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POR MEDIO DE LA CUAL SE DEROGA LA RESOLUCION 766 DE 2009 Y SE MODIFICA Y AJUSTA EL SISTEMA DE DENUNCIAS, PETICIONES Y QUEJAS EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE CALDAS y SE CREA EL GRUPO DE CONTROL EN TIEMPO REAL “CTR”.

EL CONTRALOR GENERAL DE CALDAS, en uso de las facultades que le confieren los artículos 209, 267 y 268 de la Carta Política, y el artículo 4 la Ley 42 de 1993 y CONSIDERANDO Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, y el artículo 3 del Código Contencioso Administrativo, determinan que las actuaciones administrativas de los servidores públicos tendrán como finalidad satisfacer adecuadamente la prestación del servicio público en orden a la efectividad de los derechos e intereses de los administrados. Que el artículo 55 de la Ley 190 de 1995 - Estatuto Anticorrupción - determina que las quejas y reclamos se resolverán siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de petición. Que es función de la oficina de Participación Ciudadana de la Contraloría General de Caldas tramitar y responder las consultas, inquietudes y quejas referidas al control ciudadano, con el fin de orientar, acorde con las políticas vigentes de la Entidad. En merito de lo expuesto RES U E LV E ARTÍCULO 1º: Derogar la resolución 766 de 2009 y en consecuencia modificar y ajustar el reglamento interno para el trámite de las denuncias, peticiones y quejas, que regirá en la Contraloría General de Caldas.

REGLAMENTO PARA EL TRÁMITE DE LAS DENUNCIAS, PETICIONES Y QUEJAS EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE CALDAS. TITULO PRIMERO OBJETO, PRINCIPIOS ORIENTADORES Y CONCEPTOS GENERALES CAPITULO I

ARTÍCULO PRIMERO: OBJETO. Reglamentar al interior de la Entidad, el trámite que los funcionarios de la Contraloría General de Caldas deberán seguir para resolver las denuncias, peticiones y quejas.

“Por la visibilidad de lo Público” Edificio Gobernación Piso 2 PBX 883 12 29 – 88321 63 – 883 33 11 Fax: 884 08 69 Manizales – Caldas E – mail: [email protected] – www.contraloriageneraldecaldas.gov.co Línea de Atención al ciudadano 01 8000 96 89 08

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ARTÍCULO SEGUNDO: PRINCIPIOS ORIENTADORES. Todas las actuaciones administrativas de la Contraloría General de Caldas, se desarrollarán con arreglo a los principios constitucionales de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, moralidad y publicidad, los cuales orientan la administración pública, conforme a lo dispuesto por el artículo 209 de la Carta Política. ARTÍCULO TERCERO: CONCEPTOS GENERALES. Para los efectos del presente reglamento, se tendrán en cuenta los siguientes conceptos: a.) Derecho de Petición: Derecho y garantía constitucional que tiene toda persona para acudir ante las autoridades correspondientes y formular solicitudes respetuosas, bien sea en forma verbal o escrita y obtener una pronta y completa respuesta de fondo en los términos previstos en la ley. b.) Derecho de Petición en Interés General: Es aquel cuya finalidad se contrae a motivos, intereses o propósitos que aluden a un grupo de personas, en cuyo nombre actúa alguien para dirigirse al destinatario de la petición. c.) Derecho de petición en interés Particular: Es aquel mediante el cual cualquier persona, por si o por intermedio de apoderado, solicita de la entidad la resolución de una petición encaminada al reconocimiento o reclamo de un derecho o interés particular, de conveniencia personal o subjetiva. d.) Derecho de Petición de Información: Es la averiguación jurídica o administrativa de un hecho que corresponda a la misión, naturaleza y fines de la Contraloría General de Caldas, así como la solicitud de expedición de copias o desglose de documentos que reposen en los archivos de la Entidad, ciñéndose para estos efectos a los respectivos presupuestos de ley, en materia de reserva de documentos. e.) Queja: Es el mecanismo mediante el cual se da aviso, en forma verbal o escrita, a la Contraloría General de Caldas de hechos o conductas con las que se pueda estar configurando irregularidades y deficiencias en la prestación del servicio por parte de alguna entidad o funcionario publico. f.) Denuncia: Comunicación realizada ante una autoridad, oral o escrita por medio de la cual se pone en conocimiento, la posible comisión de un delito o hecho ilícito. g.) Anónimo: Es la denuncia, petición o queja, verbal o escrita, que una persona presenta en forma respetuosa ante la Contraloría General de Caldas, haciendo uso del derecho a proteger su identidad. h.) Certificación: De conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Civil, son aquellos actos por medio de los cuales el jefe de una oficina pública da fe sobre la existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido bajo su competencia.

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TITULO SEGUNDO TIPOS DE SOLICITUDES A RESOLVER CAPITULO I

ARTÍCULO CUARTO: De conformidad con las definiciones anteriores, la Entidad, por medio de las competencias legales y reglamentarias para la oficina de participación Ciudadana, se atenderán y resolverán en los siguientes términos: 1.

Las peticiones en interés general y particular, de conformidad con lo ordenado en el artículo 23 de la Constitución Política, y artículos 5º y s.s del Código Contencioso Administrativo. 2. Las solicitudes de información sobre la acción de la Contraloría General de Caldas, y en particular, a que se expidan copias de sus documentos, en los términos de los artículos 17 y s.s del Código Contencioso Administrativo, que se relacione directamente con la misión de la entidad. En caso contrario se ordenara el respectivo traslado a la entidad competente. 3. Las solicitudes de certificaciones que por disposición legal o reglamentaria le correspondan. 4. Las quejas presentadas por el deficiente funcionamiento de los servicios propios de la Contraloría General de Caldas. 5.

Los anónimos que se refieran a denuncias, peticiones o quejas.

DERECHO DE PETICIÓN EN INTERES GENERAL Y PARTICULAR CAPITULO II

ARTÍCULO QUINTO: DE LOS DERECHOS DE PETICIÓN EN INTERÉS GENERAL Y PARTICULAR. Las solicitudes que se presenten ante la Contraloría General de Caldas podrán formularse verbalmente o por escrito a través de cualquiera de los siguientes medios: a.) Personalmente. b.) Telefónicamente a la línea ciudadana numero 018000968908 o al teléfono 8835562. c.) Por correo postal o electrónico al [email protected] d.) Pagina Web de la entidad: www.contraloriageneraldecaldas.gov.co e.) Vía fax numero 8831229 extensión 562.. d.) ARTÍCULO SEXTO: PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DE LAS PETICIONES. No podrán exigirse a los peticionarios más formalidades que las establecidas en la Constitución y en la Ley.

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ARTÍCULO SÉPTIMO: DE LA PRESENTACIÓN DE DENUNCIAS, PETICIONES Y QUEJAS VERBALES. El derecho de petición y la presentación de denuncias y quejas podrán ser ejercidas en forma verbal, bien sea mediante llamada telefónica o personalmente en el horario de atención al publico definido para la Entidad. ARTÍCULO OCTAVO: ADVERTENCIAS LEGALES. En los casos que fuere posible, el funcionario correspondiente de la Contraloría General de Caldas, hará conocer al denunciante o quejoso, según sea el caso, de conformidad con lo previsto en el artículo 69 de la Ley 734 de 2002. ARTÍCULO NOVENO: DE LA PRESENTACIÓN DE DENUNCIAS, PETICIONES Y QUEJAS ESCRITAS. Las denuncias, peticiones y quejas escritas serán radicadas en la Ventanilla Única de la Entidad y serán remitidas a la oficina de Participación Ciudadana de acuerdo a su contenido. Si la petición o queja es presentada personalmente en la oficina de Participación Ciudadana, en el momento de su recepción, el funcionario de esta dependencia procederá a revisar el escrito contentivo de la misma, con el fin de constatar que reúne los requisitos señalados en el presente reglamento. ARTÍCULO DECIMO: DE LAS PETICIONES PRESENTADAS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS. Las denuncias, peticiones o quejas que se formulen a través de medios electrónicos, tales como aplicativos soportados en plataforma web, correo electrónico o fax, tendrán como fecha de recepción la del envío del correo electrónico o la fecha del reporte del fax, según sea el caso. ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: AMPLIACIÓN DE INFORMACIÓN. Si la información sobre los motivos de modo, tiempo o lugar en los que se sustente la petición o queja, o los documentos aportados no son suficientes para decidir, el funcionario encargado procederá, por una sola vez, a requerir de manera clara y precisa al peticionario o quejoso para que amplíe, complemente o aporte los datos o documentos que sean del caso, advirtiéndole que debe hacerlo dentro de los diez (10) días hábiles siguiente al requerimiento. Dicho requerimiento interrumpirá los términos previstos en este reglamento para efectos de resolver la petición o la queja. ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: ARCHIVO POR IMPROCEDENCIA. Si transcurrido el termino indicado en el artículo anterior, el peticionario o quejoso no da cumplimento al requerimiento, se procederá al archivo por improcedencia de la actuación, sin perjuicio de que el interesado presente nueva solicitud.

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ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: PUBLICACIÓN POR DIRECCIÓN DESCONOCIDA. En el evento en que en la petición o queja falte la dirección de correspondencia y sea imposible ubicar al solicitante, el funcionario competente tramitará la solicitud y fijará Edicto en la oficina de Participación Ciudadana por un término de tres (3) días hábiles. Con lo anterior se considerará culminado el trámite y se dictará archivo de la misma. ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: DE LAS PETICIONES PRESENTADAS POR LOS ANÓNIMOS. Todo ciudadano tiene el derecho de proteger su identidad al momento de presentar una petición o queja, y el Estado es garante de ello. Por lo mismo, para presentar una petición o queja no es requisito la identificación de quien la realice. DEL DERECHO DE PETICIÓN DE INFORMACION CAPÍTULO III

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: DERECHO DE PETICIÓN DE INFORMACION. En ejercicio del derecho de petición, toda persona puede tener acceso a consultar, solicitar y obtener copia de los documentos que reposen en los archivos de la Contraloría General de Caldas, así como a solicitar certificaciones y obtener información sobre las funciones y actuaciones de la Entidad, siempre y cuando no se encuentren sujetos a reserva de carácter constitucional o legal, o se afecte el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas, en concordancia con lo dispuesto en el articulo 27 de la Ley 594 de 2000. ARTÍCULO DECIMO SEXTO: MOTIVACIÓN DE LA NEGATIVA A DAR INFORMACIÓN O COMPULSAR COPIAS. En todos aquellos casos en los que por motivos de reserva legal o constitucional, se niegue una solicitud de acceso o copia de documentos oficiales de la Contraloría General de Caldas, la respuesta que así lo determine deberá ser motivada, en la que deberá señalarse dicha reserva y citar las disposiciones constitucionales y legales pertinentes. ARTÍCULO DECIMO SEPTIMO: DE LA CONSULTA DE INFORMACIÓN GENERAL. Los documentos relacionados con la Contraloría General de Caldas, las normas que originan y definen sus funciones, su naturaleza y estructura; los métodos, procedimientos, formularios y sistemas para el trámite de los diversos asuntos, el organigrama y el manual de funciones por competencias, podrán ser consultados en la página web de la entidad: www.contraloriageneraldecaldas.gov.co. ARTÍCULO DECIMO OCTAVO: DE LA SOLICITUD Y EXPEDICIÓN DE COPIAS. La solicitud de copias o fotocopias de documentos que reposen en la Contraloría General de Caldas que no sean sometidos a reserva, se tramitará por la dependencia competente, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su radicación en la Entidad.

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ARTÍCULO DECIMO NOVENO: VALOR DE LAS COPIAS. La expedición de copias dará lugar a su pago previo y acreditación del recibo correspondiente. Se le indicará al peticionario el valor a cancelar y la forma de cómo hacerlo, previo a la expedición de las mismas. Si el peticionario no cancela dichas expensas dentro los diez (10) días hábiles siguientes, se entenderá que ha desistido de su solicitud y se procederá a dictar auto de archivo por entender culminado el trámite. DERECHO A LA FORMULACIÓN DE CONSULTAS CAPÍTULO IV ARTÍCULO VIGÉSIMO: CONSULTAS. Toda persona podrá formular consultas escritas y verbales a la Contraloría General de Caldas en relación con las materias y funciones a su cargo. ARTÍCULO VIGESIMO PRIMERO: CARÁCTER DE LA RESPUESTA. Las respuestas a las consultas dadas por los servidores públicos de la Contraloría General de Caldas, no comprometerán en ningún caso la responsabilidad de la Entidad, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución, conforme lo establece el Código Contencioso Administrativo. DE LAS QUEJAS POR LA INDEBIDA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS A CARGO DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS O SUS FUNCIONARIOS CAPITULO V ARTÍCULO VIGESIMO SEGUNDO: FORMULACIÓN DE QUEJAS SOBRE SERVIDOR. Toda persona puede formular quejas ante la Contraloría General de Caldas, en forma verbal o escrita, por el incumplimiento de sus servidores de las funciones asignados a ellos, o por la indebida prestación de los servicios a su cargo. ARTÍCULO VIGESIMO TERCERO: TRASLADO. Una vez recepcionada la queja en la Ventanilla Única de la Entidad, se dará traslado inmediato de la misma al Asesor Jurídico, informando de dicho trámite al quejoso. TITULO TERCERO TRÁMITE PARA LA RESPUESTA AL CIUDADANO CAPITULO I ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO: COMPETENCIA. Es competencia de la oficina de Participación Ciudadana, dar trámite a las denuncias, peticiones o quejas instauradas ante la Entidad y relacionadas con presuntas irregularidades que atentan contra el patrimonio público, la mala prestación de los servicios a su cargo y demás asuntos contenidos en el presente reglamento. En todos los casos, la oficina de Participación Ciudadana, enviará al peticionario o quejoso la correspondiente respuesta, una vez se determine el procedimiento a seguir.

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ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO: TRÁMITE. La oficina de Participación Ciudadana dará a las denuncias, peticiones y quejas el siguiente trámite: a. Recepción de la solicitud. b. Remisión al Comité de Evaluación de Peticiones y Quejas. c. Tramite correspondiente definido al interior del Comité. ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO: FALTA DE COMPETENCIA. En caso de que la denuncia, petición o queja no fuere competencia de la Contraloría General de Caldas, la oficina de Participación Ciudadana, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, procederá a remitirla en un término no superior a quince (15) días hábiles a la entidad competente, informando de este trámite al peticionario o quejoso. ARTÍCULO VIGESIMO SEPTIMO: DEL DESISTIMIENTO O RETIRO DE LA PETICIÓN. Los interesados podrán desistir expresamente en cualquier tiempo de sus peticiones, no obstante, La Contraloría General de Caldas deberá continuar de oficio la actuación si la considera necesaria para el interés público.

TÉRMINOS PARA RESOLVER CAPÍTULO II

ARTÍCULO VIGESIMO OCTAVO: TÉRMINOS PARA RESOLVER. Los términos para resolver los derechos de petición denuncias y quejas presentadas ante la Contraloría General de Caldas, serán los que a continuación se establecen: 1. El derecho de petición en interés general o particular en un término dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente al cual sea recibido en la Controlaría General de Caldas. 2. Las solicitudes de acceso a documentos o expedición de copias de los mismos, o solicitud de Información que no tenga el carácter de consulta, así como las certificaciones, en un término de diez (10) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la radicación de la solicitud. 3. El derecho de petición de formulación de consultas en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente al cual sea recibido. 4. Las denuncias y quejas dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en la cual se reciba la información necesaria para determinar el trámite correspondiente, para dar respuesta por la Contraloría General de Caldas. 5. Las denuncias peticiones y quejas, que por su naturaleza no puedan resolverse dentro del termino correspondiente, se deberá informarle al peticionario o quejoso respecto de este trámite, así como la forma en la cual podrá efectuar seguimiento a su petición o queja.

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ARTÍCULO VIGESIMO NOVENO: DE LA SUSPENSIÓN DE LOS TÉRMINOS PARA RESOLVER. Los términos señalados en el presente reglamento se suspenderán cuando esté en trámite la práctica de pruebas; una solicitud de ampliación; un impedimento; por fuerza mayor y caso fortuito; y en los demás eventos previstos en la Ley. De lo anterior deberá informarse al peticionario. TITULO CUARTO DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN DE PETICIONES Y QUEJAS ARTÍCULO TRIGESIMO: INTEGRANTES. El comité de Evaluación de Peticiones y Quejas estará integrado por: -

Subcontralor General de Caldas, quien lo preside. Profesional Especializado de la División de Responsabilidad Fiscal. Profesional Especializado de la División de Control Fiscal. Profesional Especializado de la División de Economía y Finanzas Públicas. Asesor Jurídico Profesional Universitario Grado 02 Participación Ciudadana, quién actuará como secretario técnico.

ARTÍCULO TRIGESIMO PRIMERO: FUNCIONES. El Comité de Evaluación de Peticiones y Quejas tendrá las siguientes funciones: -

Analizar las solicitudes que se presenten a la Contraloría General de Caldas. Unificar criterios y determinar el procedimiento a seguir para resolver satisfactoriamente las denuncias, peticiones y quejas presentadas. Determinar los requerimientos de los profesionales que conformarán el Grupo de Control en Tiempo Real que realizarán el trabajo de campo para resolver las inquietudes planteadas en las denuncias, peticiones y quejas que lo ameriten.

ARTÍCULO TRIGESIMO SEGUNDO: SESIONES DEL COMITÉ. Dicho comité se reunirá ordinariamente una vez cada semana, siempre y cuando existan solicitudes que deban ser evaluadas, previa citación realizada a sus miembros de acuerdo a esta necesidad. La fecha, hora y sitio de reunión será fijada por el Presidente del Comité y será comunicada a los miembros por el Secretario de manera anticipada. ARTÍCULO TRIGESIMO TERCERO: ACTAS. De cada comité se levantará un acta, la cual contendrá la relación sucinta de las denuncias, peticiones y quejas recibidas y evaluadas, los funcionarios que intervinieron y las decisiones adoptadas. Las actas serán firmadas por el Presidente y el Secretario. ARTÍCULO TRIGESIMO CUARTO: QUÓRUM. Para las reuniones del Comité, formarán quórum deliberatorio, la mitad más uno (1) de sus miembros y formarán quórum decisorio la mitad más uno (1) de los asistentes. En caso de no haber quórum se fijará nueva fecha y se levantara el Acta de constancia respectiva.

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TITULO QUINTO DEL GRUPO DE CONTROL EN TIEMPO REAL

ARTÍCULO TRIGESIMO QUINTO: CREACIÓN. De acuerdo a las necesidades del servicio al interior de la Entidad, se conformara a criterio del señor Contralor General de Caldas, grupo interno de trabajo adscrito al proceso de Control Fiscal, que se denominará el Grupo de Control en Tiempo Real “CTR”, para que desarrolle las actividades y tareas programadas desarrolladas por la Contraloría General de Caldas, en lo relacionado a la vigilancia de la gestión fiscal, de los sujetos y puntos de control y sus entidades descentralizadas. Dicho Grupo de control en tiempo real será designado por el Contralor General de Caldas, con personal especializado, profesional o técnico de acuerdo a los requerimientos de la actividad a desarrollar.

TITULO SÉXTO DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO TRIGESIMO SEXTO: CAMPO DE APLICACIÓN. El presente reglamento es aplicable para los casos no cobijados por procedimientos especiales. Los aspectos no contemplados en este reglamento se regirán por las disposiciones generales contenidas en el Código Contencioso Administrativo, y en las demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen, o en las respectivas normas especiales. ARTÍCULO TRIGESIMO SEPTIMO: VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y publicación y deroga las demás que le sean contrarias, en especial la Resolución 766 de Noviembre de 2009 y Resolución 6732 del 28 de abril de 2006. La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

CARLOS MANUEL LLANO ALZATE Contralor General de Caldas Proyectó: Profesional Universitario 02 Participación Ciudadana Revisó y Aprobó: Asesora Jurídica

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