Digital Library of Tennessee Minutes  2016 September 6, 12 PM EDT, Web Meeting 

Agenda  ● ● ●

●

Discuss proposed presentation and workshop offerings for Tenn­Share’s Fall  Conference to be held at Nashville Public Library on 30 September 2016.  Discuss a plan to develop documentation/policy to establish metadata responsibilities of  the service hub and partner repository.  Assemble a sub group to update the DLTN Metadata Application Profile to include  additional recommendations as well as mapping for simple and qualified Dublin Core  metadata elements.  Review Motion to Amend Article XI, Section 2, Item 6 of the Tenn­Share Bylaws. 

Attendance  ●

The following members of the committee were present:  ○ Awalt, Jami (Tennessee State Library and Archives)  ○ Bonefas, Suzanne (Rhodes College)  ○ Grady, Jenifer (Tenn­Share)  ○ Mercer, Holly (University of Tennessee)  ○ Middleton, Ken (Middle Tennessee State University)  ○ Randles, Jennifer (Tennessee State Library and Archives)  ○ Runyon, Carolyn (University of Tennessee at Chattanooga) 

●

The following members of the committee were absent:  ○ Baggett, Mark (University of Tennessee) 

 

Minutes 

​

●

The group discussed Tenn­Share’s Fall Conference.   ○ Mark Baggett and Carolyn Runyon’s proposal for ​Cats Herded: Successfully  Wrangling Your Metadata for the Digital Public Library of America ​  was accepted  and tentatively scheduled for Friday, September 20 at 11AM and 3PM.  ○ Digital Library of Tennessee: Promoting Your Library's Best Work on a National  Stage, a proposal submitted by Carolyn Runyon on behalf of the committee, has  neither been accepted nor rejected.  ○ Jami Awalt discussed the conference as an opportunity to disseminate  information regarding DPLA and the service hub.  1 

●

● ●

Ken Middleton, Jennifer Randles, and Suzanne Bonefas volunteered to work together to  update the DLTN Metadata Application Profile (MAP).  ○ The group may consider updating the profile to include recommendations for  mapping QDC elements and normalizing metadata across collections/sets.  ○ The group may also consider drafting a policy to establish distinct metadata  expectations of partner repository and DLTN.  The group reviewed the motion to Amend Article XI, Section 2, Item 6 of the Tenn­Share  Bylaws, and agreed that it was ready for review by the Board  The group discusses other business.  ○ Holly Mercer reported that the next harvest will occur in October.  ○ Ken Middleton updated the group on progress updating metadata to distinguish  data provider from intermediate provider. MTSU will complete their updates by  September 15 so that Mark Baggett at UTK has enough time to adjust the XSL  for the October DPLA harvest.  ○ Carolyn Runyon reported that the Country Music Hall of Fame and Museum has  completed a New Partner Repository Ingest Form and that she is working with  them to discover potential harvest and aggregation issues.  

Action Items  ● ●

●

Carolyn Runyon will follow up with Jami Awalt to provide electronic copies of DLTN  handout materials created for a previous conference.  Carolyn Runyon will contact Tenn­Share Fall Conference organizers to determine the  status of the ​Digital Library of Tennessee: Promoting Your Library's Best Work on a  National Stage.  Ken Middleton, Jennifer Randles, and Suzanne Bonefas will begin working together to  update the DLTN MAP. 

    Minutes prepared by Carolyn Runyon, 2016 September 6.   

Addenda  Motion to Amend Article XI, Section 2, Item 6 of the Tenn­Share  Bylaws  The Tenn­Share Digital Library of Tennessee Committee moves to replace the second sentence  of Article XI, Section 2, Item 6 of Tenn­Share Bylaws with the following text:    2 

Standing members of the committee should include individuals that support the technological  infrastructure of the service hub from the University of Tennessee Knoxville as well as  representatives from the Tennessee State Library and Archives designated by the Tennessee  State Librarian and Archivist. The Executive Director shall serve as an ex­officio member. This  committee is responsible for promoting the development of the state of Tennessee’s Digital  Public Library of America service hub, working in collaboration with the University of Tennessee  Knoxville University Library and the Tennessee State Library and Archives.   

Digital Library of Tennessee: Promoting Your Library's Best Work  on a National Stage Tenn­Share Fall Conference Proposal  This session will discuss the recent development of the Digital Library of Tennessee (DLTN),  with representatives from the three grand divisions, as a service hub to the Digital Public Library  of America (DPLA). Members of Tenn­Share's Digital library of Tennessee Committee will  provide an overview of the DPLA, the DLTN’s efforts to harvest and aggregate state’s digital  cultural heritage, the Tenn­Share committee’s current state of development, and next steps.  This session will also explore the governance, policies, and procedures of the Digital Library of  Tennessee, including information about how to learn more and get involved with this  collaborative endeavor.   

Cats Herded: Successfully Wrangling Your Metadata for the  Digital Public Library of America Tenn­Share Fall Conference  Proposal  Wrangling metadata is challenging. Missing elements, inconsistent values, and changes in  descriptive practice are common problems all digital  libraries face. This session will demonstrate a new open source tool developed for the Digital  Library of Tennessee (DLTN), and Digital Public Library of America (DPLA) service hub, that  helps identify problems and inconsistencies in your metadata. The session will also demonstrate  the use of CONTENTdm, a poplar digital asset management system, to create  descriptive metadata that conforms to DPLA’s Metadata Application Profile. Please note that  you do not need to be a DLTN or DPLA partner repository for this session to be useful.      

3