Case Study | Google Apps for Business

Visiant Lo Scenario Visiant è una realtà italiana leader nell’offerta completa di soluzioni e servizi in ambito ICT. Attraverso una struttura solida e flessibile garantisce alle imprese pubbliche e private la copertura del processo di sviluppo tecnologicoorganizzativo, coerentemente con gli obiettivi e il contesto specifico di ogni cliente. Dopo otto anni di attività dalla fondazione, Visiant è proiettata verso il raggiungimento di 150 milioni di euro di ricavi, e più di 1400 dipendenti. Il modello organizzativo della società è incentrato su una holding operativa – Visiant Spa – con funzioni di coordinamento e indirizzo strategico e su unità di business raggruppate in cinque aree: Consulting, Entrerprise, Outsourcing, Sicurezza e Architetture IT, Web 2.0 & Unified Communication. La filosofia organizzativa di Visiant è sempre stata improntata alla partecipazione fattiva di tutte le entità che compongono l’universo distribuito dell’azienda, che hanno un’elevata autonomia operativa e sono dislocate su tutto il territorio nazionale. Anche la modalità di relazione fra le persone all’interno del gruppo è sempre stata molto diretta, informale e per nulla burocratica, anticipando di fatto tendenze e modelli oggi molto attuali. Questo pionierismo organizzativo e di business model, che ha contribuito alla crescita e rapida affermazione sul mercato di Visiant, necessitava di uno strumento tecnologico che fosse in grado di supportare efficacemente la collaborazione tra le variegate realtà del mondo Visiant. La intranet aziendale rispondeva solo in parte a questa esigenza, con carenze soprattutto in termini di flessibilità, e solo parzialmente soddisfacenti erano stati i tentativi di utilizzare tecnologie di tipo Wiki. “Una realtà come Visiant, che ha fatto dell’innovazione e della collaborazione il fattore strategico del proprio successo ha da subito visto nelle soluzioni di collaborazione di Google Enterprise non solo la chiave per migliorare le modalità di partecipazione all’interno dell’azienda, ma anche il modello vincente per l’impresa 2.0”, spiega Giulio De Amici, Direttore Marketing e Comunicazione di Visiant. Il Prodotto All’inizio del 2008 nasce quindi la decisione di adottare Google Apps for Business, la soluzione di Google Enterprise per la collaborazione aziendale che mette a disposizione sia una casella di posta con le funzioni di searching di Google incorporate sia strumenti per la condivisione di documenti, presentazioni e fogli elettronici, nonché tecnologia per la sicurezza e il portale collaborativo Google Sites. Oltre alla posta Gmail, che ha consentito a Visiant di realizzare da subito notevoli risparmi in termini di costi licenze, manutenzione e upgrade rispetto ai sistemi precedentemente utilizzati, e a funzioni di collaborazione di base quali Calendar, lo strumento fin da subito più apprezzato dagli utenti interni è stato proprio Google Sites. La Sfida “Il fatto di sperimentare in primis al nostro interno strumenti allo stato dell’arte quali quelli messi a disposizione da Google ci consente di maturare sensibilità ed esperienza tanto sulla tecnologia quanto sui processi coinvolti, cogliendo in particolare i benefici introdotti nelle organizzazioni - la nostra e quella dei clienti – e i riflessi immediati o potenziali sui processi core: mi riferisco, ad esempio, a una maggiore velocità nel generare e condividere idee di business o all’ottimizzazione del time to market delle campagne (CRM) sulle quali le grandi organizzazioni

Informazioni su Google Apps for Business

Google Apps for Business è la soluzione per le nuove esigenze di produttività, integrazione, archiviazione e supporto di tutti i tipi di organizzazioni. Comprende supporto telefonico, 25 GB di capacità per la casella di posta e funzioni di integrazione. Per ulteriori informazioni: www.google.es/apps/biz “Una realtà come Visiant, che ha fatto dell’innovazione e della collaborazione il fattore strategico del proprio successo ha da subito visto nelle soluzioni di collaborazione di Google Enterprise non solo la chiave per migliorare le modalità di partecipazione all’interno dell’azienda, ma anche il modello vincente per l’impresa 2.0” . —Giulio De Amici, Direttore Marketing e Comunicazione di Visiant

spesso competono serratamente e dove quindi un adeguato strumento tecnologico come Google Apps for Business, fortemente abilitante in termini di efficacia di condivisione e collaborazione, può facilmente trovare terreno fertile”, spiega De Amici. Concettualmente, il modello organizzativo consentito da Google Apps for Business è quello dell’Open Source, nel quale diversi individui collaborano alla realizzazione di un progetto, mettendo poi a disposizione di tutti il risultato delle proprie competenze. In tal senso la realtà aziendale si avvicina alla filosofia social caratteristica del Web 2.0, il trend ormai pienamente affermato a livello consumer, che sempre più si sta estendendo anche in ambito aziendale, annullando le differenze tra individuo che naviga sulla rete e professionista che la usa a supporto del proprio lavoro. In quest’ottica, gli strumenti Google Apps for Business sono visti da Visiant come la piattaforma di lancio verso la creazione di un’organizzazione autenticamente Enterprise 2.0, meta naturale per un’azienda che ha come punto di forza la fornitura della tecnologia più innovativa a supporto del miglioramento delle attività e del business dei propri clienti. La Soluzione Grazie a Google Apps for Business, Visiant ha intrapreso con decisione il passaggio dalla tradizionale e poco flessibile intranet aziendale a un più moderno sistema di veicolazione delle informazioni dal centro verso le Business Unit del gruppo (dati legacy, modulistica, documenti e disposizioni di varia natura), attivando contemporaneamente un canale di comunicazione velocissimo tra i componenti (persone e società) del gruppo. Lo strumento di Google Apps for Business che più di tutti sta supportando questa transizione è Google Sites, mediante il quale si stanno gradualmente creando delle vere e proprie community, che si stanno rivelando estremamente efficaci nella condivisione orizzontale delle informazioni all’interno dell’organizzazione. Esse sono composte da gruppi di persone trasversali alle società che fanno parte del gruppo, accomunate da competenze in un determinato ambito - marketing, sviluppo software, organizzazione, ecc. – e che si mettono in comunicazione per collaborare alla risoluzione di specifiche problematiche o allo sviluppo di progetti, offrendo alla comunità il valore della propria competenza e dell’esperienza maturata sul campo, in modo concettualmente non dissimile da quanto accade con molti blog specialistici presenti sulla rete. I Benefici “Gli strumenti di Google Apps for Business, e Google Sites in particolare, non sono solo delle tecnologie, bensì dei supporti all’espressione della creatività individuale e alla fornitura del contributo di ciascuna persona alla crescita e al successo dell’azienda, supportando un moderno modello organizzativo di tipo bottom-up, nel quale tutte le persone del gruppo ci forniscono continui stimoli al miglioramento e all’innovazione, nonché feedback sull’attività quotidiana”, spiega Matteo Tamburini, Direttore Organizzazione e Sistemi Informativi di Visiant. In questo contesto, iniziano spontaneamente ad essere utilizzati dagli utenti Visiant anche gli applicativi Documenti offerti da Google Apps for Business, dei quali viene apprezzata ancora una volta la caratteristica fondamentale di essere ambienti collaborativi che consentono a più persone di lavorare in contemporanea su un documento, un foglio elettronico o una presentazione. Un’adesione spontanea non imposta in alcun modo dal centro, che rispecchia una filosofia Web 2.0 di adozione delle nuove tecnologie nella maniera più libera e creativa anche in un contesto aziendale. L’accoglienza di Google Apps for Business e i feedback ricevuti dagli utenti nei primi mesi di utilizzo sono stati estremamente positivi, tanto che l’azienda intende estendere l’uso della soluzione all’intero universo che ruota intorno al gruppo, includendovi anche i consulenti esterni. adoption. © 2010 Google Inc. All rights reserved. Google and the Google logo are trademarks of Google Inc. All other company and product names may be trademarks of the respective companies with which they are associated. SS121-1007