SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO

Código: PR-IMB-BIB-USS:

Versión: 01 INDIZACIÓN DE MATERIAL Hoja: 1 de 4 BIBLIOGRÁFICO Vigente a partir de: 23/11/2015 Elaborado por: Directora de Biblioteca Tec. Sandra Esther Larios Rodríguez Firma:

Lider del SGC-USS Dr. Mario Ramos Moscol Firma:

Aprobado por: Representante de la Dirección Ing. Giuliana Chavarría Carbonel Firma:

1. Objetivo

Este procedimiento documenta las actividades realizadas para la indización del material bibliográfico para la biblioteca de la USS.

2. Alcance

Desde el análisis documental para representar y describir el contenido de los documentos, hasta la asignación de palabras claves o vocabularios controlados (descriptores, términos o encabezamientos de materia).

3. Referencias normativas

• Reglas de catalogación angloamericanas

4. Definiciones

• Descriptores: palabra simple que se utiliza en el lenguaje de indización, se puede reemplazar por una palabra o grupo de palabras conceptuales. • Encabezamiento de materias: es un lenguaje documental pre coordinado y de estructura combinatoria o asociativa.

5. Criterios

• Utilizar las reglas de catalogación angloamericanas para indizar. • Utilizar en algunas ocasiones criterio personal para indizar el material bibliográfico. • Utilizar términos de búsqueda fácil para los usuarios.

6. Responsabilidades • Directora de la Biblioteca: Responsable del procedimiento y realiza indización del material bibliográfico • Auxiliar de procesos técnicos: realiza la indización del material bibliográfico 7. Requisitos del Producto: Material bibliográfico indizado.

El material bibliográfico debe estar indizado por lo menos con dos términos.

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes

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Versión: 01 INDIZACIÓN DE MATERIAL Hoja: 2 de 4 BIBLIOGRÁFICO Vigente a partir de: 23/11/2015 8. Descripción de actividades 8.1 Descripción textual. 8.1.1 Indización de material bibliográfico Registro N°

Actividad

Responsable

Descripción

Código / Documento

1

Analizar el material bibliográfico ya codificado para ver qué términos se van a utilizar para su indización.

Directora de Es el formato FD-AUMB-BIBbiblioteca digital en el cual USS Auxiliar de procesos están ingresados técnicos los datos del material bibliográfico.

2

Asignar los descriptores o encabezamientos de materias al material bibliográfico de acuerdo a su contenido.

Directora de Es el formato FD-IMB-BIB-USS biblioteca digital de Auxiliar de procesos indización del técnicos material bibliográfico.

8.2.1 Diagrama de flujo de la indización del material bibliográfico

Inicio/Fin del proceso

Operación Actividad

Decisión

Documento

Procesamiento informático

Procedimiento Conector de definido flujo dentro

de la pagina

Conector de flujo a otra pagina

Los símbolos se unen por flechas La flecha continua ( ) se usa para indicar flujo de documentos La flecha discontinua ( )se usa para indicar flujo de información

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PROVEEDORES

DIRECTOR DE LOGISTICA

DIRECTORA DE BIBLIOTECA

AUXILIAR DE PROCESOS TECNICOS

DIRECTORA DE PLANIFICACIÓN

SECRETARIA GENERAL

CONSEJO UNIVERSITARI O

Inicio

Analizar el material bibliográfico

Analizar el material bibliográfico

Asignar descriptores o encabezamiento de materia Asignar descriptores o encabezamient o de materia descriptores o encabezamiento de materia encabezamiento de materia de materia Fin del Fin del proceso proceso

9. Tabla de Control de Registros. N° Descripción

1 Es el formato digital de indización del material bibliográfico

Registro FD-IMB-BIB-USS

2 Es el formato digital en FD-AUMB-BIBel cual están USS ingresados los datos del material bibliográfico.

Responsable

Lugar de archivo

Tiempo de retención

Directora de biblioteca Auxiliar de procesos técnicos

Físico y digital

Físico (1 mes)

Directora de Biblioteca Auxiliar de procesos técnicos

Digital (permanente) En el servidor de la USS

Permanente

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Versión: 01 INDIZACIÓN DE MATERIAL Hoja: 4 de 4 BIBLIOGRÁFICO Vigente a partir de: 23/11/2015 10. Tabla de control de cambios. Aspecto cambiado Versión

Fecha

Ïtem

Antes

Despues

Razones

Persona que solicitó el cambio

11. Anexos.

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