Capital Motors Salary  Management System                                     

H.A.I.S.Handapangoda  MGT/3090  BIT2243  RUSL 

  1 | P a g e    

 

Acknowledgment  This is regarding development of a  software for an organization Capital Motors. We are highly  grateful to our supervisor, MR.P.G.Munasinghe, Senior lecture, Faulty of Management Studies,  Ratarata University of Sri Lanka.  I am highly obliged to the manager of Capital Motors M.J.Rajapaksha for giving me the opportunity  to work for his organization.   

2 | P a g e    

 

 

Abstract  The purpose of developing this software project is to fully automate salary system for an  organization capital motors.  This software is capable of calculating monthly salaries, tax and bonus of that organization. On the  basis of certain formulas it will generate files as an output as bank files and salary slips etc.   

3 | P a g e    

 

 

Content  Chapter 01‐Introduction……………………………………………………………………………………………….5‐7         

Background  Objectives of the project  Business Problem  Propose Solution  User overview diagram  Scope  Feasibility study  Methodology 

Chapter 02‐Requirement analysis………………………………………………………………………………..8‐11        

User  requirement  Users and their functionalities  Functional requirement  Nonfunctional requirement  Use case diagram  Scenarios  Activity diagram 

Chapter 03‐System Design………………………………………………………………………………………….22‐31    

Class Diagram  Interface design  Data Design 

Chapter 04‐System Implementation  Chapter 05‐Conclution & Recommendation……………………………………………………………….32 

         

4 | P a g e    

 

 

          Chapter 01  Introduction   

5 | P a g e    

 

 

Introduction  This chapter provides an introduction to all the aspects in related to the project. It describes about  the organization, its vision, mission and other key function and also the problem which led me to  develop this system. Not only that but also it describes the scope of the project, advantages and the  feasibility study.  This organization is dealing with hardware selling activities within different shops.  The task is to build a salary management system for this organization. Current salary management  system is manual therefore the organization wants to switch to an automated computerized salary  management system.  Employee salary management system should be capable enough to calculate the salaries of  employees.  

Vision  Company’s vision is to project capital motors components as the ideal choice for customers and the  most reliable partner for suppliers by progressively diversifying and increasing the imports of the  best quality and range of hardware products which will seamlessly contribute to the growth of  country 

Mission  Capital Motors mission is to invest their wide experience to consistency provide over customers with  superior quality hardware products that satisfy their needs and surpass their expectations. 

Objectives of the project      

Reduce the salary preparation time  Reduce the errors  To prepare reports quickly  Reduce the unnecessary paper work  Physical space required to store journals 

Business Problem  The organization is using a manual system to calculate salaries and tax of employees. The  management of organization also has a deal with bank files manually. All this work requires a lot of  paper work, is extremely time consuming job, and accordingly costly as well as they have to hire  more man power. Since there is always a risk of human errors present in a manual system so the  chances of errors are very high and to figure out such errors is also a very lengthy producer.    

6 | P a g e    

 

 

Propose Solution  The system should be capable of performing following function:   

Store basic information regarding employees of the organization.  Stores salary information of employees 

System should be able to generate the following salary information:    

Salary calculation for every employee for per month and per annum.  Total salary calculation for each month for the whole company. total salary calculation  for a year for the whole company  Salary slips can be sent to the employees upon request. 

 

Scope  



To generate bank files/invoice  System should be able to generate a bank file and salaries should be delivered to employee  accounts.  Performance and efficiency  The system should perform according to the requirements and provide appropriate and  accurate results.  To measure the performance and efficiency of the system we will put load by inserting input  by the number of users. We will then check and response time of the web pages. 

  Feasibility Study  I have to deliver the software by the end of march 2016.   

Methodology  The most suitable and appropriate software development methodology we found for our  software development is waterfall software development model, which gave us a clear view  about our software and helped us to achieve our goal.   

7 | P a g e    

 

 

        Chapter 02     

8 | P a g e    

 

 

Requirement  A  requirement is a feature of the system. Requirement of a system describes the system  service & its constraints. It  may range from a high level abstract statement to a detailed  mathematical specification. 

Following  requirement was identified in the system.  The Capital motors wanted good salary system. Therefore we developed a software for  the  Salary system of Capital Motors.   

Non Functional Requirement  There  are certain  organizational requirement as well. Hardware requirement are as    Follows, 

Hardware Requirements   • One Personal Computer (PC)  • 512 RAM (Minimum)  • Hard Disk Drive 80 GB (Minimum)  • Processor Pentium IV (Minimum 800 MHz)  • 128 MB VGA (Minimum)  • Printer 

Software requirements   • Operating System: Microsoft Windows XP Professional ‐ SP 2/higher  • .NET Framework 2.0 or higher       

     

9 | P a g e    

 

 

System use e case  In n this section we will discuss the use case of salary m management system. Usess cases show  ho ow the uses interact with the system. TThere are threee actors in o our system, teeam leaders,  project managgers and admiinistrator. Eacch one has itss own respon nsibilities and level of access  o the system; the figure is showing a geeneral overvie ew of use cases and its gen neral  to de escription 

Salary man nagement SSystem   

              TTeam Lead der  Teeam leader iss responsible to maintain b basic informaation his team m members su uch as name,  ad ddress, date o of birth, joining date and eetc. a team leeader will be aassigned a loggin and  paassword for tthe system. A After authentication he/shee will be the o only person aauthorized to  ad dd and edit th he basic inforrmation of the employees.. He/she will be able to calculate the  saalaries of the particular em mployees on tthe basic of given parametters.

10 | P a g e  

 

 

Scenario  1. Log in  Actors(administrator, p project manaager, team leaader) want to o enter into th he system to perform the  perations.  specific op  

11 | P a g e  

 

 

2. Regisstration  Registration is required d to enter and use the systtem. After loggged in the administrator is authorized d  only to register the  acctor ( Project manager and d team leaderr) into the system or edit their accountss.  On completion of the u users registraation process a confirmatio on mail will be sent into th he email  account o of the actors ccounting the log in and passsword of thee user. 

 

03 Dele etion of use ers  Administrrator wants to o delete the eexisting user aaccounts.   

   

12 | P a g e  

 

 

04.Add and edit o of employe ee  After login n in the actorrs enter into tthe interface called contro ol panel from where they ccan perform  the follow wing function:     

Lo og out directly from the syystem.  Chang the passsword.  Add informatio on of new em mployee.  Ed dit informatio on of the exissting employeee. 

13 | P a g e  

 

05 Activvation/Inaactivation//Deletion o of employe ee Accoun nts  In case , iff an employee temporarilyy or permaneently quits from the job or rejoins, then the  authorized users will change his staatus in the sysstem. 

 

06 salarries Calculaation  User wantts to calculate e the salary o of an employeee. 

14 | P a g e  

 

07 Gene eration of salary slip p  User wantts to generate salary slips of the emplo oyee. 

15 | P a g e  

 

08 Bankk file  User wantts to generate the bank sliip/invoice. 

16 | P a g e  

 

09 tax ffile  User wantts to generate tax file. 

17 | P a g e  

 

Activityy diagram ffor employyee Registtration 

 

18 | P a g e  

 

Activityy diagram ffor employyee salary slip generration 

 

19 | P a g e  

 

Activityy diagram ffor employyee bank ffile generaation 

 

20 | P a g e  

 

Activityy diagram ffor employyee tax filee generationn 

                    21 | P a g e  

           

Chapter 03 

22 | P a g e    

 

 

Class diagram   

23 | P a g e  

 

 

Login  User can view some basic information such as, person number, first and last name. To view the  detail information about a specific the user can go to detail information page of the employee by  just clicking on the view detail option. 

Capital Motors EMP ID Password Log in 

24 | P a g e    

New

 

Employee registration  It is viewed by clicking on employee registration from the contents. This function is used to register a  new employee.   

 

My Details  First Name 

 

Date of birth 

 

Address 

 

Phone no 

 

Post 

 

Password 

 

Confirm Password 

 

Create Account  Log me 

EMP ID

25 | P a g e    

 

Salary calculator  It is accessible through the salary calculator from the contents. 

Capital Motors 

EMP No  First Name 

 

Salary per hour 

 

Hours 

 

Tax 

 

Basic salary

 

Comments  Calculate

26 | P a g e    

 

Generate employee pay slip 

 

Capital Motors 

EMP No 

Month

 

Generate pay slip

27 | P a g e    

Year 

 

Employee salary slip  It contains all the necessary such as, employee name, address, person number, working hours, salary  per month.   

Salary Slip October 

 

Employee Sunil karunarathna 

 

Personal no 4567239821 

 

 

Address No 65,mihinthale,Anuradhapura 

 

Period October 

 

Hours 01 

 

Salary per hours 20 

 

Salary per month o 

 

Salary send to bank 25 October 

 

Salary  Tax  Salary after tax 

20 0 20 

   

 

 

 

   

                 

28 | P a g e    

 

ER diagram 

 

Table and Structu ure  Emp ID 

EmpNam me

Joining Date

A Address 

45672398 821 

Sunil karunarathna

23/10/2005 5

76543157865

Predeep la akmal

14/2/2004

45789086532

HimalDaya akaruna

4/05/2002

No  655,mihinthale,,Anuradhapura N No 45/1,Marapan na,Ratnapurra N No.25/3,Main n S Street,Kuruw wita

  EmpID 45672398 821 

WorkHo ours 1

tax 0

hourly Pay P 20

76543157865 45789086532  

48 16

0.6 0.6

60 40

29 | P a g e  

 

 

Salary ccalculation n 

   

30 | P a g e  

 

 

Algorithm  Login  Enter user name  Enter password  If user name & password ok  Then login  Else show wrong password

Salary calculation  Enter EMPID  Enter No of hours*hourly value  Then calculate salary 

Employee registration  Login  Enter details 

                    31 | P a g e    

 

System Implementation  Login 

                            32 | P a g e    

 

       

     

33 | P a g e    

 

                             

34 | P a g e    

 

Conclusion  This is based upon the conclusion of what we don s far and how the system can be further enhanced  with an increase in requirements.  The criteria set for goals is to generate files, deliver on time, performance & efficiency issues of the  system.  After developing the system, we calculate the salary and generate  a salary slip. That was successful.  Our target was to deliver the system by the end of march 2016. Whereas, we finalized it by 3rd march  2016 and derived well on time.  Maintenance is easy and requires no further cost, further enhancement s possible according to the  requirement of the organization which is not possible in the case of using existing salary  management software available in the market.  Hence the system is developed successfully and is in proper function according to our goals and  criteria.     

                         

35 | P a g e    

 

References    

www.accsoft.lk  www.projectgek.com  https;//www.slideshare.net.com 

   

36 | P a g e    

 

 

       

37 | P a g e