SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elaborado por: Lider del SGC-USS Dr. Mario Ramos Moscol Firma:

Revisado por: Directora de Evaluación, Acreditación y Certificación Ing. Giuliana Chavarría Carbonel Firma:

Código: PR-CDR-SGC-USS Versión: 01 Hoja: 1 de 14 Vigente a partir de: 23/12/15

Aprobado por: Representante de la Dirección Ing. Giuliana Chavarría Carbonel Firma:

1. Objetivo

Asegurar el adecuado control de los documentos y registros requeridos por el SGC-USS de acuerdo al item 4.2.3 de la Norma ISO 9001-2008, proponiendo una metodología para la correcta utilización de los documentos vigentes, evitando así la ocurrencia de no conformidades generadas por el uso de documentos obsoletos.

2. Alcance

Este procedimiento se aplicará a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la USS incluye las actividades de generación, actualización, revisión, aprobación, distribución y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la USS.

3. Referencias normativas

• Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000. • Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos Norma ISO 9001.

4. Definiciones

• Documento: Referido a todo tipo de información y a su medio de soporte. • Documento Externo: Documento generados por organismos externos a la USS y se ha determinado que son requeridos para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad de la USS. Pueden ser normas legales, manuales, etc. • Documento Interno: Documento elaborado por la USS, requerido por la Norma ISO 9001-2008 con la finalidad de estandarizar las actividades desarrolladas en el ámbito de la organización. Pueden ser: políticas, objetivos, manuales, procesos, procedimientos, guías, instructivos, formatos y similares. • Documento Obsoleto: Documento que ha perdido vigencia y ha sido reemplazado por una nueva versión.

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

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• Formato: Tipo de documentos interno que sirve como soporte para registrar la información y recopilación de datos. • Gestión de un documento: Equivale a realizar actividades de creación, modificación o anulación de un documento. • Guia: Documento que incluye los principios o procedimientos para realizar alguna tarea. • Instructivo: Forma de desarrollar una actividad referida generalmente a un procedimiento, cuyo fin principal es detallar la actividad en sí. • Manual: Documento que especifica la forma de administrar determinada actividad o proceso dentro de la USS. Puede ser: manual de la calidad, manual de organización y funciones, entre otros. • Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo las actividades de un proceso • Proceso: Conjunto de procedimientos mutuamente relacionados o que interactuan, los cuales transforman elementos de entrada en resultados. • Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Los registros pueden ser físicos o digitales y pueden provenir de formatos en algunos casos. 5. Criterios

• Los documentos deberán estar debidamente elaborados, revisados y aprobados en las instancias correspondientes. • Los documentos son aprobados por el Representante de la Dirección, informando a Rectorado. • Los procedimientos documentados deben ser difundidos para conocimiento de los responsables de proceso y colaboradores. • Los documentos oficiales y vigentes están disponibles en la página web de la DEAC dentro del portal de la USS, cualquier otra versión es considerada como obsoleta. • Se consideran documentos vigentes y controlados aquellos que aparecen oficialmente en la página del SGC de la USS y que se puede acceder a ellos tanto para consulta o impresión. • Los documentos originales bajo custodia de la DEAC contienen las firmas de los responsables, mientras que los documentos digitales no contienen firmas. • Los documentos autorizados deben publicarse en la página del SGC-USS al día siguiente hábil de la fecha de autorización.

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

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• Los documentos entrar en vigor a partir de su publicación. • Los procedimientos documentados se revisan periódicamente por lo menos una vez al año. • Los documentos de origen externo son identificados por su nombre y fecha, siendo los responsables de los procesos pertinentes quienes deben comunicar a la DEAC su vigencia. • Todo documento impreso del SGC-USS debe llevar la siguiente leyenda: "Toda copia en PAPEL es un Documento NO Controlado, con excepción del original que está bajo la custodia de la DEAC". • Queda prohibida la impresión de cualquier documento del SGC-USS bajo responsabilidad. • Los responsables de los procesos asegurar la generación, codificación y almacenamiento de los registros. • La conservación de los registros está a cargo de los responsables de los proceso evitando el deterioro, pérdida o destrucción. • El tiempo de almacenamiento de los registros está definido en la lista maestra de control de registros. • Un registro tiene los estados: Vigente (cuando está disponible, dentro del tiempo establecido), Conservado (Ha vencido el tiempo establecido para su almacenamiento, se coloca un sello de NO VIGENTE, y es usado solo como consulta posterior), Eliminado (Se descarta el registro). 6. Responsabilidades • El colaborador (responsable del proceso o procedimiento) que elabora o modifica un documento del SGC-USS deberá seguir las indicaciones establecidas en este procedimiento. • El Lider del Sistema de Gestión de la Calidad es responsable de capacitar a los colaboradores y proporcionar asesoría en la redacción y mantemiento de los documentos del SGC. • El Representante de la Dirección es el responsable de hacer cumplir lo especificado en el presente procedimiento a todos los colaboradores que tengan asignados documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. 7. Requisitos del • Todo documento del SGC-USS debe estar de acuerdo con el M-C-SGC-USS Producto: y en este procedimiento. Documento del SGCUSS Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

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8. Descripción de actividades

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• El procedimiento para dar tratamiento a los documentos del SGC-USS es el siguiente:

8.1. Descripción textual 8.1.1 Creación, modificación y anulación de documentos N°

Actividad

Responsable

Registro Descripción

Código

1 Solicitar la creación, Responsable del área Documento que modificación o anulación de un involucrada. formaliza la documento. Solicitud de creación, Comunicar al área involucrada RED modificación o el requerimiento de creación, anulación de un modificación o anulación del documento del documento. SGC.

F-GD-SGC-USS

2 Programar una reunión de trabajo.

F-PRT-SGC-USS

3

Asistente de la DEAC

Realizar una reunión de trabajo RED. para elaborar el borrador del documento (Responsable del proceso, Líder del SGC, RED).

Documento que contiene la programación de la reunión de trabajo.

Documento que F-ACTA-USS evidencia la realización de la reunión de trabajo.

4 Recibir y revisar el documento en borrador.

RED

Documento que evidencia la revisión del documento del SGC.

F-GD-SGC-USS

5 Aprobar el documento

RED

Documento que evidencia la aprobación del

F-GD-SGC-USS

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

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documento del SGC. 6 Publicar en el portal del SGCUSS

Asistente DEAC

Documento que evidencia la publicación en el Portal WEB.

F-GD-SGC-USS

8.1.2 Revisión de documentos N°

Actividad

1 Elaborar el cronograma de revisión de documentos. (Al final de un semestre)

Responsable Representante de la Dirección.

Registro Descripción

Código

Documento que formaliza el Cronograma de revisión de documentos del SGC.

F-CRD-SGC-USS

2 Realizar las reuniones de Representante de la trabajo para revisar los Dirección. documentos.(RED, responsables de los procesos)

Documento que F-ACTA-USS evidencia la realización de la reunión de trabajo.

3 Actualizar documentos.

Documento que evidencia la actualización de los documentos del SGC.

Asistente DEAC.

F-GD-SGC-USS

8.1.3 Documentos obsoletos N°

Actividad

1 Determinar obsoletos.

los

Responsable

Registro Descripción

documentos Asistente de calidad Documento SGC que

Código del Documento ha obsoleto.

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

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Código: PR-CDR-SGC-USS Versión: 01

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Hoja: 6 de 14 Vigente a partir de: 23/12/15

perdido vigencia. 2 Enviar el documento carpeta obsoletos

a

la Asistente de calidad Contenido de la Repositorio carpeta obsoletos documentos

de

8.1.4 Control de Registros N°

Actividad

Responsable

Registro Descripción

Código

1

Generar el Registro y codificarlo

Responsable de la Documento que actividad evidencia la Codificación del registro del SGC.

Referido al código específico asignado al registro

2

Almacenar el registro

Responsable de la Documento que DA-LR-SGC-USS actividad contiene la Lista de control de registros del SGC.

8.2 Diagrama de flujo

Inicio/Fin del proceso

Operación Actividad

Decisión

Documento

Procesamiento informático

Procedimiento Conector de definido flujo dentro

de la pagina

Conector de flujo a otra pagina

Los símbolos se unen por flechas La flecha continua ( ) se usa para indicar flujo de documentos La flecha discontinua ( )se usa para indicar flujo de información

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Código: PR-CDR-SGC-USS Versión: 01 Hoja: 7 de 14 Vigente a partir de: 23/12/15

8.2.1 Creación, modificación y anulación de documentos RESPONSABLE DEL AREA INVOLUCRADA Inicio

Solicitar la creación, modificación o anulación de un documento

RED

ASISTENTE DEAC

Comunicar al área involucrada el requerimiento de creación, modificación o anulación del documento

Programar una reunión de trabajo

Realizar reunión de trabajo para elaborar borrador del documento

Recibir y revisar el documento

Aprobar el documento

Publicar en el portal SGC-USS

Fin

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Código: PR-CDR-SGC-USS Versión: 01 Hoja: 8 de 14 Vigente a partir de: 23/12/15

8.2.2 Revisión de documentos RED

ASISTENTE DEAC

Inicio

Elaborar el cronograma de revisión de documentos

Realizar las reuniones de trabajo para revisar los documentos

Actualizar documentos

Fin

8.2.3 Documentos obsoletos ASISTENTE DEAC Inicio

Determinar los documentos obsoletos

Enviar la documentación a la carpeta obsoletos

Fin

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Código: PR-CDR-SGC-USS Versión: 01 Hoja: 9 de 14 Vigente a partir de: 23/12/15

8.2.4 Control de Registros RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD Inicio

Generar el registro y codificarlo

Almacenar el registro

Fin

9. Tabla de Control de Registros. 9.1 Creación, modificación y anulación de documentos N°

Descripción

Registro

Responsable

Lugar de archivo

Tiempo de retención

1 Documento que formaliza la Solicitud de creación, modificación o anulación de un documento del SGC.

F-GD-SGC-USS

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

2 Documento que contiene la programación de la reunión de trabajo.

F-PRT-SGC-USS

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

3 Documento que evidencia la realización de la reunión de trabajo.

F-ACTA-USS

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

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Código: PR-CDR-SGC-USS Versión: 01 Hoja: 10 de 14 Vigente a partir de: 23/12/15

4 Documento que evidencia la revisión del documento del SGC.

F-GD-SGC-USS

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

5 Documento que evidencia la aprobación del documento del SGC.

F-GD-SGC-USS

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

6 Documento que evidencia la publicación en el Portal WEB.

F-GD-SGC-USS

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

Responsable

Lugar de archivo

Tiempo de retención

9.2 Revisión de documentos N°

Descripción

Registro

1 Documento que formaliza el Cronograma de revisión de documentos del SGC.

F-CRD-SGC-USS

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

2 Documento que evidencia la realización de la reunión de trabajo.

F-ACTA-USS

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

3 Documento que evidencia la actualización de los documentos del SGC.

F-GD-SGC-USS

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

Responsable

Lugar de archivo

Tiempo de retención

9.3 Documentos obsoletos N°

Descripción

Registro

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

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1 Documento del SGC Documento que ha perdido obsoleto. vigencia. 2 Contenido de carpeta obsoletos

Código: PR-CDR-SGC-USS Versión: 01 Hoja: 11 de 14 Vigente a partir de: 23/12/15

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

Registro

Responsable

Lugar de archivo

Tiempo de retención

Referido al código específico asignado al registro

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

Secretaria DEAC

Archivador

05 años

la Repositorio documentos

de

9.4 Control de Registros N°

Descripción

1 Documento que evidencia la Codificación del registro del SGC.

2 Documento que F-LCR-PR-USS contiene la Lista de control de registros del SGC.

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO

Código: PR-CDR-SGC-USS Versión: 01

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Hoja: 12 de 14 Vigente a partir de: 23/12/15

10. Tabla de control de cambios. Aspecto cambiado Versión

Fecha

Ïtem

Antes

Despues

Razones

Persona que solicitó el cambio

11. Anexos. 11.1 Estructura de los documentos. 11.1.1 Cabecera de los documentos. Los documentos del SGC-USS deben incluir como cabecera en todas sus páginas la siguiente información: SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS TIPO DE DOCUMENTO LOGO DEL SGC-USS

CODIGO: VERSION:

DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO

HOJA: VIGENTE A PARTIR DE:

11.1.2 Evidencia de elaboración, revisión y aprobación. Todo documento debe ser elaborado, revisado y aprobado, la evidencia se encuentra en la primera página debajo de la cabecera. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: (Responsable del proceso) (Lider del SGC-USS) (Representante de la Dirección) Firma: Firma: Firma:

11.1.4. Codificación de los documentos La codificación de documentos está documentada en G-CD-SGC-USS 11.1.5. Versiones de los documentos Los documentos elaborados, revisados y aprobados por primera vez se inician en la versión 01, las siguientes versiones se incrementan en uno. Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO

Código: PR-CDR-SGC-USS Versión: 01

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Hoja: 13 de 14 Vigente a partir de: 23/12/15

11.1.6. Tabla de control de cambios. Se debe mantener un histórico de cambios registrados en una tabla con la siguiente estructura y se incluye al final de todos los documentos (antes de los anexos, cuando existan). Aspecto cambiado Versión

Fecha

Ïtem

Antes

Despues

Razones

Persona que solicitó el cambio

11.1.7 Contenido del manual de gestión de la calidad 1. Generalidades (Objetivos y alcance del manual, Referencias normativas, Lineamientos para su uso, Presentación, Satos generales y Antecedentes de la USS). 2. Descripción de los requisitos de la Norma ISO 9001:2008. 3. Sistema de gestion de la calidad: (Requisitos generales, Requisitos de la documentación) 4. Responsabilidad de la direccion: (Compromiso de la dirección, Enfoque al cliente, Politica de la calidad, Planificación, Responsabilidad. autoridad y comunicación, Revisión por la dlrección) 5. Gestión de los recursos: (Provisión de recursos, Recursos humanos, infraestructura, Ambiente de trabajo) 6. Realización del producto: (Planificaclón de la realización del producto, Procesos relacionados con el cliente, Disefio y desarrollo, Compras, Producción y prestación del serviclo, Control de los equipos de seguimiento y de medición) 7. Medición. análisis y mejora: (Genera1idades, Seguimiento y medidión, Control del producto no conforme, Análisis de datos, Mejora) 11.1.8. Contenido del mapa de procesos. El contenido de un mapa de procesos se encuentra definido en el DA-MP-SGC-USS. 11.1.9. Contenido de la caracterización de procesos. El contenido de un documento de caracterización de proceso se encuentra definido en el F-CP-SGCUSS. 11.1.10. Contenido del procedimiento documentado. Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

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Código: PR-CDR-SGC-USS Versión: 01 Hoja: 14 de 14 Vigente a partir de: 23/12/15

El contenido de un procedimiento documentado se encuentra definido en el F-PR-SGC-USS. 11.1.11. Listado maestro de los documentos internos. El listado de documentos internos se encuentra definido en el DA-LDI-SGC-USS. 11.1.12. Listado maestro de los documentos externos. El listado de documentos externos se encuentra definido en el DA-LDE-SGC-USS. 11.1.13. Listado maestro de registros. El listado de registros se encuentra definido en DA-LR-SGC-USS.

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.