Proyecto País: “Costa Rica, un modelo sostenible de prevención combinada y atención a la población de hombres que tienen sexo con hombres (HSH) y mujeres trans” Términos de referencia para la elaboración de una: Guía dirigida a OSC que trabajan en VIH sobre el proceso de solicitud de financiamiento de sus proyectos por parte de la Junta de Protección Social

I.

Objeto de la Contratación

Se requiere la contratación por servicios profesionales de una persona consultora con el objetivo de: Elaborar una Guía dirigida a organizaciones de sociedad civil (OSC) que trabajan en VIH, la cual detalle el flujo de procesos, los procedimientos, formularios y matrices requeridas para presentar solicitudes de financiamiento de proyectos ante la Junta de Protección Social. II.

Antecedentes Generales

El proyecto VIH-Costa Rica. El proyecto tiene como propósito primordial la institucionalización, articulación multisectorial y sostenibilidad de la prevención del VIH en hombres que tienen sexo con hombres (en adelante denominados HSH) y mujeres trans1. La propuesta de Costa Rica busca trascender la temporalidad del proyecto para establecer un modelo sostenible de prevención combinada para las personas HSH y mujeres trans, que permita contener la epidemia de VIH y eventualmente, reducir la prevalencia de esta infección. 1

En el presente documento se utiliza el término “mujeres trans” ya que ésta es la forma en que dicha población ha manifestado que prefiere ser nombrada para efectos del presente proyecto; excepto en los casos en que se hace referencia a la Nota Conceptual Estándar (ver Anexo I) que utiliza el concepto de “personas trans

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Este proyecto es financiado por medio de una subvención del Fondo Mundial de Lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria (en adelante denominado Fondo Mundial), con una duración de tres años a partir del 1 de julio de 2015. El proyecto es administrado por el Instituto Humanista para la Cooperación con los Países en Desarrollo (en adelante denominado Hivos). Hivos es una organización internacional y de carácter no gubernamental guiada por principios humanistas, que fue designada por el Mecanismo Coordinador de País de Costa Rica (en adelante denominado MCP) y aceptada por el Fondo Mundial para actuar como receptor principal (en adelante denominado RP) de esta subvención. El proyecto cuenta con tres actores fundamentales: personas HSH y mujeres trans (según principio de mayor participación de ONUSIDA), las organizaciones de sociedad civil (en adelante denominadas OSC) y las instituciones estatales (en su rol de proveedoras de servicios y como responsables directas de las políticas públicas tendientes a reducir la pobreza, la marginación y la desigualdad de oportunidades). Entre las instituciones estatales involucradas en el proyecto se encuentran el Ministerio de Salud, la Caja Costarricense de Seguro Social, el Ministerio de Justicia y Paz, la Junta de Protección Social, la Defensoría de los Habitantes de la República y el Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia. Los objetivos del proyecto son los siguientes: ▪

Objetivo general:

Contener la epidemia de VIH en las poblaciones HSH y trans femeninas en Costa Rica. ▪

Objetivos específicos:

Objetivo 1. Asegurar acceso universal a prevención, tratamiento, atención y cuidado del VIH de poblaciones HSH y trans femeninas, en las áreas de intervención de la propuesta. Objetivo 2. Mejorar el entorno legal, social, y político para el ejercicio pleno de los derechos Hivos América Latina Avenida 3, Parque del Café, 25 mts Este Rohrmoser, Pavas, San José, Costa Rica Apdo 771-1007 T. +506 2231-0848 / 2296-0706 [email protected] www.hivos.org

humanos de las poblaciones HSH y trans femeninas, incluyendo aquellas personas con VIH. Objetivo 3. Proveer al país con información estratégica en VIH necesaria sobre las poblaciones clave, para la definición de acciones y toma de decisiones.

III.

Justificación

El proyecto ha formulado estrategias y actividades específicas en los módulos definidos como prioritarios para el país, tanto para alcanzar los objetivos específicos como para lograr la sostenibilidad en la respuesta nacional al VIH. La definición de los módulos prioritarios se realizó a partir del análisis de las deficiencias programáticas. En el marco del objetivo específico 2 del proyecto se encuentran las acciones planteadas en el “Módulo 4. Fortalecimiento de los sistemas comunitarios, una de las cuales justamente es el “Fortalecimiento de capacidades de la Junta de Protección Social, para la oportuna asignación y ejecución de recursos financieros asignados a la prevención del VIH desde las OSC”. En el contexto del proyecto, se ha detectado que para las OSC, tanto las que participan como subreceptoras del proyecto, como las otras OSC inscritas al Consejo Nacional de Atención Integral del VIH y Sida (CONASIDA) y que tendrían posibilidades de acceder a recursos de la Junta de Protección Social las fuentes de financiamiento en VIH son cada vez más escasas y las condiciones administrativas y de gobernanza de algunas de ellas les dificultan aún más acceder a los fondos disponibles. Además, muchas veces los procesos para obtener el financiamiento son burocráticos y extensos. En el caso particular del proceso que realiza la Junta de Protección Social (JPS) para que las OSC presenten propuestas de proyectos que puedan ser financiados por esta entidad, se ha encontrado que las OSC que trabajan en la respuesta al VIH no siempre tienen la capacidad de cumplir con todos los requisitos necesarios, o bien les toma demasiado tiempo y esfuerzo hacerlo. Hivos América Latina Avenida 3, Parque del Café, 25 mts Este Rohrmoser, Pavas, San José, Costa Rica Apdo 771-1007 T. +506 2231-0848 / 2296-0706 [email protected] www.hivos.org

En el 2009, se aprobó la Ley 8718, la cual en su artículo 8 establece que de la utilidad neta total de la Junta de Protección Social se asignará “de un uno por ciento (1%) a un uno coma cinco por ciento (1,5%) entre organizaciones no gubernamentales dedicadas a la prevención y la lucha contra las enfermedades de transmisión sexual y la investigación, el tratamiento, la prevención y la atención del VIH-SIDA, conforme al Manual de criterios para la distribución de recursos de la Junta de Protección Social”. A partir de ese momento, la Junta de Protección Social (JPS) y las organizaciones de sociedad civil (OSC) han experimentado una primera etapa de involucramiento conjunto. Esta primera etapa ha estado marcada por un proceso de conocimiento mutuo y de esfuerzos de ambas partes por comprender las necesidades y requisitos de cada uno. Actualmente tanto la JPS como las OSC se encuentran en capacidad de iniciar una nueva etapa de trabajo con el apoyo técnico y acompañamiento del receptor principal, debido a la relevancia de la JPS en la capacidad de las OSC de participar en la respuesta país al VIH-Sida y con el objetivo final de promover la sostenibilidad del modelo de prevención combinada del proyecto VIH-Costa Rica. IV.

Objetivos de la consultoría

Objetivo General: Elaborar una guía dirigida a OSC que trabajan en VIH, la cual detalle el flujo de procesos, procedimientos, formularios y matrices requeridas para presentar solicitudes de financiamiento de proyectos ante la Junta de Protección Social. Objetivos Específicos: 1. Revisar el flujo de procesos, los procedimientos y formularios que actualmente utiliza la Junta de Protección Social para financiar proyectos a organizaciones no gubernamentales que trabajan en VIH, con el fin de identificar cuellos de botella y aspectos por mejorar. 2. Proponer modificaciones a los procesos, procedimientos y formularios utilizados actualmente, con el fin de que éstos sean más eficientes y se adapten mejor a las condiciones y necesidades de las OSC que trabajan en VIH, considerando siempre el marco normativo e institucional vigente.

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3. Identificar las necesidades de comprensión y dudas que tendrían las OSC que trabajan en VIH sobre los procesos, procedimientos y formularios, con el fin de incorporar en la Guía las explicaciones necesarias que aclaren lo más posible cada uno de los elementos del proceso.

V.

Productos y actividades a ejecutar

Actividades a desarrollar 1. Revisión de documentos físicos y electrónicos que presentan los procesos, procedimientos y formularios que actualmente utiliza la JPS. 2. Revisión de expedientes de proyectos que han sido aprobados y ejecutados, que se encuentran actualmente en ejecución o bien que están siendo revisados por la JPS. 3. Revisión de minutas y otros materiales generados en reuniones y talleres, cuyo propósito fue analizar el proceso de presentación de proyectos y los principales cuellos de botella existentes. 4. Reuniones con personal de diversas instancias de la JPS. 5. Reuniones con personal de las OSC que trabajan en VIH, que han postulado o podrían postular a recursos de la JPS. 6. Reuniones con personal del Consejo Nacional de Atención Integral del VIH y Sida (CONASIDA). 7. Reunión con el coordinador o miembros de la Comisión Interinstitucional para La Asesoría y Priorización de proyectos de la Junta de Protección Social. 8. Reuniones con otras instituciones pertinentes (Contraloría General de la República, Ministerio de Salud, entre otras). 9. Otras que sean necesarias para alcanzar los objetivos de esta contratación. Productos 1. Plan de Trabajo, el cual incluya la Estrategia Metodológica. 2. Documento que sistematice los hallazgos tras la revisión de los procesos, los procedimientos y formularios que actualmente utiliza la Junta de Protección Social para financiar proyectos de organizaciones no gubernamentales que trabajan en VIH, en el cual se identifiquen los principales cuellos de botella y aspectos por mejorar. Hivos América Latina Avenida 3, Parque del Café, 25 mts Este Rohrmoser, Pavas, San José, Costa Rica Apdo 771-1007 T. +506 2231-0848 / 2296-0706 [email protected] www.hivos.org

3. Documento con propuestas de modificaciones a los procesos, procedimientos y formularios utilizados actualmente, con el fin de que éstos sean más eficientes y se adapten mejor a las condiciones y necesidades de las OSC que trabajan en VIH, considerando siempre el marco normativo e institucional vigente. 4. Guía dirigida a OSC que trabajan en VIH, el cual detalle el flujo de procesos, los procedimientos, formularios y matrices requeridas (y con las modificaciones que hayan sido aprobadas de las propuestas en el producto 3) para presentar solicitudes de financiamiento de proyectos ante la Junta de Protección Social. Esta Guía incluirá un ejemplo de proyecto que sea coherente, concreto, que esté bien redactado y que cumpla con los requerimientos de la JPS.

VI.

Metodología

La presente consultoría se realizará durante cuatro meses a partir del momento de firma de contrato por servicios profesionales. La persona contratada deberá permanecer en estrecha coordinación y comunicación con el personal de la Junta de Protección Social (JPS) pues es esta instancia quien, en última medida, puede decidir cuáles son los cambios que son factibles de realizar en sus procesos, procedimientos e instrumentos. Todo cambio propuesto requiere ser validado y aprobado por la JPS; de lo contrario, no será realista su implementación. Esto incluye considerar el nivel político y de toma de decisiones de la JPS. VII.

Valores

Se espera que la persona a contratar demuestre un alto compromiso ético y que lleve a cabo el proceso guiándose por los valores humanistas de Hivos2, en el marco de los Derechos Humanos, con respeto, confidencialidad y sensibilidad hacia las poblaciones y organizaciones con las que trabajará.

2

Dignidad humana y autodeterminación, pluralismo y democracia, solidaridad y ciudadanía responsable, comprensión tanto de los aspectos materiales como no materiales, respeto por la identidad social y cultural de las personas, manejo responsable de la naturaleza y los recursos naturales. Hivos América Latina Avenida 3, Parque del Café, 25 mts Este Rohrmoser, Pavas, San José, Costa Rica Apdo 771-1007 T. +506 2231-0848 / 2296-0706 [email protected] www.hivos.org

VIII.

Modalidad de contratación

La contratación se llevará a cabo bajo la modalidad de contrato por servicios profesionales a plazo determinado. La firma del contrato se realizará con la persona consultora responsable del mismo. Para la implementación de la consultoría, una vez firmado el contrato, la persona consultora deberá presentar y consensuar un plan de trabajo que incluya todos los aspectos metodológicos, tiempos de trabajo y productos a entregar. Hivos dará seguimiento a los procesos y aprobará, en conjunto con la Junta de Protección Social y CONASIDA cuando corresponda, cada uno de los productos entregados.

IX.

Plazo, entrega de productos y pagos

El plazo estimado para la realización de esta consultoría es de cuatro (4) meses contados a partir de la firma del contrato respectivo. No obstante, la conclusión definitiva de la consultoría será considerada como tal hasta que sean recibidos a total satisfacción por parte de Hivos los productos señalados en el apartado V de este documento. Hivos pagará contra entrega y aprobación de los productos en los siguientes plazos:

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Pago Pago 1

Pago 2

Pago 3

Pago 4

Porcentaje 15%

25%

30%

30%

Pago por productos recibidos a conformidad y aprobados Plan de trabajo, el cual incluye la estrategia metodológica Documento que sistematice los procesos, los procedimientos y formularios que actualmente utiliza la Junta de Protección Social para financiar proyectos de organizaciones no gubernamentales que trabajan en VIH, en el cual se identifiquen los principales cuellos de botella y aspectos por mejorar. Documento con propuestas de modificaciones a los procesos, procedimientos y formularios utilizados actualmente, con el fin de que éstos sean más eficientes y se adapten mejor a las condiciones y necesidades de las OSC que trabajan en VIH, considerando siempre el marco normativo e institucional vigente. Guía dirigida a OSC que trabajan en VIH, el cual detalle el flujo de procesos, los procedimientos, formularios y matrices requeridas (y con las modificaciones que hayan sido aprobadas de las propuestas en el producto 3) para presentar solicitudes de financiamiento de proyectos ante la Junta de Protección Social.

Fecha de entrega del producto 10 días naturales después de la firma del contrato

60 días naturales después de la firma del contrato

90 días naturales después de la firma del contrato

120 días naturales después de la firma del contrato

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X.

Perfil de la persona consultora o equipo consultor

La persona a ser contratada debe contar como mínimo con las siguientes competencias y experiencia: ● Formación académica universitaria en ciencias sociales, ciencias de la salud, administración, ingeniería industrial o afines. ● Experiencia comprobada de trabajo en diseño y revisión de procesos institucionales y organizacionales. ● Experiencia comprobada en gestión de proyectos. ● Experiencia comprobada de trabajo con organizaciones de sociedad civil (OSC) que trabajan en temas de derechos humanos. ● Experiencia comprobada en la elaboración de guías, manuales o protocolos. ● Deseable conocimiento de la respuesta nacional al VIH, incluyendo el conocimiento de las OSC que trabajan en VIH. ● Capacidad de articulación de procesos con múltiples actores. ● Capacidad de trabajo en equipo y coordinación de equipos interdisciplinarios. ● Altas habilidades de comunicación verbal y escrita, incluyendo la redacción clara de documentos. ● Alto compromiso ético y sensibilidad para el trabajo con las poblaciones meta del proyecto.

XI.

Procedimiento para presentar postulaciones

Las personas interesadas en postularse para la realización de la consultoría deberán enviar un email a [email protected], indicando en el asunto “Consultoría JPS” y adjuntando por separado los siguientes documentos en formato PDF: 1. Carta de interés para realizar la consultoría, dirigida al Proyecto País: Costa Rica, un modelo sostenible de prevención combinada y atención a la población de hombres que tienen sexo con hombres y mujeres trans. 2. Propuesta técnica que debe incluir un cronograma tentativo de implementación. 3. Hoja de vida de la persona consultora, en la cual se deberá indicar la experiencia relevante para la presente consultoría. Extensión máxima 5 páginas. Hivos América Latina Avenida 3, Parque del Café, 25 mts Este Rohrmoser, Pavas, San José, Costa Rica Apdo 771-1007 T. +506 2231-0848 / 2296-0706 [email protected] www.hivos.org

4. Propuesta financiera. Las propuestas deben enviarse a más tardar el miércoles 26 de julio de 2017 a las 15:00 horas de Costa Rica. Las propuestas enviadas fuera de esa fecha y hora no serán consideradas. La no presentación de alguno de los documentos indicados hará que la oferta sea descartada de forma automática. La fecha límite para realizar consultas es el lunes 24 de julio de 2017 a las 12:00 horas de Costa Rica y solo se recibirán por vía escrita al correo electrónico [email protected]. Las inquietudes enviadas fuera de esa fecha y hora no serán consideradas. XII.

Evaluación de las propuestas

Para la evaluación de las propuestas, se conformará un comité evaluador que tomará en consideración los siguientes criterios. Rubro

Ponderación

Propuesta técnica

70%

Propuesta financiera

30%

Criterios de Evaluación: a. Propuesta Técnica (Pt) (70%): Rubro Propuesta suficientemente clara Propuesta incluye estrategia para el logro del objetivo general y cada uno de los objetivos específicos Estrategia propuesta es adecuada para lograr el objetivo general y objetivos específicos. Experiencia de la persona consultora

Puntaje máximo 10 20

40 30

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b. Propuesta Financiera (30%): Solo se analizarán las propuestas financieras cuyas propuestas técnicas (Pt) alcancen un mínimo de 70 puntos. Se tomará como base para la asignación, la siguiente fórmula: Se asignará un puntaje de precio (Pp) de 100 puntos a la propuesta de precio más baja (Pm). Los puntajes de precio (Pp) de las demás propuestas financieras se calcularán de la siguiente forma: Pp=100 x Pm / Pi, donde Pp es el puntaje de precio, Pm es el precio más bajo y Pi el precio de la propuesta en consideración. Las propuestas se clasificarán de acuerdo con sus puntajes técnicos (Pt) y de precio (Pp) combinados, utilizando las ponderaciones (T= ponderación asignada a la propuesta técnica; P= ponderación asignada a la propuesta económica; T + P =1) como se indica: Pcomb = Pt x T + Pp x P. La propuesta que obtenga el puntaje técnico y de precio combinado más alto será la invitada a negociar, previo a la firma del contrato.

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