VI Wyjazdowa Sesja Naukowa Doktorantów Politechniki Łódzkiej Rogów, 11 – 13 kwietnia 2016r.

Regulamin Konferencji §1 Postanowienia ogólne 1. Niniejszy dokument jest regulaminem VI Wyjazdowej Sesji Naukowej Doktorantów Politechniki Łódzkiej zwanej dalej Konferencją, która odbędzie się w dniach 11 - 13 kwietnia 2016r. na terenie Centrum Edukacji Przyrodniczo – Leśnej w Rogowie, ul. Leśna 5a 95-063 Rogów. 2. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się: a. Organizator: Samorząd Doktorantów Politechniki Łódzkiej; b. Uczestnik: osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji poprzez wysłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie Organizatora (dokt.p.lodz.pl). 3. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Konferencji i zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej aktualnych informacji. 4. W ramach konferencji przewidziane są prezentacje ustne i plakatowe w języku angielskim. 5. Za język Konferencji przyjmuje się język angielski. 6. Konferencja ma charakter interdyscyplinarny. 7. Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników. 8. Wszystkie terminy zawarte w niniejszym regulaminie są obligatoryjne i nieprzekraczalne.

§2 Zgłoszenie udziału 1. Konferencja skierowana jest do doktorantów Politechniki Łódzkiej oraz innych uczelni wyższych i jednostek naukowo-badawczych. 2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest: a. przesłanie drogą elektroniczną, do dnia 31 stycznia 2016r., formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Organizatora; b. nadesłanie abstraktu zgodnego z formatką, do dnia 16 lutego 2016r., dostępną na stronie internetowej Organizatora; c. uiszczenie opłaty konferencyjnej w wysokości 200zł do dnia 16 lutego 2016r. 3. Organizator ma prawo do przedłużenia terminu zgłoszeń. Ewentualna decyzja zostanie umieszczona na stronie internetowej Organizatora. 4. Każdy Uczestnik może zgłosić tylko jedną propozycję wystąpienia konferencyjnego (prezentacji ustnej lub plakatu) o charakterze naukowo-badawczym lub przeglądowym. Organizator może wnioskować o zmianę formy wystąpienia. 5. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego. 6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza błędnych danych Uczestnika.

str. 1

VI Wyjazdowa Sesja Naukowa Doktorantów Politechniki Łódzkiej Rogów, 11 – 13 kwietnia 2016r.

§3 Opłata konferencyjna 1. Opłata konferencyjna wynosi 200zł i nie podlega negocjacji. 2. Opłata konferencyjna powinna zostać uiszczona do dnia 16 lutego 2016r. Po przekroczeniu terminu Organizator ma prawo do skreślenia Uczestnika z listy uczestników Konferencji. 3. W ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia Uczestnik ma prawo do bezpłatnej rezygnacji z udziału w Konferencji. Po upływie ww. terminu Uczestnik zobowiązany jest do uiszczenia opłaty konferencyjnej nawet w przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji. 4. Na życzenie Uczestnika może być wystawiona faktura VAT za uczestnictwo w Konferencji. 5. Dane do przelewu zostaną podane drogą elektroniczną wraz z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji. 6. Opłata konferencyjna pokrywa koszty: a. uczestnictwa w obradach; b. materiałów konferencyjnych; c. noclegów; d. pełnego wyżywienia.

§4 Obrady 1. Obrady odbywają się w sali konferencyjnej Domu Studenckiego „Jodełka” w języku angielskim. 2. Czas wystąpienia ustnego wynosi 10 minut na prezentację i dyskusję. 3. Dyskusje odbywają się bezpośrednio po wystąpieniu. 4. Moderator bloku w sytuacjach nadzwyczajnych może skrócić czas prezentowanej pracy. 5. Uczestnicy zobowiązani są skopiować swoje prezentacje na komputer w sali konferencyjnej przed rozpoczęciem bloku. 6. Prezentacje plakatu odbywają się w czasie sesji posterowych. 7. Plakat powinien być przygotowany w języku angielskim na papierze formatu A1: 594mm (szerokość) x 841mm (wysokość). 8. Po zakończeniu Konferencji wydawane będą certyfikaty potwierdzające wygłoszenie referatu lub prezentację posteru. 9. W wypadku nie odebrania certyfikatu podczas Konferencji możliwy jest jego odbiór osobisty od Przewodniczącego Komitetu Organizacyjnego po wcześniejszym uzgodnieniu terminu odbioru przez Uczestnika.

§5 Publikacja pokonferencyjna 1. Uczestnik ma możliwość opublikowania swojego referatu w postaci artykułu pokonferencyjnego w Książce Artykułów z nadanym numerem ISBN na płycie CD. 2. Artykuł powinien być przygotowany w języku angielskim zgodnie z formatką dostępną na stronie internetowej Konferencji i przesłany do dnia 28 lutego 2016r. 3. Po przekroczeniu ww. terminu Organizator ma prawo nie zamieścić nadesłanego artykułu w Książce Artykułów. str. 2

VI Wyjazdowa Sesja Naukowa Doktorantów Politechniki Łódzkiej Rogów, 11 – 13 kwietnia 2016r.

4. Przesłany artykuł powinien zostać poddany recenzji przez promotora/opiekuna naukowego zgodnie z formatką dostępną na stronie internetowej Organizatora. 5. Publikacja jest bezpłatna.

§6 Postanowienia końcowe 1. Zgłoszenie Uczestnika do udziału w Konferencji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu i wyrażeniem przez niego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych przez Organizatora na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. 2014 poz. 1182, ze zm.). 2. Dane osobowe Uczestników przechowywane są przez Komitet Organizacyjny w czasie korzystania z serwisu oraz po tym terminie w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji oraz dochodzenia roszczeń z tytułu płatności za udział w Konferencji. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji. 3. Koszt przejazdu na Konferencję Uczestnik pokrywa we własnym zakresie. 4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia Konferencji w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych. 5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora. 6. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z chwilą ich zamieszczenia na stronie internetowej. 7. Wszelkie ewentualne zmiany regulaminu będą ogłaszane na stronie internetowej Organizatora. 8. Kwestie sporne oraz nieujęte niniejszym regulaminem rozstrzyga Organizator.

…………………………………… mgr inż. Aleksandra Woźniak Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego VI WSNDPŁ

str. 3