Strategy 2014-17  

IFMSA’s Vision A world in which all medical students unite for global health and are equipped with the knowledge, skills  and values to take on health leadership roles locally and globally. 

IFMSA’s Mission IFMSA unites medical students worldwide to lead initiatives that impact positively the communities we  serve. IFMSA represents the opinions and ideas of future health professionals in the field of global health,  and works in collaboration with external partners. IFMSA builds capacity through training, projects and  exchange opportunities, while embracing cultural diversity so as to shape a sustainable and healthy future.  

Why does IFMSA need a strategic plan? All organisations evolve. Even without an overall plan for where the organisation is headed, new ideas will  emerge, new initiatives will kick off, and a lot of work will be done, although these efforts may not be very  well­aligned. Working strategically is about prioritising your energy, and identifying and executing relevant  actions. It is perfectly fine to work without a strategic plan if no major changes are needed to optimise the  organisation. But, if such changes are needed, it is necessary to plan how to properly implement them.   The strategic plan helps the organisation implement structural changes that transcend individual  leaderships. Indeed, as these structural changes cannot be implemented in the course of a single term, it is  key to ensure that future leaderships follow up on and conclude the implementation. The strategic plan will  also help future Executive Boards and Teams of Officials align their work with the long­term interests of  IFMSA as an organisation. It will help aspiring Officials write relevant candidatures when they run for  positions in the leadership of the Federation. And it will help each Executive Boards document how they  have expended IFMSA’s resources ­ and why.  Two things signify IFMSA’s volunteers: independency and self­management. The strategic plan will guide  the collective work of each Team of Officials to achieve IFMSA’s long­term strategic goals defined by  the National Member Organisations. Yet, it is crucial to leave enough room for each volunteer to realise  her or his own ideas. This way every individual who devotes time and energy to IFMSA will benefit  personally and will play a key role in the continuous strengthening of the Federation.   So, by letting the strategic plan guide the annual work plans of future Teams of Officials, the strategic plan  will ensure continuity, transparency and accountability in the work of IFMSA’s elected and appointed  leaders. That is why IFMSA needs Strategy 2014­17.  

What is a strategic plan? The strategic plan is a tool to help the organisation realise its mission. This also means that the strategic  plan is not supposed to cover every aspect of the mission and, consequently, not all aspects of the mission  will be strategic priorities. Rather, the strategic plan will focus on structural improvements that, in the long  run, will help the organisation to realise its mission. In the most strict understanding of strategic planning    [1/5] 

you devote all your time to activities that fall under the strategic plan, and nothing else. With this approach  strategic planning will lead to a top­down leadership culture with no room for volunteers’ creativity leading  to new activities. It has never been – and will never be – the intention that strategic planning should instil  such a culture in IFMSA.   Indeed, the engine that drives IFMSA is fueled by the initiative and passion of our volunteers and  members. And it is from this grassroots layer new ideas and activities emerge. This means that the  Executive Board, Team of Officials and Supervising Council run the organisation with the help of  international assistants, and that projects are 100% led and run by volunteers. The fact that volunteers are  able to lead and execute projects on a massive scale when they are allowed to – and sometimes with a bit  of professional support – is a fundamental characteristic of the culture in IFMSA. By working  strategically, the Federation asserts to cherish and further this unique quality of our international volunteer  organisation.   Hence, IFMSA employs a “soft” approach to strategic planning. This means that the plan has a narrow  scope on structural changes that cannot be realised in one term, and it leaves room for each Team of  Officials to also work on their own short­term objectives. 

The process This year, the Executive Board made it a priority to finalise a three­year strategic plan for the Federation,  to be launched when the Team of Officials 2014­15 takes office. The process of developing a strategic  plan has been ongoing for many years. Urgent issues have, too often, interrupted and delayed the process  considerably. A positive effect of these delays is that a huge amount of data has been collected over the  years. This data was used to develop a set of open questions and a toolkit for consultations that took place  during Regional Meetings in this term, and through an online crowdsourcing process on IFMSA’s  Facebook page. It was a huge success, and yielded a massive dataset on which this strategic plan is  founded. 

The anatomy of the Strategy We wish to make sure that all stakeholders are on the same page when we communicate about the  strategic plan. Therefore, the use of terms is consistent and stringent throughout this document.   Strategy 2014­17 has three themes. Under each theme you find the aim and a number of strategic goals  that will help IFMSA achieve this aim. These strategic goals have been chosen carefully, are presented  with individual motivations to explain why they made it to the final strategic plan, and they satisfy the  SMAAT criteria: they are specific, measurable, appropriate, ambitious and time­bound. We have chosen  not to develop indicators for the strategic goals, mainly because all strategic goals but two are either  attained or not. Defining how to gauge the extent of attainment of the remaining two strategic goals by the  end of the strategic plan’s period is almost impossible at this point. Indeed, they both instil new working  methods in IFMSA, and the situation of IFMSA will likely be so different in three years that qualitative  and/or proxy indicators developed now will be meaningless and unable to capture the progress and  properly evaluate the degree of attainment of these strategic goals in 2017.  

  [2/5] 

The timeline Aug 2014  Oct 2014 ­ Sep 2015  Oct 2015 ­ Sep 2016  Oct 2016 ­ Sep 2017       ­ Feb 2017       ­ Mar 2017       ­ Aug 2017       ­ Sep 2017 

Adoption of Strategy 2014­17 (AM2014)  First annual work plan based on Strategy 2014­17  Second annual work plan based on Strategy 2014­17  Third annual work plan based on Strategy 2014­17  Execution of Strategy 2014­17 finalised  Interim Evaluation of Strategy 2014­17 (MM2017)  Adoption of Strategy 2017­20 (AM2017)  Evaluation of Strategy 2014­17 shared with stakeholders 

Three Themes: Sustainability, Impact & Relevance Theme #1: Sustainability Aim IFMSA is a reliable organisation with efficient internal processes, and it ensures coherence between its  past, present and future. By providing adequate support for its volunteers the Federation ensures that more  medical students feel they can serve the Federation. IFMSA provides tailored support to its members, who  actively engage in the development of the Federation.  Strategic Goals ● By February 2016, the Federation has a clearly defined long term strategy for its regions  ○ Motivation: In 2002, it was decided to divide IFMSA into five regions. The reasons  behind this decisions have been lost, but the regionalisation of the Federation may  provide a strong basis for capacity building in National Member Organisations.  Therefore, we should re­identify what we want from the regions, and how to get it.  ● By October 2016, the Federation expends its resources rationally, and has sufficient inflow of  funds, to adequately support Officials in carrying out their duties  ○ Motivation: Hitherto, IFMSA has not provided enough resources to its volunteers,  which means that many individuals have spent hundreds or thousands of euros on  serving the Federation. We need a system that ensures that its leaders are selected  based on their merits and passion, and are not excluded because of their personal  economic situation.  ● By February 2016, the Federation has a well­functioning Secretariat that plays a natural role in the  daily life of the Federation  ○ Motivation: The Federation has almost outgrown itself in geographical span and  level of activity. Thus, it is now clear that professional, continued organisational  support is needed to sustain IFMSA as a well­run organisation, for the benefit of its  members. This necessitates gradual establishment of a secretariat, in which the  ideas and visions of our volunteers direct the practical work of the staff, not the  other way around.   ● By February 2017, the new leadership structure of the Federation is fully implemented and a  sound evaluation scheme is developed and employed 

  [3/5] 

○

Motivation: Successfully implementing a new leadership structure takes more than  one term. By making this a strategic goal of IFMSA we ensure that it stays a central  task for future generations of IFMSA leaderships, and that they devote sufficient  energy and time to this task to ensure a successful implementation.  ● By February 2017, the Federation has initiated the implementation of an NMO membership  development scheme  ○ Motivation: IFMSA should be the platform where our National Member  Organisations can obtain advice from peers and professionals to develop and  improve their organisations and activities. Systematising these efforts allows the  Federation to provide relevant, high­quality support to its members.  

Theme #2: Impact Aim IFMSA actively promotes collaboration amongst its members in their respective fields of work and  provides a link between their initiatives, while collecting and showcasing their best practices and results.  The services provided by and mechanisms instituted within the Federation serve as a reference of quality  to its members, who also seek to improve themselves following the example of the Federation.   Strategic Goals ● By February 2016, the Federation has fully implemented the Programmes model for its activities,  to ensure consistency in the work of the Federation  ○ Motivation: The activities in IFMSA suffer from unnecessary bureaucracy, which  also impedes the ability of IFMSA to effectively support the activities. This has led to  lower quality of IFMSA­recognised projects, and has limited the positive impact of  IFMSA on the grassroots level. It is crucial for IFMSA to implement the Programmes  model because it tackles these issues.  ● By February 2017, solid quality assurance mechanisms for IFMSA Programmes are developed  and implemented  ○ Motivation: We want to have a positive impact on our communities. At the same time,  it is at the heart of our activities that the same communities do not suffer from our  presence, and that we eliminate the potential downsides of our activities. The  Federation wants to put in place mechanisms that will help us realise this aspiration,  for the benefit of our communities and volunteers. 

Theme #3: Relevance Aim IFMSA has developed a brand that underpins its work, and allows medical students to benefit personally,  academically and professionally from their involvement in IFMSA activities. The Federation can act as an  agenda­setter in health related political processes, by basing its advocacy priorities on the needs of its  members, mobilising the national grassroots level, and increasing its media exposure. 

  [4/5] 

Strategic Goals ● By February 2015, international institutions that could endorse experience acquired through  involvement in IFMSA have been identified, and 50% of these formally recognise such experience  by February 2017.  ○ Motivation: Volunteers invest thousands of working hours in IFMSA to help it  thrive. We believe that our national member organisations can leverage the  recognition of IFMSA­related experience by international institutions to provide  their local volunteers with similar national­level professional and academic  recognition of their work and experience.   ● By February 1st, 2017, the Federation’s activities are underpinned by and aligned with priorities  identified critically and independently, and relevant to its members  ○ Motivation: IFMSA is not here to mimic other large actors on the global health  arena. Rather, we are here to represent our National Member Organisations, do  what we can to put medical students’ real pressing problems and challenges on the  agenda, and make sure it is done on a solid basis supported by evidence. This may  mean that we need to reorganise the way we plan and conduct our policy work and  capacity building.   

  [5/5]