PRINCIPAIS TEMAS ABORDADOS NAS PROVAS DE 2016 BANCA: QUADRIX
ARQUIVAMENTO
ROTINAS DE ARQUIVAMENTO a) inspeção: leitura do último despacho para verificar se o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida.
d) codificação: etapa na qual são colocados nos documentos os símbolos referentes ao método de arquivamento que foi utilizado, podendo ser letras, números, cores, etc.
b) estudo: é a leitura do documento para verificação das informações que lhe serão atribuídas e se há antecedentes ou necessidade se fazer referências cruzadas.
e) ordenação: agrupar os documentos de acordo com a codificação aposta, separando-os por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores.
c) classificação: determinar sob que codificação deverá ser arquivado o documento e se haverá necessidade de utilizar referências cruzadas. Se a classificação não tiver sido feita pelo Protocolo, a mesma ocorrerá nessa etapa.
f) guarda dos Documentos: é o arquivamento, ou seja, a guarda ordenada dos documentos ou inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida
1. VARIADEX
LETRAS A, B, C, D e abreviações E, F, G, H, e abreviações I, J, K, L, M, N e abreviações O, P, Q e abreviações R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações
CORES ouro rosa verde azul cinza
2. Ideográfico a)
Alfabético
b) Numérico 1 - Decimal 010 Pessoal
Dicionário • • •
Admissão Despesa Licença
Enciclopédico • •
Material Aquisição Locação Pessoal Demissão Nomeaçao
010.1 Demissão 010.2 Nomeação 2 - Duplex 1 Material 1-1 Aquisição 1-2 Locação
2. Ideográfico
Numérico 3 – Unitermo ou Indexação Coordenada
Nomes em ordem alfabética, de acordo com as regras de alfabetação.
3. Alfabético Nomes brasileiros
Nomes estrangeiros Nomes de empresas
Nomes de eventos
1. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CREF - 7ª Região (DF)) O arquivamento de um documento na fase corrente envolve várias rotinas. Ao se solicitar ao Auxiliar de Atendimento que proceda à leitura do último despacho, verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite preestabelecida – pois nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas de serem anexados ou apensados a outros ou, simplesmente, de fornecerem uma informação –, ele está pondo em prática qual destas rotinas? a) Destinação. b) Inspeção. c) Consulta. d) Verificação. e) Autuação.
2. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CRQ 18° Região – PI) O método ideográfico é um instrumento bastante utilizado no dia a dia da área administrativa. Empregado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto, esse método tem algumas subdivisões. Na organização por assunto, eles podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica. E a ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita por outros dois métodos: (A)decimal ou duplex. (B) dicionário ou enciclopédico. (C) decimal ou simples. (D) dicionário ou simples. (E) geográfico ou enciclopédico.
3. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CRF-PR) No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e sua posterior localização é o nome. Esse método é muito utilizado nas organizações e apresenta como vantagem ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes. A fim de tornar mais rápida a localização e guarda dos documentos, o método alfabético pode ser combinado com cores, para identificar a letra procurada. Tal método é denominado: (A) Exemplar. (B) Variadex. (C) Colorex. (D) Diferenciador. (E) Permutador.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO NOMES BRASILEIROS a) Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Augusto Gomes Pires
Observação: Quando houver sobrenomes iguais, prevalecerá a ordem alfabética dos prenomes: Samara Pereira Paulo Pereira b)Sobrenomes formados por substantivo e adjetivo, ligados por hífen ou compostos pelas palavras São, Santa ou Santo, não se separam.
• Eduardo Santo Cristo • Amanda Monte Rosa • Heitor Villa-Lobos
REGRAS DE ALFABETAÇÃO NOMES BRASILEIROS c) Sobrenomes que exprimem grau de parentesco (filho, Júnior, Neto, Sobrinho) são considerados parte do último sobrenome e por isso não se separam
José Silvério Filho
d) Iniciais abreviadas de prenomes têm precedência na ordenação em relação às demais, no caso de sobrenomes iguais.
César Soares C. Soares
REGRAS DE ALFABETAÇÃO NOMES BRASILEIROS e) Artigos e preposições não são considerados na alfabetação. Júlia Rocha d’Andrade
REGRAS DE ALFABETAÇÃO NOMES DE EVENTOS São mantidos como se apresentam. Os numerais são colocados ao final, entre parênteses.
Terceira Feira do Livro XI Congresso de Arquivologia
4. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CRB) No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas. Assinale a alternativa que traz uma regra incorreta. a) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser separados. Contudo, sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa não seguem a mesma regra. b) Artigos e preposições não devem ser considerados. No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula. c) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral. d) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses. e) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.
TEORIA DAS 3 IDADES
(Lei nº 8.159/91, art. 8º) ARQUIVOS CORRENTES
são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS
são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. ARQUIVOS PERMANENTES
conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
5. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CRQ 18° Região – PI) O arquivo intermediário é aquele que guarda os documentos que, mesmo não sendo de uso frequente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo. Sobre ele, leia as afirmativas. I. Nessa fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a frequência de uso já é bastante reduzida. II. Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido. III. Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a esse setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.
Pode-se afirmar que: (A) somente I está correta. (C) somente III está correta.
(B) somente II está correta. (D) há apenas duas afirmativas corretas.
6. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CRM – PI) Organizar o sistema de registro, de referência e de índice necessários à pronta consulta de qualquer documento arquivado; rever periodicamente os processos arquivados, dando adequação a cada um; preparar em arquivo a documentação relativa a cada Conselheiro do CRM-PI; estabelecer e manter em arquivo separado os projetos destinados à ordem do dia; e receber e registrar documentos, anexá-los, se necessário, distribuí-los e controlar sua movimentação interna são tarefas inerentes ao cargo de Assistente Administrativo. Leia as afirmativas a seguir. I. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente. II. Os processos de envio de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento. III. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição. Mas é recomendável o prazo de 10 a 20 anos para o arquivamento de documentos na fase intermediária. Pode-se afirmar que: a) somente I está correta. d) há apenas duas afirmativas corretas.
b) somente II está correta. e) todas estão corretas.
c) somente III está correta.
TABELA DE TEMPORALIDADE E ELIMINAÇÃO
TABELA DE TEMPORALIDADE PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS.
FASE
FASE INTERMEDIÁRIA
DESTINAÇÃO FINAL
9 anos
Guarda permanente
Enquanto vigora
10 anos
Guarda permanente
Até aprovação
5 anos a contar da data de aprovação das contas
Eliminação
CORRENTE 5 anos
CONVÊNIOS
033.11 (INCLUSIVE POR IMPORTAÇÃO)
COMPRA COMPRA
das contas
OBSERVAÇÕES
7. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CREF - 7ª Região (DF)) A tabela de temporalidade e destinação de documentos (TTD) é um instrumento arquivístico resultante do processo de avaliação que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem, constituindo-se, ainda, num registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão. Sua estrutura básica deve, necessariamente, apresentar: os conjuntos documentais produzidos e recebidos pela instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. Nesse contexto, analise as seguintes afirmativas. I. Os prazos de guarda que se referem ao tempo necessário para arquivamento dos documentos, nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, devem ser representados, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, podem ser expressos a partir de uma ação estabelecida em dispositivos ou rotinas administrativas. Entretanto, a definição da ação deve ser objetiva. Exemplos: “até aprovação das contas”, “até homologação da aposentadoria”, “até quitação da dívida”, “até o trânsito em julgado”. II. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária se refere ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, porém próximo da administração. III. A destinação final pode ser a guarda permanente – quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa, e, portanto, imprescindíveis ao órgão produtor e à sociedade – ou a eliminação, se o documento não apresenta valor probatório ou informativo. Está correto o que se afirma em: a) I e II, somente. b) II e III, somente.
c) I e III, somente.
d) todas.
e) nenhuma.
8. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CRA-AC) A eliminação de documentos arquivísticos digitais segue o mesmo
processo dos documentos convencionais. No setor público, a eliminação deve ser precedida pela elaboração de listagem de eliminação de documentos, que, depois de aprovada pela instituição arquivística na específica esfera de competência, deverá ser publicada e, quando for efetivada a eliminação, será lavrado o termo de eliminação de documentos, segundo a legislação vigente. Caso o original seja considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado, conforme também determina a legislação. No setor privado, recomenda-se a elaboração de tabela de temporalidade e destinação e que se institua comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação. Mas, em ambos os setores (público ou privado), deve-se observar os seguintes procedimentos: I. os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos; II. a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado; III. todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança (mantendo-se apenas as cópias de preservação), independentemente do suporte, deverão ser destruídas.
Pode-se afirmar que: (A) somente I está correta. (B) somente II está correta. (C) somente III está correta. (D) há apenas duas afirmativas corretas. (E) todas estão corretas.
PROTOCOLO
Protocolo Controle dos documentos produzidos, recebidos e em tramitação; Localização em tempo real;
Metadados
recebimento É o serviço encarregado do
registro classificação movimentação: distribuição e expedição controle da tramitação
9. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CRM – ES) Considerando as atividades e as características do protocolo, assinale a alternativa que apresenta uma atividade pertinente ao registro. a) Cadastrar o documento em um sistema de controle. b) Receber o documento. c) Analisar e identificar o assunto do documento. d) Enviar o documento ao destinatário. e) Classificar o documento em ostensivo ou sigiloso. 10. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CRA-AC) Durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande frequência de consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos capazes de controlar essa tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Tarefas como: separação da correspondência particular da correspondência oficial (da instituição); distribuição da correspondência particular para os destinatários; separação da correspondência de caráter ostensivo da correspondência sigilosa; encaminhamento da correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; classificação do documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o destinatário (setor competente); e efetivação da autuação dos processos (inserção de capa, em que serão registrados os dados básicos do processo) são pertinentes à atividade de controle conhecida como: a) expedição. b) tramitação. c) protocolo. d) recolhimento. e) transferência.
11. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CRF-PR) Processo é um conjunto de documentos que impliquem responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões. O termo que caracteriza a abertura de processo, devendo ser formado a partir de originais de documentos, cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferência com as originais, é: a) autuação/formação. b) protocolo. c) juntada. d) assentamento. e) tramitação.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS E ARQUIVOS
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS a) Natureza do Assunto: Ostensivo Sigiloso
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS a) Natureza do documento Especial Especializado
b) Espécie – modelo escolhido para registrar a informação
b) Extensão de Atuação: Setorial Central / Geral
c) Tipologia (tipo) – Espécie + função c) Entidades Mantenedoras Público Comercial Pessoal / familiar Institucional
d) Gênero (signos) Textual Audiovisual filmográfico)
(Sonoro, -
Micrográfico Cartográfico Informático
iconográfico
e d) Estágios de evolução Corrente Intermediário Permanente
12. (Ano: 2016 Banca: Quadrix Órgão: CRMV-RR) Os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras. Leia as afirmativas a seguir, no tocante à classificação dos arquivos. I. De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados.
II. Quanto ao estágio de evolução dos documentos, ou seja, considerando as características dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classificá-los em especiais ou especializados. III. Quanto à extensão de sua localização (classificação utilizada para diferenciar os arquivos com relação ao local em que são instalados), eles podem ser setoriais ou centrais. Pode-se afirmar que: a) todas estão corretas. d) somente III está correta.
b) somente I está correta. c) somente II está correta. e) há duas afirmativas corretas, somente.
