AiM Version 8.0 CONSULTANT INVOICE (SECURITY PROJECT)

Tony Meena (307) 777‐5946

1.  After logging into AiM click on the "Accounts Payable" link on the left hand side of the screen.

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2.  In the menu click on the (New),       button next to Consultant Invoice.  A  new consultant invoice will be created

 

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‐Click the            button to query all your consultant contracts

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‐Select your consultant contract from the query result by clicking on the contract number

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‐Enter a description for your consultant invoice ‐Enter your own personal consultant invoice number, i.e. CONSUL INV 1 ‐Put todays date in the "Date Submitted" field ‐Put todays date in the "Submitted Date" field ‐Click the            button

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‐Check the boxes next to the lines you want to request money on.  You can do one line or multiple lines.  Click the            button when done.

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‐Enter the amounts you are requesting on each line item. Click the           button.

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‐Click on the "User Defined Fields" on the left

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‐Enter the service date from and to.  Click the            button.

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‐Click on the "Related Documents" link on the left side

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‐Click the                button on the right hand side of the screen

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‐Click the                   button

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‐The name of your file defaults into the title box, you can leave the name or change it ‐Use the       icon in the type box and select document type "PAY REQUEST‐DISTRICT" ‐Press the                  button when done

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‐We don't assign "Attributes" to documents so press the                  button to go to the next screen

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‐We don't assign "Permissions" to documents so press the                button to go to the next screen

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‐This screen will show your document itemized on the bottom tab.  If you need to add another document repeat steps 11‐17.  Click the                  button when done.

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