Coast Guard Social Media FAQs    GENERAL QUESTIONS ........................................................................................................................................................... 2  1. 

Where can I find policy and guidance on the Coast Guard’s use of social media? ............................................. 2 

2. 

Why can’t units have a Twitter, or other non‐Facebook, account? ........................................................................... 2 

3.  If a unit already has an established Flickr, YouTube, blog etc., not currently authorized by the new  policy but have a substantial followership, are these sites grandfathered in and can the unit continue to use  them?  If not, is there a way to keep them as "unofficial" sites? ............................................................................................ 3  4.  The policy puts a significant amount of work on behalf of servicing public affairs offices, like the  already minimally staffed and busy District Public Affairs staffs.  Will there be additional personnel  assigned to help? ........................................................................................................................................................................................ 3  5. 

What is the policy on the use of government logos and personal accounts? ....................................................... 4 

6.  It seems contradictory to say in the policy that we are not authorized to use personal accounts to  conduct official business, but in the Field Guide it states we must use our personal account for  administering a Facebook page. Why is this? ................................................................................................................................ 4  7.  Will the CG monitor personal Facebooks or if you become of aware of it do you report it and if so to  whom? What is the enforcement mechanism? ............................................................................................................................. 5  8. 

Is there a standardized process for preserving site content relevant to records management issues? .. 5 

9. 

Does Section 508 compliance still apply since social media sites are on third party sites? .......................... 5 

10.  How do I disestablish a site? ...................................................................................................................................................... 6  11.  In the event of a crisis, do we follow this guidance? How does a PIO request permission for and start  to use social media? ................................................................................................................................................................................... 6  12.  Access to some social media sites through the CG SWIII is restricted. How are commands supposed to  properly manage and maintain a site they cannot access? ...................................................................................................... 6  13.  What is the waiver process? ....................................................................................................................................................... 6  14.  How do I register my site so that it appears on the Official Sites list on CG Compass? ................................... 7  15.  Is CG Auxiliary required to follow our social media policies and procedures? ................................................... 7 

FACEBOOK .................................................................................................................................................................................. 7  1.  If the unit has a preexisting unit Facebook page, does the page need to be converted to a government  page? ................................................................................................................................................................................................................ 7  2.  In the Social Media Field Guide it states that a unit Facebook page is attached to the page  administrator's personal Facebook page. Can the page administrator set up a generic Facebook account for  the unit instead of using their personal profile page? ............................................................................................................... 8  3. 

Is the Facebook page permanently attached to the creator’s personal Facebook account? ......................... 8 

4. 

Can the ombudsman maintain the Facebook page for cutters who desire to have one? ................................ 8 

PICTURES AND VIDEO ........................................................................................................................................................... 9  1. 

How do we establish authorized users for the shared Flickr and YouTube sites? ............................................ 9 

2. 

What is the policy on the personal release of photos, video and other imagery? .............................................. 9 

3. 

Can Coast Guard imagery be edited before release? ..................................................................................................... 10 

BLOGGING ................................................................................................................................................................................. 10 

1. 

How can we get statistics and metrics for our dodlive.mil blog? ............................................................................ 10 

2. 

How do we transition from our Blogger blog to the dodlive.mil blog? ................................................................. 11 

3.  Can the dodlive.mil blogs be customized for each district using their logo and district specific  categories, etc? .......................................................................................................................................................................................... 11  4. 

Since underway connectivity can be problematic, can PAs post to the dodlive.mil blog by e‐mail? ....... 11 

TRAINING ................................................................................................................................................................................. 11  5. 

Will HQ provide standard exportable training for unit spokespersons as outlined in the new policy? 12 

6.  At this point, there is no formal social media training for USCG PA’s. What is the way ahead for  integrating social media into the PA rate? .................................................................................................................................... 12  7. 

Which training is mandated for blog users, as outlined on the Field Guide (pg 11)? ..................................... 12 

 

GENERAL QUESTIONS  1. Where can I find policy and guidance on the Coast Guard’s use of social media?    CH‐1 to the Public Affairs Manual, including the social media chapter, went live  online Monday, Jan. 31, 2011 and can be found here ‐  http://www.uscg.mil/directives/cim/5000‐5999/CIM_5728_2D.pdf.    This chapter, along with the Social Media Field Guide and other  resources/guidance, is also posted on CG Portal (to get to the Portal place use  this URL: http://tinyurl.com/cgsocialmedia ‐ you may get an error pop‐up, but the  page will open in a new window).    While chapter 11 is an Internet accessible document that provides general policy  on Coast Guard official, unofficial and personal use of social media, the Field  Guide is an internal adaptable job aid designed to help those who manage public  facing, public affairs official social media sites.  The Field Guide does not  direct the unofficial or personal use of social media.  The policy is relatively  static, but the Field Guide can change frequently as the approved tools,  techniques and social media landscape changes.     Back to top 

2. Why can’t units have a Twitter, or other non­Facebook, account?    It isn’t that units can’t have a Twitter account, but it is not part of the Coast  Guard’s strategic organizational approach to using social media tools for public  engagement.  The strategy takes into consideration the limited resources at the  unit level, search engine optimization, and building a collaborative online  presence.  The strategy encourages a flow of content from the easily managed unit  Facebook page up to the PA‐managed district collaborative blog and Twitter  account. Having district‐wide units collaborating on one blog and one Twitter  account not only builds a larger following but also makes the unit‐level content  more accessible to that larger audience.    

Facebook is the ideal tool for units. It has all the capabilities of every other  social media tool including quick/short wall posts like Twitter, blog type posts  using Notes, pictures, video and more all while being less cumbersome to manage  than a blog or multimedia sharing sites due to 508 compliance, accessibility and  records management requirements.    If a unit feels strongly that a Twitter, or other, account would better help them  achieve their communications goals and their servicing public affairs office  agrees that the site is appropriate and manageable as outlined in the policy, a  waiver can be submitted through CG‐0922 per para C.6 of the policy.     Back to top 

3. If a unit already has an established Flickr, YouTube, blog etc., not currently  authorized by the new policy but have a substantial followership, are these  sites grandfathered in and can the unit continue to use them?  If not, is there a  way to keep them as "unofficial" sites?    Your first question was a topic of much discussion as the policy was under  development. The answer is no, sites are not grandfathered in. Part of gaining  DHS and USCG approval for the policy was that any site not in compliance with the  policy would need to either come into compliance, seek a waiver to continue, or  be disestablished.     DHS specifically outlines in their Communications Efficiency Review initiative  the goal of streamlining processes and eliminating non‐essential online  identities.  This Review guided the development of USCG strategy, policy and  guidance that encourages collaboration and centralizes online communication  efforts.  While a currently existing site may have generated a small ‐ albeit  enthusiastic ‐ niche following, we feel that units are limiting their potential  to reach a much larger audience and build their brand across the District.     For your second question, there is no such thing as an unofficial site if the  unit is using it to communicate about the Coast Guard. Therefore, any currently  existing site that is not authorized per policy will need a waiver. If a unit  feels strongly that their account is essential to achieving their communications  goals and their servicing public affairs office agrees that the site is  appropriate and manageable as outlined in the policy, then a waiver shall be  submitted through CG‐0922 per para C.6 of the policy (click on “waiver” for more  information).     Back to top 

4. The policy puts a significant amount of work on behalf of servicing public  affairs offices, like the already minimally staffed and busy District Public  Affairs staffs.  Will there be additional personnel assigned to help?    At this time no new resources are being provided for this task. While the change  provides policy on the use of social media for Coast Guard communications it does  not yet mandate commands to use the tools. It is at command discretion to 

determine if resources and personnel are available to properly engage in social  media.     As with the release of any brand new policy and guidance, some initial growing  pains and challenges can be presented.  However, the end result will be a program  that aligns with Coast Guard chain of command relationships, can sustain changes  in leadership and personnel rotations, and will build a strong online brand for  the U.S. Coast Guard that encourages a collaborative online partnership among  units and parent commands.      Back to top 

5. What is the policy on the use of government logos and personal accounts?    When we discuss logos, we are specifically talking about U.S. Coast Guard  protected words and symbols (racing stripe, shield, etc. outlined in chapter 2 of  the PA Manual). Logos and designs created for a particular event or memorial are  okay as long as they do not violate the parameters outlined in the PA Manual.      As for the use of personal accounts, the use of personal social media to release  official information or conduct official government business is prohibited per  OPSEC and personal security guidelines as well as DHS expectations. For example,  using a personal Twitter account to release the USCG's first announcement of a  SAR case or marine investigation OR using a personal Facebook profile page or  group page to release initial findings of an investigation or to conduct  discussions relating to the workplace (e.g. taskings, inspections, boardings,  base closures, etc.) is not permitted.  This type of business should either be  conducted via official media relations channels (news releases, professional  interviews), official social media channels or through the CG Portal (internal  comms).  You can, however, use your personal account to share information that is  already released or posted online as long as it is factual and not hearsay.     Back to top 

6. It seems contradictory to say in the policy that we are not authorized to use  personal accounts to conduct official business, but in the Field Guide it states  we must use our personal account for administering a Facebook page. Why is  this?    The use of personal accounts is outlined in chapter 11 of the PA Manual under the  section which governs "Personal use of social media." This is consistent with  rules throughout the Public Affairs Manual governing release authorization  including OPSEC, personal security and DHS expectations (read more above).    When we talk about using your personal account to logon to Facebook in order to  administer your unit's Facebook page, we are talking about the "Official use of  social media." While you need to use a personal account to log on to your unit's  Page, you lose your personal identity and become an official representative of  the page (and the Service) when you interact with the public on the page ‐  nothing you post as an administrator of a Page will be linked to your personal  account. At that point, you are no longer bound by the "Personal use" section of 

the policy and are acting in an official capacity. The reason you are required to  use your personal Facebook account is because the use of "generic" identities on  Facebook is a violation of their Terms of Service, which says users shall not  create more than one personal profile page (read more here).    Back to top 

7. Will the CG monitor personal Facebooks or if you become of aware of it do you  report it and if so to whom? What is the enforcement mechanism?     Policing social media content is a challenge and not a primary function at the  CG‐0922 program level. What we need to keep in mind and communicate to the field  is the importance of OPSEC, personal security, information release authority  (including pictures and video), SAPP (see chapter 2 of the PA Manual), and  professional online conduct (since everyone who is in the service or works for  the service is a spokesperson for the service).     Ultimately, public affairs (both in the media and online) are command issues.  Individual commands will be expected to ensure their personnel comply with public  affairs policy and that their public affairs is conducted professionally whether  it is through media relations, their unit Facebook page or through the personal  online accounts of personnel under their command.  As chapter 11 in the PA Manual  states, “Even when off‐duty, and on a personal site or blog, Coast Guard members  are subject to the Uniform Code of Military Justice and employees are subject to  administrative or legal action if they violate policy or security regulations.”    Back to top 

8. Is there a standardized process for preserving site content relevant to records  management issues?      At this time, we are encouraging units to us a combination of manually preserving  content and using a free, online service called Backupify.com.  While Backupify  is not perfect, we are working with the company to meet our needs. Please refer  to the Social Media Field Guide for more information on managing and archiving  records.      Back to top 

9. Does Section 508 compliance still apply since social media sites are on third  party sites?    Although some third‐party sites do not offer Section 508 functionality, this does  not necessarily preclude the government from complying with this legal  requirement. Basically, all non‐text elements (e.g. graphics, pictures and videos  that cannot be read by screen reading software) must have a text equivalent (e.g.  alt text, description, caption, transcript, and closed captioning as  appropriate).     Site managers should decide if the content can be made compliant before  publishing, which may require manual transcription of audio files and linking to 

the transcript. Refer to the Social Media Field Guide for more tips and  information and consult with CG‐0922 if needed.     Back to top 

10. How do I disestablish a site?   The answer to this questions depends on the site and the content placed on the  site. Please contact CG‐0922 at [email protected] for consultation.  

  Back to top 

11.  In the event of a crisis, do we follow this guidance? How does a PIO request  permission for and start to use social media?        There have been a number of conversations at the CGHQ level on the need to  address social media in a response structure (JIC) setting. While we all agree  that needs to take place, the general consensus is that the Public Affairs Manual  is not the place for that content. While the general rules found in the PA Manual  (need for a comment policy, Privacy and OPSEC concerns, records management,  waivers/site approval, etc.) will all still apply, response specific site  authorizations and release approvals should go into an updated JIC manual.      For the second part of the question, the requests for new social media sites  during a crisis should still come up through CG‐0922.  We can help get the right  authority from the right person in an expedient manner.      Back to top 

12. Access to some social media sites through the CG SWIII is restricted. How are  commands supposed to properly manage and maintain a site they cannot  access?     While we are actively working to get access to social media on CG workstations  approved, it is not authorized by CG‐092 but rather by CG‐6.  In the meantime,  units may use unit funds to acquire “stand‐alone” computer terminals and Internet  connections outside of the Coast Guard network to attain greater access to  blocked sites.    Additionally, as outlined in the Field Guide, commands may consider using their  servicing public affairs office or other trustworthy and properly trained party  (e.g. unit ombudsman) to help moderate and managed their social media sites.     Back to top 

13.  What is the waiver process?    Should a servicing public affairs office determine a non‐standard site is  appropriate and is the best way for a unit to achieve their communication goals,  a waiver must be requested. Because we have worked with DHS to gain blanket 

approval for our strategy, any use of social media beyond what is authorized will  have to receive concurrent clearance from DHS Office of Public Affairs.  The DHS  waiver process is outlined under the "New Web Sites or Capabilities" with a “Best  Practices Sample” on the DHS site outlining expectations WRT web communications.  Servicing public affairs offices shall consult with CG‐0922 prior to completing  the waiver paperwork to make the best use of resources and lessons learned.     Back to top 

14.  How do I register my site so that it appears on the Official Sites list on CG  Compass?    Currently, the registration process is under development.  Until a more permanent  solution is identified and created, the following FOUO registration site has been  established for the purpose of registering OFFICIAL Coast Guard social media  sites: http://tinyurl.com/cgsiteregistration. Again, this site is FOUO and not  for external distribution. On April 1, 2011, the list of registered sites will be  posted to http://coastguard.dodlive.mil/index.php/official‐sites/ and will be  updated quarterly from that point forward. If, at any time, a District PAO/PAC  would like to view the most current listing of registered sites within their AOR,  please contact LT Connie Braesch who can make that happen for you.     Back to top 

15.  Is CG Auxiliary required to follow our social media policies and procedures?      The Auxiliary is a unique component of the U.S. Coast Guard and falls under  different legal and procedural rules and regulations.  While it is not our intent  to require them to comply with our policies and procedures, it will be beneficial  for them to align their social media presence with the U.S. Coast Guard’s.   Additionally, their understanding of the policy and strategic framework will help  them become better force multipliers and integrate with the active duty and  reserve members. We are working with the Auxiliary Program to identify impacts  this policy has on Auxiliary communications and achieve the best mix of alignment  and autonomy between Active and Auxiliary sites.    Back to top   

FACEBOOK  1. If the unit has a preexisting unit Facebook page, does the page need to be  converted to a government page?     At the moment, there is nothing that says a unit would have to disestablish a  "business" page and reestablish it as a "government" page. However, if units have  existing Facebook "group" sites (vice a "page"), they will have to disestablish  the "group" and reestablish as a "government page."    In the future, DHS may require all component Facebook pages are “government.” So,  any existing “business” or other page without much content or much of a following 

may want to play it safe and make the transition to a “government” page now,  which is the most appropriate type.    Additionally, you should also consider the page’s naming convention.  We need to  start bringing all USCG Facebook pages into compliance with the naming  conventions outlined in Chapter 11 and the Field Guide. If an existing Facebook  page is set up as a "business" page AND is out of synch with the naming  convention, the unit should reestablish the page as a properly named "government"  page.    Back to top 

2. In the Social Media Field Guide it states that a unit Facebook page is attached  to the page administrator's personal Facebook page. Can the page  administrator set up a generic Facebook account for the unit instead of using  their personal profile page?     The use of "generic" identities on Facebook is a violation of their Terms of  Service, which says users shall not create more than one personal profile page.  Facebook page administrators must use their personal profile to administer the  page. Please note the following:    • While an Admin is managing their page, they will post and comment as the  page (i.e. the page’s profile picture is used and not their personal  profile picture).  The only time their personal profile is visible is  if/when they privately message someone.  • When Admins engage or comment on their page, they shall disclose who they  are using their title, name and position for credibility and transparency.   (i.e. use a signature like: Regards, Lt. Connie Braesch, Coast Guard  Public Affairs).  • Realizing names are searchable on Facebook, Admins shall exercise caution  and maximize the privacy and security settings on their personal page as  well as select an appropriate and tasteful profile picture.     Back to top 

3. Is the Facebook page permanently attached to the creator’s personal  Facebook account?        A Facebook page can have multiple administrators assigned to it at any given time  and the original administrator can be removed from the site at any time by any  other administrator.     Back to top 

4.  Can the ombudsman maintain the Facebook page for cutters who desire to  have one?    As stated in the Field Guide, "Commands may consider using their servicing public  affairs office or other trustworthy and properly trained party to help moderate 

comments or keep the command informed while the unit is underway or otherwise  unable to keep a close eye on the page." (Page 6 under "Moderate comments")    So, an ombudsman may be designated by the unit to act as an additional Facebook  page administrator when a cutter crew is underway. The ombudsman must undergo  District training prior to taking on that role and cannot be the sole  administrator of the unit Facebook page. With respect to legal considerations,  the unit CO is ultimately responsible and accountable for unit Public Affairs.  The ombudsman should receive and document District training and command  designation (just as a collateral PAO gets a command designation letter) to act  on behalf of the unit.    Back to top   

PICTURES AND VIDEO  1.  How do we establish authorized users for the shared Flickr and YouTube  sites?     To obtain the username and password for the shared Flickr and YouTube sites, the  District PAO or PAC will need to send an email to [email protected] with a  list of authorized users.  Authorized users shall not share the username and  password with anyone not on the access list.  The password will be changed  frequently and distributed to the access list of users. PAOs and PACs must update  [email protected] when authorized users change, depart the unit or no longer  need access.      Users or offices that upload content in a way inconsistent with Coast Guard  standards, that is not authorized in the policy, or that share passwords outside  of the access list may have their posting privileges revoked.     Back to top 

2. What is the policy on the personal release of photos, video and other imagery?  This is a very important and often asked question. IAW chapter 5, paragraph B.3.  of the Public Affairs Manual, “All photographs and video, including those taken  with personal cameras, taken aboard Coast Guard units are subject to screening  and approval of the commanding officer prior to release for commercial or public  use. All such photography is considered official and may not be sold, or used for  marketing, under any circumstances for private gain.”    Additionally, DHS policy is that all imagery posted on a .com must also reside on  a .gov or .mil. As stated in chapter 11, “The primary method of releasing Coast  Guard imagery is through CGVI (http://cgvi.uscg.mil).” While commands may approve  imagery for release on social media, they shall work with their servicing public  affairs office to place newsworthy or operational imagery in CGVI.     Back to top 

3.  Can Coast Guard imagery be edited before release?    Coast Guard imagery shall not be manipulated beyond cropping to fit a frame or  layout and minor color correction unless it is being used in product layout (e.g.  – blog post or profile icon). Guidance and references on the ethical standards  for editing Coast Guard visual imagery can be found in the Coast Guard Stylebook.  An ALCOAST was sent last year announcing its release ‐  uscg.mil/announcements/alcoast/179‐10_alcoast.txt.    Back to top   

BLOGGING  1.  How can we get statistics and metrics for our dodlive.mil blog?    Blog managers will have access to statistical software called Urchin 6, which is  managed and run by DMA. Stats are available by sub‐domain (e.g.  https://greatlakes.coastguard.dodlive.mil) as well as for the entire  https://coastguard.dodlive.mil domain to compare and contrast. To get access,  please email Lt. Connie Braesch at [email protected].    While this software is not the easiest to use, it is what we are provided.  The  following are a few tips on gathering basic metrics:    • To select date range, use the option on the calendars on the left  navigation panel.   • To get a graphic of pageviews/visits, go to Marketing Optimization ‐>  Unique Visitor Tracking ‐> Visits and Pageview Tracking.    • To get pageviews for a specific blog post, go to Content Optimization ‐>  Content Performance ‐> Top Content ‐> then put the identifier portion of  the URL into the text box next to the word "filter". For example, to get  stats on the blog post "First Female Service Academy Superintendent  Named" you can type in/paste in "2010/12/first‐female‐superintendent‐of‐ a‐service‐academy‐named/" into the bar on the Top Content report and hit  enter.  • To change your password, log in and click on the "Preferences" hyperlink  at the top right of the page.   • To access your website's profile, just click on the hyperlinked profile  name.   • To access your overall visitors and pageviews, open the Marketing  Optimization panel on the left, then click "Unique Visitor Tracking" and  then "Visits & Pageview Tracking".   • To access your most trafficked web pages, click on Content Optimization,  followed by Content Performance and then Top Content.   • To access your top search terms, click on Marketing Optimization, followed  by Search Engine Marketing, and then Overall Keyword Conversion.  • To access your top referring sites, click on Marketing Optimization,  followed by Visitor Segment Performance, and then Referring Source.     Back to top 

2.  How do we transition from our Blogger blog to the dodlive.mil blog?    Once you have outlined a social media program for your AOR, identified your way  ahead for using social media, and decided to move your Blogger content over to  the dodlive.mil Wordpress blog, contact Chris Lagan at  [email protected].  He will help you migrate your content and  establish your dodlive.mil blog.     Back to top 

3.  Can the dodlive.mil blogs be customized for each district using their logo and  district specific categories, etc?    While this is a great idea ‐ in theory, there are a number of reasons we've taken  the standardized approach. First, as part of the larger standardization effort  across the public affairs rate, we wanted to create a set of tools that could be  used by any PA regardless of where they're stationed without having to be  completely retrained on social media each time they transfer. That was the  driving purpose for bringing all OFFICIAL Coast Guard blogs onto one tool with  one job aid (the Field Guide) to cover any blog they might find themselves  working on.     Second, while the folks at DMA have generously offered to let us host our blogs  on their servers, we are only permitted one theme for the Coast Guard. The  "theme" is what you see across the top and along the right hand side of the blog  (the header and the navigation). That is consistent across all of our blogs  (Compass included), so a change to one is a change to all.    For the time being, our goal will continue to be (1) to have districts establish  District Instructions for their AORs, (2) to bring all districts online with a  dodlive.mil blog and (3) bring all public affairs social media sites into  compliance by March 31, 2011.     Once we make it through that and you all have had time to work with your new  blogs, we can have a larger conversation about how we might tweak our theme to  best tell the Coast Guard story to the American people while working in some  individuality for your regional audiences.    Back to top 

4.  Since underway connectivity can be problematic, can PAs post to the  dodlive.mil blog by e­mail?    This is an administrative function of the Wordpress blog that we, CG‐0922, are  looking into. We will update the field as the functionality becomes available.     Back to top 

TRAINING 

5.  Will HQ provide standard exportable training for unit spokespersons as  outlined in the new policy?     Currently, there is no exportable training provided but some level of social  media training is required IAW Chapter 11 of the Public Affairs Manual. While we  know it is not always possible, we recommend that you encourage your commands to  send collateral PAOs to DINFOS CGPAC. If that is not an option, your social media  strategy should require all unit personnel receive an in‐depth briefing from the  District PA shop. This briefing should be your standard briefing for all Coast  Guard spokespersons (e.g. ‐ command discretion, release of information, SAPP,  OPSEC, personal security, awareness of CG PA Manual ‐ particularly Chapter 11 ‐  and other references ‐ Social Media Field Guide, etc). Commands shall provide  district public affairs offices a letter designating their social media site  manager(s), which shall be retained and available if requested.    Back to top 

6.  At this point, there is no formal social media training for USCG PA’s. What is  the way ahead for integrating social media into the PA rate?    The Defense Information School is working social media into their curriculum and  raising student’s awareness and understanding of how to use these tools to  officially communicate.  Additionally, the Rating Force Manager plans to  incorporate social media competencies into the PA rate (including practical  factors and service wide exams).    Back to top 

7.  Which training is mandated for blog users, as outlined on the Field Guide (pg  11)?     Go to https://pwtraining.dma.mil/ and complete the Information Release module.  Course completion certificates shall be kept on file at the District or other  servicing public affairs office per DMA requirements for server access.      Back to top