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GESTIÓN DE SITIOS WEB INSTITUCIONALES
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Director Oficina de Informática y Telecomunicaciones - OITEL
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS ................................................................................................................ 3 2. ALCANCE ................................................................................................................... 3 3.
DEFINICIONES ........................................................................................................ 3
3.1.
Apache.................................................................................................................. 3
3.2.
DNS ...................................................................................................................... 3
3.3.
Hospedaje web ..................................................................................................... 3
3.4.
Host virtual ............................................................................................................ 3
3.5.
Sitio web ............................................................................................................... 4
3.6.
Subdominio ........................................................................................................... 4
4.
POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ......................................................... 4
4.1.
Normatividad General ........................................................................................... 4
4.2.
Responsabilidades................................................................................................ 5
5.
DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................... 6
6.
PROCEDIMIENTOS ................................................................................................. 8
6.1.
Gestión de Sitios Web Institucionales ................................................................... 8
7.
PROCESOS RELACIONADOS ............................................................................... 9
8.
FORMATOS ........................................................................................................... 10
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DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................. 10 ANEXOS ............................................................................................................. 10
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1. OBJETIVOS Determinar pasos, responsabilidades y registros de calidad que se generen en el proceso de gestión de los sitios web institucionales de la Universidad del Valle.
2. ALCANCE Este manual aplica para todas las páginas dentro del dominio univalle.edu.co y abarca los procedimientos relacionados con creación y actualización de los sitios web institucionales.
3. DEFINICIONES 3.1. Apache Programa de servidor HTTP Web de código abierto. 3.2. DNS Domain Name System o Sistema de Nombres de Dominio. Es un sistema de nomenclatura jerárquica para computadoras, servicios o cualquier recurso conectado a la Red Institucional de Datos de la Universidad del Valle. 3.3. Hospedaje web Servicio que provee a los usuarios de Internet un sistema para poder almacenar información, imágenes, vídeo, o cualquier contenido accesible vía web. 3.4. Host virtual En el caso de Apache es la facilidad de administrar más de un sitio de una manera sencilla y eficiente en un solo "Host"(Computadora Física).
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3.5. Sitio web Colección de páginas web relacionadas y comunes a un dominio de Internet o subdominio en la World Wide Web en Internet. 3.6. Subdominio Subgrupo o subclasificación del nombre de dominio el cual es definido con fines administrativos u organizativos, que podría considerarse como un dominio de segundo nivel. En la Universidad del Valle, el dominio es univalle.edu.co. Ejemplos de subdominio: www.univalle.edu.co, oitel.univalle.edu.co, ingenieria.univalle.edu.co.
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1.
Normatividad General
a. Acuerdo 003 del Consejo Superior del 10 febrero de 2003 “Por la cual se reestructura la Oficina de Informática y Telecomunicaciones y se establece la Planta de Cargos Definitiva” b. Acuerdo 001 del Consejo Superior del 16 de enero de 1991 “Por la cual se adopta el Manual de Identidad Visual Corporativa de la Universidad del Valle” c. Resolución de Rectoría No. 1.399 (Mayo 15 de 2006) "Por la cual se reglamenta el uso de direcciones web institucionales en la Universidad del Valle" d. Normas de Diseño de páginas http://paginasweb.univalle.edu.co/disenos/
web
institucionales.
Ver
e. Política editorial de la página web de la Universidad del Valle: donde se determinan responsabilidades y registros de calidad que se generen en el proceso de gestión de los contenidos de los sitios web institucionales de la Universidad del Valle f. Herramientas para edición de páginas web: entre las herramientas de software libre se recomienda usar Kompozer. Consultar tutorial adjunto.
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Responsabilidades
Administrador de la red: Es el responsable de crear el alias en el DNS. Administrador del servidor de hospedaje: Es el responsable de crear la cuenta de hospedaje y enviar los datos de la cuenta al usuario final. Usuario final: Es quien asume la responsabilidad de la construcción, publicación y actualización de un sitio web institucional. Es el responsable de solicitar la cuenta de hospedaje, construir el sitio, revisarlo, publicarlo, ajustarlo y corregirlo con base en las observaciones del webmanager; solicitar el alias y gestionar la visibilidad del sitio web. El usuario final puede delegar las actividades de construcción, publicación y mantenimiento del sitio web a un tercero pero no puede delegar su responsabilidad en los contenidos que se publiquen o se dejen de publicar. Web manager: Es el responsable de revisar el sitio web, enviar al usuario final sus observaciones, aprobar la creación del alias, asesorar en hacer visible el sitio.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
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6. PROCEDIMIENTOS ▲: Actividad de Control 6.1.
Gestión de Sitios Web Institucionales ETAPA
1. Gestión de la cuenta de hospedaje
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A- Solicitar cuenta de hospedaje
Formulario diligenciado enviado por el usuario solicitante Usuario final
B- Crear cuenta de hospedaje
2. Construcción del sitio web
A- Realizar levantamiento de la información B- Categorizar o clasificar la información C- Estructurar el sitio web D- Realizar la Maquetación del sitio web
3. Publicación
4. Gestión del subdominio
DEFINITIVA
A- Realizar la revisión local (en el PC): debe cumplir con las normas de diseño mínimos y todos los enlaces deben funcionar B- Subir vía FTP C- Revisión remota (en el servidor): debe cumplir con las normas de diseño mínimos y todos los enlaces deben funcionar A- Solicitar subdominio
REGISTROS
Administrador del servidor de hospedaje
Formulario de solicitud de cuenta de hospedaje, correo electrónico, base de datos y/o lista de correo F-01-MP-11-04-02 Respuesta por correo electrónico enviada por el administrador del servidor al usuario final
Usuario final Usuario final Usuario final Usuario final
Documentos HTML
Usuario final
Usuario final,
Documentos HTML en la cuenta de hospedaje
Usuario final Web manager Usuario final
Correo electrónico dirigido al web manager
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GESTIÓN DE SITIOS WEB INSTITUCIONALES ACTIVIDAD B- Revisar sitio web. Nota: El sitio web debe cumplir con requisitos mínimos de imagen visual institucional.
RESPONSABLE
REGISTROS
Web manager
Correo electrónico dirigido al usuario final con las correcciones que debe realizar
Web manager
Comunicación dirigida al administrador de la red donde se especifica el alias y el servidor al que debe apuntar
Administrador de la red
Alias registrado en el DNS
Administrador del servidor de hospedaje
Host virtual creado en el Apache
C- Si no hay correcciones, aprobar la creación del alias
D- Crear alias E- Crear host virtual
5. Visibilización
A- Aplicar las recomendaciones para mejorar la visibilidad de los sitios web B- Solicitar al web manager los enlaces pertinentes en el sitio web de la Universidad del Valle
Usuario final
Usuario final
Correo electrónico dirigido al web manager
Usuario final
Correo electrónico dirigido a otras instancias tanto internas como externas
Web manager
Enlaces en la(s) página(s) institucional(es)
C- Divulgar la existencia del sitio
D- Hacer los enlaces pertinentes desde el sitio web de la Universidad 6. Actualización
ARevisar periódicamente
los
B- Actualizar contenidos
contenidos
Usuario final Usuario final
Página web actualizada
7. PROCESOS RELACIONADOS
Todos los procesos de la Universidad
DEFINITIVA
1.0
Título:
Diciembre 2011 ETAPA
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GESTIÓN DE SITIOS WEB INSTITUCIONALES
8. FORMATOS
No.
CÓDIGO
1
DESCRIPCIÓN Formulario de solicitud de cuenta de hospedaje, correo electrónico, base de datos, lista de correo y/o CDN
F-02-MP-11-03-01
9. DOCUMENTOS EXTERNOS No.
1
2
DOCUMENTO EXPEDIDO POR Guía para principiantes sobre optimización para motores de búsqueda http://static.googleusercontent.com/external_content/untr Google Inc usted_dlcp/www.google.es/es/es/webmasters/docs/guia_ optimizacion_motores_busqueda.pdf Desarrollo de páginas web: Kompozer http://www.jesusda.com/docs/ebooks/ebook_disennoweb-con-kompozer.pdf No especifica http://ubumedia.files.wordpress.com/2009/09/tutorial_sen cillo_kompozer.pdf
10. ANEXOS
No Aplica CONTROL DE CAMBIOS N°. 1.0
DESCRIPCIÓN Versión inicial del manual
F-04-MP-12-01-02 V-04-2011
DEFINITIVA
FECHA 01/12/11 Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
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