WYOMING STATE BOARD OF ARCHITECTS  & LANDSCAPE ARCHITECTS   

August 12, 2014   

M I N U T E S    The  Wyoming  State  Board  of  Architects  &  Landscape  Architects  met  on  August  12,  2014  via  Google hangout.    CALL TO ORDER AND ROLL CALL    President  Fleury  called   the  meeting  to  order  at  12:09  p.m.  In  attendance  were  Board  Members  Allison  Fleury,  Arne  Jorgensen,  and  Jerry  Voigt.  Also  present  were  Michelle  Lamorie,  Executive  Director  and  Emily  Cronbaugh,  Licensing  Specialist.  Board  Member  Tim  Belton  joined the call at 12:19 p.m.    CONSENT AGENDA    On motion by Voigt, the Board approved the consent agenda.  This included:    READING OF THE MINUTES    1. Minutes of the May 7 & 8, 2014 meeting    READING OF REPORTS    1. Financial sheet  2. Report on expired licenses since 5/1/2014­ No report as licenses expire on December 31.  3. Report on applications still processing for 2014    BUSINESS AGENDA    UNFINISHED BUSINESS    Review  of  informal  comments  on  draft  rules.  Lamorie  will  respond  to  Tobin’s  comments.  Fleury  will  review  response  prior  to  sending.   No  response necessary for Wheatley’s comments.   The  Proposed  Rules  will  be  going  through  a  public  comment  period  beginning  this  week.  Will  need  to  meet  after  September  30,  2014  to  discuss  any formal comments.  The Board has already  begun  working  on  changes  due  to   House  Bill  #62  and   Senate  File  #67.  No  action  needed  regarding Board Policy.      On  motion  by  Belton,  the  Board  approved  the  estimate  for  a  Google  website.  The  Board  does  not  wish  to  collaborate  on  the progress, but wishes to see a product from staff for review  prior to  going  live.  On  motion  by  Jorgensen,  the  Board  would  like  to  be   set  up  on  State  Google  email  accounts.  Staff  will  assist  in  obtaining  and  setting  these  up.  Request  for  Proposal  for  a  new  credentialing system is still being created.   

The  Board  would  like  a  column  in   the  action  items  for  strategic  plan  to  include  the  name of the  person  responsible.  Will  also  add  creating  mission  statement  to  this  document.  Board  wants  strategic  plan  to  always  remain  an  agenda  item.  Board  wants  Request  for   Funding  form  to  include  a  time  frame  in  which  recipients  must  report  outcome  of  event.  Also  will  add  a  line  about  when  funds  are  needed,  in  addition  to  project  date.  The  Board  also  wants  an  explanation  of  what  the Board does and  why they provide  these funds.  Clarify that purpose of funds needs to  meet  mission  and  strategic  plan.  Staff  will  modify  form  and  present  to  Michaud and Belton for  review  prior  to  next  meeting.  The  Board  would  like  the  following  information provided to new  Board  members  clarifying  their  expectations:  Governor’s  Handbook  for  New  Board  Members,  Board  Rules,  Board  Policies,  Service  Agreement  (or  summary  of  staff  set  up  and  duties)  and  letter  for  new  member  to  sign  showing  compliance.  Staff  will  present  this  packet  at  next  meeting.  Board  discussed  Executive  Director  expectations.  Board  staff  is  contracted  and  not  hired,  so  Board  does  not  directly  oversee  staff.  The  Board  will  clarify  expectations  in  service  agreement.    NEW BUSINESS    On  motion  by  Jorgensen,  the  Board  ratified  the  New  Licenses  issued  5/1/2014  to  7/31/2014.  Discovered a name not included in report.  Staff will ensure next report includes missing name.    Board  would  like  to  continue  to  try  and  meet  in  conjunction  with  AIA  meetings.  Will  plan  to  meet  alternative  years  with  Jackson  meeting  and  Cheyenne  meeting.  To  continue  collaboration  with  AIA,  the  Board  will  look  into  working  with  or  being  on  AIA  committee  for  finding  conference speaker.      The  Board  discussed  response  to  email  from  NCARB   regarding  IDP  and  BEA/BEFA  changes.  On  motion  by  Jorgensen,  he  will  type  up  responses  based  on  Board’s  discussion  and  send  to  Lamorie  for  distribution.  If  Jorgensen  makes substantiative changes to response, Board will call  meeting for review.    Board will work on Service Agreement and submit by end of August.    Staff clarified new travel reimbursement policies.    No  action  necessary  on  video  from  the  Oklahoma  Board  of  Architects.  Was shared as it related  to a discussion at a prior meeting.    Fleury  report  of  CLARB  model  law  versus  WY  law.  CLARB  allows   substitution for education  and  examination.  This  means   staff  cannot  review  applications  for  CLARB  reciprocity.  These  files  will  require  in  depth  review  and  will  be  sent  to  Application  Review  Committee  instead.  Board policies already reflect this.    The  Board  will  plan  to  meet  the   first  week  of  October  to  review  public  comments  on  proposed  Rules.  Lamorie will send a Doodle poll for this.    EXECUTIVE SESSION and PUBLIC ACTION ON EXECUTIVE SESSION    No executive session necessary.   

ADJOURNMENT    The Board adjourned at 3:21 p.m.