PROJECT CHARTER SISTEM INFORMASI DATA KENDARAAN DINAS/OPERASIONAL SEKRETARIAT DAERAH “SIDAKENDI”

untuk: Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Bandung

Dipersiapkan oleh: TCCOMP

JASA KONSULTASI PERANGKAT LUNAK TCCOMP Sekretariat : Jl. Yudhawastu Pramuka III (Depan BRI), Bandung

1

Project Charter PROJECT NAME

PROJECT NUMBER

Sistem Informasi Data Kendaraan Dinas/Operasional Sekretariat Daerah DATE

PRPL/2015/I/14 REVISION NUMBER

26 April 2015

1.1

1. Project Description and Goals Bagian ini menjelaskan kebutuhan dan kepentingan proyek. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat pesat beberapa tahun terakhir ini. Kehidupan manusia tidak terlepas dari penggunaan teknologi informasi dan komunikasi. Penggunaan gadget dan perangkat lainnya sudah menjadi tradisi kehidupan di seluruh penjuru dunia. Dengan tingginya perkembangan teknologi tersebut, maka permasalahan yang ada pada kehidupan juga akan semakin kompleks. Adanya teknologi tersebut menuntut manusia untuk memecahkan suatu permasalahan klasik dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi beserta keunggulan yang dimilikinya seperti kecepatan, ketepatan dan keakuratan dalam memberikan informasi. Hal tersebut akan membantu manusia dalam menyelesaikan pekerjaannya secara cepat dengan hasil yang akurat. Dalam instansi pemerintahan Bagian Umum Sekretariat Daerah Bandung, informasi tentang kendaraan dinas sangat dibutuhkan untuk mempermudah pengelolaan data manajerial teknis maupun non teknis. Komputer dapat digunakan sebagai alat pengolah manajerial data yang dapat mempercepat proses pengolahan data kendaraan tersebut. Penerapan teknologi komputer manajerial ini sering disebut dengan sistem informasi. Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 19 Tahun 2007, Bagian Umum termasuk dalam susunan struktur organisasi Sekretariat Daerah dan merupakan salah satu bagian dari 4 (empat) bagian di bawah Asisten Administrasi. Bagian Umum terbagi menjadi 3 (tiga) Sub Bagian yaitu Sub Bagian Rumah Tangga dan Persandian, Sub Bagian Keuangan, dan Sub Bagian KeKendaraanan. Adapun tugas pokok dan fungsi Bagian Umum yang tertuang dalam Keputusan Bupati Bandung Nomor 4 Tahun 2008, adalah sebagai berikut : Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Asisten Administrasi dalam merencanakan teknis operasional, merumuskan kebijakan dan koordinasi teknis administratif penyusunan rumusan kebijakan dan pengkoordinasian Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah melalui pengelolaan kerumahtanggaan dan persandian, pengelolaan keuangan serta pelayanan dan pengelolaan administrasi keKendaraanan. Seiring perkembangannya, sering dijumpai adanya kesalahan dalam pengolahan data kendaraan yang disebabkan karena kurang telitinya perhitungan serta kemungkinan terjadinya kecurangan yang dapat merugikan instansi pemerintahan. Hal tersebut dapat terjadi karena semua transaksi yang dilakukan menggunakan sistem yang kurang terintegrasi secara praktis. Keamanan dari pengolahan data diragukan kebenarannya karena bisa saja oknum yang tidak bertanggung jawab memanipulasi data tersebut dengan mudah. Oleh karena itu, untuk mempermudah dan menjamin integritas data kendaraan dinas operasional daerah akan dibangun Sistem Informasi Kendaraan Dinas Operasional. Aplikasi yang akan dibuat diharapakan bisa memenuhi kebutuhan informasi kendaraan dinas operasional yang meliputi : Pengelolaan Nomor Polisi, Pengelolaan Tahun Pembuatan,

2

Pengelolaan Habis Pajak, Cek Perawatan Kendaraan dan Pindah Tangan Kendaraan, Cek Rekapitulasi Data Kendaraan, serta Panduan dan Bantuan Informasi.

2. Risks Bagian ini menjelaskan resiko-resiko yang mungkin terjadi dalam pengerjaan proyek. #

Risk Area

1

Informasi dari stakeholder utama kurang

2

3

4

Data yang Diperoleh Tidak Akurat/Tida k Lengkap Adanya bug saat aplikasi berjalan Hasil Yang Tidak Sesuai Harapan

Likelihood

Medium

High

Medium

High

RiskOwner

System Analyst

Database

Project Impact-Mitigation Plan

Mencari stakeholder lainnya yang kemungkinan memiliki keterkaitan dalam penggunaan sistem informasi.

Adanya tim pendamping yang kompeten dan memiliki akses yang baik terhadap sumber data.

Project Manager

Mengoptimalkan pembangunan aplkasi dan mengujicobakan aplikasi yang telah dibangun kepada berbagai stakeholder.

Project Manager

Pemahaman terhadap lingkup, bentuk, kedalaman, dan substansi luaran dipahami dan disepakati kedua belah pihak; Komunikasi lebih intensif dan terdokumentasi; Analisis kebutuhan harus dilakukan secara cermat.

3. Deliverables Bagian ini menjelaskan dokumen-dokumen yang akan diberikan, meliputi: Print Out Program, Dokumentasi Analisis dan Perancangan, Dokumentasi Aplikasi, Manual Pengoperasian Website Hasil Kegiatan, Capture Antarmuka Hasil Kegiatan, dan Source Code dalam CD. Penjelasan dokumen ini meliputi Print Out Program, Dokumentasi Analisis dan Perancangan, Dokumentasi Aplikasi, Manual Pengoperasian Website Hasil Kegiatan, dan Capture Antarmuka Hasil Kegiatan. Print Out Program adalah dokumen cetak dari source code program yang telah dibangun dalam proyek. Dokumen ini mendeskripsikan source code pada setiap modul dan juga script website beserta fungsi-fungsinya. Dokumentasi Analisis dan Perancangan yang menjelaskan secara umum dan global mengenai analisis dan rancangan Sistem Informasi yang akan dibuat. Analisis dan rancangan sistem tersebut meliputi perkenalan dokumen, gambaran umum proyek, identifikasi kebutuhan sistem, analisis kebutuhan sistem, rancangan modul, desain antarmuka, arsitektur sistem dan timeline pengerjaan proyek. 3

Dokumentasi Aplikasi menjelaskan berbagai macam fitur yang dimiliki sistem beserta fungsinya. Nama beserta fungsi icon-icon yang terdapat pada sistem juga dijelaskan dalam dokumen ini. Selain itu, dokumen ini juga menjelaskan pembagian tampilan beserta fitur-fitur yang dapat digunakan berdasarkan hak aksesnya. Manual Pengoperasian Website Hasil Kegiatan menjelaskan Standar Operasional Penggunaan (SOP) website. Dokumen ini menjelaskan cara mengelola data yang meliputi proses menambah, mengubah, dan mengapus, cara menampilkan data, mencari data, mencetak laporan, dan cara menggunakan fitur bantuan. Capture Antarmuka Hasil Kegiatan menggambarkan berbagai macam tampilan yang dimiliki oleh sistem informasi ketika pengguna menggunakan suatu fitur tertentu.

4. Scope Definition Bagian ini menjelaskan ruang lingkup proyek, misalnya spesifikasi fungsi dari proyek. Batasan dari proyek ini adalah:  Tidak membahas tentang penjualan dan pembelian kendaraan dinas/operasional sekretariat daerah. Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat ini adalah sebagai berikut:  Sistem harus dapat mempermudah petugas dalam memproses dan mengelola data kendaraan meliputi data Nomor Polisi, data kendaraan berdasarkan tahun pembuatan, dan data Rincian Habis Pajak.  Sistem harus dapat mempermudah dan melayani pencarian informasi mengenai data kendaraan dan pindah tangan kendaraan.  Sistem harus dapat menangani laporan data kendaraan dan data Habis Bayar Pajak.  Sistem harus dapat mempermudah petugas dalam memproses dan melakukan kegiatan secara transparan, jelas, cepat, tepat, dan akurat. Kebutuhan non-fungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan non-fungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak. Kebutuhan non-fungsional dari segi Availability, sisem ini diharapkan mampu beroperasi terus menerus selama 24 jam, karena aplikasi ini digunakan oleh Bagian Umum Sekretariat Daerah untuk menjalankan semua aktivitas dalam proses bisnis. Kebutuhan non-fungsional dari segi Reliability, sistem ini harus dibangun dengan kehandalan yang tinggi sehingga dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Dengan kehandalan yang tinggi diharapkan kinerja (efektifitas dan efisiensi) dalam pengelolaan data-data Kendaraan Dinas/Operasional Sekretariat dapat ditingkatkan. Kebutuhan non-fungsional dari segi Database security yaitu database hanya dapat diakses oleh authorized user/admin. Sedangkan kebutuhan non-fungsional dari segi Security sendiri yaitu sistem ini memiliki hak akses tertentu bagi tiap jenis penggunanya. Kebutuhan non-fungsional dari segi Accessibility, sistem dapat digunakan kapanpun dan dimanapun dengan koneksi internet, serta dari segi Comfortibitily mengharuskann sistem yang dikembangkan untuk memperhatikan user interface agar nyaman di mata pengguna.

4

5. Project Milestones Bagian ini menjelaskan gambaran umum jadwal proyek yang akan dikerjakan. Summary Milestone Schedule – List key project milestones relative to project start. Target Date (dd/mm/yyyy)

Project Milestone Project Start

01/05/2015

Complete Solution Analyst

07/05/2015

Complete Solution Design

11/05/2015

Complete Solution Simulation with Software

21/05/2015

Complete Solution Simulation and Testing

27/05/2015

Complete Installation Software

29/05/2015

Project Complete

31/05/2015

6. Budget Summary Bagian ini menjelaskan pembiayaan proyek secara ringkas. PROJECT COMPONENT

COMPONENT COST

Survey dan Analisa

Rp 14.121.000

Desain dan Implementasi Sistem

Rp 60.744.000

Biaya Lisensi

Rp 5.704.000

Training Aplikasi

Rp 3.000.000

Biaya Dokumentasi

Rp 12.102.000

Biaya Non Personil

Rp 14.100.000 Total

Rp 109.771.000

7. Assumptions, Constraints, & Dependencies Bagian ini menjelaskan hal-hal yang mendukung sistem, batasan, dan ketergantungannya dengan sistem yang lain (jika ada). Asumsi-asumsi dari proyek ini adalah: 1. Survey dan hari bekerja dilakukan selama 1 bulan penuh, 1 minggu terdiri dari 7 hari (hari Sabtu dan Minggu dihitung). Batasan-batasan untuk sistem ini, antara lain : 1. User biasa (petugas) bisa melakukan tambah, ubah, hapus, cari, dan cetak data. 2. Admin bisa melakukan tambah, ubah, hapus, dan cetak data serta mengatur hak akses pengguna dan mengelola administrasi data.

5

8. Project Organizational Structure Bagian ini berisikan daftar anggota team/kelompok beserta fungsi dan tugas-tugasnya di dalam team/kelompok project ini. Project Team Role

Project Team Member(s)

Responsibilities 

 Project Manager

M. Azza Hadi   

System Analyst

Yutika Amelia Effendi

Database

Julia Safitri

Web Designer

Madis Saralita

Programmer 1

Alex Putra

Programmer 2

Baba Surya S.

Operator Komputer

Ken Arok



Melakukan analisa terhadap rancangan sistem



Melakukan perancangan database



Desain interface website



Melakukan pembangunan fungsifungsi sistem



Melakukan pembangunan fungsifungsi sistem



Meyiapkan kebutuhan perangkat yang digunakan untuk proyek Menangani troubleshooting perangkat Mencoba aplikasi yang telah dibangun





Sekretaris

Roro Jonggrang

Melakukan interview terhadap stakeholder proyek Melukan pembagian tugas Control Project Team Bertanggung jawab atas berjalannya proyek Finnancial



Dokumentasi pengerjaan proyek

9. Project Authorization Bagian ini berisikan persetujuan/otorisasi project yang disahkan oleh project manager dan project owner. APPROVED BY:

PROJECT MANAGER

DATE 26 April 2015 PROJECT OWNER DATE Dian Wardiana, S.IP, M.Si, MP 31 April 2015 M. Azza Hadi

APPROVED BY:

6