INFORME FINAL DE AUDITORIA

MODALIDAD ESPECIAL GESTIÓN CONTABLE Y CONTRACTUAL

GOBERNACIÓN DEL CAQUETÁ

VIGENCIA AUDITADA - 2015

CONTALORIA DEPARTAMENTAL DEL CAQUETÁ

Florencia, 16 de mayo de 2016

GOBERNACIÓN DEL CAQUETÁ

Contralor Departamental:

EDUARDO MOYA CONTRERAS

Equipo Directivo:

EDGAR MEDINA PEREZ Director Técnico de Control Fiscal Integral

Equipo Auditor:

GLORIA VILLALBA GONZALEZ Profesional Universitaria - Coordinadora Auditoria LIDMAN RIOS CASTRO Profesional Universitario

TABLA DE CONTENIDO Página

1. CARTA DE CONCLUSIONES… .................................................................................................................................. 4

2. RESULTADO DE AUDITORIA ..................................................................................................................................... 8

3. CUADRO TIPIFICACION DE HALLAZGOS

………………………………………………………………………… 19

Florencia, 16 de mayo de 2016

Doctor ALVARO PACHECO ALVAREZ Gobernador Departamento del Caquetá Ciudad Asunto: Informe Final de Auditoria Especial Gestión Contable y Contractual 2015. La Contraloría Departamental del Caquetá, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoria Gubernamental Modalidad Especial a la Gestión Contable y Contractual de la vigencia 2015 al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la Gestión Contable en el examen del Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, Notas a los Estados Contables y Estado de Cambios en el Patrimonio, presentados a 31 de diciembre de 2015, al igual que en la gestión contractual, así como la calidad del sistema de control fiscal interno y contable. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Departamental del Caquetá, que a su vez tiene el deber de producir un informe de Auditoria Especial que contenga el concepto del examen practicado sobre la gestión y control financiero respecto de la información contable y el acatamiento a las disposiciones legales. El informe contiene la evaluación de los aspectos o componentes de Control Financiero, respecto a la información contable, Control de Gestión Contractual, Control Fiscal Interno; las deficiencias comunicadas en el presente informe como resultado de la auditoría, serán corregidas por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Departamental del Caquetá, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión contractual de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, para lo cual se consideró la información remitida a través de correspondencia solicitada y enviada por la administración municipal, tanto en medio físico como magnético, al igual que la reportada a través de la plataforma SIA. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo (matriz de evaluación), los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Departamental del Caquetá.

1. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO 1.1.

Control de Gestión Fiscal

Componente 1. Control de Gestión 2. Control de Resultados 3. Control Financiero Calificación total Concepto de la Gestión Fiscal

Rango 80 o más puntos Menos de 80 puntos Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL ENTIDAD AUDITADA: GOBERNACION DEL CAQUETA VIGENCIA AUDITADA: 2015 Calificación Parcial Ponderación 77.5 0.7 0.0 0 96.4 0.3 1.00 FAVORABLE

Calificación Total 54.2 0.0 28.9 83.2

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL Concepto FAVORABLE DESFAVORABLE

Según el resultado obtenido en la matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal, habiendo ponderado y calificado el control de Gestión y Financiero, se obtuvo una calificación total de 83.2 puntos, ubicado dentro del rango de más de 80 puntos, es decir, que el concepto de la gestión fiscal es favorable, los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.2. Control de Gestión La Contraloría Departamental del Caquetá como resultado de la auditoría adelantada, considera que el concepto del Control de Gestión, es desfavorable, como consecuencia de la calificación de 77,5 puntos, resultante de ponderar los factores de Gestión Contractual, Legalidad y Control Fiscal Interno Contable, como se muestra a continuación: TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN ENTIDAD AUDITADA: GOBERNACION DEL CAQUETA VIGENCIA 2015 Factores Calificación Parcial Ponderación 1. Gestión Contractual 77.1 0.70 2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.0 0.00 3. Legalidad 77.8 0.10 4. Gestión Ambiental 0.0 0.00 5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.0 0.00 6. Plan de Mejoramiento 0.0 0.00 7. Control Fiscal Interno 78.5 0.20 Calificación total 1.00 Concepto de Gestión a emitir Desfavorable

Rango 80 o más puntos Menos de 80 puntos Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN Concepto Favorable Desfavorable

Calificación Total 54.0 0.0 7.8 0.0 0.0 0.0 15.7 77.5

1.3.

Control Financiero y Presupuestal

Como resultado de la auditoría adelantada, se conceptúa que el Control Financiero, es favorable, como consecuencia de la calificación de 96,4 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan de acuerdo a la siguiente tabla:

TABLA 3 CONTROL FINANCIERO ENTIDAD AUDITADA: GOBERNACION DEL CAQUETA VIGENCIA 2015 Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación 1. Estados Contables 100.0 0.75 2. Gestión presupuestal 83.3 0.00 3. Gestión financiera 85.7 0.25 Calificación total 1.00 Concepto de Gestión Financiero y Pptal Favorable

Rango 80 o más puntos Menos de 80 puntos Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

1.3.1.

Calificación Total 75.0 0.0 21.4 96.4

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO Concepto Favorable Desfavorable

Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, excepto por las observaciones encontradas en la presente auditoria, las cuales representan el 0.5%, respecto el valor del activo, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, presentan razonablemente la situación financiera de la entidad, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2015 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General. En la siguiente tabla se presenta el resultado de la evaluación sobre la razonabilidad de los estados contables:

TABLA 3-1 ESTADOS CONTABLES VARIABLES A EVALUAR Total inconsistencias $ (millones) Índice de inconsistencias (%) CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES

Calificación Sin salvedad o limpia Con salvedad Adversa o negativa Abstención Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

<=2% >2%<=10% >10% -

Sin salvedad o limpia

Puntaje Atribuido 1585669.0 0.3% 100.0

PLAN

DE

MEJORAMIENTO

2.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1

CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es desfavorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 2.1.1

Legalidad

En el análisis del cumplimiento legal se evaluó la aplicación de las normas contables y gestión contractual, obteniendo una calificación de 77,8 puntos, resultado deficiente conforme a los diferentes aspectos evaluados, así:

VARIABLES A EVALUAR Financiera De Gestión CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

2.1.2.

TABLA 1 - 3 LEGALIDAD Calificación Parcial 71.4 82.0

Ponderación 0.40 0.60 1.00

Puntaje Atribuido 28.6 49.2 77.8

Control Fiscal Interno

Se emite opinión con deficiencias, luego de calificar los controles de la entidad en los diferentes aspectos evaluados, de acuerdo al siguiente resultado: TABLA 1-7 CONTROL FISCAL INTERNO VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI) 86.7 Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI) 75.0 TOTAL

Ponderación 0.30 0.70 1.00

Puntaje Atribuido 26.0 52.5 78.5

Se calificó la existencia y efectividad de los controles en el Departamento, en la gestión financiera, respecto a las etapas de reconocimiento, revelación y otros elementos de control, sobre los hechos económicos y sociales realizados por la entidad, así como el acatamiento a las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación, en lo referente a cuentas del efectivo, deudores, acreedores. 2.1.2.1. Concepto Control Interno Contable La entidad allego el formulario del instrumento de evaluación de las etapas y actividades del proceso contable, Formato CGN2007, rendido a la Contaduría General de la Nación, Control Interno Contable, de igual forma la evaluación de éste. De acuerdo al proceso auditor el puntaje obtenido (78.5) y según los rangos de calificación determinados en la matriz de evaluación, el Sistema de Control Interno Contable se desarrolla en forma deficiente.

8

2.2

CONTROL FINANCIERO

En la revisión efectuada se observó que al hacer el comparativo de la información allegada a través del aplicativo SIA, con los libros financieros y lo reportado a la Contaduría General de la Nación no presentan diferencia. Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero es Favorable, como consecuencia de la siguiente evaluación: 2.2.1.

Estados Contables

Realizada la evaluación sobre la razonabilidad de los Estados Contables presentados por la Gobernación del Caquetá a diciembre 31 de 2015, conforme a los parámetros de calificación indicados en la tabla siguiente, se establece una calificación limpia, es decir, que reflejan razonablemente la situación financiera del ente auditado.

TABLA 3-1 ESTADOS CONTABLES VARIABLES A EVALUAR Total inconsistencias $ (millones) Índice de inconsistencias (%) CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES

Puntaje Atribuido 2681140.0 0.5% 100.0

Calificación Sin salvedad o limpia Con salvedad Adversa o negativa Abstención Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

2.2.2.

<=2% >2%<=10% >10% -

Sin salvedad o limpia

Gestión Financiera

Se emite una opinión eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 3 GESTIÓN FINANCIERA VARIABLES A EVALUAR Evaluación Indicadores TOTAL GESTIÓN FINANCIERA

Puntaje Atribuido 85.7 85.7

Se califican indicadores de gestión y razones financieras como son la Razón Corriente, Capital de Trabajo, Solvencia, Independencia Financiera, Endeudamiento, Propiedad y Apalancamiento.

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OBSERVACIONES GESTION FINANCIERA 1. Hallazgo Administrativo – Cheques con más de seis meses de haber sido girados. En la conciliación bancaria se detectaron cheques con un tiempo mayor a seis (6) meses después del su giro, lo cual indica que los funcionarios responsables no están efectuando la respectiva anulación y reclasificación de bancos a la subcuenta 242529 - Acreedores Varios, Cheques No Cobrados o por reclamar. Lo anterior se evidencio en la cuenta corriente 620-00078-6 del Banco Popular con código contable 1110-05-51-01, donde los cheques referidos ascienden a $67.525.468.00, según la siguiente relación: FECHA MENSUAL DE GIRO

VALOR

Cheques por reclasificar girados en Noviembre de 2014

10.487.531.00

Cheques por reclasificar girados en Diciembre de 2014

8.295.471.00

Cheques por reclasificar girados en Febrero de 2015

68.860.00

Cheques por reclasificar girados en Mayo de 2015

35.207.817.00

Cheques por reclasificar girados en Junio de 2015

13.465.789.00

VALOR TOTAL

67.525.468.00

Lo anterior por la falta de controles administrativos y en general por las deficiencias del sistema de control interno contable, incumpliéndose lo preceptuado por la Contaduría General de la Nación en el Manual de Procedimientos establecido en la Resolución 356 de 2007, Resolución 354 de 2007 por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y demás normatividad vigente, generando posibles errores en la información financiera al no presentar cifras reales en bancos, por cuanto no se están realizando los registros y causaciones de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, por consiguiente se configura hallazgo administrativo . 2. Hallazgo Administrativo – Conciliaciones Bancarias La administración del ente auditado, a través del personal responsable del proceso contable, debe realizar de manera mensual las conciliaciones bancarias, con el fin que sirvan de soporte para la verificación de los saldos y realizar los respectivos ajustes contables con las diferencias debidamente soportadas. Analizadas las conciliaciones bancarias, se pudo establecer que se elaboran de manera mensual, pero no se realizan los ajustes contables de manera oportuna, a diciembre 31 de 2015 se reflejan $388.009.182,63 que deben ser objeto de ajustes. Lo anterior por la falta de controles administrativos y en general por las deficiencias del sistema de control interno contable, incumpliéndose lo preceptuado por la Contaduría General de la Nación en la Resolución 354 de 2007 por medio de la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública en lo relacionado a los Principios, más exactamente 10

con el de registro y causación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales; en el caso del registro, deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual, y la causación debe reconocerse en el momento en que sucedan, configurándose hallazgo administrativo, generando posibles errores en la información financiera al no presentar cifras reales en bancos. 3. Hallazgo Administrativo - Contabilización Subcuentas Otros El ente auditado no ha dado aplicación a las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación, en el manual de procedimientos adoptado mediante la Resolución No. 356 de septiembre de 2007, frente a la utilización de las subcuentas OTROS, las cuales establecen: “11. UTILIZACIÓN DE LAS SUBCUENTAS DENOMINADAS OTROS Para el reconocimiento de las diferentes transacciones, hechos y operaciones realizadas por las entidades contables públicas, se debe tener en cuenta que el valor revelado en las subcuentas denominadas “Otros”, de las cuentas que conforman el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, no debe superar el cinco por ciento (5%) del total de la cuenta de la cual forma parte. A falta de un concepto específico en el Catalogo General de Cuentas para el reconocimiento de una operación realizada, las entidades contables públicas harán el respectivo reconocimiento en las subcuentas denominadas “Otros”. No obstante, cuando el monto de la subcuenta supere el porcentaje antes señalado, las entidades deberán solicitar a la Contaduría General de la Nación que evalúe la pertinencia de crear la subcuenta correspondiente. La anterior restricción no aplica para las entidades contables públicas que utilizan a nivel de documento fuente otros planes de cuentas para registrar la información contable, y que por tal razón deben realizar procesos de homologación para efectos de reportar información a la Contaduría General de la Nación”. En la etapa de controversia la entidad demostró haber realizado asientos de reclasificación y en otras indica que la Contaduría General de la Nación autoriza el registro en estas cuentas para ciertos conceptos. Por tanto se pudo establecer que no se está dando cumplimiento a la precitada norma, según el siguiente cuadro: Valores en miles CODIGO

DESCRIPCION

AÑO 2015

5% DE LA CUENTA

VALOR POR RECLASIFICAR

1665 166590

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA Otros Muebles, Enseres y Equipo de Oficina

498,945 75,536

24,947

50.589

1910 191090

CARGOS DIFERIDOS Otros Cargos Diferidos

627,327 627,327

31,366

584.061

2425 242590

ACREEDORES Otros Acreedores

5,807,959 347,406

290,398

57.008

2905 290590

RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS Otros Recaudos a Favor de Terceros

316,800 313,919

15,840

298.079

11

5722 572290

OPERACIONES SIN FLUJO DE EFECTIVO Otras Operaciones sin Flujo de Efectivo

5801 580190

INTERESES Otros Intereses

13,021,502 13,021,502

651,075

8.997.229

322,089 44,630

16,104

16.585

Lo anterior por la falta de controles administrativos y en general por las deficiencias del sistema de control interno contable, situación que puede conducir a error en la contabilización de los hechos económicos, configurándose hallazgo administrativo. 4. Observación Administrativa – Otros Deudores Embargos Judiciales En la subcuenta 147013 Otros Deudores, Embargos Judiciales, aparece registrado el valor de $1.130.134.999.68, presentándose incertidumbre debido que no se ha realizado la depuración y actualización por parte de la Oficina Jurídica, por cuanto no han sido descargados del libro auxiliar el cierre definitivo de los procesos ejecutivos de las vigencias 2007 al 2015, conforme se registra en el siguiente cuadro: Código 147013 310500

CUENTAS Nombre Otros Deudores Embargos Judiciales Capital Fiscal

HALLAZGOS (Miles) Sobreestimaciones Subestimaciones

Incertidumbres 1.130.135,0

Lo anterior por la falta de controles administrativos y en general por las deficiencias del sistema de control interno contable, incumpliéndose lo preceptuado por la Contaduría General de la Nación en el Manual de Procedimientos establecido en la Resolución 356 de 2007 y demás normatividad vigente, configurándose como hallazgo administrativo, lo que puede afectar la razonabilidad financiera de la entidad al no presentar cifras reales en deudores, por cuanto no se está realizando seguimiento a estas cantidades con el fin de saber los valores reales para proceder a efectuar los registros y causaciones de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales. 2.2.3

Gestión Contractual

En la vigencia 2015 el Departamento del Caquetá, a través del Sistema Integral de Auditoria (SIA) adoptado por la Contraloría para la rendición de cuentas e informes de los sujetos de control, reporto setecientos once (711) contratos por valor de $101.540.214.350,98. Para efectos de determinar el universo de contratos suscritos por el departamento en la vigencia 2015, sobre los cuales se determina el tamaño y selección de la muestra, se excluyen sesenta y dos (62) contratos con cargo al Sistema General de Regalías por valor de $48.484.364.904. En consecuencia la muestra de contratos se determina sobre un total de seiscientos cuarenta y nueve (649) contratos en cuantía de $53.055.849.446,98; se tomo una muestra de ocho (8) contratos, en tal sentido los contratos seleccionados para auditar representan el 1.23% del total determinado y en relación al presupuesto la selección equivale al 14.15%, por cuanto el valor de los contratos asciende a la suma de $7.509.201.075. Haciendo un análisis en la revisión contractual se ha encontrado lo siguiente: 12

 En el Convenio Interadministrativo No. 027 del 27 de mayo de 2015, suscrito entre la Gobernación del Caquetá y el Instituto de Departamental de Cultura, Deporte y Turismo del Caquetá, mediante el cual la Gobernación aporta $370.000.000, de los cuales $100.000.000 son destinados para mejoramiento de escenarios deportivos y $270.000.000 para la realización del XX festival del piedemonte amazónico. Se deja la observación que dentro del proceso auditor no se tuvo alcance para verificar la inversión de los $270.000.000, ya que estos fueron incorporados al Convenio de Asociación No. 007 del 04 de junio de 2015, suscrito entre el Instituto de Departamental de Cultura, Deporte y Turismo del Caquetá y COMFACA; porque los soportes de la legalización de este Convenio no fueron suministrados al equipo auditor por este Instituto. Por ser un Convenio Interadministrativo, no debió mediar factura alguna por parte del Instituto, para que la Gobernación del Caquetá realizara el desembolso correspondiente al valor de sus aportes para el desarrollo del objeto convenido.  En el Convenio de Cooperación y Apoyo Financiero No. 040 del 24 de junio de 2015, con el objeto de establecer los términos y condiciones de la cooperación y asistencia técnica entre el DEPARTAMENTO y el MUNICIPIO DE PUERTO RICO, a través del GESTOR, para la vinculación de los municipios al PAP- PDA, así como establecer los recursos que se transfieren expresa, incondicional e irrevocablemente al PATRIMONIO AUTONOMO FIA para la financiación y ejecución del PAP – PDA, no se tuvo alcance fiscal para su revisión porque los fondos son manejados por la Fiduciaria FIA, por ser un convenio sin situación de fondos, como se puede apreciar en la certificación fechada 08 de abril de 2016, firmada por la Doctora BERNANDA ALVAREZ CHAVEZ – Apoyo Jurídico PDA. El análisis de cada uno de los expedientes contractuales de acuerdo a la muestra seleccionada, se puede observar reflejado en la siguiente tabla: TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL ENTIDAD AUDITADA: GOBERNACION DEL CAQUETA VIGENCIA 2015 CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES Puntaje Contratos Contratos VARIABLES A EVALUAR Prestación Promedio Contratos Ponderación Atribuido Q Q Consultoría Q Q Obra Servicios Suministros y Otros Pública Cumplimiento de las 100 2 75 2 67 3 0 0 78.57 0.50 39.3 especificaciones técnicas Cumplimiento 50 2 50 2 100 3 0 0 71.43 0.05 3.6 deducciones de ley Cumplimiento del objeto 100 2 100 2 89 2 0 0 96.30 0.20 19.3 contractual Labores de Interventoría y 50 2 50 2 50 3 0 0 50.00 0.20 10.0 seguimiento Liquidación de los 100 2 100 2 100 2 0 0 100.00 0.05 5.0 contratos CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 77.1 1.00

Calificación Eficiente Con deficiencias Ineficiente Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

2 1 0

Con deficiencias

13

El resultado de la evaluación de la Gestión Contractual de 77.1 puntos, determina una calificación con deficiencias y obedece a lo reflejado en la matriz de las variables de cumplimiento de las especificaciones técnicas, deducciones de ley, del objeto contractual, labores de Interventoría y seguimiento y Liquidación de los contratos, evaluados en el proceso auditor, conforme a las siguientes observaciones: OBSERVACIONES GESTION CONTRACTUAL 5. Hallazgo Administrativo – Publicación de procesos en el SECOP El ente territorial auditado, incumplió lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en congruencia con los numerales 7 y 9 del artículo 3 de la Ley 1437 de 2011, artículo 19 del Decreto 1510 del 17/07/2013 y artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 del 26/05/2015, al igual que el literal A) del numeral 2 (Principios que rigen la contratación estatal) y numeral 24.2 del Manual de Contratación de la Gobernación (Adoptado según Resolución 000460 del 29/04/2009), al no publicar a través del Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP los documentos del proceso de selección y los actos administrativos expedidos con ocasión del mismo, en un término de tres (3) días contados a partir de su expedición, como se evidencio en los procesos contractuales objeto de análisis en la auditoría, así:       

Contrato de Prestación de Servicios No. 04 del 20 de enero de 2015, con Sistemas y Computadores. Contrato de Prestación de Servicios No. 065 del 25 de febrero de 2015, con Asociación TANDACHIRIDU INGANOKUNA. Convenio Interadministrativo No. 04 del 18 de marzo de 2015, con el Municipio de Morelia. Contrato de Suministro No. 456 del 05/06/2015, con la empresa Conacom Ltda. Contrato Interadministrativo No. 575 del 24 de junio de 2015, con Une EPM Telecomunicaciones S.A. Convenio Interadministrativo No. 027 del 27 de mayo de 2015, con el Instituto Departamental de Cultura, Deporte y Turismo del Caquetá. Contrato de Suministro No. 580 del 16 de julio de 2015, con Distrivariedades LECAF – Edgar Guevara Toledo.

Lo anterior por las debilidades del sistema de control interno, lo que vulnera el principio de publicidad de la gestión pública, en consecuencia se configura hallazgo administrativo. 6. Hallazgo Administrativo – Acta de Inicio El ente territorial auditado incumplió lo previsto en el numeral 32 del Manual de Contratación de la Gobernación, que dispone: “Los contratos iniciarán su ejecución, solamente cuando se haya verificado la constitución de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución”, en concordancia con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, ya que verificados los expedientes contractuales de la muestra, se observa que en las actas de inicio se discrimina la clase de contrato, contratante, contratista y su identificación, objeto, fecha de inicio y terminación, pero no se menciona: CDP con el código presupuestal, Registro Presupuestal, numero de póliza, nombre de la empresa aseguradora, entre otros aspectos, es decir, no consta su revisión y se limita a dejar una constancia manifestando que se han reunido (Supervisor y Contratista) con el fin de proceder a dar inicio a la ejecución del contrato. 14

Situación causada por las deficiencias administrativas, especialmente en el desarrollo del Sistema de Control Interno y debilidades en la supervisión en los procesos contractuales, generando bajos niveles administrativos en la gestión contractual, por lo cual se configura como hallazgo administrativo. 7. Hallazgo Administrativo – Rendición a través del SIA La Gobernación del Caquetá no dio cumplimiento a la Resolución 120 de 2008, ya que reporto en la plataforma SIA, el Contrato de Prestación de Servicios 065 del 25 de febrero de 2015 con un valor de $260.410.000, y analizado el texto del mencionado contrato, se determino que realmente este es por valor de $260.520.000. Situación causada por las deficiencias administrativas, especialmente en el desarrollo del Sistema de Control Interno, generando bajos niveles administrativos en la gestión contractual, por lo cual se configura como hallazgo administrativo. 8. Hallazgo Administrativo con presunto alcance Disciplinario - Supervisión e Interventoría De acuerdo a lo establecido en el artículo 83 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda, funciones que además deben ser asignadas mediante acto administrativo. Según el artículo 3 de la Ley 80 de 1993, “Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboraran con ellas en la consecución de dichos fines”. Por lo tanto es responsabilidad de los Supervisores velar por el cumplimiento del objeto contractual, el asignado debe tener en cuenta lo dispuesto en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011. En la muestra analizada, se tiene lo siguiente: Contrato Interadministrativo No. 575 del 24 de junio de 2015, suscrito entre la Gobernación del Caquetá y UNE Telecomunicaciones S.A. para prestar el servicio de Conectividad a Internet a las Instituciones educativas, se hace un informe de la ejecución contractual por parte de UNE y un acta de entrega final firmada por el contratista y el supervisor en donde informa que se ha cumplido con la instalación y con la prestación del servicio de internet, no obstante, de acuerdo a las certificaciones firmadas por los Rectores de diez (10) Instituciones Educativas, el servicio de internet no se ha prestado con calidad ni constancia, incumpliendo así los numerales 12 y 13 de la Clausula Tercera pactadas en el contrato. En el expediente se presenta nota de causación No. N-001-20150007081 por $381.120.619 valor que no se ha cancelado hasta el momento, lo cual indica que la supervisión no vela por la satisfacción de las necesidades y la calidad del servicio, hecho primordial en el objeto contractual. No se evidencian informes de supervisión que permitan soportar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, realizado a las obligaciones a cargo del contratista, lo que permite concluir que la entidad no está dando cumplimiento con lo establecido en la normatividad señalada, como es la obligación de vigilar de manera permanente la correcta ejecución del objeto contratado, no se encuentran solicitudes de informes, aclaraciones ni 15

explicaciones sobre el desarrollo del objeto, ni informes dirigidos a la entidad con el fin de mantenerla informada. Lo anterior genera riesgo en el cumplimiento del objeto contractual y por ende en la correcta inversión de los recursos asignados para tal fin, por lo que se configura hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario, de conformidad a los artículos 34 y 35 de la Ley 734 de 2002. 9. Observación Administrativa con presunto alcance Disciplinario y Fiscal en cuantía de $7.039.610 - Cobro de Estampillas. La Gobernación del Caquetá no aplicó correctamente la contribución por concepto de Estampillas como lo establece las Ordenanzas: No. 013 del 29/07/2009 y No. 004 del 29/01/2010 (Pro Universidad); No. 021 del 04/12/2009 (Pro Deporte); No. 010 del 03/09/2014 (Pro Bienestar del Adulto Mayor); No. 007 del 30 de abril de 2015 y No. 011 del 28/05/2015 (Pro Cultura, Pro Desarrollo y Pro Electrificación Rural), lo anterior se evidencia en los siguientes expedientes contractuales:  Contrato de Prestación de Servicios No. 065 del 25 de febrero de 2015 en donde no se realizaron los descuentos por estampillas en el primer y segundo pago de estampilla Pro electrificación, Pro desarrollo y Pro cultura por un valor de $7.039.610 según lo demuestra las notas de causación No. N-001-20150002148 y N-00120150003743 y comprobantes de egreso No. G-002-00201500320 y G-002-002-00201500472.

Contrato

Pro Cultura

No.

Valor Real

Valor Desconta do

C.PS – 065

1,947,390

1,166,000

Pro Electrificación Rural Diferencia

781,390

Valor Real 7,789,560

Valor Descontado

Diferencia

4,664,000

3,125,560

Pro Universidad Valor Real

Valor Descontado

Pro Desarrollo Valor Real 7,789,560

Valor Descontado

Diferencia

4,664,000

3,125,560

Valor Real 2,604,100

Valor Real

Valor Descontado

Diferencia

TOTAL NO DESCONTADO

Pro Deportes Diferencia

Pro Bienestar Adulto Meyor

Valor Descontado

Diferencia

2,597,000

7,100

TOTAL 7,039,610

 En el Contrato No. 580 del 05/06/2015, se evidencia un mayor valor descontado por concepto de estampillas de $76.643.353, las cuales corresponden a estampillas Pro Bienestar Adulto Mayor, Pro Electrificación Rural, Pro Cultura, Pro Uniamazonía y Pro Desarrollo. Lo anterior por la inaplicabilidad de la normatividad que reglamenta la contribución por estampillas, y en general a deficiencias del sistema de control interno, lo que afecta el debido recaudo de recursos y conlleva a causar presunto detrimento, por lo tanto se establece hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal en cuantía de $7.039.610, de conformidad con los artículos 3 y 6 de la Ley 610 de 2000, con posible alcance disciplinario al tenor de los artículos 34 y 35 de la Ley 734 de 2002. 16

10. Hallazgo Administrativo - Entrega de Combustibles. El ente territorial auditado, incumplió lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en congruencia con los numerales 7 y 12 del artículo 3 de la Ley 1437 de 2011, ya que en el Contrato de suministros No. 456 de fecha 05 de junio de 2015, se encuentran recibos de remisión de mercancía o autorizaciones, sin su respectiva factura de venta por parte del contratista, los cuales son avalados con la firma del supervisor y corresponden a los números 15267, 15274, 15276, 15277, 15279,15280, 15283, 15287,15288, 15292 y 15295 que se pagaron dentro del consumo estipulado en la factura de venta CRED 3272 del 30 de diciembre de 2015, sin que el contratista aporte factura individual por cada remisión. Lo anterior por deficiencias del sistema de control interno, por lo tanto se establece hallazgo administrativo. 11. Hallazgo Administrativo - Contrato de Suministro No. 580 Plan de Inversión Anticipo y otras El ente territorial auditado, incumplió lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en congruencia con el numeral 12 del artículo 3 de la Ley 1437 de 2011, ya que en el Contrato de Suministros No. 580 del 16 de julio de 2015, el plan de inversión presentado para el desembolso del anticipo equivalente al 40% por valor de $516.319.820, se relacionan ítems como: Provisión pago de estampillas, pólizas, provisión industria y comercio (6*1000), provisión retención en la fuente (2.5%), impuesto IVA, conceptos que no hacen parte de las actividades inherentes al objeto contractual, los cuales son erogaciones que el contratista debe prever al momento de presentar una propuestas. El anticipo, es la financiación por parte de la entidad de los bienes y servicios correspondientes a la prestación a ejecutar. Igualmente se encuentran las certificaciones y planillas de recibo de mercancía firmadas por los rectores de las instituciones educativas confirmando la recepción de los mercados, planillas basadas en el peso en Kilogramos y otros en libras de cada uno de los productos adquiridos, pero no se especifican los valores unitarios ni totales de dichas entregas con lo cual se podría tener un control de los capitales entregados. Situación causada por las deficiencias administrativas, especialmente en el desarrollo del Sistema de Control Interno, generando bajos niveles administrativos en la gestión contractual, por lo cual se configura como hallazgo administrativo. 3.

CUADRO TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS Vigencia Auditada 2015

TIPO DE OBSERVACION 1.

ADMINISTRATIVOS

2.

DISCIPLINARIOS

3.

PENALES

CANTIDAD 12 2 0

17

VALOR (en pesos)

4.

FISCALES

5.

SANCIONATORIOS TOTALES (1, 2, 3, 4 y 5)

1

7,039,610.00

0 15

18

7.039.610.00