SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO
Código: PR-AADMB-BIB-USS
Versión: 01 ANÁLISIS Y ADMISIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 1 de 8 Vigente a partir de 23/11/2015 Elaborado por: Directora de Biblioteca Tec. Sandra Esther Larios Rodríguez Firma:
Lider del SGC-USS Dr. Mario Ramos Moscol Firma:
Aprobado por: Representante de la Dirección Ing. Giuliana Chavarría Carbonel Firma;
1. Objetivo
Este procedimiento documenta las actividades realizadas para el análisis y admisión de material bibliográfico para la biblioteca de la USS.
2. Alcance
Desde el análisis y admisión del material bibliográfico de la USS (comprado y donado) hasta la colocación de la cinta de seguridad en el material bibliográfico.
3. Referencias normativas
• Manual de organización y funciones • Plan de Inversiones de la USS • Resoluciones
4. Definiciones
• Material bibliográfico: Colecciones disponibles en la Biblioteca. • Colección: Conjunto de libros, revistas, suplementos, tesis, boletines, Cds. DVDs, etc • Leyenda: ingresar datos en la hoja de presentación del material bibliográfico. • Cinta de seguridad: cinta magnética que sirve para evitar que el material bibliográfico lo roben.
5. Criterios
• El material bibliográfico entregado por la dirección de logística tiene que ser el que han solicitado los directores de escuela. • El material bibliográfico donado, debe tener importancia académica para la biblioteca de la USS.
6. • Dirección de Logística: entregar el material bibliográfico en buen estado y según Responsabilidad lo requerido es • Áreas de la USS: entregar el material bibliográfico en buen estado y que sea de utilidad. • Directora de la Biblioteca: Responsable del procedimiento, verifica y depura el material bibliográfico que le entregan. • Auxiliar de procesos técnicos: verifica, sella, coloca leyenda y cinta de seguridad al material bibliográfico. 7. Requisitos del La entrega del material bibliográfico debe incluir: acta de entrega y copia de facturas en el caso de los que son comprados y en el caso de los donados Producto: Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO
Código: PR-AADMB-BIB-USS
Versión: 01 ANÁLISIS Y ADMISIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 2 de 8 Vigente a partir de 23/11/2015 Material bibliográfico admitido para la biblioteca de la USS.
documentos como oficios, cartas, etc.
8. Descripción de actividades 8.1 Descripción textual. 8.1.1 Denominación de la etapa: Análisis y admisión del material bibliográfico comprado Registro N° Actividad Responsable Código / Descripción Documento FD-AAMB-BIB-USS
1 Revisar el material bibliográfico Directora de recepcionado para verificar su Biblioteca estado. Auxiliar de procesos técnicos
Formato digital de Análisis y admisión de material bibliográfico de la biblioteca de la USS.
2 Seleccionar por colecciones el Directora de material bibliográfico y por Biblioteca escuelas profesionales. Auxiliar de procesos técnicos
Este documento Facturas contiene la relación FD-AAMB-BIB-USS de material bibliográfico adquirido.
3 Verificar si el material bibliográfico comprado está de acuerdo con la factura y la relación de material bibliográfico que se había solicitado.
Documentos que Facturas contienen el listado FD-PLR-BIB-USS FD-AAMB-BIB-USS de material bibliográfico comprado. Formato digital de Pedido de libros y revistas de la biblioteca de la USS Formato digital de Análisis y admisión de material bibliográfico de la biblioteca de la USS.
Directora de Biblioteca Auxiliar de procesos técnicos
4 Forrar el material bibliográfico Registro de control Auxiliar de comprado que fue admitido, de material entregado Cuaderno de cargo procesos técnicos al auxiliar de 5 Sellar el material bibliográfico Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO
Código: PR-AADMB-BIB-USS
Versión: 01 ANÁLISIS Y ADMISIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 3 de 8 Vigente a partir de 23/11/2015 que ya fue admitido.
procesos técnicos.
6 Registrar en la hoja de presentación del material bibliográfico la leyenda con los siguientes datos: número de factura, razón social, fecha, costo, escuela a la que pertenece el material bibliográfico. 7 Colocar la cinta de seguridad al Registro de control material bibliográfico Auxiliar de de material entregado Cuaderno de cargo procesos técnicos al auxiliar de comprado. procesos técnicos. 8.1.2 Denominación de la etapa: Análisis y admisión del material bibliográfico donado Registro N° Actividad Responsable Código / Descripción Documento 1 Revisar el material bibliográfico donado interno y externo, si está en buen estado, está de acuerdo con el documento que lo envían y la importancia y cantidad de ejemplares que se deben quedar. En el caso de las tesis lo revisa la asistente de biblioteca.
Directora de Documentos que Biblioteca contienen la relación de Asistente de material bibliográfico biblioteca donado.
Cartas Correo electrónico Oficios
2 Seleccionar por colecciones y por Directora de Documentos que escuelas el material bibliográfico Biblioteca contienen la relación de donado. material bibliográfico donado.
Cartas Correo electrónico Oficios
3 Enviar el material bibliográfico Directora de Documento que contiene donado para ser registrado como Biblioteca la relación de material patrimonio de la USS a excepción bibliográfico donado para de las tesis. ser registrado como patrimonio de la USS. Formato digital de registro de material bibliográfico donado para la biblioteca
Oficio FD-RMBD-BIBUSS
Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO
Código: PR-AADMB-BIB-USS
Versión: 01 ANÁLISIS Y ADMISIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 4 de 8 Vigente a partir de 23/11/2015 de la USS 4 Entregar a la dirección de biblioteca Director el material bibliográfico donado, Logística que ya fue registrado con su código de inventario,
de Documento que contiene Acta la relación de material entrega bibliográfico donado con su respectivo código de inventario.
de
5 Recepcionar el material Dirección de Documento que contiene Acta bibliográfico donado con su código Biblioteca la relación de material entrega de inventario. bibliográfico donado con su respectivo código de inventario.
de
6 Forrar el material bibliográfico Auxiliar donado procesos técnicos 7 Sellar el donado
material
de Registro de control de Cuaderno de material entregado al cargo auxiliar de procesos técnicos
bibliográfico
8 Registrar la leyenda en la hoja de presentación del material bibliográfico donado, cerca al lomo del libro, con lápiz la leyenda con los siguientes datos: número de documento, nombre de la persona o institución que realizo la donación, fecha y escuela a la que va a pertenecer el material bibliográfico.
Asistente biblioteca Auxiliar procesos técnicos
9 Colocar la cinta de seguridad al Auxiliar material bibliográfico donado. procesos técnicos
de Documentos que contienen la relación de de material bibliográfico donado.
de
Cartas Correo electrónico Oficios
Registro de control de material entregado al Cuaderno de auxiliar de procesos cargo técnicos.
8.2.1 Diagrama de flujo 8.2.1.1 Diagrama de flujo del Análisis y admisión del material bibliográfico comprado Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO
Código: PR-AADMB-BIB-USS
Versión: 01 ANÁLISIS Y ADMISIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 5 de 8 Vigente a partir de 23/11/2015
Inicio/Fin del proceso
Operación Actividad
Decisión
Documento
Procesamiento informático
Procedimiento Conector de definido flujo dentro
de la pagina
Conector de flujo a otra pagina
Los símbolos se unen por flechas La flecha continua ( ) se usa para indicar flujo de documentos La flecha discontinua ( )se usa para indicar flujo de información PROVEEDORES
DIRECTOR DE LOGISTICA
DIRECTORA DE BIBLIOTECA
AUXILIAR DE PROCESOS TECNICOS
DIRECTORA DE PLANIFICACIÓN
SECRETARIA GENERAL
CONSEJO UNIVERSITARI O
Inicio
Revisar
Seleccionar por escuelas
Revisar
Seleccionar por escuelas
Verificar
Forrar
Sellar
Registrar Leyenda
Colocar la cinta de seguridad
Fin del proceso
8.2.1.2 Diagrama de flujo del Análisis y admisión del material bibliográfico donado Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO
Código: PR-AADMB-BIB-USS
Versión: 01 ANÁLISIS Y ADMISIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 6 de 8 Vigente a partir de 23/11/2015
Inicio/Fin del proceso
Operación Actividad
Decisión
Documento
Procesamiento informático
Procedimiento Conector de definido flujo dentro
de la pagina
Conector de flujo a otra pagina
Los símbolos se unen por flechas La flecha continua ( La flecha discontinua ( PROVEEDORES
DIRECTOR DE LOGISTICA
) se usa para indicar flujo de documentos )se usa para indicar flujo de información DIRECTORA DE BIBLIOTECA
AUXILIAR DE PROCESOS TÉCNICOS
DIRECTORA DE PLANIFICACIÓN
SECRETARIA GENERAL
CONSEJO UNIVERSITARI O
Inicio
Revisar material bibliográfico donado
Seleccionar
Registrar
Entrega r
Enviar material bibliográfico donado para ser ingresado Recepcionar material
Forrar y sellar
bibliográfico
Registrar Leyenda
Colar Cinta de seguridad
Fin del proceso
9. Tabla de Control de Registros.
Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO
Código: PR-AADMB-BIB-USS
Versión: 01 ANÁLISIS Y ADMISIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 7 de 8 Vigente a partir de 23/11/2015 N°
Descripción
1 Es el formato digital de pedido de libros, revistas y bases de datos
Registro
Responsable
FD-PLRBD-BIB-USS
Directores escuela
2 Son los documentos Oficios que envían la Cartas comunidad Correo electrónico universitaria y las instituciones externas 3 Son los documentos Acta de entrega que entrega la Fotocopias dirección de logística a facturas la dirección de biblioteca
Comunidad Universitaria Instituciones externas
Director de logística
Lugar de archivo
Tiempo de retención
de En el servidor de Permanente la USS
En el servidor de Permanente la USS En archivo físico
de En archivo físico Permanente
4 Es el formato digital de análisis y admisión de material bibliográfico
FD-AAMB-BIB-USS
Directora biblioteca
de En digital
5 Es el formato digital de registro de material bibliográfico donado
FD-RMBD-BIB-USS
Directora biblioteca
de En archivo físico Permanente y digital
Directora biblioteca
de En físico
6 Registro de control de Cuaderno de cargo material entregado al auxiliar de procesos técnicos
archivo Permanente
(6 meses)
Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO
Código: PR-AADMB-BIB-USS
Versión: 01 ANÁLISIS Y ADMISIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 8 de 8 Vigente a partir de 23/11/2015 10. Tabla de control de cambios. Aspecto cambiado Versión
Fecha
Ïtem
Antes
Despues
Razones
Persona que solicitó el cambio
11. Anexos.
Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes
