PROGRAM 2012

RAPPORT TILL UTBILDNINGSSTYRELSEN FYRK - omstipendier och understöd 2.12.2013

Mottagare: Utbildningsstyrelsen direktören, kolla med Jessica Lotta Rehn

1. Bakgrund 2. Nuläge 3. Framtidens Fyrk.fi 4. Plan och förslag till samarbete med Utbildningsstyrelsen och Proffsgruppen



Luckan i Helsingfors:

E-post: [email protected] Webb: luckan.fi Adress: Simonsgatan 8, 00100 Helsingfors

1. BAKGRUND

Informationscentret Luckan i Helsingfors har verkat sedan 1992 och utvecklat sin verksamhet och sina tjänster kontinuerligt utifrån de behov som personalen kunnat registrera tack vare de dagliga och direkta kontakterna till kunder och samarbetspartners på det finlandssvenska fältet. Detta har resulterat i en mängd utvecklingsprojekt och tjänster som under åren skapats för olika målgrupper.

tion om stipendier och understöd, har betjänat hela den svenskspråkiga befolkningen i Finland samt också finländare bosatta utomlands. Fyrk har noterats också i Norden, specifikt vid Nordiska Ministerrådet, vilket Luckans verksamhetsledare under ett besök i Köpenhamn kunde konstatera. Där har det noterats att ett stort antal besök på de nordiska stödformernas sidor kommer via Fyrk.

Ett behov som Luckan sedan starten fått svara på, har varit information om stipendie- och understödsmöjligheter. De svenskspråkiga aktörerna bedriver verksamhet på bred skala, och lappar ofta på de tjänster som myndigheterna går bet på i fråga om service på svenska. Information om finansieringsmöjligheter för verksamhet är av oerhört stor betydelse för det svenskspråkiga fältet.

I takt med att informationsmängden i databasen ökat, har det inneburit allt större arbetsinsatser för uppdateringen. Detta i sin tur har inneburit stora utmaningar, eftersom Luckan inte har resursering för personal med ansvarar för uppdatering och teknisk uppföljning.

Efter att Luckan flyttade över till större utrymmen i Glaspalatset 1998, breddades kundgruppen avsevärt och utrymmena gav möjlighet att arrangera öppna informationstillfällen om olika frågor, bl.a. om stipendier och understöd vid aktuella ansökningstider. Svenska kulturfonden gav på den tiden ut en tryckt publikation 137 fonder och stiftelser. I tillägg till publikationen använde informatören i Luckan annonser i dagstidningarna som arbetsredskap och lade fram information till påseende för kunderna i centret. Behovet av systematisering av informationen blev påtaglig.

Gamla Fyrk (2002)

2. NULÄGET

Nya Fyrk (2013)

År 2002 ansökte Luckan om finansiering från Svenska kulturfonden för att samla in, systematisera och presentera stipendie- och understödsmöjligheter i form av en tjänst på webben. Understöd beviljades och resulterade år 2003 i webbtjänsten ”Fyrk – om stipendier och understöd”. I tillägg till de fonder och stiftelser som publicerats i Svenska kulturfondens publikation, påbörjade Luckan också kartläggningen av information om regionala, statliga och nordiska bidragskällor samt EU-finansiering. Efter att Fyrk.fi lanserades år 2003 med informationstillfällen i hela Svenskfinland, fick tjänsten Fyrk snabbt ett stort antal besökare. Besöken på Fyrk har varit stort allt sedan dess trots att inga marknadsföringskampanjer kunnat förverkligas efter lanseringen 2003. Tjänsten på nätet minskade inte de personliga kontakterna till Luckan ifråga om bidragskällor tvärtom. Tillgång till information bekräftade behovet. Och genom att information nu presenterades på nätet, innebär det att Luckan, vad gäller informa-

”Den är ju snart retro” sade någon för ca ett år sedan. Tekniken och den visuella formgivningen har utvecklats mycket under tio år. Det fanns ett skriande behov av att se över den tekniska infrastruktur Fyrk byggde på och erbjuda besökarna en mer tidsenlig visuell utformning. Med hjälp av ett understöd från Svenska kulturfonden har Luckan år 2013 kunnat uppdatera Fyrk till teknik och vad gäller visuell utformning.

När Luckan år 2003 lanserades fanns det en stor mängd bidragskällor som inte ännu hade egna hemsidor på nätet. Situationen är omvänd 2013, nu är det få som inte har information om sina bidragsformer på nätet. Ändamålet med fyrk.fi har aldrig varit att överta bidragskällornas information, men nog att hjälpa medborgare att hitta fram till de bidragskällor de kan vända sig till, och framförallt när, dvs. informera om ansökningstider. Informationen i Fyrk ska ge besökaren grundläggande information om en bidragskälla för att besökaren sedan ska länka sig vidare till bidragskällans hemsidor för närmare information och ansökan. I förhållande till bidragskällor och -former fungerar Fyrk.fi som förmedlare och koordinerande part av informationstjänsten. I den nya tekniska infrastrukturen som bygger på ramverket Django, har Luckan också tagit i bruk protokoll för öppen och länkad data. Det här är ett resultat av det finlandssvenska samarbetet inom ramen för Pondus, ett projekt initierat av Brages Pressarkiv (www.pondus.info). Samarbetet mellan organisationerna och strukturerna inom projektet fortsätter också efter själva projektperiodens slut. Att använda sig av öppen och länkad data har som mål att förbättra spridningen av information på nätet och därmed underlätta tillgången till information för användarna genom förbättrade sökresultat på nätet. Med den nya versionen av Fyrk.fi kan Luckan ge alla bidragskällor rättigheter att uppdatera sin egen information i databasen. Utskick till bidragskällorna om inloggning i systemet har påbörjats i november. Att ge bidragskällorna rättighet att uppdatera sin information garanterar nödvändigtvis inte att bidragskällorna gör det. Det här innebär att personalresurser också i fortsättningen behöver satsas på uppföljning av databasinnehållet och uppdatering när bidragskällorna inte själva gör det. Detta för att garantera kvalitet i Fyrk.fi för slutanvändarna av tjänsten, medborgarna. De ansvariga för Fyrk.fi i Luckans personal har också till uppgift att kartlägga nya bidragskällor, och här är t.ex. EU-finansiering en stor utmaning, speciellt vid övergång till en ny programperiod.

årsbasis varit mellan 20.000 – 30.000 och totala besökare 30 000 - 48 000 besökare per år. Det höga antalet besökare berättar om att information om stipendier och understöd berör en stor mäng människor. För många är stipendier och understöd den enda möjligheten att förverkliga evenemang och -produktioner, utveckla verksamhetsformer, forska eller starta nordiska och europeiska samarbeten. På den svenskspråkiga arenan i Finland kan man säga att Fyrk.fi är en “success story”, vilket besökarantalet bekräftar. Detta trots att inga extra resurser funnits för marknadsföringsåtgärder efter den flyer som trycktes upp vid starten 2003. Tio år senare har Luckan nu kunnat trycka upp marknadsföringsmaterial i form av ett postkort som distribueras i Finland via Luckan centren och samarbetspartners.

3. FRAMTIDENS FYRK.fi I och med den nya tekniska infrastrukturen och de nya funktionerna kan Fyrk.fi kan tjänsten nu fungera som en teknisk plattform som erbjuder Utbildningsstyrelsen och andra strukturer och myndigheter en kanal för synlighet av sina bidragskällor i ett större sammanhang, och därmed bättre spridning av sin information. Vi har kunnat få våra besökare att återvända till Fyrk.fi tjänsten, och utmaningen är att nå alla som når vuxenålder och som via sina studier eller yrkesverksamhet potentiellt har behov av den information nättjänsten kan erbjuda. Från att ha varit en tjänst om privata fonder och stiftelser har databasinnehållet breddats avsevärt och därmed tillgången till informationen förbättrats för slutanvändarna. Luckan arbetar för att tjänsten ska erbjuda sina besökare allt från kommunala till internationella finansieringsmöjligheter. Men eftersom Luckan inte har beviljats resursering för den kontinuerliga uppdateringen och uppföljningen av tekniken är detta en stor utmaning.

WEBBTJÄNSTENS BESÖKARE

Inom ramen för projektet Allas Lucka 2013, som riktar sig till östra Nyland, kartlägger Luckan kommunernas intresse av att använda sig av Fyrk. fi som plattform för att informera om kommunala bidragsformer. De finlandssvenska aktörerna är oftast små, och därför är de kommunala bidragsformerna av stor betydelse för den svenskspråkiga befolkningen. Luckan arbetar för att få till stånd samarbetsavtal med kommuner och städer, så att de använder Fyrk.fi som plattform i sin kommunikation om bidragsformer för sina invånare.

Tjänsten har sedan starten 2003 kontinuerligt haft ett stort antal besökare, de unika besökarna på

Förutom information om bidragskällor och ansökningstider strävar Luckan också till att utveckla

Också tekniken måste kontinuerligt ses över och förbättringar i de tekniska funktionerna vid behov göras, i och med att tekniken som tjänsten bygger på kontinuerligt uppdateras.

Fyrk.fi så att besökarna i framtiden ska kunnga få tillgång till också annan information som anknyter till projekt, ansökningsprocesser och utvecklingsarbete. Det här kan innebära handledningsmaterial och manualer för att hjälpa upp nivån på ansökningar. Likaså kan Fyrk.fi fungera som en plattform där man kan följa upp pågående och avslutade projekt inom olika verksamhetsområden och teman , och genom det knyta nya kontakter och få nya idéer till sin verksamhet. Luckan är intresserad av att utvecka Fyrk.fi, men detta är endast möjligt genom tilläggsfinansiering.

4. PLAN OCH FÖRSLAG TILL SAMARBETE MELLAN LUCKAN OCH UTBILDNINGSSTYRELSEN SAMT PROFFSGRUPPEN

•

Luckan erbjuder Utbildningsstyrelsen den förnyade Fyrk.fi som teknisk plattform för att informera om UBS:s bidragsmöjligheter för skolor och läroinrättningar.

Genom att informationsmängden i Fyrk.fi ökar, och för att kunna garantera en en nättjänst med hög kvalitet, krävs kontinuerlig uppföljning av innehållet, och tekniskt utvecklingsarbete. En större spridning och bättre synlighet av tjänsten kunde garanteras t.ex. genom att Fyrk.fi är synlig i sociala medier, något Luckan inte har haft personalresurser för. Öronmärkt finansiering för en person på del- eller heltid finns i Luckans utvecklingsplaner.

•

Personalen vid UBS får önskat antal konton i Fyrk.fi och Utbildningsstyrelsens personal ansvarar för uppdateringen av informationen.

•

Personalen vid UBS har en kontaktperson på Luckan som introducerar UBS personal i användningen av Fyrk.fi och fungerar som helpdesk för uppdatering av information och vid tekniska problem.

•

Utbildningsstyrelsen kan om så önskar, lägga ut uppdateringsansvaret på Luckan i Helsingfors genom ett separat samarbetsavtal där ersättning för uppdateringsarbetet definieras.

•

Utbildningsstyrelsen tar upp och presenterar detta samarbete i Proffsgruppen för representanter från Regionförvaltningsverket, Kulturfonden, Cimo och Sydkustens landskapsförbund som underlag för andra statliga verk.

•

Luckan/Fyrk.fi erbjuder de ovannämnda institutionerna samma villkor för samarbete.

•

För att garantera en nättjänst av hög kvalitativ nivå, vill Luckan gärna diskutera en plan för en långsiktig modell där resurser för uppföljning av databasinnehållet garanteras, likaså resurser för uppföljning av tekniken. Slutmålet är att garantera medborgarna en bred, jämlik och högklassig söktjänst med information om finansieringsmöjligheter, allt från privata fonder och stiftelser, kommunala, regionala och statliga bidragskällor till nordiska och europeiska stödformer. Detta möjliggörs genom öronmärkta resurser för en Fyrk.fi ansvarig person på del- eller heltid.

•

Luckan är öppen för möjligheten att planera och utveckla tilläggstjänster i anknytning till Fyrk.fi (handledningsmaterial, projektpresentationer, överblick över pågående projekt per bransch, genre och målgrupp m.m.). Detta förutsatt att projektfinansiering för utveckling samt stöd för att trygga servicen på sikt finns klargjord och tillgänglig.

Fyrk.fi är en av tjänsterna på nätet som ingår i Luckans långsiktiga plan att bygga upp ett Medielabb, som dels består av tjänster på nätet för olika målgrupper (fyrk.fi, kulturforum.fi, kulturpost, kulturjobb i Finland, Företagssidan m.fl), dels fysiska utrymmen med teknisk utrustning och mångsidig programvara. I tillägg till teknisk infrastruktur är Luckans mål att kunna erbjuda kontinuerlig handledning i projektplanering och -hantering, marknadsföring samt att stöda sektoröverskridande samarbeten, både fysiskt i Luckans utrymmen och med hjälp av virtuell handledning som för tillfället piloteras inom ett av Luckans pågående projekt. Fyrk kunde nyttjas som en samordnande informationstjänst över pågående och avslutande projekt inom olika genrer och riktade till olika målgrupper. Idag saknas en sådan överblick. Tekniken och kompetensen för ändamålet finns.

FÖRSLAG: Praxis för arbetsfördelningen mellan Utbildningsstyrelsen och Luckan: