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Manual de Procedimientos Fecha de Emisión:
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GESTION CONTABLE Revisado por:
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento-
5.0
Título:
Mayo 2013 Elaborado por:
Versión:
MP-09-01-06
Jefe Sección de Contabilidad
Aprobado por:
Jefe División Financiera
TABLA DE CONTENIDO 1.
OBJETIVO ............................................................................................................... 5
2.
ALCANCE ................................................................................................................ 5
3.
DEFINICIONES ........................................................................................................ 5
3.1.
Avance .................................................................................................................. 5
3.2.
Caja Menor ........................................................................................................... 5
3.3.
Cesantías Definitivas ............................................................................................ 5
3.4.
Cesantías Parciales .............................................................................................. 5
3.5.
CND ...................................................................................................................... 5
3.6.
CP ......................................................................................................................... 5
3.7.
Cruce Contable ..................................................................................................... 6
3.8.
CT ......................................................................................................................... 6
3.9.
DATAEASE........................................................................................................... 6
3.10.
DM..................................................................................................................... 6
3.11.
DP ..................................................................................................................... 6
3.12.
Fondo Renovable .............................................................................................. 6
3.13.
INTERFINANZAS .............................................................................................. 7
3.14.
Libros Auxiliares ................................................................................................ 7
3.15.
OITEL ................................................................................................................ 7
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Título:
GESTIÓN CONTABLE
3.16.
PILA (Planilla integrada de liquidación de aportes) ........................................... 7
3.17.
SABS................................................................................................................. 7
3.18.
SIFI.................................................................................................................... 8
3.19.
SIFORE ............................................................................................................. 8
3.20.
SIRH.................................................................................................................. 8
3.21.
Sistema de información Finanzas Plus ............................................................. 8
3.22.
Tránsito ............................................................................................................. 8
3.23.
Verifico .............................................................................................................. 8
4.
POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ......................................................... 9
4.1.
Normatividad, Políticas y Condiciones Generales ................................................ 9
4.2.
Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a las Cuentas por Pagar . 10
4.3. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto al Registro de la Nómina y Cálculo de Provisiones .................................................................................................. 10 4.4. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Rendición de Avances, Caja Menor y Fondo Renovable .................................................................................... 11 4.5. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Rendición de Informes Contables y Financieros a los Diferentes Actores ......................................................... 11 4.6. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto al Trámite para la Devolución del IVA ante la DIAN. .................................................................................. 11 4.7. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Presentación de Información Exógena por medios magnéticos a la DIAN. ............................................. 12 4.8. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Contabilización de Ingresos ......................................................................................................................... 12
DEFINITIVA
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GESTIÓN CONTABLE
5.
DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ...................................................................... 12
6.
PROCEDIMIENTOS ............................................................................................... 12
6.1.
Contabilización de Cuentas por Pagar................................................................ 12
6.2.
Contabilización de Depreciación y Amortización ................................................ 16
6.3.
Contabilización de Importaciones de Activos ...................................................... 17
6.4.
Contabilización de la Nómina y Provisiones ....................................................... 18
6.5.
Contabilización de Rendición de Avances, Caja Menor y Fondo Renovable ...... 20
6.6.
Contabilización de Ingresos ................................................................................ 23
6.7. Contabilización de Préstamos Estudiantiles, de Bienestar Profesoral y de Fondo Rotatorio de Vivienda .................................................................................................... 25 6.8.
Contabilización de Egresos ................................................................................ 27
6.9.
Contabilización de Cesantías ............................................................................. 28
6.10.
Contabilización de Obligaciones Financieras .................................................. 29
6.11.
Contabilización de Litigios y Demandas .......................................................... 30
6.12.
Contabilización de Donaciones ....................................................................... 31
6.13.
Contabilización de Avalúos de Bienes inmuebles ........................................... 33
6.14.
Contabilización de Facturas ............................................................................ 33
6.15.
Contabilización de Notas de Anulación ........................................................... 35
6.16.
Contabilización de Bonos Pensionales ........................................................... 36
6.17.
Revisión de Paz y Salvos de Recursos Humanos........................................... 38
6.18.
Conciliación de operaciones recíprocas .......................................................... 38
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GESTIÓN CONTABLE
6.19.
Revisión a declaraciones de retenciones y deducciones. ............................... 39
6.20.
Revisión saldos de Bancos ............................................................................. 40
6.21.
Rendición de Informes Contables y Financieros ............................................. 41
6.22.
Trámite para la Devolución del IVA ante la DIAN ............................................ 46
6.23.
Presentación de Información electrónica a la DIAN ........................................ 49
6.24.
Elaboración informe de Costos e indicadores ................................................. 52
6.25.
Soporte a usuarios de SIFORE ....................................................................... 53
7.
PROCESOS RELACIONADOS ............................................................................. 55
8.
FORMATOS ........................................................................................................... 55
9.
DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................. 55
10.
ANEXOS ............................................................................................................. 56
DEFINITIVA
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GESTIÓN CONTABLE
1. OBJETIVO Establecer una guía metodológica para la realización de los procesos contables en la Universidad siguiendo los parámetros definidos por la Contaduría General de la Nación y los lineamientos generales para la elaboración de los informes de cumplimiento y cobertura, y de los reportes a los organismos de control y vigilancia en relación con el cumplimiento de la normatividad contable pública.
2. ALCANCE Involucra a todos los funcionarios y dependencias encargadas del manejo contable y el reporte de la documentación soporte. Comprende desde la contabilización de cuentas hasta la presentación de Informes Financieros.
3. DEFINICIONES 3.1. Avance Son adelantos en dinero entregados a funcionarios vinculados a la Universidad del Valle, para realizar gastos cuyo pago oportuno no pueda realizarse a través del trámite ordinario de la División Financiera, de los Fondos Renovables o de las Cajas Menores. 3.2. Caja Menor Es un sistema descentralizado de pagos, independiente del Fondo Renovable para el manejo de cuantías menores y solamente para efectuar gastos en efectivo. 3.3. Cesantías Definitivas Cesantías que se liquidan al retiro de un funcionario de la Institución. 3.4. Cesantías Parciales Cesantías que solicita un funcionario que pertenezca al régimen de retroactividad de cesantías, en cualquier fecha del año según el saldo de su cuenta individual. 3.5. CND Registro del pago de descuentos de nómina con cargo a una CP. 3.6. CP Cuenta por pagar generada desde la ejecución presupuestal.
DEFINITIVA
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Mayo 2013 3.7.
GESTIÓN CONTABLE
Cruce de Cuentas
Operación que consiste en extinguir derechos y obligaciones expresas y exigibles a la fecha de cruce, entre entidades contables públicas que son recíprocamente deudoras y acreedoras, de conformidad con las disposiciones normativas que las autoricen. 3.8. Conciliación de rubros Comparación entre los registros contables con otra fuente de información, para determinar a que corresponden las diferencias y hacer los ajustes necesarios. 3.9. CT Nota contable o comprobante de contabilidad es el documento en el cual se resumen las operaciones contables de la entidad, que se utiliza para realizar reclasificaciones contables, por ejemplo devoluciones, reembolsos, etc, y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad correspondiente. 3.10. DATAEASE Es un sistema manejador de archivos, los cuales se encuentran relacionados por una llave o clave primaria. Está creado en ambiente D.O.S y allí se encuentra registrada la información del sistema financiero de los años 1992 hasta 1996. 3.11. DM Menor Valor de una Nota Debito presupuestal, para reversar los registros contables hechos con una DB. 3.12. DP Comprobante contable de la depreciación de activos fijos de la Universidad. 3.13. Fondo Renovable Es un sistema descentralizado de pagos, mediante el cual se delega el manejo de dinero en las dependencias de la Universidad, destinado a atender gastos de carácter permanentes u ocasionales, necesarios para su buen funcionamiento, el cual no genera dinero por sí mismo, no tiene personería jurídica, no tiene presupuesto propio y sus recursos se obtienen por reembolsos de gastos, que se tramitan contra el presupuesto general de la Universidad.
DEFINITIVA
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GESTIÓN CONTABLE
3.14. INTERFINANZAS (Sistema Financiero Institucional) Es un sistema cliente servidor mediante el cual se conectan los usuarios al módulo de presupuesto del FINANZAS. Es un sistema descentralizado utilizado en las dependencias de la Universidad. 3.15. Libros de contabilidad Estructura automatizada que sistematiza de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas. Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares. A partir del año 2010 la tenencia, conservación y custodia de los libros de contabilidad y estados contables se efectúa en medio magnético y electrónico sin que sea necesaria la reproducción de los mismos en medios impresos. 3.16. Libro Diario Es el libro de contabilidad principal que presenta los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad. 3.17. OITEL Oficina de Informática y Telecomunicaciones la cual tiene como misión el apoyar la gestión académica, investigativa y administrativa de la Universidad del Valle, utilizando las herramientas que ofrecen las tecnologías de informática y de telecomunicaciones. 3.18. PILA (Planilla integrada de liquidación de aportes) (Planilla integrada de liquidación de aportes) El Sistema Integrado de Pagos de aportes a la Seguridad Social es un nuevo sistema que permitirá que los aportantes realicen el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos, con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) a la Seguridad Social, en formato electrónico. 3.19. SABS Sistema de Administración de Bienes y Servicios, sistema de información Web que funciona en red y que permite compartir información e interactuar entre diferentes unidades. Dentro de este aplicativo se encuentra el módulo de depreciación y amortización.
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GESTIÓN CONTABLE
3.20. SIFI Sistema de información financiero. Los módulos activos actualmente son: IVA, Facturación, DIAN Medios electrónicos, Datos básicos (tabla de terceros, centros de costo, centros de información), pagaduría (pagos electrónicos), recaudo y contabilidad (exportación a FINANZAS de SIFORE). 3.21. SIFORE Sistema Financiero para el manejo de cajas menores, fondos renovables y avances en dinero para gastos en las diferentes dependencias incluyendo las sedes regionales. 3.22. SIRH Sistema de información de recursos humanos el cual es un sistema web que funciona en red y entre otras cosas permite consultar y procesar información referente a hojas de vida de empleados y dependientes, la estructura de la planta de personal, liquidación de nómina, pagos y descuentos de nómina, aportes a entidades externas, liquidación de prestaciones sociales, Decreto 1279 y Resolución 115, interfaz presupuestal, interfaz contable, selección y contratación, cuotas partes, cesantías, seguridad social, vacaciones, evaluación de desempeño, concursos, embargos, jubilaciones, certificados y demás procesos de gestión de la División de Recursos Humanos. 3.23. Sistema de información Finanzas Plus Es un sistema cliente servidor y sus principales módulos son, Gestión de Presupuesto, Pagaduría, Recaudos y el de Gestión Contable. En este sistema se encuentra registrada la información financiera desde el año 1997 a la fecha. 3.24. Tránsito Estado en el cual se encuentran los bienes que no se han ingresado como activos fijos de la Universidad. 3.25. Verifico contable Visto bueno en todos los documentos que afectan la contabilidad, dado por parte del funcionario de la Sección de Contabilidad, y que forman parte de los Estados contables. 3.26. NS Nota generada desde SABS para registrar disminución o aumento del valor de un bien. 3.25. NG Nota generada desde SABS para registrar cambio de grupo de un bien. DEFINITIVA
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3.26. DC Nota generada desde SABS para registrar los comodatos.
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales
Circulares periódicas de la Contaduría General de la Nación que publican en la página web http://contaduría.gov.co. Resolución de Rectoría 2035 de Julio 14 de 2008 "Por medio de la cual se expide una nueva reglamentación para la constitución, manejo, control y rendición de avances en dinero para gastos”. Resolución de Rectoría 2804 de Noviembre 7 de 2008. "Por la cual se aclara la Resolución No. 2035 del 14 de Julio del 2008, emanada de la Rectoría, por medio de la cual se expidió una nueva reglamentación para la constitución, manejo, control y rendición de Avances en dinero para gastos, en el sentido de incluir en el literal c, numeral 1 del Artículo 3º. los despachos de los Decanos de Facultad” Resolución de Rectoría 3431de Diciembre 20 de 2012 "Por la cual se expide una nueva reglamentación para el manejo de los Fondos Renovables y de las Cajas Menores " Manual de Administración y cobro de cartera. Resolución de Rectoría 346 de febrero 13 de 2007, por medio de la cual se emite el reglamento interno de Recaudo de Cartera. Resolución de la Contraloría Departamental que estipula la rendición de cuentas. Resolución expedida por la DIAN cada año " Por la cual se establece para el año gravable, el grupo de personas naturales, personas jurídicas, sociedades y asimiladas, y demás entidades, que deben suministrar la información a que se refieren los literales a), b), c), d), e), f), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario". Resolución 00139 de la DIAN, Noviembre 21 de 2012. "Por medio de la cual se adopta la nueva clasificación de Actividades Económicas CIIU Versión 4 adaptada para Colombia" Resolución 354 de la contaduría general de la nación “Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación” Resolución 355 de la Contaduría General de la Nación por la cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública DEFINITIVA
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GESTIÓN CONTABLE
Resolución 356 de la Contaduría General de la Nación por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública Resolución 357 de julio 23 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la CGN. Decreto 2627 de Diciembre 28 de 1993, por el cual se establece el procedimiento para la devolución del Impuesto a las Ventas a las Instituciones Estatales u Oficiales de Educación Superior. Instructivo anual para el cierre contable de la vigencia de la Contaduría General de la Nación.
Decreto Reglamentario 2788 de 2004 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público por el cual se reglamenta el Registro Único Tributario de que trata el artículo 555-2 del Estatuto Tributario
Estatuto Tributario Articulo 631, decreto 1738 de 1998 Resolución de Rectoría No. 1941 de junio 8 de 2012 “Por la cual se reglamentan las Políticas Contables de la Universidad del Valle, de obligatorio cumplimiento por parte de las áreas involucradas en el proceso contable”.
4.2. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a las Cuentas por Pagar
Los registros contables en el sistema de información de Finanzas Plus pueden ser revisados y reclasificados dentro del trimestre que se está preparando el Informe para la Contaduría General de la Nación. Los soportes de las compras de bienes devolutivos deben traer el informe de recepción respectivo.
4.3. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto al Registro de la Nómina y Cálculo de Provisiones
La modificación de los registros de pagos sólo se pueden realizar a través del módulo de Pagos por el funcionario de la Sección de Pagaduría, la modificación de registros de contabilidad solo se puede realizar a través del módulo de gestión contable por el funcionario de la Sección de Contabilidad de acuerdo a una asignación de perfiles en la base de datos. La relación de montos a pagar que entrega recursos humanos sobre la nómina debe de ser exactamente igual a la que se entrega a presupuesto y contabilidad, y esta a su vez debe de ser exactamente igual a los montos que se pagan mediante el PILA y/o con cheques según sea el caso, teniendo en cuenta los ajustes de ley permitidos por aproximaciones. DEFINITIVA
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GESTIÓN CONTABLE
Las provisiones de nómina se hacen con base en el presupuesto de la Entidad.
4.4. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Rendición de Avances, Caja Menor y Fondo Renovable
Para los avances el monto máximo no debe ser superior a los 100 S.M.M.L.V Para caja menor principal el monto máximo no debe ser mayor al 20% del fondo renovable. Para caja menor auxiliares el monto de pago no debe de superar los 5 S.M.M.L.V. Para Fondos Renovables el monto máximo no debe de superar los 180 S.M.M.L.V. El tiempo para presentar la rendición del avance ante la Sección de Contabilidad es hasta el término de uso del respectivo avance. Resoluciones 2035 y 2804 de Rectoría. Al finalizar cada vigencia fiscal y antes del cierre contable, se cierran todos los Fondos Renovables y las Cajas Menores, por tanto, deberá reintegrarse el saldo disponible, depositándolo en la cuenta de la Dependencia que alimenta el Fondo Renovable o la Caja Menor y presentar los informes respectivos a la Sección de Contabilidad. Resolución de Rectoría 3431. El manejo y la rendición de los avances en dinero para gastos, caja menor y fondo renovable deben realizarse única y exclusivamente por medio del aplicativo SIFORE.
4.5. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Rendición de Informes Contables y Financieros a los Diferentes Actores Durante el proceso de cierre contable las modificaciones en los sistemas de registro como Finanzas Plus sólo la pueden realizar el Jefe de la Sección de Contabilidad y un Profesional de Contabilidad con el perfil asignado para esto. Se deben realizar los informes solamente después de haber realizado presupuestal y contable. 4.6.
el cierre
Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto al Trámite para la Devolución del IVA ante la DIAN.
Al realizar este procedimiento, las facturas solicitadas en devolución deben haber sido efectivamente canceladas en el bimestre a solicitar y cumplir todos los requisitos de ley.
DEFINITIVA
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Mayo 2013 4.7.
GESTIÓN CONTABLE
Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Presentación de Información Exógena por medios electrónicos a la DIAN.
Se deben tener los Estados Financieros a diciembre 31 del año que se va a reportar. Se deben tener los saldos acumulados por terceros con los requisitos exigidos por la DIAN mediante resolución. 4.8.
Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Contabilización de Ingresos
Registrar en la Contabilidad de la Institución los Ingresos efectuados mediante Notas Debito (DB), (DM) y Recibos de Caja (RP, RS, RC). Cuando una Nota Debito (DB) tiene como concepto Devolución de Cheques, se registra en la cuenta contable de Cheques Devueltos. Las partidas pendientes por depurar que surgen de la conciliación bancaria no deben tener una antigüedad superior a dos (2) meses
5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL (No Aplica)
6. PROCEDIMIENTOS ▲: Indica que se trata de una Actividad de Control. 6.1.
Contabilización de Cuentas por Pagar
ETAPA 1. Contabilización de Cuentas por Pagar
ACTIVIDAD A- Enviar Solicitud de pago
B- Verificar en Finanzas Plus que los datos de la solicitud de pago estén bien, comparándolos con la solicitud de pago y soportes enviados por la Sección de Presupuesto. ▲
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Técnico de la Sección de Presupuesto
Solicitud de Pago u Orden de Gasto
Técnico de la Sección de Contabilidad
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Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD C- Verificar que el valor del IVA del Finanzas Plus concuerde con el valor de la factura de la solicitud de pago. ▲
Técnico de la Sección de Contabilidad
E- Dar el verifico de contabilidad en el sistema de información Finanzas Plus.
Técnico de la Sección de Contabilidad
F- Enviar a Archivo Financiero
Técnico de la Sección de Contabilidad
A- Realizar las actividades de la A a la D de la Etapa 1. B- Verificar la fecha de la factura en que se toma el diferido. ▲
Auxiliar Gestión Documental
Técnico de la Sección de Contabilidad
C-Calcular en una hoja electrónica las cuotas que se deben amortizar mes a mes hasta que se venza la amortización.
Técnico de la Sección de Contabilidad
D- Determinar el valor consumido o el valor del gasto que se va a diferir.
Técnico de la Sección de Contabilidad
E- Llevar a la cuenta del diferido el valor pendiente.
Técnico de la Sección de Contabilidad
F- Dar el verifico de contabilidad en el sistema de información Finanzas Plus.
Técnico de la Sección de Contabilidad
G- Elaborar e imprimir Nota Contable y enviar a archivo documento con el diferido. (mensual) H- Archivar nota contable I- Actualizar en una hoja de cálculo el archivo de la discriminación de los saldos de diferido.
DEFINITIVA
REGISTROS
Técnico de la Sección de Contabilidad
D- Si alguno de los valores no concuerda; devolver a la Sección de Presupuesto para su ajuste.
G- Archivar Cuenta por Pagar. 2. Contabilización de Cuentas por Pagar de Gastos Pagados por Anticipado
RESPONSABLE
Técnico de la Sección de Contabilidad Auxiliar Gestión Documental
Hoja electrónica cuotas a amortizar
Nota Contable (CT)
Técnico de la Sección de Contabilidad
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Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD j- Generar Reporte de Diferidos en el sistema de información Finanzas Plus.
RESPONSABLE
REGISTROS
Técnico de la Sección de Contabilidad
Listado Auxiliar por cuenta
K- Verificar el Reporte Auxiliar de Cuenta contra el archivo donde se tienen discriminados los saldos de diferidos. ▲
Técnico de la Sección de Contabilidad
3.Contabilización de A- Realizar las actividades de la A a la D de la Compra de Activos Etapa 1. B- Buscar en el SABS con el informe de Recepción el número de inventario. C- Verificar que el valor del Informe de Recepción físico, es el mismo que el que aparece en el SABS y este valor debe registrarse en Finanzas Plus. Verificar el número de informe recepción. ▲ D- En caso de presentar alguna inconsistencia, devolver documentos a la Sección de Compras y Administración de Bienes, si no, continuar con la actividad siguiente.
Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad
E- Bajar de tránsito el activo comprado y asentar en la cuenta del activo correspondiente que debe ser igual a la que aparece en SABS.
Técnico de la Sección de Contabilidad
F- Ingresar al cuadro Excel de seguimiento de bienes y actualizar los datos.
Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad
4 Contabilización de A- Realizar las actividades de la A, a, la D de la Fondos Renovables Etapa 1. y Cajas Menores B- Cambiar las cuentas del gasto, por la cuenta 27 provisión, de acuerdo a: si es fondo o caja con el numero de cedula del cuentadante
Técnico de la Sección de Contabilidad
C- Actualizar cuadro en Excel para controlar saldos de cuentas contables por tercero.
Técnico de la Sección de Contabilidad
D- Revisar el reporte reembolsos por comprobantes que viene como soporte de la orden de gasto, para verificar si hay compras de activos fijos que sean inventariables y depreciables
DEFINITIVA
Cuadro Excel de seguimiento de bienes
Cuadro de reembolsos fondos y cajas
Técnico de la Sección de Contabilidad
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Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD E- Verificar la nota que se importa de sifore donde se registra la provisión de fondos y cajas para reclasificar el gasto al activo de bienes inventariables F- Realizar los pasos del punto B al F de la etapa 3. Contabilización de compra de activos.
RESPONSABLE
G- Registrar Nota Contable (CT) para reclasificar la nota del punto E. del gasto al activo.
Técnico de la Sección de Contabilidad
H- Si aun no se ha registrado la nota (CT) con la importación de los datos del sifore, se debe esperar hasta el fin de mes para contabilizar la compra de los activos fijos. I- Dar Verifico Contable al Documento CP..
5 Conciliación de cuentas por pagar
A. Ingresar al Browser mensualmente y generar en excel el listado de Contabilidad “saldos por terceros”, y los listados de presupuesto “cuentas activas a la fecha de corte” y “cuentas pagadas después de la fecha de corte”.
B. Unir en un solo archivo los listados generados desde el browser.
REGISTROS
Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad Nota Contable (CT)
Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad Listados en excel: “saldos por terceros” “cuentas activas a la Profesional Sección fecha de corte” y Contabilidad “cuentas pagadas después de la fecha de corte”. Profesional Sección Contabilidad
C. Conciliar la información de Contabilidad Vs. La información de Presupuesto y sacar las cuentas Profesional Sección por tercero que tienen diferencia. Contabilidad D. Determinar a que corresponden las diferencias encontradas y registrar en el archivo de excel los Profesional Sección Contabilidad respectivos documentos soportes. E. Realizar en el archivo de excel, el cuadro resumen con la información de contabilidad y presupuesto
DEFINITIVA
Profesional Sección Contabilidad
Cuadro en excel resumen con la información de contabilidad y presupuesto
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Manual de Procedimientos
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5.0
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Título:
Mayo 2013 6.2.
GESTIÓN CONTABLE
Contabilización de Depreciación y Amortización
ETAPA ACTIVIDAD 1. Depreciación de A- Solicitar a la OITEL generar la depreciación y Activos Fijos y la amortización por SABS amortización de intangibles B- Recibir archivo de la OITEL con los saldos de depreciación y amortización por grupos. C- Comparar los saldos del archivo de SABS recibido, con los generados en el documento DP en Finanzas Plus, discriminados por cuentas de activos. ▲ D- Elaborar conciliación manual de los saldos de Activos y movimientos. E- Dar Verifico Contable al Documento DP si los saldos son correctos. F- Si se presenta alguna inconsistencia se informa a OITEL para su corrección y se pasa a la actividad A. 3. Depreciación de A- Mensualmente generar Balance de prueba Edificios
RESPONSABLE
REGISTROS
Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad
Archivo saldos SABS depreciación y amotrización
Técnico de la Sección de Contabilidad
Documento DP
Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad
B- Colocar los saldos de las cuentas de Edificios en una hoja electrónica, para calcular el valor a depreciar
Técnico de la Sección de Contabilidad
Archivo Excel Depreciación Edificios
C- Registrar documento Contable con los valores de depreciación de edificios.
Técnico de la Sección de Contabilidad
Nota Contable (CT)
D- Imprimir la CT y enviar a archivo financiero
Técnico de la Sección de Contabilidad
E- Archivar
Técnico de la Sección de Contabilidad
DEFINITIVA
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Número:
Manual de Procedimientos
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MP-09-01-06
5.0
Página:
Página 17 de 56 Fecha de Emisión:
Título:
Mayo 2013 6.3.
GESTIÓN CONTABLE
Contabilización de Importaciones de Activos
ETAPA ACTIVIDAD 1. Importaciones de A- Buscar en Finanzas Plus al final de cada mes activos que Notas Crédito han sido registradas por concepto de importación de activos
RESPONSABLE
REGISTROS
Técnico de la Sección de Contabilidad
B- Cambiar en la Nota Crédito, la cuenta contable para pasar a cuenta de transito y colocar Verifico Contable ▲
Técnico de la Sección de Contabilidad
Nota Crédito
C- Actualizar cuadro en Excel para controlar saldos de cuentas contables de Activos en transito
Técnico de la Sección de Contabilidad
Cuadro Saldos Cuentas de Transito
D- Revisar Informes de Recepción de SABS para ubicar los registros de las importaciones de activos. ▲
Técnico de la Sección de Contabilidad
E- Identificar que Nota Crédito le corresponde al Informe de Recepción
Técnico de la Sección de Contabilidad
F- Buscar Nota Crédito y verificar que se encuentre en la cuenta de Activo en transito
Técnico de la Sección de Contabilidad
G- Generar en Finanzas Plus, Auxiliar por tercero, con la cuenta de activo en tránsito y el NIT del proveedor y compararlo con el Informe de Recepción H- Si los datos comparados no son iguales, informar a compras y pedir explicación sobre la diferencia.
Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad
I- Registrar Nota Contable (CT) para pasar de Activo en tránsito a Activo fijo.
Técnico de la Sección de Contabilidad
J- Imprimir y enviar a archivo la nota contable
Técnico de la Sección de Contabilidad
K- Archivar la nota contable
L- Asociar el Registro Presupuestal al Informe de Recepción en SABS, para sacar el bien de transito
DEFINITIVA
Listado Auxiliar por tercero
Nota Contable (CT)
Auxiliar Gestión Documental Técnico de la Sección de Contabilidad
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Número:
Manual de Procedimientos
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5.0
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Página 18 de 56 Fecha de Emisión:
Título:
Mayo 2013 ETAPA
6.4.
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD M- Ingresar al cuadro Excel de seguimiento de bienes y actualizar los datos.
RESPONSABLE
REGISTROS
Técnico de la Sección de Contabilidad
Cuadro Excel de seguimiento de bienes
Contabilización de la Nómina y Provisiones
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Registro A- Generar Relación de Nómina donde se Contable de la discrimine el valor devengado, descuentos y neto Profesional Sección Resumen de Nómina Nómina Nómina de del valor liquidado en SIRH. nombrados, B- Importar Relación de Nómina para convertirla Técnico de la pensionados. Resumen de en objeto del gasto para reserva presupuestal. Sección de contratistas, término Causación Contable Presupuesto fijo y monitores C- Crear el Comprobante Presupuestal de la Técnico de la EJ Nómina en el sistema de información Finanzas Sección de CP Plus y generar CP Presupuesto D- Revisar la CP elaborada por la Sección Técnico de la Presupuesto, generada por cuenta contable, por Sección de centro de costos y estamentos (CP). ▲ Contabilidad E- Elaborar hoja de cálculo con los descuentos Técnico de la clasificados por tipo de vinculación y cuadrar con Sección de Cuadro descuentos la Cuenta por Pagar el valor neto pagado y los Contabilidad descuentos. F- Revisar y verificar la CP para desagregar el documento generado en el sistema de los rubros por pagar de acuerdo a la relación de nomina. ▲
Técnico de la Sección de Contabilidad
G- Registrar el pago del valor devengado (EN) y la relación de descuentos por conceptos sin incluir seguridad social (CND).
Técnico de la Sección de Pagaduría
H- Revisar y verificar en Finanzas Plus el pago por entidades de los descuentos (CND), utilizando la herramienta browser. ▲
Técnico de la Sección de Contabilidad
EN CND
I- Elaborar Planilla de Pago de Pensión y Seguridad Social, donde se especifique el aporte Técnico de la División de Recursos de la Universidad y el valor descontado para Humanos estos pagos. J- Realizar Registro Presupuestal de los aportes patronales para la seguridad social y generar CP.
DEFINITIVA
Técnico de la Sección de Presupuesto
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EJ CP
Número:
Manual de Procedimientos
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MP-09-01-06
5.0
Página:
Página 19 de 56 Fecha de Emisión:
Título:
Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD K- Desglosar la CP generada en Sección Presupuesto por cada una de las entidades.
RESPONSABLE Técnico de la Sección de Contabilidad.
L- Registrar CND para el pago de descuentos de seguridad social.
Técnico de la Sección de Pagaduría
M- Revisar y verificar el registro del pago de descuentos CND utilizando la herramienta browser. ▲
Técnico de la Sección de Contabilidad.
N- Identificar las diferencias en aproximaciones del pila y compararlo con la Sección de Pagaduría para verificar que sean las correctas O- Entregar a la Sección de Presupuesto la planilla de las diferencias en aproximaciones del Pila para su respectivo ajuste de la Ejecución P- Actualizar la planilla de excel disminuyendo de aporte en caso de menores valores y sumando en el caso que sea un mayor valor por aproximaciones del pila. Q- Elaborar la Ejecución de aporte ajustándola con las diferencias en aproximaciones del Pila, y generar la respectiva CP R- Revisar la CP discriminando los registros de descuentos y dar verifico contable.
S- Imprimir y enviar a archivo las CP generadas.
REGISTROS
Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Presupuesto Técnico de la Sección de Contabilidad Técnico de la Sección de Contabilidad
T- Archivar CP Auxiliar Gestión Documental U- Realizar conciliación trimestral de las cuentas contables con los valores registrados en la ejecución presupuestal.
DEFINITIVA
CND
Técnico de la Sección de Contabilidad
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CP
Número:
Manual de Procedimientos
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5.0
Página:
Página 20 de 56 Fecha de Emisión:
Título:
Mayo 2013 ETAPA 2. Registro de Provisiones de Nómina
6.5.
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD A- De acuerdo al Presupuesto aprobado para el año, realizar cuadro con la distribución por concepto de nómina de lo que se contabilizará mensualmente en las cuentas de provisiones. B- Elaborar Nota contable (CT) en Finanzas Plus, con la información mensual de las provisiones de nómina
RESPONSABLE
REGISTROS
Profesional de la Sección de Contabilidad
Cuadro Provisiones prestaciones sociales
Profesional de la Sección de Contabilidad
Nota Contable (CT)
C- Revisar los pagos por los conceptos de nómina cuyo pago es semestral o anual y crear CT para reversar el registro de la Provisión. ▲
Profesional de la Sección de Contabilidad
Nota Contable (CT)
D- Imprimir CT y enviar a archivo
Profesional de la Sección de Contabilidad
Contabilización de Rendición de Avances, Caja Menor y Fondo Renovable
ETAPA ACTIVIDAD 1. Rendición de A- Enviar documentación a la Sección de avances en dinero Contabilidad (Relaciones de gastos ,relación(es) para gastos de IVA, relación de impuestos, recibos de consignación del dinero sobrante, copia de informes de recepción (si los hay) e informe de SIFORE ), conforme a lo dispuesto en la Resolución de Rectoría No. 2035 de julio 14 de 2008. B- Verificar el cumplimiento de los requisitos de documentación (Titulo XI, Art.13) ▲
RESPONSABLE
REGISTROS
Responsable del Avance
Informe de Rendición de Avances
Profesional de la Sección de Contabilidad
C- Sellar copia de listado como recibido
Profesional de la Sección de Contabilidad
D- Revisar que las relaciones de rendición estén correctamente diligenciadas. ▲
Profesional de la Sección de Contabilidad
E- Exportar de SIFORE a Finanzas Plus los movimientos contables del Avance.
Profesional de la Sección de Contabilidad
F- Revisar Nota Contable (CT) en Finanzas Plus.
Profesional de la Sección de Contabilidad
DEFINITIVA
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Manual de Procedimientos
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5.0
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Página 21 de 56 Fecha de Emisión:
Título:
Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD G- En SIFORE cambiar el estado del fondo a ¨Cerrado¨
RESPONSABLE
H- Revisar que los Reintegros de Dinero se encuentren bien registrados en Finanzas.
Profesional de la Sección de Contabilidad
I- En el caso de encontrarse registrados de manera incorrecta corregir la DB o el Recibo de ingreso correspondiente. J- Imprimir nota contable y anexar la documentación soporte y enviar a archivo K- Archivar Nota contable
L- En caso que los documentos soporte no estén correctamente diligenciados, según lo amerite devolver al responsable del avance para su corrección.
Profesional de la Sección de Contabilidad
Profesional de la Sección de Contabilidad Profesional de la Sección de Contabilidad
Profesional de la Sección de Contabilidad
Profesional de la Sección de Contabilidad
N- Realizar actividades F a K.
Profesional de la Sección de Contabilidad
Formato Devolución Rendición de Caja Menor, Fondo Renovable, Avance en Dinero para Gastos F-03-MP-09-01-06
Jefe Oficina de Control Interno Profesional de la Sección de Contabilidad
C- Revisar listado y eliminar los funcionarios con saldos cero ▲
Profesional de la Sección de Contabilidad
D- Adecuar informe de Finanzas Plus a una hoja electrónica y presentar conforme a solicitud
Profesional de la Sección de Contabilidad
DEFINITIVA
Nota Contable (CT)
Auxiliar Gestión documental
M- Realizar correcciones contables en los documentos (RP, RS, DB) en Finanzas Plus.
2. Informe de A- Solicitar informe Avances a Control Interno B- Imprimir Auxiliar de la Cuenta Contable.
REGISTROS
Listado Auxiliar por Cuenta
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Manual de Procedimientos
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5.0
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Página 22 de 56 Fecha de Emisión:
Título:
Mayo 2013
GESTIÓN CONTABLE
ETAPA
ACTIVIDAD E- Enviar a Control Interno el listado Auxiliar Contable 3. Cierre contable A- Enviar documentación a la Sección de de Cajas y Fondos Contabilidad (Relaciones de gastos, Relación de egresos por imputación, relación de IVA de gastos no reembolsados, relación de impuestos, recibos de consignación del dinero sobrante y de impuestos, copia de informe de recepción (si los hay) e informes de SIFORE, de acuerdo a la Resolución 2833 de dic. 22 de 2003. B- Recibir la documentación de cierre de cajas menores y fondos renovables. C- Verificar el cumplimiento de los requisitos de documentación ▲ D- Si no se cumplen todos los requisitos, devolver a la dependencia
E- Sellar copia de listado como recibido F- Entregar a Sección Presupuesto para el registro presupuestal G- Recibir la documentación y realizar el registro presupuestal H- Devolver a Sección Contabilidad para el registro contable. I- Exportar de SIFORE a Finanzas Plus los movimientos contables del Fondo Renovable o la Caja Menor Correspondiente
RESPONSABLE Jefe Sección Contabilidad
Responsable de las Cajas Menores o Fondos Renovables.
Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad Formato Devolución Rendición de Caja Menor, Fondo Profesional Sección Renovable, Avance de Contabilidad en Dinero para Gastos F-03-MP-09-01-06 Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Presupuesto Profesional Sección de Presupuesto Profesional Sección de Contabilidad
J- Recibir la documentación, y registrar el cierre en Finanzas Plus, mediante Nota Contable.
Profesional de la Sección de Contabilidad
K.-Revisar que los Reintegros de Dinero se encuentren bien registrados en Finanzas
Profesional de la Sección de Contabilidad
DEFINITIVA
REGISTROS
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Manual de Procedimientos
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5.0
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Página 23 de 56 Fecha de Emisión:
Título:
Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD L- En el caso de encontrarse registrados de manera incorrecta corregir la DB o el Recibo de ingreso correspondiente.
RESPONSABLE
M- Imprimir nota contable, anexar documentos soporte de cierre y enviar a archivo
Profesional de la Sección de Contabilidad
N- Archivar la documentación soporte
O- Efectuar el cierre en el SIFORE
4. Informe de cierre definitivo de cajas menores y fondos renovables.
A- Revisar (en cumplimiento de la Resolución 2833 de 2003) que no exista saldos pendientes en cuentas de cajas menores, y fondos renovables. ▲ B- En caso de existir saldos pendientes se solicita a la dependencia presentar Informe de Cierre de Caja o Fondo de la vigencia respectiva. C- Realizar las actividades de la Etapa 3
6.6.
REGISTROS
Profesional de la Sección de Contabilidad
Nota Contable (CT)
Auxiliar Administrativo de Gestión documental Profesional de la Sección de Contabilidad Profesional de la Sección de Contabilidad Profesional de la Sección de Contabilidad Profesional de la Sección de Contabilidad
Contabilización de Ingresos
ETAPA 1. Contabilización de Ingresos con Recibos de Caja
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
A- Recibir Recibos de Ingreso Definitivo (RP, RS Profesional Sección y RC) generados en la Sección de Recaudos y Recibos de Ingreso de Contabilidad colocar sello de recibido B- Ingresar al sistema Finanzas Plus y generar el Profesional Sección movimiento contable de la fecha correspondiente. de Contabilidad C- Verificar que el consecutivo impreso en el Recibo de Ingreso corresponda al listado generado por el sistema. ▲
DEFINITIVA
Profesional Sección de Contabilidad
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Manual de Procedimientos
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5.0
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Página 24 de 56 Fecha de Emisión:
Título:
Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD RESPONSABLE D- Verificar en Finanzas Plus en los recibos de ingreso, que el código de ingreso y el valor Profesional Sección registrado en el comprobante impreso de Contabilidad correspondan al concepto especificado en el sistema, y que el movimiento esté balanceado. ▲
REGISTROS
E- Si se encuentran inconsistencias, llamar a la Sección de Recaudos o al Jefe de Ingresos para Profesional Sección pedir aclaración y documentos soporte necesarios de Contabilidad para la correcta clasificación. Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección G- Realizar actividad D. de Contabilidad H- Verificar que el valor del saldo de Caja Profesional Sección Principal sea igual al del balance generado ▲ de Contabilidad I- Reportar el estado de la caja en caso de Profesional Sección diferencias al Área de Recaudos. de Contabilidad J- Organizar recibos y entregar al archivo Profesional Sección financiero de Contabilidad Auxiliar Gestión K- Archivar recibos de ingreso y sus listados. documental 2. Contabilización A- Revisar en Finanzas Plus las Notas Débito Profesional Sección de Ingresos con (DB) realizadas diariamente ▲ de Contabilidad Nota Débito (DB) B- Si el estado del documento es Anulado, revisar Profesional Sección Nota de Anulación. ▲ de Contabilidad F- Recibir el soporte del documento corregido
C- Revisar si la información es correcta, dar Verifico Contable y grabar ▲
Profesional Sección de Contabilidad
D- Si la información no es correcta, informar a la Profesional Sección Sección de Recaudos el error del documento para de Contabilidad su corrección. E- Revisar la Nota Débito corregida, dar verifico Profesional Sección contable y grabar. ▲ de Contabilidad 3. Contabilización de Ingresos con Menor Valor de Nota Debito (DM)
A- Revisar en Finanzas Plus las Notas Débito Menor valor (DM) realizadas diariamente ▲
Profesional Sección de Contabilidad
B- Revisar las cuentas afectadas con DM que coincidan con la Nota Débito (DB) que están ajustando ▲
Profesional Sección de Contabilidad
C- Dar verifico contable y grabar
Profesional Sección de Contabilidad
DEFINITIVA
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Manual de Procedimientos
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5.0
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Título:
Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE ACTIVIDAD
D- Si la información no es correcta, informar a la Sección de Recaudos el error en el documento para su corrección.
RESPONSABLE
REGISTROS
Profesional Sección de Contabilidad
E- Revisar la DM corregida, dar verifico contable y Profesional Sección grabar. ▲ de Contabilidad 4. Contabilización de Ingresos con Nota Debito por concepto de Reconsignación de Cheques Devueltos
A- Revisar el primer documento (DB) con el que ingresó el cheque en Finanzas Plus y el Profesional Sección movimiento contable con el que quedó registrado. de Contabilidad ▲ B- Ingresar al sistema Finanzas Plus y revisar la Profesional Sección DM con la que se hizo el registro de la devolución de Contabilidad de la consignación. ▲ C- Realizar Cruce Contable entre DB y DM de la devolución de consignación D- Dar Verifico Contable a la DM y a la DB de reconsignación y grabar
Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad
E- Registrar en el Cuadro Control de Cheques Devueltos de Excel la historia de consignaciones y reconsignaciones.
Profesional Sección de Contabilidad
Cuadro Control de Cheques Devueltos
F- Revisar que el resultado del cuadro sea igual al Profesional Sección saldo de la Cuenta Contable de Cheques de Contabilidad Devueltos ▲ G- Imprimir Reporte de Cheques Devueltos y entregar a la Jefe de Sección.
Profesional Sección de Contabilidad
6.7. Contabilización de Préstamos Estudiantiles, de Bienestar Profesoral y de Fondo Rotatorio de Vivienda ETAPA 1. Prestamos Estudiantiles y de Bienestar Profesoral
ACTIVIDAD A- Recibir de Bienestar Profesoral, Listado de Saldos, Listado de Abonos, Listado de Nuevos Prestamos y Recibos de Ingreso por cancelación de préstamos.
DEFINITIVA
RESPONSABLE
REGISTROS
Profesional Sección de Contabilidad
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Manual de Procedimientos
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5.0
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Título:
Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD RESPONSABLE B- Realizar en Excel Cuadro Abonos a Capital e Interés Prestamos Estudiantiles y Bienestar Profesional Sección Profesoral, según fecha de corte para verificar los de Contabilidad saldos enviados por la Vicerrectoría de Bienestar Universitario. C- Verificar que todos los abonos realizados y los nuevos préstamos, han sido ingresados al Listado Profesional Sección de Contabilidad de Saldos. ▲
REGISTROS Cuadro Abonos a Capital e Interés Prestamos Estudiantiles
D- Si no han sido ingresados los abonos de los estudiantes, ingresar los datos al Cuadro de Profesional Sección Abonos a Capital e Intereses según los Recibo de de Contabilidad Ingreso y el Listado de Nuevos Préstamos respectivamente. E- En caso de presentar inconsistencias, solicitar a la Vicerrectoría de Bienestar Universitario, el Profesional Sección movimiento detallado de los préstamos para los de Contabilidad terceros requeridos. F- Recibir el movimiento detallado de los préstamos para los terceros requeridos, y actualizar en el Cuadro de abonos a capital e intereses en Excel. G- Calcular nuevos saldos e intereses H- Ingresar al Sistema Finanzas Plus y registrar Nota Contable (CT) por los intereses I- Imprimir cuadro y Nota Contable J- Fotocopiar y enviar a archivo K- Archivar Nota contable y cuadro soporte 2. Prestamos del A- Recibir documentación del contador del fondo Fondo Rotatorio de rotatorio relacionando números de créditos y Vivienda valores abonados B- Ingresar al Sistema Finanzas Plus y registrar Nota Contable (CT) por los intereses C- Verificar el número de cuenta y el valor sean correctos ▲ D- Imprimir CT y anexar al paquete recibido
DEFINITIVA
Movimiento detallado Profesional Sección de los préstamos por de Contabilidad tercero. Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad Auxiliar Gestión Documental
Nota Contable (CT)
Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad
Nota Contable (CT)
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Manual de Procedimientos
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Título:
Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE ACTIVIDAD
E- Fotocopiar y enviar una copia al contador del fondo rotatorio y la otra al archivo financiero. F- Archivar
6.8.
RESPONSABLE
REGISTROS
Profesional Sección de Contabilidad Auxiliar Gestión Documental
Contabilización de Egresos
ETAPA 1. Contabilización de egresos.
ACTIVIDAD A- Recibir de la Sección Pagaduría, la relación diaria de los egresos.
RESPONSABLE Profesional Sección de Contabilidad
REGISTROS Relación diaria de egresos
B- Verificar que en la relación de egresos coincida el valor total con la sumatoria de los Profesional Sección comprobantes de egreso. de Contabilidad C- Ingresar a Finanzas Plus para verificar en la CP, el valor pagado, tercero y cuenta contable correcta.
Profesional Sección de Contabilidad
D- Ingresar a Finanzas Plus para registrar el movimiento contable de los comprobantes de Profesional Sección egreso, verificando valor pagado, tercero y cuenta de Contabilidad contable correcta y verificar el documento. E- Ingresar a browser para generar el listado de movimientos por terceros mensual. F- Verificar que los saldos de terceros no sean negativos
Profesional Sección de Contabilidad
Listado browser movimientos por terceros
Profesional Sección de Contabilidad
G- Si hay saldos de terceros negativos, ingresar a Profesional Sección Finanzas Plus y generar el reporte movimiento de Contabilidad auxiliar por tercero. H- Revisar las inconsistencias. ▲ Profesional Sección de Contabilidad I- Si el lapso contable está abierto, ingresar a Profesional Sección Finanzas Plus y modificar el comprobante de de Contabilidad egreso respectivo. J- Si el lapso contable está cerrado, crear en Profesional Sección Finanzas Plus, Nota Contable para registrar las de Contabilidad correcciones
DEFINITIVA
CEF, CFT, CSS
Listado por tercero.
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Manual de Procedimientos
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Título:
Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD K- Imprimir Nota contable y adjuntar el reporte auxiliar por tercero y enviar a archivo. L- Archivar Nota contable y cuadro soporte M- Realizar las actividades E y F. N- Enviar a archivo las relaciones de egresos del mes O- Archivar
2. Contabilización de Notas Crédito
A- Recibir de la Sección Pagaduría los documentos Notas Crédito B- Ingresar al sistema Finanzas Plus y revisar en contabilidad que el concepto de pago esté de acuerdo con la cuenta contable; adicionalmente revisar que el valor del documento sea igual al movimiento contable. C- Si el documento está correcto, verificar contablemente y grabar. D- Si el documento no está correcto devolver a Pagaduría para su corrección. E- Recibir de Pagaduría el documento corregido y realizar actividades B y C. F- Enviar a archivo financiero G- Archivar
6.9.
RESPONSABLE Profesional Sección de Contabilidad Auxiliar Gestión Documental Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad Auxiliar Gestión Documental Técnico Sección de Contabilidad
REGISTROS Nota Contable (CT)
Nota Crédito
Técnico Sección de Contabilidad Técnico Sección de Contabilidad Técnico Sección de Contabilidad Técnico Sección de Contabilidad Técnico Sección de Contabilidad Auxiliar Gestión Documental
Nota Crédito
Contabilización de Cesantías
ETAPA 1. Contabilización de Cesantías Definitivas
ACTIVIDAD RESPONSABLE A- Recibir informe de Liquidaciones Parciales y Definitivas de Prestaciones Sociales enviadas por Profesional Sección de Contabilidad Recursos Humanos
REGISTROS
B- Ingresar a Finanzas Plus y verificar que el valor de la cuenta contable Anticipo de Cesantías es Profesional Sección igual al valor Total Anticipos de Cesantías de la de Contabilidad liquidación ▲
DEFINITIVA
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Manual de Procedimientos
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Mayo 2013 ETAPA
2. Contabilización de Cesantías Parciales
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD C- Si los saldos coinciden, colocar revisado al documento y entregar a la Sección de Presupuesto D- Si los saldos no coinciden, devolver a Recursos Humanos, informando las diferencias. E- Recibir la liquidación corregida y realizar actividades B a D. A- Realizar actividad A y B de la Etapa 1.
REGISTROS
Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad
B- Si los saldos coinciden, elaborar Nota Contable Profesional Sección (CT) para registrar la cuenta por pagar por de Contabilidad concepto de Cesantías Parciales C- Imprimir Nota Contable (CT), firmar y enviar a Archivo Financiero. (mensual) D- Archivar Nota Contable (CT)
3. Reclasificación de Cuentas de Orden
RESPONSABLE
Profesional Sección de Contabilidad Auxiliar Gestión Documental Profesional Sección de Contabilidad
E- Si los saldos no coinciden, realizar actividad D y E de la Etapa 1. A- Generar en el Sistema Finanzas Plus el Listado CRMT para identificar las Cesantías Profesional Sección Parciales por terceros que han sido pagadas de Contabilidad durante el periodo B- Elaborar Nota Contable (CT) reclasificando las Profesional Sección Cuentas de Orden de Cesantías Parciales de Contabilidad C- Imprimir Nota Contable (CT), firmar y enviar a Profesional Sección Archivo Financiero. (mensual) de Contabilidad D- Archivar Nota Contable (CT) Auxiliar Gestión Documental E- Realizar Actividad C y D de la Etapa 2. Profesional Sección de Contabilidad
Nota Contable (CT)
Nota Contable (CT)
6.10. Contabilización de Obligaciones Financieras ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Revisión Informe A- Recibir mensualmente de la Sección Pagaduría Profesional Sección de rendición de la el borrador del informe de rendición de la deuda Contabilidad Deuda Pública pública. B- Imprimir auxiliares por cuenta o por tercero de las cuentas por pagar a revisar: ICBF, Convenio Profesional Sección Listado Auxiliar por Contabilidad cuenta o por tercero Emcali, Deuda con Ministerio de Hacienda. ▲
DEFINITIVA
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Manual de Procedimientos
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MP-09-01-06
5.0
Página:
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Título:
Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD C- Comparar los saldos de las cuentas contables con los saldos presentados en el borrador del informe de rendición de la deuda pública. D- Si los saldos no son iguales, devolver a la Sección Pagaduría para su corrección. E- Si los saldos son iguales, actualizar el cuadro en Excel de control de obligaciones financieras e imprimir. F- Si los saldos son iguales, devolver a la Sección Pagaduría para que imprima el informe definitivo. G- Recibir copia firmada del informe definitivo de rendición de la deuda H- Archivar el informe definitivo de rendición de la deuda con los auxiliares por cuenta o por tercero y el cuadro de control de obligaciones financieras.
RESPONSABLE
REGISTROS
Profesional de Contabilidad Profesional de Contabilidad Profesional de Contabilidad
Cuadro en excel obligaciones financieras
Profesional Contabilidad Profesional Contabilidad Profesional Contabilidad
6.11. Contabilización de Litigios y Demandas ETAPA 1. Registro de contingencias por demandas falladas en contra de la Universidad del Valle
ACTIVIDAD RESPONSABLE A- Recibir mensualmente de la Oficina Jurídica vía correo electrónico, un archivo en excel donde se Jefe Sección relacionan los procesos fallados en contra de la Contabilidad Universidad. B- Solicitar a Recursos Humanos o a Pagaduría la Jefe Sección liquidación del valor a pagar. Contabilidad C- Recibir la información de Recursos Humanos o Pagaduría y registrar en Finanzas Plus de ser necesario, la respectiva Nota Contable causando la provisión. D- Verificar e imprimir Nota Contable y enviar a archivo financiero. E- Archivar Nota contable.
F-Trimestralmente verificar en Finanzas Plus cuales de los procesos provisionados tienen documento CP para verificar la contabilización con cargo a la provisión.
DEFINITIVA
REGISTROS Archivo excel Procesos fallados en contra UV
Jefe Sección Contabilidad Jefe Sección Contabilidad Auxiliar Gestión Documental. Jefe Sección Contabilidad
Documento CP
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Manual de Procedimientos
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MP-09-01-06
5.0
Página:
Página 31 de 56 Fecha de Emisión:
Título:
Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD RESPONSABLE G- Dar verifico contable al documento CP, en Jefe Sección Finanzas Plus. Contabilidad
REGISTROS Documento CP
2. Registro de A- Recibir trimestralmente de la Oficina Jurídica la Litigios y Demandas relación impresa y por correo electrónico, de Profesional Sección Relación de procesos procesos instaurados en contra de la Universidad Contabilidad y los instaurados por la Universidad. B- Imprimir auxiliares por cuenta correspondiente a las cuentas contables de orden, en las cuales se Profesional Sección Listado Auxiliar por Contabilidad cuenta registran los litigios y demandas. C- Organizar la información recibida en Excel para Profesional Sección actualizar las cuentas contables. Contabilidad D- Registrar con Nota Contable en Finanzas Plus, el valor de la actualización en las cuentas Profesional Sección Contabilidad contables de litigios y demandas.
Nota Contable (CT)
E- Imprimir Nota Contable y archivar con los documentos soporte: Relación de procesos, Profesional Sección Contabilidad listado auxiliar por cuenta
6.12. Contabilización de Donaciones ETAPA 1. Registro de Donaciones
ACTIVIDAD RESPONSABLE A- Recibir de la Secretaría General, las Resoluciones de Rectoría o Consejo Superior Secretaria División Financiera aceptando las donaciones
REGISTROS Resolución de Rectoría o Consejo Superior
B- Entregar a Sección Contabilidad, Resoluciones de Rectoría o Consejo Superior aceptando las Secretaria División Financiera donaciones. C- Recibir las Resoluciones
Profesional Sección Contabilidad
D- Revisar la Resolución recibida y solicitar a la Sección de Compras y Administración de Bienes, Profesional Sección los informes de recepción, cumplido, consignación Contabilidad o documentos necesarios para legalizar la donación. ▲ E- Entregar a la Sección Contabilidad, los Técnico Sección de Informe de recepción, documentos necesarios para legalizar la Compras y Cumplido, donación. Administración de Consignación u otros. Bienes. DEFINITIVA
La impresión y copia magnética de este documento se considera
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Manual de Procedimientos
Versión:
MP-09-01-06
5.0
Página:
Página 32 de 56 Fecha de Emisión:
Título:
Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD RESPONSABLE F- Recibir los documentos necesarios para la Profesional Sección legalización de la donación. Contabilidad G- Si la donación se recibe en especie, y se trata de bienes muebles, informar al técnico de la Profesional Sección Sección Contabilidad para el seguimiento en Contabilidad SABS. H- Ingresar al cuadro en Excel de seguimiento de informes de recepción y actualizar la información Técnico Sección Contabilidad de la Donación. I- Si la donación se recibe en efectivo mediante consignación en banco, entregar a la Sección Profesional Sección Recaudos la consignación para realizar la Nota Contabilidad Débito legalizando la donación. J- Elaborar en el sistema Finanzas Plus la Nota Técnico Sección Débito (DB) legalizando la donación en efectivo. Recaudos K- Revisar la Nota Débito (DB) y dar verifico contable. ▲
REGISTROS
Cuadro Excel seguimiento de bienes
Nota Débito (DB)
Profesional Sección Contabilidad
L- Elaborar Certificado de Donación cuando se Profesional Sección requiera. Contabilidad M- Firmar Certificado de Donación Jefe Sección
Certificado de donación.
Contabilidad N- Entregar a Sección Administración de Bienes Certificado de Donación.
de un
Compras y original del Profesional Sección Contabilidad
O- Si la donación se recibe en especie, y se trata de bienes no inventariables, realizar Nota Profesional Sección Nota Contable (CT) contable en Finanzas Plus, registrando la Contabilidad donación. P- Imprimir Nota Contable Profesional Sección Contabilidad Q- Enviar Nota Contable a archivo financiero
R- Archivar Nota Contable
DEFINITIVA
Profesional Sección Contabilidad Auxiliar Gestión documental
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD RESPONSABLE S- Archivar en el fólder de donaciones el Profesional Sección certificado de donación con sus soportes. Contabilidad
REGISTROS
T- Actualizar cuadro en Excel, de donaciones Cuadro en Excel de Profesional Sección recibidas por año. donaciones recibidas Contabilidad por año.
6.13. Contabilización de Avalúos de Bienes inmuebles ETAPA 1. Registro de Avalúos de bienes inmuebles.
ACTIVIDAD RESPONSABLE A- Solicitar a la Sección de Compras y Administración de Bienes, la información de los Jefe Sección avalúos de bienes inmuebles de la Universidad Contabilidad del Valle, próximos a su vencimiento. B- Recibir de la Sección de Compras y Jefe Sección Administración de Bienes, los nuevos avalúos o la Contabilidad información que están en proceso.
REGISTROS Correo electrónico solicitando información avalúos Nuevos Avalúos
C- Actualizar el cuadro en Excel de control de avalúos y comparar los totales con los saldos de las cuentas contables
Jefe Sección Contabilidad
Cuadro Excel control de avalúos
D- Registrar con Nota Contable en Finanzas Plus, el valor de la actualización en las cuentas contables de avalúos.
Jefe Sección Contabilidad
Nota Contable (CT)
E- Imprimir Nota Contable y archivar con los documentos soporte.
Jefe Sección Contabilidad
6.14. Contabilización de Facturas ETAPA 1. Contabilización de Facturas
ACTIVIDAD RESPONSABLE A- Elaborar Factura Ordinaria o de Convenios en el sistema SIFI previa solicitud de la Dependencia. Auxiliar Sección Contabilidad (ver manual de procedimientos MP-09-01-03) B- Archivar y organizar el archivo de la cartera ordinaria y de convenios. ▲ C- Si la factura elaborada corresponde a cartera Ordinaria, automáticamente se genera desde SIFI el registro contable en Finanzas Plus
DEFINITIVA
REGISTROS
Auxiliar Sección Contabilidad Auxiliar Sección Contabilidad
Documento Contable (CC)
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD RESPONSABLE D- Si la factura elaborada es de convenios, registrar la factura en la contabilidad mediante Auxiliar Sección Contabilidad nota contable en Finanzas Plus. E- Registrar la cancelación de la factura en finanzas y depurar en el sistema financiero SIFI.
Auxiliar Sección Contabilidad
F- Identificar, revisar y recuperar la Cartera ya cancelada con anterioridad mediante nota contable y cancelar las facturas en el sistema de información Financiero SIFI. G- Mensualmente ingresar a Finanzas Plus y Browser y generar listados.
Auxiliar Sección Contabilidad
H- Mensualmente ingresar al sistema financiero SIFI y generar listado de facturas activas por tercero I- Comparar los listados generados en las actividades G y H.
REGISTROS Nota Contable (CT)
Nota Contable (CT)
Auxiliar Sección Contabilidad
Listado auxiliar por tercero
Auxiliar Sección Contabilidad
Listado de facturas activas por tercero
Auxiliar Sección Contabilidad
J- Si se encuentran errores, modificar el registro en Finanzas Plus directamente en la factura correspondiente
Auxiliar Sección Contabilidad
K- Para Facturación Ordinaria Ingresar a Finanzas Plus las notas de ajuste a facturas de venta (AJFV) y Notas de anulación de facturas de venta
Auxiliar Sección Contabilidad
Documento Contable AJFV, ANFV
Auxiliar Sección Contabilidad
Nota Contable (CT)
Auxiliar Sección Contabilidad
Documento Contable AJFV, ANFV, CT
(ANFV). ▲ L- Para Facturación de convenios, ingresar Finanzas Plus y elaborar nota Contable por Anulación o Ajuste. M- Imprimir CT, AJFV y ANFV, anexar soportes y enviar a archivo P- Archivar AJFV y ANFV
Q-Elaborar mensualmente informe de cartera y enviar a Oficina de Control Interno R- Generar cada tres meses provisión de cartera del Servicio de Salud, y enviar a esa dependencia.
DEFINITIVA
Auxiliar Gestión Documental Auxiliar Sección Contabilidad
Informe de Cartera
Auxiliar Sección Contabilidad
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD RESPONSABLE S- Elaborar informe previo para Deudores Auxiliar Sección Morosos a 31 de Mayo y a 30 de Noviembre. Y Contabilidad entregar a profesional Sección Contabilidad.
2. Registro de la A- Ingresar mensualmente a SIFI y generar provisión de cartera reporte provisión de cartera B- Actualizar datos en el cuadro de Excel Provisión de cartera mensual C- Imprimir cuadro de Excel Provisión de cartera mensual D- Imprimir en Finanzas Plus el reporte auxiliar por cuenta de la provisión E- Crear Nota de contabilidad en Finanzas Plus para realizar el registro contable de la provisión. F- Imprimir Nota contable, anexar soportes (cuadro Excel, reporte auxiliar por cuenta) y enviar a archivo. G- Archivar nota contable
Auxiliar Contabilidad
REGISTROS
Reporte provisión de cartera
Auxiliar Contabilidad Auxiliar Contabilidad
Cuadro de Excel Provisión de cartera mensual
Auxiliar Contabilidad
Listado Auxiliar por cuenta
Auxiliar Contabilidad Auxiliar Contabilidad
Nota Contable (CT)
Auxiliar Gestión Documental
6.15. Contabilización de Notas de Anulación y Notas de SABS ETAPA ACTIVIDAD 1. Contabilización A- Ingresar diariamente al sistema Finanzas Plus Notas de Anulación y verificar cual es el documento anulado.
RESPONSABLE Técnico Sección Contabilidad
B- Revisar en Finanzas Plus el movimiento contable de los documentos anulados. ▲ C- Confrontar el movimiento del documento anulado con el movimiento de la Nota de Anulación. D- Si el movimiento de los documentos anteriores es igual, verificar la Nota de Anulación en Finanzas Plus, de lo contrario realizar la corrección y verificar la nota de Anulación en Finanzas Plus.
Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Contabilidad
DEFINITIVA
REGISTROS Nota de Anulación
Nota de Anulación
Técnico Sección Contabilidad
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD A- Generar en el sistema SABS los diferentes tipos de notas relacionadas con los bienes inventariables. B- Revisar diariamente en Finanzas Plus, las Notas generadas desde SABS, por la opción CMDC. ▲
RESPONSABLE REGISTROS Técnico Sección Compras y Admón.. Bienes Técnico Sección NS, NG, DC, BP, AA, Contabilidad AB
C- Verificar en Finanzas Plus las Notas generadas desde SABS. D- Imprimir Notas desde Finanzas Plus
Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección 2. Contabilización Contabilidad Notas de SABS E- Solicitar soporte de las notas a la Sección de Técnico Sección Compras y Administración de Bienes Contabilidad F- Entregar soporte de las notas generadas en Técnico Sección SABS a la Sección Contabilidad Compras y Admón.. Bienes G- Recibir soporte de las notas y adjuntarlas a las Técnico Sección Notas impresas y enviar a Archivo Financiero Contabilidad H- Archivar Notas de SABS Auxiliar Gestión NS, NG, DC, BP, AA, Documental AB
6.16. Contabilización de Bonos Pensionales ETAPA 1. Contabilización de la Liquidación Provisional de bonos pensionales
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Trimestralmente enviar a Contabilidad en Profesional Sección Archivo Excel medio electrónico un archivo en excel con la Seguridad Social liquidación provisional relación de bonos pensionales que se encuentran de bonos liquidados provisionalmente B- Recibir el archivo de excel liquidación Jefe Sección Nota Contable (CT) provisional de bonos y registrar en Finanzas Plus Contabilidad Nota contable con el valor de ajuste correspondiente C- Verificar, imprimir y enviar a archivo la Nota Jefe Sección contable Contabilidad D- Archivar Nota contable
Auxiliar Gestión Documental
E- Revisar las CP del trimestre y modificar cuenta contable y colocar verifico contable. ▲
Jefe Sección Contabilidad
F- Registrar en Finanzas Plus Nota contable ajustando la contrapartida de la provisión.
Jefe Sección Contabilidad
DEFINITIVA
Nota Contable (CT)
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD G- Verificar, imprimir y enviar a archivo la Nota contable H- Archivar Nota contable A- Registrar anualmente Nota contable en Finanzas Plus, actualizando los saldos de la provisión de bonos pensionales de acuerdo al cálculo actuarial
B- Registrar anualmente Nota Contable en Finanzas Plus, el valor de la amortización correspondiente a las pensiones del año siguiente de acuerdo al valor presupuestado por la Universidad, igualmente actualizar las cuentas de orden. C- Actualizar cuadro control en excel, comparando el vr. presupuestado por la Universidad con el cálculo actuarial. D- Registrar anualmente Nota Contable en Finanzas Plus con la actualización que hace la Nación del valor a trasladar en el año. 2. Ajuste a los E- Solicitar trimestralmente via correo electrónico bonos pensionales al Consorcio Univalle un listado auxiliar de la Nación y cuenta donde registran los bonos de la Nación y Departamento Departamento, asi como el extracto de la cuenta DCV F- Recibir del Consorcio Univalle el listado auxiliar por cuenta de bonos y extracto de la cuenta DCV.
RESPONSABLE Jefe Sección Contabilidad
REGISTROS
Auxiliar Gestión Documental
Nota Contable (CT)
Jefe Sección Contabilidad
Nota Contable (CT)
Jefe Sección Contabilidad
Nota Contable (CT)
Jefe Sección Contabilidad
Cuadro control de concurrencia bonos pensionales Nota Contable (CT)
Jefe Sección Contabilidad Jefe Sección Contabilidad
Correo electrónico solicitando información al Consorcio
Jefe Sección Contabilidad
Listado auxiliar por cuenta Consorcio Univalle – Extracto cuenta DCV
G- Realizar el seguimiento trimestral a la emisión de los bonos de la Nación y Departamento, comparándolo con la información enviada por el Consorcio Univalle. H- Realizar Nota Contable con los ajustes correspondientes.
Jefe Sección Contabilidad
I- Imprimir Notas Contables y enviar a archivo.
Jefe Sección Contabilidad
Nota Contable (CT)
Auxiliar Gestión Documental
Nota Contable (CT)
J- Archivar
DEFINITIVA
Jefe Sección Contabilidad
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GESTIÓN CONTABLE
6.17. Revisión de Paz y Salvos de Recursos Humanos ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Revisión y Firma A- Recibir Paz y Salvo de la División de Recursos de Paz y Salvos Humanos con la información del funcionario Profesional Sección Generados por de Contabilidad Recursos Humanos B- Ingresar al Sistema Finanzas Plus y revisar que el funcionario no tenga cuentas pendientes con la contabilidad de la Universidad (Cajas Menores, Fondos Renovables, Avances, Deudas por Comisión de Estudio). ▲ C- Registrar en el Paz y Salvo los saldos que se encuentran pendientes en la contabilidad si los hay. D- Colocar fecha y firma y entregar a Recursos Humanos
REGISTROS
Profesional Sección de Contabilidad
Profesional Sección de Contabilidad Profesional Sección de Contabilidad
6.18. Conciliación de operaciones recíprocas ETAPA 1. Conciliación de operaciones recíprocas con Entidades del Estado
ACTIVIDAD A- Enviar correo electrónico o cartas a las entidades reportadas por la Universidad del Valle en el informe trimestral de Operaciones Recíprocas B- Recibir comunicaciones a través de cartas o correos electrónicos de las entidades que han reportado a la Universidad en el informe de operaciones recíprocas.
RESPONSABLE
REGISTROS
Profesional Sección Correo electrónico o de Contabilidad cartas enviadas
Profesional Sección Correos electrónicos de Contabilidad o cartas recibidas
C- Revisar las cuentas reciprocas de la Entidad e Profesional Sección imprimir auxiliar por cuenta. ▲ de Contabilidad
Listado Auxiliar por cuenta
D- Comparar los registros contables y los valores Profesional Sección reportados por la Entidad de Contabilidad E- Notificar por correo electrónico o comunicación escrita a la Entidad, la explicación Profesional Sección de las diferencias si las hubiere, o confirmar que de Contabilidad el valor reportado es correcto. F- Imprimir correos electrónicos y comunicaciones Profesional Sección y archivar. de Contabilidad
Correo electrónico comunicación.
DEFINITIVA
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GESTIÓN CONTABLE
6.19. Revisión a declaraciones de retenciones y deducciones. ETAPA 1. Revisión a declaraciones de retenciones y deducciones.
RESPONSABLE ACTIVIDAD A- Revisar los registros de Recaudos, Notas Débito, Recibos de Ingreso, Comprobantes de Técnico Sección de Egreso, Solicitudes de Pago, Notas de Anulación. Contabilidad ▲ B- Realizar Cuadro de Saldos contables vs. valores declarados y pagados, en Excel con la información recibida C- Tomar saldos de las cuentas contables y verificar que el saldo por pagar sea igual al egreso del mes siguiente, e igual al valor declarado y pagado. D- Si los saldos de las cuentas no son iguales al valor pagado en el siguiente mes, verificar los ingresos por Caja y las Cunetas por pagar para determinar las diferencias. E- Verificar que el valor causado corresponda a los conceptos de movimiento. ▲ F- En caso de presentarse cualquier inconsistencia, informar a la Sección de Pagaduría para su aclaración y corrección si es necesario G- Ajustar la declaración según el criterio encontrado
REGISTROS
Cuadro de Saldos Técnico Sección de contables vs. valores Contabilidad declarados y pagados Técnico Sección de Contabilidad
Técnico Sección de Contabilidad Técnico Sección de Contabilidad Técnico Sección de Contabilidad Técnico de Sección Pagaduría
H- Ingresar a Finanzas Plus y crear Nota de Contabilidad con las correcciones que obedezcan Técnico Sección de Contabilidad a reclasificaciones contables. I- Imprimir Nota de contabilidad y adjuntar Cuadro Técnico Sección de de saldos contables vs. valores declarados y Contabilidad pagados. J- Enviar a archivo financiero la Nota contable I- Archivar la Nota Contable
DEFINITIVA
Nota Contable (CT)
Técnico Sección de Contabilidad Auxiliar Gestión documental.
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6.20. Revisión saldos de Bancos ETAPA ACTIVIDAD 1. Revisión saldos A- Ingresar mensualmente al sistema Finanzas de Bancos Plus y generar el balance de prueba.
RESPONSABLE Técnico Sección Contabilidad
REGISTROS Balance de Prueba
B- Solicitar a la Sección Pagaduría los saldos de boletines al finalizar el mes. C- Enviar a Contabilidad archivo de excel con los saldos de boletines al último día de operaciones de cada mes. D- Comparar los saldos de boletines con los saldos del balance de prueba. Si se presentan diferencias, reportar a Sección Pagaduría para su revisión. E- Determinar los documentos que soportan la diferencia y realizar la respectiva corrección en Finanzas Plus si corresponde a Pagaduría, de lo contrario notificar a Contabilidad para realizar la corrección a que haya lugar.. F- Ingresar a Finanzas Plus y realizar la corrección del documento, si corresponde a Contabilidad G- Generar nuevamente el Balance de Prueba en Finanzas Plus
Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Pagaduría
Técnico Sección Contabilidad
Balance de Prueba
H- Si hay saldos negativos en las cuentas de bancos, registrar nota Contable en Finanzas plus, reclasificándolos a una CXP I- Verificar e imprimir Nota contable y enviar a archivo.
Técnico Sección Contabilidad
Nota Contable (CT)
Técnico Sección Contabilidad
Nota Contable (CT)
J- Archivar Nota contable
Auxiliar Gestión Documental
Nota Contable (CT)
K- El primer día hábil del mes siguiente, registrar Nota contable en Finanzas Plus, reversando la nota de reclasificación de saldos negativos. L- Verificar e imprimir Nota contable y enviar a archivo.
Técnico Sección Contabilidad
Nota Contable (CT)
Técnico Sección Contabilidad
Nota Contable (CT)
M- Archivar Nota contable
Auxiliar Gestión Documental
Nota Contable (CT)
DEFINITIVA
Cuadro Excel saldo de bancos en libros
Técnico Sección Contabilidad
Técnico Sección Pagaduría
Técnico Sección Contabilidad
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GESTIÓN CONTABLE
6.21. Rendición de Informes Contables y Financieros ETAPA 1. Preparación para la Elaboración de Informes Financieros
2. Informes trimestrales a la Contaduría General de la Nación
ACTIVIDAD RESPONSABLE A- Elaborar CT para registrar la información Jefe Sección, proveniente de otras dependencias, Profesional de reclasificación de costos y ajustes requeridos. Contabilidad B- Generar el Balance de prueba en el Sistema Jefe Sección, Finanzas Plus Profesional de Contabilidad C- Revisar en el balance de prueba, que no haya Jefe Sección, cuentas con saldo contrario a su naturaleza, ni Profesional de que los rubros de "otros" excedan el 5% del Contabilidad grupo.▲ D- Realizar la reclasificación de los registros mal Jefe Sección, codificados. Profesional de Contabilidad E- Comparar el balance de prueba con las Jefe Sección, ejecuciones presupuestales ▲ Profesional de Contabilidad F- Verificar la lista de chequeo en busca de Jefe Sección, documentos desbalanceados, inconsistentes o sin Profesional de verificar para el cierre contable.▲ Contabilidad G- Realizar las correcciones que haya a lugar después de la verificación
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
H- Imprimir balance de prueba el cual ya tiene resuelto todos los problemas antes identificados.
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
I- Cerrar los lapsos para impedir la modificación de datos en el sistema de información Finanzas Plus
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
A- Descargar la versión actualizada de la aplicación CHIP, de la página web www.chip.gov.co. B- Instalar la nueva versión del aplicativo CHIP en los computadores del Jefe Sección y Profesional Contabilidad. C- Generar a Excel trimestralmente, el Balance del Contador General desde el sistema de información Finanzas Plus, a nivel de subcuenta y en miles de pesos.
DEFINITIVA
Profesional de Contabilidad
REGISTROS Nota Contable (CT)
Balance de Prueba
Listado de movimientos desbalanceados o inconsistentes.
Balance de Prueba
Archivo CHIP
Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
Balance del Contador General
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD D- Realizar las modificaciones a las aproximaciones en miles de pesos y verificar la ecuación contable E- Grabar los informes trimestrales para la Contaduría General de la Nación de acuerdo a los formatos establecidos. F- Realizar notas (anuales) a los Estados Financieros según formatos y procedimientos de la Contaduría General de la Nación.
G- Ingresar al sistema CHIP local y actualizar los formularios a presentar. H- Importar al CHIP local, los formularios a enviar
I- Revisar que la información importada al CHIP local esté correcta. ▲ J- Validar la información en el CHIP local
K- Si la información no ha validado, el sistema genera un listado de error que se debe revisar para su corrección. ▲ L- Corregir la información que presenta errores.▲
M- Revalidar la información después de haber sido corregida.▲
RESPONSABLE Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
CGN2005_001_SALDO SYMOVIMIENTOS, CGN2005_002_OPERA CIONES_RECIPROCA S
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
CGN.2005.003NE Notas de Carácter Especifico, CGN.2005.003NG Notas de Carácter General
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
N- Una vez valida correctamente la información, enviar los formatos electrónicamente a través del CHIP local a la bodega de datos de la Contaduría General de la Nación (CGN).
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
O- Pasados 10 minutos del envío de los formatos a la CGN, consultar en la página web www.chip.gov.co, si la información fue recibida y aceptada.
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
DEFINITIVA
REGISTROS
Listado de error
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Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD P- Si la información no fue recibida en la página del CHIP, reenviar nuevamente o buscar la solución adecuada. Q- Elaborar los estados contables básicos según los formatos y procedimientos establecidos por la CGN.
R- Imprimir todos los informes
S- Firmar y gestionar la firma del Representante Legal
RESPONSABLE Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
REGISTROS
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
Balance General, Estado de actividad financiera, económica y social, Estado de cambios en el Patrimonio, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de cambios en la posición financiera.
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
Informes
Jefe Sección Contabilidad
T- Revisar y firmar los informes ▲ Rector U- Recibir del Rector los informes firmados V- Archivar en la carpeta de la CGN, y una copia de los Estados contables básicos (numeral Q), para armar el informe financiero para Bancos y demás entidades.
Jefe Sección Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
W- Escanear el formato CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS, generando archivo con extensión pdf, para subir a la página web de la Sección Contabilidad. (ver numeral 3I)
3. Elaboración de informes financieros para Bancos y demás entidades
A- Una vez se han cerrado los lapsos y enviado los informes a la CGN, elaborar trimestralmente las Notas a los Estados Financieros de carácter general y explicativas según procedimientos de la Contaduría General de la Nación. B- Imprimir las Notas a los Estados Financieros
C- Firmar y gestionar la firma del Representante Legal DEFINITIVA
Profesional de Contabilidad
Archivo con extensión.pdf
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
Notas a los Estados Financieros de carácter general y explicativo.
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección Contabilidad
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS D- Revisar y firmar las Notas a los Estados Rector Financieros ▲ E- Recibir del Rector las Notas a los Estados Jefe Sección Financieros firmados. Contabilidad F- Solicitar a la Sección Presupuesto la ejecución Jefe Sección presupuestal a la fecha de corte trimestral. Contabilidad G- Entregar a la Sección Contabilidad la Profesional Sección Ejecución presupuestal solicitada. Presupuesto H- Recibir de la Sección Presupuesto la Ejecución Jefe Sección Presupuestal solicitada Contabilidad F- Organizar el informe financiero para Bancos y Estados contables demás entidades con la información necesaria. básicos (del numeral Q. de la etapa Jefe Sección, anterior), las Notas a Profesional de los Estados Contabilidad Financieros firmadas, la Ejecución presupuestal G- Fotocopiar informe financiero para Bancos y Secretaria División demás entidades Financiera H- Dejar disponible para entregar a las entidades Jefe Sección, que lo requieran. Profesional de Contabilidad I- Escanear el “Informe Financiero para Bancos” y demás entidades” , generando archivo con extensión pdf, para subir a la página web de la Sección Contabilidad.
I- Subir trimestralmente a la página web contabilidad.univalle.edu.co los archivos generados con formato pdf : “Informe Financiero para Bancos” y el “Formato de Operaciones Recíprocas”. J- Actualizar la página web cuando se requiera. 4. Generación de libros de contabilidad
A- Una vez se han cerrado los lapsos y enviado los informes a la CGN trimestralmente, generar en el sistema Finanzas Plus los libros de contabilidad, Balance de prueba, Balance General, Estado de PYG, con corte mensual.
DEFINITIVA
Profesional de Contabilidad Profesional de Contabilidad
Profesional de Contabilidad
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD B- Grabar en el disco duro los reportes generados
RESPONSABLE
Profesional de Contabilidad
C- Hacer copia de seguridad en CD y en el PC del Jefe de Sección Contabilidad. 7 Informe semestral A- Semestralmente con corte a mayo 30 y de Deudores noviembre 30 de cada año, enviar relación en Morosos del Estado Excel de las facturas que deben ser reportadas en (BDME) para la el informe BDME Contaduría General B- Recibir relación en Excel de facturas a reportar de la Nación en BDME
C- Semestralmente con corte a mayo 30 y noviembre 30 de cada año, enviar relación en Excel de las cuotas parte que deben ser reportadas en el informe BDME D- Recibir relación en Excel de cuotas parte a reportar en el informe BDME
E- Elaborar informes BDME en Excel, con las relaciones recibidas, de acuerdo a los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación. F- Grabar los archivos generados del informe BDME con extensión .txt G- Ingresar a la página web www.chip.gov.co y revisar si existe nueva versión del aplicativo CHIP ▲ H Si hay nueva versión del CHIP, descargar archivo I- Actualizar el CHIP local, con el archivo descargado en el PC del Jefe Contabilidad y Profesional contabilidad J- Ingresar al aplicativo CHIP local y actualizar formularios K- Importar al CHIP local, los formularios a enviar
DEFINITIVA
REGISTROS Libro auxiliar por cuenta, libro diario, libro mayor, Balance de Prueba, Balance General, Estado de PYG
Profesional de Contabilidad Auxiliar Sección Contabilidad
Profesional de Contabilidad
Relación en Excel de las facturas que deben ser reportadas en el informe BDME
Jefe Sección Seguridad Social
Profesional de Contabilidad
relación en Excel de cuotas parte a reportar en informe BDME
Profesional de Contabilidad
Informes BDME en Excel
Profesional de Contabilidad
Informes BDME con extensión .txt
Profesional de Contabilidad Profesional de Contabilidad
Archivo CHIP
Profesional de Contabilidad Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
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Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD L- Revisar que la información importada al CHIP local esté correcta. ▲ M- Validar la información en el CHIP local
N- Si la información no ha validado, el sistema genera un listado de error que se debe revisar para su corrección. ▲ O- Corregir la información que presenta errores.
P- Revalidar la información después de haber sido corregida.
RESPONSABLE Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
Q- Una vez validada correctamente la información, enviar los formatos electrónicamente a través del CHIP local a la bodega de datos de la Contaduría General de la Nación (CGN). R- Pasados 10 minutos del envío de los formatos a la CGN, consultar en la página web www.chip.gov.co, si la información fue recibida y aceptada. S- Si la información no fue recibida la página del CHIP, reenviar nuevamente o buscar la solución adecuada y realizar actividades L a S. T- Imprimir los informes BDME enviados
REGISTROS
Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad Jefe Sección, Profesional de Contabilidad
Informes BDME en excel.
RESPONSABLE
REGISTROS
U- Archivar en la carpeta de la CGN
6.22. Trámite para la Devolución del IVA ante la DIAN ETAPA 1. Recepción y revisión de informe para devolución del IVA
ACTIVIDAD A- Recibir los primeros 10 días calendario del mes, las relaciones de IVA pagado en el mes anterior a la rendición, por medio de fondos renovables (FR) Cajas Menores (CM), Avances (AN), Extractos Bancarios (EB), Declaraciones de Importación (IM), Comprobantes de Egreso del Servicio Médico.
DEFINITIVA
Técnico Sección Contabilidad
La impresión y copia magnética de este documento se considera
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Manual de Procedimientos
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MP-09-01-06
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Página 47 de 56 Fecha de Emisión:
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Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD B- Revisar las relaciones de IVA recibidas. Si presentan inconsistencias, devolver a la dependencia para su corrección. ▲
C- Exportar de SIFORE la información de Fondo Renovable, Caja Menor, Avances. D- Importar a SIFI - Módulo de IVA, el archivo generado desde SIFORE. E- Revisar en SIFI - Módulo de IVA, que la información importada sea igual al documento físico (Relaciones de Fondo Renovable, Caja Menor, Avances). ▲ F- Sellar las Relaciones con el consecutivo correspondiente
RESPONSABLE
Técnico Sección Contabilidad
Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Contabilidad
G- Revisar y registrar las Importaciones realizadas según relación de la Sección Compras y Administración de Bienes. ▲
Técnico Sección Contabilidad
H- Importar, revisar y guardar en SIFI los pagos realizados por la Sección de Pagaduría a través de las solicitudes de pago. ▲
Técnico Sección Contabilidad
I- Solicitar a la Oficina Jurídica el poder que otorga el Rector al Apoderado Legal para la presentación del informe de la solicitud de devolución IVA J- Gestionar documentos soporte del informe de solicitud de IVA
K- Generar los reportes de Revisión correspondiente a todos los pagos registrados en SIFI L- Revisar y verificar que no se presenten inconsistencias en los pagos registrados en SIFI M- Generar el listado de facturas para la solicitud de devolución de IVA bimestral.
DEFINITIVA
REGISTROS Formato Devolución Relación de IVA F-01-MP-09-01-06 Formato Consignación IVA no Reportado F-02-MP-09-01-06
Técnico Sección Contabilidad
Poder de IVA
Técnico Sección Contabilidad
Documentos soporte del Informe de Solicitud de devolución de IVA
Técnico Sección Contabilidad
Reportes de Revisión
Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Contabilidad
Listado de facturas para solicitud de devolución de IVA
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Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD N- Diligenciar el formato de la DIAN Solicitud de Devolución y/o compensación O- Organizar el informe de solicitud de devolución de IVA, con todos los documentos exigidos por la DIAN. P- Llamar a la DIAN para solicitar la cita para presentar la solicitud de devolución de IVA Q- Gestionar la firma del Jefe de la Sección
RESPONSABLE Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Contabilidad
REGISTROS Formato de Solicitud de Devolución y/o compensación Informe de Solicitud de Devolución de IVA
Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Contabilidad Jefe Sección Contabilidad
R- Revisar y firmar el Informe de solicitud de devolución de IVA. ▲ S- Enviar el informe de la solicitud de devolución Técnico Sección de IVA, al Apoderado del Rector para su firma y Contabilidad presentación ante la DIAN. T- Firmar y presentar informe de solicitud de Apoderado del Rector devolución de IVA ante la DIAN U- Enviar a Sección Contabilidad formato de solicitud de devolución y/o compensación con Apoderado del Rector sello de recibido de la DIAN V- Recibir formato de solicitud de devolución y/o Técnico Sección compensación con sello de recibido en la DIAN Contabilidad W- Enviar al archivo financiero el informe de Copia de informe de solicitud de devolución de IVA bimestral para ser Técnico Sección solicitud de empastado. Contabilidad Devolución del IVA Bimestral X- Archivar la solicitud de devolución de IVA Auxiliar Gestión bimestral Documental Y- Elaborar Nota Contable (CT) con valores no Técnico Sección Nota Contable (CT) incluidos en la solicitud de devolución de IVA Contabilidad Z- Imprimir Nota Contable y enviar a archivo Técnico Sección financiero Contabilidad AA- Archivar Nota Contable Auxiliar Gestión Documental AB- Si la DIAN hace la devolución del IVA con Poder Especial cheque, gestionar poder especial para reclamarlo. Apoderado del Rector AC- Reclamar cheque en la oficina de la DIAN Apoderado del Rector AD- Entregar cheque a la Sección de Pagaduría AE- Recibir cheque y hacerlo consignar en la cuenta bancaria de la Universidad del Valle DEFINITIVA
Apoderado del Rector Jefe de Sección de Pagaduría
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Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD AF- Si la DIAN hace la devolución del IVA a través de consignación electrónica, verificar la transacción e informar a la sección de recaudos para su correspondiente registro. AG- Registrar con Nota Débito en Finanzas Plus la consignación del IVA. AH- Archivar los soportes correspondientes a la devolución del Bimestre (Formato de solicitud radicado ante la DIAN, Resolución de Devolución emitida por la DIAN,Copia del Extracto Bancario, Copia de la Nota del ingreso respectivo)
RESPONSABLE
REGISTROS
Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Recaudos Técnico Sección Contabilidad
6.23. Presentación de Información electrónica a la DIAN ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Declaración A- Una vez se ha presentado el informe de fin de Anual de ingresos y año a la CGN, preparar la Declaración de Jefe Sección patrimonio Ingresos y Patrimonio de acuerdo a la información Profesional Sección consignada en el balance general a 31 de Contabilidad diciembre. B- Diligenciar el formato en excel de la DIAN de Jefe Sección Formato Excel Declaración de Ingresos y Patrimonio Profesional Sección Declaración de Contabilidad Ingresos y Patrimonio C- Si la información no tiene errores se carga en la pagina web de la DIAN www.dian.gov.co si no se procede a revisar los errores. ▲
Jefe Sección Profesional Sección Contabilidad
D- Revalidar la información después de haber sido corregida y realizar la firma digital para trasmitirlo vía web.
Jefe Sección Profesional Sección Contabilidad Jefe Sección Profesional Sección Contabilidad Jefe Sección Formulario Profesional Sección Declaración de Contabilidad Ingresos y Patrimonio
E- Grabar formulario generado en la página web, en el PC del Jefe Sección y Profesional Sección Contabilidad. F- Imprimir Informes y pasar a la actividad J.
G- En caso de no ser posible la firma Digital, Jefe Sección revisar si la DIAN ha expedido norma autorizando Profesional Sección la presentación de la declaración en medio Contabilidad litográfico. ▲
DEFINITIVA
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD H- Adjuntar carta de autorización del Representante Legal y el Documento de Identidad, y entregar informe en la Oficina de la DIAN Cali. I- Imprimir los informes y guardar copia de seguridad en el archivo de la sección. J- Enviar a archivo los informes y la copia de seguridad. K- Archivar informes.
2. Informe en A- Solicitar información a la OITEL con las Medios Magnéticos especificaciones dadas en la resolución que o Información expide la DIAN. Exógena
RESPONSABLE
REGISTROS
Jefe Sección Contabilidad Profesional Sección Contabilidad Profesional Sección Contabilidad Auxiliar Administrativo de Gestión documental Jefe Sección Contabilidad
Carta solicitando información a la OITEL
B- Consolidar y acumular la información y entregarla a Contabilidad de acuerdo a la desagregación por cada concepto especificada en Profesional OITEL el instructivo de la DIAN. C- Desagregar cada concepto de acuerdo a instructivo de la DIAN D- Generar el detalle por terceros de las cuentas contables que se requieran informar a la DIAN en el Sistema Finanzas Plus.. E- Revisar los valores que no sean negativos, ni datos errados en direcciones, cédulas, NIT, y validar el Digito de Verificación DV. ▲
Jefe Sección, Profesional Contabilidad Jefe Sección, Profesional Contabilidad Jefe Sección, Profesional Contabilidad
F- Organizar archivos en Excel según especificaciones y requerimientos de la DIAN
Jefe Sección, Profesional Contabilidad
G- Revisar que la información sea correcta. ▲
Jefe Sección, Profesional Contabilidad Jefe Sección, Profesional Contabilidad
H- Descargar pre-validador de la DIAN de la página web www.dian.gov.co/
DEFINITIVA
Archivos en Excel, información exógena
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD I- Instalar el pre-validador de la DIAN
J- Importar los archivos en Excel al pre-validador de la DIAN K- Validar la información para generar archivos con extensión XML, compatibles con la página web de la DIAN. L- Si presenta errores, corregir los archivos en Excel y repetir la actividad J y K
RESPONSABLE Jefe Sección, Profesional Contabilidad Jefe Sección, Profesional Contabilidad Jefe Sección, Profesional Contabilidad Jefe Sección, Profesional Contabilidad
M- Generar los archivos con extensión XML
Jefe Sección, Profesional Contabilidad
N- Entrar a www.dian.gov.co/, opción presentación de información (exógena) por envío de archivos
Jefe Sección, Profesional Contabilidad
O- Diligenciar los formatos de presentación vía web por cada concepto que se reporta.
P- Firmar digitalmente (con la firma del Representante Legal ) los formatos colocados en la página web de la DIAN Q- Enviar los archivos colocados en la página web de la DIAN
R- En caso de no ser posible firmar digitalmente los archivos o existan problemas en el envío de los archivos, solicitar al Rector Carta de autorización para realizar los trámites en las oficinas de la DIAN S- Elaborar carta de autorización para realizar trámites en las oficinas de la DIAN T- Adjuntar carta de autorización del Representante Legal y el Documento de Identidad, y presentar informe vía web directamente en las Oficinas de la DIAN Cali.
DEFINITIVA
Jefe Sección, Profesional Contabilidad
REGISTROS Pre-validador DIAN Información Exógena
Archivos con extensión XML, información exógena
Formatos de presentación de información exógena (magnéticos)
Jefe Sección, Profesional Contabilidad Jefe Sección, Profesional Contabilidad
Jefe Sección Contabilidad
Rector
Carta autorización trámites en la DIAN
Jefe Sección, Profesional Contabilidad
Carta autorización trámites en la DIAN, Fotocopia Cédula de Ciudadanía Rector.
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD U- Realizar las actividades O a Q
V- Imprimir los formatos diligenciados y los soportes de la información enviada
W- Organizar los formatos de presentación y los demás soportes y enviar a archivo financiero. X- Archivar informes.
Y- Verificar constantemente a lo largo del año en la página web de la DIAN que el archivo no haya presentado errores en la validación, en caso positivo corregir y enviar de nuevo. ▲
RESPONSABLE
REGISTROS
Jefe Sección, Profesional Contabilidad Formatos de presentación de información exógena, soportes Profesional Sección Informe: Información Contabilidad Exógena Jefe Sección, Profesional Contabilidad
Auxiliar Administrativo de Gestión Documental Profesional Sección Contabilidad
6.24. Elaboración informe de Costos e indicadores ETAPA 1. Informe de Costos
ACTIVIDAD A- Solicitar semestralmente por vía telefónica o vía e-mail, la información necesaria a las dependencias: Matrícula financiera, Planeación, Presupuesto, Registro Académico, Recursos Humanos. B- Recibir archivos con la información proveniente de las dependencias, vía web e impreso
RESPONSABLE Técnico Sección Contabilidad
REGISTROS
Técnico Sección Contabilidad
Archivo de excel infomación recibida para costos.
C- Validar la información recibida con las fuentes.
Técnico Sección Contabilidad
D- Consolidar los archivos de información en Excel.
Técnico Sección Contabilidad
E- Cruzar la información relacionada para extraer los campos requeridos para el análisis. F- Elaborar las tablas de costos en Excel.
Técnico Sección Contabilidad
G- Enviar a la Oficina de Planeación los archivos de las tablas de costos en Excel por vía web.
DEFINITIVA
Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Contabilidad
Archivo de Excel información recibida para costos.
Tablas de costos en Excel
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GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD H- Elaborar los indicadores de costos para evaluar la gestión académica y financiera. I- Enviar los indicadores de costos al Jefe de la División Financiera para incorporarlos en la presentación para el Consejo Superior de acuerdo a sus requerimientos. J- Realizar el Informe de Costos, con las tablas de costos, indicadores y demás documentos soporte. K- Imprimir el Informe de Costos y enviar a archivo financiero L- Archivar
M- Enviar vía web, a las Unidades AcadémicoAdministrativas los indicadores de costos requeridos. 2. Elaboración de A- Solicitar semestralmente en la página web, indicadores información para el desarrollo de una matriz con los indicadores contables, presupuestales, académicos de la Institución B- Ingresar a la página web para exportar la información que debe ser dilgenciada por las dependencias de la Universidad. C- Enviar a Contabilidad la información que debe ser diligenciada. D- Realizar informes de indicadores requeridos por Consejo Superior, SNIES, SUE., teniendo en cuenta los protocolos enviados. E- Enviar a la Oficina de Planeación la matriz ya diligenciada de acuerdo a los protocolos.
RESPONSABLE
REGISTROS
Técnico Sección Contabilidad
Indicadores de costos.
Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Contabilidad Auxiliar Gestión Documental
Informe de Costos.
Técnico Sección Contabilidad Consejo Superior, SNIES, SUE Profesional Oficina de Planeación Profesional Oficina de Planeación Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Contabilidad
Protocolos para información financiera Protocolos para información financiera Matriz de indicadores
6.25. Soporte a usuarios de SIFORE ETAPA 1. Soporte a usuarios de SIFORE
ACTIVIDAD A- Solicitar a Contabilidad la creación de terceros en SIFI, ya sea de proveedores (RUT) o personal vinculado a la Universidad (e-mail) B- Verificar que el RUT contenga la información requerida. C- Ingresar al sistema SIFI y crear el tercero solicitado con e-mail o RUT siempre y cuando cumpla con la información requerida.
DEFINITIVA
RESPONSABLE REGISTROS Manejador SIFORE RUT, E-mail creación terceros. Técnico Sección Contabilidad Técnico Sección Pagaduría
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Mayo 2013 ETAPA
GESTIÓN CONTABLE
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS D- Solicitar a Contabilidad la creación de caja Cuentadante SIFORE E-mail o carta menor, fondo renovable o avance en dinero para creación fondo capital, gastos. E- Verificar en Finanzas Plus y en SIFORE que el Técnico Sección cuentadante no tenga pendiente rendición de Pagaduría cuentas y que esté creado en SIFORE. F- Si el cuentadante tiene pendiente rendiciones, Técnico Sección E-mail requerimiento notificar al mismo. Contabilidad rendiciones. G- Si el cuentadante no tiene pendiente Técnico Sección rendiciones, crear en SIFORE el fondo capital Contabilidad para que el manejador pueda iniciar con la operación del Fondo. H- El primer día hábil de cada mes, ingresar a Técnico Sección SIFORE para correr el proceso de cierre Contabilidad automático de Fondos Capitales. I- Solicitar telefónicamente a Contabilidad Cuentadante o actualizar algún concepto de las tablas en Manejador SIFORE SIFORE. (Topes por subgrupo, centros de información). J- Ingresar a SIFORE al final de la vigencia para Técnico Sección correr todos los procesos de cierre de la vigencia, Contabilidad para no permitir el ingreso de nuevos registros. K- Ingresar a SIFORE al inicio del año de Técnico Sección operación y actualizar las tablas controladoras Contabilidad (retenciones, deducciones, salario mínimo) L- Solicitar asesoría a Contabilidad por eventos Cuentadante SIFORE presentados en la operación de SIFORE. y Coordinador de (presupuestal, contable o sistemas). Dependencia M- Analizar el caso en Contabilidad y si es Técnico Sección posible plantear a la Dependencia la forma de Contabilidad corregirlo. N- Si la solución del caso no es de competencia Técnico Sección E-mail solicitud del usuario, enviar requerimiento a la OITEL con Contabilidad correcciones a OITEL Vo.Bo. del Jefe de Contabilidad. O- Con base en los requerimientos presentados Técnico Sección por las dependencias, realizar capacitación dos Contabilidad veces al año o más dependiendo de la eventualidad.
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Mayo 2013
GESTIÓN CONTABLE
7. PROCESOS RELACIONADOS
Subproceso Permanencia de Personal Subproceso Contratación y Compras Nacionales Subproceso Compras Internacionales Subproceso Donaciones Subproceso Gestión de Proyectos de Investigación Proceso Extensión y Proyección Social
8. FORMATOS Informe de Recepción
(SABS – Formato Preimpreso)
Solicitud de Pago
(Interfinanzas)
Consignación IVA no Reportado
F-01-MP-09-01-06
Devolución Relación de IVA Devolución Rendición de Caja Menor, Fondo Renovable, Avance en Dinero para Gastos
F-02-MP-09-01-06 F-03-MP-09-01-06
9. DOCUMENTOS EXTERNOS Formatos de presentación de los estados financieros Formatos de presentación de información exógena (físicos)
Contaduría General de la Nación DIAN
Formatos de presentación de información exógena (magnéticos) DIAN Formato de Solicitud de Devolución y/o compensación de IVA
DIAN Contaduría General de Formato CGN2005_001_SALDOSYMOVIMIENTOS la Nación Formato CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS notas Contaduría General de a los estados financieros la Nación Contaduría General de Formato CGN.2005.003NE - Notas de Carácter Especifico la Nación Contaduría General de Formato CGN.2005.003NG - Notas de Carácter General la Nación DEFINITIVA
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GESTIÓN CONTABLE Contraloría Departamental del Valle
Formatos virtuales RECCDvalle
10. ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO
DESCRIPCIÓN
FECHA
1.0
Versión Inicial del Manual
Junio - 2008
2.0
Segunda Versión, actualización de procedimientos
Abril - 2009
3.0
Tercera Versión, actualización de procedimientos
4.0
Cuarta Versión, Inclusión de nuevos procedimientos
5.0
Cuarta Versión, actualización e inclusión de nuevos procedimientos
F-04-MP-12-01-02 V-05-2013
DEFINITIVA
Noviembre – 2009 Marzo - 2010 Mayo - 2013 Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
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