PHẦN 1
CÁC KHÁI NIỆM CĂN BẢN CỦA TIN HỌC
1
BÀI 1 CÁC KHÁI NIỆM CĂN BẢN 1.1. Khái niệm về thông tin (information) - Thông tin là một khái niệm mô tả những gì đem lại hiểu biết, nhận thức cho con người cũng như các sinh vật khác. - Thông tin có thể được tạo ra, phát sinh, truyền đi, lưu trữ, … Thông tin có thể bị méo mó, sai lệch do nhiễu. 1.2. Khái niệm về dữ liệu (data) - Dữ liệu có thể hiểu là vật liệu thô mang thông tin. Dữ liệu sau khi tập hợp lại và xử lý sẽ cho ra thông tin. Nói cách khác, dữ liệu là nguồn gốc, là vật mang thông tin, là vật liệu sản xuất ra thông tin. - Trong thực tế, dữ liệu có thể là :
Tín hiệu vật lý (physical signal): tín hiệu điện, tín hiệu sóng điện từ, tín hiệu ánh sáng, tín hiệu âm thanh, nhiệt độ, áp suất, … Các số liệu (number): dữ liệu bằng số, số liệu trong các bảng thống kê về nhân sự, khí hậu, …
-
Các ký hiệu (symbol): như các chữ viết (character) và các ký hiệu khắc trên đá, đất, vách núi, … của người xưa. Những dữ liệu do con người tự đặt ra để mã hóa thông tin thì phải quy ước về cách biểu diễn thông tin.
1.3. Xử lý thông tin - Thông tin nằm trong dữ liệu. Xử lý thông tin là quá trình xử lý dữ liệu để lấy ra thông tin hữu ích phục vụ cho con người. - Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống ghi nhận dữ liệu, xử lý chúng để tạo nên thông tin có ý nghĩa hoặc dữ liệu mới.
-
-
Thông tin và dữ liệu đều là những thứ rất có giá trị kinh tế, nghĩa là có mua và có bán. Hiện nay, việc kinh doanh thông tin đã trở thành một ngành kinh tế phát triển. Ví dụ như : môi giới nhà đất, hoạt động tình báo(săn tin và mua bán tin trong các lĩnh vực kinh tế, quốc phòng …). Khi thông tin, dữ liệu còn ít, con người có thể tự mình xử lý. Song ngày nay, với sự phát triển của xã hội, thông tin ngày càng nhiều và con người nhiều lúc không xử lý nổi. Máy tính điện tử (computer) ra đời đã giúp con người xử lý thông tin một cách tự động và hợp lý, điều đó đã tiết kiệm thời gian và công sức của con người rất nhiều.
2
1.4. Đơn vị đo thông tin -
-
-
Đơn vị dùng để đo thông tin gọi là bit. Một bit tương ứng với một chỉ thị hoặc một thông báo nào đó về sự kiện có 1 trong 2 trạng thái là Tắt (Off) / Mở (On) hay Đúng (True) / Sai (False). Ví dụ: Một mạch đèn có 2 trạng thái là: Tắt (Off) khi mạch điện qua công tắc là hở. Mở (On) khi mạch điện qua công tắc là đóng Số học nhị phân sử dụng hai ký số 0 và 1 để biểu diễn các số. Vì khả năng sử dụng hai số 0 và 1 là như nhau nên một chỉ thị chỉ gồm một chữ số nhị phân có thể xem như là đơn vị chứa thông tin nhỏ nhất. Bit là chữ viết tắt của BInary digiT. Trong tin học, người ta thường sử dụng các đơn vị đo thông tin lớn hơn như sau:
1.5. Xử lý thông tin bằng máy tính 1.5.1. Máy tính là gì ? Máy tính là một công cụ cho phép lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác và tự động theo một chương trình định sẵn. 1.5.2. Đặc điểm của máy tính - Máy tính có khả năng lưu trữ một khối lượng lớn dữ liệu trong một thiết bị lưu trữ gọn nhẹ. - Máy tính có tốc độ xử lý cực nhanh (cả tỉ phép tính trên 1 giây) và chính xác. - Máy tính được áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực. 1.6. Chu trình xử lý thông tin -
-
Mọi quá trình xử lý thông tin bằng máy tính hay bằng con người đều được thực hiện theo 1 chu trình sau. Vào – Xử lý – Ra – Lưu trữ (Input – Processing – Output – Storage) Quy trình này có thể tóm tắt như sau : trước tiên, bạn đưa dữ liệu vào, sau đó, máy tính hay con người sẽ thực hiện quá trình xử lý để rút ra thông tin. Thông tin sẽ được đưa ra dưới dạng dữ liệu ra (kết quả). Ngoài ra dữ liệu vào và ra cũng như quy trình xử lý đều cần phải lưu trữ lại để dùng tiếp cho lần sau.
1.7. Tin học Tin học (Informatics) được định nghĩa là ngành khoa học nghiên cứu các phương pháp, công nghệ và kỹ thuật xử lý thông tin tự động. Công cụ chủ yếu của tin học là máy tính
3
điện tử và các thiết bị truyền tin khác. Việc nghiên cứu chính của tin học nhắm vào hai kỹ thuật phát triển song song:
Kỹ thuật phần cứng (hardware engineering): nghiên cứu chế tạo các thiết bị, linh kiện điện tử, công nghệ vật liệu mới... hỗ trợ cho máy tính và mạng máy tính, đẩy mạnh khả năng xử lý toán học và truyền thông thông tin. Kỹ thuật phần mềm (software engineering): nghiên cứu phát triển các hệ điều hành, ngôn ngữ lập trình cho các bài toán khoa học kỹ thuật, mô phỏng, điều khiển tự động, tổ chức dữ liệu và quản lý hệ thống thông tin.
Ứng dụng của tin học: Tin học hiện đang được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các ngành nghề khác nhau của xã hội từ khoa học kỹ thuật, y học, kinh tế, công nghệ sản xuất đến khoa học xã hội, nghệ thuật, ... như:
Tự động hóa công tác văn phòng. Thống kê. Công nghệ thiết kế. Giáo dục.
Quản trị kinh doanh. An ninh quốc phòng, … Đặc biệt ngày nay, với việc ứng dụng Internet, nhân loại đang được hưởng lợi từ những dịch vụ mới như: Thư điện tử.
Thư viện điện tử.
E_Learning. Thương mại điện tử.
Chính phủ điện tử, …
1.8. Máy tính điện tử và lịch sử phát triển Do nhu cầu cần tăng độ chính xác và giảm thời gian tính toán, con người đã quan tâm chế tạo các công cụ tính toán từ xưa: bàn tính tay của người Trung Quốc, máy cộng cơ học của nhà toán học Pháp Blaise Pascal (1623 - 1662), máy tính cơ học có thể cộng, trừ, nhân, chia của nhà toán học Đức Gottfried Wilhelmvon Leibniz (1646 - 1716), máy sai phân để tính các đa thức toán học. Tuy nhiên, máy tính điện tử thực sự bắt đầu hình thành vào thập niên 1950 và đến nay đã trải qua 5 thế hệ và được phân loại theo sự tiến bộ về công nghệ điện tử và vi điện tử cũng như các cải tiến về nguyên lý, tính năng và loại hình của nó. Thế hệ 1 (1950 - 1958): máy tính sử dụng các bóng đèn điện tử chân không, mạch riêng rẽ, vào số liệu bằng phiếu đục lỗ, điều khiển bằng tay. Máy có kích thước rất lớn, tiêu thụ năng lượng nhiều, tốc độ tính chậm khoảng 300 - 3.000 phép tính/s. Loại máy tính điển hình thế hệ 1 như EDVAC (Mỹ) hay BESM (Liên Xô cũ). Thế hệ 2 (1958 - 1964): máy tính dùng bộ xử lý bằng đèn bán dẫn, mạch in. Máy tính đã có chương trình dịch như Cobol, Fortran và hệ điều hành đơn giản. Kích
4
thước máy còn lớn, tốc độ tính khoảng 10.000 -100.000 phép tính/s. Điển hình như loại IBM-1070 (Mỹ) hay MINSK (Liên Xô cũ). Thế hệ 3 (1965 - 1974): máy tính được gắn các bộ vi xử lý bằng vi mạch điện tử cỡ nhỏ có thể có được tốc độ tính khoảng 100.000 - 1 triệu phép tính/s. Máy đã có các hệ điều hành đa chương trình, nhiều người đồng thời hoặc theo kiểu phân chia thời gian. Kết quả từ máy tính có thể in ra trực tiếp ở máy in. Điển hình như loại IBM-360 (Mỹ) hay EC (Liên Xô cũ) Thế hệ 4 (1974 - nay): máy tính bắt đầu có các vi mạch đa xử lý có tốc độ tính hàng chục triệu đến hàng tỷ phép tính/s. Giai đoạn này hình thành 2 loại máy tính chính: máy tính cá nhân để bàn (Personal Computer - PC) hoặc xách tay (Laptop hoặc Notebook computer) và các loại máy tính chuyên nghiệp thực hiện đa chương trình, đa xử lý, ... hình thành các hệ thống mạng máy tính (Computer Networks), và các ứng dụng phong phú đa phương tiện. Thế hệ 5 (1990 - nay): bắt đầu các nghiên cứu tạo ra các máy tính mô phỏng các hoạt động của não bộ và hành vi con người, có trí khôn nhân tạo với khả năng tự suy diễn phát triển các tình huống nhận được và hệ quản lý kiến thức cơ bản để giải quyết các bài toán đa dạng.
5
BÀI 2 BIỂU DIỄN THÔNG TIN TRONG MÁY TÍNH 2.1. Biểu diễn số trong các hệ đếm Hệ đếm là tập hợp các ký hiệu và qui tắc sử dụng tập ký hiệu đó để biểu diễn và xác định các giá trị các số. Mỗi hệ đếm có một số ký số (digits) hữu hạn. Tổng số ký số của mỗi hệ đếm được gọi là cơ số (base hay radix), ký hiệu là b. Hệ đếm cơ số b (b ≥ 2, b là số nguyên dương) mang tính chất sau: Có b ký số để thể hiện giá trị số. Ký số nhỏ nhất là 0 và lớn nhất là b-1.
Giá trị vị trí thứ n trong một số của hệ đếm bằng cơ số b lũy thừa n: bn.
Số N(b) trong hệ đếm cơ số (b) được biểu diễn bởi:
trong đó, số N(b) có n+1 ký số biểu diễn cho phần nguyên và m ký số lẻ biểu diễn cho phần b_phân, và có giá trị là:
Trong ngành Toán - Tin học hiện nay phổ biến bốn hệ đếm là hệ thập phân, hệ nhị phân, hệ bát phân và hệ thập lục phân. 2.2. Hệ đếm thập phân (Decimal system, b=10) Hệ đếm thập phân hay hệ đếm cơ số 10 là một trong các phát minh của người Ả rập cổ, bao gồm mười ký số theo ký hiệu sau: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Qui tắc tính giá trị của hệ đếm này là mỗi đơn vị ở một hàng bất kỳ có giá trị bằng mười đơn vị của hàng kế cận bên phải. Ở đây b=10. Bất kỳ số nguyên dương trong hệ thập phân có thể biểu diễn như là một tổng các số hạng, mỗi số hạng là tích của một số với 10 lũy thừa, trong đó số mũ lũy thừa được tăng thêm 1 đơn vị kể từ số mũ lũy thừa phía bên phải nó. Số mũ lũy thừa của hàng đơn vị trong hệ thập phân là 0. Ví dụ: Số 5246 có thể được biểu diễn như sau: 3
2
1
0
5246 = 5 x 10 + 2 x 10 + 4 x 10 + 6 x 10 = 5 x 1000 + 2 x 100 + 4 x 10 + 6 x 1 Thể hiện như trên gọi là ký hiệu mở rộng của số nguyên. Vì 5246 = 5000 + 200 + 40 + 6 Như vậy, trong số 5246 : ký số 6 trong số nguyên đại diện cho giá trị 6 đơn vị (1s), ký số 4 đại diện cho giá trị 4 chục (10s), ký số 2 đại diện cho giá trị 2 trăm (100s) và ký số 5 đại diện cho giá trị 5 ngàn (1000s). Nghĩa là, số lũy thừa của 10 tăng dần 1 đơn vị từ trái sang phải tương ứng với vị trí ký hiệu số, 0
1
2
3
4
10 = 1 ; 10 = 10; 10 = 100; 10 = 1000; 10 = 10000… Mỗi ký số ở thứ tự khác nhau trong số sẽ có giá trị khác nhau, ta gọi là giá trị vị trí (place value). Phần thập phân trong hệ thập phân sau dấu chấm phân cách thập
6
phân (theo qui ước của Mỹ) thể hiện trong ký hiệu mở rộng bởi 10 lũy thừa âm tính từ phải sang trái kể từ dấu chấm phân cách:
Ví dụ: 254.68
2.3. Hệ đếm nhị phân (Binary system, b=2) Với b=2, chúng ta có hệ đếm nhị phân. Đây là hệ đếm đơn giản nhất với hai chữ số là 0 và 1. Mỗi chữ số nhị phân gọi là BIT (viết tắt từ chữ BInary digiT). Vì hệ nhị phân chỉ có hai trị số là 0 và 1, nên khi muốn diễn tả một số lớn hơn, hoặc các ký tự phức tạp hơn thì cần kết hợp nhiều bit với nhau. Ta có thể chuyển đổi hệ nhị phân theo hệ thập phân quen thuộc. Ví dụ: Số 11101.11(2) sẽ tương đương với giá trị thập phân là :
như vậy: 11101.11(2) = 1x16 + 1x8 + 1x4 + 0x2 + 1x1 + 1x0.5 + 1x0.25 = 29.75 (10)
số 10101 (hệ 2) sang hệ thập phân sẽ là: 4
3
2
1
0
10101(2) = 1x2 + 0x2 + 1x2 + 0x2 + 1x2 = 16 + 0 + 4 + 0 + 1 = 21(10) 2.4. Hệ đếm bát phân (Octal system, b=8) Nếu dùng một tập hợp 3 bit thì có thể biểu diễn tám giá trị khác nhau : 000, 001, 010, 011, 100, 101, 110, 111. Các trị này tương đương với tám giá trị trong hệ thập phân là 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7. Tập hợp các chữ số này gọi là hệ bát phân, là hệ đếm 3 với b = 8 = 2 . Trong hệ bát phân, trị vị trí là lũy thừa của 8. 2
1
0
-1
-2
Ví dụ: 235 . 64(8) = 2x8 + 3x8 + 5x8 + 6x8 + 4x8 = 157. 8125(10) 2.5. Hệ đếm thập lục phân (Hexa-decimal system, b=16) 4
Hệ đếm thập lục phân là hệ cơ số b=16 = 2 , tương đương với tập hợp bốn chữ số nhị phân (4 bit). Khi thể hiện ở dạng hexa-decimal, ta có mười sáu ký tự gồm mười chữ số từ 0 đến 9, và sáu chữ in A, B, C, D, E, F để biểu diễn các giá trị số tương ứng là 10, 11, 12, 13, 14, 15. Với hệ thập lục phân, trị vị trí là lũy thừa của 16. 4
3
2
1
0
Ví dụ: 34F5C(16) = 3x16 + 4x16 + 15x16 + 5x16 + 12x16 = 16294(10) Bảng qui đổi tương đương 16 chữ số đầu tiên của 4 hệ đếm:
7
2.6. Đổi một số nguyên từ hệ thập phân sang hệ b Tổng quát: Lấy số nguyên thập phân N(10) lần lượt chia cho b cho đến khi thương số bằng 0. Kết quả số chuyển đổi N(b) là các dư số trong phép chia viết ra theo thứ tự ngược lại. Ví dụ: Số 12(10) = ?(2). Dùng phép chia cho 2 liên tiếp, ta có một loạt các số dư như sau:
Kết quả:12(10) = 1100(2) 2.7. Đổi phần thập phân từ hệ thập phân sang hệ cơ số b Tổng quát: Lấy phần thập phân N(10) lần lượt nhân với b cho đến khi phần thập phân của tích số bằng 0. Kết quả số chuyển đổi N(b) là các số phần nguyên trong phép nhân viết ra theo thứ tự tính toán. Ví dụ:
8
Kết quả: 0.6875(10) =0.1011(2) 2.8. Mệnh đề logic Mệnh đề logic là mệnh đề chỉ nhận một trong hai giá trị : Đúng (TRUE) hoặc Sai (FALSE), tương đương với TRUE = 1 và FALSE = 0. Phép toán logic áp dụng cho hai giá trị TRUE và FALSE ứng với tổ hợp AND (và) và OR (hoặc) như sau:
2.9. Biểu diễn thông tin trong máy tính điện tử Dữ liệu số trong máy tính gồm có số nguyên và số thực. Biểu diễn số nguyên: Số nguyên gồm số nguyên không dấu và số nguyên có dấu. Số nguyên không dấu là số không có bit dấu như 1 byte = 8 bit, có 8 thể biểu diễn 2 = 256 số nguyên dương, cho giá trị từ 0 (0000 0000) đến 255 (1111 1111). Số nguyên có dấu thể hiện trong máy tính ở dạng nhị phân là số dùng một bit làm bít dấu, người ta qui ước dùng bit ở hàng đầu tiên bên trái làm bit dấu (S): 0 là số dương và 1 cho số âm. Đơn vị chiều dài để chứa thay đổi từ 2 đến 4 bytes. Biểu diễn ký tự: Để có thể biễu diễn các ký tự như chữ cái in và thường, các chữ số, các ký hiệu...trên máy tính và các phương tiện trao đổi thông tin khác, người ta phải lập ra các bộ mã (code system) qui ước khác nhau dựa vào việc chọn tập hợp bao nhiêu bit để diễn tả một ký tự tương ứng, ví dụ các hệ mã phổ biến : Hệ thập phân mã nhị phân BCD (Binary Coded Decima) dùng 6 bit. Hệ thập phân mã nhị phân mở rộng EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal Interchange Code) dùng 8 bit tương đương một byte để biễu diễn một ký tự.
9
Hệ chuyển đổi thông tin theo mã chuẩn của Mỹ ASCII (American Standard Code for Information Interchange) là hệ mã thông dụng nhất hiện nay trong kỹ thuật tin học. Hệ mã ASCII dùng nhóm 7 bit hoặc 8 bit để biểu diễn tối đa 128 hoặc 256 ký tự khác nhau và mã hóa theo ký tự liên tục theo cơ số 16.
10
BÀI 3 HỆ THỐNG PHẦN CỨNG (HARDWARE) Phần này trình bày các bộ phận của một hệ thống máy tính và các khái niệm cơ bản, đặc biệt là một hệ máy vi tính cá nhân (PC: Personal Computer) là hệ máy hiện nay đang được sử dụng rộng rãi. Các bộ phận cơ bản của máy tính: Nói chung tất cả các hệ thống máy tính (từ máy vi tính đến máy tính siêu lớn) đều có sơ đồ khối cơ bản bao gồm: - Khối xử lí trung tâm: CPU (Central Processing Unit). - Bộ nhớ trong: RAM (Random Access Memory, ROM (Read Only Memory). - Bộ nhớ ngoài: đĩa mềm, đĩa cứng, ... - Các thiết bị nhập: bàn phím, chuột, máy quét, ... - Các thiết bị xuất: màn hình, máy in, máy vẽ, ... 3.1. Bộ xử lý trung tâm CPU Có thể nói CPU là bộ chỉ huy của máy tính. Nó có nhiệm vụ thực hiện các phép tính số học và logic, đồng thời điều khiển các quá trình thực hiện các lệnh. CPU có ba bộ phận chính: khối tính toán số học và logic, khối điều khiển và một số thanh ghi. 3.1.1. Khối tính toán số học và logic (ALU: Arithmetic Logic Unit) ALU thực hiện hầu hết các thao tác, các phép tính quan trọng của hệ thống, đó là: - Các phép tính số học (cộng, trừ, nhân, chia, ...). - Các phép tính logic (AND, OR, NOT, XOR). - Các phép tính quan hệ (so sánh lớn hơn >, nhỏ hơn <, bằng nhau =). 3.1.2.Khối điều khiển (CU: Control Unit) Khối điều khiển quyết định dãy thao tác cần phải làm đối với hệ thống bằng cách tạo ra các tín hiệu điều khiển mọi công việc. 3.1.3. Thanh ghi (registers) Ngoài hai bộ phận nói trên ra, bên trong CPU còn có một số thanh ghi (registers) làm nhiệm vụ bộ nhớ trung gian. Số thanh ghi này không có nhiều, khoảng chục cái, song nó được gắn chặt vào CPU bằng mạch điện tử với những chức năng cụ thể, chuyên dụng nên tốc độ trao đổi thông tin là cực kì lớn và các câu lệnh làm việc với thanh ghi được viết ra cũng cực kì đơn giản. Trong CPU của hãng Intel, họ 80x86, có 13 thanh ghi 16 bit sau: AX, BX, CX, DX, SP, BP, SI, DI, CS, DS, ES, SS, IP và Flag (thanh ghi cờ). Đồng hồ : CPU còn được gắn với một bộ dao động thạch anh thường được gọi là bộ đồng hồ hay bộ lạo xung nhịp. CPU điều khiển toàn bộ công việc theo một nhịp chuẩn của xung đồng hồ. Tần số đồng hồ càng lớn, máy chạy càng nhanh.
11
3.2. Bộ nhớ (Memory) - Bộ nhớ được dùng để lưu trữ thông tin bao gồm dữ liệu và chương trình (data and program). Bộ nhớ được đặc trưng bởi hai tham số: Dung lượng. Thời gian truy nhập. - Bộ nhớ máy tính có thể phần thành 2 loại chính : bộ nhớ trong và bộ nhớ ngoài. 3.2.1. Đơn vị đo dung lượng bộ nhớ - Khả năng lưu trữ của bộ nhớ được tính bằng byte (mỗi byte tương ứng với một ký tự), ký hiệu : B. - Các đơn vị khác : 1 KB (kilobyte) = 1024 B 1 MB (megabyte) = 1024 KB 1 GB (gigabyte) = 1024 MB 3.2.2. Bộ nhớ trong - Gắn liền với CPU và cũng là điều nhất thiết phải có, đó là bộ nhớ trong hay là bộ nhớ chính (Main Memory). - Bộ nhớ trong của máy tính là loại bộ nhớ chứa chương trình và số liệu, nó gắn liền với CPU để CPU có thể làm việc được ngay . - Đặc điểm của bộ nhớ trong là: Tốc độ trao đổi thông tin với CPU là rất lớn. -
Dung lượng bộ nhớ không cao. Bộ nhớ trong hiện nay thường được xây dựng với hai loại vi mạch nhớ cơ bản như sau: RAM (Random Access Memory): là bộ nhớ mà khi máy tính hoạt động ta có thể ghi vào, đọc ra một cách dễ dàng. Khi mất điện hoặc tắt máy thì thông tin trong bộ nhớ RAM cũng mất luôn. ROM (Read Only Memory): là bộ nhớ mà ta chỉ có thể dọc thông tin ra. Thông tin tồn tại trên bộ nhớ ROM là thường xuyên, ngay cả khi mất điện hoặc tắt máy. Còn việc ghi thông tin vào bộ nhớ ROM là công việc của các chuyên gia kỹ thuật, của nhà sản xuất. Bản thân máy tính không thể thay đổi nội dung của bộ nhớ ROM.
3.2.3. Bộ nhớ ngoài - Bộ nhớ ngoài hay còn gọi là bộ nhớ phụ (AUXILARY STORAGE). Bộ nhớ ngoài là các thiết bị lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, nên nó còn được gọi là bộ nhớ lưu trữ dung lượng lớn (MASS STORAGE). Máy tính cần dùng dữ liệu thông tin nào (dữ liệu và chương trình) thì dữ liệu ấy mới được nạp vào bộ nhớ trong (bộ nhớ kiểu RAM) của máy (để làm việc cho nhanh hơn). - Bộ nhớ ngoài điển hình nhất là : Đĩa mềm (floppy disk) Đĩa cứng (hard disk)
12
Băng từ (magnetic tape) Đĩa CD
Thẻ nhớ (Flash memory)
3.3. Các thiết bị nhập – xuất Các thiết bị nhập – xuất có thể coi là các bộ phận để trao đổi thông tin giữa người và máy, máy với máy. Một máy tính có thể đồng thời có nhiều thiết bị nhập cũng như có nhiều thiết bị xuất. 3.3.1. Các thiết bị nhập (input device) Được dùng để cung cấp dữ liệu cho bộ vi xử lí máy tính. Thông dụng là: bàn phím (keyboard), con chuột (mouse), máy quét ảnh (scanner). 3.3.2.Các thiết bị xuất (output device) Phần đưa ra kết quả tính toán, đưa ra các thông tin cho con người biết. Thông dụng nhất là màn hình (monitor), loa (speaker), máy in (printer), máy vẽ (plotter).
13
BÀI 4 HỆ THỐNG PHẦN MỀM (SOFTWARE) Phần cứng của máy tính là vật vô tri, vô giác. Nó hoạt động được là nhờ có phần mềm. Phần mềm máy tính sẽ điều khiển các thao tác của máy tính. Khi máy tính được bật lên, nó luôn luôn ở trong quá trình thực hiện các lệnh. Để có thể hiểu cặn kẽ về các thao tác của máy tính chúng ta cần nghiên cứu các chỉ thị, lệnh ... 4.1. Hệ điều hành (OS: Operating System) - Tập hợp các chương trình nhằm đảm bảo các chức năng cơ bản sau: Điều khiển việc thực thi mọi chương trình.
Quản lý, phân phối và thu hồi bộ nhớ(cả trong lẫn ngoài).
Điều khiển các thiết bị bao gồm cả việc khởi động máy tính.
-
Điều khiển và quản lí việc vào/ra dữ liệu. Làm nhiệm vụ trung gian ghép nối giữa máy tính với người sử dụng sao cho người sử dụng thấy thuận tiện và hiệu quả. Hiện có nhiều hệ điều hành khác nhau như DOS, UNIX, WINDOWS, Linux, ... DOS (Disk Operating System): hệ điều hành trong đó có nhiều dịch vụ khai thác và điều khiển dĩa (đĩa cứng, đĩa mềm). MS-DOS do hãng Microsoft nổi tiếng viết ra.
WINDOWS là hệ điều hành do hãng Microsoft sản xuất ra, có giao diện đồ hoạ, sử dụng các hình ảnh gợi ý trực giác và dễ hình dung. Có nhiều loại Windows: đầu tiên là 3.1, rồi 95, 98, 2000, 2003, NT, ME, XP... 4.2. Phần mềm ứng dụng - Các chương trình ứng dụng hay phần mềm ứng dụng (application software) là các chương trình phục vụ cho các ứng dụng cụ thể. - Có nhiều loại chương trình ứng dụng khác: Soạn thảo văn bản như WORD, Notepad, Word perfect. Bảng tính điện tử như EXCEL, LOTUS, QUATTRO, ...
Thư tín điện tử email.
Chương trình tiện ích (Utility Program). 4.3. Các ngôn ngữ lập trình và chương trình dịch Ngôn ngữ lập trình là các chương trình giúp người sử dụng lập ra các chương trình của chính họ. Đối với các loại phần mềm nói trên (Hệ điều hành và chương trình ứng dụng), người sử dụng chỉ có biết thao tác, khai thác để dùng một cách tương đối thụ động. Với ngôn ngữ lập trình, người sử dụng có thể tự tạo ra các phần mềm của riêng mình. Ngôn ngữ lập trình gồm ngôn ngữ máy, hợp ngữ, ngôn ngữ bậc cao như PASCAL, C, Visual Basic, …
14
Chương trình dịch: Máy tính chỉ có thể chạy chương trình ở dạng mã máy nên chúng ta phải có chương trình dịch. Chương trình biên dịch (compiler) sẽ dịch các chương trình bằng ngôn ngữ bậc cao ra mã máy. Chương trình viết bằng ngôn ngữ bậc cao được gọi là chương trình nguồn. Công việc biên dịch phức tạp hơn việc hợp dịch bởi vì nó đòi hỏi cả việc dịch các biểu thức toán học phức tạp các câu lệnh ở dạng ngôn ngữ tự nhiên sang các chỉ thị máy đơn giản. Trong quá trình dịch, nó phải kiểm tra và phát hiện và báo các loại lỗi. Một lệnh của ngôn ngữ bậc cao thông thường được dịch thành nhiều chỉ thị của ngôn ngữ máy. Còn một loại chương trình dịch nữa tên là thông dịch (interpreter). Chương trình thông dịch sẽ dịch từng lệnh một ngay khi bạn viết xong từng dòng lệnh và thực hiện ngay. Ngôn ngữ BASIC thuộc loại ngôn ngữ thông dịch. Vai trò của chương trình biên dịch giống như người biên dịch sách là đọc và dịch ra giấy, còn thông dịch thì như người phiên dịch là nghe và dịch nói luôn.
15
BÀI 5 GIỚI THIỆU VỀ NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH 5.1. Thuật toán và sơ đồ khối Muốn giải một bài toán trên máy tính điện tử người ta sử dụng một ngôn ngữ lập trình cụ thể như là: Pascal, C, Visual Basic … hướng dẫn máy tính thực hiện các thao tác cần thiết. Trước khi giới thiệu phần mềm lập trình Pascal, ta cần hiểu các bước để giải một bài toán trên máy tính. 5.1.1. Các giai đoạn giải một bài toán trên máy tính điện tử Ðể giải quyết một bài toán trên máy tính điện tử, cần qua các giai đoạn: · Tìm hiểu mục tiêu chính của bài toán: số liệu nhập và kết quả xuất. · Xây dựng một chuỗi thao tác tính toán theo tuần tự, gọi là thuật giải. · Lập chương trình diễn tả chi tiết các bước tính theo thuật giải · Nhập chương trình vào máy tính, thông dịch và chạy thử để sửa chữa lỗi · Thực hiện giải bài toán với số liệu thu thập được và ghi nhận kết quả · Thử nghiệm với nhiều trường hợp khác nhau của bài toán · Phân tích kết quả và hoàn chỉnh chương trình Trong các bước trên, việc thiết kế thuật toán là giai đoạn quan trọng nhất. 5.1.2. Thuật toán (algorithm) Thuật toán là một phương pháp dùng giải quyết một bài toán theo một tiến trình xác định với các bước hữu hạn. Thuật toán có các đặc tính sau: - Tính xác định: Các thao tác của thuật toán là rõ ràng và chắc chắn thực hiện được để dẫn đến kết quả nào đó. - Tính hữu hạn và dừng: Thuật toán phải có một số bước giải nhất định và cuối cùng phải có kết thúc ở điểm dừng. - Tính kết quả: Với dữ liệu hợp lý, thuật toán phải cho kết quả thỏa yêu cầu. - Tính phổ dụng: Thuật toán phải giải được nhiều bài toán có cùng cấu trúc với các dữ liệu khác nhau và đều dẫn đến một kết quả mong muốn. - Tính hiệu quả: Thuật toán phải đơn giản, dể hiểu trong các bước giải, tối thiểu hoá bộ nhớ và thời gian thực hiện. -Tính hình thức: Các bước trong thuật toán là máy móc, nghĩa là nó phải thực hiện đúng như quy định mà không cần biết đến mục tiêu cuối cùng. Thuật toán có thể diễn giải một cách trực quan bằng lưu đồ (flowchart). Lưu đồ được sử dụng thông dụng trong việc trình bày các bước cần thiết để giải quyết vấn đề qua các hình khối khác nhau và dòng dữ liệu giữa các bước được chỉ định đi theo các đường mũi tên.
16
Một số qui ước ký hiệu lưu đồ: Ký hiệu
Mô tả Điểm bắt đầu và kết thúc một thuật toán. Thao tác nhập hay xuất dữ liệu. Khối xử lý công việc. Khối quyết định chọn lựa. Dòng tính toán, thao tác của chương trình.
Ví dụ: Thuật toán giải phương trình bậc nhất: ax + b = 0, ta đi qua các bước: - Bước 1: Nhập vào 2 hệ số a và b. - Bước 2: Xét điều kiện a = 0 ? Nếu đúng là a = 0, thì đi đến bước 3. Nếu không, nghĩa là a ≠ 0, thì đi đến bước 4. - Bước 3: Xét điều kiện b = 0 ? Nếu b = 0, thì báo phương trình có vô số nghiệm. Ði đến bước 5. Nếu b ≠ 0, thông báo phương trình vô nghiệm. Ði đến bước 5. - Bước 4: Thông báo phương trình có một nghiệm duy nhất là x = - b/a. - Bước 5: Ngừng thuật toán. Ta có thể trình bày với lưu đồ như sau:
17
Bắt đầu
Nhập a, b
Sai a=0?
x = -b/a Đúng
Sai Phương trình vô nghiệm
b=0? Đúng
Phương trình vô số nghiệm
Kết thúc
5.1.3. Lập trình Lập trình là dùng một ngôn ngữ lập trình cụ thể để diễn tả thuật toán, mô tả cấu trúc dữ liệu và thực hiện câu lệnh để giải quyết mục tiêu của thuật toán đề ra. 5.2. Ngôn ngữ lập trình Pascal Pascal là ngôn ngữ lập trình do Niklaus Wirth, giáo sư Trường Đại học kỹ thuật Zurich – Thụy sĩ sáng tạo và công bố vào đầu năm 1970. 5.2.1 Khởi động và thoát khỏi Pascal Cách 1 (khởi động từ Windows): double click vào biểu tượng chương trình Pascal trên Desktop. Cách 2 (khởi động từ MS-DOS): chuyển đến thư mục chứa chương trình Pascal. Gõ TURBO và nhấn Enter. 5.2.2 Thoát khỏi Pascal Cách 1: Nhấn ALT + X Cách 2: Nhấn ALT + F (vào menu File). Chọn EXIT.
18
5.3. Cấu trúc một chương trình Pascal Cấu trúc một chương trình Pascal bao gồm 3 phần: - Phần tiêu đề: Sử dụng từ khóa program để đặt tên cho chương trình. - Phai khai báo: Dùng từ khóa var để khai báo biến trong chương trình. - Phần thân chương trình: Phần chính của chương trình. Bắt đầu bắt từ khóa begin và kết thúc bằng từ khóa end. Để chạy một chương trình Pascal ta nhấn CTRL + F9. Cấu trúc một chương trình Pascal cụ thể như sau: Program tenchuongtrinh ; Var Khai báo biến Begin Thân chương trình End. 5.4. Một số lệnh cơ bản trong Pascal - Lệnh gán := - Lệnh xuất dữ liệu ra màn hình WRITE, WRITELN - Lệnh nhập dữ liệu từ bàn phím READ, READLN - Lệnh điều khiển IF … ELSE - Lệnh lặp FOR, WHILE … DO 5.4.1. Lệnh gán Dùng để gán giá trị của một biểu thức cho một biến. Cú pháp: Bien := bieuthuc ; 5.4.2. Lệnh xuất Dùng để xuất ra màn hình câu thông báo, giá trị của một biến, biểu thức. Cú pháp: Dạng 1: WRITE( ‘ thong bao ’ ) ; Dạng 2 : WRITE( bien1, bien2, …) ; Dạng 3 :WRITELN( bien1, bien2, …) ; Dạng 1: dùng để xuất câu thông báo ra màn hình. Dạng 2: dùng để xuất giá trị của bien1, bien2, … ra màn hình. Dạng 3: dùng để xuất giá trị của bien1, bien2, … ra màn hình. Sau đó chuyển dấu nháy xuống đầu dòng tiếp theo. 5.4.3. Lệnh điều khiển Dùng để xuất ra màn hình câu thông báo, giá trị của một biến, biểu thức. Cú pháp: Dạng 1: IF <điều kiện> THEN
; Dạng 2 : IF <điều kiện> THEN ELSE ; Dạng 1: nếu điều kiện đúng thì thực hiện sau từ khóa THEN. Dạng 2: nếu điều kiện đúng thì thực hiện sau từ khóa THEN. Ngược lại nếu điều kiện sai thì thực hiện sau từ khóa ELSE.
19
5.5. Một số ví dụ cơ bản Ví dụ 1: Program vidu1; Begin Writeln ( ‘ Trung tam Tin hoc Truong CDKT Cao Thang ’ ); Writeln ( ‘ ************************* ’ ); Writeln ( ‘ BAI TAP PASCAL CO BAN ’ ); Readln; End. Để chạy chương trình trên ta nhấn CTRL + F9. Ví dụ 2: Tính tổng hai số nguyên do người dùng nhập vào từ bàn phím. Program vidu2 ; Var a : integer ; b,s : integer ; Begin Writeln ( ‘ Nhap so a= ’ ) ; Readln(a); Writeln ( ‘ Nhap so b= ’ ) ; Readln(b) ; s:=a+b ; Writeln ( ‘ Tong cua hai so nguyen a va b la: ’, a+b ) ; Readln ; End. Ví dụ 3: Chương trình cho phép nhập vào 1 số nguyên a. Sau đó xuất ra thông báo CHAO BAN nếu người dùng đã nhập số dương. Program vidu3; Var a: Integer; Begin Write( ‘ Nhap so a: ‘ ); Readln(a); If a > 0 then Write( ‘ CHAO BAN ’) ; Readln; End. Ví dụ 4: Chương trình cho phép nhập vào 2 số nguyên a, b. Sau đó cho biết số nào lớn hơn. Program vidu4; Var a, b : Integer; Begin Write( ‘ Nhap so a: ‘ ); Readln(a); Write( ‘ Nhap so b: ‘ ); Readln(b);
20
If a > b then Write( ‘ So lon hon la ‘, a) Else Write( ‘ So lon hon la ‘, b); Readln; End. Ví dụ 5: Hãy viết chương trình giải phương trình ax+b=0.(Xem như Bài tập dành cho người học)
21
PHẦN 2
HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS XP
22
BÀI 1 TỔNG QUAN WINDOWS là hệ điều hành giao diện đồ họa. - Windows cho phép chạy nhiều ứng dụng cùng 1 lúc, mỗi ứng dụng chạy trong 1 khung cửa sổ, có thể di chuyển giữa các ứng dụng, giao tiếp dữ liệu giữa các ứng dụng. Chính vì lý do này mà nó mang tên là Windows. - Windows có khả năng quản lý, nhận biết được các thiết bị phần cứng và tự động cài đặt cấu hình của các thiết bị (chức năng gắn vào là chạy – Plug and Play). - Cung cấp khả năng nối mạng máy tính một cách dễ dàng. - Hỗ trợ việc trao đổi thư tín Mail và Fax, cũng như các thành phần Multimedia. 1.1. Khởi động Windows Chỉ cần bật công tắc (Power), Windows sẽ tự khởi động. Tùy thuộc vào cách cài đặt, có thể bạn phải gõ mật mã (Password) để vào màn hình làm việc, gọi là Desktop, của Windows.
1.2. Các thành phần trên Desktop
Icon
Task bar
Start menu
23
System Tray
-
Các biểu tượng (Icons): liên kết đến các chương trình thường sử dụng. Thanh tác vụ (Task bar) chứa: o Nút Start dùng mở menu Start để khởi động các chương trình, đây là menu nhiều cấp, chứa các ứng dụng có trong Window. Menu này giúp người sử dụng chọn chạy 1 ứng dụng bất kì. o Biểu tượng của các ứng dụng đang chạy, giúp người sử dụng biết được trạng thái làm việc hiện hành của các ứng dụng và di chuyển nhanh giữa các ứng dụng đang chạy. o Khay hệ thống (System Tray): chứa biểu tượng của các chương trình đang chạy trong bộ nhớ và hiển thị giờ của hệ thống. o Bạn có thể dùng chuột để tác động đến những đối tượng.
1.3. Sử dụng chuột (Mouse) trong Windows Chuột dùng điều khiển con trỏ chuột tương tác với những đối tượng trên màn hình. Chuột thường có 2 nút: Nút trái thường dùng để chọn đối tượng, rê đối tượng ... Nút phải thường dùng hiển thị một menu công việc. Nội dung Menu công việc thay đổi tùy thuộc con trỏ chuột đang nằm trên đối tượng nào. 1.3.1. Các thao tác sử dụng chuột Trỏ đối tượng
Rà chuột trên mặt phẳng bàn để di chuyển con trỏ chuột trên màn hình trỏ đến đối tượng cần xử lý.
Click trái
Thường dùng để chọn một đối tượng, bằng cách trỏ đến đối tượng, nhấn nhanh và thả nút trái chuột.
Rê/Thả (Drag/Drop)
Click phải Bấm đúp (Double click)
Dùng di chuyển đối tượng hoặc quét chọn nhiều đối tượng ... bằng cách trỏ đến đối tượng, nhấn và giữ nút trái chuột, di chuyển chuột để dời con trỏ chuột đến vị trí khác, sau đó thả nút trái chuột. Thường dùng hiển thị một menu công việc liên quan đến mục được chọn, bằng cách trỏ đến đối tượng, nhấn nhanh và thả mắt phải chuột. Thường dùng để kích hoạt chương trình được hiển thị dưới dạng một biểu tượng trên màn hình, bằng cách trỏ đến đối tượng, nhấn nhanh và thả mắt trái chuột 2 lần.
1.3.2. Các thao tác cơ bản trong Windows i. Chọn 1 icon trên DeskTop Click vào icon Nếu chọn nhiều icon --> Drag vùng bao quanh các icon ii. Mở 1 icon thành 1 cửa sổ --> Double Click vào icon Nếu icon đang chọn là 1 ShortCut --> chạy 1 ứng dụng Nếu icon đang chọn là 1 Folder --> Mở Folder
24
iii. Chạy 1 ứng dụng: Có nhiều cách Cách 1: Chọn ứng dụng muốn chạy trong Start Menu. Cách 2: Double Click vào ShortCut của ứng dụng muốn chạy (nếu có trên DeskTop) Cách 3: Start / Run Browse… Chọn tập tin chương trình muốn mở. iv. Ngừng chạy ứng dụng, đóng 1 cửa sổ: Click (close button) không còn icon trên thanh TaskBar. v. Di chuyển giữa các ứng dụng đang chạy: Windows cho phép chạy nhiều ứng dụng cùng lúc, biểu tượng các ứng dụng đang chạy nằm trên TaskBar. Để di chuyển giữa các ứng dụng đang chạy ta có các cách sau: Cách 1: Click vào icon ứng dụng muốn chuyển đến trên TaskBar Cách 2: Nhấn Alt+TAB Cách 3: Click Mouse vào phạm vi cửa sổ nhìn thấy trên màn hình vi. Các thao tác với cửa sổ Cực tiểu cửa sổ: Click vào Minimize button, icon vẫn còn trên TaskBar, ứng dụng đang chạy dưới hình thức 1 icon. Cực đại cửa sổ: Click vào Maximize button, cửa sổ sẽ phóng lớn đầy màn hình. Đóng cửa sổ: Click vào Close button. Thay đổi kích thước cửa sổ: Drag ở đường biên. Di chuyển cửa sổ: Drag ở thanh tiêu đề.
Xem nội dung bị che khuất : Drag ở thanh cuốn.
1.4. Cửa sổ chương trình Mỗi chương trình khi chạy trong Windows sẽ được biểu diễn trong một cửa sổ. Cửa sổ này là phần giao tiếp giữa người sử dụng và chương trình. Thanh tiêu đề (Title bar): Chứa biểu tượng của menu điều khiển kích thước cửa sổ; tên chương trình; các nút thu nhỏ, phục hồi kích thước cửa sổ, nút đóng cửa sổ.
Thanh menu (Menu bar): Chứa các chức năng của chương trình. Thanh công cụ (Tools bar): Chứa các chức năng được biểu diễn dưới dạng biểu tượng. Thanh trạng thái (Status bar): Hiển thị mô tả về đối tượng đang trỏ chọn hoặc thông tin trạng thái đang làm việc. Thanh cuộn dọc và ngang: Chỉ hiển thị khi nội dung không hiện đầy đủ trong cửa sổ. Chúng cho phép cuộn màn hình để xem nội dung nằm ngoài đường biên của cửa sổ.
25
Title bar
Menu bar
Tool bar
Scroll bar
Minimize button Maximize button Close button
1.5. Sử dụng menu Các cửa sổ chương trình thường có thanh menu chứa các lệnh và được phân chia theo từng nhóm chức năng. Ngoài ra còn có menu tắt (Shortcut menu) khi bạn Click phải chuột trên một đối tượng. Menu này chỉ hiển thị các lệnh phù hợp với đối tượng nằm dưới con trỏ. 1.6. Thoát khỏi Windows Click nút Start, click chọn mục Turn Off Computer. Hộp thoại Turn off computer xuất hiện, click nút Turn off.
26
1.7. Cách gõ dấu tiếng Việt trong WINDOWS Hệ điều hành Windows hỗ trợ cho tiếng Anh, vì thế để có thể gõ, xem và làm việc với ký tự chữ Việt, chúng ta cần sử dụng thêm phần mềm xử lý tiếng Việt. Hiện trên có rất nhiều phần mềm xử lý tiếng Việt. Phổ biến nhất hiện nay là UniKey - phần mềm mã nguồn mở của tác giả Phạm Kim Long. Trước khi soạn thảo bằng tiếng Việt với UniKey, chúng ta phải kiểm tra các phần sau: Chương trình xử lý tiếng Việt đã hoạt động chưa. Nếu hoạt động chương trình UniKey sẽ có biểu tượng hình chữ V màu đỏ ở khay hệ thống. Kiểu gõ tiếng Việt đang là kiểu nào: VNI hay TELEX. Kiểu VNI dùng các phím số từ 1 đến 9 để kết hợp với chữ tạo dấu. 1 2 3 4 5 6 7 8 Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng ^ ư, ơ ă Kiểu TELEX dùng các chữ để tạo dấu như điện tín. s : sắc r : hỏi j : nặng aa : â dd : đ f : huyền x : ngã oo: ô ee : ê aw : ă
27
9 đ ow : ơ uw : ư
BÀI 2 WINDOWS EXPLORER 2.1. Mở Windows Explorer Click phải chuột trên nút Start và click mục Explore để mở Windows Explorer.
Khung trái chứa tên các ổ đĩa và các thư mục. Windows dùng các ký tự (A:), (B:) cho các ổ đĩa mềm; các ký tự (C:), (D:) … để đặt tên cho các loại ổ đĩa lưu trữ khác. Mỗi ổ đĩa trên máy tính đều có một thư mục (Folder) chính được gọi là thư mục gốc chứa các tập tin trên đĩa. Nhưng để dễ dàng cho việc quản lý các tập tin, ta có thể tạo thêm các thư mục con khác, lồng nhau, chứa các tập tin theo từng thể loại. Một thư mục có thể rỗng hoặc có thể chứa các tập tin và các thư mục con. Khung phải hiển thị nội dung của mục được chọn trên khung trái. Click chọn ổ đĩa bên khung trái để hiện nội dung của thư mục gốc bên khung phải. Click tên thư mục bên khung trái để hiện nội dung của thư mục đó bên khung phải. Click dấu trừ để thu gọn nhánh phân cấp thư mục con.
28
2.2. Thay đổi hình thức hiển thị trên khung phải Click chọn View và chọn một trong 5 hình thức hiển thị: - Thumbnails : thường dùng để xem trước các File hình. - Tiles : Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng lớn. - Icons : Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng nhỏ. - List : Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng liệt kê danh sách. - Details : Liệt kê chi tiết các thông tin như tên (Name), kiểu (Type), kích thước lưu trữ (Size), ngày giờ tạo hay sửa (Modified).
2.3. Hiện/ẩn cây thư mục trên khung trái Click chọn hay bỏ chọn nút Folders trên thanh công cụ chuẩn. 2.4. Sắp xếp dữ liệu bên khung phải Click chọn View\Arrange Icons by và chọn thứ tự sắp xếp: Theo tên: Name. Theo kích thước: Size Theo phần mở rộng: Type Theo ngày tháng tạo sửa: Date Modified
29
2.5. Quản lý thư mục và tập tin 2.5.1.Tạo một thư mục - Mở thư mục muốn tạo thêm thư mục con. - Chọn menu File \New \ Folder. Một thư mục mới hiển thị với tên mặc định là New Folder. - Gõ tên thư mục mới (nếu muốn) và ấn phím Enter. 2.5.2.Tạo Shortcut Shortcut là một file liên kết đến một đối tượng trên máy tính hay trên mạng. Đối tượng đó có thể là tập tin, thư mục, ổ đĩa, máy in hay máy tính khác trên mạng. Shortcut là cách nhanh nhất để khởi động một chương trình được sử dụng thường xuyên hoặc để mở tập tin, thư mục mà không cần phải tìm đến nơi lưu trữ chúng. - Mở thư mục chứa tập tin chương trình cần tạo Shortcut. - Click phải vào tập tin. Chọn Create Shortcut: nếu tạo Shortcut ngay trong thư mục đang mở. Chọn Send to\Desktop (create shortcut) nếu muốn tạo Shortcut trên nền Desktop. 2.5.3. Đổi tên (Rename) tập tin hay thư mục - Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tập tin hoặc thư mục con cần đổi tên. - Click vào tên tập tin hay thư mục muốn đổi tên. Chọn menu File\ Rename. - Gõ tên mới, sau đó ấn phím Enter.
30
2.5.4. Di chuyển (Move) một tập tin hay thư mục - Mở ổ đĩa, thư mục chứa tập tin hay thư mục con cần di chuyển. - Click vào tên tập tin hay thư mục muốn di chuyển. - Chọn menu Edit\Move To Folder. Hộp thoại Move Items xuất hiện. - Trong hộp thoại này, click chọn ổ đĩa, thư mục muốn chuyển đến, sau đó click nút Move.
2.5.5. Sao chép (Copy) một tập tin hay thư mục -
Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tập tin hay thư mục con cần sao chép. Click vào tên tập tin hay thư mục muốn sao chép. Chọn menu Edit\Copy To Folder … hay chọn Copy this file hoặc Copy this folder. Hộp thoại Copy Items xuất hiện. Trong hộp thoại này, click chọn ổ đĩa, thư mục muốn chuyển đến, sau đó click nút Copy.
2.5.6. Xóa tập (Delete) tin hay thư mục Khi xóa tập tin hay thư mục trong đĩa cứng, Windows sẽ di chuyển tập tin hay thư mục đó vào Recycle Bin. Đây là thư mục của Windows dùng chứa các file bị xóa. Bạn có thể mở thư mục này để phục hồi lại hoặc xóa hẳn khỏi đĩa cứng.Nếu xóa dữ liệu trên đĩa mềm hay đĩa CD ghi được thì không được chuyển vào Recycle Bin. Nếu dữ liệu nằm trên ổ đĩa mạng thì Windows có thể chuyển vào Recycle Bin hay xóa đi tùy thuộc vào sự cài đặt của người quản trị mạng. - Chọn tập tin hay thư mục cần xóa. - Chọn menu File \ Delete. - Windows Explorer sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận xóa. Click nút Yes để thực hiện; hoặc click No nếu không.
31
Chú ý: Bạn có thể Click phải vào đối tượng cần xóa và chọn mục Delete. Với cách xóa này bạn có thể phục hồi lại ngay bằng cách Click phải vào vùng trống bên khung phải và chọn mục Undo Delete. Để xóa vĩnh viễn tập tin hay thư mục, bạn giữ phím Shift trong khi chọn mục Delete 2.5.7. Tìm kiếm (Search) tập tin hay thư mục -
Click nút Search trên thanh công cụ. Click mục All files and folders. Nếu muốn tìm theo tên tập tin hay thư mục, hãy gõ vào đầy đủ hay một phần của tên file trong hộp All or part of file name. Hoặc nếu muốn tìm trong nội dung file gõ vào một từ hay một cụm từ đại diện cần tìm trong hộp A word or phrase in the file. Bạn có thể chỉ ra nơi cần tìm vào bằng cách click vào mũi tên hướng xuống trong hộp Look in, sau đó chọn ổ đĩa hay thư mục. Click nút Search.
32
-
Chú ý: Kết quả tìm kiếm sẽ hiện bên khung phải. Nếu có nhiều tập tin được tìm thấy, bạn có thể sử dụng những điều kiện bổ sung để lọc ra những tập tin cần thiết.
2.6. Quản lý đĩa với My Computer (phần đọc thêm) 2.6.1. Hiển thị danh sách ổ đĩa - Chọn My Computer bên khung trái. - Để xem dung lượng và kích thước còn trống trên đĩa: Click mục View\Details 2.6.2. Xóa các file tạm (Temporary Files) -
Click phải vào tên ổ cứng, chọn mục Properties. Click nút Disk Cleanup. Click chuột để đánh dấu chọn các loại files cần xóa hoặc bỏ dấu chọn loại file không muốn xóa. Sau đó, click nút OK
2.7. My Network Places (phần đọc thêm) My Network Places hiển thị các liên kết đến các máy tính, máy in, file, thư mục và các tài nguyên dùng chung khác trên mạng. Với My Network Places bạn có thể gởi và nhận dữ liệu từ các máy khác trên mạng. Các máy in và thư mục dùng chung cũng được hiển thị trong My Network Places. Để thấy các máy khác trên mạng của bạn: - Mở My Computer. - Dưới Other Places, click My Network Places. Các máy tính khác sẽ hiển thị. - Nếu chúng không hiển thị, dưới Network Tasks, click View workgroup computers. - Bấm đúp máy tính bạn muốn truy xuất. Mở thư mục dùng chung trên máy tính khác: - Mở My Computer.
33
-
Dưới Other Places, click My Network Places. Các thư mục dùng chung sẽ được liệt kê. Nếu chúng không hiển thị thì hãy bấm đúp vào máy tính chứa thư mục dùng chung. Bấm đúp thư mục bạn muốn mở.
Chia sẻ thư mục hoặc ổ đĩa trên mạng: - Mở Windows Explorer, và xác định ổ đĩa hay thư mục muốn dùng chung trên mạng. - Click phải vào ổ đĩa hay thư mục và chọn mục Sharing and Security. - Trên thẻ Sharing: đánh dấu chọn mục Share this folder on the network và nhập tên hiển thị trên mạng của Folder (nếu cần). Chú ý: Bạn không thể chia sẻ thư mục Documents and Settings, Program Files, và các thư mục hệ thống của WINDOWS.
34
BÀI 3 CONTROL PANEL Control Panel là một chương trình thiết lập lại cấu hình hệ thống, thay đổi hình thức của Windows nhằm thay đổi môi trường làm việc cho thích hợp với người sử dụng. 3.1. Khởi động Click nút Start và chọn mục Control Panel
3.2. Thay đổi cách biểu diễn Ngày, Giờ, Số, Tiền tệ Để thay đổi cách biểu diễn ngày, giờ, số, tiền tệ trong các chương trình chạy trên Windows. Ta cần thực hiện các bước sau: - Khởi động Control Panel. - Bấm đúp vào biểu tượng Regional and Language Options trên cửa sổ Control Panel. - Trên trang Regional Options, click nút Customize. - Thay đổi dạng thức số (Numbers); Tiền tệ (Currency); Giờ (Time); Ngày (Date) trên hộp thoại Customize Regional Options, Click OK. - Click nút OK trên hộp thoại Regional and Language Options để ghi nhận các thay đổi.
35
Dấu thập phân Số số lẻ sau dấu thập phân Dấu ngăn cách giữa các hàng Số kí tự trong 1 nhóm Kí hiệu số âm Định dạng số âm Cách viết 0.7 hay .7 Dấu ngăn cách giữa các đối số của hàm dùng trong Excel
3.3. Quản lý font chữ Fonts được dùng để hiển thị văn bản trên màn hình hoặc máy in. Ta có thể xóa bỏ những Font không cần sử dụng hoặc cài đặt thêm những Font mới. 3.3.1. Mở trình quản lý font chữ Bấm đúp vào biểu tượng Fonts trên cửa sổ Control Panel. 3.3.2. Thêm font mới -
Chọn menu File. Chọn mục Install New Font ... Chọn ổ đĩa chứa Font trong hộp Drives. Chọn thư mục chứa Font trong khung Folders. Chọn Font trong List of Fonts. (Nếu chọn hết thì Click Select All) Click nút OK.
36
3.3.3. Xóa font - Click phải vào Font cần xoá trong danh sách các Font ở cửa sổ Fonts. - Click chọn mục Delete 3.4. Thay đổi màn hình Desktop Desktop mặc định rất đơn giản, ta có thể thay đổi màu nền, hình nền hoặc các thành phần khác theo ý thích của bạn. 3.4.1. Khởi động trình quản lý màn hình Bấm đúp vào biểu tượng Display trên cửa sổ Control Panel 3.4.2. Thay đổi kiểu dáng của cửa sổ - Trong hộp thoại Display Properties, chọn trang Themes. - Click mũi tên hướng xuống trong danh sách Theme, chọn một kiểu bất kỳ mà bạn muốn. - Click nút Apply hoặc OK . 3.4.3. Thay đổi ảnh nền của Desktop - Trong hộp thoại Display Properties, chọn trang Desktop. - Trong danh sách Background, chọn ảnh nền mà ta thích. - Trong Position, Click mũi tên hướng xuống chọn Center, Tile hay Strech để định vị hình trên Destop. - Click nút Apply hoặc OK
37
3.4.4.Thiết lập chương trình bảo vệ màn hình - Trong hộp thoại Display Properties, chọn trang Screen Saver. - Click mũi tên hướng xuống trong danh sách Screen saver, chọn chương trình bạn thích. Click Preview để xem trước Screen saver này. - Trong hộp Wait, định thời gian xuất hiện Screen saver. - Click nút Apply hoặc OK
38
3.4.5. Điều chỉnh ngày giờ của máy tính -
Bấm đúp vào biểu tượng Date and Time trên cửa sổ Control Panel. Thay đổi ngày (Date) và Giờ(Time) trong hộp thoại Date and Time Properties. Click nút OK để ghi nhận. Trỏ vào đồng hồ trong khay hệ thống để xem ngày giờ trong một hộp ToolTip.
39
BÀI TẬP BÀI TẬP 1 1. Trỏ vào đồng hồ trong khay hệ thống để xem ngày giờ trong một hộp ToolTip. 2. Click phải chuột trên thanh Taskbar, trỏ chuột đến mục Properties của menu, sau đó click trái chuột để mở hộp thoại Taskbar and Start Menu Properties. Show Quick Launch để hiện thanh Quick Launch - Khởi động nhanh chương trình. 4. Bấm đúp vào biểu tượng Recycle Bin để hiển thị các tập tin đã bị xóa. 5. Click nút Close ở góc trên bên phải của cửa sổ để đóng cửa sổ Recycle Bin . BÀI TẬP 2 1. Mở cửa sổ My Computer: click nút Start, chọn mục My Computer 2. Click nút Minimize để thu nhỏ cửa sổ thành một nút lệnh trên thanh tác vụ. 3. Click vào nút đó trên thanh tác vụ để trở lại kích thước ban đầu của cửa sổ 4. Click nút Maximize để phóng to kích thước cửa sổ. 5. Click nút Restore Down để trở lại kích thước bình thường 6. Trỏ chuột vào đường biên của cửa sổ, khi chuột chuyển thành mũi tên 2 đầu thì kéo rê đường biên để thu nhỏ kích thước cửa sổ cho đến khi xuất hiện thanh cuộn dọc và ngang 7. Bấm vào các nút mũi tên ở 2 đầu thanh cuộn để xem nội dung nằm ngoài đường biên của cửa sổ. 8. Trỏ chuột trên thanh tiêu đề và rê cửa sổ sang vị trí khác. 9. Đóng cửa sổ My Computer bằng cách click nút Close hay chọn File\ Close. BÀI TẬP 3 1. Bấm đúp vào biểu tượng Recycle Bin để mở cửa sổ chứa các file đang tạm xóa. 2. Chọn mục View trên thanh menu để hiển thị các lệnh thay đổi hình thức hiển thị các đối tượng trong cửa sổ. 3. Click mục Detail để hiển thị thông tin chi tiết về các đối tượng trong cửa sổ. 4. Chọn View \ Status Bar để hiện hoặc ẩn thanh trạng thái. 5. Chọn View \ Toolbars\Standard Buttons để hiện ẩn thanh công cụ chuẩn. 6. Click phải vào một đối tượng trong của sổ để hiện menu tắt và chọn Properties để mở hộp thoại chứa các thông tin chi tiết về đối tượng. BÀI TẬP 4 1. Mở 3 cửa sổ Windows Explorer, My Computer và My Documents. Phóng to, thu nhỏ, phục hồi các cửa sổ đã mở ở trên. 2. Sắp xếp các cửa sổ trên theo hình mái ngói, ngang và đứng. Sau đó, đóng tất cả các cửa sổ đã mở bằng nhiều cách khác nhau (bằng phím, bằng chuột). 3. Chuyển đổi giữa các cửa sổ bằng chuột và bàn phím (Alt - tab).
40
4. Tạo một Shotcut trên Desktop dẫn đến tập tin Winword.exe để chạy chương trình soạn thảo văn bản. (đường dẫn đến File Winword.exe là: C:\ Program Files \ Microsoft Office \ Office11\Winword.exe). 5. Thiết lập thuộc tính ẩn cho thanh Taskbar, sau đó cho hiển thị lại. 6. Thiết lập lại nền màn hình là một ảnh bất kỳ. 7. Thiết lập lại màn hình tạm nghỉ (Screen Saver) là dòng chữ bất kỳ. Sau đó, huỷ chọn thiết lập này. 8. Sắp xếp các biểu tượng trên Desktop theo tên. 9. Mở cửa sổ Windows Explorer và My Computer, chọn chế độ hiển thị cho các đối tượng trên cửa sổ theo các hình thức sau: - Thumbnails: Thường dùng để xem trước các File hình. - Tiles: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng lớn. - Icons: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng nhỏ. - List: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng liệt kê danh sách. - Details: Liệt kê chi tiết các thông tin như tên (Name), kiểu (Type), kích thước lưu trữ (Size), ngày giờ tạo hay sửa (Modified). 10. Chuyển đến thư mục bất kỳ, vào thư mục con, trở về thư mục cha, thao tác nhiều lần cho các thư mục khác nhau để làm quen với phương pháp duyệt thư mục và tập tin. BÀI TẬP 5 1. Khởi động Windows Explorer và tạo cấu trúc Folder trong ổ đĩa D:\ (hoặc C:\) như sau: 2. Chọn các Folder để nó trở thành Folder hiện hành và quan sát nội dung của nó 3. Đổi tên các Folder sau: CHAPTER1 CHUONG1 CHAPTER2 CHUONG2 MS PAINT VEHINH NOTEPAD SOANTHAO 3DS 3DSTUDIO 4. Xoá THCB trong Folder BAI TAP 5 5. Tạo thêm Folder SAOLUU trong BAI TAP 5 6. Chép các Folder DOHOA, LAPTRINH, THVP, THCB vào Folder SAOLUU 7. Tạo Folder GRAPHICS trong BAI TAP 5 sau đó di chuyển Folder DOHOA vào GRAPHICS
41
BÀI TẬP 6 1. Tạo cấu trúc Folder trong ổ đĩa D:\ (hoặc C:\) như sau: 2. Dùng chức năng tìm kiếm để tìm 2 tập tin CALC.EXE và WORDPAD.EXE sau đó chép vào MS PAINT 3. Dùng chức năng tìm kiếm để tìm các tập tin có phần mở rộng .TXT và chọn 5 tập tin và chép vào Folder WORDPAD 4. Sắp xếp các tập tin trong Folder WORDPAD theo theo kích thước tăng dần. 5. Tìm các tâp tin có ký tự thứ 2 là S và chép vào Folder FOXPRO 6. Sao chép các tập tin trong WORDPAD vào LUU 7. Tạo thêm Folder BACKUP trong Folder BAI TAP 6 8. Di chuyển Folder WORDPAD, LUU vào BACKUP BÀI TẬP 7 Tạo lại cấu trúc cây Folder của bài tập 5 1. Tạo 1 shortcut khởi động chương trình Unikey (hoặc Vietkey) với tên GOTIENGVIET trong Folder WINDOWS 2. Tạo Shortcut khởi động chương trình NOTEPAD với tên là SOANTHAO trong Folder NOTEPAD 3. Tạo Shortcut khởi động chương trình MSPANT với tên TAPVE trong Folder PAINT 4. Khởi động chương trình NOTEPAD từ shortcut đã tạo ở câu 2 để soạn thảo đoạn văn bản sau đây và lưu vào Folder NOTEPAD với tên DANHNGON.TXT DANH NGÔN 1. Không gì đẹp hơn sự thật. 2. Thành kiến là cha đẻ của sự dốt nát 3. Bộ lâng làm đẹp con công, học vấn làm đẹp con người 4. Chớ nói công việc này khó, có khó mới nên người 7. Dùng NOTEPAD để soạn thảo đoạn văn bản sau đây và lưu vào Folder WINWORD với tên TAILIEU.DOC TẠP BÚT Một năm trôi qua thật nhanh, thế là lại già thêm một tuổi. Ngày xưa, Tôi ít khi nghĩ đến tuổi tác nhưng từ khi nghe thằng em sắp lập gia đình, rồi cô bạn sắp có em bé, ra đường nhiều đứa trẻ gọi bằng cô, xưng con và cảm thấy mệt mỏi với những cuộc vui ồn ào náo nhiệt… Lúc đó tôi mới chợt thấy những nếp nhăn trên gương mặt của mình(…) Mọi người đều hy vọng một năm mới sẽ mang lại hạnh phúc cho mình và người thân, nhưng riêng tôi thì lại mong muốn đừng có năm mới và điều đó thì không bao giờ xảy ra… 8. Dùng WORDPAD để soạn thảo đoạn văn bản dưới đây và lưu vào Folder WINDWORD với tên VANBAN.DOC Tính trung thực Trong một buổi phỏng vấn, ông giám đốc nói với người đếnxin việc: Đức tính quan trọng nhất chúng tôi đòi hỏi ở đây là sự ngăn nắp sạch sẽ, trước khi vào đây ông đã chùi chân ở thảm chưa? Thưa ông giám đốc, tất nhiên rồi ạ!
42
Đức tính thứ hai, còn quan trọng hơn cả sự ngăn nắp sạch sẽ, đó là tính trung thực. Ở ngoài cửa chúng tôi không có thảm chùi chân. Mở tập tin VANBAN.DOC và nhập thêm ở cuối đoạn văn bản thông tin như sau: Họ tên người soạn thảo Lớp: Mã số sinh viên: Sau đó lưu lại với tên VANBAN1.DOC trong Folder WINWORD 9. Tạo tập tin văn bản với nội dung sau đây và lưu vào Folder WINWORD với tên SOANTHAO.DOC … Những ngày mưa bão dầm dề ngày xưa tôi nhớ lại. Mẹ tôi cũng thường về sớm hơn thường lệ. Mưa bão đối với người buôn thúng bán bưng là họa, là ế ẩm. Bà về nhóm lửa bếp, nhìn xuống mông lung mưa trên sông chẳng nói lời nào. Mái dột, nhà xiêu, bếp chiều đạm bạc, nhưng trên trang giấy của thằng con trai 18 tuổi khi ấy là thơ tình cho một ai đó. Nhà nghèo, đứa con vẫn được đến trường, thỉnh thoảng lại càu nhàu vì không có một chiếc xe tử tế để chở bạn gái đi chơi… BÀI TẬP 8 1. Sắp xếp lại các Folder và Shortcut trên Desktop theo các cách khác nhau (Click phải chuột trên Desktop / Chọn Arrange Icon / Chọn kiểu sắp xếp). 2. Điều chỉnh các thông số cho màn hình: (Click phải chuột trên Desktop / Chọn Properties Hoặc Start / Setting / Control panel / Display) 3. Điều chỉnh Background, thay đổi kiểu màn hình nền của Desktop 4. Điều chỉnh Screen Saver 5. Điều chỉnh môi trường làm việc: Điều chỉnh ngày / tháng cho hệ thống cho đúng ngày / tháng hiện hành( Control panel / Date Time ) quan sát kết quả ở đồng hồ trên TaskBar 6. Điều chỉnh các thông số cho Mouse (phím sử dụng, tốc độ Double click …). Sau mỗi lần điều chỉnh Chọn Apply và thử lại kết quả ở vùng Test Area 7. Điều chỉnh các thông số cho Keyboard 8. Điều chỉnh các thông số đặc trưng cho từng quốc gia (Kiểu ngày, giờ, kiểu số, kiểu tiền tệ)
43
PHẦN 3
INTERNET
44
BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ INTERNET 1.1 Giới thiệu chung Internet là một hệ thống mạng của các mạng máy tính. Mạng máy tính là tập hợp các máy tính được kết nối lại với nhau để trao đổi thông tin và chia sẽ tài nguyên. Năm 1969: mạng ARPANET ra đời - tiền thân của Internet do Bộ quốc phòng Mỹ xây dựng. Ngày nay, mạng Internet kết nối hàng trăm triệu người trên khắp thế giới, sử dụng một phần của toàn bộ tài nguyên mạng viễn thông công cộng, dùng giao thức TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet Protocol). Lợi ích của Internet
Là kho tài nguyên khổng lồ chia sẽ cho nhiều người.
Truy xuất, cập nhật thông tin nhanh chóng, dễ dàng không cần biết nhiều về máy tính. Vượt mọi khoảng cách địa lý.
Các máy tính khác loại, dùng nhiều hệ điều hành khác nhau vẫn liên lạc được.
Hiệu quả trong việc quảng cáo sản phẩm, liên hệ khách hàng
Các chủ thể tham gia hoạt động Internet
Nhà cung cấp dịch vụ Internet - ISP (Internet Service Provider). Ví dụ ở Việt Nam là VDC, FPT, NETNAM, SAIGONNET, … Nhà cung cấp kết nối (đường truyền vật lý) mạng Internet - IAP (Internet Access Provider): quản lý cổng (gateway) nối với quốc tế. Ví dụ ở Việt Nam: VDC (VNN). Người sử dụng các dịch vụ trên Internet: những người này phải đăng ký với một ISP, có một tài khoản (Account) để quản lý truy cập và tính toán chi phí phải trả cho ISP. ...
1.2 Tên máy tính Trong hệ thống mạng để các máy tính có thể liên lạc với nhau được thì mỗi máy tính cần có một địa chỉ IP (Internet Protocol Address) tồn tại duy nhất. Địa chỉ IP là một dãy số gồm 4 số thập phân giới hạn từ 0 - 255, phân cách nhau bằng dấu chấm. Địa chỉ IP có dạng: xxx.xxx.xxx.xxx Ví dụ: 192.168.11.100 Địa chỉ IP rất thích hợp cho máy tính xử lý nhưng lại khó nhớ với người sử dụng thông thường. Do đó khái niệm tên miền (Domain name) được đưa ra để người dùng nhớ thay cho địa chỉ IP. Tên miền có dạng: www.tên.loại.quốcgia Ví dụ: www.caothang.edu.vn Một số ký hiệu loại và quốc gia: .com: commercial
45
.edu: education .net: network access provider .gov: government .mil: military .int: internation .org: organization .vn: Viet Nam .jp: Japan .uk: United Kingdom (England) .fr: France .us: United States Như vậy cần phải có cơ chế chuyển dịch từ tên miền sang địa chỉ IP và ngược lại, đó chính là dịch vụ DNS (Domain Name Service). 1.3 Một số dịch vụ thông dụng trên Internet 1.3.1 Dịch vụ thư điện tử - EMail (Electronic Mail) Cho phép gởi, nhận thư điện tử. Đây là một trong những tính năng quan trọng của Internet, phương pháp truyền văn bản rẻ tiền nhất có ở mọi nơi. Ở Việt Nam chỉ tốn khoảng 1000 đồng là bạn có thể gởi thư điện tử đi bất kỳ đâu trên thế giới, rẻ hơn nhiều so với cước bưu điện loại thấp nhất. Một trong những lợi ích chính của thư điện tử là tốc độ lưu chuyển, thời gian chuyển thư thông thường được tính bằng giây hoặc phút, ngay cả khi người gửi và người nhận ở tận hai đầu của trái đất. Dịch vụ này sử dụng giao thức: SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) và POP3 (Post Office Protocol Version 3). Để có thể gởi và nhận thư điện tử bạn cần có một địa chỉ thư điện tử thường được gọi tắt là Email. Cách tạo địa chỉ Email mới và sử dụng sẽ được trình bày chi tiết trong phần sau. 1.3.2 Dịch vụ mạng thông tin toàn cầu - WWW (World Wide Web ) Cung cấp thông tin dạng siêu văn bản. Đây dịch vụ mạnh nhất trên Internet. WWW được xây dựng dựa trên một kỹ thuật có tên gọi là Hypertext (siêu văn bản). Hypertext là kỹ thuật trình bày thông tin trên một trang có nhiều kiểu dữ liệu khác nhau như văn bản, hình ảnh, âm thanh, phim … ngoài ra còn có các liên kết mà từ đó có thể mở ra một trang thông tin khác. Các trang thông tin như vậy được gọi là trang Web. Để tạo ra trang Web bạn có thể sử dụng ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản - HTML (HyperText Markup Language). Với sự bùng nổ công nghệ thông tin, dịch vụ này càng ngày càng được mở rộng thêm nhiều kỹ thuật tiên tiến nhằm tăng khả năng biểu đạt thông tin cho người sử dụng, một số công nghệ mới được hình thành để tạo các trang Web động như CGI (Common Gateway Interface), ASP (Active Server Pages), JSP (Java Server Pages), PHP (Personal Home Pages – Hypertext Preprocessor), …Trên các trang Web động, người sử dụng có thể tương tác với trang Web một cách dể dàng
46
như nhập các thông tin mới, thay đổi các thông tin đã có … Các phầm mềm có thể dùng để tạo ra trang Web: NotePad, FrontPage, DreamWaver, NamoWebEditor, Visual Studio … Dịch vụ này sử dụng giao thức: HTTP (HyperText Transfer Protocol) Mô hình hoạt động của dịch vụ web: Web Writer: người tạo ra website. Web Site: tập hợp các trang Web của một tổ chức hay cá nhân, có một chủ đề nào đó. Web Server : máy tính lưu trữ và cung cấp thông tin dạng Web. Các phần mềm Web Server: PWS (Personal Web Server), IIS (Internet Information Server), Apache, Netscape Enterprise server, …. Web Client: máy tính truy xuất thông tin từ Web Server và hiển thị trang web. Để thực hiện công việc này các Web Client phải sử dụng một chương trình gọi là trình duyệt Web (Web Browser). Các trình duyệt Web: Internet Explorer (IE), Netscape Navigator, Opera, Firefox…
1.3.3 Dịch vụ truyền tập tin - FTP (File Transfer Protocol) Cho phép gởi và nhận tập tin từ một máy tính này sang một máy tính khác trên Internet, các tập tin được truyền tải bằng dịch vụ này thường có dung lượng lớn. Công cụ để thực hiện dịch vụ truyền tập tin là chương trình ftp, nó sử dụng một giao thức của Internet là giao thức FTP (File Transfer Protocol). Giao thức này cho phép truyền tập tin không phụ thuộc vào vấn đề vị trí địa lý hay môi trường hệ điều hành của hai máy. Muốn sử dụng dịch vụ này trước hết bạn phải có một tài khoản: tên đăng nhập và mật khẩu trên máy tính ở xa. Việc này sẽ hạn chế số người được phép truy cập và cập nhập các tập tin trên hệ thống ở xa. Một số máy chủ trên Internet cho phép bạn đăng nhập với một tài khoản là anonymous, nhưng tất nhiên, khi đó bạn chỉ có một số quyền hạn chế với hệ thống đó. Để sử dụng dịch vụ FTP, người sử dụng có thể chạy phần mềm FTP Client ví dụ như: WS_FTP hay CUTFTP đây là các chương trình có giao diện đồ hoạ khá thân thiện với người sử dụng. Bạn có thể download các phần mềm này từ Internet để cài lên máy tính của bạn. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng giao diện câu lệnh như môi trường Dos: ls, dir, get, put, …
47
1.3.4 Dịch vụ truy cập từ xa - Telnet Dịch vụ này cho phép bạn ngồi tại máy tính của mình thực hiện kết nối tới một máy tính ở xa và sau đó thực hiện các thao tác trên máy tính ở xa đó. Khi bạn đã kết nối thành công thì có thể truy nhập bất cứ dịch vụ gì mà máy ở xa đó cho phép các trạm cục bộ của mình truy nhập. 1.4 Các phương thức kết nối Internet Có hai cách để truy cập vào mạng Internet có thể truy cập trực tiếp thông qua đường dành riêng (Leased Line) và truy cập gián tiếp thông qua mạng điện thoại công cộng. Việc đăng ký một đường thuê bao dành riêng chỉ dành cho những cơ quan, đơn vị với mục đích truy cập mạng Internet không chỉ khai thác các tài nguyên, dịch vụ sẵn có trên mạng Internet mà còn sử dụng mạng Internet như là một môi trường kết nối từ xa tới các tài nguyên trên mạng LAN của đơn vị mình. Khi đó, người sử dụng có thể xây dựng các máy chủ Web Server, Mail Server, FTP Server, xây dựng mạng riêng ảo (VPN- Virtual Private Network)... Tất nhiên việc này đòi hỏi tốn kém tiền bạc và công sức. Còn nếu bạn chỉ truy cập mạng Internet để khai thác các dịch vụ sẵn có trên mạng thì bạn có thể truy cập thông qua mạng điện thoại công cộng với chi phí thấp hơn và đơn giản hơn. Muốn kết nối Internet gián tiếp, bạn cần có:
Máy tính có cài đặt trình duyệt web.
Modem (có nhiệm vụ chuyển tín hiệu truyền trên đường dây sang tín hiệu máy tính và ngược lại)
Đường dây
Tên đăng nhập (Username) và mật khẩu (Password) của nhà cung cấp dịch vụ Internet
Bài tập thực hành 1 1. Xem địa chỉ IP của máy tính trong mạng nội bộ (LAN)
Nhấp chuột vào Start -> Run
Trong ô Open, nhập chữ CMD -> nhấn Enter
Nhập IPCONFIG -> nhấn Enter -> xem địa chỉ IP của máy ở dòng IP Address
2. Xem địa chỉ IP của máy tính trong mạng Internet Truy cập trang web: www.myipaddress.com
48
BÀI 2 SỬ DỤNG TRÌNH DUYỆT WEB INTERNET EXPLORER 2.1 Khởi động
Cách 1: Start -> Programs -> Internet Explorer Cách 2: Nhấn đôi chuột vào biểu tượng của Internet Explorer hình nền (desktop) hay thanh Taskbar.
trên màn
2.2 Một số thao tác cơ bản
2.2.1 Mở trang web
Nhập địa chỉ của trang web muốn xem vào khung Address -> nhấn Enter hoặc chọn Go. Bạn có thể nhấp chuột vào cập trước đó.
để chọn địa chỉ của những trang Web đã truy
49
.
Trên trang web thường có các liên kết từ đó mở ra các nội dung khác. Liên kết có thể là dòng chữ hoặc hình ảnh, dấu hiệu để nhận ra liên kết là khi đưa chuột đến gần con trỏ chuột chuyển thành dấu bàn tay và lúc này thanh trạng thái sẽ hiện lên địa chỉ của liên kết. Nhấn chuột (chuột trái) vào các liên kết để xem các thông tin tiếp theo hoặc nhấp chuột phải vào liên kết rồi chọn Open. Nếu muốn mở trang web trên một cửa sổ mới thì nhấn Shift + chuột hoặc nhấp chuột phải vào liên kết rồi chọn Open in New Window . 2.2.2 Sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ
Back (<-): Trở về trang vừa truy xuất trước đó.
Forward (->): Sau khi dùng nút Back, dùng nút Forward để trở về trang truy cập trước đó.
Stop: Dừng việc tải trang web.
Refresh: Dùng khi muốn lấy nội dung mới nhất của trang web.
Home: Quay trở về trang chủ mặc định.
Search: Tìm kiếm.
Favorites: Danh sách những trang Web ưa thích.
History: Liệt kê các trang đã xem trước đó.
Mail: Thi hành chương trình nhận gởi Email.
Print: In trang hiện hành.
2.2.3 Thanh trạng thái
Dùng để hiển thị trạng thái của cửa sổ. Khi đang mở trang web mới thì hiển thị địa chỉ trang đang tải về máy tính và thanh màu xanh cho biết tỉ lệ đã tải được, khi trang Web được tải xong, thanh trạng thái sẽ hiện chữ “Done”.
50
2.2.4 Đóng trang web
Cách 1: Chọn File -> Close
Cách 2: Nhấn phím Alt+F4
Cách 3: Nhấp chuột vào nút
trên thanh tiêu đề
2.2.5 Lưu thông tin Bạn có thể lưu nội dung của các trang Web trên máy tính đang sử dụng, sau đó có thể xem nội dung của các trang này mà không cần phải có kết nối Internet.
Lưu trang Web hiện tại:
Chọn File -> Save as…
Save in: chọn vị trí trên máy tính sẽ lưu trang Web File name: nhập tên tập tin sẽ lưu. Save as type: chọn định dạng muốn lưu, mặc định là dạng trang Web. Encoding: chuẩn dùng để giải mã nội dung. Chọn Save để lưu, chọn Cancel để bỏ lưu. Khi lưu trang web ở định dạng mặc định, bạn sẽ có một tập tin .htm/.html cùng một thư mục chứa các hình ảnh trên trang web đó.
Lưu một hình ảnh: nhấn chuột phải vào hình ảnh cần lưu -> Save Picture As …
Lưu một phần trang web: kéo rê chuột để đánh dấu khối đoạn văn bản -> nhấn chuột phải ->Copy-> đưa chuột đến vị trí muốn sao chép, nhấn chuột phải -> Paste.
In trang web ra giấy: File -> Print…
2.2.6 Lưu địa chỉ website thường dùng vào Favorites
Mục đích: lưu lại địa chỉ website cần sử dụng cho lần truy cập sau gọi đến nhanh và không cần nhớ chính xác địa chỉ. Có thể tổ chức theo từng nhóm địa chỉ.
51
Thêm vào Favorites: Favorites -> Add To Favorites -> đặt tên cho địa chỉ website này: nhập vào ô Name -> nhấn nút OK.
Dùng Favorites: Favorites -> chọn tên đã tạo. Trang web lần trước truy cập sẽ xuất hiện.
2.2.7 Một số tính năng khác
Nút thu nhỏ (minimize), phục hồi (restore), đóng (close)
Mở lớn màn hình nội dung: View->Full Screen (Auto Hide/Restore)
Định loại font chữ hiển thị: View->Encoding
Định kích thước chữ hiển thị: View->Text Size
Thay đổi trang mặc định hiển thị khi khởi động Internet Explorer: Tools-> Internet Options-> General-> Address…
2.3 Tìm kiếm thông tin Internet là kho tài nguyên khổng lồ, do đó việc tìm kiếm thông tin là hoạt động phổ biến đối với người sử dụng Internet. So với thông tin được lưu trữ trên những phương tiện khác như giấy, băng từ … thông tin lưu trữ trên Internet có thể truy cập và tìm kiếm dễ dàng nhanh chóng hơn. Đây là điểm mạnh nhưng đôi khi cũng là điểm yếu của Internet vì khi tìm được quá nhiều thông tin liên quan đến thông tin cần tìm, bạn phải tốn thời gian để lọc lại những thông tin phù hợp.
52
Trên Internet có rất nhiều trang Web cung cấp các công cụ tìm kiếm (Search Engine). Mỗi công cụ tìm kiếm có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Do đó khi tìm thông tin, bạn nên bắt đầu bằng công cụ quen thuộc nhất. Nếu kết quả tìm kiếm chưa tốt, có thể thực hiện lại việc tìm kiếm với công cụ tìm kiếm khác. Để tìm kiếm thông tin trên Internet có thể dùng các website thông dụng sau : www.google.com, www.yahoo.com, www.altavista.com, www.xalo.vn, … Ví dụ dùng google: Mở trang web www.google.com
Lưu ý: Đặt từ khóa trong dấu “ ” để yêu cầu tìm kiếm chính xác cụm từ cần tìm. Chọn từ khóa thích hợp, không nên nhập vào những từ khóa có nội dung tổng quát vì kết quả tìm kiếm sẽ rất nhiều, thông tin được trả về sẽ không gần với nội dung muốn tìm. + : tìm các trang có mặt tất cả các từ khóa không theo thứ tự (giữa các từ có khoảng trắng) Filetype: tìm các tài liệu ở dạng theo định dang .pdf, .doc….
53
Tìm kiếm nâng cao
Bài tập thực hành 2 Mở trang web: www.tuoitre.com.vn hay www.nld.com.vn hay www.vietnamnet.vn 1. Xem nội dung trang web, chi tiết một số tin 2. Lưu 2 hình thích nhất vào ổ D:\abc, đặt tên là hinh1 và hinh2 3. Lưu trang web có nội dung thích nhất vào ổ D:\abc dạng htm 4. Lưu trang web có nội dung thích nhất vào ổ D:\abc dạng mht 5. Lưu địa chỉ trang web thích nhất vào Favorites 6. Lưu một phần trang web thích nhất ở dạng file word Bài tập thực hành 3 1. Tìm các hình ảnh về ngày tết và lưu về máy tính trong ổ đĩa D:\Hinh 2. Tìm các trang web nghe nhạc trực tuyến, trang web Ecard. 3. Tìm xem các từ HTTP, WWW, .. là viết tắt của chữ gì? 4. Tìm các trang web giới thiệu về Internet, download các tài liệu về máy để xem. 5. Tìm các tài liệu dạng doc, pdf, ... 6. Tìm kiếm các trang web có từ khóa:
bóng đá
giáo dục
truyện cười
54
BÀI 3 GỞI VÀ NHẬN EMAIL 3.1 Giới thiệu Để trao đổi email chúng ta cần có một địa chỉ email (tài khoản/account) của nhà cung cấp dịch vụ email. Địa chỉ email có thể đặt mua hoặc đăng ký miễn phí. Một địa chỉ mail có dạng: name@domainname name: Tên người sử dụng email tự đăng ký, không được trùng với các tên đã đăng ký trong cùng domainname. @: Biểu tượng của một địa chỉ mail domainname: Tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email Ví dụ: [email protected] Phân loại email theo cách thức truy cập Web Mail: hệ thống cung cấp các dịch vụ Email thông qua Website trên mạng Internet. Thông thường, đây là hệ thống cung cấp địa chỉ Email miễn phí. Để gửi và nhận Email, người sử dụng Internet chỉ có 1 cách duy nhất là dùng trình duyệt Web truy cập vào địa chỉ Website của nhà cung cấp dịch vụ. Ví dụ: www.vol.vnn.vn www.hotmail.com www.mail.yahoo.com www.gmail.google.com
Pop Mail hay IMAP: có thể dùng phần mềm để gửi và nhận Email, ngoài ra còn lưu trữ Email trên máy tính, có thể đọc và soạn thư khi máy tính không kết nối mạng. Ví dụ: Outlook Express, Nestcape mail…
Khi sử dụng Email, bạn có thể gởi các dòng chữ đồng thời đính kèm các tập tin dữ liệu, tập tin hình ảnh, tập tin nhạc, ... 3.2 Gởi và nhận email bằng GMail Đăng ký mới một địa chỉ email (Sign up) Truy cập vào trang web Gmail www.gmail.google.com nhấp chuột vào Sign up và nhập các thông tin vào biểu mẫu sau
55
56
Đăng nhập (Sign in) Truy cập vào trang web Gmail, nhập tên đăng nhập và mật khẩu rồi nhấn Sign In
Quên mật khẩu Nhấn vào liên kết I cannot access my account
Nhấn vào liên kết I’ve forgotten my password
Nhập vào tên đăng nhập, một email sẽ gởi đến hộp email thứ hai của bạn…
57
Kiểm tra hộp thư Nhấn vào liên kết Inbox để xem các thư có trong hộp thư. Các thư được in đậm là thư chưa được mở lần nào.
Đọc thư Nhấn vào tiêu đề thư để xem nội dung thư, các thông tin liên quan, tập tin đính kèm
Tải tập tin đính kèm Nhấn vào liên kết Download
58
Trả lời thư Nhấn liên kết Reply
Gởi thư chuyển tiếp Nhấn liên kết Forward
59
Xóa thư Chọn các ô vuông trước các tiêu đề thư -> nhấn nút Delete Gởi thư Nhấn liên kết Compose Mail
Đăng xuất (Sign out) Khi không sử dụng hộp thư thì nên thoát để tránh người khác có thể dùng không hay. Nhấn vào liên kết Sign out phía trên phải Đổi mật khẩu Nhập vào mật khẩu hiện tại, sau đó nhập mật khẩu mới hai lần -> nhấn nút Save
60
Bài tập thực hành 4 1. Tạo một địa chỉ email mới 2. Gởi email đến địa chỉ: [email protected] với các yêu cầu sau Tiêu đề: họ tên học viên Nội dung: bài thơ hay ca dao bất kỳ Tập tin đính kèm: 2 tập tin hình bông hoa 3. Nhận thư trả lời và thực hiện theo yêu cầu trong thư đó 4. Gởi 1 email cho 3 bạn ngồi kế bên trong lớp với nội dung là một lời chúc tốt lành và đính kèm nội dung một bài hát. Nếu bạn nhận được thư của bạn mình thì mở ra xem và lưu tập tin đính kèm về máy ở ổ đĩa D sau đó chuyển email đó đến bạn khác bất kỳ. 5. Thực hành thử nghiệm: Quên mật khẩu, Đổi mật khẩu, Xóa thư, Lưu thư nháp... 3.3 Gởi và nhận email bằng Outlook Express Outlook Express là phần mềm quản lý Email được cài đặt sẵn trong các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows. Phần mềm này cung cấp hầu hết các tính năng cần thiết để người dùng có thể quản lý Email một cách hiệu quả. Khởi động Start -> Programs -> Outlook Express
Tạo tài khoản Chọn Tools->Accounts. Trong khung hội thoại được hiển thị, nhấn Add->Mail…hộp thoại sau sẽ hiển thị ..
61
Nhập tên vào ô Display name, tên này sẽ được hiển thị trong thư bạn gửi. Nhấn Next
Nhập địa chỉ email của bạn vào ô E-mail Address. Nhấn Next.
62
Trong ô Incoming mail (POP3, IMAP or HTTP) server: nhập địa chỉ server nhận email. Trong ô Outgoing mail (SMTP) server: nhập địa chỉ server gửi email. Nhấn Next.
Trong ô Account name: nhập tên đăng nhập (thường dùng trùng với tên địa chỉ email). Trong ô Password: nhập mật khẩu để mở hộp thư. Nhấn Next -> Finish. Nhận thư từ máy chủ Chọn Tools -> Send/Receive -> Send and Receive All: nếu có thư trên máy chủ các thư này sẽ được tải về máy tính đang dùng, nếu trong hộp Outbox có thư các thư này sẽ được gởi đi. Kiểm tra hộp thư
63
Để xem nội dung thư, nhấn vào bức thư như hình trên. Thư có màu vàng là chưa đọc, thư có màu trắng là đã đọc. Xem nội dung thư ở khung bên dưới, khi thư có tập tin đính kèm sẽ có biểu tượng hình kẹp giấy, nhấn chuột vào để mở tập tin này. Để trả lời thư, bạn nhấn vào Reply (hoặc Reply All khi muốn trả lời tất cả những người được gởi mail) Gởi thư Chọn File->New->Mail Message
Chọn Attach nếu muốn gởi đính kèm tập tin vào thư. Nhấn nút Send để gởi thư. Ấn định thời gian lấy thư định kỳ Hộp thư sẽ tự động tải thư về khi mở chương trình này. Có thể định thời gian tải thư thường xuyên chọn Tool > Options > General > Chọn thời gian tải thư định kỳ.
64
BÀI 4 CHAT VỚI YAHOO MESSENGER 4.1. Giới thiệu Yahoo Messenger là một dịch vụ miễn phí cho phép mọi người gửi tin nhắn trực tiếp cho nhau qua Internet. Ngoài ra chương trình còn nhiều chức năng khác như nhận các thông báo có email mới, nhắc nhở các sự kiện đáng ghi nhớ trong Yahoo Calendar, gởi tin nhắn đến điện thoại di động... Đây là một chương trình dễ sử dụng có nhiều dịch vụ giải trí kèm theo. Yahoo Messenger bao gồm các thuộc tính hấp dẫn như tự động tạo chat room thay đổi nền giao diện theo những chủ đề cung cấp sẵn hoặc lấy từ trên mạng. Người sử dụng cũng có thể tự tạo ra các kiểu giao diện theo hướng dẫn của Yahoo. Để có thể sử dụng Yahoo Messenger bạn cần cài đặt chương trình Yahoo Messenger vào máy tính và có một Yahoo ID (còn gọi là nickname). 4.2. Khởi động
Cách 1: Start -> Programs -> Yahoo! Messenger Yahoo! Messenger
Cách 2: Nhấn đôi chuột vào biểu tượng của Yahoo! Messenger
4.3. Sử dụng Đăng ký Yahoo ID Get a new Yahoo! ID… Đăng nhập Nhập Yahoo ID và mật khẩu rồi nhấn Sign In
Yahoo!Messenger cung cấp hai kiểu nói chuyện, đó là Message và Chat. Message: cho phép bạn nói chuyện với từng người hoặc nhóm người được bạn mời vào phòng chat (chat room). Chat: bạn có thể tham gia vào nhóm để thảo luận, tìm kiếm những người đang online để kết bạn, thảo luận về các đề tài… Đăng xuất Để đảm bảo người khác không sử dụng ID của bạn, sau khi sử dụng xong bạn nên thoát ra khỏi chương trình. Để thoát khỏi chương trình, bạn nhập chuột phải vào biểu tượng Y!M ở dưới góc phải màn hình -> nhấp chọn Sign Out
65
Chat với một người hoặc nhóm người đã quen Chọn lưu Yahoo ID của các bạn chat vào: nhấn vào nút Add a contact
Nhập Yahoo ID của người bạn muốn chat vào khung hoặc bạn có thể chọn bạn chat từ sổ địa chỉ trong địa chỉ Yahoo bằng cách nhấn vào nút “Choose a Contact from Your Address Book” -> nhấn Next. Để tiến hành chat, nhấn vào tên người muốn trò chuyện. Bạn có thể tạo nhóm để quản lý tên như: A2, Family, Friend… Khung phía trên hiển thị những dòng đã chat. Khung bên dưới để nhập lời chat. Ngoài ra để tăng tính biểu cảm, Yahoo còn tạo ra các biểu tượng cảm xúc để thêm vào
66
Cùng lúc bạn có thể chát được với nhiều người nhưng chỉ được dùng một Yahoo ID. Nếu muốn chat với một nhóm, bạn phải tạo một chat room (group) trong đó tập hợp những người bạn muốn cùng trò chuyện. Chat bằng hình ảnh và âm thanh Có thể nhìn thấy người đang Chat với bạn trực tuyến nếu người đó có một webcam. Chỉ cần kích chuột phải vào tên của người chat và chọn "View Friend’s Webcam" bạn sẽ nhìn thấy hình ảnh của họ. Nếu bạn có một webcam, bạn có thể mời người khác xem hình ảnh của bạn bằng cách chọn: "Invite to View My Webcam" tại menu Tools hoặc nhấp chọn vào biểu tượng Webcam trên thanh công cụ Để chat bằng âm thanh, bạn cần có một loa (tai nghe) và micro. Sau khi gắn vào, bạn đã có thể trò chuyện như sử dụng điện thoại. Tìm kiếm bạn chat Yahoo tạo sẵn các phòng chat, bạn chỉ cần vào để chọn chủ đề để tham gia. Nhấn Messenger -> Yahoo Chat -> Join a Room -> chọn chủ đề trong Catagories -> Nhấn vào nút “Go to room” Danh sách những người đang online sẽ hiện bên góc phải. Bạn chỉ cần chọn nickname và bắt đầu chat. Gởi thông điệp, nhắn tin Bạn vẫn có thể gởi message cho một người không online, khi đó, họ sẽ nhận được dưới dạng message offline. Hiện nay, Y!M cho phép nhắn tin miễn phí đến điện thoại di động và nhận tin nhắn từ ngược lại.
67
BÀI 5 MỘT SỐ TIỆN ÍCH 5.1 Lưu (tải/download) một website Dùng chương trình Teleport Pro để lưu (download) tự động một phần hoặc toàn bộ website theo chiều sâu về máy tính của mình. Sau đó có thể xem các trang web đó mà không cần kết nối Internet. Các bước thực hiện
Cài đặt chương trình
Khởi động chương trình
Tạo project để download một phần của một website
Thi hành project
Kiểm tra lại các trang web lưu được.
5.2 Lưu các tập tin trên mạng Khi cần lưu các tập tin có kích thước lớn từ web server về máy tính chúng ta đang sử dụng nếu dùng cách thông thường thì thời gian chờ lâu và có khi gặp sự cố mạng thì phải thực hiện lại từ đầu. Chúng ta có thể sử dụng các chương trình để hỗ trợ lưu tập tin hiệu quả hơn. Ví dụ: FlashGet …
68
CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Chọn phát biểu sai về HTTP a. qui định cách thức giao tiếp giữa các máy tính trong hệ thống mạng b. là giao thức c. là HyperText Transfer Protocol d. là HyperLink Text Transfer Protocol Câu 2: Chọn phát biểu sai về Internet a. dùng tài nguyên mạng viễn thông công cộng b. là mạng của các mạng máy tính, dùng giao thức HTTP c. là mạng của các mạng máy tính, dùng giao thức TCP/IP d. do công ty Microsoft của Mỹ tạo ra, có thu phí Câu 3: Dãy số nào là địa chỉ IP a. 192.168.11.1000 c. 192.168.11
b. 192.168.11.100 d. tất cả đều sai
Câu 4: Chọn phát biểu đúng về địa chỉ IP a. Địa chỉ IP dùng để xác định đối tượng nhận và gửi thông tin trên Internet. b. Địa chỉ IP bao gồm dãy số được chia thành 4 nhóm, mỗi nhóm cách nhau bằng dấu chấm (.). c. Câu a và b đều đúng. d. Câu a và b đều sai. Câu 5: Dịch vụ email dùng để a. Gởi thư điện tử qua mạng internet b. Chia sẽ tập tin giữa hai máy tính c. Truy cập máy tính từ xa d. Tất cả đều sai Câu 6: ISP là a. Nhà cung cấp dịch vụ Internet b. Nhà cung cấp thông tin Internet c. Nhà cung cấp kết nối Internet d. Nhà sử dụng Internet
69
Câu 7: Một số dịch vụ cơ bản trên Internet là: dịch vụ cung cấp thông tin dạng siêu văn bản (web) dùng giao thức: ………. dịch vụ gởi/nhận tập tin trên mạng dùng giao thức: ……… dịch vụ gởi/nhận thư điện tử dùng giao thức: ………... (Gợi ý: HTTP, SMTP, TCP/IP, POP3, FTP) Câu 8:.Modem dùng để a. kết nối máy tính với dây điện thoại b. ngăn chặn virus c. chuyển tín hiệu truyền trên điện thoại thành tín hiệu trên máy tính d. tất cả đều sai Câu 9: Trong trình duyệt Web IE, để mở một liên kết trong cửa sổ mới a. Nhấn Shift + nhấp chuột vào liên kết b. Nhấp chuột vào liên kết c. Nhấp chuột phải vào liên kết -> chọn Open d. Nhấn Ctrl + nhấp chuột vào liên kết Câu 10: Mục Favorites trong Internet Explorer dùng để làm gì? a. Lưu trang Web lên máy tính cục bộ b. Lưu địa chỉ trang Web trong trình duyệt Internet Explorer c. Lưu các trang Web đã truy cập d. Lưu các liên kết trong trang Web hiện hành Câu 11: Khi không xem được chữ tiếng việt có dấu trên trang web có thể hiệu chỉnh trình duyệt Internet Explorer như sau: a. View->Font b. View->Text size c. View->Encoding d. Tất cả đều sai Câu 12: Muốn tạo địa chỉ email trên yahoo hay gmail, chúng ta tìm dòng chữ: a. sign in b. sign up c. sign out d. sign on Câu 13: Khi dùng xong hộp thư điện tử (email) nên …. a. sign in b. sign up c. sign out d. sign on
70
Câu 14: Ghi các thuật ngữ tiếng anh tương ứng khi sử dụng Gmail STT
TIẾNG VIỆT
1
Hộp thư đến
2
Thư đã gởi
3
Thư nháp
4
Trả lời thư
5
Chuyển tiếp thư
6
Tìm kiếm thư
7
Danh bạ địa chỉ email
8
Đính kèm tập tin
9
Lưu tập tin về máy tính
10
Soạn thư
11
Tiêu đề thư
12
Lưu thư
TIẾNG ANH
Câu 15: Khi soạn thư điện tử mới để gởi đi, có thể nhập địa chỉ email của người nhận trong ô …… a. To b. CC (carbon copy) c. BCC (blind carbon copy) d. tất cả đều đúng Câu 16: Chọn phát biểu đúng về Outlook Express a. là phần mềm cho phép xem và gởi email, để sử dụng người dùng cần có địa chỉ email dạng POP3 hay IMAP b. là phần mềm cho phép xem và gởi email với bất kỳ loại email nào c. câu a,b đều đúng d. câu a,b đều sai.
71
Câu 17: Để gửi tin nhắn trực tiếp cho nhau qua Internet, trao đổi thông tin liên tục ngay lập tức (Chat) có thể dùng: a. Google b. Gmail c. Yahoo Mail d. Yahoo Messenger Câu 18: Trong địa chỉ Email có dạng:
[email protected]
biểu tượng của một địa chỉ email là:……………………………… tên người sử dụng hộp email tự đăng ký là: :………..…………… tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email là:………..……………. Câu 19: Khi đăng ký địa chỉ email mới, nội dung nào lần lượt nhập vào các ô Desired Login Name (Tên đăng nhập mong muốn), Secondary email (Email phụ) theo thứ tự là có thể đúng: a. nguyenvan - [email protected] b. [email protected] - nguyenvan c. [email protected] - [email protected] d. nguyenvan1 - nguyenvan2 Câu 20: Chức năng nào không hỗ trợ khi dùng Email miễn phí như Yahoo a. Mail, Gmail b. Đổi mật khẩu c. Đính kèm nhiều tập tin khi gởi thư d. Gởi thư cùng lúc cho nhiều người e. Tạo địa chỉ email với tên miền tự chọn Câu 21: Tên miền www.nhatnguyet.com.vn thuộc quốc gia nào: a. Mỹ b. Anh c. Nhật d. Tất cả đều sai Câu 22: Trong chương trình duyệt Web IE, để lưu lại 1 trang Web chọn: a. File->Save As b. Tools->Internet Options c. Edit->Copy d. View->Source
72
Câu 23: Địa chỉ của website thường có cấu trúc: a. www.loại.tên.quốc gia b. www.loại.tên.com c. www.tên.loại.quốc gia d. www.tên.loại.com Câu 24: Hãy chọn phát biểu đúng nhất. a. Muốn truy cập vào 1 trang Web nào đó thì buộc phải dùng Internet Explorer. b. Dịch vụ E - mail cho phép mỗi lần gởi thư có thể kèm nhiều tập tin thuộc nhiều loại khác nhau cho người nhận. c. Dịch vụ E - mail chỉ cho phép mỗi lần gởi thư chỉ gởi được cho 1 người nhận. d. Dịch vụ E – mail luôn luôn là miễn phí. Câu 25: Trong Internet Explorer, để cập nhật lại nội dung mới nhất của trang web thì thực hiện: a. Nhấp chuột vào nút Back trên thanh công cụ. b. Nhấp chuột vào nút Forward trên thanh công cụ c. Nhấp chuột vào nút Stop trên thanh công cụ. d. Tất cả các câu trên đều sai
73
PHẦN 4
MICROSOFT WORD
74
BÀI 1 SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD 1.1.Giới thiệu về MS Word 1.1.1.Mở phần mềm soạn thảo MS Word Chọn Start\ Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Word 2003. Màn hình soạn thảo của MS word như sau sẽ xuất hiện.
1.1.2.Thoát khỏi MS Word Bấm vào biểu tượng ở góc trên, bên phải màn hình để đóng cửa sổ Word đang soạn thảo (hay chọn File\Exit hay Alt - F4). Nếu văn bản đang soạn thảo không có chỉnh sửa thêm thì cửa sổ soạn thảo MS Word sẽ được đóng lại, ngược lại hộp thoại sau sẽ xuất hiện.
75
1.1.3.Tạo mới một tập tin Để tiến hành soạn thảo một văn bản mới chọn File\new (CTRL+N). 1.1.4.Lưu tập tin vừa soạn thảo Muốn lưu văn bản đang soạn thảo thì chọn File\Save (CTRL+S), khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại.
Hộp Save in Chọn thư mục chứa tập tin. Hộp File name Nhập tên tập tin . Hộp Save as type Chỉ ra kiểu tập tin cần lưu trữ (mặc định là tập tin được lưu với phần mở rộng là .doc, có thể lưu tập tin với phần mở rộng .txt, . . .). Sau khi thực hiện các công việc trên, nhấn nút Save dể lưu tập tin. 1.1.5.Mở một tập tin đã có Chọn File\Open (CTRL+O), hộp thoại sau xuất hiện. Chọn tập tin cần mở. Hộp Look in Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở. Hộp File name Nhập tên tập tin, nhấn Open hay nhấp đúp vào tập tin muốn mở.
76
1.2. Soạn thảo và định dạng văn bản 1.2.1.Các thao tác trong khi soạn thảo MS Word Di chuyển con trỏ: Ta có thể dùng chuột để chọn vị trí con trỏ, ngoài ra cũng có thể dùng các phím sau đây với các chức năng sau: • Di chuyển đi 4 hướng: Các phím mũi tên • Về đầu dòng: phím Home. • Về cuối dòng: phím End. • Về đâu văn bản: phím Ctrl+Home • Về cuối văn bản: phím Ctrl+End • Di chuyển con trỏ sang đầu từ kế tiếp: phím Ctrl + → hay CTRL+ ← Chọn khối văn bản: Cách 1: nhấn giữ và di chuyển chuột trái để chọn khối văn bản. Cách 2: nhấn và giữ phím Shift kèm theo phím → (hoặc ←) (khi khối văn bản đã được chọn thì các thao tác tiếp theo sẽ chỉ tác động lên khối văn bản đó mà không tác động lên các phần văn bản khác). Thao tác với khối văn bản đã được chọn: Sao chép: chọn khối văn bản, nhấn Ctrl+C (hay click chuột phải, chọn Copy) để đưa khối văn bản vào bộ nhớ, sau đó đưa con trỏ chuột đến vị trí muốn sao chép, nhấn Ctrl+V (hay click chuột phải, chọn Paste). Cắt dán: chọn khối văn bản, nhấn Ctrl+X (hay click chuột phải, chọn Cut), sau đó đưa con trỏ chuột đến vị trí mới, nhấn Ctrl+V(hay click chuột phải, chọn Paste).
77
Xóa: chọn khối văn bản rồi nhấn delete. Huỷ thao tác trước đó (CTRL +Z), nhận lại các thao tác đã huỷ bằng CTRL+ Z, gõ CTRL+Y. 1.2.2.Các thao tác định dạng khối văn bản đã chọn
Chọn font chữ, Chọn kích cỡ chữ (Font size), in đậm(CTRL+B), in nghiêng(CTRL+I), gạch dưới văn bản(CTRL+U), căn chỉnh văn bản về bên trái (CTRL+L), canh giữa (CTRL+E), canh bên phải (CTRL+R) hoặc đều cả hai bên (CTRL+J). Muốn tăng cỡ chữ nhanh cho một đoạn văn bản nhấn CTRL+], muốn giảm cỡ chữ nhanh nhấn CTRL+[. Ghi chữ số trên (ví dụ cần soạn thảo công thức a2+b2=c2) thì chọn văn bản cần đưa chếch lên trên và nhấn tổ hợp ba phím CTRL+SHIFT+= hay chọn Font\Superscript. Ghi chữ số dưới (ví dụ cần soạn thảo công thức H20) thì chọn văn bản cần đưa chếch xuống dưới và gõ tổ hợp hai phím CTRL+= hay chọn Font\Subscript. Tô màu cho đoạn văn bản bằng cách nhắp vào biểu tượng Font Color, có thể chọn More Colors… để có nhiều màu hơn.
Ta cũng có thể làm nổi bật đoạn văn bản bằng một màu nền khác bằng cách chọn biểu tượng Highlight. Để bỏ highlight, chọn đoạn văn bản và chọn None.
Ta cũng có thể sao chép định dạng bằng cách chọn văn bản mẫu, bấm vào biểu tượng Format painter (hình cây cọ) trên thanh công cụ Standard, dùng chuột chọn phần văn bản cần sao chép định dạng.
78
1.2.3. Định dạng đoạn văn bản (paragraph) Đoạn văn bản (còn gọi là paragraph) là phần văn bản giới hạn bởi hai lần gõ phím Enter. Khi định dạng theo paragraph thì việc định dạng có tác dụng lên toàn bộ paragraph đó. Mỗi khi gõ phím Enter xuống dòng là MS Word tự động chuyển sang một paragraph mới. Paragraph sau sẽ có định dạng giống paragraph trước đó. Giả sử có nhiều paragraph, mỗi paragraph có định dạng khác nhau, ta có thể sao chép định dạng của paragraph này cho một paragraph khác. Sau đây là cách tiến hành định dạng một paragraph. Đặt con trỏ vào một paragraph, vào mục Format\Paragraph...Xuất hiện hộp thoại Paragraph có các phần sau:
General: Alignment: chỉ cách canh chỉnh lề cho paragraph. Left : canh trái Right: canh phải Centered: canh giữa Justify: canh đều hai bên. Outline level: chọn một mẫu mà phần mềm Word đã chuẩn bị sẵn để gán cho paragraph hiện hành. Indentation: Left: độ dịch trái của paragraph Right: độ dịch phải của paragraph.
79
Special: có ba mục chọn: (none): văn bản trong paragraph hiển thị bình thường. First line: dòng đầu tiên của paragraph dịch trái so với các dòng khác bằng kích thước chỉ ra ở hộp By. Hanging: phần văn bản tính từ dòng thứ 2 của paragraph thụt vào bao nhiêu so với dòng đầu tiên, kích thước thụt vào được chỉ ra trong hộp By Spacing: Before: chỉ ra khoảng cách giữa paragraph hiện hành với paragraph trên nó bao nhiêu điểm (point) After: chỉ ra khoảng cách giữa paragraph hiện hành với paragraph sau nó bao nhiêu điểm (point). Line spacing: chỉ ra khoảng cách giữa các dòng trong một paragraph. Có thể chọn khoảng cách này cụ thể bao nhiêu point tại hộp At. Tạo ký tự dạng Drop Cap Để trang trí cho 1 đoạn văn bản, ta có thể tạo những ký tự lớn đầu đoạn văn bản, gọi là ký tự dạng Drop Cap, cách thức thực hiện như sau: Chọn những ký tự cần Drop Cap.
Vào menu Format\Drop Cap…, nhận được hộp thoại sau :
Loại Drop Cap
Định dạng font chữ Độ lớn của các ký tự Khoảng cách giữa các ký tự này và đoạn văn bản
80
1.2.4. Đánh số trang văn bản Vào menu Insert\Page Number, nhận được hộp thoại gồm các phần sau: Position: Chọn vị trí đánh số trang: Bottom of page: đánh số trang ở phía dưới cuối trang giấy. Top of page: đánh số trang ở phía trên đầu trang giấy. Aligment: Chọn lề cho số trang Right: đánh số trang sát lề phải. Left: đánh số trang sát lề trái. Center: đánh số trang ở giữa.
Nếu chọn Show number on first page thì sẽ đánh số trang bắt đầu từ trang đầu tiên, ngược lại thì trang đầu tiên sẽ không được đánh số, chỉ đánh số từ trang thứ 2 trở đi. 1.2.5. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang Vào menu View\Header And Footer, phần đầu trang và cuối trang sẽ hiện lên phần Header và Footer, và xuất hiện thanh công cụ sau.
Lúc này màn hình soạn thảo chính sẽ mờ đi, nhường chỗ cho công việc tạo tiêu đề trang. Tại vị trí con trỏ, nhập phần văn bản cần xuất hiện trên mỗi tiêu đề của trang giấy. Bấm chọn nút lệnh Switch Between Header And Footer nếu muốn di chuyển qua lại giữa tiêu đề đầu trang và cuối trang. Với thanh công cụ này ta hoàn toàn có thể làm các công việc cần thiết như như đánh số trang (insert page number), ghi tổng số lượng trang (insert number of pages), định dạng tiêu đề trang. Ta cũng có thể đưa hình vẽ vào tiêu đề trang. Bấm nút Close (hoặc nhắp đúp chuột vào màn hình soạn thảo chính) để chấm dứt công việc tạo tiêu đề cho mỗi trang in.
81
1.3. Bullete, Numbering, Tab 1.3.1.Đặt biểu tượng hoặc số (Bullets And Numbering) Bullets và Numbering là các biểu tượng hoặc số dẫn đầu một đoạn văn bản. Mỗi khi xuống dòng sang một đoạn văn bản khác thì các Bullets hoặc Numbering sẽ tự động được điền vào trước mỗi đoạn. Vào menu Format\Bullets and Numbering sẽ có hộp hội thoại xuất hiện. Thẻ Bulleted: Trong thẻ này có các hộp, chọn hộp None nếu không muốn có Bullet dẫn đầu, các hộp còn lại chứa các biểu tượng hình ảnh của Bullete. Nếu muốn thay đổi hình dạng của Bullete ta bấm nút Customize.
Thẻ Numbering: Trong thẻ này có các hộp, chọn hộp None nếu không muốn có Numbering dẫn đầu, các hộp còn lại chứa các dạng số dẫn đầu của Numbering. Nếu muốn thay đổi Numbering ta bấm nút Customize.
82
1.3.2.Đặt Tab Trên bàn phím có phím Tab, phím này chỉ điểm dừng của con trỏ. Khi nhấn Tab thì con trỏ sẽ nhảy đến vị trí do ta chỉ định. Các loại Tab gồm Tab canh trái , Tab canh phải , Tab canh giữa . Ta có thể đặt các điểm dừng cho phím Tab này và chỉ định các ký tự dẫn trước Tab hoặc cách căn chỉnh văn bản dựa trên vị trí của Tab. Cách đặt tab trên thước: Bấm chọn loại Tab trên góc, phần giao giữa 2 cây thước, rồi click chuột vào vị trí cần đặt Tab trên thước. Trong hình vẽ dưới đây, lúc này, ta đã đặt được 2 Tab có bước nhảy là 4 cm và 11.5 cm. Muốn gỡ bỏ Tab trên thước, ta kéo biểu tượng Tab ra khỏi cây thước. Cách đặt ký tự dẫn trước Tab: Vào mục Format\Tab, thực hiện theo chỉ dẫn:
Chọn Tab qua kích thước
Chọn loại ký tự dẫn trước Nhấn Set và OK
1.4. Kẻ đường viền và tô màu cho văn bản Chọn đoạn văn bản định kẻ đường viền hoặc tô màu, chọn Format\Border and Shading, xuất hiện hộp thoại. Chọn thẻ Border để kẻ đường viền cho đoạn văn bản (mặc định là None), chọn loại đường viền ở phần Setting, chọn mẫu đường viền ở phần Style, màu của đường viền ở phần Color. Chọn thẻ Page Border nếu muốn kẻ đường viền cho một hay tất cả các trang văn bản, thực hiện tương tự như việc kẻ đường viền cho một đoạn văn bản.
83
Muốn tô màu nền ta chọn thẻ Shading (mặc định là No Fill: không tô màu nền). Ta có thể chọn một trong các màu nền trong bảng màu và nhấn nút OK.
84
BÀI TẬP 1. Soạn thảo bài thơ sau: Tiếng Guốc Trong Sân Cũ Tác Giả: Nguyễn Hữu Chung Mây vẫn xanh một khoảng trời tháng Chạp Anh về đây bỡ ngỡ trước sân trường Chiều bình yên làm lòng anh bỗng nhớ Hành lang dài khua tiếng guốc anh thương. Em chắc hẳn đã đi vào cổ tích Dấu chân xưa còn in lại nơi này Góc sân trường còn âm vang tiếng guốc Của một thờ em cắp sách thơ ngây. Anh vẫn nhớ mỗi lần em đến lớp Là tim anh xao xuyến một khung trời Anh vẫn nhớ mỗi lần em mang guốc Anh vụng về khen đôi guốc... đẹp đôi! Chiều hôm nay dưới sân trường đứng lặng Một mình anh với những tấm lá bàng Nhớ không em ngày xưa hoa sứ trắng Nở chan hòa trong đôi guốc em mang? 2. Soạn thảo văn bản có nội dung sau: STT Họ tên Địa chỉ 1 .................. Nguyễn Văn Nam --------------- 123 Lê Văn Sỹ, Q. Tân Bình 2 .............. Trần Thị Ngọc Phượng------------ 79 Bùi Thị Xuân, Q.1 3 ................... Phùng Tuấn Anh---------------- 65 Hai Bà Trưng, Q.3 4 ................. Thành Ngọc Sướng -------------- 125 Trần Hưng Đạo, Q.5 5 ..................... Trần Sơn Lâm ----------------- 34/7 Lũy Bán Bích, Q.Tân Phú 3. Soạn thảo văn bản có nội dụng sau: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---o0o--Hợp đồng hợp tác kinh doanh Hợp đồng số: .......... / HĐHTKD - Căn cứ pháp lệnh HĐKT ngày 25/9/2002 của Hội đồng Nhà nước và Nghị định số 17 ngày 18/01/2002 của Hội đồng Bộ trưởng.
85
-
Căn cứ Quyết định số 38 ngày 10/4/2002 của Hội đồng Bộ trưởng về liên kết kinh tế trong sản xuất, lưu thông, dịch vụ. - Căn cứ vào .................. (các văn bản UBND cấp Tỉnh hoặc ngành khác). Hôm nay, ngày: ......................................................... Tại: ............................................................................ (địa điểm ký kết) Chúng tôi gồm có: Bên A: Tên cơ quan (doanh nghiệp): ............................................................................ Địa chỉ: ............................................................................................................. Điện thoại: .............................................. Fax: ................................................. Tài khoản số: ............................................ tại: .................................................. Đại diện là Ông (bà): .................................. ..................................................... Chức vụ: ...................................................... ..................................................... Bên B: Tên cơ quan (doanh nghiệp): ............................................................................ Địa chỉ: ............................................................................................................. Điện thoại: .............................................. Fax: ................................................. Tài khoản số: ............................................ tại: .................................................. Đại diện là Ông (bà): .................................. ..................................................... Chức vụ: ...................................................... ..................................................... Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau: 1. Nội dung các hoạt động kinh doanh .......................................................................................................................... 2. Danh mục, số lượng, chất lượng thiết bị, vật tư chủ yếu cần cho hoạt động kinh doanh và nguồn cung cấp thiết bị, vật tư. .......................................................................................................................... 3. Trách nhiệm cả hai bên do vi phạm hợp đồng. ........................................................................................................................... 4. Thủ tục giải quyết các tranh chấp giữa hai bên phát sinh từ việc thực hiện hợp đồng. ........................................................................................................................... 5. Thời hạn của hợp đồng. Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ...................... đến ....................................... Hai bên sẽ tổ chức họp và lập biên bản kết thúc hợp đồng này sau khi hết hiệu lực hợp đồng không quá 10 ngày. Hợp đồng này được làm thành ....... bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ...... bản. Đại diện Bên B Đại diện Bên A Họ tên – chức vụ Họ tên – chức vụ
86
BÀI 2 ĐỊNH DẠNG THEO KHUÔN MẪU (STYLE) Style là một tập hợp các định dạng về Font chữ, Paragraph, Tab, Bullet, chế độ canh lề ... đã được chọn sẵn. Đó như là một bộ mẫu, chỉ cần chỉ định một Style cho đoạn văn bản, thì đoạn văn bản này sẽ được định dạng theo Style này. Mục đích của việc định dạng theo Style là để quá trình định dạng được thực hiện nhanh chóng và có một văn bản định dạng theo các mẫu thống nhất. MS Word đã có sẵn một số Style, và Normal là Style mặc định được chọn sẵn. 2.1. Cách tạo một Style Vào Menu Format\Styles And Formatting hay chọn Style, sẽ xuất hiện hộp thoại sau:
trên thanh công cụ, chọn New
Nhập vào tên Style
Lựa chọn các định dạng
Định dạng chi tiết
Name: Tên của Style. Style type: Loại Style, lựa chọn trong các loại Style áp dụng cho paragraph, ký
tự (Character), bảng (Table), danh sách (List)
87
Style based on: Xây dựng dựa trên một Style đã có sẵn. Style for following paragraph: Chọn Style sẽ áp dụng cho paragraph theo sau. Formsatting: Định dạng font chữ. Add to template: Áp dụng Style mới này cho cả những file sau. Nếu không đánh dấu thì chỉ áp dụng cho file hiện tại. Automatically update: Khi thay đổi định dạng cho Style, sẽ tự động cập nhật mà không cần phải vào hộp thoại Modify Style để sửa đổi. Nút Format: Một số định dạng khác cho Style o Font…: Mở hộp thoại Font, thay đổi định dạng font chữ o Paragraph…: Mở hộp thoai Paragraph, thay đổi định dạng đoạn văn bản cho Style. o Tabs…: Mở hộp thoại Tabs, định dạng tabs cho Style. o Border…: Mở hộp thoại Boder, định dạng đường viền cho Style. o Language…: Mở hộp thoại Language, thay đổi kiểm tra lỗi chính tả ngôn ngữ cho Style. o Numbering…: Mở hộp thoại Bulleted and Numbering. Đánh số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động cho Style. o Shortcut key…: Mở hộp thoại Customize Keyboard, sửa hoặc bổ sung phím tắt dùng cho Style. Sau mỗi thao tác chọn nút OK hoặc Close để hoàn thành việc định dạng Style. Có thể thay đổi định dạng của các Style đã có bằng cách mở cửa sổ Style And Formatting, click phải chuột vào Style cần thay đổi, chọn Modify, sau đó tiến hành thay đổi các định dạng cần thiết, và chọn OK.
88
2.2. Sử dụng một Style Đặt con trỏ vào đoạn văn bản, chọn Style trong danh sách các Style, văn bản sẽ được định dạng theo mẫu.
2.3.Tạo mục lục Để tạo mục lục, bạn phải định dạng văn bản bằng cách sử dụng các Style. Sau khi định dạng với Style (heading1, heading 2, heading3…), chúng ta chỉ cần ra lệnh và Word tạo mục lục tự động cho văn bản.
89
Lựa chọn vị trí đặt mục lục: thường đặt ở cuối file hoặc đầu file. Vào Insert \ Reference \ Index and Tables… Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents. Vào Option để chọn các đề mục (đã được định dạng bằng các Style) muốn thể hiện trong mục lục. Chọn OK để hiển thị mục lục tự động. Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, sẽ xuất hiện thông báo: “Bạn có muốn thay thế nội dung mục lục không?" Chọn nút Yes: Đồng ý thay thế, No: không thay thế.
Ngoài việc thay đổi của nội dung mục lục, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.
Ở phần mục lục này, ta có thể click chuột + phím Ctrl để nhảy đến đúng đề mục cần đến.
90
BÀI 3 BẢNG VÀ CỘT BÁO (TABLES VÀ COLUMNS) 3.1.Tạo bảng(TABLE) Một bảng biểu (table) là một bảng hình chữ nhật gồm nhiều dòng (rows) và nhiều cột (columns). Phần giao của một dòng và một cột được gọi là ô (cell). 3.1.1.Tạo bảng mới Để tạo một bảng mới, chọn menu Table\Insert\Table… Hộp thoại Insert Table sau sẽ xuất hiện:
Nhập số cột Nhập số dòng
AutoFit behavior: thiết lập một số các thuộc tính tự động canh chỉnh: Fixed column width: sẽ cố định chiều rộng của mỗi cột là: Auto – tự động căn chỉnh chiều rộng cho cột; hoặc gõ vào độ rộng của mỗi cột vào mục này. AutoFit to contents: tự động điều chỉnh độ rộng các cột khít với dữ liệu trong cột. AutoFit to window: tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho bảng có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang văn bản. Nên chọn kiểu Auto của mục Fixed column width. Nếu đánh dấu vào mục Remember dimensions for new tables thì những chỉ định hiện tại sẽ được áp dụng cho lần tạo bảng sau.
91
3.1.2.Các thao tác cần thiết khi tạo bảng Chèn thêm cột: Đưa con trỏ đến ô cần chèn cột, chọn Table\Insert\ Column to the Left hoặc Column to the right để chèn thêm một cột mới vào bên trái/bên phải cột đã chọn.
Xóa cột: Đưa con trỏ đến cột muốn xóa, chọn Table\Delete\ Columns để xóa cột.
Thêm, xóa dòng: Thực hiện tương tự như cột nhưng thay vì chọn Column thì ta chọn Rows. Chia một ô thành nhiều ô: Chọn ô cần chia, chọn Table\ Split Cells… sau đó ta sẽ nhận được hộp thoại như hình sau. Nhập vào số lượng cột Nhập vào số lượng dòng
Nhấn OK
92
Trộn nhiều cột, hàng, ô thành một ô: Chọn các ô, cột hoặc dòng cần trộn, chọn Table\ Merge Cells. Canh chỉnh lề của văn bản trong bảng: Chọn các ô cần canh chỉnh lề, click phải chuột, chọn Cell Alignment
Thay đổi đường viền cho các ô: Chọn các ô cần đổi đường viền, chọn Format\Borders and Shading…, chọn thẻ Border, chọn loại đường viền, màu sắc, độ dày của đường viền.
Chọn loại đường viền
Chọn màu đường viền Chọn độ dày của đường viền
Tô màu nền cho các ô: Chọn các ô cần tô màu, chọn Format\Borders and Shading…, chọn thẻ Shading, sau đó chọn màu muốn tô. Chọn No Fill nếu bỏ tô màu các ô. Thay đổi hướng của văn bản trong bảng: Chọn các ô có văn bản cần thay đổi hướng, chọn Format\Text Direction.
93
3.2.Soạn thảo văn bản dạng cột báo 3.2.1. Cách chia văn bản thành cột - Chọn phần văn bản cần chia cột. - Chọn Format\ Columns. - Chọn số cột thông qua biểu tượng số cột, hoặc có thể nhập số cột trong hộp Number of column. Nếu muốn có đường phân cách giữa các cột, đánh dấu vào mục Line between. Bỏ đánh dấu ở mục Equal column width nếu muốn các cột có độ rộng khác nhau.
3.2.2.Các thao tác cần thiết khi làm việc với cột Thay đổi kích thước của cột bằng thước ngang: Nếu chưa có cây thước trên màn hình thì chọn View\Ruler để hiện cây thước như sau: Đưa con trỏ chuột đến vị trí tô đen giữa cây thước, nhấn và kéo chuột trái để mở rộng hay thu hẹp cột. Đặt ngắt cột: Đặt con trỏ vào vị trí muốn ngắt cột, chọn Insert\Break, chọn Columns break. Khi đó phần văn bản kể từ dấu nháy sẽ được dời sang cột mới. Bỏ chia cột: Chọn khối văn bản đã chia cột, chọn Format\Columns...và chọn biểu tượng 1 cột.
94
BÀI TẬP 1. Soạn thảo văn bản sau:
TT I II III IV V VI
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TIN HỌC TRÌNH ĐỘ A NỘI DUNG Lý Thực Tổng số thuyết hành CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ 2 0 2 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN WINDOWS XP 2 8 10 INTERNET 4 8 12 MS WORD 8 20 28 MS EXCEL 12 24 36 MS POWER POINT 4 8 12 Tổng số 32 68 100
2. Soạn thảo văn bản sau: Kế hoạch học tập các lớp Tin Học trình độ A Năm học 2009-2010
3
2
1
KHÓA HỌC
NGÀY KHAI GIẢNG
THỜI KHÓA BIỂU (tổng cộng 100 tiết)
12/10/2009
Các lớp tối Hai, Tư, Sáu
13/10/2009
Các lớp tối Ba, Năm, Bảy
17/10/2009
Các lớp sáng thứ Bảy, sáng Chủ Nhật.
02/11/2009
Các lớp tối Hai, Tư, Sáu
03/11/2009
Các lớp tối Ba, Năm, Bảy
07/11/2009
Các lớp sáng thứ Bảy, sáng Chủ Nhật.
16/11/2009
Các lớp tối Hai, Tư, Sáu
17/11/2009
Các lớp tối Ba, Năm, Bảy
21/11/2009
Các lớp sáng thứ Bảy, sáng Chủ Nhật.
95
3. Soạn thảo văn bản sau: Lịch sử phát triển máy tính Điển hình như loại IBM-1070 (Mỹ) o nhu cầu cần tăng độ chính hay MINSK (Liên Xô cũ),… xác và giảm thời gian tính toán, con người đã quan tâm hế hệ 3 (1965 - 1974): máy chế tạo các công cụ tính toán từ xưa: tính được gắn các bộ vi xử lý bàn tính tay của người Trung Quốc, bằng vi mạch điện tử cỡ nhỏ máy cộng cơ học của nhà toán học có thể có được tốc độ tính khoảng Pháp Blaise Pascal (1623 - 1662), 100.000 - 1 triệu phép tính/s. Máy đã máy tính cơ học có thể cộng, trừ, có các hệ điều hành đa chương trình, nhân, chia của nhà toán học Đức nhiều người đồng thời hoặc theo kiểu Gottfried Wilhelmvon Leibniz (1646 phân chia thời gian. Kết quả từ máy - 1716), máy sai phân để tính các đa tính có thể in ra trực tiếp ở máy in. thức toán học ... Điển hình như loại IBM-360 (Mỹ) hay EC (Liên Xô cũ),... Tuy nhiên, máy tính điện tử thực sự bắt đầu hình thành vào thập niên hế hệ 4 (1974 - nay): máy 1950 và đến nay đã trải qua 5 thế hệ tính bắt đầu có các vi mạch và được phân loại theo sự tiến bộ về đa xử lý có tốc độ tính hàng công nghệ điện tử và vi điện tử cũng chục triệu đến hàng tỷ phép tính/s. như các cải tiến về nguyên lý, tính Giai đoạn này hình thành 2 loại máy năng và loại hình của nó. tính chính: máy tính cá nhân để bàn (Personal Computer - PC) hoặc xách hế hệ 1 (1950 - 1958): máy tay (Laptop hoặc Notebook tính sử dụng các bóng đèn computer) và các loại máy tính điện tử chân không, mạch chuyên nghiệp thực hiện đa chương riêng rẽ, vào số liệu bằng phiếu đục trình, đa xử lý,... hình thành các hệ lỗ, điều khiển bằng tay. Máy có kích thống mạng máy tính (Computer thước rất lớn, tiêu thụ năng lượng Networks), và các ứng dụng phong nhiều, tốc độ tính chậm khoảng 300 phú đa phương tiện. 3.000 phép tính/s. Loại máy tính điển hình thế hệ 1 như EDVAC (Mỹ) hay hế hệ 5 (1990 - nay): bắt đầu BESM (Liên Xô cũ),... các nghiên cứu tạo ra các máy tính mô phỏng các hoạt hế hệ 2 (1958 - 1964): máy động của não bộ và hành vi con tính dùng bộ xử lý bằng đèn người, có trí khôn nhân tạo với khả bán dẫn, mạch in. Máy tính năng tự suy diễn phát triển các tình đã có chương trình dịch như Cobol, huống nhận được và hệ quản lý kiến Fortran và hệ điều hành đơn giản. thức cơ bản để giải quyết các bài toán Kích thước máy còn lớn, tốc độ tính đa dạng. khoảng 10.000 -100.000 phép tính/s.
D
T T
T
T
T
96
BÀI 4 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN Không phải mọi ký tự, dấu hiệu cần thiết cho việc soạn thảo và trang trí văn bản đều có sẵn trên bàn phím, MS Word để riêng các dấu hiệu và các ký tự đặc biệt này (Symbol) và cho phép chèn vào văn bản. 4.1. Cách chèn ký tự, dấu hiệu đặc biệt (Symbol) Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn, chọn Insert\Symbol, sẽ xuất hiện hộp thoại. Lựa chọn ký tự cần chèn và bấm Insert, sau đó bấm Close.
4.2.Cách chèn hình ảnh (Picture) Có thể chèn tập tin ảnh vào văn bản đang soạn thảo bằng cách chọn trên thanh công cụ Drawing hay chọn Insert\Picture\From File…, chọn file ảnh cần chèn và nhấn Insert. Định dạng hình ảnh (Picture) Sau khi có hình ảnh chèn vào văn bản, thông thường hình ảnh thường có kích thước lớn, nằm độc lập với văn bản, ta phải tiến hành định dạng lại hình ảnh. Nhấn chuột phải vào hình ảnh, chọn Format Picture, xuất hiện hộp thoại cho phép ta định dạng ảnh.
97
Chọn mục Layout để định dạng vị trí ảnh so văn bản thông qua các biểu tượng: In Line with text: Ảnh nằm riêng trong văn bản, chiếm một số dòng. Square: Ảnh nằm riêng trong văn bản nhưng chiếm diện tích hình vuông. Tight: Ảnh nằm riêng trong văn bản, song văn bản được thể hiện sát với ảnh. Behind Text: Ảnh nằm bên dưới văn bản. In font of text: Ảnh nằm bên trên văn bản. 4.3. TẠO CHUỖI KÝ TỰ Word Art: Chọn ở thanh công cụ Drawing hoặc chọn Insert\Picture\Word Art. Hộp thoại WordArt Gallery sau xuất hiện.
Chọn kiểu chữ, nhấn OK, ta nhận được hộp thoại tiếp theo.
98
Nhập vào văn bản thay thế cho chữ Your Text Here, chọn Font chữ, cỡ chữ, .... nhấn OK. Một ví dụ về Word Art.
Thanh công cụ WordArt
thêm WordArt
thay đổi nội dung
chọn lại kiểu chữ
chọn hình dáng của chữ
khoảng cách giữa các chữ
Định dạng Sắp chữ theo WordArt chiều dọc định chiều cao của chữ hoa và chữ thường
4.4. Chèn một tập tin Word vào văn bản hiện hành Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn tập tin, chọn Insert\File…, chọn tập tin cần chèn, nhấn Insert. 4.5. Tạo công thức toán học Chọn Insert\Object… xuất hiện hộp thoại sau. Chọn Microsoft Equation 3.0
99
Xuất hiện thanh công cụ sau
Lựa chọn các ký hiệu cần đưa vào công thức. 4.6. Tạo hộp soạn thảo văn bản bằng Text Box TextBox là một đối tượng có thể nhập văn bản vào, định dạng văn bản đã nhập, đem chèn vào văn bản đang soạn thảo giống như một đối tượng độc lập. Sau khi soạn thảo xong ta có thể di chuyển tới bất cứ vị trí nào. Chọn Insert\TextBox hoặc chọn trên thanh công cụ Drawing, con trỏ sẽ có hình dạng dấu cộng, sẵn sàng cho ta tạo một hộp văn bản mới. Rê (đè giữ nút trái và kéo) chuột trên màn hình soạn thảo, ta nhận được một đối tượng hình chữ nhật có đường bao và trong đó có con trỏ chờ nhập văn bản. Nhập và định dạng văn bản bình thường. Định dạng TextBox: bấm chuột phải vào đối tượng, vào Format Text Box. Ta dịnh dạng Text Box giống như dịnh dạng đối tượng hình ảnh. 4.7.Sử dụng thanh công cụ Drawing Để làm việc với môi trường đồ hoạ trên Word, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ Drawing (nếu chưa nhìn thấy thanh công cụ này trên màn hình có thể mở nó bằng cách chọn View\Toolbars\Drawing). Ta có thể vẽ một số hình đơn giản bằng cách sử dụng một số nút vẽ hình trên thanh công cụ Drawing như: Vẽ hình chữ nhật, vẽ hình oval, hình tròn, vẽ đường thẳng, vẽ mũi tên,…
100
Cách vẽ hình như sau: Bước 1: Dùng chuột nhắp lên nút chứa hình cần vẽ. Bước 2: Đè giữ nút trái chuột và kéo để vẽ hình đó lên tài liệu. Định dạng hình vẽ Thanh công cụ Drawing cung cấp nhiều nút tính năng giúp bạn định dạng trên khối hình vẽ. chọn màu tạo bóng tô màu chọn đối đường viền màu chữ cho hình nền tượng
các hình cơ bản
độ dày đường viền loại đường viền
chuyển thành hình 3D
Draw: chứa các mục liên quan đến việc định dạng đối tượng Làm việc với tập hợp (nhóm) các hình vẽ Gom nhóm (Group) Để gom nhóm các hình (hợp thành 1 thể thống nhất), thực hiện như sau: chọn các đối tượng cần gom nhóm, nhấn chuột phải, chọn Grouping\Group hay chọn Draw\Group trên thanh công cụ Drawing.
Gỡ nhóm (Ungroup) Trong trường hợp muốn sửa lại từng cấu trúc hình nhỏ trên khối đã nhóm, bạn phải thực hiện gỡ nhóm như sau: Chọn nhóm hình cần gỡ nhóm, nhấn chuột phải, chọn mục Grouping\Ungroup hay chọn Draw\Ungroup trên thanh công cụ Drawing. Tất cả các hình nhỏ trong hình lớn sẽ được trở lại trạng thái như trước lúc gom nhóm, ta có thể hiệu chỉnh từng hình nhỏ theo ý muốn. Gom nhóm lại (Regroup) Sau khi gỡ nhóm và chỉnh sửa xong, muốn nhóm lại thành khối hình như ban đầu, chỉ cần gọi tính năng nhóm lại (Regroup) như sau: chọn bất kỳ một hình nào trong số các hình gom nhóm, nhấn chuột phải, chọn mục Grouping\Regroup hay chọn Draw\Regroup trên thanh công cụ Drawing.
101
BÀI TẬP 1. Hãy soạn thảo văn bản sau: BỘ CÔNG NGHIỆP ĐỀ THI TUYỂN SINH CAO ĐẲNG NĂM 2007
TRƯỜNG CĐ KỸ THUẬT CAO THẮNG ------------------------------------ĐỀ CHÍNH THỨC
MÔN : TOÁN
Thời gian làm bài: 150 phút, không kể thời gian phát đề
PHẦN CHUNG CHO-----------------------------------------------------------TẤT CẢ CÁC THÍ SINH
Câu I (2 điểm) 2 Cho hàm số y x mx 1 (1), (m là tham số). xm 1. Tìm m để hàm số (1) có hai giá trị cực trị trái dấu nhau.
2. Tìm m để hàm số (1) đạt cực đại tại
x 2.
Câu II (2 điểm) 2 sin 3 x 4 cos 3 x 3 sin x.
1. Giải phương trình: 2. Giải bất phương trình:
5x 2 10 x 1 7 2 x x 2 .
Câu III (2 điểm) Trong không gian với hệ tọa độ Oxyz, cho hai đường thẳng
x 1 t d1 : y t z 4t
và
x 2 t d 2 : y 4 2t z 1
Viết phương trình đường thẳng d nằm trong mặt phẳng (P): y 2 z cả hai đường thẳng d1, d2. Câu IV (2 điểm) 1. Tính diện tích của hình phẳng giới hạn bởi các đường:
0 và cắt
y 7 2 x2 , y x2 4 . 2. Cho x, y là hai số thay đổi và thỏa mãn điều kiện 0 x 3; 0 y 4 . Tìm giá trị lớn nhất của biểu thức: P (3 x)(4 y)(2 x 3 y) . PHẦN TỰ CHỌN: Thí sinh chỉ được chọn làm câu V.a hoặc câu V.b Câu V.a. Theo chương trình THPT không phân ban (2 điểm) 1. Trong mặt phẳng với hệ tọa độ Oxy, cho đường tròn (C) có phương trình:
x 2 y2 6x 4y 28 0.
Viết phương trình các tiếp tuyến của đường tròn (C) biết các tiếp tuyến đó song song với đường thẳng 5x + 4y = 0. 2. Với
3 k n , chứng minh rằng: Cnk 3Cnk 1 3Cnk 2 Cnk 3 Cnk3 102
Câu V.b. Theo chương trình THPT phân ban thí điểm (2 điểm) 1. Giải phương trình: 1 log 3 x 1 log 27 x 1 log 9 x 1 log 81 x 2. Cho hình chóp S.ABC có đáy là tam giác vuông tại B, cạnh SA vuông góc với đáy, góc ACB=60o, BC a, SA a 3 . Gọi M là trung điểm của cạnh SB. a. Chứng minh mặt phẳng (SAB) vuông góc với mặt phẳng (SBC). b. Tính thể tích khối tứ diện MABC. ----------------------------------------Hết------------------------------------2. Vẽ các hình sau:
y
Hình 1: Đồ thị
x O
Hình 2:
V1
V2
Hình 3: mạch điện A
R
M
A
L,r
N
C
V
103
B
3. Soạn thảo thư mời sau: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---☺-- 65 Huỳnh Thúc Kháng, Q.1, TP.HCM. 38.212.360
Thư mời
Nhân dịp kỷ niệm 100 năm ngày thành lập trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng (21/04/1906 – 21/04/2006), nhà trường có tổ chức buổi lễ mang tên “Cao Thắng – bản hùng ca màu xanh” để ôn lại những truyền thống đấu tranh vẻ vang năm xưa, cũng như mừng những thắng lợi mới mà nhà trường đã đạt được trong thời gian gần đây. Ban chấp hành công đoàn trường trân trọng kính mời: Anh/Chị..., thuộc khoa .... đến tham dự buổi lễ. Địa điểm: Trường CĐ Kỹ Thuật Cao Thắng, 65 Huỳnh Thúc Kháng, Q.1. Thời gian: lúc 08h00 thứ 7, ngày 21 tháng 4 năm 2007 Sự hiện diện của anh/chị sẽ làm cho buổi lễ thêm phần trang trọng và nhiều ý nghĩa. Hân hạnh được đón tiếp. TM BCH Công đoàn trường. 4. Soạn thảo văn bản sau:
điện loại thấp nhất. Một trong những lợi ích chính của thư điện tử là tốc độ lưu chuyển, thời gian chuyển thư thông thường được tính bằng giây hoặc phút, ngay cả khi người gửi và người nhận ở tận hai đầu của trái đất.
Cho phép gởi, nhận thư điện tử. Đây là một trong những tính năng quan trọng của Internet, phương pháp truyền văn bản rẻ tiền nhất có ở mọi nơi. Ở Việt Nam chỉ tốn khoảng 1000 đồng là bạn có thể gởi thư điện tử đi bất kỳ đâu trên thế giới, rẻ hơn nhiều so với cước bưu
104
BÀI 5 IN ẤN In ấn là công đoạn quan trọng và là khâu cuối cùng trong qui trình soạn thảo tài liệu. Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu của mình, bạn có thể thực hiện theo qui trình sau: Định dạng trang in (Page Setup).
Soạn thảo tài liệu. Thiết lập tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang, đánh số trang.
Xem tài liệu trước khi in (Print preview).
In ấn tài liệu.
5.1.Định dạng trang văn bản Tính năng này giúp định dạng trang in, khổ giấy in. Chọn File\Page Setup, hộp thoại Page Setup sau sẽ xuất hiện:
Thẻ Paper: cho phép bạn lựa chọn khổ giấy in. Paper size: để chọn khổ giấy in. Bao gồm các khổ: Letter, A3, A4, A5,.. tuỳ thuộc vào từng loại máy in của bạn. Bình thường, văn bản được soạn thảo trên khổ A4. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy.
105
Apply to: phạm vi áp dụng định dạng. Whole document: toàn văn bản. This point forward: từ vị trí con trỏ cho đến cuối văn bản. Default: nếu bạn muốn áp dụng cách định dạng này cho các văn bản sau của Word. Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại.
Thẻ Margins: cho phép thiết lập lề trang in: Margins: Top: chiều cao của lề trên của trang in. Bottom: chiều cao của lề dưới của trang in. Left: chiều rộng của lề bên trái của trang in. Right: chiều rộng của lề bên phải của trang in. Gutter: bề rộng phần gáy tài liệu. Orientation: chiều in trên khổ giấy. Portrait: in theo chiều dọc khổ giấy. Lanscape: in theo chiều ngang khổ giấy. Preview: cho phép nhìn thấy cấu trúc trang in với định dạng vừa mới được thiết lập.
106
Thẻ Layout: Header: chiều cao của phần tiêu đề đầu trang (Header). Footer: chiều cao của phần tiêu đề cuối trang (Footer); 5.2. Xem tài liệu trước khi In Xem trước khi in (hay còn gọi Print Preview) là việc rất quan trọng, đặc biệt đối với những người mới học Word, chưa có nhiều kỹ năng về in ấn. Qua Print Preview, bạn có thể quan sát trước được cấu trúc trang in cũng như nội dung chi tiết trên trang in. Qua đó sẽ có những điều chỉnh hợp lý, kịp thời đối với tài liệu của mình để khi in ra sẽ thu được kết quả như ý muốn. Để xem tài liệu trước khi in, có thể làm theo một trong hai cách: Cách 1: Chọn File\Print Preview Cách 2: Nhấn nút Print Preview trên thanh công cụ Standard. Màn hình Preview cùng thanh công cụ Print Preview xuất hiện:
in tài liệu
xem từng trang hay nhiều trang
phóng to/ phóng lớn toàn màn hình thu nhỏ Đóng chế độ Print Preview
107
5.3. In ấn tài liệu Sau khi đã hiệu chỉnh xong tài liệu. Tài liệu sẽ được in ấn. Có nhiều cách cho bạn thực hiện thao tác in: Cách 1: Chọn File\Print. Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Cách 3: Chọn nút Print trên thanh công cụ Standard. Hộp thoại Print xuất hiện bao gồm các mục: Printer: chọn máy in (trong trường hợp máy tính có nối tới nhiều máy in). Nút Properties cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần. Page range: chọn phạm vi để in như : All: in tất cả các trang có trong tài liệu. Current page: in trang tài liệu mà con trỏ đang đứng. Pages: in các trang được chọn theo qui tắc sau: - <đến trang> Ví dụ: Chỉ in trang số 5 thì ghi là :5 , chỉ in từ trang 2 đến trang 10 thì ghi là 2-10. Nếu in từ trang 2 đến trang 10 và từ trang 12 đến 15 thì ghi là 2-10, 12-15. Copies: Number of copies: số lượng bản cần in. Collate: in theo từng bản. Print: All pages in range: in tất cả các trang trong phạm vi đã chọn. Odd pages: in các trang lẻ trong phạm vi đã chọn.
108
Even pages: in các trang chẵn trong phạm vi đã chọn. Pages per sheet: chỉ ra số trang tài liệu sẽ được in ra trên một trang giấy. Mặc định là 1, tuy nhiên bạn có thể thiết lập nhiều hơn số trang in trên một trang giấy, khi đó cỡ chữ sẽ rất bé.
109
BÀI 6 MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC 6.1. Bảo vệ khi mở tài liệu Việc bảo vệ dữ liệu trên Word được phân thành hai mức độ: mức độ cao nhất là bảo vệ khi mở tài liệu, và mức độ thứ hai là bảo vệ sự thay đổi dữ liệu trên tài liệu. Sử dụng mức độ nào là do người sử dụng quyết định, tùy thuộc vào mục đích. Nguyên tắc bảo vệ cho mỗi mức là: người sử dụng gán một mật khẩu (Password), chỉ khi nào người dùng nhập đúng mật khẩu đã gán mới có thể làm việc trên tài liệu. Bước 1: Mở tài liệu Word cần bảo vệ. Bước 2: Chọn Tools\Options, hộp thoại Options xuất hiện, chọn thẻ Security.
Password to open: đặt mật khẩu để mở tài liệu, nếu không có mật khẩu thì sẽ không xem được nội dung tài liệu. Password to modify: đặt mật khẩu để thay đổi nội dung tài liệu. Sau khi nhập mật khẩu, nhấn OK, hộp thoại Confirm Password xuất hiện để yêu cầu người dùng xác nhận lại mật khẩu vừa gõ.
110
Nếu xác nhận lại mật khẩu là đúng, hộp thoại sẽ đóng lại, việc thiết lập mật khẩu khi mở văn bản đã thành công. Nếu bạn gõ sai, thông báo sau đây xuất hiện, nhấn OK để xác nhận lại mật khẩu:
Khi đó, nếu người dùng mở tài liệu này ra để làm việc, hộp thoại sau đây xuất hiện yêu cầu nhập vào mật khẩu bảo vệ:
Trong trường hợp tài liệu được đặt mật khẩu để thay đổi nội dung, nếu người dùng không có mật khẩu, có thể nhấn nút Read Only để mở tài liệu này dưới dạng chỉ đọc, không sửa được nội dung. 6.2. Hộp thoại OPTIONS Khi làm việc với Word (cũng như làm việc trên bất kỳ phần mềm có qui mô lớn nào
111
đó), ta thường phải thiết lập cho mình một môi trường làm việc thuận tiện, phù hợp với sở thích và công việc. Để làm được việc đó, chọn Tool\Options. Hộp thoại Options xuất hiện với nhiều thẻ, giúp thiết lập môi trường làm việc theo các nhóm: 6.2.1. Thẻ View Để thiết lập các thông tin mang tính hiển thị (Viewable) trên môi trường làm việc: Có rất nhiều các thuộc tính mà bạn có thể thiết lập được ở đây, nhưng dưới đây là một số thuộc tính hay được sử dụng nhất: Status bar: hiển thị thanh trạng thái. ScreenTips: hiển thị những tên, lời hướng dẫn của các công cụ(Tips). Animated text: cho phép hiển thị những hiệu ứng trình diễn của văn bản. Hozirontal scrollbar: hiển thị thanh cuộn ngang của cửa sổ tài liệu. Vertical scrollbar: hiển thị thanh cuộn dọc của cửa sổ tài liệu. Drawing: hiển thị hình vẽ lên tài liệu và in được chúng ra máy in. Nếu không chọn mục này, không thể nhìn thấy các hình vẽ bằng thanh công cụ Drawing cũng như không thể in được các hình này ra máy in. Text Boundary: hiển thị đường viền bao cho trang văn bản cũng như những đối tượng khác trên tài liệu. Điều này giúp người dùng phân định được rõ ràng ranh giới các đối tượng có trên tài liệu. Vertical ruler: hiển thị thước dọc. 6.2.2 Thẻ General Để thiết lập một số thông tin chung trên môi trường làm việc:
112
Phần này chỉ giới thiệu 2 thuộc tính thường quan tâm nhất: Recently used file list: thể hiện số tài liệu Word được sử dụng gần đây nhất lên menu File. Điều này rất thuận tiện cho việc mở một tài liệu mới được sử dụng gần đây chỉ bằng một lần click chuột. Mặc định số tài liệu này là 4. Measurement units: đơn vị đo chiều dài trên Word. Có 2 kiểu đơn vị đo chiều dài thường được sử dụng là Inch và Centimeter. 6.2.3.Thẻ Spelling & Grammar Để thiết lập những thông tin về kiểm tra lỗi chính tả:
Check spelling as you type: kích hoạt tính năng kiểm tra lỗi chính tả. Người dùng nên chọn mục này, nếu nó được chọn thì những từ viết tắt và những thiết lập kiểm tra lỗi chính tả trên hộp thoại AutoCorrect mới có tác dụng. Check grammar as you type: kích hoạt tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp (ngữ pháp tiếng Anh). Người dùng chỉ bật nó khi tài liệu là văn bản tiếng Anh. 6.2.4.Thẻ File Locations Thiết lập những thông tin về thư mục làm việc: Chọn mục cần thiết lập lại thư mục làm việc ở danh sách File types, nhấn Modify để chọn lại thư mục làm việc.
113
6.3. Trộn tài liệu Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in các danh sách của mình ra các phiếu nhỏ. Để thực hiện bài học nay, cần chuẩn bị một số file sau đây. file THUMOI.DOC có nội dung sau: Bộ Công Nghiệp Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng 65 Huỳnh Thúc Kháng, Q.1- ĐT : 8212360 Gửi tới địa chỉ: …… THƯ MỜI Nhân dịp kỷ niệm 100 năm ngày thành lập trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng (21/04/1906 – 21/04/2006), nhà trường có tổ chức buổi lễ mang tên “Cao Thắng – bản hùng ca màu xanh” để ôn lại những truyền thống đấu tranh vẻ vang năm xưa, cũng như mừng những thắng lợi mới mà nhà trường đã đạt được trong thời gian gần đây. Ban chấp hành công đoàn trường trân trọng kính mời: Anh/Chị…..., thuộc khoa ….... đến tham dự buổi lễ. Địa điểm: Trường CĐ Kỹ Thuật Cao Thắng- số 65 Huỳnh Thúc Kháng, Q.1 Thời gian: lúc 08h00 thứ 7, ngày 21 tháng 4 năm 2007 Sự hiện diện của anh/chị sẽ làm cho buổi lễ thêm phần trang trọng và nhiều ý nghĩa. Hân hạnh được đón tiếp. TM BCH Công đoàn trường. Nguyễn Văn Thành
114
Và một file danhsach.doc với nội dung như sau: STT
Họ tên
Địa chỉ
Khoa
1
Nguyễn Văn Nam
123 Lê Văn Sỹ, Q.Tân Bình
2
Trần Thị Ngọc Phượng 79 Bùi Thị Xuân, Q.1
Cơ khí động lực
3
Phùng Tuấn Anh
65 Hai Bà Trưng, Q.3
Ô tô
4
Thành Ngọc Sướng
125 Trần Hưng Đạo, Q.5
Tin học
5
Trần Sơn Lâm
34/7 Lũy Bán Bích, Q.Tân Phú
Sữa chữa cơ khí
6
Nguyễn Đức Thành
6/17 Huỳnh Văn Bánh, Q.Phú Nhuận.
Điện tử
7
Đỗ Thành Quang
453 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Q.Phú Nhuận
Điện công nghiệp
8
Lê Hùng Phúc
98 Ngô Quyền, Q.10
Điện lạnh
9
Nguyễn Hồng Giang
872 Lý Thường Kiệt, Q.11
Cơ khí động lực
293 Tô Hiến Thành, Q.10
Tin học
10 Nguyễn Đức Tuấn
Điện tử
Làm sao để có thể in nhanh thư mời cho 10 vị khách kia ? Để làm điều này ta có thể sử dụng khả năng Mail merge rất thú vị của Word như sau: Bước 1: Mở file thumoi.doc, đóng file danhsach.doc. Bước 2: Chọn Tools\Letters and Mailings\Show Mail Merge Toolbar để mở thanh công cụ Mail Merge. Open Data Source
View Merged Data
Insert Merge Field
Merge to New Document
Highlight Merged Field
Merge to Printer
Bước 3: Chọn công cụ Open Data Source, chọn file dữ liệu nguồn là danhsach.doc (hay hoặc file .xls), chọn Open. Bước 4: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn “Địa chỉ” trong file thumoi.doc, chọn công cụ Insert Merge Fields để mở cửa sổ Insert Merge Field, click chọn field Địa chỉ,
115
nhấn Insert (hay double click vào field Địa chỉ). Sau đó, chọn close để đóng cửa số Insert Merge Field lại.
Bước 5: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn “Họ tên”, chọn công cụ Insert Merge Fields để mở cửa sổ Insert Merge Field, click chọn field Họ tên, nhấn Insert (hay double click vào field Họ tên). Sau đó, chọn close để đóng cửa số Insert Merge Field lại. Bước 6: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn “Khoa”, chọn công cụ Insert Merge Fields để mở cửa sổ Insert Merge Field, click chọn field Khoa, nhấn Insert (hay double click vào field Khoa). Sau đó, chọn close để đóng cửa số Insert Merge Field lại. Chọn công cụ View Merged Data để xem dữ liệu đã được trộn (merge). Dùng các nút điều khiển để xem lần lượt các thư mời đã được tạo theo thứ tự trong danh sách. Có thể chọn công cụ Highlight Merged Field để làm nổi bật các dữ liệu được trộn. Chọn Merge to New Document để lưu các thư mời đã được tạo thành 1 file văn bản mới. Hộp thoại Merge to New Document xuất hiện:
All: lưu thư mời của tất cả mọi người có trong dữ liệu nguồn. Current record: lưu thư mời của người hiện tại trong danh sách (xem STT trên nút điều khiển). From…To…: lưu thư mời của người thứ (From) đến người thứ (To) trong danh sách. Những thư mời đã được chọn sẽ được lưu vào 1 file văn bản mới, mỗi thư mời chiếm 1 trang văn bản. Người dùng có thể chọn Save để lưu văn bản này lại. Tương tự đối với các công cụ Merge to Printer, Merge to E-mail, Merge to Fax.
116
PHẦN 5
MICROSOFT EXCEL
117
BÀI 1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL 1.1. Khởi động Cách 1: Double Click lên Shortcut Microsoft Excel trên nền Desktop của Windows Cách 2: Start/Programs/Microsoft Excel 1.1.1.Giới thiệu giao diện Sau khi khởi động Excel phiên bản 2003, giao diện Excel gồm các thành phần sau: Title Bar
Status Bar
Menu Bar
StandardToolbar
Formatting Toolbars
Worksheet Formula Bar
Sheet Tab
Title Bar: Thanh tiêu đề chứa tên của Workbook đang mở. Một tập tin của Excel được gọi là 1 Workbook, mỗi Workbook có thể có đến 255 sheet. Menu Bar: Thanh trình đơn chứa các lệnh của Excel Standard Toolbar: Thanh công cụ chuẩn chứa các nút lệnh thông dụng về File, Edit (nên luôn cho hiện) Formatting Toolbar: Thanh định dạng chứa các nút lệnh thông dụng về trình bày nội dung bảng tính (nên luôn cho hiện)
118
Ngoài hai thanh công cụ này ta còn có nhiều thanh công cụ khác, mà muốn ẩn hay hiện sử dụng lệnh ViewToolbars… Formula Bar: Dòng chứa dữ liệu nhập hoặc công thức của ô hiện hành Sheet Tab: Chứa tên các Worksheet có trong Workbook Status Bar: Thanh trạng thái cho biết tình trạng hiện hành như chế độ làm việc, tình trạng các phím NumLock, CapsLock,… Góc phải thanh trạng thái cho biết trạng thái làm việc hiện tại như: Ready: Đang sẵn sàng chờ nhập dữ liệu hay công thức Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức vào ô hiện hành Point: Đang ghi một công thức tham chiếu đến một ô Edit: Đang hiệu chỉnh dữ liệu hay công thức của ô hiện hành Với Excel phiên bản 2007, giao diện Excel thay đổi như sau:
1.1.2. Cấu trúc Workbook Workbook là tập tin của Excel 2003 có phần mở rộng là .XLS. Mỗi Workbook có thể có đến 255 Worksheet, mỗi Worksheet có tên phân biệt. Trong Excel 2007 thì tập tin Excel có phần mở rộng là .XLSX 1.1.3. Giới thiệu Worksheet Một Worksheet trong tập tin Excel 2003 gồm có: 65536 dòng được đánh số từ 1 đến 65536 từ trên xuống dưới 255 cột được đánh từ trái sang phải : A, B, C,…, Z, AA, AB,…,AZ, BA, BB,.. IV
119
Với phiên bản Excel 2007 thì một Worksheet gồm có: 1.048.576 dòng và 16.384 cột với cột cuối cùng là cột XFD. Giao của 1 dòng và 1 cột gọi là ô (cell). Mỗi ô có 1 địa chỉ phân biệt được xác định bằng . Ví dụ C7 là ô giao giữa cột C và dòng số 7 Khối (range) là tập hợp các ô liên tục tạo nên 1 hình chữ nhật. Địa chỉ của một khối được xác định bởi địa chỉ của ô ở góc trái trên và địa chỉ của ô ở góc phải dưới của hình chữ nhật phân cách nhau bởi dấu hai chấm(:). Ví dụ: B3:D4 là địa chỉ của khối chữ nhật gồm các ô B3, C3, D3, B4, C4, D4. 1.1.4. Di chuyển trong Worksheet Tại một thời điểm chỉ có 1 ô là hiện hành (con trỏ ô sẽ định vị tại đó). Địa chỉ của ô hiện hành xuất hiện tại phần Name box của thanh Fomula Bar. Để chọn ô hiện hành ta có thể dùng các cách sau: - Click mouse tại ô - Gõ địa chỉ ô tại hộp Name box của thanh Fomula Bar rồi nhấn Enter - Dùng các phím điều khiển để di chuyển con trỏ ô đến ô mong muốn Các phím di chuyển con trỏ ô:
di chuyển con trỏ ô sang ô kế cận bên phải
di chuyển con trỏ ô sang ô kế cận bên trái
di chuyển con trỏ ô sang ô kế cận bên trên di chuyển con trỏ ô sang ô kế cận bên dưới PgUp lên trang kế trên(trang màn hình) PgDn xuống trang kế dưới Home về ô đầu tiên của dòng hiện tại Ctrl+Home về ô A1 1.1.5.Thao tác trên Worksheet Mặc định khi tạo 1 Workbook mới thì nó sẽ có 3 Worksheet có tên lần lượt là Sheet1, Sheet2, Sheet3 - Để chèn thêm 1 Worksheet ta sử dụng lệnh Insert/Worksheet - Để chọn Worksheet làm việc, click vào tên Worksheet trên thanh Sheet Tab - Để đổi tên Worksheet: Right-Click lên tên Worksheet cần đổi -> xuất hiện menu, chọn lệnh Rename: gõ tên mới rồi Enter - Để xóa Worksheet: Right-Click lên tên Worksheet cần xóa -> xuất hiện menu, chọn lệnh Delete sẽ xuất hiện hộp thoại yêu cầu xác nhận. Chọn OK sẽ xóa, Cancel sẽ không xóa - Để di chuyển Worksheet: Drag tên Worksheet trên thanh Sheet Tab đến vị trí mới - Để sao chép 1 sheet: giữ phím Ctrl, drag tên Worksheet đến vị trí mới sẽ tạo 1 bản sao giống hệt về nội dung Nhập dữ liệu: (nếu ô hiện có chứa nội dung thì sẽ bị thay thế bằng nội dung mới)
120
- Chọn ô cần nhập dữ liệu - Nhập nội dung xong nhấn Enter hoặc các phím di chuyển con trỏ ô Hiệu chỉnh dữ liệu: - Chọn ô cần hiệu chỉnh - Nhấn phím F2, hiệu chỉnh nội dung xong nhấn Enter Xóa dữ liệu: - Chọn ô cần xóa nội dung - Nhấn phím Delete 1.2.Các kiểu dữ liệu Mỗi ô chỉ có thể chứa 1 kiểu dữ liệu mà thôi. Các kiểu dữ liệu gồm: 1.2.1. Kiểu số Có thể là số nguyên hoặc số thực. Lưu ý khi nhập số thực thì phần phân cách thập phân phải gõ dấu chấm. Kiểu Ngày Giờ cũng là kiểu số Mặc định kiểu số sẽ canh phải trong ô 1.2.2. Kiểu chuỗi Dữ liệu không dùng trong các phép tính số học. Nếu số không dùng để tính toán thì biểu diễn dưới dạng chuỗi bằng cách nhập dấu nháy đơn vào trước chuỗi số. Mặc định dữ liệu kiểu chuỗi sẽ canh trái trong ô. 1.2.3. Kiểu luận lý Dữ liệu chỉ có 1 trong 2 giá trị là TRUE hoặc FALSE 1.2.4. Công thức Nội dung của ô còn có thể chứa công thức. Tất cả công thức khi nhập vào ô luôn bắt đầu là dấu bằng (=). Công thức là sự kết hợp của các toán tử và các toán hạng và luôn trả về 1 giá trị xác định thuộc 1 trong các kiểu dữ liệu trên. Ví dụ: trong ô C4 ta gõ công thức sau: =A4+2*(A4-B4)/SUM(1,4,7,52) Các toán tử gồm có: +, -, *, / Các toán hạng: địa chỉ ô (A4, B4), hàm(SUM), hằng(2,1,2,7,52), … Các toán tử số học: +(cộng), -(trừ), *(nhân), /(chia) Toán tử nối chuỗi: & (VD: “TTTH “ & “CCS” “TTTH CCS”) Toán tử so sánh: < nhỏ hơn <= nhỏ hơn hay bằng = bằng > lớn hơn >= lớn hơn hay bằng
121
<> khác Các biểu thức so sánh luôn trả về 1 trong 2 giá trị: TRUE (nếu là biểu thức đúng), FALSE (nếu là biểu thức sai)
Toán tử luận lý : Bao gồm các toán tử AND , OR , NOT Dùng để liên kết nhiều phép so sánh Kết quả của phép luận lý So sánh 1
So sánh 2
AND
OR
True True False False
True False True False
True False False False
True True True False
1.3.Thao tác trên khối Khối là một vùng liên tục các ô tạo thành 1 hình chữ nhật được xác định bởi địa chỉ của ô ở góc trái trên và địa chỉ của ô ở góc phải dưới viết phân cách nhau bằng 1 dấu hai chấm (:) 1.3.1. Thao tác chọn Chọn 1 dòng: click mouse vào tiêu đề dòng Chọn nhiều dòng liên tục: ví dụ để chọn các dòng từ 3 đến 7. Click giữ mouse tại tiêu đề dòng số 3 rồi drag mouse đến tiêu đề dòng số 7. Chọn 1 cột: click mouse vào tiêu đề cột Chọn nhiều cột liên tục: ví dụ chọn các cột từ B đến F. Click giữ mouse tại tiêu đề cột B và drag mouse đến tiêu đề cột F Chọn toàn bộ bảng tính: click mouse tại giao điểm của tiêu đề dòng và cột Chọn 1 khối các ô liên tục: o Dùng mouse: Drag mouse từ địa chỉ đầu cũa khối (góc trái trên) đến địa chỉ cuối của khối(góc phải dưới) o Dùng keyboard: định vị con trỏ ô tại ô đầu tiên của khối (góc trái trên). Giữ phím Shift và nhấn các phím di mũi tên () để chọn khối mong muốn 1.3.2. Xóa Chọn ô, dòng, cột, toàn bộ bảng tính hay khối cần xóa nội dung rồi nhấn phím Delete (chỉ xóa nội dung). Ngoài ra ta còn có thể chọn các lệnh xóa khác như sau: Lệnh Edit/Clear/All xóa tất cả Lệnh Edit/Clear/Formats chỉ xóa định dạng Lệnh Edit/Clear/Contents chỉ xóa nội dung Lệnh Edit/Clear/Comments chỉ xóa ghi chú
122
1.3.3. Sao chép dữ liệu Bước 1: Chọn khối cần sao chép Bước 2: Chọn lệnh Edit/Copy hoặc nhấn Ctrl+C Bước 3: Định vị con trỏ ô tại ô đầu tiên của khối đích Bước 4: Chọn lệnh Edit/Paste hoặc nhấn Ctrl+V 1.3.4. Di chuyển dữ liệu Giống Sao chép dữ liệu, chỉ khác ở bước 2 Bước 2: chọn lệnh Edit/Cut hoặc nhấn Ctrl+X Ghi chú: Nếu khối cần sao chép không có ô nào là công thức thì khối đích sẽ giống hệt khối nguồn Nếu khối cần sao chép có chứa công thức thì việc sao chép này là sao chép công thức và do đó kết quả ở vùng đích có thể thay đổi tùy thuộc việc sử dụng địa chỉ trong công thức Khi di chuyển khối thì kết quả không thay đổi 1.3.5. Sử dụng các loại địa chỉ trong sao chép công thức Có 3 loại địa chỉ trong Excel: Tuyệt đối, tương đối và hỗn hợp. Cách viết: Tuyệt đối: $A$7, $B$20:$D$22, ... Tương đối: A7, B20:D22, ... Hỗn hợp: A$7, $A7, ... Khi lập công thức cho 1 ô và sao chép công thức đó cho các ô có cách tính cùng loại thì tùy thuộc cách tổ chức bảng tính mà ta sử dụng các loại địa chỉ cho phù hợp. Ví dụ về dùng địa chỉ tương đối :
Khi sao chép công thức của E4 cho E5, E6
123
Ví dụ về dùng địa chỉ tuyệt đối theo hàng:
Khi sao chép công thức của D4 cho D5, D6 thì địa chỉ ô D1 không đổi
Ví dụ về dùng địa chỉ tuyệt đối theo cột:
Khi sao chép công thức của C7 cho D7, E7 thì địa chỉ ô D1 không đổi
124
Ví dụ về dùng địa chỉ tuyệt đối :
Khi sao chép công thức của D4 cho D5, D6, F4, F5, F6 thì địa chỉ ô D1 không đổi 1.4.Các lệnh về tập tin 1.4.1. Mở 1 Workbook đang tồn tại trên đĩa Chọn lệnh File/Open hoặc Click vào nút Open trên thanh Standard Toolbar xuất hiện hộp thoại:
Trong mục Files of type: chọn All Microsoft Excel Files Trong mục Look in chọn folder có chứa tập tin cần mở
125
Chọn tên tập tin rồi click lên nút Open Có thể mở nhiều Workbook đồng thời. Nếu có nhiều Workbook đang mở thì chuyển qua lại giữa các Workbook bằng cách dùng menu Window 1.4.2. Đóng Workbook đang mở Chọn lệnh File/Close để đóng Workbook hiện hành. Để đóng tất cả Workbook đang mở thì nhấn phím Shift đồng thời chọn lệnh File/Close. 1.4.3. Tạo Workbook mới Chọn lệnh File/New hoặc Click vào nút New trên thanh Standard Toolbar. 1.4.4. Lưu Workbook Có 2 lệnh dùng để lưu Workbook là File/Save: Lưu tập tin lần đầu File/Save as: Lưu lại một tập tin đã có với tên khác hoặc vị trí khác Khi lưu workbook lần đầu bằng lệnh save hoặc chọn lệnh Save as Excel sẽ xuất hiện hộp thoại:
Khi lưu trữ Workbook phải xác định rõ: Tên Workbook là gì (đặt tên cho gợi nhớ) (mục File name) Lưu trong Folder nào của ổ đĩa nào? (mục Save in)
126
BÀI 2 THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
2.1. Một số các thao tác cần thiết Sau khi khởi động Excel, chọn lệnh Tools/Options xuất hiện hộp thoại, chọn Tab General và thay đổi một số thiết đặt sau: Standard font: chọn font mặc định cho toàn bộ bảng tính và thanh Fomula bar. Default file location: chọn folder mặc định khi lưu, mở Workbook Sau khi chọn xong chọn OK, thoát khỏi Excel. Mỗi khi khởi động Excel thì những thiết đặt này sẽ có hiệu lực.
127
2.2. Định dạng trình bày kiểu số 2.2.1. Dữ liệu Date Việc nhập dữ liệu kiểu ngày vào ô tùy thuộc vào thiết đặt trong Control Panel. Do đó phải thiết đặt kiểu nhập trước khi nhập dữ liệu kiểu ngày. Trong Control Panel, double click lên biểu tượng Regional Options hộp thoại, trong hộp thoại này chọn tab Date, trong mục Short date format nhập vào: dd/mm/yy Apply OK
2.2.2. Dữ liệu Number Khi nhập dữ liệu kiểu số phải lưu ý: Dùng dấu chấm cho ký hiệu phân cách thập phân Không được nhập dấu phân cách hàng ngàn. Ví dụ: Để trình bày số: 12.542.123,51 Nhập: 12542123.51 Sau đó định dạng để hiển thị theo mẫu mong muốn bằng cách chọn lệnh Format/Cells hộp thoại: chọn tab Number, chọn mục Custom và thiết đặt theo mẫu
128
Ghi chú: Đối với dữ liệu kiểu số như Ngày, Giờ, số nguyên, số thực, phần trăm,… Sau khi nhập xong ta có thể định dạng lại bằng lệnh Format/Cells và chọn mẫu mong muốn. Nếu không có thì chọn Custom và nhập mẫu định dạng tại hộp Type Ví dụ: Để định dạng số có chữ VNĐ chọn khối chứa các ô cần định dạng chọn lệnh Format/Cells rồi chọn Custom và nhập mẫu định dạng #,##0 “VNĐ” tại hộp Type 2.2.3. Định dạng nội dung trình bài trong ô Mặc định nếu dữ liệu nhập vào ô là dạng số thì sẽ được canh phải trong ô, nếu là chuỗi thì sẽ canh trái trong ô. Sau đó, ta có thể cho canh trái, phải, giữa bằng cách sử dụng các nút lệnh tương ứng trên thay Formatting toolbar Ngoài ra ta còn có các cách trình bày khác khi chọn lệnh Format/Cells và chọn tab Alignment
129
2.2.4. Text Alignment: Canh lề cho dữ liệu trong ô Horizontal Canh lề theo chiều ngang General trình bày nội dung theo vị trí mặc định Left canh trái Right canh phải Fill lập lại nội dung để điền đầy chiều rộng ô Justify canh đều 2 bên khi dữ liệu nhiều hơn 1 dòng Center Across Selectioncanh giữa nội dung trong khối chọn Vertital Canh theo chiều dọc Top Center Bottom Justify
trình bày nội dung bám đỉnh trình bày nội dung bám giữa trình bày nội dung bám đáy trình bày nội dung để điền đầy chiều cao ô
130
2.2.5. Orientation: Xoay hướng trình bày dữ liệu trong ô Degree: Nhập góc xoay 2.2.6 Text control Wrap text: Shrink to fit Merge cells
dữ liệu trong ô tự động xuống dòng khi gặp lề phải của ô dữ liệu sẽ giảm kích thước cho vừa với ô trộn các ô được chọn thành một ô
2.3. Định dạng ký tự Đánh dấu khối dữ liệu ->Chọn Format/Cells chọn tab Font Chọn Font, Font style, Size, các dạng underline, Effects, …
2.3.1. Kẻ khung Chọn khối cần kẻ khung Thực hiện lệnh Format/Cellshộp thoại, chọn tab Border Chọn loại nét trong Line
131
Click chọn các vị trí cần kẻ trong Presets và Border Lập lại bước B3, B4 cho loại nét và vị trí kẻ khác Click OK để đóng hộp thoại lại
2.3.2. Tô nền Chọn khối cần tô nền Thực hiện lệnh Format/Cellshộp thoại, chọn tab Patterns Chọn mẫu trong Pattern, màu sắc trong Color Click OK để đóng hộp thoại lại
132
2.3.3. Chức năng Format Painter Để sao chép mẫu định dạng của 1 ô cho các ô khác trong bảng tính B1: Chọn ô mẫu B2: Click nút lệnh Format Painter trên thanh Standard Toolbar B3: Chọn vùng cần sao chép mẫu định dạng Nếu muốn sao chép mẫu cho nhiều vị trí trong bảng tính thì tại bước 2 ta Double Click, bước 3 lập lại nhiều lần cho các vị trí khác nhau. Sau khi xong thì nhấn phím ESC 2.4. Điều chỉnh độ rộng cho các cột 2.4.1. Thay đổi độ rộng cột
Để thay đổi độ rộng của 1 cột nào thì đưa mouse đến đường phân ranh giữa cột đó và cột kế cận bên trái trên hàng tiêu đề cột và drag.
133
Để thay đổi độ rộng của nhiều cột bằng nhau thì chọn chúng rồi dùng lệnh: FormatColumnWidth Xuất hiện hộp thoại: Nhập giá trị mới OK
2.4.2. Định dạng cột
Đánh dấu các cột Lệnh Format Column Width < số> Số từ 0 255. Nếu số = 0 sẽ dấu cột Auto Fit Selection: Tự động điều chỉnh độ rộng cột sao cho vừa với dữ liệu có trong ô Hoặc Double Click ở đường biên phải của tên cột Hide: Dấu cột Unhide: Hiện lại cột bị dấu
2.5. Điều chỉnh độ cao cho các hàng 2.5.1. Thay đổi độ cao hàng
Muốn thay đổi độ cao 1 hàng, đưa mouse đến đường phân ranh giữa hàng đó và hàng kế cận bên dưới trên cột tiêu đề dòng và drag Để thay đổi độ cao của nhiều hàng bằng nhau thì chọn chúng rồi dùng lệnh: FormatRowHeight Nhập giá trị chiều cao của dòng OK 2.5.2.Định dạng hàng
Đánh dấu các hàng Lệnh Format Row Height < số> Số từ 0 409 .Nếu số = 0 sẽ dấu hàng Auto Fit:Tự động điều chỉnh độ cao hàng sao cho vừa với dữ liệu có trong ô Hide: Dấu hàng Unhide: Hiện lại hàng bị dấu
134
BÀI 3 THAO TÁC DỮ LIỆU 3.1. Thao tác chèn 3.1.1. Chèn cột B1: Chọn 1 hoặc n cột (drag tiêu đề cột) B2: Chọn lệnh Insert/Columns Sẽ chèn vào 1 hoặc n cột trống trước các cột được chọn 3.1.2. Chèn dòng B1: Chọn 1 hoặc n dòng (drag tiêu đề dòng) B2: Chọn lệnh Insert/rows Sẽ chèn vào 1 hoặc n dòng trống trước các dòng được chọn 3.1.3.Chèn ô B1: Chọn 1 hoặc n ô B2: Chọn lệnh Insert/Cells hộp thoại Shift cells right: chèn đúng số ô trống được chọn ngay tại khối chọn, đẩy tất cả các ô được chọn và tất cả các ô bên phải nó sang phải. Shift cells down: chèn đúng số ô trống được chọn ngay tại khối chọn, đẩy tất cả các ô được chọn và tất cả các ô bên dưới nó xuống dưới. 3.2. Thao tác xóa 3.2.1. Xóa cột B1: Chọn 1 hoặc n cột (drag tiêu đề dòng) B2: Chọn lệnh Edit/Delete Các cột được chọn sẽ xóa, nội dung các cột bên phải nó sẽ dồn sang trái 3.2.3.Xóa dòng B1: Chọn 1 hoặc n dòng (drag tiêu đề dòng) B2: Chọn lệnh Edit/Delete Các dòng được chọn sẽ xóa, nội dung các dòng dưới nó sẽ dồn lên trên 3.2.4.Xóa ô B1: Chọn 1 hoặc n ô B2: Chọn lệnh Edit/Delete… hộp thoại
135
Shift cells left: xóa các ô được chọn, dời tất cả các ô bên phải nó sang trái Shift cells up: xóa các ô được chọn, dời tất cả các ô bên dưới nó lên trên 3.3 Thao tác chép 3.3.1. Sao chép công thức Điểm tiện lợi của Excel là vấn đề sao chép công thức. Sau khi thiết lập công thức cho 1 ô, ta dễ dàng sao chép công thức này đến tất cả những ô khác có cùng cách tính. (lưu ý sử dụng các loại địa chỉ cho đúng)
Fill
Sau khi thiết lập công thức cho ô E3, để sao chép công thức của ô này xuống các ô E4, E5 ta dùng 1 trong 2 cách: Cách 1: Dùng lệnh Copy và Paste Cách 2: Dời con trỏ chuột đến Fill handle của ô nguồn (E3), khi nào con trỏ chuột biến thành dấu + thì drag mouse xuống các ô E4, E5 3.3.2.Sao chép đặc biệt B1: Chọn 1 hoặc nhiều ô cần sao chép B2: Chọn lệnh Edit/Copy hoặc Ctrl+C B3: Chọn ô đầu tiên của đích B4: Chọn lệnh Edit/Paste Special Formulas: chỉ sao chép công thức Values: sao chép giá trị hiện tại của các ô nguồn đến đích Formats: chỉ sao chép định dạng (giống Format Painter)
136
Comments: chỉ sao chép ghi chú All: sao chép bình thường như lệnh Edit/Paste 3.3.4.Điền dữ liệu vào một khối Nhập dữ liệu vào ô đầu Đánh dấu khối muốn điền dữ liệu (khối có thể là hàng, cột) Edit / Fill o Down: dữ kiệu điền vào các ô dưới o Up: dữ kiệu điền vào các ô trên o Right: dữ kiệu điền vào các ô bên phải o Left: dữ kiệu điền vào các ô bên trái o Series: điền chuỗi số biến thiên theo quy luật chỉ ra trong HĐT
Start value <đã được nhập vào ô đầu khối> Step value Stop value Series in : Rows nếu đánh dấu hàng Column nếu đánh dấu cột Type Growth Date Phải chọn tiếp Day WeekDay không có thứ 7,CN trong chuỗi> Month Year
137
3.4. Tìm kiếm và thay thế Edit / Find HĐT sau đây
Find what Replace with Search: By Rows: Tìm theo hàng By Columns: Tìm theo cột Match case: Có phân biệt chữ thường, chữ hoa không Find entire cells only: Có tìm nguyên vẹn 1 ô không o Find Next: Tìm tiếp mà không thay thế con trỏ sẽ nhẩy vào ô tìm thấy o Replace: Thay thế ô tìm thấy và tìm tiếp
138
BÀI 4 CÁC HÀM THÔNG DỤNG 4.1.Các hàm về số 4.1.1.INT(number) Làm tròn number xuống đến số nguyên gần nhất Vd: INT(5.9) 5 INT(-4.3) -5 4.1.2.MOD(number, divisor) Number và divisor phải là số nguyên Hàm trả về phần dư của phép chia nguyên number cho divisor Vd: MOD(26,3) 2 4.1.3.DAY(serial_number), MONTH(serial_number), YEAR(serial_number), WEEKDAY(serial_number), HOUR(serial_number), MINUTE(serial_number), SECOND(serial_number) Serial_number là giá trị ngày tháng năm hoặc giờ phút giây Hàm DAY trả về ngày trong tháng (1 đến 31) Hàm MONTH trả về tháng trong năm (1 đến 12) Hàm YEAR trả về năm (1900 đến 9999) Hàm WEEKDAY trả về thứ trong tuần (1 đến 7) Hàm HOUR trả về giờ trong ngày (0 đến 23) Hàm MINUTE trả về phút trong giờ (0 đến 59) Hàm SECOND trả về giây trong phút (0 đến 59) 4.1.4.ROUND(number, num_digits) Làm tròn number đến vị trí xác định bởi num_digits … num_digits=-3 làm tròn đến hàng ngàn num_digits=-2 làm tròn đến hàng trăm num_digits=-1 làm tròn đến hàng chục num_digits=0 làm tròn đến hàng đơn vị num_digits=1 làm tròn đến 1 số lẻ num_digits=2 làm tròn đến 2 số lẻ … Vd: A=57483.1652 ROUND(A,0) 57483 ROUND(A,1) 57483.2
139
ROUND(A,2) 57483.17 ROUND(A,-1) 57480 ROUND(A,-2) 57500 ROUND(A,-3) 57000 4.1.5.MAX(number1, number2, …) Trả về giá trị lớn nhất trong các số number1, number2, … Vd: MAX(15, 7, 12) 15 4.1.6.MIN(number1, number2, …) Trả về giá trị nhỏ nhất trong các số number1, number2, … Vd: MIN(15, 7, 12) 7 4.1.7.AVERAGE(number1, number2, …) Trả về trị trung bình của các số number1, number2, … Vd: AVERAGE(9, 4, 5) 6 ROUND(AVERAGE(7,3,6),1) 5.3 4.1.8.SUM(number1, number2, …) Trả về tổng của number1, number2, … Vd: SUM(15,2,3) 20 4.1.9.VALUE(text) Chuyển chuỗi text dạng số thành số để có thể tính toán 4.1.10.RANK(number, range, [order]) Trả về thứ hạng của number (trị số hoặc địa chỉ ô chứa số) trong phạm vi range căn cứ theo cách xếp thứ bậc order. Nếu cách xếp thứ bậc là số 0 hoặc không ghi thì thứ bậc được tính theo giá trị số giảm dần (trị lớn nhất xếp hạng 1, trị nhỏ nhất xếp hạng cuối). Nếu cách xếp thứ bậc là số 1 thì thứ bậc được tính theo giá trị số tăng dần (trị nhỏ nhất xếp hạng 1, trị lớn nhất xếp hạng cuối). Hai trị bằng nhau thì xếp đồng hạng.
Vd: RANK(C3, C2:C6, 0) 5
140
4.2. Các hàm về chuỗi 4.2.1 LEFT(text, num_chars) Trả về num_chars ký tự của chuỗi text tính từ trái Vd: LEFT(“TRUNG TAM TIN HOC”,9) TRUNG TAM 4.2.2 RIGHT(text, num_chars) Trả về num_chars ký tự của chuỗi text tính từ phải Vd: LEFT(“TRUNG TAM TIN HOC”,7) TIN HOC 4.2.3 MID(text, start_num, num_chars) Trả về num_chars ký tự của chuỗi text tính từ vị trí start_num Vd: MID(“TRUNG TAM TIN HOC”,5,7) G TAM T 4.2.4 UPPER(text) Trả về text với tất cả ký tự chuyển thành chữ hoa Vd: UPPER(“Trung Tam Tin Hoc”) TRUNG TAM TIN HOC 4.2.5 LOWER(text) Trả về text với tất cả ký tự chuyển thành chữ thường Vd: LOWER(“Trung Tam Tin Hoc”) trung tam tin hoc 4.2.6 PROPER(text) Trả về text với tất cả ký tự chuyển thành chữ thường, các ký tự đầu mỗi từ là chữ hoa Vd: PROPER(“TIN HOC”) Tin Hoc 4.2.7 TRIM(text) Cắt bỏ các khoảng trắng thừa: đầu chuỗi, cuối chuỗi, giữa 2 từ chỉ còn 1 khoảng trắng Vd: TRIM(“TRUNGTAMTINHOC”) TRUNG TAM TIN HOC 4.3. Các hàm luận lý 4.3.1 AND(logical1, logical2, …) Trả về TRUE nếu tất cả các biểu thức luận lý logical1, logical2, … đều có giá trị TRUE, trả về FALSE nếu chỉ cần 1 biểu thức luận lý logical trả về FALSE Vd: AND(12>=5, 8+4/2<9, 32=31+1) FALSE AND(12>=5, 8+4/2>9, 32=31+1) TRUE 4.3.2 OR(Logical1, logical2, …) Trả về TRUE nếu 1 biểu thức luận lý logical trả về TRUE, nếu tất cả các biểu thức luận lý có giá trị FALSE thì trả về FALSE Vd: OR(12=5, 8+4/2<9, 32>=31+1) FALSE OR(12=5, 8+4/2<9, 32=31+1) TRUE
141
4.3.3 NOT(logical) Trả về TRUE nếu logical có giá trị FALSE và ngược lại Vd: NOT(10>5) FALSE 4.4. Các hàm điều kiện 4.4.1 IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) Định trị biểu thức logical_test. Nếu là TRUE thì thực hiện biểu thức value_if_true, ngược lại thực hiện value_if_false Vd: IF(A5<20, “Nho hon 20”, “Lon hon hay bang 20”) Nếu nội dung ô A5 nhỏ hơn 20 thì trả về chuỗi “Nho hon 20”, ngược lại trả về chuỗi “Lon hon hay bang 20” 4.4.2 COUNTIF(range, criteria) Trả về 1 số nguyên là số ô nằm trong khối mà thỏa mãn điều kiện Trong đó range là địa chỉ khối, criteria là điều kiện là số, biểu thức hay chuỗi như 32, “32”, “>=30”, “apples” VD: Khối A1:A4 chứa lần lượt các giá trị 100, 200, 300, 400 COUNTIF(A1:A4, “>150”) 3 4.4.3 SUMIF(range, criteria, sum_range) Cộng dồn những ô của sum_range mà dòng đó thỏa mãn điều kiện của criteria VD: Tổng số ngày công của Tổ 1: =SUMIF(B4:B8, 1, D4:D8) 63 Tổng số nhân viên của Tổ 1: =COUNTIF(B4:B8,1) 2 Tổng số nhân viên có ngày công trên 21 =COUNTIF(D4:D8, “>21”) 3
142
4.4.4 ISERROR(Value) Hàm trả về giá trị True nếu Value là bất kì 1 giá trị sai nào như #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, #NULL) Có thể dùng hàm này với hàm IF và các hàm có thể trả về các giá trị lỗi như trên để chủ động đưa ra 1 thông báo lỗi VD: IF(ISERROR(Vlookup(…)),”Khong tim thay”, Vlookup(…)) 4.5. Các hàm dò tìm 4.5.1 VLOOKUP(đ/c ô dò tìm,đ/c bảng tra,cột kết quả, kiểu dò) Hàm sẽ đem ô đi tra trong cột 1 của bảng tra khi tìm thấy hàm sẽ dừng lại chiếu sang cột kết quả và cho giá trị ở cột kết quả đó. Khái niệm tìm thấy phụ thuộc vào đối số thứ 4 (kiểu dò) Nếu kiểu dò là False ( hoặc 0) thì hàm sẽ tìm chính xác có nghĩa là hàm sẽ dừng lại ở giá trị đúng bằng giá trị của ô dò tìm, Nếu kiểu dò là True (hoặc 1) hàm sẽ tìm trong phạm vi có nghĩa là nó sẽ dừng lại ở giá trị lớn nhất chưa vượt quá giá trị của ô, lúc này cột 1 của bảng tra phải được sắp xếp theo chiều tăng dần. Chú ý : Nếu không có đối số thứ 4 Excel sẽ hiểu là True Nếu dò tìm không thành công hàm sẽ cho kết quả #N/A (Not Available - Bất khả thi) Ví dụ : Từ cột điểm của BẢNG ĐIỂM và BẢNG TRA (ở dưới) ta phải cập nhật cột Xếp loại và cột Học bổng Nhập các công thức sau vào 2 ô C3 và D3 C3: =Vlookup(B3,$F$3:$H$7,2) hoặc =Vlookup(B3, $F$3:$H$7,2,True) D3 : =Vlookup(B3, ,$F$3:$H$7,3) hoặc =Vlookup(B3, ,$F$3:$H$7,3,True)
143
4.5.2 HLOOKUP(đ/c ô dò tìm,đ/c bảng tra,hàng kết quả, kiều dò) Hàm Hlookup có ý nghĩa như hàm Vlookup nhưng hàm sẽ được sử dụng trong trường hợp bảng tra được bố trí theo hàng như sau Điểm Xếp loại Học bổng
0 Kém 0
5 TB 0
7 Khá 50000
9 Gioi 80000
10 Xsắc 100000
Hàm sẽ đem ô đi tra trong hàng 1 của bảng tra khi tìm thấy hàm sẽ dừng lại chiếu xuống hàng kết quả và cho giá trị ở hàng kết quả đó. 4.5.3 MATCH(đ/c ô,đ/c bảng tra): Hàm sẽ đem ô đi tra trong bảng và cho biết số thứ tự của ô mà hàm tìm thấy trong bảng. Bảng tra chỉ là 1 cột hoặc 1 hàng Khái niệm tìm thấy cũng có ý nghĩa giống như trong hàm Vlookup. Số thứ tự của ô (1,2,3,...) được tính từ trên xuống nếu bảng là cột và từ trái qua phải nếu bảng là hàng. Ví dụ : =Match(B3,F3:F7)=2 4.5.4 INDEX(Bảng, Hàng, Cột):Trả về giá trị trong ô giao giữa hàng và cột Bảng : đ/c của bảng dữ liệu Hàng : STT của hàng trong bảng Cột : STT của cột trong bảng
Ví dụ: =INDEX(A2:C6, 2, 3) 5.8 4.6. Các hàm cơ sở dữ liệu 4.6.1 DSUM(Database, field, criteria) Tìm những mẫu tin trong mà thỏa mãn tiêu chuẩn , giá trị tương ứng của các mẫu tin này ở cột sẽ được cộng dồn và trả về kết quả của hàm Database: Danh sách bao gồm cả tiêu đề cột Field: Điạ chỉ của cột cộng dồn Criteria: Vùng điều kiện giống như Advanced Filter
144
4.6.2 DMAX(database, field, criteria) Tìm những mẫu tin trong database mà thỏa mãn tiêu chuẩn criteria, gía trị tương ứng của các mẫu tin này ở cột Field sẽ được so sánh với nhau, giá trị nào lớn nhất sẽ được trả về
4.6.3 DMIN(database, field, criteria) Tìm những mẫu tin trong database mà thỏa mãn tiêu chuẩn criteria, gía trị tương ứng của các mẫu tin này ở cột Field sẽ được so sánh với nhau, giá trị nào nhỏ nhất sẽ được trả về 4.6.4 DAVERAGE(database, field, criteria) Tìm những mẫu tin trong database mà thỏa mãn tiêu chuẩn criteria, giá trị tương ứng của các mẫu tin này ở cột Field sẽ được tính trung bình cộng và trả về.
145
BÀI 5 CÁC LỆNH LÀM VIỆC VỚI BẢNG DỮ LIỆU (DATA LIST) 5.1. Data List Là một bảng lưu trữ thông tin bao gồm các hàng (Record) và các cột (Field) Cột (Field): Mỗi Field lưu trữ một loại thông tin khác nhau. Ví dụ trong bảng sau có các field: STT, Tên, Chức vụ, ... Hàng (Record): Mỗi hàng lưu trữ một đối tượng trong bảng. VD trong bảng sau, Mỗi hàng lưu trữ một người Để thực hiện các lệnh một cách thuận lợi Khi tạo bảng nên Không có cột, hàng trống trong bảng Không đặt bảng dính với các bảng khác, cách bảng khác ít nhất 1 hàng hoặc 1 cột) Hàng tiêu đề trên của bảng không có cấu trúc gì đặc biệt Ví dụ: như bảng sau đây không chuẩn : TỶ TÊN ĐƠN DVỊ QDOANH DVỊ TẬP THỂ TƯ NHÂN TỔNG LỆ STT HÀNG GIA SO LG TIỀN SỐ LG TIỀN SỐ LG TIỀN TIỀN Nhóm lệnh Data cung cấp các lệnh để thao tác với CSDL: Sắp xếp, chọn lọc, thống kê,... dữ liệu 5.2.Sort 5.2.1 Chức năng: Sắp xếp dữ liệu theo một hoặc nhiều Field Ví dụ: Sắp xếp bảng dữ liệu sau theo Field Tên, nếu trùng tên sắp xếp theo Hệ số lương
146
5.2.2. Các bước Đánh dấu khối muốn Sắp xếp Data / Sort hộp đối thoại Sort xuất hiện Sort By (Tên) Nếu SX theo khóa 1 có sự trùng lặp (trùng tên) SX theo khoá 2: HS Lương Then By (HS Lương) Nếu SX theo khóa 2 vẫn có sự trùng lặp (trùng HS Lương) SX theo khoá 3 (nếu có nhu cầu) Then By Ascending: SX theo chiều tăng dần Descending: SX theo chiều giảm dần Excel cho phép tối đa 3 khóa
147
Có thể dùng công cụ sắp xếp (SX theo chiều tăng dần) và theo chiều giảm dần) để sắp xếp theo một field Các bước:
Để con trỏ trên ô làm khóa SX
Chọn
(SX
hoặc
5.3. Filter 5.3.1 Chức năng: Chọn lọc dữ liệu theo 1 điều kiện nào đó Ví dụ: Lọc ra những nhân viên trong TSX (tổ sản xuất); Hoặc lọc ra những nhân viên là CN (công nhân) có HS lương <4; ... Có 2 phương thức lọc dữ liệu:Lọc tự động và lọc nâng cao 5.3.2 Lọc tự động Điều kiện lọc đơn giản Lọc tại chỗ giấu những Record không thỏa điều kiện
Để con trỏ trong bảng dữ liệu DataFilterAutoFilterxuất hiện các ComboBox bên cạnh tên Field
Để tạo điều kiện lọc cho Field nào Click vào ListBox của Field đó Xuất hiện List sau.
148
Hủy lọc Chọn các Record có giá trị nằm trong Top Nếu đ/k phức tạp Chọn Custom HĐT (xem giải thích ở phần sau) Chọn giá trị làm đ/k lọc nếu đ/k là chính xác 1 giá trị nào đó.
Để lọc những nhân viên trong tổ sản xuất TSX Chọn TSX Để lọc ra những nhân viên trong TSX (tổ sản xuất) và PKH (phòng kế hoạch) Chọn Custom HĐT
Chọn phép so sánh 1 Chọn giá trị 1 Chọn toán tử
Chỉ cho phép tối đa 2 điều kiện
Chọn giá trị đ/k 1 Chọn giá trị 1 Chú ý: • Có thể chọn đ/k cùng lúc cho nhiều Field. Ví dụ: Lọc ra những nhân viên ở TSX và có bậc lương >3.1 Chọn điều kiện cho 2 Field: Đơn vị và HS Lương • Khi chuyển sang điều kiện lọc khác phải hủy điều kiện lọc cũ bằng cách chọn lại mục Al trong List
• Để thoát khỏi lệnh lọc Chọn lại Data / Filter / AutoFilter 5.3.3 Lọc nâng cao
Điều kiện lọc phức tạp hơn Trích lọc danh sách các dòng thỏa mãn điều kiện lọc ra 1 bảng
5.3.3.1 Tạo bảng điều kiện (BĐK) BĐK bao gồm một khối từ 2 ô trở lên Hàng đầu gồm tên các Field làm điều kiện lọc Các hàng tiếp theo gồm các ô chứa giá trị cần lọc BĐK được đặt tại bất cứ vị trí nào trên bảng tính Khi tạo BĐK cần chú ý
149
Nếu điều kiện là chính xác 1 giá trị nào đó thì gài giá trị đó vào ô điều kiện Ví dụ: Lọc ra những nhân viên thuộc TSX Đơn vị
Tên Field đ/k
TSX
Ô Điều Kiện
Nếu điều kiện lọc hoặc thỏa mãn điều kiện này hoặc thỏa mãn điều kiện kia các điều kiện này phải gài vào các ô trên các hàng khác nhau Ví dụ: Lọc ra những nhân viên thuộc TSX hoặc PKH Đơn vị TSX PKH Ví dụ: Lọc ra những nhân viên thuộc đơn vị PKH hoặc số ngày công lớn hơn 25 Đơn vị PKH
N-công > 25
Nếu điều kiện lọc đồng thời phải thỏa mãn điều kiện này và thỏa mãn điều kiện kia các giá trị này phải gài vào các ô trên cùng 1 hàng. Ví dụ: Lọc ra những nhân viên ở TSX và có HS lương >3.1 Đơn vị HS lương TSX > 3.1 Ví dụ: Lọc ra những nhân viên có HS lương nằm trong khoảng từ 3.1 đến 4.1 HS lương > 3.1
HS lương < 4.1
Có thể dùng các kí tự * và ? để gài vào ô điều kiện Ví dụ: Lọc ra những người có tên bắt đầu bằng chữ T Tên T*
150
Ví dụ sau đây thực hiện lệnh trích ghi DS những nhân viên thuộc Đơn vị TSX
BĐK (H3:H4) Bảng dữ liệu (A3:F15) (H3:H4)
Bảng trích ghi sẽ bắt đầu tại ô này (A17) 5.3.3.2 Chọn lệnh: Data / Filter / AdvancedFilter Hiển thị Hộp đối thoại sau
Chọn lọc tại chỗ (giống AutoFilter) Trích ghi ra 1 vị trí khác Điạ chỉ bảng dữ liệu (lấy cả hàng tiêu đề) Điạ chỉ BĐK Điạ chỉ ô đích, nơi mà bảng trích ghi bắt đầu, cấu trúc của bảng trích ghi sẽ giống cấu trúc bảng DL. Nếu muốn cấu trúc khác Phải tạo sẵn hàng tiêu đề và tại đây nhập vào điạ chỉ hàng tiêu đề đó.
151
5.4. Lệnh Subtotal 5.4.1 Chức năng Thống kê theo tứng nhóm nhỏ trong bảng cơ sở dữ liệu (CSDL) 5.4.2 Cách thực hiện Sắp xếp lại bảng CSDL theo nhóm muốn thống kê (Trong trường hợp trên ta sắp xếp theo cột Chức vụ) Chọn lệnh Data / Subtotal Hộp đối thoại
At Each Change (Chức vụ) Use Function < Chọn hàm thống kê > (Chọn hàm Sum) Add Subtotal (Chọn 3 cột) o Replace Current Subtotal : Nếu bật Subtotal mới sẽ đè lên sub total hiện hành Nếu tắt Subtotal mới sẽ chèn thêm vào không làm mất subtoatal hiện hành o Page Break Between Group: Bật/tắt dấu ngắt trang giữa các nhóm o Summary Below Data: Nếu Bật những hàng Total sẽ nằm dưới các nhóm (như thống kê trên) Nếu Tắt những hàng Total sẽ nằm trên các nhóm Chọn Remove All để thoát khỏi lệnh SubTotal
152
Ví dụ: Ta có bảng CSDL như trong lệnh Consolidate ta có thể tạo thành bảng sau :thống kê theo từng nhóm chức vụ công tác Tên Tuyết Mừng Hùng Tín Hùng Hùng Bình Dũng Trọng Minh
Chức vụ CN CN CN CN CN CN Total KS KS KS KS Total KT KT KT Total Grand Total
Đơn vị TSX TSX TSX TSX TSX TSX TSX TSX PTV PTV
153
Lương 150 100 200 200 100 750 100 100 100 300 200 150 350 1400
Phụ cấp 20 50 20 30 30 150 20 30 50 100 30 20 50 300
Thưởng 50 40 50 40 20 200 50 20 20 90 50 40 90 380
BÀI 6 BIỂU ĐỒ
6.1. Giới thiệu chung Excel có 15 loại đồ thị trong tài liệu này ta chỉ nghiên cứu cách vẽ loại đồ thị cột. 6.2. Lệnh vẽ đồ thị Giả sử ta có bảng dữ liệu sau. Vẽ đồ thị biểu diễn sự tương quan chất lượng học tập của HS giữa 2 nhóm.Ta thực hiện các bước :
Đánh dấu khối B3:D7
Chọn menu Insert / Charts hoặc Click
154
Chart Type Chọn OK
6.3. Chỉnh sửa Đồ Thị 6.3.1 Chọn đồ thị (click) 6.3.2 Lần lượt chọn các thành phần muốn chỉnh sửa Click Xuất hiện đường viền với các mốc vuông bao quanh Sử dụng các công cụ (Font, Size, định dạng số, ...) Nếu chọn các cột ĐT có thể chỉnh địa chỉ series dữ liệu trên thanh công thức Double click ở các thành phần đó hoặc chọn lệnh Format / Selected ... Xuất hiện các hộp đối thoại tương ứng với các thành phần được chọn. Thực hiện sửa chữa.(Mục này dành cho các bạn tự nghiên cứu ) Có thể sử dụng lệnh trong Menu để chỉnh sửa: bằng cách chọn thành phần cần điều chỉnh và bấm Right click. Ví dụ: sau khi vẽ biểu đồ như hình dưới đây, ta muốn chuyển sang so sánh từng xếp loại với nhau trong nhóm thì bấm right click tại cột màu biểu đồ Select Data …
155
70.0% 60.0% 50.0% 40.0% Nhóm 1
30.0%
Nhóm 2
20.0% 10.0%
0.0% Kém
TB
Khá
Giỏi
Khi xuất hiện hội thoại Select Data Source bấm vào nút Switch Row/Column để chuyển sang đồ thị sau đây:
156
70.0%
60.0% 50.0%
Kém
40.0%
TB 30.0%
Khá
20.0%
Giỏi
10.0% 0.0% Nhóm 1
Nhóm 2
157
BÀI 7 LÀM VIỆC VỚI NHIỀU TẬP TIN TRONG NHIỀU CỬA SỔ LIÊN KẾT CÁC BẢNG TÍNH 7.1. Mở nhiều tập tin cùng lúc Để mở nhiều tập tin cùng một lúc ta dùng 2 lệnh sau : - File / New : Mở một tập tin mới - File / Open: Mở một tập tin đã có trên đĩa 7.2. Xem danh sách các tập tin đang mở đồng thời, di chuyển giữa các tập tin , sắp xếp các cửa sổ chứa các tập tin : 7.2.1 Xem danh sách các tập tin đang mở đồng thời : Window Trong menu phụ là danh sách các tập tin đang mở đồng thời nằm dưới phần gạch ngang. 7.2.2 Di chuyển giữa các tập tin : 3 cách Cách 1: Mở lệnh Window ; Chọn tập tin muốn chuyển đến trong danh sách. Cách 2 : Nhấn CTRL + TAB Cách 3 : Click ở phần cửa sổ của tập tin muốn chuyển đến. 7.2.3 Sắp xếp các cửa sổ tập tin: Lệnh Window / Arrange Tiled X các cửa sổ theo kiểu ngói Hrizontal X các cửa sổ theo hàng ngang Vertical X các cửa sổ theo hàng dọc Cascade SX các cửa sổ theo kiểu thác 7.3.Liên kết các tập tin và bảng tính Ta thống nhất các khái niệm sau : Tập tin / Bảng Tính chứa dữ liệu nguồn gọi là Tập tin / Bảng Tính nguồn ; Tập tin / Bảng Tính chứa dữ liệu đích gọi là Tập tin / Bảng Tính đích 7.2.4 Sao chép dữ liệu giữa các Tập tin / Bảng Tính : Chuyển sang Tập tin / BT nguồn Đánh dấu khối nguồn ; Chọn lệnh Edit / Copy Chuyển sang Tập tin / BT đích Di chuyển con trỏ tới ô đầu của khối đích hoặc đánh dấu khối đích; Chọn lệnh Edit/Paste 7.2.5 Công thức có tham khảo dữ liệu từ Tập tin / Bảng tính khác 7.2.6 Cách 1 : Nhập công thức theo mẫu : [Tên tập tin]Tên BT! đ/chỉ ô hoặc khối (Viết liền nhau không có khoảng trắng) Ví dụ : Cần cập nhật tập tin tồn cuối từ 3 tập tin :Tồn đầu, Nhập, Xuất Để cập nhật cột Loại 1 ta làm như sau :Tại ô B2 của tập tin Tồncuối.XLS ta gài công thức : =[Tondau.XLS]Sheet1!B2+[Nhap.XLS]Sheet1!B2-[Xuat.XLS]Sheet1!B2
158
Chú ý :
Trong trường hợp này cả 3 BT đều nằm ở Sheet1 của 3 tập tin và chưa được đặt tên Gài công thức bằng cách này không cần phải mở đồng thời các tập tin cần tham khảo Cách 2: Mở đồng thời cả 4 tập tin Di chuyển con trỏ vào ô B2 của tập tin tồn cuối Gài công thức : Gõ dấu = Di chuyển con trỏ vào ô B2 của tập tin tồn đầu Gõ dấu + Di chuyển con trỏ vào ô B2 của tập tin Nhập Gõ dấu Di chuyển con trỏ vào ô B2 của tập tin Xuất Nhấn Enter Tương tự như vậy ta có thể tính được cột Loại 2 bằng 2 cách trên Tondau.XLS A B
Nhap.XLS A B
C
C
1 2
Hàng A
Loại 1 50
Loại 2 100
1 2
Hàng A
Loại 1 40
Loại 2 120
3
B
20
60
3
B
60
100
4
C
100
50
4
C
50
60
5
D
30
120
5
D
120
100
1 2 3 4 5
Xuat.XLS A B Hàng Loại 1 A B C D
10 20 50 100
C Loại 2
1
Toncuoi.XLS A B C Hàng Loại 1 Loại 2
50 50 60 40
2 3 4 5
A B C D
159
BÀI 8 IN ẤN 8.1 Các thành phần trong một trang in, in bảng tính 8.1.1 Print Preview: Xem trước trang in gồm các thanh phần sau: Chọn lệnh File / Print preview Hoặc Click
Xem trang kế Xem trang Phóng lớn In ra Xđ lại các Xđ lại các Bật dấu Quay về sau trước thu nhỏ giấy thông số lề = Mouse ngắt trang BT
Header
Top Left Right
Bottom Footer
Header: Tiêu đề đầu mỗi trang in Footer: Tiêu đề cuối mỗi trang in Top: Khoảng cách từ mép trên trang giấy đến nội dung bảng tính Bottom: Khoảng cách từ mép dưới trang giấy đến nội dung bảng tính Left: Khoảng cách từ mép trái trang giấy đến nội dung bàng tính Right: Khoảng cách từ mép phải trang giấy đến nội dung bảng tính Vị trí của Header, Footer, Left, Right, Top, Bottom có thể thay đổi trong Print Preview bằng cách drag các đường kẻ tương ứng.
160
8.1.2
Print
Chọn File -> Print Printer: Các thông tin về máy in Print range: Chọn phạm vi in All để in tất cả các trang Page để in một số trang From < số> từ trang số To < số> đến trang số Print what: o Selection: In vùng được chọn o Entire workbook: In toàn bộ Workbook o Active sheet: In Sheet hiện hành Copies: Số bản in
161
8.2 Page Setup: Định dạng trang in Thực hiện lệnh File/Page Setup 8.2.1
Tab Page: Thiết đặt khổ giấy, hướng giấy, phóng to hay thu nhỏ trang in.
Otientation . + Portrait : In dọc + Landscape : In ngang (dùng trong trượng hợp khi khổ giấy nhỏ mà bạn lại muốn in 1 bảng tính rộng) Scaling . + Adjust to < số%> Chọn tỷ lệ in , Mặc nhiên là 100%, muốn phóng lớn gõ vào 1 con số >100%, muốn thu nhỏ chọn tỷ lệ <100% + Fit to o < Số> Page Wide . Excel sẽ tự động xác định tỷ lệ in sao cho BT được in gọn trong Số trang theo chiều rộng. o < Số> Page Tall . Excel sẽ tự động xác định tỷ lệ in sao cho BT được in gọn trong Số trang theo chiều cao. Paper size : < Chọn kích thước trang in >
162
Print quality < Chọn chất lượng in > First Page Number < Số > Số thứ tự của trang đầu tiên 8.2.2
Tab Margins: Cho phép thiết đặt vị trí của Header, Footer, khoảng cách so với bìa trang giấy Top, Bottom, Left, Right - Top < Số > ( Lề trên ) - Bootom < Số > ( Lề dưới ) - Left < Số > ( Lề phải ) - Right < Số > ( Lề trái ) - Header < Số > ( Khoảng cách từ mép trên giấy đến Header ) - Footer < Số > ( Khoảng cách từ mép dưới giấy đến Footer )
Center on Page Horizontally Verticall
Canh giữa trang theo chiều ngang Canh giữa trang theo chiều dọc
163
8.2.3
Tab Header/Footer: Thiết đặt tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang
Header < Chọn Header có sẵn > Footer < Chọn Footer có sẵn >
Chú ý:
Để xóa các Header / Footer có sẵn, Chọn None trong danh sách Để tạo Header / Footer theo ý muốn riêng thì chọn nút lệnh Custom Header / Custom FooterNhập nội dung của tiêu đề dầu trang và cuối trang 8.2.4
Tab Sheet
8.2.4.1 Ý nghĩa của tiêu đề dòng và tiêu đề cột Tiêu đề dòng là một số dòng được lập lại ở đầu của tất cả các trang dùng trong trường hợp Bảng Tính quá dài phải in thành nhiều trang mới hết Tiêu đề cột là một số cột được lập lại ở bên trái của tất cả các trang dùng trong trường hợp Bảng Tính quá rộng phải in thành nhiều trang mới hết.
164
8.2.4.2 In tiêu đề và tiêu đề cột Print Area <Điạ chỉ khối in> Rows to repeat at top <đ/c khối làm tiêu đề dòng> Columns to repeat at left <đ/c khối làm tiêu đề cột> Print Preview quan sát kết quả
Print + Gridline Bật / Tắt lưới trên trang in + Black and White: Bật / tắt chế độ in màu + Draft quality: Bật / tắt chế độ in Picture và GridLine trên BT Page Order: Chọn trình tự in
165
BÀI TẬP EXCEL BÀI TẬP 1 Bài 1a
1. Lương tháng =MỨC LƯƠNG*SỐ NGÀY 2. Tạm ứng = 80%*LƯƠNG 3. Còn lại =LƯƠNG THÁNG – TẠM ỨNG Bài 1b
1. Tính tổng điểm = TOÁN + LÝ + HOÁ (Có thể sử dụng hàm SUM) 2. Điểm trung bình = (TOÁN + LÝ + HOÁ)/3 3. Làm tròn ĐIỂM TRUNG BÌNH lấy 2 số lẻ
166
Bài 1c
1. Tính giá bình quân theo từng tháng cho cả 3 đơn vị 2. Tính giá bình quân theo từng đơn vị cho cả 3 tháng Cách tính giá bình quân theo tháng = Tổng( Số lượng * Đơn giá)/Tổng số lượng của 3 đơn vị trong tháng đó (tương tự cách tính bình quân theo địa phương Bài 1d
1. Thành tiền = SỐ LƯỢNG* ĐƠN GIÁ 2. Tổng cộng = THÀNH TIỀN- PHÍ CHUYÊN CHỞ 3. Định dạng cột Tổng cộng có đơn vị VNĐ
167
BÀI TẬP 2 Bài 2a
1. Điều chỉnh trong môi trường Windows để nhập ngày kiểu dd/mm/yy 2. Lệ phí = SỐ NGÀY LƯU KHO * GIÁ LƯU KHO (sử dụng địa chỉ cố định) 3. Định dạng cột lệ phí có dấu phân cách hàng nghìn và đơn vị tiền tệ VNĐ đặt sau số tiền Bài 2b
1. 2.
Tính Thời gian thuê bằng Giờ trả trừ Giờ thuê Tính Thành tiền
168
Bài 2c
1. Tính tổng số tờ báo (dùng hàm COUNT) 2. Tính tổng số tiền (dùng hàm SUM) Bài 2d
1. 2. 3. 4. 5.
Thành tiền của (mổi đơn vị) = Số lượng (của mổi đơn vị)*Đơn giá Tổng tiền của từng mặt hàng (a)= tổng TTIỀN của 3 đơn vị Cộng TTIỀN của mổi đơn vị (b)= Tổng TTIỀN của 3 mặt hàng Tính tổng trị giá của 3 mặt hàng và của 3 đơn vị tại ô (c) Tỉ lệ= Tổng tiền của từng mặt hàng(a) /tổng trị giá của 3 mặt hàng (c) . Định dạng cột tỉ lệ kiểu phần trăm và 2 số lẻ
169
BÀI TẬP 3 Bài 3a
1. Tính Điểm TB bằng (LT + TH)/2 2. Định dạng cột Điểm TB lấy 1 số lẻ thập phân 3.
Điền vào Ghi chú là “Đạt” nếu cả LT và TH đều từ 5 trở lên, ngược lại thì “Thi lại”
Bài 3b
1. Thưởng A : Thưởng 200000 cho những nhân viên Nữ có Ngày công > 24 2. Thưởng B: Thưởng 100000 cho những nhân viên Nữ còn lại hoặc những nhân viên Nam và có Ngày công > 24
170
Bài 3c
1. Lương=Hệ số lương* 200000/30* Ngày công 2. Cột Thưởng: Nếu Ngày công >=25 thì Thưởng 100000, nếu Ngày công từ 20 đến dưới 25 thì thưởng 50000, ngược lại thì không thưởng 3. Thực lãnh = Lương + Thưởng – Tạm ứng Bài 3d
1. Tính cột Tổng kết bằng Chuyên cần*10% + Trung bình kiểm tra*40% + Thi*50% 2. Tính cột Kết quả như sau: nếu Tổng kết dưới 5 là “Thi lại lần 2”, ngược lại là “Đạt” 3. Đếm số học sinh đạt và thi lại
171
BÀI TẬP 4 Bài 4a
1. Tính cột Điểm TB là trung bình cộng của ba môn WIN, WORD, EXCEL và làm tròn đến 1 số lẻ thập phân 2. Tính cột Xếp Hạng dựa vào cột Điểm TB 3. Tính cột Xếp Loại căn cứ vào Điểm TB như sau: - Từ 9 trở lên: Giỏi - Từ 7 đến nhỏ hơn 9: Khá - Từ 5 đến nhỏ hơn 7: Trung bình - Dưới 5: Kém 4. Dùng hàm COUNTIF để đếm số học viên đạt và không đạt theo từng môn 5. Kẻ khung cho bảng tính.
172
Bài 4b
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Điền số thứ tự Tính Thành tích = Về đích – Xuất phát Tính cột Xếp hạng dựa vào Thành tích Tính thành tích cá nhân cao nhất, trung bình, thấp nhất Tính tổng số giờ theo từng đội Tính xếp hạng đội đua theo tổng số giờ của đội.
173
BÀI TẬP 5
1. Phụ cấp chức vụ (PCCV): Nếu chức vụ là GĐ thì Phụ cấp 500000, PGĐ là 400000, TP là 300000, PP là 200000, các chức vụ khác thì không phụ cấp 2. Lương : LCB*NGÀY CÔNG, nhưng nếu NGÀYCÔNG >NGÀY QĐỊNH thì mỗi ngày dư được nhân đôi 3. Tính tổng số ngày công, tổng PCCV và tổng lương 4. Tính quỹ khen thưởng tại ô G12 = QUỸ LƯƠNG- TỔNG PCCV- LƯƠNG 5. Thưởng= Quỹ khen thưởng/ tổng số ngày công*Ngày công (không tính gấp đôi số ngày dư) 6. Cộng lương = PCCV + LƯƠNG + THƯỞNG 7. Tính bình quân tại các cột LCB, PCCV, LƯƠNG, THƯỞNG 8. Định dạng cột cộng lương có dấu phân cách hàng nghìn, làm tròn đến hàng chục và đơn vị tiền tệ VNĐ
174
BÀI TẬP 6
1. Điểm trung bình (ĐTB)= (TOÁN*3+VĂN+SNGỮ*2)/6, làm tròn 2 số lẻ 2. Điểm thêm (ĐTHÊM): Nếu ĐTB <10 thì thêm như sau: - Nếu NSINH<1970 thì thêm 0.75 điểm - Ngược lại và nếu là Phái là nữ thì thêm 0.5 điểm 3. Điểm kết quả (ĐKQ) : Nếu điểm thêm = 0 thì ĐKQ chính là ĐTB ngược lại thì ĐKQ = ĐTB + Đ.THÊM, nhưng cộng thêm không được quá 10 4. Điền vào cột ghi chú dựa vào ĐKQ như sau: ĐKQ dưới 10 : không đạt ĐKQ từ 10 đến dưới 12 : Thứ ĐKQ từ 12 đến dưới 14 : Bình thứ ĐKQ từ 14 đến dưới 16 : Bình ĐKQ từ 16 đến dưới 18 : Ưu ĐKQ từ 18 trở lên : Tối ưu 5. Tính điểm trung bình, cao nhất, thấp nhất cho từng cột điểm TOÁN, VĂN, SNGỮ
175
BÀI TẬP 7
1. Căn cứ vào ký tự đầu tiên của CHỨNG TỪ để phân bổ số lượng vào các cột SỐ LƯỢNG của XĂNG, GASOIL và DẦU LỬA Nếu ký tự đầu của CHỨNG TỪ là X thì số lượng được phân bổ vào cột XĂNG Nếu ký tự đầu của CHỨNG TỪ là G thì số lượng được phân bổ vào cột GASOIL Nếu ký tự đầu của CHỨNG TỪ là L thì số lượng được phân bổ vào cột DẦU LỬA 2. Tính thành tiền cho mỗi cột = SỐ LƯỢNG*ĐƠN GIÁ, trong đó ĐƠN GIÁ dựa vào bảng giá, có 2 loại giá: giá cung cấp và giá kinh doanh, nếu ký tự phải của CHỨNG TỪ là C thì lấy giá cung cấp ngược lại là giá kinh doanh 3. Tính tổng và bình quân ngày cho mỗi cột
176
BÀI TẬP 8
1. Dựa vào số ngày nghỉ phép và không phép điền vào cột Xếp loại 2. Tính cột Ghi chú: nếu số ngày nghỉ không phép từ 5 đến dưới 15 ngày thì “Mời PHHS”, nếu 15 ngày trở lên thì “Đề nghị xóa tên” 3. Tính tổng Ngày nghỉ có phép và không phép 4. Tính tổng số học sinh xếp loại A - B 5. Tính tổng số học sinh xếp loại D
177
BÀI TẬP 9
1. 2. 3. 4.
Tính số tuần ở dựa vào ngày đến và ngày đi (số ngày/ 7, lấy phần nguyên) Tính số ngày lẻ: số ngày chia cho 7 lấy phần dư Giá tuần và giá ngày dựa vào loại phòng và bảng biểu giá khách sạn Cộng = số tuần * Đgiá tuần + số ngày lẻ * Đgiá ngày, nhưng nếu số ngày lẻ * Đgiá ngày > Đgiá tuần thì tiền của số ngày lẻ tính bằng đgiá tuần
178
BÀI TẬP 10
1. Số ngày = ngày đi – ngày đến, nếu ngày đi trùng với ngày đến thì tính 1 ngày 2. Giá phòng dựa vào loại phòng và bảng đơn giá phòng, nếu phòng có 1 người thuê thì lấy giá 1, nếu từ 2 người trở lên thì lấy giá 2 3. Giá phụ thu dựa vào loại phòng và bảng giá phụ thu 4. Tiền phòng= số ngày *( giá phòng + giá phụ thu), nhưng nếu khách thuê phòng trên 10 ngày thì được giảm 10% giá phụ thu 5. Thực hiện bảng thống kê tổng tiền theo từng loại phòng 6. Trích ra danh sách khách thuê phòng loại A 7. Trích ra danh sách khách thuê phòng loại B và có trên hai người thuê
179
BÀI TẬP 11
1. 2. 3. 4.
Cột khu vực dựa vào 2 ký tự đầu của MÃKH Định mức dựa vào khu vực và bảng định mức Tiêu thụ = Số mới – Số cũ Thành tiền : Nếu tiêu thụ <= định mức thì thành tiền = tiêu thụ *100 Ngược lại thì thành tiền = định mức*100+(tiêu thụ- định mức)*300 5. Cột ghi chú: Nếu tiêu thụ vượt quá 2 lần định mức thì ghi “Cắt điện” Nếu tiêu thụ vượt quá 1 lần định mức thì ghi “ Ghi chú” Ngược lại thì không ghi gì cả 6. Tính tổng, min, max, trung bình của 2 cột thành tiền và tiêu thụ 7. Trích ra danh sách khách hàng thuộc khu vực 1
180
ĐỀ THI MẪU SỐ 1
1. Dựa vào ký tự đầu của Mã số để lấy Tên nội dung thi điền vào cột Nội dung thi 2. Dựa vào ký tự đầu của cột Mã số và tùy thuộc cột Phái để lấy thời gian Xuất phát điền vào cột Xuất phát trong bảng kết quả cuộc thi chạy việt dã 3. Tính cột Thành tích 4. Kẻ khung cho bảng tính, tô màu nền cho bảng Tên nội dung thi – Xuất phát 5. Sắp xếp bảng kết quả cuộc thi chạy việt dã theo cột Nội dung thi và cột Thành tích 6. Tính Thống kê thành tích nội dung Maraton cao nhất của Nam và của Nữ 7. Tính Thống kê thành tích nội dung Maraton thấp nhất của Nam và của Nữ 8. Rút trích ra danh sách các vận động viên Nam và có Năm sinh từ 1985 trở về trước. 9. Vẽ đồ thị dạng Bar cho phần Thống kê theo Thành tích.
181
ĐỀ THI MẪU SỐ 2
1. Tính cột Học phí dựa vào Bảng giá học phí 2. Tính cột Giảm dựa vào bảng Miễn giảm, và nếu là phái Nữ thì giảm thêm 5% 3. Tính cột Tiền đóng. 4. Tính tổng cột Học phí, tổng cột Tiền đóng 5. Kẻ khung cho bảng tính, tô màu nền cho Bảng giá học phí và Miễn giảm 6. Định dạng cột Học phí theo #,##0 và cột Tiền đóng theo #,##0 “đồng” 7. Tính Thống kê Tổng Tiền đóng theo lớp 8. Rút trích ra danh sách học viên của lớp THA và có được giảm học phí. 9. Vẽ đồ thị dạng Pie cho phần Thống kê Tổng tiền theo Lớp.
182
PHẦN 6
MICROSOFT POWERPOINT 2007
183
BÀI 1 TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH ĐƠN GIẢN 1.1. Giới thiệu Microsoft PowerPoint là một phần mềm thông dụng trong bộ Microsoft Office dùng để thiết kế các bài thuyết trình (presentation) thường được sử dụng để trình diễn trong các cuộc họp, hội thảo, báo cáo, … giúp việc trình bày một vấn đề nào đó dễ dàng, rõ ràng, sống động và thu hút hơn. Mỗi bài thuyết trình sẽ gồm nhiều trang (slide). Microsoft PowerPoint 2007 có khả năng tạo bài thuyết trình nhanh chóng, đẹp và chuyên nghiệp. 1.2. Khởi động chương trình Cách 1: Nhấp chuột vào Start Programs Microsoft Office Microsoft Office PowerPoint 2007 Cách 2: Nhấp đôi chuột vào biểu tượng Microsoft Office PowerPoint trên nền Desktop (nếu có) 1.3. Giới thiệu giao diện chương trình
Office button
Title bar
Quick Access Toolbar
Minimize, Maximize/ Restore, Close button Ribbon
Work area Cửa sổ Slides
Cửa sổ Outline
Notes
Status bar
184
1: Office button Chứa các chức năng new, open, save, print, close, … 2: Quick Access Toolbar Chứa các shortcut cho một số chức năng thường xuyên sử dụng, ví dụ: save, undo,… 3: Title bar Thanh tiêu đề chứa tên tập tin và tên chương trình đang mở 4: Minimize, Maximize/Restore, Close button Thay đổi kích thước cửa sổ chương trình 5: Ribbon Chứa các thẻ lệnh (tab) được nhóm theo chức năng như sau: Insert: thêm vào Tables, Picture, … Design: định dạng các slide đẹp hơn… Animation: tạo các hiệu ứng chuyển động. Slide show: trình diễn, thiết lập các yêu cầu khi trình diễn. … Thông thường có nhiều lệnh trong các nhóm, nhưng vì diện tích có giới hạn trên Ribbon, nên chỉ có những lệnh thường sử dụng nhất mới hiện trên màn hình, khi không thấy một chức năng trong nhóm hãy nhấp chuột vào mũi tên ở góc dưới của nhóm, một hộp thoại xuất hiện với nhiều chức năng khác. 6: Cửa sổ Slides Hiển thị các slide trong bài thuyết trình. 7: Cửa sổ Outline Hiển thị nội dung văn bản trong các slide, có thể thay đổi nội dung văn bản tại đây. 8: Work area Vùng soạn thảo nội dung slide. 9: Notes Ghi các chú thích thêm cho mỗi slide. 10: Status bar Thanh trạng thái: hiển thị số thứ tự Slide hiện hành, tổng số Slide; loại themes; biểu tượng normal, slide sorter, slide show; zoom, fit slide to current window.
185
1.4. Tạo bài thuyết trình mới Nhấp chuột vào Office Button New Hộp thoại New Presentation xuất hiện với các lựa chọn sau:
Blank and Recent Blank Presentation Create: tạo 1 slide cho bài thuyết trình mới chưa có nội dung, chưa có định dạng. Installed Templates chọn bài thuyết trình mẫu muốn tạo Create: tạo 1 bài thuyết trình mới đã có sẳn nội dung một số slide. Installed Themes chọn kiểu theme muốn tạo Create: tạo 1 slide cho bài thuyết trình mới chưa có nội dung nhưng có định dạng nền.
1.5. Chọn slide hiện hành cho vùng soạn thảo nội dung slide (Work area) Cách 1: trong cửa sổ Slide hoặc cửa sổ Outline nhấp chuột vào slide muốn chọn.
Cách 2: trong cửa sổ Slide hoặc cửa sổ Outline nhấn phím mũi tên Page Up, Page Down để di chuyển lên, xuống các slide.
hoặc phím
1.6. Lưu bài thuyết trình Nhấp chuột vào Office Button Save
Nếu là lần đầu tiên chọn Save thì hộp thoại hiển thị yêu cầu chọn nơi muốn lưu trữ (Save in) và nhập tên tập tin (File name) nút Save.
Nếu từ lần thứ hai trở đi thì nội dung slide sẽ được cập nhật (trong quá trình làm việc nên lưu bài thường xuyên để tránh bị mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố hoặc mất điện).
Tên tập tin Microsoft PowerPoint 2007 có phần mở rộng là .pptx 1.7. Trình diễn bài thuyết trình Cách 1: Nhấn phím F5 hoặc phím Shift + F5 Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng Slide show trên thanh trạng thái Cách 3: Nhấp chuột vào thẻ View Slide show Cách 4: Nhấp chuột vào thẻ Slide show From Beginning hoặc From Current Slide
186
Để chuyển từ slide thứ nhất sang slide thứ hai: nhấp chuột hoặc nhấn phím Enter hoặc nhấn phím mũi tên phải hoặc nhấn phím Page Down hoặc nhấn phím Spacebar. Để chuyển từ slide thứ hai sang slide thứ nhất: nhấn phím mũi tên trái hoặc nhấn phím Page Up hoặc nhấn phím Backspace. Để chuyển đến slide bất kỳ: nhấp chuột phải Go to slide chọn slide… Để ngưng trình diễn nhấn phím ESC. BÀI TẬP 1.1 Tạo 1 bài thuyết trình dùng Template là Contemporary Photo Album. Thay các dòng chữ trong các slide và bằng dòng chữ slide 1, slide 2, slide 3, slide 4, slide 5, slide 6. Slide 1 ghi thêm tên người thực hiện. Lưu với tên tập tin là BaiTap1.pptx Bắt đầu trình diễn bài thuyết trình và chuyển qua lại các slide theo nhiều cách. 1.8. Đóng chương trình Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4 Cách 2: Nhấp chuột vào nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ windows Cách 3: Nhấp chuột vào Office Button Close Cách 4: Nhấp chuột vào Office Button Exit PowerPoint 1.9. Mở bài thuyết trình đã có Nhấp chuột vào Office Button Open Hộp thoại xuất hiện yêu cầu chọn nơi muốn lưu trữ (Look in): ổ đĩa, thư mục và chọn tên tập tin (File name) nút Open. Có thể mở nhanh các tập tin vừa mới làm việc gần nhất bằng cách: Nhấp chuột vào Office Button trong phần Recent Document, nhấp đôi chuột vào tên tập tin. 1.10. Lưu bài thuyết trình với tên tập tin khác Nhấp chuột vào Office Button Save as Hộp thoại xuất hiện cho phép nhập tên mới cho tập tin (File name) nút Save.
187
1.11. Lưu bài thuyết trình dạng trình diễn trực tiếp Nhấp chuột Office Button Save as PowerPoint Show Hộp thoại xuất hiện yêu cầu chọn nơi muốn lưu trữ (Save in) và nhập tên tập tin (File name) nút Save. Tên tập tin lúc này có phần mở rộng là .ppsx BÀI TẬP 1.2 Đóng tất cả các cửa sổ PowerPoint theo nhiều cách. Khởi động lại chương trình PowerPoint và mở BaiTap1.pptx Lưu lại với tên BaiTap2.pptx Lưu với dạng .ppsx Mở cửa sổ My Computer, mở các tập tin vừa lưu. Đóng tất cả các cửa sổ PowerPoint theo nhiều cách. 1.12. Các chế độ hiển thị slide khi soạn thảo Khi đang tạo bài thuyết trình có thể xem các slide với nhiều khung nhìn khác nhau: nhấp chuột vào thẻ View chọn …
Normal: chế độ mặc định, dùng soạn thảo nội dung các slide.
Slide Sorter: xem nhiều slide cùng lúc, có thể di chuyển vị trí, sao chép, xóa các slide, nhưng không thể hiệu chỉnh nội dung trong slide. Chế độ này cho một cái nhìn tổng thể về toàn bộ bài thuyết trình và thường được dùng khi cần sắp xếp thứ tự các slide. Có thể chọn nhiều slide đồng thời bằng cách nhấn phím Ctrl hoặc phím Shift và nhấp chuột vào slide.
Notes Page: xem nội dung slide và nhập các ghi chú.
BÀI TẬP 1.3 Mở lại bài tập 1.1, chuyển qua lại các chế độ hiển thị slide khi soạn thảo để quan sát sự khác nhau. Sao chép Slide 1 đặt ở vị trí cuối, di chuyển slide cuối cùng đến vị trí 5, di chuyển slide 2,3,4 về cuối. Lưu lại các thay đổi trên. 1.13. Thêm – Xóa Slide Có nhiều kiểu slide: Title Slide, Title and Content, Two Content, …
188
Để thêm 1 slide mới: nhấp chuột vào thẻ Home trong phần Slides … Thêm 1 slide có kiểu Title and Content hoặc giống kiểu trước đó.
Chọn kiểu slide muốn thêm
Để xóa một hoặc nhiều slide: chọn một hoặc nhiều slide này từ cửa sổ Slide hoặc cửa sổ Outline nhấp chuột vào thẻ Home trong phần Slides, nhấp chuột vào Delete. Có thể phục hồi bằng cách nhấn phím Ctrl+Z hoặc nhấp chuột vào shortcut Undo. 1.14. Nhập nội dung vào Slide Cách 1: nhập nội dung vào textbox trên Slide Cách 2: nhập nội dung trong phần cửa sổ Outline. Dùng phím Tab hoặc Shift+Tab để thụt vào hoặc thụt ra đầu dòng. Dùng phím mũi tên để di chuyển lên, xuống, qua trái, qua phải.
Dùng phím Enter hoặc phím Ctrl+Enter để di chuyển từ phần này sang phần khác. Thay đổi định dạng chữ: kéo rê chuột để tô khối những chữ muốn định dạng nhấp chuột vào thẻ Home trong phần Font
189
Thay đổi định dạng đoạn văn: kéo rê chuột để tô khối những chữ muốn định dạng nhấp chuột vào thẻ Home trong phần Paragraph
BÀI TẬP 1.4 Dùng themes Concourse tạo 1 bài thuyết trình gồm 3 slides có nội dung như các hình sau:
190
BÀI TẬP 1.5 Tạo 1 bài thuyết trình gồm 4 slides có nội dung như các hình sau:
BÀI TẬP 1.6 Tạo 1 bài thuyết trình gồm 3 slides có nội dung như slide 1,2,3 của BÀI TẬP1.5, yêu cầu phải nhập nội dung trong phần cửa sổ Outline.
191
BÀI 2 THÊM CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO SLIDE 2.1. Textbox Textbox dùng để nhập nội dung văn bản vào bất kỳ vị trí nào trên slide. Một slide có thể có nhiều textbox. Nhấp chuột vào thẻ Insert trong phần Text, nhấp chuột vào Textbox Nhấp đôi chuột vào khoảng trống trên slide (không nhấp đôi chuột trong Textbox có sẳn trên slide) một hộp Textbox sẽ xuất hiện, nhập nội dung vào Textbox. Khi muốn thao tác trên Textbox thì nhấp chuột vào Textbox, một khung viền không liền nét hoặc liền nét xuất hiện quanh Textbox như sau:
Định dạng văn bản trong Textbox: nhấp chuột vào Textbox
Cách 1: nhấp chuột vào thẻ Home chọn trong phần Font / phần Paragraph
Cách 2: nhấp chuột phải, khung định dạng sau sẽ xuất hiện
Di chuyển Textbox: nhấp chuột vào Textbox di chuyển con trỏ chuột trên Textbox cho đến khi con trỏ chuột có hình dạng 4 mũi tên màu đen nhấn chuột và kéo rê chuột đến vị trí mới. Sao chép Textbox: nhấn giữ phím Ctrl và kéo rê chuột rồi thả chuột ở một vị trí khác để tạo một bản sao. Xóa một Textbox: nhấp chuột vào Textbox đó (một khung viền liền nét xuất hiện quanh Textbox) nhấn phím Delete. Các đối tượng tiếp theo trong bài này cũng có các thao tác như Textbox.
192
BÀI TẬP 2.1 Tạo 1 bài thuyết trình mới gồm 1 slide có nội dung như hình sau:
Thực hành tất cả các thao tác trên Textbox như hướng dẫn trên. 2.2. WordArt WordArt dùng để tạo các hiệu ứng hình ảnh trên các nội dung văn bản. Nhấp chuột vào thẻ Insert trong phần Text, nhấp chuột vào WordArt nhấp chuột để chọn kiểu Wordart một dòng chữ WordArt xuất hiện trên slide, nhập nội dung. Định dạng lại các hiệu ứng cho Wordart: nhấp chuột vào chữ WordArt vừa tạo trên Ribbon sẽ tự động xuất hiện thêm thẻ Format, nhấp chuột vào thẻ Format trong phần WordArt Style, nhấp chuột vào Text Fill hoặc Text Outline hoặc Text Effects.
193
BÀI TẬP 2.2 Tạo thêm 1 slide vào BÀI TẬP 2.1 có nội dung như hình sau:
194
2.3. Header – Footer Headers và footer chứa các nội dung hiển thị ở đầu hoặc cuối hoặc bên trái hoặc bên phải mỗi slide trong bài thuyết trình như: tên báo cáo, người báo cáo, số thứ tự trang, ngày giờ … Nhấp chuột vào thẻ Insert trong phần Text, nhấp chuột vào Header & Footer Hộp thoại xuất hiện:
BÀI TẬP 2.3 Tạo thêm 1 slide kiểu Title Slide vào BÀI TẬP 2.2 có nội dung là “THÊM ĐỐI TƯỢNG”. Thêm vào tất cả các slide: số thứ tự, tên người làm bài, ngày tạo.
195
2.4. Table (bảng) Nhấp chuột vào thẻ Insert trong phần Tables, nhấp chuột vào Table Rê chuột để chọn số hàng – cột và nhấp chuột để tạo bảng.
Sau khi đã tạo xong bảng, để định dạng bảng: nhấp chuột vào bảng Ribbon sẽ xuất hiện thẻ Table Tools / Design và thẻ Table Tools / Layout
196
BÀI TẬP 2.4 Tạo 1 slide có bảng như sau:
2.5. Hình ảnh Thêm hình ảnh từ một tập tin: Nhấp chuột vào thẻ Insert trong phần Illustrations, nhấp chuột vào Picture cửa sổ Clip Art xuất hiện, chọn tập tin hình muốn thêm vào slide nhấp chuột vào nút Insert. Thêm hình ảnh từ Clip Art : Nhấp chuột vào thẻ Insert trong phần Illustrations, nhấp chuột vào Clip Art cửa sổ Clip Art xuất hiện nhấp chuột vào nút Go các hình ảnh xuất hiện, nhấp chuột vào hình muốn thêm vào slide. Chỉnh sửa hình ảnh
197
BÀI TẬP 2.5 Tạo 1 slide có các hình như sau
2.6. Shape Nhấp chuột vào thẻ Insert trong phần Illustrations, nhấp chuột vào Shapes nhấp chuột để chọn kiểu Shape kéo rê chuột trên slide để tạo nhập nội dung văn bản (nếu có).
198
BÀI TẬP 2.6 Tạo 1 slide như sau
2.7. SmartArt (Sơ đồ tổ chức, lưu đồ) Nhấp chuột vào thẻ Insert trong phần Illustrations, nhấp chuột vào SmartArt hộp thoại xuất hiện: nhấp đôi chuột vào kiểu muốn tạo. Xóa một thành phần trong SmartArt: nhấp chuột vào thành phần đó nhấn phím Delete Thêm một thành phần trong SmartArt: nhấp chuột vào thành phần nhấp chuột phải chọn Add Shape … Có thể chuyển đổi nội dung của một Textbox thành SmartArt BÀI TẬP 2.7 Tạo 1 slide như sau
199
2.8. Chart (Biểu đồ) Nhấp chuột vào thẻ Insert trong phần Illustrations, nhấp chuột vào Chart.
Nhập số liệu vào DataSheet hiển thị trên màn hình đóng DataSheet Để thay đổi các đinh dạng trên biểu đồ: nhấp đôi chuột vào khung viền quanh biểu đồ hộp thoại xuất hiện, nhấp chuột vào nút Convert trên ribbon xuất hiện thẻ Chart Tools …
200
BÀI TẬP 2.8 Tạo slide có biểu đồ với các số liệu như sau
Sao chép slide trên và chuyển biểu đồ thành dạng như sau:
201
2.9. Movie (phim, hình động), sound (âm thanh) Thêm âm thanh: Nhấp chuột vào thẻ Insert trong phần Media Clips nhấp chuột Sound Sound from Clip Organizer hoặc Sound From File...
Thêm phim, hình động:
Nhấp chuột vào thẻ Insert trong phần Media Clips nhấp chuột Movies Movies from Clip Organizer hoặc Movie from File … BÀI TẬP 2.9 Tạo 1 slide như sau
BÀI TẬP 2.10 Tạo 1 bài thuyết trình gồm 4 slides như sau, dùng theme solstice.
202
203
BÀI 3 ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH 3.1.Thay đổi Theme Nhấp chuột vào thẻ Design trong phần Themes, nhấp chuột vào kiểu theme muốn chọn. Có thể thay đổi màu sắc, font chữ của các Theme. 3.2. Thay đổi nền Nhấp chuột vào thẻ Design trong phần Background, nhấp chuột vào Background Styles nhấp chuột vào loại nền muốn chọn, nếu muốn chọn loại nền khác thì nhấp chuột vào Format Background … Hộp thoại Format Background xuất hiện
204
BÀI TẬP 3.1 Thay đổi Theme, màu sắc và font chữ của Theme, màu nền, hình nền của các slide trong bài tập 2.10 3.3. Slide Master PowerPoint 2007 cung cấp cho chúng ta nhiều mẫu Theme chuyên nghiệp dựng sẵn, với các màu sắc, cỡ chữ, font chữ .. thiết kế đã được tính toán hoàn hảo.Tuy vậy, đôi khi chúng ta cần tạo bài thuyết trình theo định dạng riêng của chúng ta, việc này được thực hiện thông qua Slide Master. Slide Master dùng để tạo một Theme với các định dạng theo ý người tạo ra. Khi thay đổi Slide Master, tất cả các slide của bài thuyết trình đó sẽ được thay đổi theo. Để tạo định dạng Slide Master: nhấp chuột vào View trong phần Presentation Views, nhấp chuột vào Slide Master … Tạo các định dạng chung cho Slide, không nhập nội dung các slide vào phần này, lưu ý kiểu slide định dạng. Sau khi định dạng xong Slide Master nhấp chuột vào thẻ Slide Master nhấp chuột vào Close Master View. LƯU Ý: không được xóa bất kỳ chi tiết, khung hình nào trong Slide Master; không nhập các nội dung riêng của từng slide trong Slide Master.
BÀI TẬP 3.2 Làm lại bài tập 2.10, dùng Slide Master để tạo và định dạng các phần giống nhau cho các slide. BÀI TẬP 3.3
205
206
BÀI 4 TẠO HIỆU ỨNG CHUYỂN ĐỘNG 4.1. Animation Animation là cách tạo hiệu ứng chuyển động cho đối tượng trên slide khi trình diễn bài thuyết trình. Có 4 loại animation:
Entrance: cách đối tượng xuất hiện
Emphasis: cách đối tượng thể hiện nhấn mạnh sự tồn tại
Exit: cách đối tượng biến mất
Motion Paths: cách đối tượng di chuyển theo đường vẽ.
Trong mỗi loại animation có nhiều kiểu khác nhau. Để tạo animation cho đối tượng:
Bước 1: nhấp chuột vào đối tượng đó.
Bước 2: nhấp chuột vào thẻ Animations trong phần Animations, có 2 cách: o
Cách 1:
207
o
Cách 2: nhấp chuột vào Custom Animation Hộp thoại Custom Animation xuất hiện nhấp chuột vào nút Add Effect chọn loại animation chọn kiểu animation có sẵn hoặc chọn More Effects… để chọn các kiểu animation khác ngoài các kiểu có sẵn.
Các tùy chọn:
208
209
BÀI TẬP 4.1 Tạo 2 slides với nội dung và hiệu ứng như hình bên dưới.
4.2. Slide Transition Slide transition cách chuyển cảnh từ slide này sang slide khác. Nhấp chuột vào thẻ Animations trong phần Transition to This Slide, chọn kiểu transition muốn thiết lập cho slide hiện hành, nếu muốn thiết lập kiểu transition này cho tất cả các slide trong bài thuyết trình này thì nhấp chuột vào Apply To All.
210
BÀI TẬP 4.2 Lần lượt tạo các hiệu ứng cho bài tập 3.3: a. Hiệu ứng emphasis dạng xoay tròn chữ “Vui hè cùng biển” ở slide 1 b. Hiệu ứng entrance tùy ý cho chữ “Tác giả”, hiệu ứng lặp lại 3 lần c. Hiệu ứng emphasis dạng phóng to 150% cho hình d. Hiệu ứng emphasis dạng xoay tròn 90 độ cho shape ở góc e. Hiệu ứng entrance từ phải qua trái để tự động xuất hiện lần lượt từng dòng dòng chữ cho slide 2 f. Tạo hiệu ứng chuyển tiếp slide dạng Random cho tất cả các slide g. Tạo hiệu ứng để các slide tự động chuyển tiếp sau mỗi 3 giây (không cần nhấp chuột)
211
BÀI 5 MỞ RỘNG 5.1. In ấn Nhấp chuột vào Office Button Print Hộp thoại Print xuất hiện với các lựa chọn sau:
5.2. Lưu ý khi tạo bài thuyết trình Tạo các slide đơn giản, không quá nhiều chữ, không quá nhiều ý khác nhau. Thông thường, một slide không quá 30 từ. Chữ trên slide phải rõ ràng, dễ đọc. Màu sắc chữ và nền tương phản.
212
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1. Trong giao diện chương trình Microsoft PowerPoint 2007 phần nào chứa các thẻ lệnh như Home, Insert, Design, …. a. Office button b. Quick Access Toolbar c. Ribbon d. Status bar 2. Trong giao diện Microsoft PowerPoint 2007, không thể nhập văn bản vào phần nào a. Cửa sổ Outline b. Work area c. Note d. Cửa sổ Slide 3. Tên tập tin PowerPoint KHÔNG thể có phần mở rộng nào sau đây: a. ppt b. pptx c. ppx d. ppsx 4. Trong Microsoft PowerPoint 2007, để tạo bài thuyết trình có sẵn nội dung một số slide: Chọn Office Button New a. Blank and Recent b. Installed Template c. Installed Theme d. My Theme 5. Trong Microsoft PowerPoint 2007, để định dạng chữ trên slide chọn thẻ a. Home b. Insert c. View d. Animation 6. Trong Microsoft PowerPoint 2007, khi đang chọn một đối tượng trên slide (WordArt/Textbox…), biểu tượng con trỏ chuột nào cho phép di chuyển đối tượng đó a. con trỏ có hình dạng 2 mũi tên màu đen b. con trỏ có hình dạng 4 mũi tên màu đen c. con trỏ có hình dạng mũi tên màu trắng d. con trỏ có hình dạng nhấp nháy
213
7. Trong Microsoft PowerPoint 2007, để trình diễn slide hiện tại có thể a. Nhấn phím F5 b. Nhấn phím Shift+F5 c. Nhấp chuột vào thẻ View Slide show d. Nhấp chuột vào thẻ Slide show From Beginning 8. Trong Microsoft PowerPoint 2007, hiệu ứng nào sau đây lúc đầu đối tượng không có trên màn hình a. Entrance b. Emphasis c. Exit d. Motion Path 9. Trong cửa sổ Custom Animation, khi chọn hiệu ứng đã tạo ra, nút Add Effect sẽ chuyển thành nút a. Remove b. Order c. Change d. Tất cả đều sai 10. Trong Microsoft PowerPoint 2007, Transition là a. Cách đối tượng xuất hiện trên slide b. Cách đối tượng biến mất trên slide c. Cách đối tượng nhấn mạnh sự tồn tại của nó trên slide d. Tất cả đều sai.
Giáo trình trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng
214
Bài tập tổng hợp 1
Câu 1: (8đ) - Tạo 3 slide bên cạnh trên nền theme Enquity (lưu ý dùng SmartArt để tạo sơ đồ ở slide số 2).(6đ) -
Dùng chức năng Header & Footer để điền họ tên sinh viên làm bài vào Footer và cho hiển thị số thứ tự của slide. (2đ)
Câu 2: (6đ) Dùng Slide Master thực hiện các yêu cầu sau: - Tăng kích cở của Footer và số thứ tự slide lên cở 24, cho Footer chữ màu cam.(2đ) -
Chèn hình Shape vào góc trên bên phải của slide 2 và 3.(2đ)
-
Dùng WordArt tạo chữ ANH VĂN THƯƠNG MẠI ở slide 2 và 3.(2đ)
Câu 3: (6đ) - Tạo hiệu ứng transition kiểu Push and Cover bất kỳ cho 3 slide, tự động lật trang sau 5 giây không cần nhấp chuột.(3đ) -
Tạo hiệu ứng biến mất với tốc độ vừa Medium cho từng dòng ở slide 3.(3đ)
215
Bài tập tổng hợp 2
.Câu 1: (8đ) - Tạo 3 slide bên cạnh trên nền theme Concourse (lưu ý dùng SmartArt để tạo sơ đồ ở slide số 3).(6đ) -
Dùng chức năng Header & Footer để điền họ tên của mình vào Footer và cho hiển thị số thứ tự của slide. (2đ)
Câu 2: (6đ) Dùng Slide Master thực hiện các yêu cầu sau: - Tăng kích cở Footer và số thứ tự slide lên 20, chữ màu đỏ.(2đ) -
Chèn hình Clip Art vào góc trên bên trái của slide 2 và 3 (có thể chọn hình khác).(2đ)
-
Dùng WordArt tạo NGHIÊN CỨU MARKETING ở slide 2 và 3.(2đ)
Câu 3: (6đ) - Tạo hiệu ứng transition kiểu Stripes and Bars bất kỳ cho 3 slide, tự động lật trang sau 5 giây không cần nhấp chuột.(3đ) -
Tạo hiệu ứng xuất hiện cùng lúc với tốc độ chậm Slow cho tiêu đề và sơ đồ ở slide 3.(3đ)
216
Bài tập tổng hợp 3 Câu 1: (8đ) - Tạo 3 slide bên cạnh trên nền theme Module (lưu ý dùng biểu đồ Cluster Column ở slide số 3).(6đ) -
Dùng chức năng Header & Footer để hiển thị số thứ tự slide và ngày tháng năm.(2đ)
Câu 2: (6đ) Dùng Slide Master để thực hiện các yêu cầu sau: - Tăng kích cở của Footer và số thứ tự slide lên cở 24 in đậm.(2đ) -
Chèn hình ClipArt vào góc trên bên phải của slide 2 và 3 (có thể chọn hình khác).(2đ)
-
Dùng WordArt tạo chữ CAO Đ NG DẠY NGHỀ cho slide 2 và 3.(2đ)
Câu 3: (6đ) - Tạo hiệu ứng chuyển slide transition kiểu Random bất kỳ cho 3 slide với tốc độ Medium, cho tự động lật trang sau 5 giây không cần nhấp chuột.(2đ) - Tạo hiệu ứng đường chuyển động Motion Path cho hình ClipArt với tốc độ Slow đến lúc kết thúc slide.(2đ) - Tạo hiệu ứng biến mất Exciting với tốc độ vừa Medium cho biểu đồ ở slide 3.(2đ)
217
Bài tập tổng hợp 4 Câu 1: (8đ) - Tạo 3 slide bên cạnh trên nền theme Technic (lưu ý tạo sơ đồ SmartArt ở slide 2).(6đ) -
Dùng chức năng Header & Footer để hiển thị số thứ tự và chân đề của slide.(2đ)
Câu 2: (6đ) Dùng Slide Master để thực hiện các yêu cầu sau: - Tăng kích cở footer và số thứ tự slide lên 30, in đậm.(2đ) -
Chèn hình ClipArt vào góc trên bên phải của slide 2 và 3 (có thể chọn hình khác).(2đ)
-
Dùng WordArt tạo SẢN XU T & HOẠCH ĐỊNH ở slide 2 và 3.(2đ)
Câu 3: (6đ) - Tạo hiệu ứng xuất hiện Entrance với tốc độ Medium cho sơ đồ SmartArt, hiệu ứng lập lại cho đến khi kết thúc slide.(2đ) -
Tạo hiệu ứng nhấn mạnh Emphasis đổi chữ sang màu vàng cho SẢN XU T & HOẠCH ĐỊNH, hiệu ứng lập lại 4 lần.(2đ)
-
Tạo hiệu ứng biến mất Exit cùng lúc cho bảng và hình Shapes ở slide 3 với tốc độ Slow.(2đ)
218
Bài tập tổng hợp 5 Câu 1: (8đ) - Tạo 3 slide bên cạnh trên nền theme Flow (lưu ý chèn hình Shape ở slide 1 và dùng biểu đồ Chart ở slide 3).(6đ) -
Dùng chức năng Header & Footer để hiển thị số thứ tự slide và điền tên vào chân đề.(2đ)
Câu 2: (6đ) Dùng Slide Master để thực hiện các yêu cầu sau: - Tăng kích cở của Footer và số thứ tự slide lên cỡ 24 màu đỏ.(2đ) -
Chèn hình ClipArt vào góc trên bên phải của slide 2 và 3 (có thể chọn hình khác).(2đ)
-
Dùng WordArt tạo chữ D N SỐ VIỆT NAM cho slide 2 và 3. (2đ)
Câu 3: (6đ) - Tạo hiệu ứng chuyển slide transition kiểu Fades and Dissolves bất kỳ cho 3 slide với tốc độ Slow, cho tự động lật trang sau 3 giây không cần nhấp chuột.(2đ) - Tạo hiệu ứng nhấn mạnh Emphasis phóng to tiêu đề ở slide 1, lập lại 5 lần.(2đ) - Tạo hiệu ứng xuất hiện nối tiếp nhau với tốc độ vừa Medium cho từng dòng ở slide 2.(2đ)
219
Bài tập tổng hợp 6 Câu 1: (8đ) - Tạo 3 slide bên cạnh trên nền theme Apex (lưu ý chèn hình Shape ở slide 1 và tạo sơ đồ SmartArt ở slide 3).(5đ) -
Điền tên vào mục tác giả ở slide 1.(1đ)
-
Dùng chức năng Header & Footer để hiển thị ngày tháng năm, số thứ tự và chân đề.(2đ)
Câu 2: (6đ) Dùng Slide Master thực hiện các yêu cầu sau: - Tăng kích cở Footer và số thứ tự slide lên cở 24 màu xanh, cho Footer chữ màu đỏ.(2đ) - Chèn hình ClipArt vào góc trên bên phải của slide 2 và 3 (có thể chọn hình khác).(2đ) - Dùng WordArt tạo KINH T VIỆT NAM cho slide 2 và 3.(2đ) Câu 3: (6đ) - Tạo hiệu ứng transition kiểu Wipes bất kỳ cho 3 slide với tốc độ Medium, tự động lật trang sau 5 giây không cần nhấp chuột.(2đ) - Tạo hiệu ứng Emphasis cho hình ClipArt và WordArt cho đến lúc kết thúc slide.(2đ) Tạo hiệu ứng Exit với tốc độ vừa Medium cho từng dòng ở slide 2 kể cả Footer.(2đ)
220
ĐỀ THI THỰC HÀNH MẪU Thí sinh hãy tạo 1 tập tin PowerPoint2007 với các yêu cầu như bên dưới và lưu với tên tập tin là SBD.pptx, SBD: là Số Báo Danh của thí sinh làm bài thi. 1. Dùng Slide Master để: Chèn hình ở góc trên, có thể dùng hình khác để thay thế. (2 điểm) Thay đổi kích thước chữ phần Footer là 24 (2 điểm) (chú ý chọn đúng kiểu slide). 2. Tạo 3 slides có nội dung như hình kế bên, chú ý phần footer (8 điểm), chọn theme là Equity (2 điểm), thay thế chữ Lê Văn AAA ở slide 1 bằng SỐ BÁO DANH VÀ HỌ TÊN THÍ SINH LÀM BÀI THI. 3. Tạo hiệu ứng emphasis bất kỳ cho hình ở góc trên, hiệu ứng lặp lại liên tục cho đến khi kết thúc slide (4 điểm). Tạo hiệu ứng Slide Transition tùy ý cho tất cả các slide (2 điểm).
221
