CONTROL AUTOMATIZADO DE INVENTARIO Segunda parte
Sistema de gestión de calidad Análisis de casos
Datos de la Universidad • Población de alumnos: 14.000 • Cantidad de docentes: 1.153 • Cantidad de carreras: 30 • Facultades: 3 • Departamentos: 13 • Institutos de Investigación: 5
Datos de la Biblioteca • 19 empleados (45 horas semanales) • 8 pasantes (20 horas semanales) • Cantidad de libros: 57.342 • Cantidad de videos: 588 • Cantidad de DVD´s: 33 • Cantidad de casettes: 191 • Cantidad de CD´s: 429 • Cantidad de diskettes: 382 • Transacciones diarias: 1500 • Sistema de clasificación: CDU y tabla de Cutter • Sistema de información Bibliográfica de la CEPAL • Reglas Angloamericanas Segunda Edición (revisada)
Conclusiones presentación Charla Reciaria realizada el 15 -10 - 2004 •
Controlar en forma automatizada el ordenamiento de documentos en el estante
•
Analizar los procesos de las distintas áreas de la Biblioteca para efectuar cambios que implican riesgos en la pérdida de libros (análisis de casos)
•
Capacitar al personal sobre los controles a tener en cuenta para minimizar la pérdida de libros
•
Agilizar los procesos manuales
•
Mejorar el control de calidad
•
Minimizar el error humano
Control de inventarios Reducción de documentos extraviados 700 600
646
500 400 300 200
ANALISIS DE CASOS
127
100 0 2001
37 2002
2003
22 2004
Componentes de nuestra gestión z
Sistema de gestión de calidad: – Puntos de partida – Objetivos – Pilares fundamentales
z
Recopilación de datos: – Son esenciales para realizar informes y comparaciones
z
Análisis de casos: – Fundamental para entender procesos, como se manejan,
detectar errores y realizar mejoras z
Comunicación interna – Todo el personal debe estar informado
Sistema de Gestión de Calidad
re
ex
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ar
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as
Punto de partida
tr s
ío
C
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as on or ci ej a m ific ar d gr mo Lo ar liz ea
na
R
l
Sistema de Gestión de Calidad
Objetivos z
Análisis de tareas y procedimientos con el fin de mejorarlos
z
Calidad en los procesos
z
Calidad en los servicios
z
Reducir costos
Sistema de Gestión de Calidad 5 Pilares fundamentales
Liderazgo
Enfoque basado en procesos Participación del personal
Mejora continua
Toma de decisiones : hechos
Sectores de la Biblioteca en donde enfocamos los controles Mostrador de Atención al público
Depósito
Estantería abierta de revistas y documentos de referencia
Circuito de circulación y préstamo
Recibe - Habilita inventario Ubica en estanterías
Circuito de Estantería Abierta Usuario elige documento
Estantería abierta de revistas
Estantería Abierta de libros de referencia
Solicita préstamo
Operador efectúa préstamo / devolucíon por SDP Usuario Devuelve
¿Como se realiza el seguimiento? Informa a responsable de circulación y préstamo
Operador detecta problema
Intercambio de opiniones
Se sugieren mejoras
Se Informa Se modifican a los operadores procesos
Informa a responsable de seguimiento
Verifica el problema
Servicio de Información Documental
•Ingresa datos del problema en tabla de seguimiento •Analiza el problema •Detecta anomalía •Soluciona el problema
Informes Mensuales Diagramas de flujo Gráficos comparativos
Tabla de datos
Componentes de las tablas z
Datos del ejemplar : inventario, signatura, título
z
Datos de movimientos – Último usuario – FP: Fecha préstamo – FD: Fecha devolución – Operador de préstamo – Operador de devolución
z
Datos del caso
Detección
Origen
Problema detectado
Fecha
8 problemas detectados 1. Cantidad de documentos sin devolver por SDP Mostrador de ATP
Usuario
Depósito
Ejecuta devolución
Devolución
Depósito
Dónde se detecta ?
2. Cantidad de documentos sin habilitar en Depósito Usuario
Mostrador de ATP
Devolución
Ejecuta devolución
Depósito
Mostrador de ATP
Dónde se detecta ?
8 problemas detectados 3. Entregas cruzadas por mostrador Depósito
Mostrador de ATP
LIBRO A
LIBRO B
Usuario Mostrador de ATP RO LI B
LIB
RO
B
Dónde se detecta ?
A
4. Cantidad de documentos devueltos por error Mostrador de ATP
Usuario
Consulta
Mostrador de ATP uta ón c e E j lu c i vo de
Sistema
Dónde se detecta ?
Depósito
8 problemas detectados 5. Cantidad de documentos devueltos sin préstamo Mostrador de ATP
Depósito
Entrega sin ejecutar préstamo
Enviado
Mostrador de ATP
Usuario
Dónde se detecta ?
6. Cantidad de documentos extraviados encontrados (Depósito)
Ubicación original
Curso del año 123567
9
Inventario Anual Mal ubicado
7. Cantidad de documentos Mal ubicados 8. Otros casos
Tabla de casos Informe de Casos Datos del documento Inventario
Ubicación
Titulo
Datos de movimientos Ult. Usuario
F. Pres.
F. Dev.
Op. Prest.
Datos del problema
Op. Baja Detección
F. Motivo
65.01/CH44b
Introducción a la teoría general de l
103095
12/04/2004
19/04/2004
CS
EB
x11914
512
Imagen Empresaria
96869
16/04/2004
16/04/2004
HM
HC
EstA/Ref EstAbierta Sin devolver en su ubicación 19/04/2004
x14757
512
Imagen Empresaria
96869
16/04/2004
16/04/2004
HM
HC
EstA/Ref EstAbierta Sin devolver en su ubicación 19/04/2004
x14756
512
Imagen Empresaria
96869
16/04/2004
16/04/2004
HM
HC
EstA/Ref EstAbierta Sin devolver en su ubicación 19/04/2004
x3466
730
National Geographic Society. Wash
106443
16/04/2004
16/04/2004
GA
HC
EstA/Ref EstAbierta Sin devolver en su ubicación 19/04/2004
x3469
730
National Geographic Society. Wash
106443
16/04/2004
16/04/2004
GA
HC
EstA/Ref EstAbierta Sin devolver en su ubicación 19/04/2004
50716
316.77/s468
Homo videns
108989
26/03/2004
02/04/2004
EB
AA
Depósito
59178v3
cd/195 prestar en mano Visual Studio.NET professional, ver
108302
02/04/2004
06/04/2004
FM
FM
x18567
399
Fairplay
1002603
23/04/2004
23/04/2004
FM
HC
EstA/Ref EstAbierta Sin devolver en su ubicación 28/04/2004
x11718
946
Emigre
100651
27/04/2004
27/04/2004
RS
HC
EstA/Ref EstAbierta Sin devolver en su ubicación 28/04/2004
59071
cd/176 prestar en mano Visio Professional 2002 Service Re
110136
26/04/2004
28/04/2004
HC
HC
v44409
v/233
El circo - Un día de placer
102905
28/04/2004
28/04/2004
GA
HC
EstA/Ref Referencia Sin devolver en su ubicación 29/04/2004
X3847
4019940200
Alta Gerencia
107519
28/04/2004
28/04/2004
RS
HC
EstA/Ref EstAbierta Sin devolver en su ubicación 29/04/2004
47794s
342.56/B644a
Poder Judicial y autonomía de la Ciu
100376
07/04/2004
07/04/2004
MM
RR
EstA/Ref Referencia
Otros 03/05/2004
58744s
340.111/A185
Nociones generales del derecho
07/04/2004
07/04/2004
MM
RR
EstA/Ref Referencia
Otros 03/05/2004
48078s
659.12/C632[R]
Agencia de prensa / archivo fotogr
30/04/2004
30/04/2004
MDN
MDN
EstA/Ref Referencia
Sin devolver mal ubicado 04/05/2004
V/80
Four weddings and a funeral, five good reasons to stay single
101507
v41700
1001699
08/05/2004
10/05/2004
AG
HC
EstA/Ref Referencia Sin devolver en su ubicación 17/05/2004
24006s
65.012.23/A624
El planteamiento estratégico : nueva
1001095 14/05/2004 14/05/2004
MT
GN
Depósito Mostrador
Sin devolver mal ubicado 17/05/2004
109420 17/05/2004 24/05/2004
Sin devolver para habilitar 18/05/2004
130.2/C388
Pensamiento Crítico
56597
681.3.05/C955
UML y patrones : introducción al an
47487s 59083
070.1/C194 / p mano
x7901
769
Vogue
PT
PT
PT
Problem a
61122
51903
PT
Origen
Otros 19/04/2004
Depósito Extraviados en su ubicación 27/04/2004 PT
Otros 28/04/2004
PT Sin devolver en su ubicación 28/04/2004
PMC
SL
Depósito Mostrador
99510
17/05/2004
24/05/2004
MM
MT
Depósito
Depósito
Mal ubicado 26/05/2004
Así se hace el periodismo
100951
04/04/2003
04/04/2003
FM
RR
Depósito
Depósito
Mal ubicado 26/05/2004
Visual Studio 6.0 Professional Editio
109869
02/04/2004
04/06/2004
FM
HC
PT
PT
Otros 04/06/2004
99338
08/06/2006
08/06/2006
MDN
HC
60818
382/R618
y mecanismos de pago en las
42654sc2
806.90/L656c
Falando...Lendo...escrevendo...
EstA/Ref EstAbierta Sin devolver en su ubicación 09/06/2004
102406
11/06/2004
18/06/2004
MM
EB
Mostrador
Mostrador
Devuelto x error 17/06/2004
99249
19/06/2004
01/01/2000
EB
EB
Mostrador
Mostrador
Devolucion sin P/ 22/06/2004
Diagrama de flujo Estantería abierta de revistas y documentos de Referencia DETECCION DEL PROBLEMA
ORIGEN DEL PROBLEMA
PROBLEMAS DETECTADOS
EstAbierta
Documento sin devolver en su ubicación
10 casos
10 casos Documento sin devolver en su ubicación 5 casos Documento sin devolver mal ubicado
EstAb/Referencia Referencia 20 casos
9 casos
1 caso Otros casos (discontinuos) 2 casos Documento entregado sin préstamo x sistema 1 caso
Mostrador 1 caso
Documento sin devolver en su ubicación 1 caso
Informe: Primera parte P o r c e n t a je d e c a s o s d e t e c t a d o s r e s p e c t o a ig u a l m e s d e l a ñ o a n t e r io r %respecto año anterior (mensual) 2003 2004 Diferencia en cant. Variación % 2004 respecto 2003
Ene
Feb
0
7
Mar Abr May Jun Jul Ago Sep 1 2 20 5 20 8 5 8 7 19 7 5 1 700% 250% 5%
Porcentaje de casos detectados respecto al año anterior % respecto año anterior Cant. Variación en cantidad Variación en porcentaje
2003 63 0 0%
2004 110 > 47 > 74.6%
Cantidad de casos por sector Cant. de casos por sector Depósito Mostrador PT EstAbierta Referencia
2003 15 43 4 0 1
2004 13 58 18 12 9
Variación - 2 + 15 + 14 + 12 + 8
Oct 25 12 13 52%
Nov Dic 11 3 12 7 1 4 9% 133%
Informe: Segunda parte Problemas detectados 2004 Cant. Libros sin habilitar en Deposito Cant. Libros sin devolver x mostrador Cant. Libros entrega X (mostrador) Cant. Libros mal ubicados Cant. Libros perdidos (Depósito) Cant. Libros devueltos x error (mostrador) Cant. Libros devueltos sin préstamo (mostrador) Otros
Total 2 26 8 7 3 4 13 7
Problemas detectados 2003 Cant. Libros sin habilitar en Deposito Cant. Libros sin devolver x mostrador Cant. Libros entrega X (mostrador) Cant. Libros mal ubicados Cant. Libros extravíados (Depósito) Cant. Libros devueltos x error (mostrador) Cant. Libros devueltos sin préstamo (mostrador) Otros
Total 2 16 0 7 3 0 13 7
Gráfico de cantidad de casos detectados por mes (años 2003 – 2004)
30
25
25
20
20
20
19
15
12
11
10
8
7 5
5
3 0
7
7
5
3
1 Jul-03
8
12
0 Ago-03 Sep-03 Oct-03 Nov-03 Dic-03
Ene-04
Feb-04 M ar-04 Abr-04 M ay-04 Jun-04
Jul-04
Ago-04 Sep-04 Oct-04 Nov-04 Dic-04
Gráfico comparativo Casos vs. Préstamos cant. casos
cant. préstamos
28 26 24 22 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0
18000 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 Jul- Ago- Sep- Oct- Nov- Dic- Ene- Feb- Mar- Abr- May- Jun- Jul- Ago- Sep- Oct- Nov- Dic03 03 03 03 03 03 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04
Casos
Préstamos
Conclusiones z
Entrenamiento del personal - Fundamental realizarlo constantemente, para poder encontrar soluciones adecuadas -
z
Integración del personal - Compromiso mutuo para lograr los objetivos y aumento de sus capacidades -
z
Calidad en la comunicación: - Transmitir información clara y segura, redundará en beneficio de las actividades de cada operador -
z
Calidad de los procesos establecidos: - Mejora contínua de los procesos vigentes -
z
Calidad de los servicios: - Directamente relacionado con la mejora de procesos -
z
Reducción de costos: - Aprovechamiento correcto del trabajo, reducir tiempos de trabajo, menor cantidad de extravíos en el inventario anual -
Raúl Romero:
[email protected]
Hernán Civile:
[email protected]
http://www.clacso.edu.ar/~reciaria/ Opción: Ciclo de charlas cumplido
