Universidad de San Carlos de Guatemala Dirección General de Administración Archivo General
Cuadro de clasificación de documentos de archivo de la Universidad de San Carlos de Guatemala
Guatemala, mayo de 2014
Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
ÍNDICE
Contenido
Página
Presentación
1
Normas para la aplicación del Cuadro de clasificación de documentos
2
Introducción al Cuadro de clasificación de documentos
3
Otros criterios de clasificación
5
Documentos que no se clasificarán
6
Cuadro de Clasificación de la Universidad de San Carlos de Guatemala
7
Definiciones de los niveles del Cuadro de clasificación de la Universidad de San Carlos de Guatemala
14
A100
Administración general y organización
14
B100
Gestión de la información y de las comunicaciones
17
C100
Representación y relaciones públicas
19
D100
Gestión de recursos humanos
24
F100
Gestión de recursos económicos
28
G100
Gestión de bienes muebles, agropecuarios y suministros
30
H100
Gestión de bienes inmuebles
32
I100
Legislación y asuntos jurídicos
34
J100
Gestión de recursos académicos
35
K100
Organización de la docencia
40
L100
Organización de la investigación
44
M100
Gestión de servicios y extensión universitaria
44
Fuentes consultadas
48
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo
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PRESENTACIÓN La información que proporcionan los archivos es valiosísima para el funcionamiento de todo organismo, en ese sentido un Cuadro de clasificación de documentos es un instrumento que refleja la organización del fondo documental de una institución y aporta los datos esenciales de su estructura. Es un instrumento importante para la recuperación de la información que guardan los archivos y para la administración del depósito que los conserva. Éste consiste en una clasificación lógica y sistemática de los documentos por grupos o categorías según la relación natural que existe entre ellos, con ayuda de una codificación para identificarlos. La elaboración del Cuadro de clasificación de fondos documentales de la Universidad de San Carlos de Guatemala, no ha sido una tarea fácil debido a la complejidad de la organización de la Institución. Por lo anterior, es un orgullo para el Archivo General de la Universidad de San Carlos -AGUSAC- aportar a nuestra Universidad la primera versión de este instrumento que en el manejo de archivos constituye la base para desarrollar, de manera técnica, la actividad de clasificación de documentos de archivo y la estandarización del sistema de clasificación a utilizar en nuestra Alma Mater. La investigación documental, entrevistas y redacción del trabajo se desarrollaron entre junio de 2,001 y julio 2,002, la coordinación de esta actividad estuvo a cargo de la licenciada Rebeca Chávez Gálvez, Jefa del Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala y el equipo de trabajo por la licenciada Ingrid Jeannette Santos de Genovez, documentalista y las archivistas Julia Giovanna González García, Jéssica Lorena Cermeño Vásquez y Massiel Nohemi Morales Zeledón. Para validar el instrumento, en 2003 se llevó a cabo el curso taller “Introducción a la gestión documental” dirigido al personal encargado de la producción y recuperación de documentos en archivos de gestión en las oficinas de la administración central de la Universidad. Como resultado del curso y el seguimiento a la aplicación del cuadro de clasificación, el personal del Archivo General comprueba que el funcionamiento de este instrumento depende del conocimiento que tenga el trabajador acerca de la institución, así como de las funciones y actividades que se desarrollan en la unidad donde labora. También se logró determinar nuevas funciones y actividades, lo cual dio lugar a crear nuevas series documentales. Por lo anterior, en 2004 se aplica una encuesta a todo el personal de la universidad encargado de archivo y una entrevista a jefes, para determinar la situación de los archivos en la Universidad. Con base en la información recabada, se procedió a la revisión, análisis y modificaciones de la versión de este instrumento, todos estos cambios se ejecutaron en 2008. Con este cuadro de clasificación se está contribuyendo a que el personal de la Universidad pueda brindar información en forma transparente, oportuna y eficiente como lo exige la Ley de Acceso a la Información Pública aprobada con el Decreto 57-2008 del Congreso de la República. Con la aprobación de este instrumento por parte de la autoridad correspondiente, se espera que sea de aplicación en todas las unidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Agradecemos a todas las personas que de una u otra manera contribuyeron con información acerca de las funciones y actividades que desarrollan en esta institución, pues sin su aporte no habríamos podido completar este instrumento. 1
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Normas para la aplicación del Cuadro de clasificación de documentos 1. Este instrumento es de uso general en todos los archivos de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 2. El Archivo General de la Universidad de San Carlos es el único autorizado para crear códigos adicionales con su respectiva denominación en el Cuadro de clasificación. 3. Toda persona que archiva deberá escribir en la carpeta el nombre de la serie más la codificación correspondiente. 4. La codificación completa correspondiente se ubicará en la esquina superior derecha de cada folio y será con el mismo equipo con que se mecanografían los documentos. 5. No se permitirán transferencias de aquellos documentos generados después de la fecha de aprobación de este instrumento y que no tengan la clasificación funcional. 6. No se realizarán eliminaciones de documentos sin estar estos organizados (clasificados y ordenados) con base en este cuadro.
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Introducción al Cuadro de clasificación de documentos Este instrumento, basado en la clasificación funcional, contempla doce clases. Teóricamente la Clase es la separación más general del Cuadro de clasificación y cada clase está directamente relacionada con una función que se haya realizado y se realiza en la Universidad. Es decir, las clases son categorías relativas a funciones generales desarrolladas en el funcionamiento de la Universidad, asimismo, constituyen las funciones raíz en las que se concreta la actividad universitaria. Es importante hacer notar que, por la función específica de cada oficina, no necesariamente se utilizarán todas las clases. Físicamente, en el archivador corresponde a las carpetas colgantes. En el Cuadro de clasificación, el nombre de las clases aparece escrito con letra mayúscula e itálica, así: A100 ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN B100 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES C100 REPRESENTACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS D100 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS F100 GESTIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS G100 GESTIÓN DE BIENES MUEBLES, AGROPECUARIOS Y SUMINISTROS H100 GESTIÓN DE BIENES INMUEBLES I100
LEGISLACIÓN Y ASUNTOS JURÍDICOS
J100
GESTIÓN DE RECURSOS ACADÉMICOS
K100 ORGANIZACIÓN DE LA DOCENCIA L100 ORGANIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN M100 GESTIÓN DE SERVICIOS Y EXTENSIÓN UNIVERSITARIA. En cada una de estas clases se encontrarán subclases y divisiones (las que constituyen niveles) que aproximan a las actividades que se realizan en cada función y que se relacionan directamente con la información que se recoge en las carpetas (fólderes). Las subclases constituyen las funciones generales, subordinadas y vinculadas a la correspondiente función raíz, en las que se concreta la actividad universitaria. Las divisiones constituyen las actividades concretas, vinculadas a funciones generales, en las que se concreta la acción universitaria.
H100 GESTIÓN DE BIENES INMUEBLES (Clase)
División 1
H106 UTILIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES (Subclase*) *
**
División 2 Serie Doc.
H107 Mantenimiento de bienes inmuebles
División 2** H108 Limpieza H109 Agua H110 Electricidad H111 Gas H112 Climatización H114 Red telefónica H115 Saneamiento H116 Ornato
(División 1 – Serie Doc.)
En general la subclase no genera documentos, sin embargo en algunas ocasiones cuando se inicia la actividad en una oficina la Subclase constituiría la serie documental en tanto se identifican las otras actividades y se forman otras series documentales que correspondan a las mismas. Se abre carpeta para la división 2 cuando exista excesivo volumen de documentos de esa actividad.
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Clases Subclases Divisiones (d1) Divisiones (d2) La subclase es la separación que agrupa las divisiones (d1). Las divisiones son los elementos más detallados de actividades relacionadas con la subclase, éstas a su vez se separan en otras (d2), y conforman distintos niveles y posiciones en el Cuadro de clasificación según el grado de precisión, a que pertenezcan los documentos. En el Cuadro de clasificación los títulos aparecen escritos así: Subclase: todas las letras mayúsculas y en la misma posición de la clase. División (d1): letra inicial mayúscula con un tabulador a la derecha. División (d2): letra inicial mayúscula con dos tabuladores a la derecha. Ejemplo: Clase Subclase División (d1) División (d2)
H100 GESTIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES H106 UTILIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES H107 Mantenimiento de bienes inmuebles H108 Limpieza H109 Agua H110 Electricidad H111 Gas H112 Climatización H114 Red telefónica H115 Saneamiento H116 Ornato
Dentro de los niveles se utiliza un código base seguido de títulos que reflejan, entre otros, las funciones y actividades de la Universidad. El código base constituye la identificación alfanumérica para cada nivel, por esa razón cada clase iniciará con su propia letra del abecedario seguida por los dígitos 100. Ejemplo: A100. Las letras E y U serán utilizadas para los auxiliares descriptivos de la clasificación que se detallarán más adelante. En los niveles derivados de las clases se mantendrá la literal, pero el dígito aumentará de manera correlativa. Ejemplo: A101, A102, A103. Para la recuperación de la información, aparte de estas clases, se utilizarán los auxiliares descriptivos de la clasificación. Auxiliares descriptivos de la clasificación Los auxiliares descriptivos de la clasificación sirven para definir al máximo el contenido de algunos expedientes y se añaden a los códigos de clasificación. Estos son conocidos como: subdivisiones específicas y subdivisiones uniformes. Subdivisiones específicas Sirven para identificar con un grado mayor de detalle ciertos grupos de documentos que pueden estar ubicados en clases, subclases o divisiones. Su código está formado por la letra E y el número correlativo, siguiendo una numeración propia. Asimismo, cuando en los documentos se identifique dos o más subdivisiones específicas, no se escribirá dicho código. Estas subdivisiones se encuentran escritas con itálica, y a continuación del nivel correspondiente. 4
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Cuando la subdivisión específica aparece en la: Clase, afecta todas sus subclases. Ejemplo: D100 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS (Clase) Subdivisiones específicas E10 Personal docente E20 Personal investigador E30 Personal administrativo E20 E10
Subdivisiones uniformes Sirven para identificar unos tipos de documentos que se pueden encontrar en todos los niveles del cuadro de clasificación. Su código está formado por la letra U más el número correlativo (las subdivisiones uniformes siguen una numeración única, normalizada, aplicable a todo el cuadro). Su administración está centralizada en el Archivo General. Los proyectos de acuerdo no llevarán código de subdivisión uniforme, porque se trata de un borrador. Ejemplo de una Subdivisión uniforme son las Actas del Consejo Superior Universitario, Actas de Juntas Directivas, Actas de Consejos Directivos, entre otras. En el momento de aplicar físicamente la clasificación sobre documentos o carpetas, el código base siempre irá al inicio. Cuando sea necesario, se colocará después del código base la subdivisión específica y después la subdivisión uniforme. Se pueden dar las siguientes combinaciones en el código: Código base D119 Código base - Específica D119 – E10 Código base - Uniforme D119 - U09 Código base - Específica - Uniforme D119 - E10 - U09
Otros criterios de clasificación
Las notas de envío o listas de envío surgen como respuesta natural a la requisición de un asunto, por lo tanto, se clasificarán con el código de la función a que corresponda. Ejemplos: A120 Memoria de labores, D116 Capacitación y actualización, J111 Equivalencias y K106 Oferta académica.
Cuando se esté clasificando documentos de archivo y se localicen oficios con varios asuntos, en este caso, se escribirán los códigos en el orden correspondiente de los asuntos y se ordenará privilegiando el primer código, además, se harán las referencias cruzadas necesarias.
Las solicitudes a otras empresas para donación de refrigerios se guardarán junto con el expediente de la actividad en que se ofrece. 5
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Las comisiones o comités de la USAC se consideran entidades independientes entre sí, por lo tanto, sus documentos serán clasificados con el sistema funcional.
Documentos que no se clasificarán
Las constancias o recomendaciones para estudiantes o personal.
Las solicitudes de los docentes para la elaboración de material didáctico en medio audiovisual quedarán excluidas del Cuadro de clasificación por ser únicamente apoyo a la docencia directa.
Trabajos de estudiantes: Hojas de trabajo, guías de estudio, de laboratorio, de lectura y otros.
El material de apoyo para los cursos y formatos de: exámenes, guías de laboratorio, guías de lectura, guías de trabajo y otros serán clasificados y conservados de acuerdo al criterio de la persona que los archive. El AGUSAC sugiere que la clasificación de este material se realice por curso, asignatura o materia.
Los directorios telefónicos, instructivos, banco o base de datos, como por ejemplo: fuentes de cooperación, no llevarán código base de clasificación.
La administración de este cuadro está centralizada en el Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala, quien es el ente encargado de modificarlo o ampliarlo.
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Cuadro de Clasificación de la Universidad de San Carlos de Guatemala A100 ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN A101 DOCUMENTOS DE CREACIÓN DE UNIDADES A102 RESOLUCIONES A103 Actas A104 Acuerdos A105 Nombramientos A106 Elecciones A107 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA A108 Gestión estratégica A109 Planificación A110 Planes A111 Proyectos de desarrollo A112 Políticas y disposiciones generales A113 Sistemas y procedimientos A114 Estructura orgánica A115 Clasificación y valoración de puestos A116 Plazas clasificadas A117 Plazas fuera de clasificación A118 Régimen de salarios A119 Sesiones de trabajo A120 Memoria de labores A121 Cooperación nacional e internacional
B100 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES B101 NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS B102 GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y ARCHIVOS B103 Procesos técnicos y servicios archivísticos B104 Transferencias B105 Valoración y selección B106 Eliminación B107 Acceso B108 Donación documentos de archivo B109 GESTIÓN DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS B110 Administración del servicio a los usuarios B111 Procesos técnicos B112 Préstamo a usuarios B113 Proceso de selección de material bibliográfico y otros formatos B114 Expurgo de material bibliográfico B115 Depósito legal B116 INFORMÁTICA B122 Desarrollo de aplicaciones B123 Redes 7
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B117 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES B118 Registro de documentos B119 Registro de telecomunicaciones B120 GESTIÓN DE LAS PUBLICACIONES B121 REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
C100 REPRESENTACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS C101 ACTOS OFICIALES Y PROTOCOLARIOS C102 Investiduras C103 Inauguraciones y clausuras C104 Discursos C105 Clase o lección inaugural C106 Graduaciones C107 Festividades C108 Distinciones o reconocimientos C109 RECONOCIMIENTOS OTORGADOS A LA UNIVERSIDAD Y SUS DEPENDENCIAS C110 RELACIONES PÚBLICAS C111 Imagen y publicidad de la Universidad C112 Felicitaciones, pésames y agradecimientos C113 Quejas y sugerencias C114 Relación con los medios de comunicación C115 REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL C116 RELACIONES INTERIORES C117 RELACIONES EXTERIORES
D100 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Subdivisiones específicas E10 Personal docente E20 Personal investigador E30 Personal administrativo D101 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y REMUNERACIÓN DE PERSONAL D102 Concursos de oposición D103 Contratos o nombramientos D104 Remuneración del personal D105 RETENCIONES O DESCUENTOS D106 REGISTRO DE PERSONAL
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D107 CONDICIONES DE TRABAJO D108 Asuetos y vacaciones D109 Puntualidad y asistencia D110 Boleto de ornato D111 Disposiciones de autoridades D123 Prevención de riesgos laborales D124 Seguridad e higiene laboral D125 Ergonomía y psicosociología laboral D112 AÑO SABÁTICO D113 INDUCCIÓN Y DESARROLLO D114 Inducción D115 Estudios para el desarrollo del talento humano D116 Capacitación y actualización D117 Motivación D118 EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN DEL PERSONAL D119 EXPEDIENTES DE PERSONAL D120 EXPEDIENTES DE PERSONAL POR PLANILLA D121 NEGOCIACIONES PARA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS D122 EXPEDIENTES DE PRACTICANTES DE NIVEL DIVERSIFICADO
F100 GESTIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS Subdivisiones específicas E10 Régimen ordinario E20 Régimen específico o especial (autofinanciable) F101 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO F102 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO F103 Transferencias presupuestales F104 Readecuaciones presupuestales F105 Ampliaciones presupuestales F106 Reducciones presupuestales F107 Reprogramaciones presupuestales F108 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO F109 Gestión de ingresos F110 Gestión de egresos F112 CONTROL DE PRESUPUESTO F114 REGISTRO Y CONTROL DE OPERACIONES CONTABLES F115 AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA
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G100 GESTIÓN DE BIENES MUEBLES, AGROPECUARIOS Y SUMINISTROS Subdivisiones específicas E10 Bienes muebles E20 Bienes agropecuarios G101 ADQUISICIÓN DE BIENES G102 Fabricación, producción y reproducción G103 Donación G104 Recuperación G105 PRÉSTAMO DE BIENES G106 USO, MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN G109 CIRCULACIÓN DE VEHÍCULOS G107 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES, AGROPECUARIOS Y SUMINISTROS G108 GESTIÓN DE SUMINISTROS
H100 GESTIÓN DE BIENES INMUEBLES H101 ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES H102 Donación H103 Usufructo H124 Recuperación H104 CONSTRUCCIÓN, ADECUACIÓN Y REPARACIÓN H105 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES H106 UTILIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES H107 Mantenimiento de bienes inmuebles H108 Limpieza H109 Agua H110 Electricidad H111 Gas H112 Climatización H114 Red telefónica H115 Saneamiento H116 Ornato H117 Basura o residuos H118 Vigilancia H119 Gestión ambiental H120 Utilización de los espacios H121 Traslados H122 DISPOSICIÓN DE BIENES INMUEBLES H123 Usufructo
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I100
LEGISLACIÓN Y ASUNTOS JURÍDICOS
I101
LEGISLACIÓN, ESTATUTOS, REGLAMENTOS Y NORMAS
I102
PROCESOS ESTUDIANTILES Y DE TRABAJADORES
I103 I104 I105 I106 I107 I108
PROCESOS JUDICIALES Acciones de amparo Contencioso administrativo Laboral Penal Civil
I109
DENUNCIAS
I110
INSTRUMENTOS PÚBLICOS O NOTARIALES
I111 I112 I113 I114
INSCRIPCIÓN EN REGISTROS PÚBLICOS Registro de propiedades Registro de propiedad intelectual Registro de poderes
J100
GESTIÓN DE RECURSOS ACADÉMICOS Subdivisiones específicas E10 Nivel intermedio E20 Grado académico E30 Postgrado E40 Estudios generales
J101 J102 J103 J104 J105 J106 J107 J108
ADMISIÓN Orientación vocacional Pruebas de conocimientos básicos Pruebas específicas Cursos de nivelación Curso académico preparatorio Cursos propedéuticos Resultados de pruebas de aspirantes
J109 J110 J111 J112 J113 J114
REGISTRO Inscripción Equivalencias Carné universitario Títulos propios de nuevos estudios Registro de diplomas o constancias de postgrado
J115
ASESORÍA ESTUDIANTIL
J116
EXPEDIENTES DE ESTUDIANTES
J117
GESTIÓN DE TESIS
J118
GRADUADOS
Archivo General
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo J119 J120 J121 J122 J123
AYUDAS A ESTUDIANTES Ayudas becarias Becas Bolsa de trabajo Gestión de Vivienda
J124
INTERCAMBIO DE ESTUDIANTES
J125
PERMANENCIA DE ESTUDIANTES
J126 J127 J128 J129 J130
EVALUACIÓN DE TITULACIONES Incorporaciones Ejercicio de profesiones Reconocimiento de postgrados Reconocimiento de especialidades
J131
MOVIMIENTOS ESTUDIANTILES
Archivo General
K100 ORGANIZACIÓN DE LA DOCENCIA Subdivisiones específicas E10 Nivel intermedio E20 Grado académico E30 Postgrado E40 Estudios generales K101 CURRÍCULO K102 Programación académica K103 Autorización de nuevos estudios K104 Supresión de estudios K105 Complementos a carreras K106 Oferta académica K107 Planes y pensa de estudio K108 Programas de asignaturas K109 Homologación / convalidación de estudios K110 Complementos formativos K111 Calendario académico K112 Calendario de exámenes K113 Prácticas de estudiantes K114 Cambios curriculares K115 Reforma curricular/educativa K116 Reestructura o rediseño curricular K117 Readecuación curricular K118 Revisión curricular K119 Recursos auxiliares de docencia K120 Jornadas y horarios (carga académica de docentes) K121 Asistencia de estudiantes K122 EVALUACIÓN ACADÉMICA K123 Fichas de estudiantes K124 Calificaciones K125 Revisión de calificaciones K126 Controles auxiliares de calificaciones K127 EVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR 12
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L100 ORGANIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN L101 CONVOCATORIAS PARA INVESTIGACIÓN L102 PROCESO DE INVESTIGACIÓN L103 APOYO A LA INVESTIGACIÓN L104 Apoyo técnico L105 Gestión del apoyo económico
M100 GESTIÓN DE SERVICIOS Y EXTENSIÓN UNIVERSITARIA M101 INTEGRACIÓN ACADÉMICO SOCIAL M102 Servicios del área de salud M103 Servicios del área científica tecnológica M104 Servicios del área social humanística M105 Cuidado infantil M106 Acciones sociales y solidarias M107 Enseñanza de idiomas M108 Eventos científicos y académicos extrauniversitarios M109 Formación extracurricular y no formal M110 DESARROLLO CULTURAL M111 Promoción y realización de actividades culturales M112 Formación y capacitación cultural M113 Deporte formativo M114 Educación física M115 Deporte interfacultativo M116 Deporte competitivo institucional M117 Cultura física y de recreación M118 Proyección deportiva en la comunidad
SUBDIVISIONES UNIFORMES U01
Informes
U02
Estadísticas
U03
Encuestas
U04
Censos
U05
Asesorías
U06
Perfiles y proyectos
U07
Actas
U08
Opiniones
U09
Dictámenes 13
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Introducción El Manual de Clasificación de documentos de archivo de la Universidad de San Carlos de Guatemala tiene como objetivo normar la organización de los archivos en sus diferentes etapas: gestión, central e histórico. Con ello se está contribuyendo a que el personal de la Universidad pueda brindar información en forma transparente, oportuna y eficiente como lo exige la Ley de Acceso a la Información Pública aprobada con el Decreto 57-2008 del Congreso de la República. El Manual está dirigido en primera instancia al personal que interviene en los procesos que se llevan a cabo en los archivos de gestión, central e histórico con el fin de orientar y regular las acciones mediante la unificación de conceptos, criterios, mecanismos y procedimientos archivísticos. En ese sentido, se presenta a continuación la explicación de cada nivel: Clase, subclase, divisiones y subdivisiones del Cuadro de Clasificación, así como, se amplía el conocimiento de cada uno de estos niveles con el objetivo de facilitar a la persona responsable de la aplicación de este instrumento la clasificación de los documentos en forma ágil y oportuna. De esta manera se logrará unificar, en todos los archivos de la universidad, el sistema de clasificación con base en las funciones que desarrolla la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Definiciones de los niveles del Cuadro de Clasificación de la Universidad de San Carlos de Guatemala A100 ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN Esta clase agrupa subclases relacionadas con los antecedentes de una dependencia o unidad académica y organización de la Universidad. Se divide en las subclases: Documentos de creación de unidades, Resoluciones y Organización administrativa. A101 DOCUMENTOS DE CREACIÓN DE UNIDADES Esta subclase reúne documentos inherentes a la creación de unidades académicas o administrativas. Ejemplo: estudios de factibilidad, transcripción de acuerdos de creación emitidos por el Consejo Superior Universitario, correspondencia y otros. A102 RESOLUCIONES Esta subclase reúne documentos referentes a las decisiones dictadas por las autoridades universitarias con relación a las funciones que les corresponden. A103 Actas Esta división concentra las actas, anexos y documentos que sirven para la toma de decisiones de los órganos de gobierno de la Universidad, tales como: Consejo Superior Universitario, Juntas Directivas y Consejos Directivos. Se incluirán aquí los anexos, tales como: convocatorias a reuniones de CSU, juntas directivas y consejos directivos. A104 Acuerdos Esta división comprende los documentos que contienen las resoluciones o decisiones del Rector, directores generales, decanos, directores de escuelas no facultativas y de centros regionales universitarios. 14
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A105 Nombramientos Esta división aglutina todos los documentos relacionados con los nombramientos que emiten las autoridades de la universidad para la designación a personas para integrar comités, comisiones y equipos de trabajo, que emita el Consejo Superior Universitario, órganos de toma de decisión Rector, directores generales, juntas directivas, decanos, consejos directivos de unidades académicas, directores de escuelas no facultativas, de centros regionales universitarios, jefes, coordinadores y otros. Por ejemplo: comisiones de trabajo para estudios, análisis, etc. Excepto los nombramientos o contratos de relación laboral, los cuales se archivarán en la clase D100. A106 Elecciones Esta división aglutina los documentos generados en los procesos para elegir a: miembros del Consejo Superior Universitario, juntas directivas, consejos directivos, Rector, decanos, directores de escuelas no facultativas, directores de centros regionales universitarios, jurados de concursos de oposición, comisiones de evaluación, representantes ante organismos ajenos a la Universidad y otros. También se clasificarán con este código los oficios en donde se dan a conocer los resultados de los diferentes tipos de elección. A107 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Esta subclase acumula divisiones relativas a las operaciones de forma ordenada, basadas en gestión estratégica, planificación, planes, proyectos de desarrollo, políticas, sistemas y procedimientos establecidos para el buen funcionamiento de la Universidad, así como, la estructura orgánica, clasificación y valoración de puestos, plazas clasificadas, plazas fuera de carrera, régimen de salarios, sesiones de trabajo, memoria de labores y cooperación nacional e internacional. A108 Gestión estratégica Esta división contiene documentos referentes a la gestión del cambio planificado desde un enfoque estratégico -con el propósito de interrelacionar el recurso humano, la estrategia de la organización, la estructura y los sistemas, los cuales a la vez, están relacionados a la habilidad adaptativa de la organización ante los permanentes cambios del entorno-, generados en el desarrollo de estudios de coyuntura y tendencias del entorno institucional para promover cambios estratégicos en el contexto de desarrollo organizacional, desarrollo de análisis de brechas, escenarios y actores para fortalecer valores, misión y visión institucional, en el marco de los cambios estratégicos y diseño de estrategias para promover cambios planificados en la Universidad, en el contexto del desarrollo organizacional. A109 Planificación Esta división reúne series inherentes a la planificación para la ejecución de las funciones en pro del desarrollo de la Institución y sus dependencias. A110 Planes Esta división concentra documentos relacionados con los planes operativos, estratégicos y generales de desarrollo a ejecutar, asimismo, el seguimiento y evaluación que se realicen. Ejemplo: Reforma Universitaria, Plan Estratégico USAC 2002-2022, Plan General de Desarrollo Universitario USAC 2000 y otros. A111 Proyectos de desarrollo Esta división comprende documentos relacionados con los proyectos de desarrollo a ejecutar, asimismo, el seguimiento y evaluación que se realicen.
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A112 Políticas y disposiciones generales Esta división incorpora documentos relacionados con el trámite de aprobación de lineamientos para la consecución de los fines de la Universidad, como por ejemplo: políticas generales, salariales, política financiera, administrativa, de educación superior, de investigación, de extensión universitaria, de uso y mantenimiento del recurso físico, sectorial y otras. También los documentos relacionados con el establecimiento de aranceles de: cuota estudiantil, pago de exámenes, honorarios por certificaciones, etc. Así como, lo relacionado con el uso de la toga e investidura de la misma. A113 Sistemas y procedimientos Esta división agrupa documentos referentes a la gestión cuyo fin es establecer la secuencia de acciones a seguir para la realización de una o varias actividades en donde pueden estar involucradas una o más unidades. Ejemplo: Sistema Integrado de Compras -SIC-, Sistema Integrado de Salarios -SIS-, Sistema General de Ingresos, Sistema de Egresos, Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-, Procedimiento de incorporación a la USAC, manuales de normas y procedimientos, entre otros. A114 Estructura orgánica Esta división reúne documentos producto de la estructura o reestructura orgánica de la Institución y los niveles jerárquicos. Además, las funciones de cada unidad, las responsabilidades y atribuciones de los puestos con sus modificaciones. Ejemplos: organigramas estructurales, de funciones, de puestos y plazas, manuales de organización y otros. A115 Clasificación y valoración de puestos y plazas Esta división centraliza documentos que contienen el estudio, análisis, definición y valoración de puestos y plazas. A116 Plazas clasificadas Esta división incluye documentos que se generan en la creación, modificación (tales como: incremento o disminución de jornada de trabajo, traslados de renglón presupuestario, prórroga a la vigencia de funcionamiento y cambios de horario) y supresión de las plazas incluidas en el Sistema de Clasificación de Puestos. A117 Plazas fuera de clasificación Esta división aglutina los expedientes relacionados con el funcionamiento (creación, modificaciones y supresión) de plazas fuera de clasificación en la Universidad. A118 Régimen de salarios Esta división aglutina documentos relativos con las revisiones, incrementos, actualizaciones de la escala salarial y otros relacionados con el salario de los trabajadores de la Institución. A119 Sesiones de trabajo Esta división concentra documentos producidos en la organización de una sesión de trabajo hasta la culminación de la misma. Ejemplo: convocatorias, agendas, ayudas de memoria, actas y otros. A120 Memoria de labores Esta división recoge documentos que tienen por objeto dar a conocer las actividades realizadas en un tiempo determinado. Ejemplo: memoria anual de labores de la Universidad y memoria de unidades académicas o administrativas. 16
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Archivo General
A121 Cooperación nacional e internacional Esta división concentra documentos relacionados con la gestión de apoyo técnico o financiero entre la Universidad, el sector productivo, diferentes gobiernos, instituciones y entidades nacionales e internacionales para fortalecer las funciones de la Universidad y el desarrollo del país. Ejemplo: convenio, carta de entendimiento, carta de adhesión, carta de compromiso, carta de intención y sus respectivas prórrogas.
B100 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES Esta clase aglutina subclases resultantes del manejo de información y comunicación en toda su variedad. Se divide en las subclases: Normalización de documentos, Gestión de documentos administrativos y archivos, Gestión de servicios bibliotecarios, Informática, Gestión de las comunicaciones, Gestión de las publicaciones y Reproducción de documentos. B101 NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Esta subclase acumula documentos que contienen las gestiones para la aprobación de disposiciones sobre la elaboración o modificación a las características internas y externas de documentos y formularios, así como la integración de expedientes de uso general. Ejemplos: manual para la elaboración de correspondencia oficial, formato de diseño de títulos universitarios (cambios en formato de título 19811983), instructivo para elaboración de tesis y otros. B102 GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y ARCHIVOS Esta subclase centraliza divisiones utilizadas para facilitar la gestión documental en los archivos de la Universidad, desde su producción hasta la transferencia y eliminación o conservación permanente del mismo, así como el servicio de acceso. B103 Procesos técnicos y servicios archivísticos Esta división concentra documentos relacionados con las actividades que se realizan y los servicios que se proporcionan en los archivos. Además, agrupa los documentos relacionados con clasificación y descripción documental. B104 Transferencias Esta división recoge documentos inherentes al trámite que se efectúa al hacer el traslado de fracciones de éstos, según el plazo establecido al archivo que corresponda. B105 Valoración y selección Esta división reúne documentos generados en el análisis y determinación de los valores de los tipos documentales, al fijar los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. Ejemplo: expedientes para valoración de documentos, Calendario de conservación y otros. B106 Eliminación Esta división concentra documentos relacionados con la gestión que se realiza para la destrucción de documentos, que no tienen valor histórico. B107 Acceso Esta división aglutina documentos inherentes a la consulta y/o préstamo de los documentos existentes en los archivos. Ejemplo: solicitudes, instrumentos de control de consulta, estadísticas y otros.
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B108 Donación documentos de archivo Esta división comprende los documentos relacionados con las donaciones de documentos de archivo que recibe la Universidad. B109 GESTIÓN DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS Esta subclase centraliza divisiones producto de la gestión de servicios que prestan las bibliotecas y centros de documentación a los usuarios, tales como: información y préstamo del material bibliográfico. B110 Administración del servicio a los usuarios Esta división incorpora documentos producidos en la organización, control y evaluación de los servicios destinados al usuario. B111 Procesos técnicos Esta división agrupa documentos relacionados con la catalogación y clasificación, duplicación de tarjetas para catálogos, preparación de libros para su uso y los instrumentos que resulten de esos procesos, tales como: catálogos, índices y listas de materiales bibliográficos y otros. B112 Préstamo a usuarios Esta división reúne documentos resultantes del préstamo a usuarios de libros, revistas, periódicos e información en otros soportes. B113 Proceso de selección de material bibliográfico y otros formatos Esta división recoge documentos utilizados en el proceso para el cual intervienen estudiantes, auxiliares de biblioteca y referencistas para seleccionar el material bibliográfico y otros formatos (soportes) que son necesarios para el usuario. B114 Expurgo de material bibliográfico Esta división aglutina series generadas en el proceso de descarte que sufre el material bibliográfico, hemerográficos y otros que estén en desuso. B115 Depósito legal Esta división acumula series relacionadas con el depósito de la producción editorial guatemalteca, según lo prescrito en el Capítulo I, Artículo 6º de la Ley de Emisión del Pensamiento. B116 INFORMÁTICA Esta subclase centraliza divisiones inherentes a bases de datos, programas y aplicaciones. También, la instalación, configuración y programación de equipos, diseño e instalación de redes, creación de páginas Web y servicios de Internet. B122 Desarrollo de aplicaciones Esta subclase centraliza documentos inherentes al análisis, diseño de bases de datos e implementación de las mismas por medio de aplicaciones desarrolladas para los fines del análisis. Las aplicaciones serán orientadas a la web (consulta vía navegadores de internet, ejemplo: Internet Explorer, Mozilla Firefox), orientadas cliente-servidor. B123 Redes Esta división agrupa documentos relacionados con distribución y mantenimiento de la red de datos de toda la Universidad. Así como, el diseño, instalación, configuración, e instalación de redes para utilizar servicios de Internet. Los servicios principales son: telefoníaIP, videoconferencias, video por demanda, circuito cerrado 18
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de televisión, video vigilancia, correo electrónico, resolución de nombres (DNS), chat, acceso a internet en general. B117 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Esta subclase centraliza divisiones resultantes de la administración de comunicaciones en las que se incluye registro de documentos y registro de telecomunicaciones. B118 Registro de documentos Esta división incorpora documentos que contienen el control de los documentos que genera y recibe una oficina. Ejemplo: registro general de correspondencia, libro de registro de entradas, libro de registro de salidas e instrumentos auxiliares de registro (control de recepción de documentos a través de mensajero y otros). B119 Registro de telecomunicaciones Esta división agrupa documentos inherentes al control del uso de los medios de comunicación a distancia, tales como: la telefonía, el telefax y el correo electrónico. B120 GESTIÓN DE LAS PUBLICACIONES Esta subclase centraliza documentos referentes al proceso de levantado de texto, corrección, diseño, diagramación, elaboración de portadas y contraportadas e impresión de publicaciones (producción), documentos informativos y otros formatos, sin importar el soporte (disquete, papel y otros). Asimismo, especificaciones para impresión (color, separación de colores, tipo de material, cantidad de ejemplares y otros) y estimación de insumos a utilizar. Además, incluye los oficios de solicitud, envío y recepción de ejemplares de revistas, boletines, libros, afiches, memorias, entre otros. También los recortes de periódico sobre temas generales de educación enviados por embajadores a la USAC, los catálogos de estudios de la Universidad y los documentos en los que se especifique canje, envío o acuse de recibo de publicaciones. B121 REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Esta subclase acumula documentos referentes a la gestión que se realiza para reproducir documentos, tales como: vales de impresión, vales de reproducción, solicitudes de impresión, controles de fotocopias, órdenes de reproducción de fotocopias y otros. Así como las impresiones de formularios y reproducciones de hojas membretadas.
C100 REPRESENTACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS Esta clase agrupa subclases relacionadas con la delegación de representantes para actuar en nombre de la Institución, la relación oficial con otros organismos y proyectar la imagen y el quehacer de la Universidad. Se divide en las subclases: Actos oficiales y protocolarios, Reconocimientos otorgados a la USAC y sus dependencias, Relaciones públicas, Representación institucional, Relaciones interiores y Relaciones exteriores. C101 ACTOS OFICIALES Y PROTOCOLARIOS Esta subclase reúne divisiones que contienen el resultado de la gestión de todos los actos oficiales y protocolarios emanados por autoridades y resultado de una regla ceremonial diplomática por costumbre. Ejemplo: acto cívico y otros.
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C102 Investiduras Esta división concentra documentos resultantes de los actos de investidura por toma de posesión de cargos universitarios, tales como: Rector de la Universidad, Decano de Facultad, Director de Escuela no Facultativa y de Centro Regional. C103 Inauguraciones y clausuras Esta división recoge documentos que registran eventos de inauguración y clausura o cierre que se llevan a cabo dentro o fuera de la Institución. C104 Discursos Esta división acumula documentos generados cuando las autoridades de la Universidad presentan alocuciones. C105 Clase o lección inaugural Esta división centraliza documentos relacionados con la apertura del ciclo lectivo en las distintas unidades académicas. C106 Graduaciones Esta división agrupa documentos producto de los actos de graduación de estudiantes de la Universidad, realizadas en forma grupal. C107 Festividades Esta división reúne documentos producidos en ocasión de festividades y conmemoraciones, tal como: autonomía, aniversarios, bienvenidas y otras actividades de las unidades académicas, unidades administrativas y de la Universidad. C108 Distinciones o reconocimientos Esta división concentra expedientes relacionados con los honores, reconocimientos y otras distinciones que la Universidad otorga a: instituciones, estudiantes, trabajadores y personajes nacionales o extranjeros que se han distinguido en diferentes ámbitos. Son las siguientes:
Doctor Honoris Causa Ésta recoge documentos referentes a la propuesta, nominación y entrega de este título, otorgado por el Consejo Superior Universitario, a personajes que no son graduados en la Universidad y que han destacado en alguna disciplina científica o que han contribuido al progreso de la humanidad. Puede ser concedido en vida o póstumo.
Medalla Universitaria Ésta aglutina documentos que contienen los datos de esta distinción, impuesta por el Consejo Superior Universitario, a profesionales egresados o incorporados a la Universidad que tengan veinte años de ejercicio docente en la Institución, al haber honrado a ésta y a su gremio profesional, además que haya enaltecido su calidad universitaria mediante los servicios prestados.
Diploma Emeritissimum Ésta acumula documentos que registran el otorgamiento de este diploma a personas que, sin haber hecho estudios universitarios, han sobresalido por sus realizaciones en cualquiera de las ramas de las artes o de la cultura nacional.
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Profesor Emérito Ésta centraliza documentos generados para el otorgamiento de esta distinción por el Consejo Superior Universitario a los docentes que hayan ejercido ejemplarmente durante veinticinco años o más, tanto la docencia como la investigación, publicado trabajos en el campo de la investigación científica o de la creación, trabajo extra aula y de laboratorio, representando con dignidad a la Universidad.
Universitario Ilustre Ésta incorpora documentos resultantes de la entrega de esta distinción, establecida por el Consejo Superior Universitario el 24 de julio de 1996, para los profesionales egresados de la Universidad que no son docentes ni investigadores y que hayan sobresalido por su labor cultural o de investigación científica o tecnológica.
Profesor Honorario Ésta agrupa documentos generados cuando la Universidad otorga este título a un profesor que haya ejercido durante treinta años de manera continua y eficiente. Además, las personalidades destacadas en el campo científico y pedagógico, que nombra la Institución por medio de una unidad académica.
Anillo Universitario Ésta reúne documentos relativos a la distinción, otorgada por el Consejo Superior Universitario al Rector, Secretario General de la Universidad, decanos y Director General Financiero, por la culminación del período de funciones correspondientes, con base en la propuesta calificada y presentada por diez miembros como mínimo de este Organismo.
Poeta de Alta Valía Ésta concentra documentos inherentes al reconocimiento otorgado a personas que, por su contribución y labor loable como poeta, proporcionan un beneficio a la sociedad guatemalteca.
Periodista destacado del año Ésta recoge documentos relacionados con la designación, que realiza el Consejo Superior Universitario, al profesional del periodismo que destaca por su identificación con las causas a favor del progreso de Guatemala.
Homenajes Ésta aglutina documentos referentes a homenajes que la Universidad, sus unidades académicas o sus estudiantes otorgan a personalidades sobresalientes en distintas áreas de la vida nacional e internacional. Pueden ser homenajes en vida, homenajes póstumos (exaltación a la memoria), colocación de placas, condecoraciones y otros.
Premios Ésta acumula documentos que tienen por objeto registrar los incentivos que se otorgan a personas que se han distinguido en diferentes ámbitos. Generalmente, consiste en diploma, medalla, placa y en algunos casos cierta cantidad de dinero. Ejemplo: premio a la mejor tesis del año, premio a docentes por su labor, premio a estudiantes por méritos académicos, entre otros.
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C109 RECONOCIMIENTOS OTORGADOS A LA UNIVERSIDAD Y SUS DEPENDENCIAS Esta subclase centraliza documentos producidos para documentar los reconocimientos y honores que entidades externas le otorgan a la Universidad o a alguna de sus dependencias. C110 RELACIONES PÚBLICAS Esta subclase incorpora divisiones que contienen la gestión para divulgar la imagen de vida universitaria y crear un vínculo eficaz y permanente entre las autoridades de la Universidad, sus estudiantes y profesores. Asimismo, la relación estrecha y constante con los medios de comunicación social masiva del país y del extranjero. También incorpora documentos en los cuales las autoridades de la USAC actúan en representación de la misma, por ejemplo: participación en audiencias convocadas por la Presidencia de la República. Además, los oficios en donde se comunica a instituciones o personas internas o externas a la USAC, sobre el nombramiento de autoridades universitarias, se exceptúan aquellos que tienen como fin el manejo de cuentas o registro de firmas, los cuales se clasificarán con el código F112. C111 Imagen y publicidad de la Universidad Esta división agrupa documentos resultantes del trámite que se realiza en la Universidad y sus dependencias para la elaboración de elementos gráficos (fotografías, acetatos, diapositivas, afiches, mantas y otros), películas, documentales, casetes, discos, cuñas radiales y otros, para dar a conocer sus funciones en el ámbito nacional e internacional. C112 Felicitaciones, pésames y agradecimientos Esta división reúne documentos que se generan con motivo de felicitar, expresar condolencias y agradecimientos a la comunidad universitaria y extrauniversitaria, es decir, cuando éstos impliquen una colaboración al cumplimiento de las funciones y actividades de la USAC, tanto generados como recibidos por la USAC. Por ejemplo: condolencias a colaboradores de la USAC, agradecimientos a profesores invitados por dictar conferencias, entre otros. En el entendido de lo anterior, se excluirán de esta división los agradecimientos por invitaciones a actividades sociales o culturales que no tengan vinculación con el cumplimiento de las actividades y funciones de la USAC; estos documentos se clasificarán en el código C116 o C117, según sea el caso. También aglutina documentos relacionados con destrozos que ocasionan los estudiantes a las instalaciones de la USAC, como producto de la Huelga de Dolores u otra situación. C113 Quejas y sugerencias Esta división acumula documentos inherentes a quejas planteadas por particulares ante las autoridades sobre problemas que se presentan en la Universidad o bien sugerencias para mejorar a la Institución en diferentes aspectos. C114 Relación con los medios de comunicación Esta división centraliza documentos que reflejan la relación de la Institución con los medios de comunicación del país y los medios extranjeros. Ejemplo: conferencia de prensa ofrecida por el Rector, anuncios, comunicados de prensa, entrevistas y otros.
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C115 REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL Esta subclase reúne documentos referentes a diversos asuntos que surjan durante la representación institucional en el interior y exterior del país, realizada por funcionarios universitarios o personal administrativo y docente de la Universidad designados para el efecto. También aglutina los documentos derivados de la designación o nombramiento de funcionarios o estudiantes para integrar delegaciones que representarán a la USAC en actividades tales como: congresos, encuentros, seminarios, cursos, etc., tanto en Guatemala como en el extranjero. Algunos de los organismos en los que la Universidad tiene o ha tenido representación institucional, por mandato legal, son: Junta Monetaria, Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, Instituto Nacional de Forestación INAFOR-, Instituto Nacional de Bosques -INAB-, Corte de Constitucionalidad, Consejo Nacional de la Enseñanza Superior, Consejo de la Enseñanza Privada Superior -CEPS-, Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología -CONCYT-. Y otras instituciones, tales como: Comisión Multisectorial de Transporte Urbano, Multisectorial de Vivienda Popular, Comisión Nacional del Medio Ambiente -CONAMA-, Comisión Nacional de Alfabetización, Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-, Instituto de Fomento Municipal -INFOM-, Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-, Instituto de Nutrición de Centro América y Panamá -INCAP-, Consejo Nacional de Áreas Protegidas -CONAP-, Banco Nacional de la Vivienda -BANVI-. C116 RELACIONES INTERIORES Esta subclase será utilizada únicamente cuando deba archivarse documentos que constituyan un asunto general y que éste no corresponde a las funciones y actividades de la Universidad, a veces los jefes no emiten respuesta. La forma de organizar estos documentos será de acuerdo con el remitente, porque no forman expediente. Ejemplo: solicitud de cartas de recomendación, comunicados y convocatorias de sindicatos y asociaciones estudiantiles, entre otros. También los documentos ilegibles en papel termo sensible o papel pasante que estén borrosos o manuscritos, así como, aquellos que suministran información insuficiente. Ejemplo: radiogramas, telegramas, cablegramas, tarjetas de respuestas, oficios y otros. C117 RELACIONES EXTERIORES Esta subclase será utilizada únicamente cuando deba archivarse documentos que constituyan un asunto general generado en organismos externos a la Universidad (dependencias del Gobierno Central de la República, universidades y empresas nacionales e internacionales, personas particulares, gobiernos y otros organismos descentralizados y autónomos del extranjero) y que éste no corresponde a las funciones y actividades de la Universidad, a veces los jefes no emiten respuesta. La forma de organizar estos documentos será de acuerdo con el remitente, porque no forman expediente. También para aquellos documentos de agradecimientos por invitaciones a eventos, felicitaciones y pésames que no tengan vinculación con las actividades y funciones de la USAC. Por ejemplo: condolencias al Presidente de la República, agradecimiento por invitación a actos, cartas de recomendación o solicitudes de empleo. Así como, la correspondencia personal de rectores, decanos y autoridades universitarias, cuando estos documentos sean de conservación permanente por su antigüedad. Además aquellos documentos ilegibles en papel termo sensible o papel pasante que estén borrosos o manuscritos. También los que suministran información insuficiente. Ejemplo: radiogramas, telegramas, cablegramas, tarjetas de respuestas, oficios y otros. Documentos escritos en idioma extranjero excepto inglés. 23
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D100 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Esta clase aglutina subclases que registran las actividades de administración de personal, tales como: Selección, contratación y remuneración de personal, Retenciones o descuentos, Registro de personal, Condiciones de trabajo, Año sabático, Inducción y desarrollo, Evaluación y promoción del personal, Expedientes de personal, Expedientes de personal por planilla, Negociaciones para resolución de conflictos y Expedientes de practicantes de nivel diversificado. Subdivisiones específicas: estas subdivisiones específicas se aplicarán a todos los códigos de esta clase, excepto D120 Expedientes de personal por planilla y D122 Expedientes de practicantes de nivel diversificado. E10
Personal docente Esta subdivisión específica contiene documentos relacionados con las actividades administrativas que realiza el personal docente en el desarrollo de su profesión. Por ejemplo: permisos, contratos o nombramientos, capacitaciones, entre otras.
E20
Personal investigador Esta subdivisión específica contiene documentos relacionados con las actividades administrativas que realiza el personal de investigación en el desarrollo de su profesión. Por ejemplo: permisos, contratos o nombramientos, capacitaciones, entre otras.
E30
Personal administrativo Esta subdivisión específica contiene documentos relacionados con las actividades administrativas que realiza el personal administrativo en el desarrollo de su profesión. Por ejemplo: permisos, contratos o nombramientos, capacitaciones, entre otras.
D101 SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y REMUNERACIÓN DE PERSONAL Esta subclase aglutina divisiones referentes al proceso de convocatoria, selección, contratación y remuneración del personal a incorporar en diferentes unidades de la Institución. D102 Concursos de oposición Esta división reúne documentos utilizados en el proceso por medio del cual se evalúan objetiva e imparcialmente la experiencia laboral, formación académica, las habilidades, conocimientos, actitudes y méritos de los concursantes con el fin de seleccionar al personal que prestará sus servicios en los programas (administración, docencia, investigación y extensión) de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Además, concentra las convocatorias, los resultados de la evaluación, listas y nóminas de las personas que han aprobado las pruebas de admisión y han sido calificadas como candidatos elegibles para incorporarse a la Institución. D103 Contratos o nombramientos Esta división concentra todos los documentos relacionados con el proceso de contratación, en sus diferentes modalidades, del recurso humano de la Universidad. D104 Remuneración del personal Esta división incorpora documentos relacionados con los sueldos, diferidos, aguinaldo, bono 14 y otras bonificaciones, complementos, variaciones, derechos escalafonarios, anulaciones, reposiciones y liquidación de nómina de sueldos de los trabajadores de la Universidad (nóminas y planillas). Asimismo, horas extras y prestaciones por retiro o fallecimiento. 24
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D105 RETENCIONES O DESCUENTOS Esta subclase aglutina las remesas, controles y conciliaciones de los descuentos judiciales, del Impuesto Sobre la Renta -ISR-, impuesto de colegios profesionales, préstamos a bancos del sistema, cuotas de préstamo, prestaciones pagadas de más, deudores, fideicomiso, cuota mensual y cuotas pendientes del Plan de Prestaciones, cuotas de préstamo, sueldos pagados de más, faltas en el trabajo, descuentos a terceros, cuota de Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, cuota a sindicatos docente y administrativo, cuota seguro crédito, cuota socio Cooperativa de Vivienda y otras. D106 REGISTRO DE PERSONAL Esta subclase centraliza documentos relacionados con el registro e identificación del trabajador universitario. Ejemplos: libro para control de números de registros de personal, carné universitario, listas o directorios del personal y otros. D107 CONDICIONES DE TRABAJO Esta subclase acumula divisiones relativas a las disposiciones establecidas en la legislación universitaria y otras que surjan para el cumplimiento de los derechos y obligaciones del recurso humano. D108 Asuetos y vacaciones Esta división incorpora documentos relacionados con asuetos y vacaciones oficiales que involucra al personal de la Universidad de San Carlos de Guatemala. D109 Puntualidad y asistencia Esta división reúne documentos producto del control de la asistencia y puntualidad de los trabajadores a sus labores. Ejemplo: tarjetas de asistencia, informes de asistencia, informes al patrono por asistencia al IGSS, justificaciones por inasistencia, permisos y licencias otorgados por autoridades, jefes, coordinadores y otros. D110 Boleto de ornato Esta serie aglutina documentos relacionados con el boleto de ornato de los trabajadores de la Universidad. D111 Disposiciones de autoridades Esta división acumula documentos resultantes de las disposiciones no contempladas en la legislación universitaria. Ejemplo: uso de uniforme, sintonizar Radio Universidad y otras que surjan para mejorar la Institución. D123 Prevención de riesgos laborales Esta división incluye documentos relacionados con las actividades que se realizan en la Universidad con la finalidad de descubrir, prevenir y corregir los riesgos que se producen en los diferentes puestos de trabajo, enfocados en seguridad, higiene, ergonomía y psicosociología del trabajador. Ejemplos: documentos relacionados con las evaluaciones de riesgos, medidas preventivas para eliminar o reducir los riesgos del puesto, estudios para evaluar las condiciones de un puesto de trabajo: lugar, maquinaria, productos empleados.
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D124 Seguridad e higiene laboral Esta división contiene documentos, normas y procedimientos referentes a la protección de la integridad física y mental del trabajador, para preservarlo de los riesgos de salud inherentes a las tareas de su cargo y al ambiente físico donde se ejecutan. Además, incluye todas las actividades que están relacionadas con el diagnóstico y la prevención de enfermedades ocupacionales a partir del estudio del trabajador y su ambiente laboral, es decir, que posee un carácter eminentemente preventivo, ya que se dirige a la salud y a la comodidad del personal, para evitar que éste enferme o se ausente de manera provisional o definitiva del trabajo. D125 Ergonomía y psicosociología laboral Esta división aglutina documentos relacionados con estudios y análisis de los factores humanos, de carácter multidisciplinario, centrada en el sistema «hombremáquina» cuyo objetivo está dirigido hacia la adaptación del ambiente o condiciones de trabajo al hombre, a fin de conseguir la mayor armonía posible entre las condiciones óptimas de confort y la eficacia productiva. Además, agrupa los documentos referentes al estudio del comportamiento de los trabajadores dentro de un grupo y las interrelaciones personales en su entorno laboral, para determinar los riesgos psicosociales (estrés, burnout o síndrome de estar quemado y el mobbing) y prevenir situaciones de conflicto entre las diferentes partes que constituyen la institución. Entre los tipos de ergonomía (factores humanos de carácter multidisciplinario) están: ambiental (condiciones ambientales, ambiente sonoro, vibraciones, alumbrado y otros), biométrica (antropometría, biomecánica, dimensionado y confort postural, carga física), preventiva (seguridad en el trabajo, esfuerzo y fatiga muscular), de concepción (diseño de sistemas, de productos, de entornos), de corrección (evaluación y consultoría ergonómica, análisis e investigación), cognitiva (psicopercepción y carga mental, biorritmos y cronoergonomía), específica (discapacidades, edad escolar, gestantes, entorno aeroespacial). D112 AÑO SABÁTICO Esta subclase reúne documentos relacionados con la gestión que se realiza para que el personal docente pueda optar al programa sabático. D113 INDUCCIÓN Y DESARROLLO Esta subclase concentra divisiones producidas en la inducción, capacitación, actualización, desarrollo y motivación que se brinda al trabajador. D114 Inducción Esta división recoge documentos que tienen por objeto registrar la gestión para proporcionar información general a los empleados acerca de la Institución o el puesto. D115 Estudios para el desarrollo del talento humano Esta división concentra los documentos relacionados con el desarrollo del talento humano como eje fundamental del desarrollo organizacional -con el propósito de fortalecer la misión institucional, la identidad y valores organizacionales compartidos, en un marco de una visión estratégica- generados en el desarrollo de procesos de trabajo en equipo, asesoría en la administración y solución de conflictos, planteamiento de estrategias para mejorar el proceso de comunicación organizacional, diseño de estrategias de capacitación y actualización permanente del recurso humano, articulación de redes de agentes de cambio, elaboración de estudios de clima organizacional para identificar probables fuentes de insatisfacción laboral entre los trabajadores e implementar planes de mejora que contribuyan al 26
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efectivo cumplimiento de la misión institucional y realización de estudios de Cultura Organizacional para inducir cambios planificados y sustentados que respondan a la realidad, oportunidades y necesidades del entorno. D116 Capacitación y actualización Esta división aglutina documentos resultantes de la organización y participación del personal de las dependencias de la Universidad en eventos, tales como: seminarios, simposios, congresos, cursos, cursillos, charlas, talleres y otros. D117 Motivación Esta división incorpora documentos utilizados en la gestión para realizar actividades motivacionales y así lograr una mayor identificación del recurso humano con la Institución. D118 EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN DEL PERSONAL Esta subclase reúne documentos generados en el proceso sistemático, continuo e integrado que mide y valora las actividades y méritos personales del trabajador universitario con el objeto de corregir posibles deficiencias, impulsar el desarrollo y perfeccionamiento de su función. Así como, informes de todas las tareas realizadas (semana, mes, semestre) y que son presentados por los trabajadores a su jefe inmediato superior. D119 EXPEDIENTES DE PERSONAL Esta subclase recoge documentos relacionados con el historial del trabajador durante su carrera laboral en la Institución, también, aquéllos que registran las acciones que se imponen para garantizar la disciplina de los trabajadores universitarios, así como, para sancionar las violaciones a las obligaciones y prohibiciones contempladas en la normativa universitaria (Reglamento de Relaciones Laborales entre la Universidad de San Carlos de Guatemala y su Personal, Reglamento de la Carrera Universitaria, Reglamento de Evaluación y Promoción del Personal Académico de la Universidad de San Carlos de Guatemala). Ejemplo:
Ascensos o promociones Cuando el trabajador pasa a desempeñar un puesto de grado o clase superior, dentro de una misma unidad ejecutora.
Traslados Se aplica a un trabajador dentro de la misma clase de puesto, por cambio de jornada o de horario, dentro de una misma unidad ejecutora.
Permutas Entre empleados de diferentes unidades ejecutoras dentro de la misma clase de puesto. Lo anterior se utiliza solo para trabajadores contratados en renglón 0.11.
Reclamaciones o apelaciones Es lo correspondiente a la inconformidad de los empleados ante ciertos procedimientos administrativos y que son conocidos por los órganos directivos en las unidades académicas o jefes de unidades administrativas y las resoluciones son emitidas por las juntas universitarias del personal de la Universidad, tales como: las solicitudes de apelación de los empleados inconformes en materia de reclutamiento, nombramiento, clasificación y reclasificación de puestos, traslados y suspensiones.
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Despidos Documentos referentes a la destitución de los trabajadores sin causa justificada o que hayan cometido infracciones en las obligaciones y prohibiciones contempladas en normas universitarias (Reglamento de Relaciones Laborales entre la Universidad de San Carlos de Guatemala y su Personal, Reglamento de la Carrera Universitaria, Reglamento de Evaluación y Promoción del Personal Académico de la Universidad de San Carlos de Guatemala y otras).
Renuncias. Cuando el trabajador se retira en forma voluntaria, o por jubilación.
D120 EXPEDIENTES DE PERSONAL POR PLANILLA Esta subclase concentra documentos relacionados con el historial del trabajador durante el periodo de contratación en la Institución. D121 NEGOCIACIONES PARA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS Esta subclase centraliza documentos producto de huelgas, manifestaciones y otros derivados de la inconformidad en los empleados por políticas, normas, procedimientos administrativos y otros de la Institución. También todos los asuntos relacionados con las peticiones del sindicato. D122 EXPEDIENTES DE PRACTICANTES DE NIVEL DIVERSIFICADO Esta subclase concentra documentos relacionados con las prácticas supervisadas de nivel diversificado que realizan los estudiantes en las diferentes oficinas de esta Institución.
F100 GESTIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS Esta clase reúne subclases que reflejan las actividades relacionadas con la administración y fiscalización del Presupuesto General de Ingresos y Egresos y las operaciones contables de la Universidad, tales como: Elaboración y aprobación del presupuesto, Modificaciones al presupuesto, Ejecución del presupuesto, Control de presupuesto, Registro y control de operaciones contables, Auditoría interna y externa. Subdivisiones específicas: E10 Régimen ordinario Esta subdivisión específica agrupa documentos relacionados con el presupuesto financiado con recursos propios de la Universidad para cubrir los planes de funcionamiento, transferencias, inversión, pago de deuda, fondo para la investigación y fondo para el desarrollo. E20
Régimen específico o especial (autofinanciable) Esta subdivisión específica concentra documentos referentes al presupuesto de los programas de las unidades ejecutoras financiados con ingresos específicos, como por ejemplo, escuela de vacaciones, exámenes públicos y privados, exámenes de recuperación, venta de productos, de servicios y otros.
F101 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO Esta subclase aglutina documentos utilizados para la planeación, elaboración en las unidades ejecutoras del anteproyecto de presupuesto (régimen ordinario y especial) y aprobación por parte del Consejo Superior Universitario de la apertura de ingresos y egresos de cada unidad. 28
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Archivo General
F102 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO Esta subclase agrupa documentación de los cambios que se deben realizar en el presupuesto al no estar contenidos todos los gastos en la apertura presupuestal. 1) Reprogramaciones 2) Transferencias 3) Ampliaciones 4) Reducciones. F103 Transferencias presupuestales Esta división reúne documentos utilizados para modificar las asignaciones de las partidas presupuestales a través de traslados de un renglón a otro. F104 Readecuaciones presupuestales En esta división se concentra documentos que contienen los cambios al presupuesto completo. Las readecuaciones fueron practicadas aproximadamente cinco años, siendo el último año 1995. F105 Ampliaciones presupuestales Esta división recoge documentos que se generan como consecuencia de producirse asignaciones de fondos no programadas. Las ampliaciones regularmente se dan por aporte extraordinario del Estado, donaciones y economías de años anteriores constituidas por los traslados de saldos favorables. Asimismo, cuando se superan los ingresos proyectados en apertura o existe nueva fuente de ingreso no programada. También las solicitudes de ampliación de presupuesto ante el Congreso de la República. F106 Reducciones presupuestales Esta división agrupa documentos que tienen por objeto registrar las operaciones financieras relacionadas con recortes presupuestales. F107 Reprogramaciones presupuestales Esta división aglutina documentos elaborados en el procedimiento que se utiliza para modificar la integración programada dentro de un renglón específico de gastos, y que no implique cambio a la asignación presupuestal aprobada para la unidad ejecutora. F108 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO Esta subclase acumula divisiones producto de la ejecución del presupuesto de ingreso y de gasto. F109 Gestión de ingresos Esta división centraliza documentos referentes a las actividades relacionadas con la recepción, arqueo, corte de caja, registro y control de los ingresos de la Universidad percibidos en efectivo o por medio de transferencias bancarias, en el Banco de Guatemala y otros del sistema. Ejemplo: venta de productos, artículos y servicios, venta de activos, ingresos por escuela de vacaciones, ingresos por programas autofinanciables, aportes del Estado y de otras instituciones, donaciones, economías de años anteriores, entre otros. Uno de los tipos documentales es el informe trimestral de ingresos del régimen especial, una copia se envía a la Contraloría General de Cuentas de la Nación. Además aglutina documentos relacionados con la venta y avalúo de activos de la Universidad.
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Archivo General
F110 Gestión de egresos Esta división aglutina los documentos relacionados con erogaciones y sus liquidaciones respectivas en las diferentes unidades de la Institución. Ejemplo: informe de presupuesto (informe de ejecución mensual) que se realicen a través de fondo fijo y caja chica, documento pendiente, órdenes de compra y otros. Además, incluye el pago de honorarios, pago a planilleros, ayudas económicas y becarias, viáticos, gastos conexos y de representación, franquicias, primas de seguros, fianzas, importaciones, licitaciones, compras de bienes muebles e inmuebles, servicios, entre otros. F112 CONTROL DE PRESUPUESTO Esta subclase agrupa divisiones generadas en el manejo de cuentas y control del dinero depositado en cuentas bancarias, conciliaciones bancarias, notas de débito, notas de crédito, estados de cuenta bancarios, control de cuenta corriente, hojas movibles o libro de bancos autorizado por Contraloría General de Cuentas, cheques impresos con nombre de la Universidad y dependencias, entre otros que quedan registradas en los informes (reportes) y controles de tesorería tanto para ingresos como para egresos. También concentra los oficios relacionados al registro de firmas y designación de funcionarios para el manejo de fondos. Ejemplo: carta credencial mediante la cual se designa al Tesorero con la responsabilidad del manejo de cuentas de la USAC. F114 REGISTRO Y CONTROL DE OPERACIONES CONTABLES Esta subclase aglutina documentos contables en donde se registran las operaciones económicas, financieras y patrimoniales de todas las dependencias de la Universidad. F115 AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA Esta subclase reúne divisiones que reflejan las actividades realizadas para la fiscalización y control de las acciones contables y administrativas del presupuesto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, realizados por el Departamento de Auditoría Interna o Contraloría General de Cuentas de la Nación, a efecto de lograr una transparencia en el manejo de los recursos.
G100 GESTIÓN DE BIENES MUEBLES, AGROPECUARIOS Y SUMINISTROS Esta clase centraliza subclases relativas a los bienes con los que se trabaja en la Institución, tales como: Adquisición de bienes, Préstamo de bienes, Uso, mantenimiento, conservación y restauración, Circulación de vehículos, Inventario de bienes muebles, agropecuarios y suministros y Gestión de suministros. Subdivisiones específicas: E10 Bienes muebles Esta subdivisión específica se refiere a todos los bienes no fungibles, cuya vida útil es mayor de un año, están sujetos a depreciación y, por lo tanto, aumentan el Activo de la Institución. Ejemplo: equipo de oficina de toda índole, laboratorios, pizarrones y otros. E20
Bienes agropecuarios Esta subdivisión específica se refiere a los que sirven como apoyo a la docencia e investigación y están constituidos por productos agrícolas o pecuarios. Bienes agrícolas (caña de azúcar, achiote, café, verduras y otros) y bienes pecuarios (crustáceos, peces, ganado porcino, ganado bovino, ganado caprino, ganado equino y otros). Nota: esta subdivisión no aplica a las subclases G106 Mantenimiento, conservación y restauración y G108 Gestión de suministros. 30
Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
G101 ADQUISICIÓN DE BIENES Esta subclase incorpora divisiones generadas de acuerdo a la forma en que las unidades obtienen bienes. Puede ser por medio de fabricación, producción y reproducción, donación y recuperación del bien. G102 Fabricación, producción y reproducción Esta división agrupa documentos que registran la elaboración de bienes muebles, producción de bienes agrícolas y reproducción de bienes pecuarios, tales como: sillas, mesas, bancos, mostradores, caña de azúcar, café, peces, ganado, entre otros. G103 Donación Esta división aglutina documentos que registran el legado de bienes que hacen diferentes entidades o personas individuales a la Universidad de San Carlos de Guatemala. También concentra los documentos relacionados con propiedades muebles que la Universidad recibe a través de mortuales. Así como todos aquellos en donde se especifique donación de publicaciones. G104 Recuperación Esta división acumula documentos resultantes de la recuperación de bienes, que han sido objeto de robo, hurto, daño o pérdida de bienes. G105 PRÉSTAMO DE BIENES Esta subclase acumula documentos producidos por el préstamo y devolución de bienes en un tiempo determinado. Ejemplo: préstamo vehículos, equipo audiovisual, entre otros. G106 USO, MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN Esta subclase incorpora documentos referentes a las acciones para el uso, mantenimiento, conservación, preservación y restauración de los bienes muebles: material bibliográfico, vehículos, material y equipo (de laboratorio, de oficina, informático, audiovisual y especial). Asimismo, el patrimonio documental, cultural, natural e histórico de la Universidad. G109 CIRCULACIÓN DE VEHÍCULOS Esta subclase contiene documentos relacionados con el trámite que se efectúa para solicitar exoneración del pago de impuestos por circulación de vehículos, así como, obtener la tarjeta de circulación, calcomanía y placas de los vehículos propiedad de la Universidad, que se utilizan en las diferentes unidades. G107 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES, AGROPECUARIOS Y SUMINISTROS Esta subclase incorpora documentos sobre el registro de los bienes adquiridos (inscripción en el libro habilitado para el efecto o anotación en tarjetas de responsabilidad) y control de las disminuciones que pueden ocurrir por destrucción, pérdida de los bienes, traslado, desuso, venta, permuta, donación u otro de los bienes muebles y agropecuarios que son propiedad de la Universidad. G108 GESTIÓN DE SUMINISTROS Los suministros se refieren a bienes fungibles, cuyas características son: la corta duración en su vida útil y que no aumentan el Activo de la Universidad. Esta subclase aglutina documentos inherentes a la entrada y salida de materiales y suministros en el almacén del Departamento de Proveeduría, Tesorería o de cada oficina en particular. Ejemplo: reactivos de laboratorio.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
H100 GESTIÓN DE BIENES INMUEBLES Esta clase acumula subclases relativas a los predios, edificios, construcciones y otras obras adheridas al suelo o a los edificios de manera fija y permanente, que se destinan al servicio y funcionamiento de la Universidad o que le pertenezcan. Se divide en las subclases: Adquisición de bienes inmuebles, Construcción, adecuación y reparación, Inventario de bienes inmuebles, Utilización de bienes inmuebles y Disposición de bienes inmuebles. H101 ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES Esta subclase centraliza divisiones generadas por la obtención de bienes inmuebles a través de donación y usufructo y las gestiones que se realizan para la recuperación de los bienes inmuebles. Las compras de terrenos y casas se clasificarán con el código F110. H102 Donación Esta división reúne documentos producto de la donación o cesión de bienes inmuebles concedidos a la Universidad por el Estado, entidades públicas, privadas o personas individuales. También propiedades inmuebles que la Universidad recibe a través de mortuales. H103 Usufructo Esta división aglutina documentos resultantes de la adquisición de un bien que le pertenece al Estado, a un plazo determinado por ambas partes. H124 Recuperación Esta división recoge series que registran todas las gestiones para recobrar un inmueble ya sea por desalojo o por otras acciones. Todo lo relacionado con acciones legales (juicios) se clasificará con el código I100, según sea el caso: penal o civil. H104 CONSTRUCCIÓN, ADECUACIÓN Y REPARACIÓN Esta subclase acumula documentos referentes a los estudios de prefactibilidad, anteproyectos y proyectos para la construcción, ampliación, remodelación, adecuación, reparación y mejoras a bienes inmuebles. H105 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES Esta subclase concentra documentos que contienen el registro o baja de los bienes inmuebles propiedad de la Universidad. H106 UTILIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Esta subclase recoge divisiones utilizadas para documentar el uso que se da a terrenos, fincas, edificios, plazas, parqueos, instalaciones deportivas entre otras. H107 Mantenimiento de bienes inmuebles Ésta aglutina divisiones generadas como consecuencia del mantenimiento preventivo y correctivo para la preservación y buen funcionamiento de los bienes inmuebles que son propiedad de la Universidad. H108 Limpieza Esta división centraliza documentos inherentes a la labor de limpieza que se lleva a cabo en las instalaciones universitarias. H109 Agua Esta división incorpora documentos relativos al suministro de agua potable en todas las instalaciones de la Institución, así como el tratamiento de aguas servidas, la red de drenajes de aguas pluviales y servidas, pozos y tanques cisterna. 32
Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
H110 Electricidad Esta división agrupa documentos producidos por el suministro de energía y la red de distribución en las distintas unidades de la Institución. H111 Gas Esta división reúne documentos que tienen por objeto documentar lo referente a la instalación, conducción y suministro de gas propano en los inmuebles que así lo requieren. H112 Climatización Esta división concentra documentos referentes a los sistemas de climatización de ambientes que se encuentran adheridos a los inmuebles, tales como: aire acondicionado, calefacción, sistemas de ventilación, entre otros. H114 Red telefónica Esta división aglutina documentos utilizados para registrar lo relacionado a la distribución y mantenimiento de la red telefónica en las instalaciones universitarias. H115 Saneamiento Esta división centraliza documentos resultantes de las actividades de saneamiento y fumigación que se realiza en los inmuebles que ocupa la Universidad. H116 Ornato Esta división incorpora documentos que contienen el proceso de jardinización y actividades de ornato en las instalaciones universitarias, tales como: pintura, cercas, placas, bustos, bordillos, entre otros. H117 Basura o residuos Esta división reúne documentos relacionados con la recolección, tratamiento y evacuación de los residuos o la basura que se produce en los inmuebles pertenecientes a la Universidad. H118 Vigilancia Esta división concentra documentos relativos a la vigilancia que se proporciona para el resguardo de bienes muebles e inmuebles. Así como, acumula documentos relacionados con la autorización para sacar bienes de la Institución. H119 Gestión ambiental Esta división recoge documentos producto de la labor de conservación del ambiente en las instalaciones universitarias, tales como: reforestación, protección de la vegetación existente, la concienciación forestal y otros. H120 Utilización de los espacios Esta división aglutina documentos producidos en el uso que se le da a las instalaciones propiedad de la Universidad o entidades ajenas. (Instalaciones deportivas, uso de institutos nacionales utilizados por centros regionales de la USAC y otros). H121 Traslados Esta división incorpora documentos resultantes de los cambios o traslados de instalaciones de las unidades académicas, administrativas o bien de la Universidad en general.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
H122 DISPOSICIÓN DE BIENES INMUEBLES Esta subclase aglutina la división que contiene lo relacionado con la determinación de la posesión de un bien inmueble perteneciente a la Universidad. H123 Usufructo Esta división acumula documentos utilizados cuando la Universidad entrega en calidad de usufructo un bien inmueble a otras entidades.
I100
LEGISLACIÓN Y ASUNTOS JURÍDICOS Esta clase agrupa subclases generadas por las disposiciones legales emanadas por la Universidad de San Carlos de Guatemala, así como su aplicación en los distintos ámbitos de la Institución y de su personal. Incluye, además, el cumplimiento de sus deberes y el goce de sus derechos. Se divide en las subclases: Legislación, estatutos, reglamentos y normas, Procesos estudiantiles y de trabajadores, Procesos judiciales, Denuncias, Instrumentos públicos o notariales e Inscripción en registros públicos.
I101
LEGISLACIÓN, ESTATUTOS, REGLAMENTOS Y NORMAS Esta subclase agrupa documentos relacionados con la elaboración, modificación y aprobación de leyes, estatutos, reglamentos, normas y leyes de observancia General (Iniciativas de Ley) que regulan las funciones de la Universidad.
I102 PROCESOS ESTUDIANTILES Y DE TRABAJADORES Esta subclase recoge documentos que surjan por la imposición de sanciones disciplinarias cuando los estudiantes o trabajadores universitarios infrinjan las normas legales, estatutarias y reglamentarias que correspondan a la Universidad o de los deberes éticos que deberán cumplir. I103
PROCESOS JUDICIALES Esta subclase centraliza divisiones referentes a procesos jurisdiccionales en los que la Universidad sea parte.
I104
Acciones de amparo Esta división incorpora documentos utilizados en las acciones de amparo que se plantean y en donde la Universidad es parte directa o tercera interesada.
I105
Contencioso administrativo Esta división agrupa documentos relacionados con procesos jurisdiccionales contenciosos administrativos en donde la Universidad sea parte.
I106
Laboral Esta división reúne documentos inherentes a procesos jurisdiccionales laborales en donde la Universidad sea parte.
I107
Penal Esta división concentra documentos relativos a procesos jurisdiccionales penales en donde la Universidad sea parte.
I108
Civil Esta división recoge documentos generados por los procesos jurisdiccionales civiles en donde la Universidad sea parte.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
I109
DENUNCIAS Esta subclase aglutina documentos producto de las denuncias que interponen funcionarios, trabajadores y estudiantes de la Universidad, ante diversos órganos de esta Institución y organismos externos. Ejemplo: Oficina de Atención de Denuncias Estudiantiles de la USAC, Procuraduría de Derechos Humanos y otros.
I110
INSTRUMENTOS PÚBLICOS O NOTARIALES Esta subclase aglutina divisiones inherentes a documentos públicos autorizados por un notario, tales como: escrituras públicas, actas notariales y poderes o mandatos.
I111
INSCRIPCIÓN EN REGISTROS PÚBLICOS Esta subclase reúne divisiones generadas para garantizar la seguridad jurídica de la propiedad, posesión o uso de bienes muebles, bienes inmuebles y otros. Así como, el registro de otros actos jurídicos como la emisión de poderes y el registro de derechos de autor.
I112
Registro de propiedades Esta división concentra documentos relacionados con la inscripción, anotación o cancelación de los actos, contratos y negocios jurídicos relativos al dominio y demás derechos reales sobre los bienes inmuebles y muebles identificables, pertenecientes a la Universidad para garantizar su seguridad y certeza de propiedad.
I113
Registro de propiedad intelectual Esta división recoge documentos inherentes a la inscripción de los derechos de autor de obras literarias y artísticas, así como, de los artistas intérpretes o ejecutantes, de los productores de fonogramas y de los organismos de radiodifusión con el objeto de garantizar su protección jurídica. Además, se incluye la inscripción de los derechos de autor de inventos.
I114
Registro de poderes Esta división aglutina los documentos que constituyen los testimonios de escrituras públicas en donde se ha conferido un poder o mandato para representar a la Universidad y están debidamente registrados. También reúne series que registran todas las acciones legales de obligar a personas individuales o entidades a desalojar un inmueble que es propiedad de la Universidad.
J100
GESTIÓN DE RECURSOS ACADÉMICOS Esta clase acumula subclases referentes a la administración de los asuntos que generan los estudiantes preuniversitarios, universitarios, graduados o incorporados de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Se divide en las subclases: Admisión, Registro, Asesoría estudiantil, Expedientes de estudiantes, Gestión de tesis, Graduados, Ayudas a estudiantes, Intercambio de estudiantes, Permanencia de estudiantes, Evaluación de titulaciones y Movimientos estudiantiles. Subdivisiones específicas: E10 Nivel intermedio Esta subdivisión específica centraliza documentos relacionados con los estudiantes de carreras técnicas. E20
Grado académico Esta subdivisión específica incorpora documentos basados en las acciones de los estudiantes de licenciaturas.
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Archivo General
E30
Postgrado Esta subdivisión específica agrupa documentos que registran las actividades de los profesionales matriculados en cursos de especialización, maestrías, doctorados y otros.
E40
Estudios generales Esta subdivisión específica acumula documentos relacionados con estudiantes del Departamento de Estudios Básicos y Escuela de Estudios Generales que funcionaron en la Universidad entre 1965 y 1968.
J101
ADMISIÓN Esta subclase reúne divisiones resultantes de procedimientos a seguir por los aspirantes a realizar estudios de nivel intermedio, grado académico, postgrado y otros, en la Universidad.
J102
Orientación vocacional Esta división concentra documentos que contienen el proceso de medición de habilidad general y predicción del rendimiento y éxito académico de las personas que aspiran a estudiar en la Universidad. Así como, proporcionar asesoría al estudiante de pre ingreso.
J103
Pruebas de conocimientos básicos Esta división recoge documentos respecto a las pruebas que miden el nivel de conocimientos en las áreas básicas de Matemática, Física, Química, Biología y Lenguaje, conformadas con base en las guías temáticas, las que a su vez son extraídas de los programas de nivel medio (hojas de respuesta, listas de asistencia, temarios y otros).
J104
Pruebas específicas Esta división aglutina documentos generados por las pruebas específicas orientadas a las carreras, las cuales realizan en algunas unidades académicas los aspirantes a estudiar en la Universidad.
J105
Cursos de nivelación Esta división acumula documentos relacionados con los cursos de nivelación para aquellas personas que aspiran a estudiar en la Universidad y que obtuvieron resultado insatisfactorio en las pruebas de conocimientos básicos, requisito de inscripción.
J106
Curso académico preparatorio Esta división centraliza documentos inherentes al programa académico preparatorio en que participan los candidatos a realizar estudios en la Universidad y que obtienen resultado insatisfactorio en los cursos de nivelación.
J107
Cursos propedéuticos Esta división concentra documentos relativos a cursos que las unidades académicas imparten cuando lo consideran necesario en apoyo a los aspirantes a realizar estudios en la Universidad.
J108
Resultados de pruebas de aspirantes Esta división recoge documentos que registran los resultados en las pruebas de conocimientos básicos y cursos de nivelación que sustenten los aspirantes a estudiar en la Universidad.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
J109
REGISTRO Esta subclase incorpora divisiones relativas a la inscripción, asignaciones, equivalencias, carné universitario, traslados de inscripción, carreras simultáneas, cambio de plan, disciplina estudiantil, cancelación de inscripción y otras.
J110
Inscripción Esta división agrupa documentos producidos en el proceso de inscripción en carreras, información sobre jornadas, fechas, horas y requisitos de ingreso a la Universidad.
J111
Equivalencias Esta división recoge documentos producto del trámite para la autorización de cursos que por su contenido son equivalentes a los que conforman los pensa de la Universidad de San Carlos de Guatemala, los cuales fueron aprobados por los estudiantes en una unidad académica de esta entidad o en otra universidad.
J112
Carné universitario Esta división aglutina documentos utilizados en la gestión de elaboración, revalidación y reposición de carnés, asimismo, los cambios que puedan darse en la estructura del mismo.
J113
Títulos propios de nuevos estudios Esta división reúne documentos relacionados con la gestión de los títulos que otorga la Universidad como resultado de la autorización de nuevos estudios.
J114
Registro de diplomas o constancias de postgrado Esta división concentra documentos generados por el registro de constancias que acredite los estudios de postgrado con duración menor a un año, aunque estos no conduzcan a la obtención de grado académico o título. Nota: los diplomas o constancias de postgrado sólo llevan sello y firma de las autoridades del Departamento de Registro y Estadística.
J115
ASESORÍA ESTUDIANTIL Esta subclase reúne documentos producidos durante la asesoría al estudiante en materia de asistencia técnica psicopedagógica, para mejorar su proceso de adaptación, elevar el nivel académico de sus estudios y disminuir los índices de repitencia, deserción y/o cambio de carrera, asimismo, investigar las habilidades de estudiantes para que las unidades académicas utilicen los resultados en el proceso de enseñanza aprendizaje.
J116
EXPEDIENTES DE ESTUDIANTES Esta subclase recoge documentos relativos a las diversas acciones de los estudiantes durante su relación con la Universidad de San Carlos de Guatemala, tales como:
Asignación y desasignación de cursos Se refiere al proceso de asignación de cursos que el estudiante llevará durante un ciclo académico, así como, la desasignación de los cursos, según el tipo de pensum vigente.
Traslados de inscripción Se refiere al traspaso que los estudiantes solicitan para la inscripción en otra unidad académica.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
Carreras simultáneas Proceso que realizan los estudiantes para cursar dos carreras al mismo tiempo.
Cambio de plan Es el proceso de cambio de plan diario, sabatino o dominical.
Cancelación de inscripción Es el trámite que efectúa el estudiante al retirarse de la Universidad, antes de concluir el período para el que fue inscrito.
Expedición de títulos, diplomas o constancias Proceso de expedición de títulos a nivel de pregrado, grado y postgrado. Asimismo, diplomas o constancias de postgrado que se emiten por cursos de especialización o actualización.
Reposición de títulos, diplomas o constancias Trámite que efectúan los estudiantes para reponer un título a nivel de pregrado, grado y postgrado. También, diplomas o constancias de postgrado por cursos de especialización o actualización.
Convalidación de cursos Trámite que realizan los estudiantes cuando inician nueva carrera con cursos similares en una misma unidad académica y otras que se generen por las características de cada carrera.
J117
GESTIÓN DE TESIS Esta subclase reúne documentos inherentes al proceso de elaboración de tesis, que incluye el plan, protocolo u otro.
J118
GRADUADOS Esta subclase aglutina documentos producidos por los estudiantes que han culminado sus estudios. Ejemplo: expedientes de graduados, registros o listas de graduados, beneficios para profesionales egresados de la Universidad y otros. También concentra los relacionados con las sanciones a profesionales por faltas a la ética profesional, así como los documentos relacionados con suspensión y rehabilitación del ejercicio de la profesión.
J119
AYUDAS A ESTUDIANTES Esta subclase concentra divisiones que hacen referencia a la convocatoria de becas, al proceso de otorgamiento de ayudas becarias y becas a los estudiantes. Nota: en esta subclase no aparecerá lo correspondiente a liquidaciones de ayudas que proporcionan a estudiantes, en virtud que estas son efectuadas en las tesorerías o quienes hagan sus veces y quedan entre la liquidación del gasto.
J120
Ayudas becarias Esta división recoge documentos referentes al apoyo económico que se proporciona a las personas que realizan estudios de postgrado, dentro de la Institución o en el extranjero, el ejercicio profesional supervisado, investigación de tesis y otros.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo J121
Archivo General
Becas Esta división contiene documentos relacionados con las becas que se otorgan a estudiantes universitarios, entre las cuales están:
Becas préstamo Se refieren a la ayuda económica que reciben los estudiantes con el compromiso de reintegrarlo una vez estén graduados.
Becas – bolsas de estudio Relativas a la asignación mensual en dinero y exoneración de los derechos de matrícula, con excepción del primer pago.
Becas de Residencia Universitaria Es el proceso de asignación de hospedaje y alimentación en la Residencia Universitaria, durante los meses que comprende el ciclo académico universitario.
Becas de comensales en la Residencia Universitaria Es la gestión que se realiza para el otorgamiento de alimentación a los estudiantes en la Residencia Universitaria, durante el ciclo académico.
Becas especiales Son las exoneraciones y prestaciones que en cada caso se establezcan. Incluye becas por méritos deportivos y becas para integrantes del Coro Universitario.
Exoneración de derechos de matrícula y tasas universitarias Se refiere a la exoneración total o parcial de los derechos de matrícula, derechos de admisión y otras tasas universitarias establecidas o que se establezcan.
Becas de investigación Se refiere a la ayuda económica temporal a estudiantes de la Universidad para realizar proyectos de investigación con el fin de fortalecer el desarrollo de la investigación científica en la Institución.
J122
Bolsa de trabajo Esta división concentra documentos acerca del proceso que se sigue cuando las empresas solicitan estudiantes universitarios para emplearlos o cuando la Universidad proporciona al estudiante de escasos recursos empleos adaptados a su capacidad.
J123
Gestión de Vivienda Esta división incorpora documentos producto de las gestiones realizadas por los estudiantes de escasos recursos para adquirir vivienda.
J124
INTERCAMBIO DE ESTUDIANTES Esta subclase centraliza documentos relacionados con el intercambio de estudiantes de la Universidad con universidades extranjeras.
J125
PERMANENCIA DE ESTUDIANTES Esta subclase agrupa documentos generados por el proceso de permanencia de los estudiantes en la Universidad, asimismo, datos de repitencia, deserción y/o cambio de carrera.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
J126
EVALUACIÓN DE TITULACIONES Esta subclase concentra divisiones inherentes a la calificación de instituciones de estudios superiores del extranjero y de los títulos expedidos por las mismas, asimismo, el trámite de incorporaciones, ejercicio de profesiones, reconocimiento de postgrados y reconocimiento de especialidades.
J127
Incorporaciones Esta división recoge documentos relacionados con el proceso por el cual profesionales egresados de universidades o instituciones de enseñanza superior del extranjero, requieren su incorporación a esta Universidad.
J128
Ejercicio de profesiones Esta división aglutina documentos referentes al trámite de licencia o autorización que efectúan los centroamericanos por nacimiento o por naturalización, graduados o incorporados en las universidades nacionales centroamericanas (El Salvador, Honduras y Costa Rica) de acuerdo con el convenio sobre el ejercicio de profesiones y reconocimiento de estudios universitarios.
J129
Reconocimiento de postgrados Esta división acumula documentos que tienen por objeto documentar el proceso de reconocimiento de diploma de postgrado (estudios de maestría, doctorado o post doctorado) que profesionales o incorporados a la Universidad de San Carlos de Guatemala han efectuado en el extranjero.
J130
Reconocimiento de especialidades Esta división centraliza documentos producidos en el proceso de reconocimiento de especialidades que han realizado, en el país o en el extranjero, profesionales egresados o incorporados a la Universidad de San Carlos de Guatemala. Para los médicos y cirujanos, que efectuaron su especialidad en hospitales nacionales antes de 1989, era obligatorio tramitar el reconocimiento de especialidad clínica.
J131
MOVIMIENTOS ESTUDIANTILES Esta subclase centraliza documentos producto de la inconformidad de los estudiantes por políticas, normas, procedimientos y otras situaciones.
K100 ORGANIZACIÓN DE LA DOCENCIA Esta clase incorpora subclases producto de la organización del sistema educativo y el proceso enseñanza aprendizaje de la Universidad. Se divide en las subclases: Currículo, Evaluación académica y Evaluación y acreditación de la educación superior. Subdivisiones específicas: E10 Nivel intermedio Esta subdivisión específica agrupa documentos resultantes de las carreras técnicas. E20
Grado académico Esta subdivisión específica reúne documentos relativos a las carreras de licenciatura.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
E30
Postgrado Esta subdivisión específica concentra documentos utilizados para reflejar los cursos de especialización, maestrías, doctorados y otros.
E40
Estudios generales Esta subdivisión específica acumula documentos relacionados con cursos del Departamento de Estudios Básicos y Escuela de Estudios Generales que funcionaron en la Universidad entre 1965 y 1968.
K101 CURRÍCULO Esta subclase recoge divisiones que contienen los planes y programas de estudio, metodología docente, medios educativos y evaluación. K102 Programación académica Esta aglutina divisiones relacionadas con el currículo de las unidades académicas, la oferta académica, autorización y homologación de nuevos estudios, planes de estudios, calendario académico y calendario de exámenes. K103 Autorización de nuevos estudios Esta división acumula documentos inherentes a la gestión realizada desde la solicitud hasta la autorización de creación de estudios nuevos (carreras, cursos de postgrado y otros). K104 Supresión de estudios Esta división agrupa documentos referentes al trámite para la cancelación de carreras de pregrado, programas de estudios de postgrado, tales como: licenciaturas, doctorados, maestrías, especialidades, cursos de especialización, de actualización y otros. K105 Complementos a carreras Esta división concentra documentos producto de la gestión de autorizar la continuación del pensum de estudios de una carrera que se da incompletos en las unidades académicas. K106 Oferta académica Esta división centraliza documentos relativos al ofrecimiento de carreras que son impartidas en la Universidad y que regularmente aparecen publicadas en el catálogo de estudios o en otras publicaciones. También incluye los documentos relacionados a la oferta de Cursos de Verano de la USAC. Excepto los que se relacionan con la Escuela de Verano, los cuales irán en su código respectivo, es decir, se clasificarán según función y actividad. K107 Planes y pensa de estudio Esta división incorpora documentos que reflejan el conjunto de insumos de formación y conocimiento en los que interactúan estudiantes y docentes. Asimismo, las asignaturas sistematizadas de determinada área de conocimiento que el estudiante debe cursar y aprobar en el transcurso de su carrera, atendiendo a un orden y tiempo determinado (año, semestre, trimestre o bimestre) y la cantidad de créditos académicos, de acuerdo con los cambios curriculares.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
K108 Programas de asignaturas Esta división reúne documentos referentes a la presentación de contenidos generales de los cursos que se imparten en las unidades académicas. Así como, los programas de los Cursos de Verano que la USAC ofrezca, los documentos en que se soliciten o proporcionen datos de bibliografía o citas bibliográficas que se utilizan como material de apoyo en los cursos. K109 Homologación / convalidación de estudios Esta división recoge documentos producidos cuando se hace convalidación entre planes de estudio, a medida que se van adoptando los cambios curriculares, o cuando inician nueva carrera con cursos similares en una misma unidad académica. K110 Complementos formativos Esta división aglutina documentos que se constituyen durante las gestiones que se efectúan para la realización de talleres, seminarios, charlas, conferencias y otros que sirven como complemento a la formación académica del estudiante. K111 Calendario académico Esta división acumula documentos resultantes del repertorio de actividades académicas que se llevan a cabo en las unidades. K112 Calendario de exámenes Esta división centraliza documentos que contienen las fechas en que se realizan los exámenes durante el semestre o año académico. K113 Prácticas de estudiantes Esta división incorpora documentos utilizados para registrar las prácticas que realizan los estudiantes durante su carrera y al final de la misma, en la comunidad. Ejemplo: prácticas de campo, prácticas profesionales, EPS, PPS y otras. K114 Cambios curriculares Ésta concentra divisiones relativas a la reforma, reestructura, readecuación y revisión curricular, practicada en las unidades académicas, con el fin de formar profesionales capaces de incorporarse en el contexto de la realidad nacional guatemalteca y centroamericana. K115 Reforma curricular/educativa Esta división recoge documentos generados en la modificación profunda y global de la Universidad para convertirla en un agente del cambio social, a partir de su perspectiva científica, educacional y cultural. K116 Reestructura o rediseño curricular Esta división aglutina documentos producto de los cambios a los planes de estudio de las unidades académicas. K117 Readecuación curricular Esta división acumula documentos producidos en el ajuste de los pensa de carreras, por fase, área o departamento de una unidad académica. K118 Revisión curricular Esta división centraliza documentos que tienen por objeto el examen de los programas de asignaturas.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
K119 Recursos auxiliares de docencia Esta división incorpora documentos referentes a los controles del desempeño de los estudiantes y los medios de ayuda en la labor docente. K120 Jornadas y horarios (carga académica de docentes) Esta división agrupa documentos que contienen la distribución de lugar, horario, jornada de las actividades docentes y carga académica de docentes, ya sea fija o por emergencia. K121 Asistencia de estudiantes Esta división reúne documentos relacionados con la asistencia de los estudiantes a clases, exámenes, prácticas y otras actividades, entre ellas: listas de asistencia, justificaciones de inasistencia, asistencia de estudiantes de universidades privadas para cursar una asignatura específica en la Universidad y entre unidades académicas de ésta y otros. K122 EVALUACIÓN ACADÉMICA Esta subclase centraliza divisiones referentes a la evaluación del estudiante y el establecimiento de la adquisición de aspectos formativos, cognoscitivos y psicomotores, considerados necesarios para que a través de una promoción progresiva y escalonada se pueda valorar su capacidad para desempeñarse como universitario y como profesional. K123 Fichas de estudiantes Esta división concentra documentos que registran el control individual o grupal que utiliza el docente para diversos fines, durante el ciclo académico. K124 Calificaciones Esta división incorpora documentos producto de las calificaciones obtenidas por los estudiantes en las diferentes evaluaciones. K125 Revisión de calificaciones Esta división agrupa documentos utilizados durante el proceso de reclamo que hacen los estudiantes cuando están inconformes con su calificación (revisión de examen, rectificación, acta de corrección). K126 Controles auxiliares de calificaciones Esta división reúne documentos referentes al control académico del estudiante. K127 EVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR Esta subclase concentra los documentos que se generan en pro del mejoramiento de la calidad de programas o carreras e instituciones y de la equidad en la educación superior con otros países. Está comprendida por: Autoevaluación Se refiere al examen crítico de los propósitos, capacidad de logro del mejoramiento de la calidad de educación, financiamiento costos e impactos de los ámbitos de influencia de los programas y el quehacer de la Institución.
Evaluación externa Contiene la valoración que hace un equipo de académicos, llamados pares externos, responsables de la evaluación de la calidad de una carrera o institución, a partir del proceso de autoevaluación que ésta ha realizado previamente. La evaluación externa tiene las etapas de organización y ejecución de la visita de los pares externos, elaboración y presentación del informe de estos académicos. 43
Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
Acreditación Consiste en el mejoramiento de la calidad de las instituciones y carreras que se imparten en las diferentes universidades, por lo que se otorga una certificación de la calidad fundamentada en un proceso previo de autoevaluación planificado y ejecutado por los mismos actores de los programas en la evaluación externa que realizan académicos ajenos a la Institución. Asimismo, la acreditación de Departamentos.
L100 ORGANIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Esta clase centraliza subclases producidas al dirigir, integrar, coordinar e impulsar la investigación en la Universidad con tendencia a generar conocimiento para fundamentar y retroalimentar el proceso de enseñanza-aprendizaje y la integración de la docencia, investigación y servicio a la comunidad, estudiando los problemas nacionales para ofrecer soluciones viables. Se divide en las subclases: Convocatorias para investigación, Proceso de investigación y Apoyo a la investigación. L101 CONVOCATORIAS PARA INVESTIGACIÓN Esta subclase centraliza documentos producto de las invitaciones que se realizan para presentar proyectos de investigación. L102 PROCESO DE INVESTIGACIÓN Esta subclase aglutina documentos que tienen por objeto reflejar las fases de la investigación. L103 APOYO A LA INVESTIGACIÓN Esta subclase incorpora divisiones producidas por las acciones orientadas a fortalecer la investigación a través de asesoría, intercambio y financiamiento. L104 Apoyo técnico Esta división agrupa documentos que constituyen el apoyo técnico que puede traducirse en asesoría e intercambio de experiencias entre otras. L105 Gestión del apoyo económico Esta división reúne documentos resultantes de las asignaciones financieras que son obtenidas para la investigación científica, por medio de gestiones ante organismos de cooperación nacional e internacional. Nota: en esta división no aparecerá lo correspondiente a liquidaciones de ayudas que proporcionan a investigadores, en virtud que estas son efectuadas en las tesorerías o quienes hagan sus veces y quedan entre la liquidación del gasto.
M100 GESTIÓN DE SERVICIOS Y EXTENSIÓN UNIVERSITARIA Esta clase concentra subclases que contienen la integración de actividades universitarias fundamentales: investigación, docencia y servicio en interacción con la sociedad, para cooperar en la transformación institucional y la del medio social. Se divide en las subclases: Integración académico social y Desarrollo cultural. M101 INTEGRACIÓN ACADÉMICO SOCIAL Esta subclase recoge divisiones utilizadas en la solución de la problemática nacional con la participación de equipos multidisciplinarios en apoyo a los distintos actores de la sociedad guatemalteca. 44
Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
M102 Servicios del área de salud Esta división aglutina documentos generados en la atención de la sociedad que demanda servicios de salud, tales como:
Laboratorio Se relaciona con la atención a la comunidad que requiere algún análisis de laboratorio (químico-biológico, farmacéutico, químico, de alimentos, biológico y otros del área de salud).
Atención médica Relativo a los servicios médicos que recibe la población.
Atención odontológica Se relaciona con la atención odontológica que se brinda a la sociedad.
Atención psicológica Se refiere a la ayuda psicológica que se proporciona a la comunidad.
M103 Servicios del área científica tecnológica Esta división aglutina documentos generados en la atención de la sociedad que demanda servicios científicos y tecnológicos orientados a la generación de conocimiento, al desarrollo, transferencia, aplicación y comercialización de tecnología. M104 Servicios del área social humanística Esta división aglutina documentos generados en la atención de la sociedad que demanda servicios del área social humanística. M105 Cuidado infantil Esta división aglutina documentos referentes al cuidado y enseñanza para infantes y preescolares que son hijos de los trabajadores y estudiantes de la Universidad. M106 Acciones sociales y solidarias Esta división reúne documentos que tienen por objeto registrar las acciones que son ejecutadas ante la problemática económica, política y social de la población en general, producto de eventos previstos o no. Ejemplo: construcción de áreas deportivas, apoyo por desastres naturales, manifestaciones universitarias o en alianza a diversos sectores y otros. También, se consideran acciones solidarias todas aquellas que las autoridades realizan en los casos de secuestro, capturas, asesinatos, recurso de exhibición personal, recurso de amparo, es decir, todo lo relacionado al conflicto interno armado. M107 Enseñanza de idiomas Esta división concentra documentos referentes a la gestión de la enseñanza de diversos idiomas que se ofrecen en la Universidad. M108 Eventos científicos y académicos extrauniversitarios Esta división recoge documentos producto de la gestión de eventos relacionados con ferias, olimpiadas, cursos, seminarios, intercambio internacional entre catedráticos, y otros en el ámbito político, económico, científico, social y/o cultural.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
M109 Formación extracurricular y no formal Esta división aglutina documentos utilizados en la organización de cursos libres y de capacitación que imparte la Universidad y que no están relacionados con los currículos de la misma. Ejemplo: capacitación en planeación estratégica, liderazgo, voluntariado, desastres, administración municipal y otros. M110 DESARROLLO CULTURAL Esta subclase acumula divisiones que se constituyen en apoyo a conservar, formar, estimular y divulgar la cultura en sus diversas manifestaciones (arte, deporte y otros). M111 Promoción y realización de actividades culturales Esta división centraliza documentos resultantes de la gestión que se realiza para la ejecución de actividades culturales, tales como: artes plásticas (cerámica, pintura, murales, escultura) canto, danza, literatura, música, oratoria, poesía, exposiciones fotográficas, cinematográfica, teatro, veladas, iconografía, documentos históricos de archivo, libros, manuscritos y otras. M112 Formación y capacitación cultural Esta división incorpora documentos que contienen la gestión de capacitación en actividades culturales. M113 Deporte formativo Ésta reúne divisiones relacionadas con la práctica de diversos deportes (autos eléctricos, atletismo, baloncesto, esgrima, fútbol, natación, polo acuático y otros) al nivel de formación, competición, cultura física y recreación. M114 Educación física Esta división concentra documentos generados en la formación de los estudiantes en cuanto a la práctica de ejercicios importantes para el desarrollo del cuerpo humano. M115 Deporte interfacultativo Esta división recoge documentos relativos a la práctica de deporte entre las unidades académicas de la Universidad. M116 Deporte competitivo institucional Esta división aglutina documentos producidos en la gestión del deporte que se practica representando a la Universidad ante federaciones establecidas. Fútbol, Atletismo (salto de garrocha, bala, martillo, maratón, caminata), Béisbol, Voleibol, Baloncesto, Karate, Esgrima, Sóftbol, Triatlón, Halterofilia (levantamiento de peso), Papifútbol, Natación, Ajedrez, Tenis de campo, Taekwondo, Polo acuático, Judo, Tenis de mesa y otros. M117 Cultura física y de recreación Esta división acumula documentos producto de la organización o participación en eventos en los cuales la comunidad universitaria hace ejercicio para mantenerse bien de salud. Ejemplo: aeróbicos, carreras: Contra el tabaco, Autonomía, Centro histórico, No a las Drogas y otras. También, actividades de recreación (basadas en juegos). M118 Proyección deportiva en la comunidad Esta división centraliza documentos referentes al proceso de preparación de estudiantes universitarios para que sean deportistas de alto nivel, representantes de esta Institución involucrados en el deporte competitivo. 46
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Archivo General
DEFINICIONES DE LAS SUBDIVISIONES UNIFORMES U01
Informes Esta subdivisión uniforme concentra documentos que constituyen un resumen de las actividades realizadas durante la ejecución de un trabajo.
U02
Estadísticas Esta subdivisión uniforme agrupa documentos relativos a información cuantitativa concerniente a hechos de un mismo tipo.
U03
Encuestas Esta subdivisión uniforme reúne documentos producto de la consulta tipificada de personas elegidas a través de un muestreo y realizada con ayuda de un cuestionario.
U04
Censos Esta subdivisión uniforme centraliza documentos inherentes al registro impreso con información numérica sobre la población universitaria, demografía, vivienda, usuarios de un servicio o actividades económicas de una población.
U05
Asesorías Esta subdivisión uniforme recoge documentos que se refieren a la orientación que se proporciona sobre un asunto específico.
U06
Perfiles y proyectos Esta subdivisión uniforme aglutina documentos que contienen los estudios previos a la elaboración de un trabajo.
U07
Actas Esta subdivisión uniforme acumula el tipo documental actas. Ejemplo: actas administrativas y otras que no estén contempladas en la A103.
U08
Opiniones Esta subdivisión uniforme aglutina documentos que constituyen el juicio o parecer emitido por un profesional con respecto a un tema específico.
U09
Dictámenes Esta subdivisión uniforme acumula documentos que se dan como respuesta técnica a la consulta planteada acerca de un problema y contiene una sugerencia sobre la forma como se debe resolver un caso.
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Archivo General
Fuentes consultadas Clase A100 ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN 1. Catalogo de Estudios USAC 1,996. 2. Catalogo de Estudios USAC 2,000. 3. Reglamento Eleccionario 1,999 Anexo 2 Acta 21-99. 4. Recopilación de reglamentos de las Unidades Académicas. 5. Recopilación de leyes y reglamentos universitarios. 6. Políticas Generales de la USAC. 7. Plan General de Desarrollo Universitario USAC – 2000. 8. Organigramas Organización y Métodos 1,981. 9. Manual de Organización, Dirección General de Docencia. 10. Boletín Informativo No. 2 División de Organización y Métodos 1,989. 11. Material bibliográfico de apoyo para el curso de Administración II Volumen 2, Escuela de Administración de Empresas, Facultad de Ciencias Económicas. 12. Memoria de Labores 2,000. 13. Memorias de Rectoría. 14. Actas del Consejo Superior Universitario. 15. Estatutos de la Universidad de San Carlos de Guatemala. (artículo 17 y 24). Comunicación Telefónica 1. Sra. Norma de Calderón, Decanatura. Facultad de Agronomía. 2. Lic. Mario Valiente, Unidad de Sueldos y Nóminas. División de Administración de Personal. Entrevista 1. Lic. Giovanni Salguero. Dirección de Asuntos Jurídicos. 2. Lic. Manuel Aldana. Coordinadora General de Cooperación.
Clase B100 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES 1. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1967-68. 20 de julio, 1967. 2. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1972. Junio de 1972. 3. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1974-75. Noviembre de 1974. 4. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1976. Noviembre de 1976. 5. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1979. 25 de octubre de 1979. 6. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1980. 26 de noviembre de 1981. 7. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1983. 18 de marzo de 1983. 8. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1984-85. 9. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1986-90. 10. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1993. Noviembre de 1993. 11. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1996. Noviembre de 1996. 12. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 2000. Noviembre de 2,000. 13. Labores Realizadas. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1958-1962. 28 de febrero de 1962. 14. Memoria de la Marcha de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1966-69. 48
Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39.
Memoria. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1970-74. Memoria. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1974-78. Memoria Anual. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1979. Memoria Anual. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1980. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1981. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1982. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1983. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1984. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1985. Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1986. Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1987. Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1988. Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1989. Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1990. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1991. Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1992. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1993. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1994. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1995. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1996. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1997. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1998. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1999. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 2000. Borras, Joaquim. Cuadro de Clasificación del Archivo Administrativo de la Universidad Pompeu Fabra. Barcelona, España. Versión 1/98. 40. Llansó Sanjuán, Joaquim. Cuadro de Clasificación de la Documentación Administrativa de la Universidad Pública de Navarra, España. Versión 2- junio 2,001. Correo electrónico 1. Joaquim Llansó Sanjuán. Encargado del Archivo Administrativo de la Universidad Pública de Navarra, España, con fecha lunes 18 de marzo, 2,002. Entrevistas 1. Licenciada Nélida Castellanos, Jefe de Servicios Especiales de la Biblioteca Central. Jueves 21 de febrero de 2,002. 2. Rolando Samayoa Letona, Profesional en Sistemas de Computación, Departamento de Procesamiento de Datos. Martes 6 de marzo de 2002. 3. Lic. Roberto Cifuentes, Asesor del Consejo Editorial de la Editorial Universitaria. Lunes 27 de Octubre de 2003.
Clase C100 REPRESENTACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS 1. Periódico Universidad No. 47, págs. 6 y 7, 31 de octubre de 1996. 2. Estatutos de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 3. Temas especiales, caja 8. 4. Becas y Premios Universitarios (Reglamentación) 1957. 5. Normativo para recibir Anillo Universitario, Acta 25-97, Punto Vigésimo Segundo. 6. Acta del CSU 13-97 Punto Tercero, inciso 3.13. 7. Acta del CSU 18-79 Punto Quinto, inciso 5.3.6. 8. Reglamento de gastos de representación, viáticos y gastos conexos, gastos por atención y protocolo, de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Acta 23-2001, punto tercero, inciso 3.5.
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Cuadro de clasificación de documentos de archivo 9.
Archivo General
Estatutos de la USAC, Título IV, Capítulo V, Artículo 37 que aparece en la publicación Leyes, Estatutos y Reglamentos de la USAC, del 1º de diciembre de 1961. (Profesor Honorario).
Clase D100 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1. Plan General de Desarrollo Universitario USAC - 2,000. Editorial Universitaria, febrero de 1993. 2. Políticas Generales. Universidad de San Carlos de Guatemala. Editorial Universitaria, noviembre de 1991. 3. Políticas Salariales. Editorial Universitaria. Guatemala, 1991. 4. Estatutos de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Dirección General de Extensión Universitaria. Editorial Universitaria, septiembre de 1995. 5. Reglamento del Plan de Prestaciones del Personal de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 6. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1972. Junio de 1972. 7. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1984-85. 8. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 2,000. Noviembre de 2,000. 9. Borras, Joaquim. Cuadro de Clasificación del Archivo Administrativo de la Universidad Pompeu Fabra. Barcelona, España. Versión 1/98. 10. Llansó Sanjuán, Joaquim. Cuadro de Clasificación de la Documentación Administrativa de la Universidad Pública de Navarra, España. Versión 2- junio 2,001. Entrevista 1. Licda. Ana Lizet De León de Osorio, Profesional de Recursos Humanos de la Unidad de Clasificación de Puestos y Salarios. División de Administración de Personal. Universidad de San Carlos de Guatemala. Viernes 23 de noviembre de 2001. 2. Srita. Norma Astorga, Profesional de Recursos Humanos de la Unidad de Sueldos y Nombramientos. División de Administración de Personal. Universidad de San Carlos de Guatemala. Viernes 7 de junio de 2,002. Conversación telefónica 1. Lic. Mario Valiente, Profesional de Recursos Humanos de la Unidad de Rentas Consignadas. División de Administración de Personal. Universidad de San Carlos de Guatemala. Jueves 22 de noviembre de 2001. 2. Lic. Juan Ismael Osorio. Coordinador de Recursos Humanos de la Unidad de Sueldos y Nombramientos. División de Administración de Personal. Universidad de San Carlos de Guatemala. Viernes 23 de noviembre de 2001.
Clase F100 GESTIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS 1. Normas que regulan la elaboración y ejecución del presupuesto de la Universidad de San Carlos de Guatemala 1991 y 1996. 2. Normas para el cierre de operaciones del ejercicio de la Universidad 1994 y 2000. 3. Instrucciones complementarias y procedimientos para modificar y ejecutar el presupuesto de ingresos y egresos de la Universidad de San Carlos de Guatemala 1995 y 1997. 4. Documento Taller sobre manejo de presupuesto en la Universidad de San Carlos de Guatemala –USAC- , Departamento de Presupuesto. 5. Seminario sobre Administración Universitaria, Tema Registros contables. 6. Clasificación presupuestaria por Unidad Ejecutora y sus subprogramas en el Plan de Funcionamiento y Autofinanciable. 7. Procedimiento control de gasolina 1980 del Departamento de Mantenimiento. 8. Sistema Integrado de Compras 1993, 1994 y 1998. 50
Cuadro de clasificación de documentos de archivo 9. 10. 11. 12.
13.
14. 15. 16. 17. 18. 19.
Archivo General
Procedimiento de licitación, Oficio 126-2002. Sistema General de Ingresos. Procedimiento: recepción, registro y control de ingresos. Sistema de egresos. 12.1 Franquicia gubernativa 1997. 12.2 Procedimiento de fiscalización de egresos. Sistema Integrado de Salarios. 13.1 Procedimiento apertura de servicios personales. 13.2 Procedimiento para nominación de personal administrativo. 13.3 Procedimiento para nominación de personal docente. 13.4 Procedimiento para liquidación de nómina. 13.5 Procedimiento para impresión de nómina y cheques. 13.6 Procedimiento para anulación y reposición de cheques por medio de tesorería. 13.7 Procedimiento de primer ingreso. 13.8 Procedimiento de pago de meses anteriores. 13.9 Procedimiento de variaciones a la nómina. 13.10 Procedimiento de impresión de nómina. 13.11 Procedimiento de pagos en complemento. 13.12 Procedimiento de anulación y reposición de cheques. Manual de consultas para la clasificación de gastos 1997 y 1998. Manual de normas y procedimientos del Sistema de Compras 1994. Manual de normas y procedimientos para Franquicia de vehículos. Manual de Solicitud, cálculo y pago de indemnización 1997 y 2001. Instructivo de requerimientos para nombramiento o contrato SIS-01 “A”. Acuerdo 841-97 para modificar el procedimiento de liquidación de nómina.
Acuerdos de Rectoría 1. No. 22611-92 del 18/08/92, Legalización de los excesos de horario referente a ciclos académicos ya prescritos. 2. No. 867-95 del 01/06/95, Procedimiento para la contratación de servicios técnicos y profesionales. 3. No. 563-2000, Nombramiento de la Comisión evaluadora y dictaminadora para la adquisición de obras artísticas, científicas o literarias. Actas de CSU 1. Acta 45-92 Punto vigésimo segundo del 28/10/92, Proyecto de Acuerdo para el tratamiento de los excesos de horario del personal docente de la USAC. 2. Acta 09-94 punto quinto 09/03/94, Modificaciones a las normas y procedimiento para la concesión de licencias, otorgamiento de ayudas becarias y pago de prestaciones especiales al personal de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 3. Acta 29-95 del 11/10/1995, Acta 41-90 del 3/10/1990 y 42-90 del 8/10/1990, Proyecto de Normas que regulan la elaboración y ejecución del presupuesto de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 4. Acta 25-96 Punto quinto del 23/10/96, Revisión del Reglamento de contratación de exceso de horario. 5. Acta 23-2001, punto tercero, inciso 3.5 del 06/06/2001, Reglamento de gastos de representación, viáticos y gastos conexos y gastos por atención y protocolo, de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 6. Acta 05-2002 del 27/02/2002, Solicitud de ampliación a la Norma 8, de las Normas Específicas del Presupuesto de Ingresos y Egresos de 2002, en el sentido. Circulares 1. Caja 5-2000 del 07/09/2000, Entrega de documentos de egresos. 2. Contabilidad 01-94 del 01/02/94, Recepción de facturas para registro de inventarios de Unidades de Oficinas Centrales, sus requisitos y desglose del equipo de computación. 51
Cuadro de clasificación de documentos de archivo 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9.
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.
22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.
29.
30. 31. 32.
Archivo General
Contabilidad 6-94 del 17/10/94, Elaboración de cheques. DC 01-95 del 20/02/95, Formulario de Planilla de Liquidación de Documento Pendiente. Contabilidad 2-96 del 11/01/96, Formularios de informes de ingresos. Contabilidad 2-98 del 31/07/98, Aplicación del formulario “Resumen de planilla de liquidación y solicitud reintegro de Fondo Fijo. Contabilidad. 01-99 del 10/02/99, Redacción de recibos oficiales (forma 101-C) por reintegros de gastos (incluye viáticos) prestaciones y deudores, así como códigos contables a utilizar para su registro contable. DC 01-2001 del 26/03/2001, Modificaciones al procedimiento para compras por régimen de cotización. A 01-95 del 15/06/1995, Dejar sin efecto el uso del formulario de recibos empleado para pago de honorarios técnicos y profesionales por los renglones 0.79 y 0.91 y regular extensión de facturas debidamente requisitadas y facturas especiales con la cobertura del impuesto al valor agregado IVA. A 7-95 del 12/10/95, Recepción de bienes y servicios adquiridos por la Universidad de San Carlos de Guatemala sin haber llenado los procedimiento establecidos. Conjunta A 02-95/ DGF 02-95 del 20/02/95, Procedimiento transitorio para emisión de órdenes de compra. Conjunta A 03-95/ DGF 03-95 del 09/03/95, Aplicación de la circular conjunta A 0295/ DGF 02-95 del 20 /02/95. Presup. 12-94 del 16/08/94, Transferencias de Fondos. DP 4-95 del 22/03/95, Códigos a utilizar en el Plan de Inversión 1995. DP 5-95 del 18/04/95, Uso del programa de Ejecución presupuestal. DP 10-95 del 05/06/95, Información sobre prestaciones y otros. DP 9-98 del03/08/998, Guía sobre el manejo de programas de Régimen Especial (autofinanciables). DP 02-99 del 26/05/99. Información sobre aplicación presupuestal del incremento salarial aprobado a partir del mes de enero del presente año. DP 3-99 del 30/08/99, Instrucciones para presentar los anteproyectos del presupuesto de ingresos y egresos de la Universidad de San Carlos de Guatemala. DP 09-2000 del 17/08/2000, Pago de bono mensual de Q. 200.00 al personal por planilla. DP 01-2001 del 25/01/01, Información sobre aplicación presupuestal del incremento salarial aprobado por el C.S.U. en el punto quito y séptimo del Acta 42-2000. DGF 0298 del 20/02/98, Lineamientos para la contratación de servicios. DP 8-2001 del 13/09/2001, Órdenes de compra para construcción de obras de infraestructura. DP 06-2002 del06/06/2001, Pagos y sanciones por importaciones. DGF 2-87 del 26/01/87, Trámite de Documentos Pendientes. DGF 03-87 del 26/01/87, Aumento del 50% en Fondos Fijos. DGF 06-95 del 04/10/95, Prestación de Servicios entre dependencias de la USAC. DGF 01-96 del 11/01/96, recordar disposiciones vigentes relacionadas con el impuesto al valor agregado -IVA-. DGF 02-96 del 11/01/96, Disposiciones administrativas para el uso y manejo de las cuentas de Bancos, en las que se manejarán los ingresos y egresos de la Universidad de San Carlos de Guatemala. DGF 03-96 del16/01/96, Información importante relacionada con la apertura de nuevas cuentas bancarias en dos bancos del sistema, destinadas al pago de salarios del personal, según la Unidad de que se trate. DGF 09-96 del mes de julio/96, Retención del impuesto de solidaridad extraordinario y temporal -ISET- (Dto. 31-96) en facturas especiales. DGF 13-96 del 04/11/96. Contratación personal temporal con cargo al renglón 029. DGF 06-97 del 04/04/97, Procedimiento para el pago de recibos por descuentos judiciales. 52
Cuadro de clasificación de documentos de archivo
Archivo General
33. DGF 15-97 del 17/11/97, Códigos de Ingresos actualizados a noviembre de 1997. 34. DGF 07-99 del 09/08/99, Modificaciones al Sistema Integrado de Compras aprobado por Acuerdo de Rectoría No. 96-99 de fecha 9 de febrero de 1999. 35. DGF 02-2000 del 25/01/2000, Trámite de autorización para poder laborar tiempo extraordinario. 36. DGF 09-2000 del 26/09/2000, Instrucciones sobre control de ingresos por medio de transferencias bancarias en el Banco de Guatemala. 37. DGF 12-2000 del 25/10/2000, Exoneración del pago de autorización de formularios y libros por parte de la Contraloría General de Cuentas. 38. DGF 09-2001 del 30/08/2001, Incremento en la tarifa del 10% al 12% del Impuesto al Valor Agregado –IVA-, contenido en el Decreto 32-2001 del Congreso de la República. 39. DGF 12-2001 del 15/10/2001, Contratación por el renglón 029 “Otras remuneraciones al personal temporal”. 40. DGF 13-01 del 17/01/2001, Instructivo para solicitar y liquidar viáticos y gastos conexos. 41. DAP 05-94 del 03/02/94, Instrucciones con respecto al trámite de nombramientos o contratos (SIS-03), variaciones a la nómina de sueldos (SIS-05) y nómina complemento (SIS-04). 42. DAP 20-94 del 07/06/94, Instrucciones respecto al manejo de códigos de status a partir del 01/07/94. 43. DAP 51-94 del 30/08/94, Modificaciones al procedimiento para la contratación de servicios personales con cargo al renglón 091. 44. DAP 58-94 02/11/94, Solicitud de autorización de exceso de horario para 1995. 45. DAP 14-96 y A 02-96 del 21/03/96, Contrataciones del personal en los renglones 091079. 46. DAP 25 del 02/07/96, Retención del impuesto de solidaridad extraordinario y temporal -ISET- (Dto. 31-96) a quienes obtuvieron ingresos brutos superiores a los Q. 48,000.00 en el período del 01/07/95 al 30/06/96. 47. DAP 13-97 del 07/02/97, Retención del impuesto de solidaridad extraordinario y temporal -ISET- (Dto. 31-96) a quienes obtuvieron ingresos brutos superiores a los Q. 48,000.00 en el período del 01/07/95 al 30/06/96. 48. DAP 024-97 del 31/03/97, circular conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil referente a la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029. 49. DAP 27-97 del 16/04/97, Ampliación de información respecto al trámite de indemnización, aprobado por el Consejo Superior Universitario en el punto único del acta 11-96 de la sesión celebrada el 22/05/96. 50. DAP 36-99 del 05/07/99, Especificación en el formulario de solicitud de licencia, de las medidas que se tomarán para cubrir licencias con o sin goce de sueldo. 51. DAP 29-2000 del 23/06/2000, Contrataciones en el renglón presupuestario 029. 52. DAP 47-2001 del 07/09/2001, Circular conjunta del Ministerio de de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil referente a la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones al personal temporal”. 53. DAPC 05-96 del 29/10/96, Información sobre cambio de renglón presupuestal para autorización de funcionamiento de plazas por período hasta un máximo de seis meses. 54. DAPS 04-98 del 20/01/98, autorización de trabajar horas extras para el personal de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 55. DAPS 25-2000 del 15/06/2000, Título de puesto y sueldo que consignará en las prórrogas de nombramientos y/o contratos de personal administrativo, a partir del uno de julio del presente año. 56. DAPS 27-2000 del 22/06/2000, Modificaciones de la circular DAPS 25-2000en cuanto a la forma de consignar los nombramientos y contratos el bono mensual. 53
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Archivo General
57. DAPS 11-2001 del 21/02/2001, Pago de bono mensual a trabajadores con suspensión por enfermedad, maternidad y/o accidente avalada por el IGSS. 58. Plan de Prestaciones No. 20 del 12/11/97, Modificación a las disposiciones administrativas vigentes relativas al trámite de jubilación, pensión por viudez y orfandad, seguro de vida y compensación económica. 59. DIGA 06-95 del 08/02/95, Los acuerdos de Rectoría con cargos a la partida 931 – Gastos por atenciones y festejos-, deben emitirse antes y no después de la realización de las actividades. 60. CGP 67-99 del 03/08/1999, Información sobre comisión de presupuesto. 61. CGP 26-2001 del 22/08/2002, Fondo: Proyectos autofinanciables. 62. OM 1-94 del 29/04/94, Nuevo procedimiento para el desvanecimiento de reparos formulados por la Contraloría General de Cuentas. 63. OM 01-97 del 16/01/97, Procedimiento de impresión de nómina y cheques y anulación y reposición de cheques por medio de tesorería. 64. DO 01-2001 del 26/02/2002, Procedimiento de Solicitud, cálculo y pago de indemnización. 65. Proveeduría 3-95 del 08/02/95, Procedimiento para trámite de franquicias de vehículos, importaciones y pagos al exterior. 66. Ref. R 899-95 del 27/07/95, Concesión de licencias, otorgamiento de ayudas becarias y pago de prestaciones especiales. 67. Rectoría 11-98 del 10/11/98, Trámite de cheques voucher a través del Departamento de Contabilidad y expedientes diversos para registro contable. 68. SIS 01-99 del 21/04/99, Procedimiento para el pago de prestaciones por retiro definitivo (vacaciones, diferido, bono 14, aguinaldo). 69. SIS 02-99 del 20/09/99, Procedimiento sistematizado del formulario SIS-03. 70. SIS 02-2000 del 27/09/2000, Modificaciones al formulario sistematizado de nombramientos o contratos (SIS-03). Entrevistas 1. Lic. Ramiro Nájera, Auditor delegado en la Facultad de Ingeniería, 8 de abril de 2002. 2. Lic. Mynor Bracamonte, Asesor de la Dirección General Financiera, 9 de abril de 2002. 3. Licda. Dina Polanco, Analista de sueldos de la División de Administración de Personal, 11 de abril de 2002. 4. Sra. Silvia de Burgos, Tesorera de la División de Servicios Generales, 11 de abril de 2002. 5. Sr. Fredy Herrera, Analista de egresos del Departamento de Contabilidad, 11 de abril de 2002. 6. Sr. Jorge Antonio Lau, Analista de ingresos del Departamento de Contabilidad, 12 de abril de 2002. 7. Lic. Urías Guzmán, Coordinador del Área de egresos y Sr. Ismael Ovalle, encargado del archivo, ambos del Departamento de Auditoría, 17 de abril de 2002. 8. Licda. Rosalina Méndez, Coordinadora de Presupuesto del Departamento de Presupuesto. Conversación telefónica 1. Lic. Marco Antonio Guzmán, Analista del Departamento de Presupuesto, 10 de abril de 2002. 2. Sra. Dora María Rodríguez, auxiliar de importaciones del Departamento de Proveeduría, 24 abril de 2002. 3. Sr. Danilo Juárez por intermedio de la Srita. Perla García, Secretaria del Proyecto USAC-BCIE, quien hizo la consulta, 25 de abril de 2002.
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Archivo General
Clase G100 GESTIÓN DE BIENES MUEBLES Y SUMINISTROS 1. Punto sexto del acta de Consejo Superior Universitario 33-95 del 24 de noviembre de 1995. 2. Punto cuarto, inciso siete del acta de Consejo Superior Universitario 31-98 del 14 y 16 de octubre de 1998. 3. Instructivo del seguro de vehículos. 4. Decreto 52-92, Ley de Contrataciones del Estado, 27 de octubre de 1992, Diario de Centro América. Entrevista 1. Sr. David Méndez del Departamento de Contabilidad, encargado del inventario de bienes muebles de las oficinas centrales de la Universidad. 11 de abril de 2002. Clase H100 GESTIÓN DE BIENES INMUEBLES 1. Circular No. 11 de fecha 11 de agosto de 1994 de la Dirección General de Extensión Universitaria. “Normativo para la utilización y funcionamiento del Aula Magna (IGLU).” 2. Circular No. 21-95 de la Dirección General de Administración. “Condiciones para la utilización y funcionamiento del Aula Magna IGLU”. 3. Circular No. 15-95 de la Dirección General de Administración. “Cierre de las puertas de acceso a la Ciudad Universitaria”. 4. Circular MUSAC 001-99 “Normas para el uso de las instalaciones del Salón General Mayor en el edificio del MUSAC de la Universidad de San Carlos de Guatemala”. 5. Memorias de labores de 1995 a 2000. 6. Problemática de la Ciudad Universitaria, Boletín No. 1, segunda época, marzo 2001. 7. Centro de Estudios Urbanos y Regionales –CEUR-.
Clase I100 LEGISLACIÓN Y ASUNTOS JURÍDICOS 1. Ley Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 2. Estatutos de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 3. Estatutos de Relaciones Laborales de la Universidad de San Carlos de Guatemala y su personal. 4. Estatuto de la Carrera Universitaria, Parte Académica -ECUPA-. 5. Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual, Guillermo Cabanellas, Editorial Heliasta S.R.L., 12ª. Edición, Argentina, 1979. 6. Diccionario de Ciencias Jurídicas y Sociales, Manuel Osorio, Editorial Heliasta S.R.L., Argentina, 1981. 7. Código de Trabajo y Leyes Conexas, Decreto 1441, 5 de mayo de 1971. 8. Decreto 33-98 del 21 de mayo de 1998. 9. Decreto 56-2000 del 27 de septiembre de 2000. 10. Código Civil, Decreto Ley Número 106, del 14 de septiembre de 1963. 11. Decreto Ley Número 124-85 del 29 de noviembre de 1985. 12. Actas del Consejo Superior Universitario. 13. Constitución Política de la República, 1985. 14. Constitución y Orden Democrático, Jorge Mario García Laguardia y Edmundo Vásquez Martínez, USAC, 1984. 15. Código Procesal Civil y Mercantil, Decreto 15-71 del 11/03/1971. 16. Manual de Derecho Procesal, Editorial ASTREA, Luis Álvarez Juliá, Germán R. J. Neuss, Horacio Wagner, Segunda edición, Buenos Aires, Argentina, 1992. 17. Tesis “Curso gráfico de los contratos en particular en la legislación civil guatemalteca”, Ricardo Alvarado Sandoval, Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales, Universidad de San Carlos de Guatemala, Guatemala, marzo de 1978. 18. Decreto del Congreso de la República 119-96 del 20 de diciembre de 1996 (Ley de los contencioso administrativo). 55
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Archivo General
Entrevistas 1. Señor César López, de la Dirección de Asuntos Jurídicos, 30 y 31 de julio de 2001. 2. Licenciado Geovani Salguero, de la Dirección de Asuntos Jurídicos, 24/05/2002.
Clase J100 GESTIÓN DE RECURSOS ACADÉMICOS 1. Catálogo de Estudios. Universidad de San Carlos de Guatemala. 2000 2. Cuota Estudiantil. 3. Estatutos de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 4. Guía de inscripción 2002. 5. Normas para la admisión de estudiantes extranjeros. 6. Normas y procedimientos trámite de equivalencias. 7. Procedimiento para impresión y registro de títulos y diplomas. 8. Reglamento de administración estudiantil. 9. Reglamento de inscripción Universidad de San Carlos de Guatemala. 10. Reglamento interno de Registro y Estadística. 11. Borras, Joaquim. Cuadro de Clasificación del Archivo Administrativo de la Universidad Pompeu Fabra. Barcelona, España. Versión 1/98. 12. Llansó Sanjuán, Joaquim. Cuadro de Clasificación de la Documentación Administrativa de la Universidad Pública de Navarra, España. Versión 2- junio 2,001. 13. Periódico Universidad No. 99. Año 2,002. Págs. 8 y 9. 14. Memoria de Labores 1982. Tomo 1. Pág. 4.3.4.4. (Orientación Vocacional). Consultas telefónicas personal del Departamento de Registro y Estadística 1. Sr. Aristides Ixpache. Encargado de Archivo. Jueves 20 de septiembre de 2001. 2. Srta. Marlene Palacios. Auxiliar de Registro. Jueves 20 de septiembre de 2001 y viernes 7 de Junio de 2002. 3. Srta. Miriam Elizabeth Sosa. Auxiliar de Registro. Martes 25 de septiembre de 2001. 4. Srta. Rosa López, Auxiliar de Registro. Viernes 7 de junio de 2002. 5. Sr. Orlando Oliva Muralles. Sistema de Ubicación y Nivelación, USAC. Viernes 7 de Junio de 2002.
Clase K100 ORGANIZACIÓN DE LA DOCENCIA 1. Currículo de la Facultad de Odontología. 2. Curriculum en la Educación Superior. 3. Estatuto de estudios del Departamento De Arte. 4. Estatuto de la carrera universitaria parte académica. 5. Estatuto de la Escuela de Formación de Profesores de Enseñanza Media. 6. Estatutos de la Universidad de San Carlos. 7. Guía para la elaboración de propuestas curriculares de las unidades académicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 8. Instructivo Bufete popular Ramo Civil, Ramo Penal, Ramo Laboral. 9. Manual de Organización de la Dirección General de Docencia. 10. Manual de Organización de la Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia. 11. Memoria de la Marcha de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1966-69. 12. Memoria. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1970-74. 13. Memoria. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1974-78. 14. Memoria Anual. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1979. 15. Memoria Anual. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1980. 16. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1981. 17. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1982. 18. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1983. 19. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1984. 20. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1985. 56
Cuadro de clasificación de documentos de archivo 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61.
Archivo General
Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1986. Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1987. Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1988. Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1989. Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1990. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1991. Memoria Anual de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1992. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1993. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1994. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1995. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1996. Memoria General de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1997. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1998. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 1999. Memoria de Labores. Universidad de San Carlos de Guatemala. 2000. Normas de exámenes y revisiones. Organización, Estructura y readecuación curricular. Sara Armas de Catalán. División de Desarrollo Académico de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Políticas Generales para el desarrollo académico científico de la Facultad de Ciencias Económicas. Reglamento de apelaciones. Reglamento de concurso de oposición del profesor universitaria o de los concursos de oposición para profesor auxiliar de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Reglamento de Contratación del Profesor visitante. Reglamento de Evaluación del rendimiento académico de los estudiantes del Centro Universitario de Occidente. Reglamento de Evaluación y promoción de estudiantes de la Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia. Reglamento de Evaluación y Promoción de estudiantes de pregrado de la Facultad de Odontología. Reglamento de Evaluación y promoción de los estudiantes de Ciencias Médicas. Reglamento de Evaluación y promoción de los estudiantes de la Facultad de Ciencias Químicas Farmacia. Reglamento de Evaluación y promoción de los estudiantes de pregrado Facultad de Ingeniería. Reglamento de evaluación y promoción del profesor universitario. Reglamento de Evaluación y promoción estudiantil de los Centros Regionales Universitarios. Reglamento de exámenes para profesorado de enseñanza media Facultad de Humanidades. Reglamento de exámenes especiales para la carrera de Bibliotecario General de Humanidades. Reglamento de formación y desarrollo del profesor universitario. Reglamento de la Escuela de Ciencias Psicológicas. Reglamento de la Escuela de Trabajo Social. Reglamento de la Escuela de Vacaciones de Ciencias Jurídicas de Centro Universitario de Occidente. Reglamento de la Escuela de Vacaciones de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Reglamento de la Escuela de Vacaciones Medicina Veterinaria y Zootecnia. Reglamento de la sección de Lenguas Modernas. Facultad de Humanidades. Reglamento de los estudios de postgrado de la Facultad de Ciencias Económicas. Reglamento de los seminarios, cursos de lectura y comentario de textos, prácticas docentes prácticas psicológicas. Reglamento de Maestría de Docencia universitaria. Facultad Humanidades. 57
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Archivo General
62. Reglamento de Tesis para la Licenciatura de trabajo social. 63. Reglamento de tesis. Facultad de Humanidades. 64. Reglamento del Consejo de evaluación, promoción y desarrollo del profesor universitario. 65. Reglamento del Instituto de Investigaciones Económicas Sociales. 66. Reglamento del Programa de Especialidades clínicas de la Facultad de Ciencias Médicas. 67. Reglamento Ejercicio profesional de la Facultad de Ciencias Económicas. 68. Reglamento general de Escuela de Vacaciones de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia. 69. Reglamento General de la Escuela de Ciencias de la Comunicación. 70. Reglamento general de requisitos Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia. 71. Reglamento General de la Escuela de Historia. 72. Reglamento General de Evaluación de especialidades Médicas. 73. Reglamento General. de la Escuela de Ciencia Política. 74. Reglamento General del Centro Universitario de Occidente. 75. Reglamento General del Programa de Experiencias Docentes con la comunidad de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia -EDC-. 76. Reglamento para el otorgamiento del premio Gálvez. 77. Reglamento para los exámenes técnico profesional y público de tesis de abogacía y notariado. 78. Sistema de créditos y carga académica. Sara Armas de Catalán. División de Desarrollo Académico de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 79. Validez del punteo denominado como zona en las materias del pensum de la carrera de abogado y notario. 80. Borras, Joaquim. Cuadro de Clasificación del Archivo Administrativo de la Universidad Pompeu Fabra. Barcelona, España. Versión 1/98. 81. Llansó Sanjuán, Joaquim. Cuadro de Clasificación de la Documentación Administrativa de la Universidad Pública de Navarra, España. Versión 2- junio 2,001. 82. Sandoval Madrid de Cardona, Jannette. "Conceptos relacionados con fines de mejoramiento y acreditación". Comisión Técnica de Evaluación SICEVAES-CSUCA. 04 de junio de 2003. Correo electrónico 1. Joaquim Llanso Sanjuán, Encargado del Archivo Administrativo de la Universidad Pública de Navarra, España. Fecha 23 de octubre 2,001. Entrevista 1. Ing. Nery Cruz – Jefe del Departamento de Asesoría y Orientación Curricular de la División de Desarrollo Académico. Universidad de San Carlos de Guatemala. 2. Licda. Alba América Acevedo. Unidad Técnica SICEVAES. 24/06/03. Comunicación telefónica 1. Dr. Manuel González Ávila – Profesor Investigador del Departamento de Educación Odontológica. Facultad de Odontología. Universidad de San Carlos de Guatemala. 26 de noviembre de 2001. 2. Dra. Lucrecia Chinchilla de la Unidad de Planificación y Desarrollo Académico -UPDEA- de la Facultad de Odontología. 02 de marzo de 2004. (concepto de rediseño curricular). Revisión de versión escrita 1. Licda. Jovita Miranda. División de Desarrollo Académico.
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Archivo General
Clase L100 ORGANIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 1. Reglamento del Sistema de Investigación de la Universidad de San Carlos de Guatemala -SINUSAC-, Acta CSU No. 44-93 del 24/11/93. 2. Reglamento para el desarrollo de los proyectos de investigación financiados por medio del Fondo de Investigación, Acta CSU 39-92 del 18/09/92. 2.1 Modificación del Artículo 10, Acta CSU 13-93 del 28/04/2001. 2.2 Modificación de los artículos 6, 7 y 13, Acta CSU 6-94 del 23/02/2001. 3. Reglamento interno del Consejo Coordinador e Impulsor de la Investigación de la Universidad de San Carlos –CONCIUSAC-, Acta CONCIUSAC 11-94 del 20/06/94. 4. Reglamento de Becas para realizar investigación por estudiantes de la Universidad de San Carlos, Acta CSU 13-93 del 28/04/93. 5. Reglamento del Programa Sabático del Profesor Universitario. 5.1 Modificación a los artículos 5 y 6, Acta CSU 13-93 del 28/04/93. 6. Procedimientos, contratación, informes y pago. Proyectos de Investigación financiados por medio del Fondo de Investigación. O & M y DIGI del 12/03/93. 7. Documentos Sistema de Investigación de la Universidad de San Carlos de Guatemala -SINUSAC-. 8. Memorias de Labores 1998 y 1999. 9. Catálogo de Estudios 2000. 10. Programas Universitarios de Investigación –PUIS-. Entrevista 1. Dr. Carlos Sánchez Flamenco. Programa Universitario de Investigación en Alimentación y Nutrición. 28 de agosto de 2001.
Clase M100 GESTIÓN DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA 1. Plan General de Desarrollo Universitario USAC -2,000. Editorial Universitaria, febrero de 1993. 2. Extensión Universitaria No. 1. Publicación de la Dirección General de Extensión Universidad de San Carlos de Guatemala, mayo de 1999. 3. Políticas Generales. Universidad de San Carlos de Guatemala. Editorial Universitaria, noviembre de 1991. 4. Comisión de Transformación Universitaria, Universidad de San Carlos de Guatemala. Editorial Universitaria, 1974. 5. USAC Informe del Proceso de Reforma Universitaria, Editorial Estudiantil Fénix, noviembre de 1996. 6. Estatutos de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Dirección General de Extensión Universitaria. Editorial Universitaria, septiembre de 1995. 7. Borras, Joaquim. Cuadro de Clasificación del Archivo Administrativo de la Universidad Pompeu Fabra. Barcelona, España. Versión 1/98. 8. Llansó Sanjuán, Joaquim. Cuadro de Clasificación de la Documentación Administrativa de la Universidad Pública de Navarra, España. Versión 2- junio 2,001. Correo electrónico 1. Joaquim Llansó Sanjuán, Encargado del Archivo Administrativo de la Universidad de Navarra, España. Fecha 08 de noviembre de 2001. Entrevista 1. Dr. Manuel González Ávila, Profesor titular en investigación, Departamento de Educación Odontológica, Facultad de Odontología, USAC. Miércoles 14 de noviembre de 2,001.
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Archivo General
Conversación telefónica 1. Arq. Byron Rabe, Director General de Extensión. Martes 13 de noviembre de 2,001. 2. Ing. Mario Valdez, Jefe del Departamento de Deportes. Viernes 16 de noviembre de 2,001. 3. Licda. María Reinhardt, Editora de publicaciones y divulgación de Extensión Universitaria. Viernes 16 de noviembre de 2,001. 4. P.C. Ignacio Velásquez Fuentes, estudiante de la carrera Técnico en Deportes. Lunes 17 de noviembre de 2,001. 5. Srta. Nadia Salguero. Secretaria Departamento de Deportes. Lunes 20 de mayo de 2,002.
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