SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO

Código: PR-PFMB-BIB-USS

Versión: 01 PREPARACIÓN FÍSICA DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 1 de 4 Vigente a partir de: 23/11/2015 • Elaborado por: • Directora de Biblioteca • Tec. Sandra Esther Larios Rodríguez Firma:

• Lider del SGC-USS • Dr. Mario Ramos Moscol Firma:

Aprobado por: Representante de la Dirección Ing. Giuliana Chavarría Carbonel Firma;

1. Objetivo

Este procedimiento documenta las actividades realizadas para la preparación del material bibliográfico para la biblioteca de la USS.

2. Alcance

Desde la elaboración de la etiqueta con el código hasta su colocación en el material bibliográfico de la USS.

3. Referencias normativas

• El color de etiquetas es de acuerdo a cada sala

4. Definiciones

• Código: es la formación de la clasificación, la notación interna, año de edición, tomo, volumen y ejemplar.

5. Criterios

• • • •

6. Responsabilidades • • • • 7. Requisitos del Producto: Material bibliográfico etiquetado.

Para las etiquetas de la sala 1 se debe utilizar el papel de color celeste Para las etiquetas de la sala 2 se debe utilizar el papel de color amarillo Para las etiquetas de la sala 3 se debe utilizar el papel de color verde agua Para las etiquetas de la hemeroteca y mediateca se debe utilizar el papel de color blanco. Directora de la Biblioteca: Responsable del procedimiento Asistente de biblioteca: elabora y coloca etiquetas. Auxiliar de procesos técnicos: elabora y coloca etiquetas. Auxiliares de atención y difusión: ordenan en los estantes el material bibliográfico preparado físicamente.

Las etiquetas deben ser de un solo tamaño 4 cm por 3.5 cm. Y estar colocadas a 3.5 cm de la base del material bibliográfico a excepción de las revistas, suplementos, boletines, CD-ROM y DVD que se colocan a partir de su borde superior hacia abajo.

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO

Código: PR-PFMB-BIB-USS

Versión: 01 PREPARACIÓN FÍSICA DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 2 de 4 Vigente a partir de: 23/11/2015 8. Descripción de actividades 8.1 Descripción textual. 8.1.1 Denominación de la etapa: preparación física del material bibliográfico Registro N° Actividad Responsable Descripción

Código / Documento

1 Elaborar las etiquetas con el código del material bibliográfico e imprimir en papeles de colores según el color asignado a cada sala de lectura.

Directora de biblioteca Asistente de biblioteca Auxiliar de procesos técnicos

Es el formato digital FD-PFMB-BIBque contiene la plantilla USS para la elaboración de las etiquetas.

2 Colocar las etiquetas en el material bibliográfico de acuerdo a los criterios especificados y requisitos del producto.

Directora de biblioteca Asistente de biblioteca Auxiliar de procesos técnicos

Son los documentos en Facturas el cual figuran la relación de material bibliográfico y a qué escuela académica pertenecen.

3 Revisar que el material bibliográfico este completo con su preparación física (forrado, etiquetado y sellado).

Directora de biblioteca Asistente de biblioteca Auxiliar de procesos técnicos

Son los documentos en Facturas el cual figuran la relación de material bibliográfico y a qué escuela académica pertenecen.

4 Entregar a los auxiliares de atención y difusión, el material bibliográfico que ya está listo, para que sean colocados en los estantes de las salas que les corresponde.

Directora de biblioteca Asistente de biblioteca Auxiliar de procesos técnicos

Son los documentos en Facturas el cual figuran la relación de material bibliográfico y a qué escuela académica pertenecen.

5 Ordenar el material bibliográfico que ya está procesado en los estantes de acuerdo a su código.

Auxiliar de atención y difusión

Son los documentos en Facturas el cual figuran la relación de material bibliográfico y a qué escuela académica pertenecen.

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO

Código: PR-PFMB-BIB-USS

Versión: 01 PREPARACIÓN FÍSICA DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 3 de 4 Vigente a partir de: 23/11/2015 8.2.1 Diagrama de flujo de la preparación física del material bibliográfico

Inicio/Fin del proceso

Operación Actividad

Decisión

Documento

Procesamiento informático

Procedimiento Conector de definido flujo dentro

de la pagina

Conector de flujo a otra pagina

Los símbolos se unen por flechas La flecha continua ( ) se usa para indicar flujo de documentos La flecha discontinua ( )se usa para indicar flujo de información

PROVEEDORES

ASISTENTE BIBLIOTECA

DIRECTORA DE BIBLIOTECA

AUXILIAR DE PROCESOS TECNICOS

AUXILIARES DE ATENCIÓN DIFUSIÓN

SECRETARIA GENERAL

CONSEJO UNIVERSITARI O

Inicio

Elaborar las etiquetas

Elaborar las etiquetas

Elaborar las etiquetas

Colocar etiquetas

Colocar etiquetas

Colocar etiquetas

Revisar

Revisar

Revisar

Entregar material bibliográfico listo

Entregar material bibliográfico listo

Entrega material bibliográfico listo

Ordenar en los estantes

Fin del proceso

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001 SGC-USS PROCEDIMIENTO

Código: PR-PFMB-BIB-USS

Versión: 01 PREPARACIÓN FÍSICA DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Hoja: 4 de 4 Vigente a partir de: 23/11/2015 9. Tabla de Control de Registros. N° Descripción

Registro

Responsable

Lugar de archivo

1 Es el formato digital de FD-PFMB-BIB- Directora de En la preparación física USS biblioteca digital del material Asistente de bibliográfico biblioteca Auxiliar de procesos técnicos 2 Son los documentos en Facturas el cual figuran la relación de material bibliográfico y a qué escuela académica pertenecen.

Tiempo de retención

archivo Permanente

Directora de En archivo físico Permanente biblioteca Asistente de biblioteca Auxiliar de procesos técnicos

10. Tabla de control de cambios. Aspecto cambiado Versión

Fecha

Ïtem

Antes

Despues

Razones

Persona que solicitó el cambio

11. Anexos.

Nota: Cualquier impreso de este documento, se considera copia NO CONTROLADA. El documento original se encuentra en la DEAC con las firmas correspondientes.