Segundo Rodríguez Acosta

Septiembre/2016 Quito – ECUADOR

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Ing. Pet. Segundo Rodríguez Acosta, MBA, MSc(e), PMP PMI-ID: 2337313 PMI Educational Foundation (Voluntario) [email protected] [email protected] Blog: http://investigacionoperativasmra.blogspot.com www.pmi.org www.pmiecuador.org www.pmief.org www.palisade.com www.corporacionelite.org

Grupo de Procesos de Planificación 7. GESTIÓN DE LOS COSTOS La Gestión de los COSTOS del Proyecto incluye los procesos relacionados con: planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos, de manera que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

7.1 Planificar la Gestión de los Costos

• Proceso para establecer las políticas, procedimientos y documentación para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.

7.2 Estimar los costos

• Proceso para desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

7.3 Determinar el Presupuesto

• Proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una línea Base del costo autorizada. 3

7.3.1 Línea Base de los Costos

• •

Es la versión aprobada del PRESUPUESTO, por FASES del proyecto y se utiliza como base de comparación con los resultados reales. Se desarrolla como al suma de los presupuestos aprobados para las diferentes actividades del cronograma.

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7.3.2 Línea Base de los Costos

•

Las estimaciones de costos, que dan lugar a su “Línea Base”, por estar directamente ligados a las actividades del cronograma, permiten disponer de una visión “por fases” de la línea base de costos, que en forma gráfica se representa típicamente como una curva “S”:

Budget At Completion (presupuesto hasta la conclusión)

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Procesos de Gestión de Costos Business Case preliminar

INICIO

Decisión de lanzamiento GO or NO GO

Business case Detallado y programado

PLANIFICACIÓN

- Control y Monitoreo (KPI’s) - Budgeting (presupuesto anual)

EJECUCIÓN Y CONTROL

CIERRE

Línea Base (Baseline) de Costos

6 S. Rodríguez Acosta

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control 7. CONTROL DEL COSTO 7.4.1 Gestión del Valor Ganado (EVM: EARNED VALUE MANAGEMENT)  Es el método para medir el rendimiento del proyecto con respecto a la línea base.  Los resultados del análisis del EVM indican cuál es la “desviación potencial” de las líneas base del cronograma y de los costos del proyecto.  El EVM desarrolla y monitorea las dimensiones principales para cada paquete de trabajo y control de cuenta, que son: el valor planeado (PV), valor ganado (EV) y costo actual (AC).  Las variaciones de la línea base aprobada también deben ser monitoreadas.

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El ”EVM”: EARNED VALUE MANAGEMENT, es una herramienta tan útil que, que, Si se puede ver “gráficamente” lo que realmente se ha hecho frente a lo gastado, las diferencias nos darán las desviaciones en costo y en el cronograma, valores que se los conoce como:

INDICADORES “KPI’s” (Key Performance Indicators) Indicadores Clave de desempeño

 En al siguiente Tabla se presenta un resumen de todos los parámetros, Indicadores y su formulación matemática para su cálculo y análisis, de acuerdo al PMBOK del PMI.

8 S. Rodríguez Acosta

GESTIÓN DEL VALOR GANADO (Earned Value Management): EVM Término Valor Planeado (Planed Value) Valor ganado o trabajado (Earned Value) Costo Actual o Costo real (Actual Cost) Presupuesto hasta la conclusión (Budget At Completion)

Siglas

Criterios

Fórmulas

Interpretación

PV

Valor estimado del trabajo programado a ser realizado (cuánto trabajo debería ser hecho)

EV

Valor estimado del trabajo actualmente (lo que realmente se ha hecho) completado

AC

Costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o componente de la EDT

BAC

Valor presupuestado para todo el proyecto

Variación del Costo (Cost Variance)

CV

Desvío del Costo (valor trabajado menos el costo real)

CV = EV - AC

si CV ˃ 0, eficiente (bajo el presupuesto) si CV ˂ 0, ineficiente (sobre el presupuesto)

Variación del Cronograma (Schedule Variance)

SV

Desvío del cronograma (valor trabajado menos el valor planeado)

SV = EV - PV

si SV ˃ 0, acelerado (cronograma adelantado) si SV ˂ 0, lento (ronograma atrasado)

Indice de Rendimiento del Costo (Cost Performance Index)

CPI

% del valor trabajado con respecto al real (desvío del costo)

% de trabajo por cada $ gastado si CPI ˃ 1, eficiencia en utilización de recursos

Indice de Rend. del Cronograma (Schedule Performance Index)

SPI

% del valor trabajado con respecto al planeado (desvío del cronograma)

% de progreso del cronograma con respecto a lo planeado Lo que costará el proyecto a su terminación, con el CPI actual. EAC = AC + (BAC - EV)

Pronóstico de Estimación a la conclusión (Estimate At Completion)

EAC

Costo necesario para completar el proyecto

Trabajo de ETC a la tasa presupuestada. Es el valor actual más un remanente del presupuesto Factor de corrección Estimación considerando las ineficiencias del CPI y SPI Ponderación de la importancias del SPI y CPI, según criterio del gerente del proyecto.

Indice de desempeño del trabajo por completar (To-Complete Performance Index)

TCPI

Medida de desempeño del costo que se debe alcanzar con los recusos restantes.

Estimación hasta la conclusión (Estimate To Complete)

ETC

Desde este punto, cuánto más se espera que sea el costo para finalizar el trabajo (restante)

VAC

El valor por sobre o por debajo del presupuesto que se espera para finalizar el proyecto

Variación a la conclusión (Variance At Completion)

S. Rodríguez Acosta

Tasa entre el costo del trabajo remanente por hacer con respecto al presupuesto restante para hacerlo. ETC = EAC - AC ETC = BAC - EV (pendiente)

VAC = BAC - EAC

valor de cuanto más costará el proyecto Diferencia entre los costos presupuestados y lo que se estima gastar: 9 si VAC ˃ 0, estará bajo el presupuesto si VAC ˂ 0, estará sobre el presupuesto

Indicadores Clave de Desempeño: KPI’s

• •

• •

•

KPI´s: miden el nivel de desempeño de un proceso.

Compara un dato que refleja la situación actual, con el valor que debería tener de acuerdo al plan del proyecto (ojo: demasiada información es malo, si no se puede o no se sabe como procesarle o interpretarle). Suelen indicarse en forma Gráfica, con una línea objetivo y otra real. Son valores Porcentuales (%), de lo Real con respecto a lo esperado.

Los KPI’s tienen que ver con los 3 tipos de variables (costos – alcance – tiempo) y el “PM” tiene que ser bueno en las 3 cosas (jamás por partes eso no es permisible)

10 S. Rodríguez Acosta

KPI´s: Valor Planificado (PV = Plan Value):

•

Es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar una actividad o un componente de la estructura de desglose de trabajo (EDT).

Valor Ganado o Valor de Trabajo realizado (EV = Earned Value):

•

Es el valor del trabajo completado expresado en términos de presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para una actividad del cronograma o un componente de la EDT.

Costo Real (AC = Actual Cost):

•

Es el costo total en el que se ha incurrido realmente y se ha registrado durante la ejecución del trabajo realizado para una actividad o componente de la EDT. 11

• El Valor Planificado por lo general se traza mostrando los recursos presupuestados acumulados a través de la programación del proyecto. (Curva “S”)

12 S. Rodríguez Acosta

En la siguiente figura se muestra un ejemplo de la marca del valor ganado en el cuarto mes e indica que se ha logrado menos trabajo de lo previsto.

13 S. Rodríguez Acosta

La figura muestra la marca del costo real en el cuarto mes, e indica que la organización ha gastado menos de lo que se ha planeado gastar para lograr el trabajo realizado hasta la fecha.

14 S. Rodríguez Acosta

1.- Desviación e Índice de Desempeño del Costo: CPI

Para evaluar en forma apropiada el cumplimiento del presupuesto de los costos totales del proyecto es necesario comparar el EV con el AC. Esta comparación se puede hacer a través de la Variación del Costo (CV = Cost Variance) o con el Índice de Desempeño del Costo (CPI = Cost Performance Index).  Variación del Costo: CV = EV – AC  Índice de desempeño del Costo: CPI = EV/AC

Interpretación:

• • •

CV = 0

Los Costos están al día

CV ˃ 0

Costos bajo el presupuesto, eficiente.

CV ˂ 0

Costos sobre el presupuesto, ineficiente.

15 S. Rodríguez Acosta

2.- Desviación e Índice de Desempeño del Cronograma: SPI

Para evaluar en forma apropiada el cumplimiento del avance en los tiempos del proyecto es necesario comparar el EV con el PV. Esta comparación se puede hacer a través de la Variación del Cronograma (SV = Schedule Variance) o con el Índice de Desempeño del Cronograma (SPI = Schedule Performance Index).  Variación del Cronograma: SV = EV – PV  Índice de desempeño del Cronograma: SPI = EV/PV

Interpretación:

• • •

SV = 0

Cronograma al día

SV ˃ 0

El proyecto está adelantado

SV ˂ 0

El proyecto va retrasado

16 S. Rodríguez Acosta

Análisis del Valor ganado: Resumen Gráfico Análisis del Valor Ganado: RESUMEN 120% 100% % del Costo Acumulado

EAC

Costo Real (AC)

Este método permite tener integrado en un solo gráfico el seguimiento de los costos y de las actividades realizadas respecto a la Planificación.

BAC

80% CV = desviación del Costo

Línea Base (PV)

60%

SV = desv. planificación

40% Valor ganado (EV)

20%

Es muy útil para hacer predicciones periódicas (Ej: cada 3 meses)

0% 0

10

20

30

40

50

HOY TIEMPO PV

EV

AC

EAC

60

Final Programado

EAC = lo que costará el proyecto a su termnación BAC = valor presupuestado (costo total) para todo el proyecto

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Índices de Desempeño

Del COSTO

Del CRONOGRAMA

CPI

SPI

CPI = 1

Igual a lo planeado

CPI ˂ 1

Menor de lo planeado

CPI ˃ 1

Mayor al Planeado

SPI = 1

Igual a lo planeado

SPI ˂ 1

Menor de lo planeado

SPI ˃ 1

Mayor al Planeado CSI = CPI / SPI

Costo / Cronograma

S. Rodríguez Acosta

CSI

CSI ˃ 0.9

OK

0.8 ˂ CSI ˂ 0.9

Chequee

CSI ˂ 0.8

ALERTA!

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Índices de Desempeño: Resumen de Interpretación •

CPI = Índice de desempeño del Costo

•

SPI = Índice de desempeño del Cronograma (planificación) CPI

ÓPTIMO Debajo el presupuesto, pero cronograma atrasado. Debe gastar más para ponerse al día.

II

CPI ˃ 1

Debajo el presupuesto y cronograma adelantado

SPI ˃ 1

PÉSIMO ESCENARIO Sobre el presupuesto y cronograma atrasado. Replantear el alcance del proyecto?

CPI ˂ 1

SPI ˂ 1

IV

I

SPI

III

Sobre el presupuesto y cronograma adelantado. Reprogramar para ahorrar dinero 19

S. Rodríguez Acosta

Ejemplos de KPI´s: Control y Seguimiento de Costos 80 70

Costo Acumulado ($)

Caso #1: el proyecto va bien o mal?

60 Costos Incurridos = AC

50 40

Líne Base = PV

30 20 10

0 0

10

20

30

40

50

60

Tiempo Línea Base-PV

• •

• •

AC

AC ˃ PV, gasta más de lo presupuestado, es bueno o malo? Depende…….. puede ser que el proyecto esta adelantado, pero va gastando mas rápido? Qué mismo pasa?........ Entonces para concluir, faltan datos. 20 ¿Qué pasa si es a la inversa?...... Es bueno o malo?......Depende……

Control y Seguimiento de Costos 80

Caso #2: el proyecto va bien o mal?

Costo Acumulado ($)

70 Líne Base = PV

60 Costos Incurridos = AC

50 Desviación del Costo: CV = EV - AC

40 30

Valor Ganado = EV

20 10

0 0

10

20

30

40

50

60

Tiempo Línea Base-PV

• • • •

AC

EV

AC ˃ EV, Desviación del Costo ˂ 0, el Valor ganado (lo que realmente se ha hecho) es menor que el costo incurrido, ¿es bueno o malo? Significa que se ha presupuestado mal? Quizá….. Es necesario analizar las “incidencias” del indicador, analizar…. Soluciones? AC ˂ EV, Desviación del Costo ˃ 0, Es un ahorro en costos, por que está 21 mal presupuestado. Generalmente NO ocurre.

Desviación en la Panificación Control y Seguimiento del Cronograma 80

Caso #3: el proyecto va bien o mal?

Costo Acumulado ($)

70

Líne Base = PV

60 50 Desviación en Planificación: SV = EV - PV

40

30 Valor Ganado = EV

20 10

0 0

10

20

30

40

50

60

Tiempo Línea Base-PV

• •

EV

PV ˃ EV, Desviación en Planificación ˂ 0, está retrasado en planificación. PV ˂ EV, Desviación en Planificación ˃ 0, el proyecto está adelantado en planificación. 22

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control 7. GESTIÓN DEL COSTO Ejercicios de clase: Considerar un proyecto con un presupuesto hasta la conclusión (BAC) = $1,345,000.oo y suponer que se lo debe terminar “hoy”, pero solamente se ha avanzado un 80% y que hasta este punto de completación se ha gastado un valor de $1,250,000.oo. ¿Cuáles son las variaciones del costo y del cronograma y sus índices de desviaciones (CV, SV, CPI y SPI)? Valor Planeado = PV =

$1,345,000.00

Hoy:

100%

avance:

80%

Costo Actual = AC = Valor Ganado o trabajado = EV = SV = EV - PV =

= BAC = presupuesto hasta la conclusión

$1,250,000.00 valor gastado $1,076,000.00 80% del planeado -$269,000.00 Variación del cronograma

Interpretación: es ˂ 0, cronograma atrasado

CV = EV - AC = -$174,000.00 Variación del Costo Interpretación: es ˂ 0, gestión ineficiente, sobre el presupuesto

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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN ¿Preguntas? Ing. Pet. Segundo Rodríguez Acosta, MBA, MSc(e), PMP PMI-ID: 2337313 PMI Educational Foundation (Voluntario) [email protected] [email protected] Blog: http://investigacionoperativasmra.blogspot.com www.pmi.org www.pmiecuador.org www.pmief.org www.palisade.com www.corporacionelite.org