PROMOTION CRITERIA AND CAREER PATHS FOR CLINICAL FACULTY MEMBERS Jan Engle, PharmD, Ph.D. (Hon), FAPhA, FNAP Professor and Head Department of Pharmacy Practice Senior Associate Dean for Clinical Education UIC College of Pharmacy Chicago, Illinois, USA Past President American Pharmacists Association Commissioner, International Commission Accreditation Council for Pharmacy Education  (ACPE)

DESCRIPTION  Academic and Service Unit  Composed of faculty and staff that are 

teachers, scholars and/or practitioners   Over 400 faculty, residents, fellows and staff  who directly report to the department; many  others are affiliated  Comprised of several centers and sections  Center for Pharmacoeconomic Research  Drug Information Group  Sections of Cardiology, Infectious Diseases,  Neuropsychiatry

TYPES OF FACULTY PROMOTION  Tenure‐track

Primary responsibilities include research, teaching  and some service  Usually takes 6 years, leads to a permanent  contract; if not successful, termination  Non‐tenure clinical track  Primary responsibilities are patient care, teaching,  scholarship  Usually a yearly contract until promoted to Clinical  Associate Professor (2 years) and Clinical Professor  (3 years); salary increase with each promotion  Time to achieve promotion more flexible than  tenure track 

PROMOTION PROCESS  Discussed in new faculty orientation  Outlined in department faculty handbook  Discussed at each annual performance 

review  Bi‐annual faculty development seminar  given to describe the process  Reminder of process discussed at every  department faculty meeting  Statistics shared for successful promotions

PROMOTION PROCESS Guidelines clearly outlined in a 

document

CRITERIA –CLINICAL TRACK PROMOTION  All candidates must display and have 

evidence of EXCELLENCE in 2 of the three  areas of performance (teaching,  scholarship, service) and satisfactory  performance in the remaining area Or  EXCEPTIONAL performance in only one  of the 3 areas and satisfactory  performance in the 2 remaining areas

MEASUREMENTS OF SUCCESS  Teaching

Evaluation scores >4/5 considered excellent  Precepting evaluations  Service  Letters from physicians/team members  Professional organization contributions  National recognition (e.g. fellow status)  Scholarship  Benchmark is to publish ~1 paper per year; can  be review article, case report, descriptive report,  etc.   Research/funding not required 

PROMOTION PROCESS/TIMELINE  Faculty member submits CV and dossier and 

statement of teaching, scholarship and  service  Promotion and Tenure Committee reviews it  and determines if candidate is ready for  promotion   Committee member is assigned to candidate  to help them through the process  CV and dossier are reviewed for  completeness

PROMOTION PROCESS  Once documents are complete, the chair will 

send out the CV, statements, publications and  standard letter to 3‐5 outside reviewers for  evaluation  Once letters are received, committee reviews  them and votes on the case  All votes are recorded as part of permanent  record  Department Head reviews and adds support (or  not) for promotion

PROMOTION PROCESS  Sent to College Executive Committee  Reviewed and vote is recorded  Dean then reviews and writes letter  Sent to campus P/T Committee for recorded 

vote  Dean of Graduate College reviews dossier  Provost  Chancellor  Board of Trustees  Candidate is notified of action throughout  process – takes about one year to complete

EXTERNAL LETTERS  Need 3‐5 external letters  Cannot have a close relationship or 

association with candidate  Rank must be at or above where faculty  member is seeking promotion at  institutions similar to UIC  Referees should not be suggested by  candidates  Candidate can suggest who is an  inappropriate reviewer

DEPARTMENT NORMS  Department norms are sent to outside 

reviewers  Statements of teaching, scholarship and  service (1 page each) are sent with CV  Recent 5 publications also sent out

NON‐PROMOTIONAL REVIEWS  Highly recommend obtaining mid‐term or non‐

promotional reviews whenever possible  (required on tenure track)  Puts expectations in writing which can be  helpful if administration or committee changes  composition  Recommended that this occur within 5 years  of hire  Final written report is supplied to Head to  discuss with the candidate; placed in  personnel file

PROGRAMS TO SUPPORT FACULTY PROMOTION Mentoring program Faculty Development program

MENTORING PROGRAM   

Mentor and mentee should meet formally at  least once each semester Mentor and mentee reporting forms, will be  used to direct and document the interactions Mentor should submit an annual report to  the department head outlining the  candidate’s progress toward promotion, areas  of deficiency and strength, potential barriers  to success and short and long term goals  along with the agreed upon plan for meeting  these goals.

PROCESS  Peer mentoring is supplemented with focused 

presentations on topics of relevance to faculty  development 

FACULTY DEVELOPMENT PROGRAM  Faculty development seminars are held 

on a regular basis Suggestions for topics always  welcome Mix of internal and external speakers  Program for mid‐career and senior  faculty is also in‐progress to meet  differing needs than junior faculty

THANK YOU!