinientos (500) S.M.M.L.V. Por lo tanto los cargos que tengan autorización de delegación general hasta por mil trescientos (1.300) S.M.M.L.V, podrán celebrar contratos en las modalidades de contratación: Privada, Menor Cuantía, Mínima Cuantía y Directa, esta última siempre y cuando no excede el monto de delegación asignado y para los cargos que tengan autorización de delegación general hasta por quinientos (500) S.M.M.L.V. podrán celebrar contratos en las modalidades de contratación: Menor Cuantía, Mínima Cuantía y Directa, esta última siempre y cuando no exceda el monto de delegación asignado.
6.2. Plan Anual de Adquisiciones ETAPA 1. Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
ACTIVIDAD A- Publicar formato actualizado del Plan Anual de Adquisiciones y su respectivo instructivo de diligenciamiento. Nota: El plan contendrá, como mínimo, la lista de bienes, obras y servicios que la Institución pretende adquirir durante el año. B- Distribuir a las unidades ejecutoras (académicas – administrativas), la información para su diligenciamiento. C- Diligenciar el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo al presupuesto y enviar a la Coordinación Administrativa para consolidación.
RESPONSABLE
Comunicación Jefe de División de Contratación
Formatos del Plan Anual de Adquisiciones
Coordinador Administrativo
Jefe Unidad Ejecutora
Ver: Guía para diligenciamiento del formato Plan Anual de Adquisiciones. D- Consolidar el plan anual de adquisición de las Coordinador unidades ejecutoras y enviar al Ordenador del Administrativo Gasto. E- Verificar la concordancia con planes generales (Desarrollo, Programático, Inversión, entre otros) y aprobar plan consolidado de su Ordenador del Gasto dependencia. ▲
DEFINITIVA
REGISTROS
Plan Anual de Adquisiciones
Plan Anual de Adquisiciones Consolidado Plan Anual de Adquisiciones Aprobado por Dependencia
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ETAPA
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CONTRATACIÓN ACTIVIDAD
F- Enviar a la División de Contratación la información en las fechas establecidas.
A- Verificar requisitos (constatar total del Plan contra el Presupuesto de cada Dependencia) y Consolidar Plan Anual de Adquisiciones. B- Informar y enviar el resultado de consolidación a la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, a la Vicerrectoría Administrativa y a la Rectoría. C- Verificar y aprobar Adquisiciones. ▲
3. Ajustes al Plan Anual de Adquisiciones y Reporte de ejecución
4.0
Título:
Junio de 2017
2. Revisar y consolidar Plan Anual de Adquisiciones
Versión:
MP-08-01-02
el
Plan
RESPONSABLE
REGISTROS
Coordinador Administrativo
Plan Anual de Adquisiciones por Dependencia
Jefe División de Contratación
Plan Anual de Adquisiciones Consolidado
Jefe División de Contratación
Anual
de Rector, Vicerrector Administrativo y Jefe Plan Anual de Oficina de Planeación Adquisiciones y Desarrollo Aprobado Institucional D- Publicar en el portal universitario y en el Publicación Jefe División de SECOP el Plan Anual de Adquisiciones portal universitario y Contratación aprobado, antes del 31 de Enero de cada año. ▲ en el Secop A- Identificar la necesidad de ajustar el Plan Jefe Unidad Ejecutora Anual de Adquisiciones. B- Sustentar por escrito las razones por las Documento cuales no se puede cumplir con la programación sustentación inicialmente aprobada y adjuntar el formato del Plan Anual de Adquisiciones con las Jefe Unidad Ejecutora Plan Anual de modificaciones, para visto bueno del Ordenador Adquisiciones del Gasto. Modificado C- Dar visto bueno a la solicitud. ▲ Nota: Las actualizaciones que se realicen al Plan Anual de Adquisiciones, se enviarán en las Ordenador del Gasto fechas establecidas a la División de Contratación, según la comunicación enviada por esta misma dependencia. D- Solicitar a las Unidades Ejecutoras / Ordenadores del Gasto el consolidado de los Jefe División de ajustes realizados al Plan Anual de Contratación Adquisiciones. E- Enviar el Plan Anual de Adquisiciones Ordenador del Gasto ajustado. Unidades Ejecutoras
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VoBo Plan Anual de Adquisiciones Modificado
Comunicado Plan Anual de Adquisiciones Modificado
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4.0
Página:
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD F- Actualizar y consolidar las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones, tanto las modificaciones enviadas por los Ordenadores del Gasto. G- Publicar periódicamente el Plan Anual de Adquisiciones, al menos semestralmente, en la página web de la Universidad y en la página del SECOP.
RESPONSABLE
REGISTROS
Jefe División de Contratación
Plan Anual de Adquisiciones Consolidado y Actualizado
Jefe División de Contratación
Publicación portal universitario y en el SECOP
Los procedimientos: 6.3 Planeación de la Contratación, 6.5 Contractual y 6.6 Pos-contractual, aplican para todas las modalidades de contratación: Invitación Pública, Invitación Privada, Contratación de Menor Cuantía, Mínima Cuantía y Contratación Directa.
6.3. Planeación de la Contratación ETAPA 1. Planeación
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
A- Verificar que la necesidad de contratación este incluida en el Plan Anual de Adquisiciones. Nota: Si la necesidad de contratación no está incluida en el Plan Anual de Adquisiciones, se debe ajustar el plan. Ver procedimiento del presente manual: 6.2. Plan Anual de Adquisiciones – Etapa 3. B- Elaborar los estudios del sector económico y de los proponentes de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 26 de Mayo de 2016, que establece que le corresponde a la Entidad efectuar el análisis económico del sector de servicios al cual pertenece la necesidad que se pretende satisfacer. En atención a ello se debe analizar tres áreas fundamentales: a) Análisis del mercado; b) Análisis de la demanda; c) Análisis de la oferta.
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Unidad Ejecutora
Estudio del Sector F-17-MP-08-01-02 Unidad Ejecutora
Estudios Previos y del Sector Prestación de Servicios F-24-MP-08-01-02
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD C- Elaborar estudios previos y la estimación del presupuesto. Ver Condiciones Generales 4.6. Planeación General de la Contratación del presente manual de procedimientos. En el caso de contrataciones corporativas y descentralizadas, donde la necesidad va a ser satisfecha para varias dependencias, la responsabilidad de que se elaboren dichos estudios y de que se diligencie la Ficha Técnica, será del Jefe de la Unidad Ejecutora. Nota: Para todas las modalidades de contratación, salvo la urgencia manifiesta, se requerirá la elaboración del Estudio Previo. D- Obtener las autorizaciones, licencias, permisos y/o certificaciones que se lleguen a requerir. E- Determinar, conforme al manual de interventoría y supervisión de la Universidad del Valle, si es necesaria la interventoría para la ejecución del contrato. Nota: En caso de requerirse interventoría y supervisión, se debe ejecutar las disposiciones establecidas en el manual relacionado. F- Elaborar ficha técnica, en caso de ser necesario anexar los estudios previos. La ficha técnica puede ser complementada por los Funcionarios de las dependencias que tengan la competencia, durante el desarrollo del proceso pre-contractual y, en todo caso, antes del inicio o apertura del proceso contractual. Ver Condiciones Generales: 4.6 Planeación General de la Contratación del presente manual de procedimientos. Nota: Para todas las modalidades de contratación, salvo la urgencia manifiesta, se requerirá la elaboración de la Ficha Técnica. G- Revisar la Ficha Técnica y enviar al Ordenador del Gasto para aprobación. ▲
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RESPONSABLE
REGISTROS
Unidad Ejecutora
Estudios Previos y del Sector Prestación de Servicios F-24-MP-08-01-02
Dependencias de Apoyo a la Gestión Contractual Jefe de la Unidad Ejecutora
Estudios Previos F-18-MP-08-01-02 Estimación del Presupuesto F-19-MP-08-01-02
Unidad Ejecutora Jefe de la Unidad Ejecutora
Unidad Ejecutora Jefe de la Unidad Ejecutora
Unidad Ejecutora Dependencias de Apoyo a la Gestión Contractual
Ficha Técnica Diferentes a Obras F-05-MP-08-01-02
Jefe de la Unidad Ejecutora
Ficha Técnica para Contratación de Obras F-06-MP-08-01-02
Jefe de la Unidad Ejecutora
Ficha Técnica Revisada
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
H- Aprobar ejecución de proceso (Vo.Bo. Ficha Técnica). ▲ Ordenador de Gasto
REGISTROS Ficha Técnica Aprobada
6.4. Precontractual Para la Etapa Precontractual de las diferentes modalidades de contratación, se han definido unos tiempos de gestión para las actividades, lo cuales están definidos en los artículos 28 a 31 de la Resolución de Rectoría No. 2.898 de 2016, “Por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación Administrativa de la Universidad del Valle”. Los documentos que se deben incluir en las carpetas del expediente contractual, deben regirse por lo establecido en la Circular 3 -2016 Listado de Documentos a Incluir en Carpetas
Contractuales. 6.4.1. Invitación Pública ETAPA 1. Precontractual Invitación Pública
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
A- Elaborar y tramitar el Certificado de Certificado de Disponibilidad Presupuestal, siguiendo las Unidad Ejecutora Disponibilidad directrices del Manual Ejecución del Presupuesto Presupuestal MP-09-01-02. B- Enviar ficha técnica, estudios previos, Ficha Técnica certificado de disponibilidad presupuestal y Unidad Ejecutora Documentos documentos anexos a la División de Ordenador de Gasto Anexos Contratación. C- Solicitar autorización a la Junta de Contratación, presentando los estudios previos, Jefe de División Acta de la Junta de ficha técnica y prepliegos, con el fin de iniciar el Contratación Contratación proceso previa autorización. D- Elaboración del Pliego de Condiciones y Jefe de División Pliego de enviar para el respectivo Vo.Bo. por parte de la Contratación Condiciones respectiva Unidad Ejecutora. E- Dar Vo.Bo. al Pliego de Condiciones. ▲ Pliego de Unidad Ejecutora Condiciones Aprobado F- Publicar el aviso y el pliego de condiciones en Jefe de División Publicación aviso y la página web de la Universidad y en el SECOP. Contratación pliego
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
G- Realizar la convocatoria a todos los comités u organizaciones de veedurías ciudadanas que se encuentran legalmente establecidas en la ciudad de Santiago de Cali, con el fin de que participen Jefe de División del control social a los procesos adelantados por Contratación la Universidad del Valle, en cumplimiento al artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y Ley 850 de 2003. H- Presentar observaciones al Pliego de Proponentes Condiciones. I- Elaborar borrador de respuesta o de adenda y en caso de requerirse enviar para Vo.Bo. de la Jefe de División Unidad Ejecutora en el componente técnico o la Contratación Oficina Asesora Jurídica en caso de algún requerimiento legal. J- Revisar el borrador de la respuesta o adenda, Unidad Ejecutora y/o completar la misma en caso de requerirse, dar Jefe Oficina Asesora Vo.Bo. y remitir a la División Contratación. ▲ Jurídica K- Publicar en la página web de la Universidad y en el SECOP la respuesta y adendas.
Jefe de División Contratación
L- Presentar ofertas a la universidad sobre el objeto a contratar, de acuerdo con la Invitación Proponentes Pública. M- Recepcionar las ofertas, según lo definido en Jefe de División el Pliego de Condiciones. Contratación N- En el caso de que las ofertas de los proponentes se reciban en Urna, durante la Delegado Vicerrector apertura de la misma se debe verificar la razón Administrativo, Jefe de social del proponente en el certificado de cámara División Contratación, y comercio, carta firmada por el representante Funcionario Control legal en la cual indique la intención de participar Interno en la invitación pública, las pólizas, valor de la Asistentes oferta (cuando no corresponda a una subasta) y diligenciar el Acta de Recibo de Ofertas. O- Publicar en la página web de la Universidad y Jefe de División en el SECOP, el Acta de Recibo de Ofertas. Contratación P- Evaluar las ofertas, emitir informe preliminar Jefe de División de evaluación y enviar para revisión a la Unidad Contratación Ejecutora. Q- Revisar y dar Vo.Bo al informe preliminar de evaluación. ▲ Unidad Ejecutora
DEFINITIVA
REGISTROS
Convocatoria a Veedurías F-22-MP-08-01-02
Observaciones Borrador de respuestas o de adenda
Respuesta Adendas publicada Ofertas
Acta de Recibo de Ofertas
Acta de Recibo de Ofertas publicada Informe preliminar de evaluación F-08-MP-08-01-02 Informe preliminar de evaluación con Vo.Bo. F-08-MP-08-01-02
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD R- Publicar el Informe preliminar de evaluación en la página web de la Universidad y en el SECOP. S- Presentar observaciones al informe preliminar de evaluación. T- Dar respuestas a las observaciones del informe preliminar. U- Emitir el Informe Final de evaluación, dando respuesta a las observaciones y definir el orden de elegibilidad. V- Publicar el Informe final de evaluación en la página web de la Universidad y en el SECOP.
RESPONSABLE
REGISTROS
Jefe de División Contratación
Publicación del Informe preliminar de evaluación
Proponentes
Observaciones
Jefe de División Contratación
Respuestas a las observaciones Informe Final de evaluación F-08-MP-08-01-02 Publicación del Informe final de evaluación
Jefe de División Contratación Jefe de División Contratación
W- Estudiar y adjudicar los contratos en la modalidad de la invitación pública, o declarar desierto el proceso de contratación cuando haya lugar a ello. ▲ Nota 1: Cuando quede una sola cotización que cumpla con la totalidad de los requisitos exigidos por la Universidad, se podrá adjudicar legalmente Junta de Contratación el contrato. Nota 2: Con posterioridad al adelantamiento de la invitación Pública que resulte fallida, se podrá contratar directamente cuando medie una sola cotización, bajo los mismos requisitos y condiciones exigidos por la invitación, dentro del plazo que fije la misma. X- Publicar en la página web de la Universidad y en el SECOP, el registro de adjudicación del contrato o de declaratoria de desierto del proceso contractual. 2. Archivo A- Archivar los documentos que se deben incluir documentos Etapa: en las carpetas del expediente contractual, los Precontractual cuales deben regirse por lo establecido en la Invitación Pública Circular 3 -2016 Listado de Documentos a Incluir en Carpetas Contractuales.
Acta o acto administrativo de adjudicación
Jefe de División Contratación
Publicación de acta o acto administrativo de adjudicación
Operario – Unidad
Archivo - Carpeta
Para los proyectos de inversión que dicha contratación se realice a través de las modalidades: Invitación Privada (Procedimiento 6.4.2.), Menor Cuantía (Procedimiento 6.4.3), Mínima Cuantía (Procedimiento 6.4.4) y Directa (Procedimiento 6.4.5) deberán ejecutarse por la División de Contratación, Vicerrectoría de Investigaciones o Vicerrectoría Académica para la División de Bibliotecas, estas últimas quienes tienen una delegación para la ordenación del gasto, por lo
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017
cual dentro los responsables del presente procedimiento estas serán denominadas como: Dependencia responsable proyecto inversión y solo corresponderán a la contratación de los Proyectos de Inversión. Finalmente, en la etapa precontractual de los siguientes procedimientos: 6.4.2 Invitación Privada, 6.4.3 Menor Cuantía, 6.4.4 Mínima Cuantía y 6.4.5 Directa, donde mencione como responsable la División Contratación, solo actuará cuando no haya una delegación general, delegación especifica o cuando corresponda a un proyecto de inversión.
6.4.2. Invitación Privada ETAPA
ACTIVIDAD
1. Precontractual A- Elaborar y tramitar el Certificado de Invitación Privada Disponibilidad Presupuestal, siguiendo las directrices del Manual de Procedimientos: Ejecución del Presupuesto MP-09-01-02 y remisión a la División de Contratación por parte de la Unidad Ejecutora, con el Visto Bueno del Ordenador del Gasto, en caso de no existir una delegación general. B- Elaborar los términos de invitación y enviar para la aprobación por parte de la respectiva Unidad Ejecutora.
RESPONSABLE
REGISTROS
Unidad Ejecutora
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Jefe de División Contratación
Servidor Público Nota: En los términos de invitación debe quedar delegado definido cuál será el criterio de desempate cuando dos (2) o más ofertas que cumplan Dependencia satisfactoriamente e integralmente los requisitos responsable proyecto definidos. inversión C- Aprobar los términos de invitación. ▲ Unidad Ejecutora
DEFINITIVA
Términos de Invitación
Términos de Invitación Aprobados
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
D- Seleccionar mínimo a tres (03) personas naturales o jurídicas bien calificadas y que se encuentren inscritas en las Cámaras de Comercio que sean escogidas para el efecto, o en el directorio de proveedores y/o contratistas de la Institución y cuya actividad comercial guarde relación con el objeto a contratar. Nota: Se recomienda seleccionar a más tres (3) personas naturales o jurídicas, para que durante Jefe de División el proceso de indagación, puedan ser objeto de Contratación invitación las tres (3) personas naturales o jurídicas mínimas requeridas. Servidor Público E- Indagar por escrito o mediante correo delegado electrónico a las personas naturales o jurídicas Comunicado seleccionadas, si estarían interesados en Dependencia participar en el proceso. responsable proyecto inversión F- Enviar los términos de invitación a posibles Términos de oferentes. invitación G- Realizar la convocatoria a todos los comités u organizaciones de veedurías ciudadanas que se encuentran legalmente establecidas en la ciudad Convocatoria a de Santiago de Cali, con el fin de que participen Veedurías del control social a los procesos adelantados por F-22-MP-08-01-02 la Universidad del Valle, en cumplimiento al artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y Ley 850 de 2003. H- Presentar observaciones a los términos de Proponentes Observaciones invitación. I- Elaborar borrador de respuesta o de adenda y Jefe de División en caso de requerirse enviar para Vo.Bo. de la Contratación Unidad Ejecutora en el componente técnico o la Oficina Asesora Jurídica en caso de algún Servidor Público Borrador de requerimiento legal. delegado respuestas o de adenda Dependencia responsable proyecto inversión J- Revisar el borrador de la respuesta o adenda, Unidad Ejecutora y/o completar la misma en caso de requerirse, dar Jefe Oficina Asesora Vo.Bo y remitir a la División Contratación. Jurídica
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD K- Enviar la proponentes.
respuesta
y
RESPONSABLE adendas
a
los
REGISTROS
Jefe de División Contratación Servidor Público delegado
Respuesta Adendas publicada
Dependencia responsable proyecto inversión L- Presentar ofertas a la entidad sobre el objeto a contratar, de acuerdo con los términos de invitación enviados en el oficio con el cual se solicita la presentación de la oferta.
M- Recepcionar las ofertas, según lo definido en los términos de invitación. N- Evaluar las ofertas, emitir informe preliminar de evaluación y enviar para revisión a la Unidad Ejecutora.
Proponentes
Ofertas
Jefe de División Contratación Servidor Público delegado
Informe preliminar de evaluación Dependencia responsable proyecto F-08-MP-08-01-02 inversión O- Revisar y dar Vo.Bo. al informe preliminar de Informe preliminar evaluación. ▲ de evaluación con Unidad Ejecutora Vo.Bo. F-08-MP-08-01-02 P- Enviar informe preliminar de evaluación a los Jefe de División proponentes. Contratación Servidor Público delegado
Publicación del Informe preliminar de evaluación
Dependencia responsable proyecto inversión Q- Presentar observaciones al informe preliminar de evaluación. R- Dar respuestas a las observaciones del informe preliminar.
DEFINITIVA
Proponentes
Observaciones
Jefe de División Contratación
Respuestas a las observaciones
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD S- Emitir el Informe Final de evaluación y definir el orden de elegibilidad.
RESPONSABLE Servidor Público delegado Dependencia responsable proyecto inversión
REGISTROS
Informe Final de Evaluación F-08-MP-08-01-02
T- Enviar informe final de evaluación a la División de Contratación para ser presentado a la Servidor Público Junta de Contratación, solo en caso de que la delegado contratación corresponda a un proyecto de Comunicado con el inversión de la Vicerrectoría de Investigaciones o Informe Final de Dependencia de la División de Bibliotecas de la Vicerrectoría evaluación responsable proyecto Académica o que el proceso haya sido inversión adelantado por un Servidor Público con delegación. U- Estudiar y adjudicar los contratos en la modalidad de la invitación privada o la no adjudicación del proceso de contratación cuando haya lugar a ello. ▲ Nota 1: Cuando quede una sola cotización que cumpla con la totalidad de los requisitos exigidos por la Universidad, se podrá adjudicar legalmente el contrato. Junta de Contratación Nota 2: Cuando sean dos (2) o más ofertas que cumplan satisfactoriamente e integralmente los requisitos y condiciones de los Términos de Invitación y no existan elementos de escogencia que lo diferencia, la Universidad del Valle podrá escoger de forma aleatoria y/o según lo definido en los términos de invitación. V- Enviar comunicado a los proponentes que participaron en el proceso, con el acta o acto administrativo de adjudicación donde hayan quedado las decisiones de adjudicación de contratos o de declaratoria de desierto el proceso contractual. 2. Archivo A- Archivar los documentos que se deben incluir documentos Etapa: en las carpetas del expediente contractual, los Precontractual cuales deben regirse por lo establecido en la Invitación Privada Circular 3 -2016 Listado de Documentos a Incluir en Carpetas Contractuales.
DEFINITIVA
Acta o acto administrativo de adjudicación
Jefe de División Contratación
Comunicado con acta o acto administrativo de adjudicación
Operario – Unidad
Archivo - Carpeta
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Manual de Procedimientos Fecha de Emisión:
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Página:
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 6.4.3. Menor Cuantía ETAPA
ACTIVIDAD
1. Precontractual A- Elaborar y tramitar el Certificado de Menor Cuantía Disponibilidad Presupuestal, siguiendo las directrices del Manual de Ejecución del Presupuesto MP-09-01-02 y enviar a la División de Contratación en caso no existir una delegación específica. En caso de ser para un proyecto de inversión, se debe enviar a la Dependencia responsable del proyecto inversión. B- Elaborar y aprobar los términos de invitación. ▲
RESPONSABLE
REGISTROS
Unidad Ejecutora
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Jefe División de Contratación
Nota: En los términos de invitación debe quedar Servidor Público definido cuál será el criterio de desempate delegado cuando dos (2) o más ofertas cumplan satisfactoriamente e integralmente los requisitos Dependencia definidos. responsable proyecto inversión C- Seleccionar mínimo a dos (02) personas naturales o jurídicas, bien calificadas y que se encuentren inscritas en las Cámaras de Comercio que sean escogidas para el efecto, o en el directorio de proveedores y/o contratistas de la Institución y cuya actividad comercial guarde relación con la naturaleza del bien o Jefe División de servicio por contratar. Contratación Nota: Se recomienda seleccionar a más de dos Servidor Público (2) personas naturales o jurídicas, para que delegado durante el proceso de indagación, puedan ser objeto de invitación las dos (2) personas Dependencia naturales o jurídicas mínimas requeridas. responsable proyecto inversión D- Indagar por escrito o mediante correo electrónico a las personas naturales o jurídicas seleccionadas, si estarían interesados en participar en el proceso. E- Enviar los términos de invitación a posibles oferentes, mínimo dos (2) personas naturales o jurídicas.
DEFINITIVA
Términos de Invitación
Comunicado
Términos de invitación
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
F- Realizar la convocatoria a todos los comités u Jefe División de organizaciones de veedurías ciudadanas que se Contratación encuentran legalmente establecidas en la ciudad de Santiago de Cali, con el fin de que participen Servidor Público Convocatoria a del control social a los procesos adelantados por delegado Veedurías la Universidad del Valle, en cumplimiento al F-22-MP-08-01-02 artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y Ley 850 de Dependencia 2003. responsable proyecto inversión G- Presentar observaciones a los términos de Proponentes Observaciones invitación. H- Elaborar propuesta de respuestas o adenda, Dependencia en caso de requerirse el concepto Jurídico debe responsable proyecto ser solicitado a la Oficina Jurídica. inversión Propuesta de Servidor Público respuestas o delegado adenda Jefe División de Contratación I- Revisar el borrador de la respuesta o adenda, completar la misma en caso de requerirse, dar Vo.Bo. y remitir a la Dependencia responsable Unidad Ejecutora y/o proyecto inversión. Jefe Oficina Asesora Jurídica Nota: Esta actividad solo aplicaría para los proyectos de inversión. J- Dar respuesta a las observaciones y modificar Jefe División de los términos de invitación, en caso de ser Contratación necesario Servidor Público delegado
Adendas Enviada
Dependencia responsable proyecto inversión K- Presentar ofertas a la entidad sobre el objeto a contratar, de acuerdo a los términos de invitación enviados. Proponentes
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Ofertas
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
L- Recepcionar las ofertas, según lo definido en los términos de invitación. M- Evaluar las ofertas y revisar el cumplimiento de requisitos legales, comerciales y técnicos para participar. N- Elaborar el Informe de evaluación, la lista de elegibilidad y enviar al Ordenador del Gasto, excepto los proyectos de inversión.
O- Enviar a los proponentes el informe de evaluación. P- Presentar observaciones al informe enviado. Q- Adjudicar contratación al proponente, según la lista de elegibilidad y enviar informe de evaluación final a los proponentes. ▲
Jefe División de Contratación Servidor Público delegado Dependencia responsable proyecto inversión
Informe de Evaluación F-08-MP-08-01-02
Comunicado Proponentes
Observaciones
Jefe División de Contratación
Nota: Cuando sean dos (2) o más ofertas que Servidor Público Informe de cumplan satisfactoriamente e integralmente los delegado Evaluación Final requisitos y condiciones de los Términos de F-08-MP-08-01-02 Invitación y no existan elementos de escogencia Dependencia que lo diferencia, la Universidad del Valle podrá responsable proyecto escoger de forma aleatoria y/o según lo definido inversión en los términos de invitación. 2. Archivo A- Archivar los documentos que se deben incluir documentos Etapa: en las carpetas del expediente contractual, los Precontractual cuales deben regirse por lo establecido en la Operario – Unidad Archivo - Carpeta Menor Cuantía Circular 3 -2016 Listado de Documentos a Incluir en Carpetas Contractuales.
DEFINITIVA
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4.0
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 6.4.4. Mínima Cuantía ETAPA
ACTIVIDAD
1. Precontractual A- Elaborar y tramitar el Certificado de Mínima Cuantía Disponibilidad Presupuestal, siguiendo las directrices del Manual Ejecución del Presupuesto MP-09-01-02. Nota: En caso de ser para un proyecto de inversión, se debe enviar a la Dependencia responsable del proyecto inversión. B- Elaborar la invitación de mínima cuantía.
RESPONSABLE
REGISTROS
Unidad Ejecutora
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Unidad Ejecutora Invitación de Dependencia Mínima Cuantía responsable proyecto F-07-MP-08-01-02 inversión
C- Seleccionar al potencial proponente que esté interesado en participar, para el caso de proyectos de inversión se debe informar de la selección a la Dependencia responsable del proyecto inversión. Nota: No se requerirá de Registro Único de Proponentes para esta modalidad de contracción. D- Enviar la Invitación a un (01) potencial proponente.
Unidad Ejecutora
Unidad Ejecutora Dependencia responsable proyecto inversión
Comunicado
E- Realizar la convocatoria a todos los comités u organizaciones de veedurías ciudadanas que se Unidad Ejecutora encuentran legalmente establecidas en la ciudad Convocatoria a de Santiago de Cali, con el fin de que participen Veedurías Dependencia del control social a los procesos adelantados por F-22-MP-08-01-02 responsable proyecto la Universidad del Valle, en cumplimiento al inversión artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y Ley 850 de 2003. F- Presentar oferta a la entidad sobre el objeto a contratar, de acuerdo a los términos de invitación Proponente Oferta enviados G- Recepcionar la oferta y verificar los requisitos Unidad Ejecutora jurídicos, técnicos y económicos. Dependencia responsable proyecto inversión
DEFINITIVA
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4.0
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34 de 48
Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
H- Realizar informe de evaluación y enviar al ordenador de gasto, excepto los proyectos de inversión.
Unidad Ejecutora
REGISTROS
Informe de Dependencia Evaluación responsable proyecto F-08-MP-08-01-02 inversión I- Adjudicar al proponente seleccionado y enviar Ordenador del Gasto informe de evaluación final al proponente. ▲ Informe de Dependencia Evaluación Final responsable proyecto F-08-MP-08-01-02 inversión 2. Archivo A- Archivar los documentos que se deben incluir documentos Etapa: en las carpetas del expediente contractual, los Precontractual cuales deben regirse por lo establecido en la Operario – Unidad Archivo - Carpeta Mínima Cuantía Circular 3 -2016 Listado de Documentos a Incluir en Carpetas Contractuales.
6.4.5. Contratación Directa Esta modalidad contractual no requiere de pluralidad de ofertas. Por lo tanto el Rector, de acuerdo con las disposiciones de este Estatuto, puede adjudicar el contrato directamente en los casos que define el Artículo 23 del Acuerdo 004 de 2016, expedido por el Consejo Superior de la Universidad del Valle. “Por el cual se expide el Estatuto de Contratación Administrativa de la Universidad del Valle”. Para la contratación en los eventos mencionados en el Artículo 23 del Acuerdo 004 de 2016, se tendrá en cuenta, el objeto, la necesidad a ser satisfecha, la idoneidad y experiencia del Oferente y no la cuantía del contrato. ETAPA
ACTIVIDAD
1. Precontractual A- Elaborar y Tramitar el Certificado de Contratación Directa Disponibilidad Presupuestal, siguiendo las directrices del manual de procedimientos: Ejecución del Presupuesto MP-09-01-02 y remisión a la División de Contratación por parte de la Unidad Ejecutora, con el Visto Bueno del Ordenador del Gasto. B- Elaboración del Pliego de Condiciones y/o Invitación y enviar para la respectiva aprobación por parte de la respectiva Unidad Ejecutora. Nota: No se requerirá de Registro Único de Proponentes para esta modalidad de contracción.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Unidad Ejecutora
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Jefe División de Contratación
Pliego de Condiciones / Invitación Contratación Directa F-07-MP-08-01-02
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4.0
Página:
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD C- Aprobación del Pliego de Condiciones y/o Invitación. ▲
D- Envío del Pliego de Condiciones y/o Invitación E- Realizar la convocatoria a todos los comités u organizaciones de veedurías ciudadanas que se encuentran legalmente establecidas en la ciudad de Santiago de Cali, con el fin de que participen del control social a los procesos adelantados por la Universidad del Valle, en cumplimiento al artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y Ley 850 de 2003. F- Presentar oferta (cotizaciones) a la entidad sobre el objeto a contratar, de acuerdo con el Pliego de Condiciones y/o Invitación. G- Recepcionar la oferta, según lo definido en el Pliego de Condiciones / Invitación. H- Comparar los precios de la propuesta con los precios del mercado, previamente considerados en los estudios previos. I- Verificar los requisitos jurídicos, técnicos y económicos, emitir informe final de evaluación y enviar Unidad Ejecutora. ▲ J- Revisar y dar visto bueno al informe final de evaluación y remitir a la División de Contratación. ▲ K- Enviar informe final de evaluación al Rector, con la recomendación de adjudicación. J- Adjudicar al proponente seleccionado y enviar informe de evaluación final al proponente. ▲ 2. Archivo A- Archivar los documentos que se deben incluir documentos Etapa: en las carpetas del expediente contractual, los Precontractual cuales deben regirse por lo establecido en la Contratación Directa Circular 3 -2016 Listado de Documentos a Incluir en Carpetas Contractuales.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Unidad Ejecutora
Pliego de Condiciones / Invitación Aprobado
Jefe División de Contratación
Jefe División de Contratación
Convocatoria a Veedurías F-22-MP-08-01-02
Proponente
Oferta
Jefe División de Contratación Jefe División de Contratación Jefe División de Contratación Unidad Ejecutora Jefe División de Contratación Rector
Operario – Unidad
Informe de Evaluación F-08-MP-08-01-02 Informe Final de Evaluación VoBo F-08-MP-08-01-02 Informe de Evaluación F-08-MP-08-01-02 Informe de Evaluación F-08-MP-08-01-02
Archivo - Carpeta
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4.0
Página:
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 6.5. Contractual
Para la Etapa Contractual de las diferentes modalidades de contratación, se han definido unos tiempos de gestión para las actividades, lo cuales están definidos en los artículos 28 a 31 de la Resolución de Rectoría No. 2.898 de 2016, “Por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación Administrativa de la Universidad del Valle”. ETAPA 1. Contractual
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A- Elaborar Minuta de Contrato o diligenciar formato de Orden Contractual. Contrato con formalidades plenas aplica para: Invitación Privada, Invitación Pública, Menor Cuantía y Directa. Orden Contractual aplica para: Mínima Cuantía
B- Remitir contrato con formalidades plenas a la Oficina de Asesoría Jurídica, siempre cuando sea superior a doscientos (200) S.M.M.L.V C- Revisar y controlar la legalidad del contrato con formalidades plenas. ▲ D- Realizar la Designación de Supervisor de Contrato u Orden Contractual.
Minuta de Contrato
Unidad Ejecutora Jefe División de Contratación
Orden Contractual: Prestación Servicios / Consultoría F-09-MP-08-01-02 Orden Contractual: Trabajo / Servicios / Compras / Obras y Mantenimiento F-10-MP-08-01-02
Unidad Ejecutora Jefe División de Contratación Jefe de Oficina de Asesoría Jurídica Unidad Ejecutora Jefe División de Contratación
E- Perfeccionar el contrato u orden contractual. Rector / El contrato u orden contractual se perfecciona Ordenador del Gasto / con la firma de las partes. ▲ Servidor Público delegado Nota: Se toma como fecha de perfeccionamiento del contrato la fecha de la última firma. Supervisor F- Enviar contrato u orden contractual al Unidad Ejecutora proponente con instrucciones de legalización. Jefe División de Contratación
DEFINITIVA
REGISTROS
Contrato con formalidades plenas revisado Acta de Designación de Supervisor de Contrato u Orden Contractual F-20-MP-08-01-02 Contrato u orden contractual perfeccionado
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4.0
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD G- Firmar contrato u orden contractual y entregarla con documentos de legalización del Contrato, por ejemplo las garantías (pólizas) que apliquen. ▲
RESPONSABLE
Contratista
REGISTROS Contrato u orden contractual legalizado
Documentos de Ver numeral 4.3. Garantías del presente manual legalización de procedimientos. H- Revisar y aprobar las garantías (pólizas) e Jefe División de informar al Supervisor / Interventor de Contratación para legalización del contrato, en caso de que contratos tramitados a apliquen. ▲ través de la Junta de Acta de Aprobación Contratación de Pólizas F-11-MP-08-01-02 Interventor o Oficio a Supervisor/ Supervisor designado Interventor del Contrato o el Jefe de la Unidad Ejecutora, para demás casos I- Elaborar y tramitar el Registro de Disponibilidad Presupuestal, siguiendo las directrices del Manual de Procedimientos: Ejecución del Presupuesto MP-09-01-02 J- Elaborar y firmar Acta de Inicio, en los casos que se requiera. ▲ K- Publicar inmediatamente en el SECOP los registros del proceso, después de 3 días hábiles de haberse legalizado el contrato u orden contractual. ▲ L- Entregar el bien o ejecutar el servicio.
Operario – Unidad
Registro de Disponibilidad Presupuestal
Supervisor / Interventor y Contratista
Acta de Inicio F-12-MP-08-01-02
Unidad Ejecutora
Publicación SECOP
Contratista M- Realizar seguimiento de cumplimiento de condiciones de pliego, oferta, contrato u orden contractual. ▲
DEFINITIVA
Supervisor / Interventor
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4.0
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38 de 48
Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD N- Desarrollar informes de ejecución de Supervisión / Interventoría, cuando sea requerido (obligatorio cuando no sea de ejecución instantánea), evaluación del proveedor y enviar a archivo del contrato. ▲
RESPONSABLE
REGISTROS Informe de Interventoría
Supervisor / Interventor
Informe de Supervisión F-21-MP-08-01-02 Evaluación de Proveedores F-02-MP-08-01-01 Factura o cuenta de cobro
O- Generar factura o cuenta de cobro en la Unidad Ejecutora. P- Realizar pago de las sumas de dinero acordadas con el Contratista, según cronograma de ejecución estipulado y según facturas o cuenta de cobro generada por el contratista Q- Elaborar y firmar acta de recibo final de la obra o servicios contratados. ▲
Unidad Ejecutora
Comprobante de Pago
Supervisor / Interventor y Contratista
Acta de recibo final
2. Archivo A- Archivar los documentos que se deben incluir documentos Etapa: en las carpetas del expediente contractual, los Contractual cuales deben regirse por lo establecido en la Circular 3 -2016 Listado de Documentos a Incluir en Carpetas Contractuales.
Operario – Unidad
Archivo - Carpeta
Contratista
En caso de que se requiera suspender el contrato u orden contractual se debe realizar el Acta de Suspensión, mediante el diligenciamiento del formato: F-13-MP-08-01-02, especificando claramente los motivos de la suspensión y las actividades pendientes por ejecutar, el acta debe ser firmada Ordenador del Gasto, Contratista o Representante Legal y por el Interventor o Supervisor. Cuando se necesite reiniciar un contrato u orden contractual, se debe realizar el Acta de Reinicio, mediante el diligenciamiento del formato: F-14-MP-08-01-02, especificando claramente la fecha de reinicio de labores y la nueva fecha de terminación de la Orden Contractual o Contrato, el acta debe ser firmada Ordenador del Gasto, Contratista o Representante Legal y por el Interventor o Supervisor. Los contratos podrán modificarse o adicionarse previo el cumplimiento de los requisitos contemplados en el Artículo 39 del Acuerdo del Consejo Superior N° 004 de 2016 y citados a continuación:
Solicitud de modificación o adición a iniciativa de cualquiera de las partes debidamente justificada.
DEFINITIVA
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Manual de Procedimientos Fecha de Emisión:
4.0
Página:
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017
Versión:
MP-08-01-02
Solicitud del interventor y/o supervisor del contrato y de la Junta de Contratación, si fuere del caso, y con la debida justificación escrita. Constancia de viabilidad presupuestal cuando se trate de adiciones en valor, siempre que medie solicitud del interventor y/o supervisor del contrato y autorización de la Junta de Contratación. Las adiciones y modificaciones que se hagan a los contratos deberán constar por escrito y ser aceptadas por las partes. Ampliación de pólizas, en caso de que aplique.
Los contratos de la Universidad podrán adicionarse en todos los casos pero no podrá modificarse su objeto, ni prorrogarse su plazo, si estuviere vencido, so pretexto de la celebración de contratos adicionales, ni pactarse prórrogas automáticas. Cuando se requiera adicionar un contrato por un valor mayor al 25% de su valor inicial, debe existir previamente un estudio técnico y económico así como la autorización de la Junta de Contratación; y si el valor por adicionar del contrato supera el 50% de su valor inicial, tal adición debe tener autorización del Consejo Superior Universitario.
6.6. Pos-Contractual ETAPA 1. Pos-contractual
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
A- Liquidar el contrato, acordando los ajustes, Supervisor / revisiones, reconocimientos y transacciones a Interventor y que haya lugar2.▲ Contratista B- Formalizar el acta de liquidación del contrato, de conformidad con lo establecido en el artículo 40 del Estatuto de Contratación y artículo 22 del Reglamento de Contratación. ▲ Representante Legal de la Universidad del Los contratos han de liquidarse una vez se venza Valle Acta de Liquidación el término de duración pactado F-15-MP-08-01-02 Ordenadores de Gasto Nota: Si no se llega a un acuerdo para liquidar el contrato, la Universidad del Valle lo hará Contratista unilateralmente y tomará las medidas que sean necesarias para cumplir con las obligaciones y exigir los derechos que resulten de la liquidación
2
Los contratos que deben ser objeto de liquidación, por regla general, son los de tracto sucesivo y los que, dada la naturaleza del contrato, exigen el cumplimiento de dicha formalidad. Los contratos de prestación de servicios no deberán ser liquidados.
DEFINITIVA
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MP-08-01-02
4.0
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
2. Archivo A- Archivar los documentos que se deben incluir documentos Etapa: en las carpetas del expediente contractual, los Pos-contractual cuales deben regirse por lo establecido en la Circular 3 -2016 Listado de Documentos a Incluir en Carpetas Contractuales.
RESPONSABLE
REGISTROS
Operario – Unidad
Archivo - Carpeta
En caso de que se requiera y las partes hayan acordado mutuamente terminar las obligaciones y los efectos de un Contrato u Orden Contractual y consiguientemente liquidarlo, se debe diligenciar el formato: F-16-MP-08-01-02 Acta de Terminación Anticipada y Liquidación Bilateral de Contratos y Órdenes Contractuales de Prestación de Servicios o Consultoría, el acta debe ser firmada Ordenador del Gasto, Contratista o Representante Legal y por el Interventor o Supervisor.
DEFINITIVA
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017 6.7. Subastas
6.7.1. Aplicación de la subasta inversa o pública ordinaria en la contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización ETAPA
ACTIVIDAD
1. Subasta inversa o A- Valorar la factibilidad de llevar a cabo una pública ordinaria en subasta o aplicar la modalidad de selección que la contratación de corresponda, en caso de los bienes o servicios bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común de características utilización. estén sometidos a situaciones de técnicas uniformes y control de precios mínimos. ▲ de común utilización Nota: Las subastas podrán tener lugar por ítems o por lotes, entendidos estos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo, cuya naturaleza individual corresponde a la de aquellos de características técnicas uniformes y de común utilización. B- Adelantar subasta pública ordinaria cuando se trate de bienes muebles individuales o agrupados donde la Universidad establece, previo avalúo, un precio base de los mismos, donde la oferta mayor se determina por el sistema de puja hacia arriba y donde la oferta económica adjudicada sea la de mayor valor. Nota: La Universidad podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos de Subasta Inversa o Pública. C- Gestionar las actividades contempladas en los procedimientos: 6.3 Planeación de la Contratación y 6.4 Precontractual, según la modalidad de contratación.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Jefe División de Contratación
Factibilidad de la subasta
Jefe División de Contratación
Registros de la subasta pública
Jefe División de Contratación
Registros de la subasta pública
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4.0
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
Proponentes
Propuesta
D- Presentar propuesta completa, incluyendo la información sobre la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y técnica de los proponentes y una propuesta inicial de precio, la cual sólo será abierta al momento de inicio de la puja. En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final. Nota 1: Para que una subasta pueda llevarse a cabo en los términos de la presente Resolución, deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes. Los lances pueden comprender según el caso más artículos por el mismo precio. Si sólo un (1) oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la Universidad ampliará el plazo que haya establecido inicialmente en el pliego para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio. El plazo no podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Si vencido ese plazo no se alcanza la pluralidad de proponentes, la Universidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones.
Nota 2: Durante la prórroga que hace referencia, cualquier interesado podrá presentar oferta, incluyendo aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta, en los términos señalados. E- Presentar el resultado de la subasta a consideración de la Junta de Contratación y/o Jefe División de Jefe de la Unidad Ejecutora, según sea el caso. Contratación ▲ F- Formular la recomendación pertinente al Junta de Contratación Ordenador del Gasto. ▲ y/o Jefe de la Unidad Ejecutora G- Gestionar las actividades contempladas en Jefe División de los procedimientos: 6.5 Contractual y 6.6 PosContratación contractual, según la modalidad de contratación.
DEFINITIVA
Registros de la subasta pública
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43 de 48
Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 6.7.2. Subasta inversa presencial
La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública. Los pliegos de condiciones determinarán márgenes mínimos de mejora de ofertas. ETAPA
ACTIVIDAD
1. Subasta inversa A- Distribuir sobres y formularios para la presencial presentación de lances a los proponentes. B- Consignar únicamente el precio ofertado o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. C- Abrir los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la mejor de ellas. D- Otorgar a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la mejor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior. E- Realizar lances utilizando los sobres y los formularios suministrados. Nota 1: Los lances no serán aceptables si no cumplen con los márgenes mínimos de mejora. Nota 2: En la subasta presencial sólo serán válidos los lances que, observando el margen mínimo, mejoren el precio de arranque o el mejor lance de la ronda anterior, según el caso. F- Recoger los sobres de todos los participantes. G- Registrar los lances válidos y ordenarlos. Con base en este orden, dar a conocer únicamente el mejor precio ofertado. Nota: Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta. H- Repetir el procedimiento descrito en las actividades anteriores, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Jefe de División de Contratación Proponentes
Formulario diligenciado
Jefe de División de Contratación
Jefe de División de Contratación
Proponentes
Formulario diligenciado
Jefe de División de Contratación
Jefe de División de Contratación
Registro y orden de lances
Jefe de División de Contratación
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
I- Adjudicar el contrato y hacer público el resultado del certamen incluyendo la identidad de Junta de Contratación los proponentes. ▲ (Invitación Pública y Privada) Nota: En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la mejor propuesta Jefe de División de inicial. De persistir el empate, se desempatará Contratación por medio de sorteo.
REGISTROS
Adjudicación de contrato
6.7.3. Subasta inversa electrónica ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
1. Subasta inversa A- Asegurar que el registro de los lances válidos electrónica de precios se produzca automáticamente sin que haya lugar a una intervención directa de la Universidad. Nota 1: La Universidad, o la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma. B- Iniciar en la fecha y hora señaladas en los pliegos de condiciones, previa autorización de la Universidad, para lo cual se utilizarán los mecanismos de seguridad definidos en los pliegos de condiciones para el intercambio de mensaje de datos.
Jefe de División de Contratación
Proponentes Nota 1: El precio de arranque de la subasta inversa electrónica será el mejor de las propuestas iniciales. Nota 2: Los pliegos de condiciones determinarán márgenes mínimos de mejora de ofertas.
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
Proponentes habilitados para participar en la subasta
Lances
C- Presentar los lances de precio electrónicamente, usando para el efecto las herramientas y medios tecnológicos y de seguridad definidos en los pliegos de condiciones. Nota 1: En la subasta electrónica los lances serán válidos si mejora el margen mínimo del precio de arranque o el último lance válido ocurrido durante la subasta, según sea el caso. Nota 2: Si en el curso de una subasta electrónica inversa se llegaran a presentar fallas técnicas imputables al “SECOP”, a la Universidad o a la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas, la subasta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Nota 3: Sin embargo, la subasta deberá continuar si la Universidad pierde conexión con el “SECOP” o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus propuestas normalmente.
Nota 4: Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de Internet, aquel pierde conexión con el “SECOP”, con la Universidad o con el operador tecnológico de la subasta, no se cancelará la subasta y se entenderá que el proveedor desconectado ha desistido de seguir presentando ofertas adicionales y será válida su última oferta registrada, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento. D- Informar al proponente sobre la recepción de su lance y de la confirmación de su valor así como del orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá Sistema o del sobre la identidad de los proponentes. Operador Tecnológico
Información de la recepción y valor del lance
Nota: En ningún caso se hará público el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta.
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CONTRATACIÓN
Junio de 2017 ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
E- Registrar el valor del lance. Nota: Si en el curso de una subasta dos (2) o Jefe de División de más proponentes presentan una postura del Registro de Lances Contratación mismo valor, se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar F- Adjudicar el contrato y hacer público el Junta de Contratación desarrollo y resultado de la subasta incluyendo la (Invitación Pública y identidad de los proponentes. Privada) Adjudicación de contrato Jefe de División de Contratación G- Realizar la suscripción del contrato por medios electrónicos, el representante legal o apoderado Representante Legal del proponente ganador podrá firmar el contrato y de la Universidad del sus anexos y lo enviará a la Universidad, Valle utilizando los medios de autenticación e Contrato identificación señalados en los pliegos de Representante legal o condiciones. En este caso, la remisión del apoderado del contrato firmado electrónicamente se hará al proponente ganador correo electrónico que la Universidad haya señalado en los pliegos de condiciones.
Los pliegos de condiciones determinarán márgenes mínimos de mejora de ofertas.
Para el desarrollo de las subastas inversas electrónicas la Universidad podrá utilizar su propia plataforma tecnológica, contratar con terceros su realización, soluciones que en todo caso deberán garantizar la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y demás normas que la modifiquen, adicionen o aclaren y según lo señalado en el pliego de condiciones, o utilizar la que ponga en funcionamiento el “SECOP”.
7. PROCESOS RELACIONADOS
Todos los procesos y subprocesos que realicen trámites de Contratación
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Título:
CONTRATACIÓN
Junio de 2017 8. FORMATOS No.
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
F-24-MP-08-01-02 F-17-MP-08-01-02 F-18-MP-08-01-02 F-05-MP-08-01-02 F-06-MP-08-01-02 F-19-MP-08-01-02 F-07-MP-08-01-02 F-08-MP-08-01-02 F-09-MP-08-01-02
10.
F-10-MP-08-01-02
11. 12. 13. 14. 15.
F-11-MP-08-01-02 F-12-MP-08-01-02 F-13-MP-08-01-02 F-14-MP-08-01-02 F-15-MP-08-01-02
16.
F-16-MP-08-01-02
17.
F-20-MP-08-01-02
18. 19. 20.
F-21-MP-08-01-02 F-22-MP-08-01-02 F-02-MP-08-01-01
Estudio Previos y del Sector Prestación de Servicios Estudio del Sector Estudios Previos Ficha Técnica Diferente a Obras Ficha Técnica para Contratación de Obras Estimación del Presupuesto Invitación Mínima Cuantía // Contratación Directa Informe de Evaluación Orden Contractual: Prestación Servicios / Consultoría Orden Contractual: Trabajo / Servicios / Compras / Obras y Mantenimiento Acta de Aprobación de Póliza Acta de Inicio Acta de Suspensión Acta de Reinicio Acta de Liquidación Acta de Terminación Anticipada y Liquidación Bilateral de Contratos y Órdenes Contractuales de Prestación de Servicios o Consultoría Acta de Designación de Supervisor de Contrato u Orden Contractual Informe de Supervisión Convocatoria a Veedurías Re-evaluación de proveedores
Nota: Los formatos asociados a este manual han sido compilados en un solo libro de hoja de cálculo y pueden ser consultados en el siguiente enlace: http://planeacion.univalle.edu.co/index.php/formatos-division-de-contratacion
9. DOCUMENTOS EXTERNOS No.
DOCUMENTO
DEFINITIVA
La impresión y copia magnética de este documento se considera
Número:
Manual de Procedimientos Fecha de Emisión:
Versión:
MP-08-01-02
4.0
Página:
48 de 48
Título:
Junio de 2017
CONTRATACIÓN
10. ANEXOS Circular 3 (2016) Listado de Documentos a Incluir en Carpetas Contractuales
CONTROL DE CAMBIOS N°
DESCRIPCIÓN
FECHA
2007 1.0 Versión Inicial del Manual Separación de Procedimientos del Manual (Caja Menor y Fondo Renovable) y 2008 2.0 actualización de Procedimientos. Modificación en la totalidad del manual y los procedimientos, por cambios en el Estatuto Autónomo de Contratación de la Universidad del Valle (Acuerdo 004 de Septiembre 3.0 2016 Consejo Superior) y Reglamento de Contratación Resolución de Rectoría No. 2016 2.898 de 2016. Se modifica el numeral 4.3 Garantías De los procedimientos 6.4 Precontractual en sus diferentes modalidades de contratación se elimina la actividad: Elaborar y tramitar el Registro de Disponibilidad Presupuestal y se pasa al procedimiento 6.5 Contractual. Se realiza ajuste de forma y se ajustan todos los formatos del proceso, se incluyeron nuevos formatos la proceso, ver siguiente enlace: http://planeacion.univalle.edu.co/index.php/formatos-division-de-contratacion Dentro los formatos nuevo se incluyeron: F-17-MP-08-01-02 Estudio del Sector, F-18-MP-08-01-02 Estudios Previos, F-19- Junio de 4.0 MP-08-01-02 Estimación del Presupuesto, F-08-MP-08-01-02 Informe de 2017 Evaluación, F-11-MP-08-01-02 Acta de Aprobación de Pólizas, F-16-MP-08-01-02 Acta de Liquidación Anticipada, F-20-MP-08-01-02 Acta de Designación de Supervisor, F-21-MP-08-01-02 Informe de Supervisión, F-22-MP-08-01-02 Convocatoria a Veedurías, F-24-MP-08-01-02 Estudios Previos y del Sector Prestación de Servicios Además se realizó ajuste en los procedimientos y actividades según el ajuste en los formatos, incluidos los nuevos. Se incluyó la Circular 3 (2016) Listado de Documentos a Incluir en Carpetas Contractuales, y se relacionó dentro los procedimientos para las etapas Precontractual, Contractual y Pos-contractual. F-04-MP-12-01-02 V-05-2013
Elaborado por: Área de Gestión de la Calidad Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
DEFINITIVA
La impresión y copia magnética de este documento se considera
