AppHealthCare  Appalachian District Health Department                                                                     Policy and Procedure      Policy Name:                                            Section 1100                                Approved Date:  Laboratory Procedure  3‐6‐2015  Policy Topic:          Chapter 1130        Revision Date:  Scope of Services                           MISSION     The laboratory of the Appalachian District Heath Department (ADHD) , located in Sparta,  Jefferson, and Boone North Carolina, provides medical laboratory testing in support of  the clinics health programs.  All functions of the laboratories are regulated by the  Clinical Laboratory Improvement Amendments of 1993, which set federal standards  designed to improve the quality of clinical laboratory services.    II.    PURPOSE     The purpose of this manual is to set forth the general, personnel and procedural policies  of the ADHA laboratory.  A copy of this manual will be in each the laboratories.  This  manual is reviewed and approved annually.  It is updated to reflect current practices.  All  laboratory personnel are oriented to the manual upon employment and required to  review its contents annually.    III.  ORGANIZATION    A. ADHD  laboratory  is classified as “moderate ” and operates under its  the umbrella CLIA certificate of Area B of t he North Carolina State Laboratory of  Public Health in Raleigh, North Carolina.         B.    The current ADHD Medical Director serves as the Clinical Consultant and the  Director of the NCSLPH serves as the Laboratory Director.     C.   

Technical consultation is provided through the Technical Consultant.The  Technical Consultant  provides assistance with laboratory policy and procedure  manuals, laboratory QA and safety, and other laboratory functions.   

D.   

On‐site laboratory supervision and administration is provided by the Nursing  Section Supervisor who serves as the Laboratory Manager’s supervisor.  

E.  

Laboratory testing is primarily performed by one full time laboratory  Technician/technologist, who functions as the laboratory manager.  Laboratory  testing is also performed by qualified nursing staff, and qualified MOA. 

 

 

1  Occult Blood 

              F.    Staff members are assigned laboratory responsibilities by the Nursing   Supervisor.  During temporary absences of the laboratory technician, the   Nursing Supervisor assigns laboratory duties to other qualified staff members,  who are approved testing personnel.  All laboratory testing personnel must be  approved by the Laboratory Director and Laboratory Manager.     

      IV.   

G.   

Laboratory budgetary needs are primarily determined by the laboratory   technician and the Nursing Supervisor.  Requests and justifications are submitted  to the  Health Director through the Nursing Director. 

H.    The current test menu for the ADHA  Laboratory is attached.    GENERAL INFORMATION  The ADHD operates three clinic sites with in‐house laboratories located at: 

  1.

Alleghany County Health Department  157 Health Center Drive  Sparta, NC  28675 

2.

Ashe County Health Department  213 McConnell Street  Jefferson, NC  28640 

3.

Watauga County Health Department  126 Poplar Grove Connector Road  Boone, NC  28607 

 

 

  A.

Official business hours are 8:00 am‐5:00 pm, Monday through Friday.   Work hours of individuals vary due to the use of flex time and clinic patient load. 

B.

The laboratory observes official county government holidays. 

C.        

Courier numbers: 

D.

Fax numbers:    

   

Alleghany County Health Department  Ashe County Health Department    Watauga County Health Department  

15‐97‐05  15‐67‐01  15‐90‐01 

    Alleghany County Health Department  Ashe County Health Department  Watauga County Health Department   2  Occult Blood 

336‐372‐7793  336‐246‐3278 or   336‐246‐8163  828‐264‐4497 or   828‐265‐3101 

  E.

The ADHD is listed under the North Carolina County Health Department Area B CLIA  certificate #34D0865330 

F.

The state county codes: 

                   

Alleghany  Ashe    Watauga  

003  005  095 

  G. All forms used for laboratory services are facility specific.      V.     

STANDING ORDERS  A.   

  B.     

      C.

       

Standing orders for laboratory testing are specified in program protocols  which are approved and signed by the Medical Director who serves as the   Laboratory Clinical Consultant.  Protocols with standing orders are found in program manuals located    in the Nursing Supervisor’s office. 

All laboratory tests requested by standing orders are listed on the Laboratory   Requisition Form.(ie: hgb,) 

  VI.     

A.   

The ADHD uses the approved laboratory requisition form to order   laboratory tests.   

 

B.   

No verbal orders are accepted. 

C.   

All staff who order laboratory tests must sign the laboratory requisition form.  

D.   

The laboratory requisition accompanies specimens and/or clients to the lab. 

E.   

Laboratory requisitions include patient identification information, clinic, date of  service, and the time of laboratory testing. 

F.   

Laboratory testing personnel perform tests as ordered, record results obtained  and sign the requisition.  No results are given to the patient by laboratory  technicians. 

USE OF THE LABORATORY SERVICES REQUISITION FORM 

   

 

  3  Occult Blood 

G.

Completed laboratory requisitions are promptly routed back to the provider for  review. 

H.   

Laboratory errors are followed up promptly.  The correct lab data will be  reported to the requesting provider and the nursing supervisor.  The correct data  is to be entered on the original and lab copy of the requisition.  The correction  will be initialed and dated by the person making the correction.  Laboratory  testing personnel will ensure all lab log sheets are updated with the correct data.   

I.   

The Laboratory Copy of the requisition will be kept on file in the laboratory  section for 2 years.  After 2 years the lab copy will be destroyed. 

   

 

    VII.   

PANIC VALUES  A.   

Panic or critical values, and normal patient ranges, if applicable, are specified in  the laboratory procedure manual for that test. 

B.   

For panic values, the result is circled with red ink, on the laboratory requisition  form by the laboratory testing personnel and the patient’s nurse is immediately  notified.  If nurse is not readily available, the Nursing Supervisor is immediately  notified. 

C.   

Panic values and normal ranges are approved by the Clinical Consultant and  reviewed annually.  A statement of approval is attached to this policy manual.   

 

 

  VIII.   SPECIMEN ACCEPTABILITY CRITERIA      A.    All specimens sent to the laboratory must be properly labeled with patient   identification data.  (Last name, First name, and last 4 ss an or birth date)    B.    A properly completed laboratory requisition accompanies all specimens sent to  the laboratory.      C.    An unlabeled container or one labeled improperly will not be accepted by the  laboratory.      D.    If the patient identification on the specimen label is illegible, the specimen is  unacceptable for laboratory testing.    E.    If the specimen container identification does not exactly match the identification  on the requisition form for that patient specimen, the laboratory can not accept  the specimen.    F.    All specimen containers must be properly labeled immediately after collection by  the person who performed the specimen collection.    4  Occult Blood 

G.   

Laboratory testing personnel will notify the appropriate clinic nurse when  unacceptable specimens are brought to the laboratory.  The clinic nurse will  resolve the problem, i.e. recollect, reschedule. 

H.   

The Clinic Nurse is notified if a patient refuses collection or is unmanageable.  

                      IX.   

               X.   

REFERENCE LABS:    The ADHD laboratories utilize the following reference laboratories for testing services  beyond in house testing capabilities:           1.  LabCorp (Burlington, NC)        #34D0655059  2.  NC State Laboratory of Public Health     #34D0692393  3.  WFUHS Pediatric Genetics Lab      #34D0685331  4.  Alleghany Memorial Hospital       #34D0019034     5.  Ashe Memorial Hospital        #34D0018976  6.  Watauga Medical Center         #34D0667863     (Boone Pathology)     

REFERENCE LOGS  A.   

Specimens sent to reference labs are documented on lab log sheets in order to  track the disposition of the specimen and verify the receipt of test results. 

B.   

Laboratory Testing Personnel will monitor reference lab log entries periodically  to monitor receipt of results.  When a patient test result(s) has not been  received in the routine turn around time, the reference lab will be contacted to  obtain the status of the patient results.  The internet can be used to access  ADHD patient results from the NCSLPH. 

C.   

Completed logs are maintained in a file for two years.   

 

    XI.   

LABORATORY TESTING PERSONNEL  A.   

5  Occult Blood 

Laboratory technicians and other full or part time testing personnel must  successfully complete orientation and on the job training, demonstrate  competency performing the assigned test procedures and administrative tasks,  and have written approval from the Laboratory Manager. 

  B.   

Laboratory testing personnel are required to comply with all policies and   procedures.  

C.   

Minimum Testing Requirements (CLIA Contract) 

    1.    2.   

Testing personnel are required to maintain their level of proficiency by  ensuring they perform minimum testing on each laboratory test assigned.    Each employee must perform each approved test a minimum of once per  quarter in order to continue being authorized to perform that particular  test.    a.   If a person performs each test once a month or less, they are  required to perform quality control testing each day they do the  test.  An employee who does not comply with this requirement  will lose approval to provide laboratory testing. 

  D.      E. 

  F.    G. 

 

Venipuncture Proficiency:  Specified nursing and testing personnel are required  to maintain and demonstrate venipuncture proficiency.    The Technical Consultant is notified within ten working days of any changes in  testing personnel duties and the hiring or termination of testing personnel.  The  Technical Consultant reviews the qualifications of perspective new testing  personnel prior to hire.  The Technical Consultant is notified within ten working days of a change in  Clinical Consultant.  Testing personnel who are authorized to perform moderate complexity testing  will have, at a minimum, six contact hours per year of continuing education.   Staff performing waived testing will have three contact hours per year of  continuing education.   

  H.        Documentation of laboratory related continuing education activities for  laboratory testing staff is documented on the continuing education log sheet. 

  I. 

  XII.   

Testing personnel who perform moderate complexity testing must successfully  participate and in competency assessment as provided by the NCSLPH  Laboratory Competency Assessment Program.   

OFF‐SITE SCREENING  A. Lab personnel and/or nurses occasionally conduct off‐site screening using the  HemoPoint H2 analyzer in Ashe County and collect blood for lead testing on  children for kindergarten physicals.     B. The established Laboratory Procedure Manual will be followed by these   personnel and is reviewed and signed annually.   

6  Occult Blood 

   

7  Occult Blood 

  THIS POLICY HAS BEEN REVIEWED AND APPROVED:          _______________________________________    _________________   Health Director            Date        _______________________________________       _________________  Nursing Director            Date        _______________________________________    _________________  Laboratory Manager            Date 

 

8  Occult Blood