PANDUAN KEPROTOKOLAN UNIVERSITAS GADJAH MADA
Diterbitkan oleh BIDANG HUMAS DAN KEPROTOKOLAN
2008
DAFTAR ISI Prakata
Hlm i
BAB I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang 1.2 Dasar Penyusunan
1 1 2
BAB II Upacara Akademik/Upacara Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada 2.1 Upacara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan Rektor 2.2 Upacara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan Wakil Rektor Senior, Wakil Rektor, Dekan, Wakil Dekan, Direktur Sekolah Pascasarjana, Ketua LPPM, Sekretaris Eksekutif, Direktur, dan Kepala Biro 2.3 Upacara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan Kepala Upu, Asisten Wakil Rektor, Kepala Bagian, Kepala Bidang, Kepala Satuan, Kepala Pusat Studi, Ketua dan Sekretaris Jurusan, Kepala Seksi dan Unit Lain 2.4 Upacara Peresmian Penerimaan Mahasiswa Baru 2.5 Upacara Wisuda 2.6 Upacara Peringatan Dies Natalis 2.6.1 Upacara Peringatan Dies Natalis Universitas 2.6.2 Upacara Peringatan Dies Natalis Fakultas 2.7 Upacara Pengukuhan Guru Besar 2.8 Upacara Pemberian Gelar Doktor Kehormatan (Doktor Honoris Causa) 2.9 Upacara Penghormatan Terakhir /Penyemayaman Jenazah Guru Besar
3 3
8 11 14 16 16 18 20 23 25
BAB III Upacara Bendera Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada
27
BAB IV Upacara Pemberian Tanda Kehormatan Penghargaan dan Surat Keputusan Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada
30
BAB V Upacara Penandatanganan Perjanjian Kerja Sama 5.1 Upacara Penandatanganan Perjanjian Kerja Sama Luar Negeri 5.2 Upacara Penandatanganan Perjanjian Kerja Sama Dalam Negeri
32 32 34
BAB VI Upacara Peletakan Batu Pertama dan Peresmian Penggunaan Gedung
36
BAB VII Tata Cara Penerimaan Tamu Asing
39
BAB VIII Penerimaan Pejabat Negara di Unit Kerja
45
5
1
PRAKATA Puji syukur layak kita panjatkan ke hadirat Tuhan Sang Pengasih bahwa akhirnya Pedoman Keprotokolan Universitas Gadjah Mada ini dapat diterbitkan. Pedoman ini dibuat dengan mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 47 (tahun 2006) tentang Pedoman Keprotokolan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Pedoman keprotokolan adalah sekadar tatacara penyelenggaraan sebuah acara atau upacara formal atau semi-formal. Namun lebih daripada itu, hakikat keprotokolan sebenarnya adalah pemberian pelayanan ketataacaraan, yang bertujuan agar acara atau upacara dapat berlangsung dengan lancar dan tertib serta agar pejabat dan undangan dapat merasa nyaman mengikuti acara atau upacara dari awal hingga akhir. Pelayanan keprotokolan yang prima di lingkungan Universitas Gadjah Mada merupakan salah satu aspek pendukung terciptanya tatakelola universitas yang baik (good university governance) yang pada akhirnya akan mampu membangun citra positif universitas. Untuk tujuan itulah maka Pedoman Keprotokolan ini diterbitkan, disertai ucapan terima kasih kepada Tim Kerja yang telah sukses melaksanakan tugasnya dan diiringi harapan agar uni-unit kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada dapat mempergunakannya atau mengambil manfaat darinya. Yogyakarta, Agustus 2008 Kepala Bidang Humas & Keprotokolan UGM,
Suryo Baskoro
2
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Lahirnya pedoman keprotokolan yang mampu memenuhi kebutuhan dan menyelesaikan masalah keprotokolan menjadi kebutuhan bagi semua unit kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada (UGM). Sebagian besar peserta Diklat Kehumasan dan Keprotokolan di lingkungan UGM (tahun 2005 dan 2006) misalnya, menghendaki diterbitkannya pedoman keprotokolan yang berlaku khususnya di UGM. Kebutuhan inilah yang melatarbelakangi penyusunan Pedoman Pelaksanaan Keprotokolan yang dapat diimplementasikan secara seragam bagi semua unit kerja di lingkungan UGM. Selama ini acuan dalam setiap penyelenggaraan keprotokolan di semua unit kerja dalam lingkungan UGM adalah Undang-undang No. 8 tahun 1987 tentang pedoman
Keprotokolan
dan
Keputusan
Majelis
Wali
Amanat
UGM
No.
12/SK/MWA/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga (ART) UGM. Pada tahun 2006 telah terbit pula Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 47 (tahun 2006) tentang Pedoman Keprotokolan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Untuk itu dipandang perlu adanya Keputusan Rektor yang mengatur pedoman keprotokolan di lingkungan
Universitas
Gadjah
Mada,
agar
terjadi
keseragaman
dalam
penyelenggaraan keprotokolan di lingkungan UGM. Keseragaman yang dimaksud semata-mata bertujuan agar pelayanan keprotokolan dapat diberikan secara standar. Pedoman Keprotokolan ini pada dasarnya memuat pengaturan kegiatan tertentu yang melibatkan UGM atau unit kerja berikut para pejabat dari dalam atau luar lingkungan UGM. Pengaturan semacam ini diperlukan agar semua kegiatan dapat berjalan lancar, tertib, dan memuaskan semua pihak. Pedoman keprotokolan akan memastikan bahwa setiap pejabat yang ikut mengambil peranan dalam kegiatan tertentu diperlakukan secara wajar sesuai dengan kedudukannya. Ketertiban dan kelancaran penyelenggaraan kegiatan merupakan salah satu aspek yang turut menunjang pengembangan citra UGM.
3
1.2 Dasar Penyusunan Pedoman keprotokolan ini disusun berdasarkan: a. Peraturan perundang-undangan yang berlaku; b. Hasil dari berbagai pelatihan Keprotokolan yang diselenggarakan oleh Biro Umum Departemen Pendidikan Nasional di Bogor, Bali, Malang, Makassar dan beberapa daerah lain; c. Pertimbangan
atas
kemajuan
ilmu
pengetahuan,
teknologi,
dan
perkembangan masyarakat; serta d. Pengalaman-pengalaman yang telah lalu di lingkungan UGM. Pedoman keprotokolan ini disusun berdasarkan kegiatan-kegiatan yang bersifat umum dan yang frekuensi kegiatannya cukup tinggi di lingkungan UGM. Pedoman keprotokolan ini mencoba memberikan ketentuan-ketentuan umum sebagai pola penyelenggaraan kegiatan tertentu yang bersifat resmi. Apabila oleh pertimbangan-pertimbangan khusus atau keadaan tertentu suatu unit kerja tidak dimungkinkan mengikuti pedoman ini secara penuh dan konsekuen, tetap terbuka bagi pimpinan unit kerja bersangkutan untuk mengambil kebijaksanaan sesuai dengan yang diperlukan. Dengan demikian, maksud dikeluarkannya pedoman keprotokolan ini ialah untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan pada semua unit kerja di lingkungan UGM.
4
BAB II UPACARA AKADEMIK/UPACARA DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA 2.7
UPACARA PELANTIKAN DAN SERAH TERIMA JABATAN REKTOR
1. Penyelenggara :
Bidang Humas dan Keprotokolan dan Direktorat Sumber Daya Manusia
2. Pejabat yang melantik : Ketua Majelis Wali Amanat 3. Undangan : a. Menteri Pendidikan Nasional. b. Muspida Provinsi DIY. c. Ketua dan Sekretaris MWA, MGB, SA, DA d. Rektor Universitas/Institut dan Ketua Sekolah Tinggi serta Direktur Politeknik yang berada di DIY e. Direktur Bank di DIY f. Koordinator Kopertis Wilayah V g. Kepala Dinas Pendidikan Provinsi DIY h. Ketua PGRI Provinsi DIY i. Ketua Korpagama j. Ketua Dharma Wanita Persatuan UGM k. Tokoh-tokoh/Pemerhati Pendidikan 4. Susunan Acara a. Pembukaan b. Pembacaan Keputusan MWA c. Pengucapan Sumpah Jabatan oleh Pejabat Baru didampingi Rohaniwan d. Penandatanganan Naskah Berita Acara Sumpah Jabatan e. Pelantikan oleh Ketua MWA f. Penandatanganan Naskah Berita Acara Serah Terima Jabatan g. Penyerahan Memorandum Akhir Jabatan h. Sambutan Ketua MWA i. Pembacaan Do’a j. Pemberian Ucapan Selamat kepada Pejabat Baru dan Ucapan terima kasih kepada pejabat lama, masing-masing didampingi isteri/suami dan dilanjutkan dengan ramah tamah k. Penutup 5. Pakaian a. Pejabat yang dilantik Pria : Pakaian Sipil Lengkap (PSL) warna gelap Wanita : Pakaian Nasional
5
b. Undangan: Pria Wanita
: Pakaian Sipil Lengkap (PSL) warna gelap : Pakaian Nasional
6. Perlengkapan Upacara a. Lambang Negara Republik Indonesia b. Gambar Presiden dan Wakil Presiden c. Bendera Merah Putih, bendera Tut Wuri Handayani dan bendera Perguruan Tinggi/Fakultas d. Meja e. Surat Keputusan MWA f. Naskah Sumpah Jabatan dan Berita Acara Sumpah Jabatan g. Naskah Pelantikan h. Naskah Berita Acara Serah Terima Jabatan i. Pulpen dan tempatnya j. Pengeras suara (sound system) k. Memorandum akhir jabatan
7. Hal-hal khusus a. Mengundang wartawan media cetak/elektronik b. Membuat dokumentasi foto/film c. Permintaan rohaniwan sesuai agama pejabat yang dilantik
6
8. Tata Tempat Upacara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan Rektor Universitas Gadjah Mada Gambar 1
DUAJA
DUAJA P
LN
WP
MP
BU
G F A
B
E
MEJA
PB
C
D
PL
D
Keterangan : A. Ketua Majelis Wali Amanat B. Undangan VIP C. Pers D. Undangan E. Dharma Wanita/Isteri Pejabat yang dilantik F. Rohaniwan G. Pembawa Acara PB Pejabat Baru PL. Pejabat Lama LN. Lambang Negara Republik Indonesia P. Gambar Presiden WP. Gambar Wakil Presiden MP. Bendera Merah Putih BU. Bendera Universitas
7
2.8 UPACARA PELANTIKAN DAN SERAH TERIMA JABATAN WAKIL REKTOR SENIOR, WAKIL REKTOR, DEKAN, WAKIL DEKAN, DIREKTUR SEKOLAH PASCASARJANA, KETUA LPPM, SEKRETARIS EKSEKUTIF, DIREKTUR, DAN KEPALA BIRO 1. Penyelenggara
:
Bidang Humas dan Keprotokolan dan Direktorat Sumber Daya Manusia
2. Pejabat yang melantik : Rektor 3. Undangan: a. Ketua dan Sekretaris MWA, MGB, SA, DA. b. Wakil Rektor Senior, Wakil Rektor, Dekan, Ketua LPPM, Wakil Dekan, Direktur Sekolah Pascasarjana, Sekretaris Eksekutif, Direktur, dan Kepala Biro. c. Kepala UPU, Ketua Lembaga, Kepala Bidang, Kepala Bagian, Kepala Satuan. d. Ketua Korpagama. e. Pejabat yang relevan dengan bidang tugas pejabat yang dilantik. 4. Susunan Acara a. Pembukaan b. Pembacaan Keputusan Rektor c. Pengucapan Sumpah Jabatan oleh Pejabat Baru didampingi rohaniwan d. Penandatanganan Naskah Berita Acara Sumpah Jabatan e. Pelantikan oleh Rektor f. Penandatanganan Naskah Berita Acara Serah Terima Jabatan g. Sambutan Rektor h. Pembacaan Do’a i. Pemberian Ucapan Selamat kepada Pejabat Baru dan ucapan terima kasih kepada Pejabat Lama, masing-masing didampingi isteri/suami, dilanjutkan dengan ramah tamah. j. Penutup. 5. Pakaian a. Pejabat yang dilantik - Pria : Pakaian Sipil Lengkap (PSL) warna gelap - Wanita : Pakaian Nasional b. Undangan: - Pria - Wanita
: Pakaian Sipil Lengkap (PSL) warna gelap : Bebas rapi
6. Perlengkapan Upacara a. Lambang Negara Republik Indonesia b. Gambar Presiden dan Wakil Presiden
8
c. Bendera Merah Putih, bendera Tut Wuri Handayani dan bendera Perguruan Tinggi/Fakultas d. Meja e. Surat Keputusan Rektor f. Naskah dan Berita Acara Sumpah Jabatan g. Naskah Pelantikan h. Naskah Berita Acara Serah Terima Jabatan i. Pulpen dan tempatnya j. Pengeras suara (sound system) 7. Hal-hal khusus a. Mengundang wartawan media cetak/elektronik b. Membuat dokumentasi foto/film c. Permintaan rohaniwan sesuai agama pejabat yang dilantik
9
8. Tata Tempat Upacara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan Wakil Rektor Senior, Wakil Rektor, Dekan , Wakil Dekan, Direktur Sekolah Pascasarjana, Ketua LPPM, Sekretaris Eksekutif, Direktur, dan Kepala Biro Gambar 2
DUAJA
DUAJA
P
LN
WP
MP
BU
G F A B
E
MEJA
PB
C
D
PL
D
Keterangan : A. Rektor MP. Bendera Merah Putih B. Undangan VIP BU. Bendera Universitas C. Pers D. Undangan E. Dharma Wanita Persatuan/Isteri Pejabat yang dilantik F. Rohaniwan G. Pembawa Acara PB Pejabat Baru PL. Pejabat Lama LN Lambang Negara Republik Indonesia P. Gambar Presiden WP Gambar Wakil Presiden
10
2.9 UPACARA PELANTIKAN DAN SERAH TERIMA JABATAN KEPALA UPU, ASISTEN WAKIL REKTOR, KEPALA BAGIAN, KEPALA BIDANG, KEPALA SATUAN, KEPALA PUSAT STUDI, KETUA DAN SEKRETARIS JURUSAN, KEPALA SEKSI DAN UNIT LAIN 1. Penyelenggara 2. Pejabat yang melantik
: Bidang Humas dan Keprotokolan dan Direktorat Sumber Daya Manusia : Rektor/Pejabat yang mewakili
3. Undangan: a. Ketua dan Sekretaris MWA, MGB, SA, DA b. Wakil Rektor Senior, Wakil Rektor, Dekan, Wakil Dekan, Direktur Sekolah Pascasarjana, Sekretaris Eksekutif, Direktur, Kepala Biro, Asisten Wakil Rektor c. Kepala UPU, Ketua Lembaga, Kepala Bidang, Kepala Bagian, Kepala Satuan d. Ketua Korpagama e. Pejabat yang relevan dengan bidang tugas Pejabat yang dilantik 4. Susunan Acara: a. Pembukaan b. Pembacaan Keputusan Rektor c. Pengucapan Sumpah Jabatan oleh Pejabat Baru didampingi rohaniwan d. Penandatanganan Naskah Berita Acara Sumpah Jabatan e. Pelantikan oleh Rektor/Pejabat yang mewakili f. Penandatanganan Naskah Berita Acara Serah Terima Jabatan g. Sambutan Rektor/Pejabat yang mewakili h. Pembacaan Do’a i. Pemberian ucapan selamat kepada pejabat baru dan ucapan terima kasih kepada pejabat lama, dilanjutkan dengan ramah tamah j. Penutup. 5. Pakaian a. Pejabat yang dilantik - Pria : Pakaian Sipil Lengkap (PSL) warna gelap - Wanita : Pakaian Nasional b. Undangan - Pria - Wanita
: Pakaian Sipil Lengkap (PSL) warna gelap : Bebas rapi
6. Perlengkapan Upacara a. Lambang Negara Republik Indonesia b. Gambar Presiden dan Wakil Presiden
11
c. Bendera Merah Putih, Bendera Tut Wuri Handayani dan Bendera Perguruan Tinggi/Fakultas d. Meja e. Surat Keputusan Rektor f. Naskah dan Berita Acara Sumpah Jabatan g. Naskah Pelantikan h. Naskah Berita Acara Serah Terima Jabatan i. Pulpen dan tempatnya j. Pengeras suara (sound system) 7. Hal-hal khusus a. Mengundang Wartawan media cetak/elektronik b. Membuat dokumentasi foto/film c. Permintaan rohaniwan sesuai agama pejabat yang dilantik
12
8. Tata Tempat upacara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan Kepala UPU, Asisten Wakil Rektor, Kepala Bagian, Kepala Bidang, Kepala Satuan, Kepala Pusat Studi, Ketua dan Sekretaris Jurusan, Kepala Seksi dan unit lain Gambar 3
DUAJA
P
LN
DUAJA
WP
MP
BU
G F A
B
E
MEJA
PB
C
D
PL
D
Keterangan : A. Rektor B. Undangan VIP C. Pers D. Undangan E. Dharma Wanita Persatuan/Isteri Pejabat yang dilantik F. Rohaniwan G. Pembawa Acara PB Pejabat Baru PL. Pejabat Lama LN. Lambang Negara Republik Indonesia P. Gambar Presiden WP. Gambar Wakil Presiden MP. Bendera Merah Putih BU. Bendera Universitas
13
2.10
UPACARA PERESMIAN PENERIMAAN MAHASISWA BARU
1. Penyelenggara
: Bidang Humas dan Keprotokolan dan Direktorat Kemahasiswaan
2. Pembina Upacara
: Rektor
3. Petugas Upacara
: Unit Kegiatan Mahasiswa
4. Undangan a. Ketua dan Sekretaris MWA b. Ketua dan Sekretaris MGB c. Ketua dan Sekretaris SA d. Ketua dan Sekretaris DA e. Dekan, Direktur Sekolah Pascasarjana, Ketua LPPM, Wakil Dekan yang membidangi kemahasiswaan f. Sekretaris Eksekutif, Direktur, Asisten Wakil Rektor g. Kepala UPT, Kepala Biro, Sekretaris Direktorat h. Kepala Sub Direktorat, Kepala Bidang, Kepala Bagian, Kepala Kantor, Kepala Satuan 5. Susunan Acara a. Pembukaan b. Pemimpin Upacara memasuki lapangan Upacara c. Rektor selaku Pembina Upacara menuju mimbar d. Penghormatan umum e. Laporan pemimpin upacara kepada pembina upacara f. Menyanyikan lagu “Indonesia Raya” oleh PSM diikuti peserta upacara g. Mengheningkan cipta dipimpin oleh pembina upacara diiringi lagu “Kukenang Jasamu“ oleh PSM h. Laporan Direktur Administrasi Akademik i. Peresmian penerimaan mahasiswa baru, ditandai dengan pemakaian jaket almamater kepada wakil mahasiswa baru oleh pembina upacara j. Hymne Gadjah Mada k. Penyerahan tanda penghargaan kepada mahasiswa berprestasi (jika ada) l. Sambutan pembina upacara m. Pembacaan Do’a n. Laporan pemimpin upacara kepada pembina upacara o. Penghormatan umum p. Pembina upacara kembali ke tempat q. Penutup 6. Perlengkapan Upacara a. Mimbar upacara b. Papan nama (untuk barisan mahasiswa baru) c. Meja, kursi, koortrap, tenda (untuk undangan) 14
d. Bendera Universitas dan Tutwuri Handayani e. Pengeras suara (sound system) 7. Hal-hal khusus a. Mengundang wartawan media cetak/elektronik b. Membuat dokumentasi foto/film c. Permintaan petugas pembaca Do’a
15
8. Tata Tempat Upacara Peresmian Penerimaan Mahasiswa Baru Gambar 4
3
3
3
2
3 3
4
5
7 1 MP
6 BU
9
9 8
9
Keterangan: 1. Mimbar upacara 2. Pimpinan Universitas 3. Dekan dan Undangan 4. Penerima penghargaan 5. Pembawa acara 6. Mikrofon untuk laporan dan pembacaan Do’a 7. Paduan Suara Mahasiswa 8. Pemimpin upacara 9. Mahasiswa baru MP. Bendera Merah Putih BU. Bendera Universitas
16
2.11 UPACARA WISUDA 1. Hal-hal pokok yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut : a. Petugas Protokol b. Perlengkapan, tata ruang upacara dan keamanan c. Undangan bagi sivitas akademika, perguruan tinggi lain, para pejabat tingkat terkait d. Pakaian/atribut resmi bagi Pimpinan universitas/Fakultas adalah toga e. Naskah amanat dan sambutan Rektor f. Naskah pembuka dan penutup upacara g. Naskah sambutan wakil wisudawan h. Naskah Panca Prasetia Alumni i. Palu j. Penentuan peserta prosesi k. Pembawa dan pengatur acara l. Susunan acara m. Penomoran kursi tempat duduk wisudawan 2. Pelaksanaan Upacara Peserta Prosesi adalah Rektor, Ketua Senat Akademik, Wakil Rektor Senior, Wakil Rektor, Dekan, Wakil Dekan, Ketua KAGAMA, Pembaca Do’a dan tamu kehormatan Rektor (jika ada). 3. Susunan Acara : a. Pimpinan Universitas Gadjah Mada memasuki tempat Upacara b. Hymne Gadjah Mada c. Upacara Wisuda dibuka oleh Rektor d. Pembacaan nama-nama lulusan wakil Fakultas e. Amanat Rektor f. Rektor mewisuda lulusan baru dengan memindahkan kucir mengalungkan samir kepada salah seorang lulusan g. Penyerahan ijazah wakil Fakultas oleh Rektor h. Penyerahan ijazah oleh Dekan i. Pembacaan Panca Prasetia Alumni j. Penandatanganan Naskah Panca Prasetia Alumni, disaksikan Rektor k. Penyematan lencana alumni kepada lulusan oleh pengurus KAGAMA k. Paduan Suara Mahasiswa menyanyikan “Bagimu Negeri” l. Persembahan lagu-lagu oleh Paduan Suara Mahasiswa m. Sambutan Wakil Wisudawan n. Sambutan Rektor o. Pembacaan Do’a p. Upacara Wisuda ditutup oleh Rektor q. Pimpinan Universitas Gadjah Mada meninggalkan tempat Upacara
dan
17
4. Pakaian a. Pimpinan Universitas dan Fakultas mengenakan toga b. Wisudawan Wisudawati
: Baju toga dengan celana panjang warna gelap : Pakaian Nasional dan mengenakan baju toga
c . Undangan - Pria - Wanita
: Pakaian Sipil Lengkap (PSL) : Pakaian Nasional
5. Tata tempat Upacara Wisuda Gambar 5 BACKDROP
DAUAJA
DUAJA
MP
BU
4 3
2
4
4
1
3 5
P S M
6
U N D A N G A N
M C
PANGGUNG
WISUDAWAN
6
WISUDAWAN
U N D A N G A N
Keterangan: 1. Rektor, Ketua SA, Wakil Rektor Senior dan Wakil Rektor 2. Ketua KAGAMA 3. Dekan 4. Wakil Dekan 5. Podium/mimbar 6. Wisudawan wakil Fakultas
18
2.12 UPACARA PERINGATAN DIES NATALIS 2.6.1 UPACARA PERINGATAN DIES NATALIS UNIVERSITAS 1. Penyelenggara: Panitia Peringatan Dies Natalis dan Bidang Humas dan Keprotokolan 2. Pejabat yang memimpin Upacara: Rektor 3. Persiapan Hal-hal pokok yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut : a. Petugas Protokol b. Perlengkapan, tata ruangan upacara dan keamanan c. Undangan bagi sivitas akademika, perguruan tinggi lain, para pejabat tingkat pusat/daerah maupun instansi, lembaga lain sesuai dengan kondisi setempat. d. Pakaian/atribut resmi bagi pimpinan Universitas, Pimpinan dan anggota MGB, SA. e. Laporan Tahunan Rektor f. Pidato ilmiah g. Penentuan peserta prosesi h. Pembawa dan pengatur acara (Pedel) i. Susunan upacara 4. Pelaksanaan Upacara Peserta prosesi dalam upacara Peringatan Dies Natalis Universitas adalah Pimpinan Universitas, Pimpinan dan anggota Majelis Guru Besar, dan tamu kehormatan Rektor (bila ada). 5. Susunan Acara : a. Pembukaan oleh MC Prosesi Pimpinan universitas dan Anggota MGB memasuki tempat upacara (hadirin dimohon berdiri) b. Menyanyikan Hymne Gadjah Mada c. Upacara Peringatan Dies Natalis dibuka oleh Rektor d. Pembacaan laporan Tahunan Rektor e. Pidato Dies Natalis f. Pembacaan Surat Keputusan Rektor tentang pemberian Anugerah HB IX (jika ada) g. Pemberian Anugerah HB IX oleh Rektor didampingi Ketua Majelis Guru Besar (jika ada) h. Pembacaan Do’a i. Upacara peringatan Dies Natalis ditutup oleh Rektor j. Pimpinan Universitas dan Anggota Majelis Guru Besar meninggalkan tempat upacara
19
6. Pakaian Undangan - Pria : Pakaian Sipil Lengkap (PSL) - Wanita : Pakaian Nasional 7. Tata tempat Upacara Peringatan Dies Natalis Universitas Gadjah Mada Gambar 6
DUAJA
DUAJA LN P
WP
MP
F
BU
F
F
F
B
F
A
C
D
F
E
F
G H I
J
J
J
K
K
K
Keterangan: A. Rektor B. Ketua MWA C. Ketua Majelis Guru Besar D. Ketua Senat Akademik E. Ketua Dewan Audit F. Wakil Rektor Senior, Wakil Rektor, Sekretaris MWA, SA, MGB, DA, Dekan, Direktur Sekolah Pascasarjana, Ketua LPPM, Guru Besar. G. Pedel
H. Podium I. Paduan Suara Mahasiswa J. Undangan VIP K. Undangan LN Lambang Negara P Gambar Presiden WP Gambar Wakil Presiden MP Bendera Merah Putih BU Bendera Universitas
20
2.6.2 UPACARA PERINGATAN DIES NATALIS FAKULTAS 1. Penyelenggara: Unit organisasi yang memiliki tugas dan fungsi di bidang keprotokolan Fakultas 2. Persiapan Hal-hal pokok yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut : a. Petugas Protokol b. Perlengkapan, tata ruang upacara dan keamanan c. Undangan bagi sivitas akademika Fakultas, perguruan tinggi lain, Pimpinan Universitas/Fakultas maupun instansi, lembaga lain sesuai dengan kondisi setempat. d. Laporan tahunan Dekan e. Pidato ilmiah f. Pembawa acara g. Susunan acara 3. Pelaksanaan Upacara Peserta prosesi adalah Rektor, Dekan, Pimpinan dan anggota Senat Fakultas 4. Susunan Acara : a. Pembukaan oleh MC b. Menyanyikan Hymne Gadjah Mada dan Mars Fakultas (oleh PSM) (hadirin berdiri) c. Upacara Peringatan Dies Natalis dibuka oleh Ketua Senat Fakultas d. Laporan Tahunan Dekan e. Pidato Dies Natalis Fakultas (Guru Besar yang ditunjuk oleh Senat Fakultas) f. Sambutan Rektor g. Pembacaan Do’a h. Upacara peringatan Dies Natalis Fakultas ditutup oleh Ketua Senat Fakultas i. Penutup 5. Pakaian Undangan - Pria : Pakaian Sipil Lengkap (PSL) - Wanita : Pakaian Nasional
21
6. Tata tempat Upacara Peringatan Dies Natalis Fakultas Gambar 7
LN P
WP
MP
BF E
E
C
A
E
B
D K
J
I
H
I
Keterangan : A. Ketua Senat Fakultas B. Sekretaris Senat Fakultas C. Dekan D. Yang menyampaikan pidato dies E. Guru Besar F. Rektor G. Wakil Dekan H. Ketua Panitia Dies Natalis I. Undangan J. Paduan Suara Mahasiswa K. Pembawa acara
F
I
G
G
I
LN. Lambang Negara P. Gambar Presiden WP. Gambar Wakil Presiden MP. Bendera Merah Putih BF. Bendera Fakultas
22
2.7 UPACARA PENGUKUHAN GURU BESAR 1. Persiapan Hal-hal pokok yang harus diperhatikan: a Panitia menghubungi calon Guru Besar untuk menetapkan upacara termasuk mempersiapkan pidato ilmiah dalam jangka waktu yang memadai; b Panitia menyebarluaskan undangan kepada para pejabat atau instansi yang relevan, baik di lingkungan kampus maupun di luar kampus; c Panitia mempersiapkan ruangan upacara untuk pelaksanaan upacara pengukuhan; d Panitia menunjuk petugas untuk menjadi Pedel yang akan memandu prosesi; e Para tamu menempati tempat duduk sesuai dengan yang telah disediakan; f Prosesi bersiap-siap di ruangan yang telah ditentukan g Pimpinan dan anggota Majelis Guru Besar memasuki ruangan upacara dan para hadirin dimohon untuk berdiri; h Para anggota Majelis Guru Besar menempati tempat duduk yang telah disediakan; Dekan Fakultas asal Guru Besar Baru duduk mendampingi Guru Besar baru; 2. Susunan acara a. Pembukaan b. Ketua/Sekretaris Majelis Guru Besar membuka rapat terbuka Majelis Guru Besar. c. Pembacaan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional. d. Pidato ilmiah oleh Guru Besar yang bersangkutan. e. Ketua/Sekretaris Majelis Guru Besar menutup rapat terbuka Majelis Guru Besar. f. Guru Besar baru beserta keluarga meninggalkan tempat upacara menuju tempat yang telah ditentukan. g. Pimpinan dan anggota Majelis Guru Besar meninggalkan ruangan upacara yang didahului oleh Pedel dan langsung memberikan ucapan selamat kepada Guru Besar baru dan keluarganya. h. Ramah tamah dan ucapan selamat kepada Guru Besar baru beserta keluarga dari seluruh hadirin.
23
3. Tata Tempat Upacara Pengukuhan Guru Besar: Gambar 8
DUAJA DUAJA
LN P
WP
MP
BU G
H
G
G
F
E
A
G
B
C
D
G
I ISTERI PEJABAT
VIP
ISTERI GURU BESAR
UNDANGAN
I
KELUARGA
KELUARGA
UNDANGAN
UNDANGAN
Keterangan : A. Ketua MGB B. Sekretaris MGB C. Rektor D. Ketua Senat E. Guru Besar Baru F. Dekan (asal Guru Besar) G. Guru Besar H. Pedel I. Podium MP Bendera Merah Putih BU Bendera Universitas P Gambar Presiden WP Gambar Wakil Presiden LN Lambang Negara
24
2.10 UPACARA PEMBERIAN GELAR DOKTOR KEHORMATAN (DOKTOR HONORIS CAUSA) 1. Persiapan pelaksanaan Hal-hal pokok yang perlu diperhatikan: a. Ketua panitia promosi doktor menyebarluaskan undangan yang ditandangani oleh Rektor; b. Ruangan ujian dan promosi Doktor dipersiapkan sesuai dengan jumlah undangan. 2. Susunan Acara a. Pembukaan - Rektor, Promotor, Pimpinan dan Anggota Majelis Guru Besar, Promovendus memasuki ruang upacara b. Upacara penganugerahan Gelar Doktor Honoris Causa (HC) dibuka oleh Rektor c. Pembacaan Surat Keputusan Rektor d. Pidato Promotor e. Pidato ilmiah oleh Promovendus f. Penandatanganan Ijazah dilanjutkan penyerahan kepada Promovendus oleh Rektor didampingi Ketua MGB g. Sambutan Rektor h. Upacara penganugerahan Gelar Doktor Honoris Causa (HC) ditutup oleh Rektor i. Doktor HC baru beserta keluarga menempatkan diri untuk menerima ucapan selamat j. Upacara selesai; dilanjutkan dengan pemberian ucapan selamat kepada Doktor Honoris Causa
25
3. Tata Tempat Upacara Pemberian Gelar Doktor Kehormatan (Doktor Honoris Causa) Gambar 9
DUAJA DUAJA
LN P
WP
MP
BU F
G
E
F D
A
F B
E
C H
ISTERI PEJABAT
VIP
ISTERI GURU BESAR
KELUARGA
UNDANGAN
UNDANGAN
Keterangan : A. Rektor B. Ketua MGB/SA C. Doktor HC D. Ko-promotor E. Promotor F. Guru Besar G. Pedel H. Podium
KELUARGA
MP. BU. P WP LN
UNDANGAN
Bendera Merah Putih Bendera Universitas Gambar Presiden Gambar Wakil Presiden Lambang Negara
26
2.11 UPACARA PENGHORMATAN TERAKHIR / PENYEMAYAMAN JENAZAH GURU BESAR 1. Penyelenggara:
Bidang Humas dan Keprotokolan dan unit terkait
2. Pejabat yang memimpin upacara: Rektor 3. Pelaksanaan : Untuk upacara penyemayaman jenazah, hal-hal pokok yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut : a. Upacara dilaksanakan di Balairung Kantor Pusat UGM b. Petugas Protokol c. Perlengkapan, kursi, meja tempat meletakkan peti jenazah, sound system d. Tamu yang hadir adalah sivitas akademika sendiri, perguruan tinggi lain, para pejabat terkait. e. Pakaian/atribut warna gelap f. Daftar riwayat hidup almarhum/almarhumah g. Petugas pembaca Do’a 4. Susunan Acara a. Pembukaan b. Sambutan wakil keluarga c. Pembacaan daftar riwayat hidup almarhum/almarhumah oleh Dekan terkait. d. Sambutan Rektor e. Pembacaan Do’a f. Penutup g. Pemberangkatan jenazah ke makam
27
5. Tata Tempat Upacara Penghormatan Terakhir Guru Besar Meninggal Dunia Gambar 10
9 BU
BF
2 4 3
6 1 8
8 5 7
Keterangan: 1. Peti Jenazah 2. Podium 3. Rektor 4. Dekan terkait 5. Pimpinan Universitas 6. Isteri Pejabat 7. Keluarga Almarhum/Almarhumah 8. Para Pelayat 9. Pembawa Acara BU Bendera Universitas BF Bendera Fakultas
28
BAB III UPACARA BENDERA DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Upacara bendera yang dilaksanakan di lingkungan Universitas Gadjah Mada adalah upacara bendera dalam rangka memperingati hari besar nasional. Penyelenggaraan upacara bendera memperingati Hari Kemerdekaan dan hari Pendidikan Nasional berpedoman surat edaran Menteri Sekretaris Negara/Menteri Pendidikan Nasional. 1. Penyelenggara: Bidang Humas dan Keprotokolan dan Direktorat Kemahasiswaan dan Alumni 2. Kewajiban hadir Upacara bendera wajib dihadiri oleh Pimpinan Universitas, Fakultas, Dosen, Karyawan, dan perwakilan Mahasiswa UGM. 3. Pakaian Seragam Universitas atau sesuai ketentuan dan surat edaran Rektor 4. Perlengkapan Upacara a Bendera, tiang bendera dan tali bendera b Mimbar Upacara c Sound system (pengeras suara) d Naskah-naskah (disesuaikan dengan upacara yang diselenggarakan) 5. Petugas Upacara: Upacara HUT RI Upacara Hardiknas
: UKM Menwa : UKM Pramuka
6. Susunan Acara a Pembukaan b Pemimpin Upacara memasuki lapangan upacara c Pembina Upacara menuju mimbar d Penghormatan umum e Laporan Pemimpin Upacara kepada Pembina Upacara f Pengibaran Bendera Merah Putih (HUT RI) diiringi lagu Kebangsaan “Indonesia Raya” oleh Koprs Musik Marching Band Universitas Gadjah Mada g Mengheningkan cipta dipimpin oleh Pembina Upacara, diiringi lagu “Kukenang Jasamu” oleh Korsik Marching Band Universitas Gadjah Mada h Pembacaan Naskah Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia tahun 1945 oleh Senat Mahasiswa Fakultas i Pembacaan Naskah Pancasila oleh Pembina Upacara, ditirukan peserta upacara j Amanat Menteri Pendidikan Nasional/Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta, dibacakan oleh Pembina Upacara
29
k Menyanyikan Lagu-lagu perjuangan oleh Paduan Suara Mahasiswa Universitas Gadjah Mada l Pembacaan Do’a m Laporan Pemimpin Upacara kepada Pembina Upacara n Penghormatan Umum o Pembina Upacara kembali ke tempat p Penutup Catatan: Apabila hari hujan, upacara dilaksanakan di dalam ruangan, tanpa menaikkan bendera (bendera sudah dipasang dengan tiang bendera khusus ruangan).
30
7. Tata Tempat Upacara Bendera Gambar 11
5
2
1 7 6
6
3 8
8 4
8
Keterangan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Mimbar upacara Pimpinan Universitas/Fakultas Tiang bendera Pemimpin upacara Pembawa acara Mikrofon untuk pembacaan naskah-naskah dan pembacaan Do’a Paduan Suara Mahasiswa Peserta upacara
31
BAB IV UPACARA PEMBERIAN TANDA KEHORMATAN PENGHARGAAN DAN SURAT KEPUTUSAN PENGANGKATAN CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Upacara pemberian penghargaan meliputi penganugerahan Satya Lencana Karya Satya, Penghargaan hadiah seni, ilmu pengetahuan, pendidikan, pengabdian, olah raga, Purna karya dan penghargaan lain yang ditentukan oleh Rektor. 1. Penyelenggara: Bidang Humas dan Keprotokolan dan Direktorat SDM 2. Penyerahan penghargaan: Rektor/Pejabat lain yang diperlukan 3. Undangan: a. Ketua dan Sekretaris MWA, MGB, SA, DA b. Wakil Rektor Senior, Wakil Rektor, Dekan Fakultas, Wakil Dekan, Direktur Sekolah Pascasarjana, Ketua LPPM, Sekretaris Eksekutif, Direktur, dan Kepala Biro, Asisten Wakil Rektor c. Kepala UPU, Kepala Bidang, Kepala Bagian, Kepala Satuan d. Penerima penghargaan/yang mewakili 4. Pakaian a. Penerima Penghargaan - Pria : Berdasi - Wanita : Bebas rapi b. Undangan: - Pria : Berdasi - Wanita : Bebas rapi 5. Perlengkapan Upacara a. Keputusan Presiden/Rektor tentang pemberian Tanda Kehormatan Penghargaan dan Surat Keputusan Pengangkatan CPNS b. Lambang Negara Republik Indonesia c. Gambar Presiden dan Wakil Presiden d. Bendera Merah Putih, Bendera Universitas dan Fakultas e. Baki/nampan tempat tanda kehormatan dan penghargaan 6. Susunan Acara a. Pembukaan b. Pembacaan surat keputusan c. Penyematan tanda kehormatan dan pemberian piagam penghargaan, surat keputusan oleh Rektor/Pejabat lain sesuai kebutuhan d. Sambutan Rektor e. Pemberian ucapan selamat kepada penerima penghargaan f. Penutup
32
7. Tata tempat Upacara Pemberian Tanda Kehormatan dan Penghargaan dan Surat Keputusan Pengangkatan CPNS di Lingkungan Universitas Gadjah Mada Gambar 12
DUAJA
P
LN
MP
DUAJA
WP BU
UNDANGAN Rektor
PENERIMA PENGHARGAAN
PENERIMA PENGHARGAAN
P e r s
33
BAB V UPACARA PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA 5.1 UPACARA PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA LUAR NEGERI Yang dimaksud kerja sama luar negeri adalah kerja sama antara Universitas/Fakultas/Unit Kerja di lingkungan universitas Gadjah Mada dengan Instansi/lembaga lain di luar negeri. 1. Penyelenggara: Bidang Humas dan Keprotokolan dan Kantor Urusan Internasional 2. Undangan a Rektor b Wakil Rektor Senior, Wakil Rektor c Sekretaris Eksekutif d Dekan e Direktur f Unit terkait 3. Pakaian Pria : Pakaian Sipil Lengkap (PSL) Wanita : Bebas rapi 4. Perlengkapan Upacara a. Bendera meja kedua negara b. Pulpen c. Naskah kerja sama d. Pengeras suara 5. Susunan Acara a. Pembukaan b. Pembacaan naskah kerja sama c. Penandatanganan naskah kerja sama oleh Rektor UGM dan Rektor Universitas/pimpinan lembaga lain mitra kerja sama luar negeri d. Sambutan Rektor/Pejabat tamu e. Sambutan Rektor UGM f. Penutup 6. Hal-hal khusus a. Mengundang wartawan media cetak dan elektronik b. Membuat dokumentasi foto/film c. Koordinasi dengan unit terkait
34
7. Tata Tempat Upacara Penandatanganan Perjanjian Kerja sama Luar Negeri Gambar 13
P
WP
LN
MP
BU 1
2
3
4
3
4
Wartawan
Keterangan: 1. Rektor/Pimpinan lembaga luar negeri 2. Rektor UGM 3. Pejabat luar negeri 4. Pejabat UGM P. Gambar Presiden WP.Gambar Wakil Presiden MP. Bendera Merah Putih BU. Bendera Universitas LN. Lambang Negara
35
5.2 UPACARA PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA DALAM NEGERI Yang dimaksud kerja sama dalam negeri adalah kerja sama antara Universitas/Fakultas/Unit Kerja di lingkungan universitas Gadjah Mada dengan instansi/lembaga lain di dalam negeri. 1. Penyelenggara: Bidang Humas dan Keprotokolan dan Bagian Kerja sama 2. Undangan a. Rektor b. Wakil Rektor Senior, Wakil Rektor c. Sekretaris Eksekutif d. Dekan e. Direktur f. Unit terkait 3. Pakaian Pria : Pakaian Sipil Lengkap (PSL) Wanita : Bebas rapi 4. Perlengkapan Upacara a. Lambang/logo kedua instansi b. Pulpen c. Naskah kerja sama d. Pengeras suara 5. Susunan Acara a. Pembukaan b. Pembacaan Naskah Kerja sama c. Penandatanganan naskah kerja sama oleh Rektor UGM dan Rektor Universitas/pimpinan lembaga lain mitra kerja sama d. Sambutan Pimpinan yang bekerja sama e. Sambutan Rektor UGM f. Penutup 6. Hal-hal khusus a. Mengundang wartawan media cetak dan elektronik b. Membuat dokumentasi foto/film c. Koordinasi dengan unit terkait
36
7. Tata Tempat Upacara Penandatanganan Perjanjian Kerja sama Dalam Negeri Gambar 14
P
WP
LN
MP
BU 1
2
3
4
3
4
Wartawan
Keterangan: 1. Rektor/Pejabat tamu 2. Rektor UGM 3. Pejabat dari Instansi yang bekerjasama 4. Pejabat UGM LN. Lambang Negara P. Gambar Presiden WP.Gambar Wakil Presiden MP. Bendera Merah Putih BU. Bendera Universitas
37
BAB VI UPACARA PELETAKAN BATU PERTAMA DAN PERESMIAN PENGGUNAAN GEDUNG/BANGUNAN 1. Penyelenggara: Bidang Humas dan Keprotokolan dan unit kerja terkait 2 Peletakan batu pertama dan peresmian gedung oleh Rektor 3. Undangan: a. Ketua dan Sekretaris MWA, MGB, SA, DA b. Wakil Rektor Senior, Wakil Rektor, Dekan Fakultas, Wakil Dekan, Direktur Sekolah Pascasarjana, Ketua LPPM, Sekretaris Eksekutif, Direktur, Kepala Biro, Asisten Wakil Rektor c. Kepala UPU, Ketua Lembaga, Kepala Bidang, Kepala Bagian, Kepala Satuan d. Unit terkait 4. Pakaian: Batik atau disesuaikan dengan situasi 5. Susunan Acara a. Pembukaan b. Laporan penanggungjawab pembangunan Gedung c. Sambutan: - Dekan/Kepala unit terkait - Rektor dilanjutkan peletakan batu pertama/penandatanganan prasasti atau pengguntingan buntal/pita d. Pembacaan Do’a e. Peninjauan f. Penutup
38
6. Tata Tempat Upacara Peletakan Batu Pertama Pembangunan Gedung a Peletakan batu pertama/peresmian penggunaan gedung/bangunan diusahakan berada di tengah-tengah tempat upacara dan menghadap undangan/peserta upacara. b Rektor/Pejabat yang meresmikan upacara ditempatkan di baris terdepan didampingi oleh penyelenggara dan pejabat lain yang relevan. c Podium/mimbar diletakkan di tengah tempat upacara menghadap para undangan.
Gambar 15
1 2
4 UNDANGAN
3
Keterangan: 1. Mimbar 2. Tempat peletakan batu pertama 3. Wartawan 4. Pembawa Acara
39
7. Tata Tempat Upacara Peresmian Penggunaan Gedung/Bangunan Gambar 16
1 2
3
4
UNDANGAN
5
Keterangan: 1. Mimbar 2. Prasasti 3. Selubung papan nama 4. Pembawa acara 5. Wartawan
40
BAB VII TATA CARA PENERIMAAN TAMU ASING Semakin meningkatnya kerja sama luar negeri di bidang pendidikan antara Universitas Gadjah Mada dengan instansi/lembaga-lembaga asing, maka meningkat pula arus kunjungan tamu asing ke UGM baik dalam rangka penjajakan maupun menidaklanjuti kerja sama di bidang pendidikan. 1. Penyelenggara: Bidang Humas dan Keprotokolan dan Kantor Urusan Internasional 2. Sifat dan Tingkat/Derajat Tamu a. Sifat Tamu asing yang datang ke UGM pada umumnya dapat dibagi menjadi 2 yaitu: (1) Tamu resmi: (a) Tamu yang datang atas undangan Rektor (b) Tamu yang datang melalui Departemen Luar Negeri (c) Tamu yang datang melaui Departemen Pendidikan Nasional (d) Tamu yang datang melalui Kedutaan Besar yang bersangkutan di Jakarta (2) Tamu tidak resmi: (a) Tamu yang datang atas prakarsa sendiri (b) Tamu yang datang melalui agen travel (c) Tamu yang datang melalui atas/undangan Mahasiswa dari Negara bersangkutan yang sedang menuntut ilmu di UGM b. Tingkat/Derajat Tamu Di samping dilihat dari sifat tamu, kita dapat mengetahui pula tingkat/derajat tamu dengan melihat: (1) Tingkat jabatan tamu tersebut (Presiden/Perdana Menteri, Menteri, Rektor dsb.) (2) Tingkat hubungan antara tamu dengan UGM, kunjungan balasan, kunjungan LSM dan sebagainya 3. Persiapan Penerimaan Tamu Asing Sebelum tamu datang/berkunjung ke UGM, dilakukan rapat pendahuluan, untuk melakukan: a. Koordinasi dengan unit-unit dan instansi terkait b. Penetapan jadwal kunjungan c. Penetapan program kunjungan
41
4. Untuk tamu yang datang atas undangan Rektor, dilakukan persiapan sebagai berikut: a. Penjajakan Penjajakan dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: (1) Oleh Rektor dalam suatu kesempatan bertemu dengan Pejabat luar negeri yang akan diundang (2) Melalui Departemen Luar Negeri dan Departemen Pendidikan Nasional (3) Melalui Kedutaan Besar Negara yang bersangkutan di Jakarta (4) Melalui Badan Internasional seperti ASEAN, UNESCO, SEAMEO (5) Melalui Dekan (6) Melalui Kantor Urusan Iternasional atau pejabat lain yang ditunjuk oleh Rektor b. Mengundang Setelah ada persetujuan dari kedua belah pihak, Rektor mengirim undangan resmi yang dapat disampaikan melalui dua jalur yaitu: (1) Melalui Departemen Luar Negeri/Kedutaan Besar Republik Indonesia setempat (2) Melalui Kedutaan Besar Negara yang bersangkutan di Indonesia 5. Untuk tamu yang datang atas prakarsa sendiri a Pejabat yang akan berkunjung ke UGM menyampaikan pemberitahuan kepada Rektor mengenai rencana kunjungannya. Jika pejabat tersebut berasal dari Negara yang belum memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia, diadakan konsultasi terlebih dahulu dengan Departemen Luar Negeri dan Badan Intelijen Nasional b Apabila rencana kunjungan dapat disetujui, Rektor menyampaikan jawaban persetujuannya. Setelah mendapat persetujuan dari kedua belah pihak disusunlah rencana program sementara yang mengikutsertakan Kedutaan Besar Negara yang bersangkutan dan lembaga lain yang terkait. 6. Persiapan Pelaksanaan Setelah rencana program disetujui oleh pejabat yang akan diundang/yang akan datang ke UGM, dilakukan persiapan sebagai berikut: a Koordinasi dengan Kedutaan melalui Atase Pendidikan Negara yang bersangkutan b Menyiapkan mobil dan bendera negara bersangkutan c Menunjuk seorang pendamping bagi tamu dan pendamping bagi isterinya (jika menyertainya) d Menyiapkan acara kunjungan selama tamu berada di UGM e Memesan hotel, tiket pesawat dan tempat untuk jamuan makan f Mencetak buku acara g Membuat surat kepada unit-unit berwenang, antara lain POLRI, untuk pengamanan
42
h i j k l
Menyusun daftar yang akan diundang untuk jamuan/pertemuan Menyiapkan cinderamata Menyiapkan daftar menu untuk jamuan Mengadakan rapat persiapan dan membentuk panitia yang melibatkan unit-unit yang relevan Menyiapkan ladies program (bila diperlukan).
7. Pelaksanaan Penerimaan Untuk tamu yang datang atas undangan Rektor, pelaksanaan penerimaan sebagai berikut: a. Persiapan Penjemputan (1) Menyiapkan VIP Room Bandara (2) Menunjuk pejabat yang akan menjemput (3) Apabila tamu disertai isteri, penjemput juga disertai isteri b. Pelaksanaan (1) Protokol UGM dan Protokol Departemen Luar Negeri menjemput tamu ke tangga pesawat (2) Rektor dan Isteri (bila tamu disertai isteri) bersama dengan pejabat lain menjemput/menunggu di pintu kedatangan ruang VIP (3) Rektor memperkenalkan pejabat UGM yang ada kepada tamu (4) Rombongan dibawa ke ruang VIP untuk beristirahat (5) Pendamping (escort officer) menyampaikan buku acara (6) Rektor dan pejabat lain mengantar tamu ke hotel (7) Kepala Kantor Urusan Internasional UGM atau pejabat lain yang ditunjuk menerima tamu di hotel untuk kemudian mengantar rombongan ke kamar yang telah disediakan (8) Berkoordinasi untuk menuju ke tempat acara/pertemuan dan melaksanakan program yang telah direncanakan. c. Pada saat tamu asing meninggalkan Universitas Gadjah Mada, maka: (1) Tamu asing diantar oleh Rektor sampai di depan pintu keluar (2) Kepala Kantor Urusan Internasional/Pejabat yang relevan serta petugas protokol mengantar sampai ke mobil tamu. 8. Jamuan Makan Terhadap Tamu Asing a. Penyelenggara jamuan makan ini adalah unit kerja yang memiliki tugas menangani Keprotokolan dan Kantor Urusan Internasional b. Undangan terdiri dari: (1) Pimpinan Universitas/Fakultas (2) Delegasi tamu asing (3) Pejabat yang relevan c. Pakaian yang dikenakan pada jamuan makan ini adalah:
43
(1) (2)
Pria Wanita
: PSL warna gelap/batik lengan panjang : Batik/bebas rapi
d. Susunan acara: (1) Pembukaan (pembawa acara menyilakan makan) (2) Persembahan hiburan (3) Sambutan pejabat yang mengundang (4) Sambutan pejabat tamu asing (5) Penyerahan cinderamata (6) Persembahan hiburan, dan (7) Penutup e. Perlengkapan acara ini adalah sebagai berikut: (1) name table (2) cinderamata; dan (3) pengeras suara
44
9. Tata Tempat Jamuan Makan Gambar 17
8 6 4 2 G E C
Keterangan: 1. Rektor 2. Duta besar 3. Pejabat tamu asing 4. Wakil Rektor Senior 5. Wakil Rektor Senior 6. Rombongan tamu asing 7. Rombongan tamu asing 8. Rombongan tamu asing 9. Sekretaris Eksekutif
1 3 5 7 9 A B D F H
A. Rektor/Menteri/tamu asing B. Wakil Rektor C. Rombongan Tamu asing D. Rombongan Tamu asing E. Rombongan tamu asing F. Rombongan tamu asing G. Kepala Kantor Urusan Internasional H. Asisten Wakil Rektor
45
Gambar 18
2 1
4
3
Penjelasan Gambar: 1. Meja untuk Rektor dan isteri/suami, Rektor/Menteri/tamu asing dan isteri/suami, WRS bidang Akademik dan isteri/suami 2. Meja untuk WRS bidang Administrasi dan isteri/suami, Wakil Rektor dan isteri/suami; Pejabat tamu asing dan isteri 3. Meja untuk Sektretaris Eksekutif dan isteri/suami, dan Pejabat tamu Asing dan isteri/suami. 4. Meja untuk Kepala KUI, Delegasi tamu asing
46
BAB VIII PENERIMAAN PEJABAT NEGARA DI UNIT KERJA Apabila unit kerja akan menerima kunjungan Pejabat Negara, hal-hal berikut ini perlu menjadi perhatian. 1. Apabila kegiatan dilaksanakan di unit kerja, unit kerja perlu melakukan koordinasi dengan protokol Universitas (nomor pesawat 1805). 2. Melakukan koordinasi dengan sekretaris/protokol Departemen mengenai keberangkatan dari Jakarta/kota asal sampai kedatangan pejabat di bandara Adisutjipto. 3. Memesan/menyiapkan VIP Room Bandara Adisujtipto Yogyakarta. 4. Menyiapkan mobil untuk penjemputan. 5. Menyiapkan pengawalan polisi (berkoordinasi dengan Kepala SKKK, pesawat 1072). 6. Pejabat Universitas/Unit kerja menjemput di bandara Adisutjipto dan mendampingi dalam satu mobil sampai ke tempat acara. 7. Di Universitas/Unit kerja, disiapkan ruang untuk menerima kedatangan pejabat. 8. Apabila pejabat datang bersama istri/pendamping, dapat disiapkan ladies programme. 9. Selesai acara, Pejabat Negara diantar sampai Bandara. Apabila pejabat menghadiri acara di tempat lain, diantar sampai adanya serah terima (meskipun informal) kepada penjemput dari tempat acara berikutnya.
Catatan: Apabila di Universitas dan atau unit kerja di lingkungan UGM tidak dapat melaksanakan acara sesuai keputusan Rektor No. 445/P/SK/HT/2007 tentang Keprotokolan UGM; kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebijakan Rektor/Dekan/pimpinan unit kerja yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat.
47
