Taller para Evaluación del Producto
1. BizAgi BizAgi® es una solución de Business Process Management que apoya la gestión en organizaciones orientadas a procesos, al permitir la visualización, control y mejoramiento de todos los procesos en tiempo real. Su aplicación principal está en la gestión, control, seguimiento y análisis de procedimientos tales como trámites de seguros, aprobaciones de solicitudes de crédito y manejo de quejas y reclamos. BizAgi® ofrece resultados inmediatos. Los procesos se modelan e implementan de manera ágil, sin importar su complejidad, pero se conservan suficiente flexibilidad como para que puedan modificarse fácilmente, de acuerdo a las necesidades cambiantes del negocio.
¿Cómo Opera Bizagi? BizAgi es una solución desarrollada para las organizaciones orientadas en la optimización, automatización y gestión de procesos de negocios. Son organizaciones en donde tiene una visión de procesos en cada una de sus áreas funcionales, sin importar la cantidad de áreas o departamentos que recorra el proceso. Buscando la agilidad y flexibilidad en la optimización, automatización y gestión que hoy en día demandan las organizaciones en la ejecución continua de los procesos, BizAgi cuenta con los siguientes pasos fundamentales para su operación:
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2. Taller: Solicitud de vacaciones Su compañía ha iniciado una estrategia de BPM y ha escogido BizAgi para llevarla a cabo. Usted ha sido seleccionado para implementar el proceso de Solicitud de Vacaciones, el cual se describe a continuación. En las siguientes páginas encontrará la información sobre el proceso y los datos que necesitan ser controlados y visualizados durante el mismo. Siga paso a paso las instrucciones de este manual y al finalizar usted tendrá su proceso de solicitud de vacaciones automatizado.
Descripción del Proceso Solicitud de vacaciones El proceso de solicitud de vacaciones inicia cuando cualquier empleado de la organización realiza una solicitud de vacaciones, una vez registrada la solicitud está le llega al jefe inmediato del empleado solicitante quien debe autorizar o rechazar la solicitud, si la solicitud es rechazada se devuelve al empleado solicitante donde puede visualizar las razones de rechazo de su solicitud. Si la solicitud es aprobada se le genera una actividad al Auxiliar de Recursos humanos quien debe realizar el trámite administrativo respectivo.
Alcance Este proceso se enfoca en controlar las solicitudes de vacaciones de la organización, desde su solicitud hasta su aprobación y rechazo.
Modelando el Proceso Paso a Paso
BizAgi tiene 2 productos principales BizAgi Process Modeler: Usado para diagramar y documentar procesos BizAgi BPM Suite: Usado para convertir los procesos diagramados en aplicaciones ejecutables
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Usaremos BizAgi Process Modeler para diagramar procesos y los automatizaremos usando BizAgi Xpress. BizAgi Xpress es una versión de la Suite BPM que puede descargar gratuitamente aquí
PASO 1: DEFINIR Y MODELAR EL PROCESO El modelamiento del proceso, es uno de los primeros pasos para la implementación de BizAgi. Es una etapa vital, debido a que es la fase en donde se crea o diseña el flujo real del proceso. Esta cadena de actividades o flujo, es la base fundamental del proyecto, al cual se le adicionarán las variables y elementos necesarios, de acuerdo con los requerimientos de la organización. En esta etapa, BizAgi ofrece un modelador, con un conjunto de figuras o esténcil para dibujar diagramas de flujo de procesos; las figuras disponibles hacen parte de la notación BPMN, haciendo posible la estandarización en la diagramación de los procesos.
Información adicional para crear el proceso: La compañía desea organizar todos sus procesos relacionados con los servicios internos en un solo sitio. Haga doble clic en el acceso directo a BizAgi Process Modeler. Si aún no ha descargado BizAgi Process Modeler, puede hacerlo aquí:
1. Nombre su proceso; haga clic derecho en el Pool (Proceso) y seleccione Editar Texto, escriba Solicitud de Vacaciones
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2. Cambie el nombre del diagrama principal; haga doble clic en el nombre del diagrama y escriba Solicitud de Vacaciones:
3. Incluya Lanes para su proceso. Arrastre el símbolo de Lane desde la paleta:
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4. Cambie el nombre del Lane: Haga doble clic sobre el Lane y seleccione Editar Texto, escriba Empleado.
5. Adicione dos Lanes más, llámelos Jefe y Asistente de Recursos Humanos:
6. Adicione Fases, para esto, arrastre el símbolo de Fase desde la paleta:
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7. Renombre la fase; haga clic derecho sobre la fase y escriba Registro.
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8. Adicione una segunda fase y llámela Aprobación
9. Empezaremos a añadir figuras a nuestro proceso. Seleccione la figura de inicio desde la paleta y arrástrela hasta la posición del diagrama donde debe estar ubicado el inicio del proceso:
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10. Las figuras tienen un Pie Menu que permite seleccionar figuras con las que se pueden conectar las figuras seleccionas dentro del diagrama. Al ubicar el cursor sobre las figuras del diagrama se dibuja un borde translúcido del mismo color de la figura. Cuando se hace clic sobre la figura aparece en el borde los íconos de las figuras con las que se puede conectar. Estos iconos permiten hacer drag and drop de la figura que representan, de modo que al seleccionarlo se crea una nueva figura y un flujo de secuencia hasta él. Para Diagramar la actividad de registro, seleccione el rectángulo de Pie Menú y ubíquelo dentro del diagrama.
Tenga en cuenta… Todas las transiciones deben estar bien conectadas, todas las figuras deben estar dentro del área de las fases y áreas funcionales y NO sobre el límite de una fase o área funcional. Para renombrar las actividades o transiciones (flechas) haga doble clic sobre ellas
Cree las distintas figuras de su proceso hasta que luzca de la siguiente manera:
11. Haga clic derecho sobre la actividad Verificar Días Disponibles de Vacaciones y transfórmela a Tarea de Servicio:
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12. Guarde su Archivo BPM, de esta manera el archivo estará disponible para uso posterior y documentación:
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13. Ejecute su proceso. Este procedimiento llevará su proceso diagramado al ambiente de automatización.
14. Seleccione el diagrama Solicitud de Vacaciones y haga clic en siguiente:
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15. En la siguiente ventana puede editar el nombre del proceso para el ambiente de ejecución. Haga clic en siguiente.
16. Seleccione el proyecto al que desea llevar su proceso, en este caso seleccione la opción Nuevo y haga clic en siguiente:
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17. Elija un nombre para su proyecto, para este taller el proyecto se llamará Proyecto BPM y haga clic en siguiente:
Una vez el proyecto haya sido creado usted estará en BizAgi Studio en el modelador de procesos interno, vamos a incluir algunos parámetros a las actividades del proceso, como lo son la duración, el texto de ayuda y la descripción entre otros. Para realizar esta configuración de las actividades vamos ingresar a las propiedades cada actividad. Texto de ayuda: Este texto de ayuda aparece disponible en el texto del asistente para cada actividad en la aplicación web, si no se cuenta con asistente sale en el parte inferior del browser. Duración: indica el tiempo que debe durar la actividad, este tiempo es útil para definir cuándo una actividad está vencida o está próxima a vencerse, este tiempo se da en minutos. Descripción: Permite incluir alguna información adicional para la actividad. La descripción se muestra en la parte superior de la forma asociada a la actividad o evento. 18. Para ingresar a las propiedades de una actividad de clic derecho sobre la figura y seleccione la opción Propiedades.
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19. De clic en frente del campo Texto de ayuda e incluya el siguiente texto de ayuda para la actividad. Diligencie toda la información para su solicitud de vacaciones El texto de ayuda es un texto que se le mostrará al usuario final dentro de la ejecución de la actividad en la aplicación web 20. De clic en frente del campo Duración e incluya la duración. 1 Día. 21. De clic en frente del campo Descripción e incluya la descripción
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22. Una vez incluidas las propiedades haga clic en Ok y cierre la ventana de propiedades de la actividad.
23. Una vez configuradas algunas de las propiedades de la actividad Registrar Solicitud de Vacaciones, configure las siguientes propiedades para las otras de las actividades del proceso, dentro de la pestaña de Propiedades Globales, recuerde aplicar los cambios a cada actividad y cerrar la ventana de las propiedades Actividad
Descripción
Texto de ayuda
Duración
Autorizar Solicitud de vacaciones
Aprobar Solicitud de Vacaciones
Apruebe o rechace la solicitud
3 días
Realizar Trámite administrativo
Realizar Trámite Administrativo
Realice la novedad en el sistema de nómina
5 días
Una vez terminado el flujo del proceso guarde los cambios y cierre el modelador.
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